Chaos vás stojí čas, peníze i energii 

Udržování pořádku ve firmě je klíčovým předpokladem pro efektivní fungování všech pracovníků a úspěšný rozvoj celé firmy. Mnohdy vás však může správa informací či projektové řízení natolik zahltit, že je nějaký pořádek až na posledním místě. Chaos většinou vzniká v krizových situacích, kdy se řeší více akutních problémů naráz. V takových momentech je totiž nejdůležitější čas a pojmenovávání souborů – či jejich správné zakládání tam, kam patří – jde zkrátka stranou.  

Z dlouhodobého hlediska je ale chaos příčinou řady problémů, jako je například: 

• Ztráta času – pokud neudržujete pořádek v momentech, kdy máte pocit, že vás to zdržuje, paradoxně tím do budoucna zbrzdíte i své kolegy. 
• Ztráta dat – mnohem větší problém nastává, když se důležitý dokument ztratí. 
• Snížená efektivita – kancelářští pracovníci stráví 30–40 % svého času hledáním dokumentů, což je výrazně zdržuje od hlavní náplně práce. 
• Vyšší náklady – například firma TK Servis přicházela o vyšší desítky tisíc korun měsíčně kvůli ztrátě faktur, dokladů a dalších důležitých dokumentů. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jak vám bezpapírová kancelář usnadní práci. 

Udržujte pořádek díky chytrému softwaru a firemním procesům 

Jedna chytrá aplikace vám pomůže zefektivnit projektové řízení, zautomatizovat procesy, zlepšit komunikaci a udržet pořádek ve všech souborech a dokumentech. Byla totiž navržená přímo pro podnikatele – abyste měli přehled nad celou svou firmou. A kromě mnoha užitečných funkcí nabízí i fulltextové vyhledávání, se kterým najdete jakýkoliv dokument, než řeknete švec.  

Fulltextové vyhledávání: Co to je a jak funguje 

Fulltextové vyhledávání v Lamaelu je perfektní funkce, která nevyhledává pouze názvy dokumentů, složek nebo štítků, ale také obsahy faktur, úkolů a projektů. To znamená, že všechny informace dokážete najít lusknutím prstu. Stačí použít vestavěný vyhledávač nebo pro rychlé hledání napříč celým Lamaelem stisknout klávesovou zkratku ALT + S. Následně se otevře okno pro hledání. Pak už jen zadáte hledaný výraz a výsledky máte ihned k dispozici. Funguje to podobně jako třeba vyhledávač Google.  

Výhody fulltextového vyhledávání v Lamaelu 

Takové fulltextové vyhledávání přináší řadu výhod, které jsou cenné nejen pro projektové řízení, ale i pro všechny zaměstnance včetně majitele firmy.  

• Rychlé vyhledávání informací: Díky fulltextovému vyhledávání můžete okamžitě nalézt potřebné dokumenty, úkoly, projekty – zkrátka cokoliv. 
• Snadná kategorizace a třídění dokumentů: Lamael vám umožňuje snadno třídit dokumenty a projekty, což zlepšuje organizaci. 
• Zlepšení efektivity práce zaměstnanců: Zaměstnanci nemusí hledat informace po všech čertech, což ušetří čas a sníží jejich frustraci. 
• Zvýšení bezpečnosti dat: V Lamaelu lze nastavit přístup jednotlivým pracovníkům k určitým souborům. Ani fulltextové vyhledávání je pak nezobrazí. 

Tip: Přečtěte si krok za krokem, jak pracovat se soubory a fulltextovým vyhledáváním. 

Lamael pomáhá udržovat pořádek více než 3 000 firmám 

Fulltextové vyhledávání v Lamaelu je neocenitelným nástrojem pro udržování pořádku ve firmě. Pomáhá vám rychle nalézt důležité informace, zlepšit organizaci a zvýšit efektivitu. S tímto nástrojem můžete dosáhnout úspěchu i konkurenční výhody ve vašem oboru.  

Potvrzuje to například i Tomáš Koláček – jednatel společnosti TK Servis, který říká: „Lamael používáme asi 3 měsíce a za tu dobu už nám ušetřil vyšší desítky hodin měsíčně a taky hodně peněz. Jsem rád, že mám nad vším kontrolu a práce mi jde mnohem rychleji od ruky. Nejvíc oceňuji mobilní aplikaci, která šetří čas i zaměstnancům a společně tak dokážeme udržovat ve všem pořádek.“ 

Podívejte se, co všechno Lamael umí a jak v praxi šetří čas dalším podnikům. 

The post Jak udržovat pořádek ve své firmě? Fulltextové vyhledávání v Lamaelu vás zachrání appeared first on Lamael.

Co když ale nastane situace, kdy se zkrátka musíte dohodnout, i když si docela nerozumíte? V pracovním prostředí nabývá komunikace na ještě větší důležitosti. Zaměstnanci totiž představují hlavní faktor, který určuje vzestup a pád celé firmy.  

Jak správně komunikovat v pracovním týmu, i na schůzce s klienty? Co jsou ty nejčastější chyby, které vás oddalují od efektivní komunikace? V této příručce vám odhalíme, jak zlepšit komunikaci v pracovním prostředí. Pojďme to ale vzít pěkně od začátku. 

Co je vlastně komunikace? 

Slovo komunikace pochází z latinského communicare – společně něco sdílet. Pod tímto pojmem si můžeme představit interakci mezi lidmi, ale například i označení dopravní sítě. 

Obecně se dá říct, že komunikace je přenos informací mezi dvěma nebo více lidmi, který probíhá slovně, písemně nebo neverbálně. Ve skutečnosti jde ale o mnohem víc než jen prosté sdělení informací. Každý člověk je jedinečný, a proto i interpretace konkrétní situace bude od každého vypadat rozdílně. V komunikaci se odráží zkušenosti, dovednosti, emoce, zvyky i kultura člověka. To je ten hlavní důvod, proč si stejnou informaci můžeme vyložit různě. 

Velkou roli tedy v efektivní komunikaci hraje naslouchání, umění naladit se na způsob komunikace a vnímání druhé osoby a taky přijetí a snaha o pochopení sdílené informace. To, co říkáme, ale není zdaleka to jediné, co druhý vnímá. Na začátku jsme zmínili verbální a neverbální komunikaci – co to znamená? 

Do skupiny verbální komunikace patří ústní – přímá komunikace, tedy vše, co říkáme. Zatímco neverbální komunikace představuje řeč těla. To je ten moment, kdy nemusíme vydat ani hlásku a druhá strana nás naprosto chápe. Patří sem gesta, mimika, držení těla, ale i pohled.  

Tip: Mohlo by vás zajímat, jak vám mohou pomoct komunikační mapy. 

Jak komunikuje žena VS muž? 

Zajímavé rozdíly v komunikaci jsou mezi ženami a muži. Obecně lze říct, že muži komunikují, aby si předali informace. Jejich sdělení je většinou faktické, jasné a poměrně stručné. Ve svých projevech nedávají příliš najevo žádné emoce a ani mimika v obličeji příliš neprozradí, jak se muž například cítí. 

Oproti ženám nedokáží muži moc dobře číst právě v neverbálních projevech člověka. To vysvětluje i důvod, proč dochází k obecně známým nepochopením mezi mužem i ženou. Ženy totiž většinou nekomunikují napřímo – jako doplněk hojně využívají řeč těla – konkrétně je to až 10 tisíc signálů řeči těla za den. V mimice ženy dokážete přečíst, co si myslí. Mnohem více vnímá intonaci hlasu a dokáže v těchto případech „slyšet to, co muž neslyší“. Muž oproti tomu použije denně pouze kolem třech tisíc neverbálních signálů.  

Pro efektivní komunikaci v rámci firemních i osobních vztahů je důležité pochopení i toho, jak jednotlivé pohlaví přemýšlí, protože i tento rozdíl může zkomplikovat například práci na projektu. 

Co je efektivní komunikace a jak ji aplikovat ve své firmě? 

Efektivní komunikace je účinná komunikace. V praxi to znamená například to, že jste se s kolegou na první dobrou pochopili a není potřeba ztrácet více času vysvětlováním a objasňováním situace. Taková komunikace zvyšuje i efektivitu práce, protože zaměstnanci přesně chápou, co je jejich úkolem a neztrácí čas zdlouhavými poradami. Možná vás překvapí, že až 60 % problémů ve firmě vzniká právě kvůli nedostatečné komunikaci. Hlavním důvodem přitom bývá právě odlišné pochopení obsahu sdělení. 

Jak docílit toho, že budete ve firmě komunikovat efektivně?  

Stanovte si určité zásady efektivní komunikace. Ty by měly jít ruku v ruce s vaší firemní kulturou. V rodinné organizaci, kde si všichni tykají, jsou si rovni a jednou z nejdůležitějších firemních hodnot je respekt k druhým, bude komunikace vypadat velmi rozdílně – oproti například nadnárodní korporaci, ve které se polovina lidí ani nezná.  

Hlavní rozdíl může být například v empatii a pochopení, kterou budou mít pravděpodobněji lidé, kteří se velmi dobře znají a jejich vztah například přetrvává i mimo práci. Na druhou stranu, když se lidé tolik neznají, pracovní komunikace může být mnohem stručnější, jasnější – a tím pádem i efektivnější. Silné vazby a vztahy totiž mohou odvádět pozornost od podstaty sdělení.  

Tip: Přečtěte si, jak si usnadnit komunikaci s týmem i klienty. 

Interní komunikace  

Zaměstnanci ve vaší firmě dohromady tvoří úspěch celého podniku. Není tedy žádným překvapením, že dobrá interní komunikace vede k lepším výsledkům i pohodové pracovní atmosféře. Abyste šli efektivní komunikaci naproti, vytvořte firemní hodnoty a procesy, které budou sloužit jako úplný základ chování mezi zaměstnanci. Můžete je rozdělit například na: 

• Etické – sem můžete zařadit třeba vzájemný respekt za každé situace, naslouchání jeden druhému, slušná a transparentní komunikace.  
• Praktické – vysvětlete všem zaměstnanců firemní vizi, cíle a strategii, aby všichni věděli, kam směřujete. Další hodnotou či pravidlem může být například to, že mluvíte vždy stručně, jasně a k věci. 

Na základě těchto věcí vytvořte i konkrétní pravidla. Ideální je vytvořit procesní knihu, kterou si bude muset nastudovat každý nově příchozí člen týmu. Zároveň by měla být snadno k dispozici, aby po ní mohli pracovníci sáhnout, když například neví, na koho se obrátit. V knize je dobré specifikovat jak zmíněnou firemní vizi, strategii a cíle, tak i například organizační strukturu. Celou kapitolu pak věnujte právě samotné komunikaci.  

Zajímavost: Výzkumy prokazují, že firmy, které komunikují transparentně, mají zdravou a uvolněnou pracovní atmosféru – a tím pádem i spokojenější zaměstnance, což úzce souvisí i s nižší mírou fluktuace. 

 4 tipy, jak vylepšit interní komunikaci 

Nevíte, co do kapitoly o komunikaci napsat? Nebo už taková pravidla máte, ale komunikace je spíše chaotická, což nesvědčí zaměstnancům ani zákazníkům? Tyto zásady efektivní komunikace vám možná dají jiný pohled na věc. 

1. Definujte, kde a jak komunikujete

Už máte specifikováno, že se spolu bavíte slušně, s respektem a jdete rovnou k věci? Pak je na čase si ještě říct, kde všude komunikujete. E-maily jsou naprostá klasika, mnoho firem ještě k tomu používá další chatovací aplikaci nebo nějaký pracovní nástroj. Důležité tedy je definovat nejen konkrétní platformy, ale také na co slouží.  

E-maily mohou být například hlavní komunikační kanál, skrze který interně komunikujete. Chatovací aplikace může sloužit jako rychlejší způsob, jak se na něco zeptat nebo dovysvětlit situaci, která se komunikovala v e-mailu. Pokud nastane náhlá situace, kdy potřebujete kolegovi předat informaci ihned, nebo vyřešit nějaký akutní problém – sáhněte po telefonu. Některé firmy používají chytrý online software, jako je například Lamael, ze kterého řídí celou firmu, a tudíž veškerá komunikace probíhá na jednom místě – ideálně přímo u konkrétního úkolu nebo projektu. 

Velmi důležitý je také způsob, jakým mezi sebou komunikujete. Efektivita e-mailů se dá například výrazně posunout, pokud text zkrátíte do 2–3 vět, na které se dá reagovat také maximálně 2–3 větami. Dalším chytrým pravidlem může být stanovení doby, během které byste měli odpovědět. Na chatu to může být například maximálně do 2 hodin, na e-mail nejpozději do druhého dne. Telefon by měl být zvolen jen pro akutní případy. 

Tip: Zjistěte, jakých 5 nástrojů vám usnadní komunikaci online. 

2. Pozor na zbytečné porady

Na interních poradách bývá většina účastníků duchem trochu mimo, takže je to ve výsledku poměrně ztracený čas. Změňte to. Kdokoliv u vás ve firmě navrhne interní poradu, ať už se týká celého oddělení nebo jen 3 lidí, měl by mít přesně připravený její obsah. Konkrétní body je dobré předem poslat účastníkům, aby mohli sami něco doplnit – a hlavně se na poradu připravili.  

Nezapomeňte hned na začátku kromě tématu zmínit ještě cíl neboli co máte vlastně během vytyčeného času vyřešit. Rozhodně nezvěte půlku oddělení. V tomto případě je méně více. Ideální je vytvořit zápis, který opět pošlete všem zúčastněným, aby se řešení určité situace skutečně pohnulo. 

Tip: O tom, jak vést efektivní poradu, jsme napsali celý článek. 

3. Zadávání úkolů je kámen úrazu interní komunikace

Zadání úkolů je skutečně jedna z nejzásadnějších věcí, která ovlivní, jak bude vypadat výsledek i celková spolupráce. Dejte si na něm proto skutečně záležet, protože vám to ve finále sebere mnohem méně času, než když budete muset dovysvětlovat, co jste tím vlastně mysleli. Zajímá vás, jak napsat takové ideální zadání a co vše by mělo obsahovat? 

• informace o tom, co se od pracovního týmu očekává,   
• kdy má být úkol dokončený,  
• jaké jsou případné specifické požadavky,  
• jaký je časový či finanční rozpočet (pokud je to důležité),  
• na co si dát pozor, případně jaké komplikace mohou nastat,  
• inspiraci (pokud se to hodí a pomůže to k lepšímu výsledku). 

4. Sdílejte informace i napříč odděleními

Transparentnost jsme jako důležitou součást efektivní komunikace ve firmě už zmiňovali. Důležité ale je, aby se klíčové informace dostali i z jedné kanceláře do druhé. To, že ve vašem týmu komunikace perfektně funguje, ještě neznamená, že funguje v celé firmě. Pokud je nějaká novinka zásadní i pro jiné oddělení, je potřeba mu tuto informaci předat. Je samozřejmě třeba filtrovat, co je a není důležité, ale z průzkumu Queens University of Charlotte například vychází, že 39 % zaměstnanců označuje komunikaci napříč odděleními jako neefektivní a nedostatečnou. Dávejte si na to tedy pozor. 

Tip: Nevíte si rady s managementem firmy? Projděte si naši příručku efektivního řízení firmy. 

Externí komunikace 

Zatímco neefektivní komunikace může uvnitř firmy nadělat nepořádek a chaos, směrem ven kvůli ní můžete rovnou přijít o zákazníky. Komunikace s klienty může být někdy mnohem náročnější než ta interní. A není divu – zatímco v týmu se znáte a víte, že je potřeba se společně domluvit na schůzce s potenciálním zákazníkem naopak musíte zaujmout a přesvědčit. Máme pro vás několik základních zásad efektivní komunikace s klienty a dodavateli. 

1. Transparentnost až na prvním místě

Stejně jako vůči týmu, i směrem ven byste měli zůstat transparentní. Je jen na vás, jakou hranici transparentnosti si zvolíte, abyste nešli proti sobě a neprozrazovali až moc. Nicméně je rozhodně důležité říct svým klientům věci tak, jak se mají. Milosrdná lež může sice zákazníka krátkodobě uchlácholit, ale věřte, že pravda vždy vyjde najevo. Klienti ocení upřímnost, i když se jim daná zpráva nebude zrovna líbit. 

V praxi to může vypadat například tak, že klientovi ukážete, na jaké oblasti jste rozdělili peníze v daném měsíci. Budete s ním sdílet obrazovku, kde ukážete všechny informace z vytvořeného reportu, aby viděl, že s ním nesdílíte pouze tu „hezkou“ část.  

2. Nalaďte se na řeč zákazníka

Na úplném začátku jsme zmiňovali, že se v komunikaci odráží zkušenosti, zvyky nebo třeba emoce člověka. Abyste s ním dokázali vést kvalitní debatu, je potřeba umět odhadnout, jak člověk přemýšlí a přijímá informace. Někdo potřebuje slyšet příběhy jiných podobných klientů, kterým jste pomohli, někdo chce naopak vidět číselné výsledky. K tomu vám skvěle pomůže typologie DISC, o které jsme napsali v jednom z našich článků. 

Jakmile člověka správně odhadnete, komunikace se zákazníkem půjde hladce, a nakonec si i plácnete. 

3. Ptejte se a buďte připravení

Před schůzkou či telefonátem se pořádně připravte. Klidně si sepište scénář, jak chcete, aby vše probíhalo. Napište si otázky na klienta i argumenty, na které může dojít. Skutečně se raději několikrát zeptejte a přesvědčte, než abyste museli zákazníkovi znovu volat a doptávat se na další informace. Jděte rovnou k věci – ušetříte tím čas sobě i ostatním.  

Tip: Mohla by vás zajímat další zlatá pravidla komunikace se zákazníky. 

Efektivní a neefektivní komunikace – nejčastější chyby a bariéry 

Víte, že je ve vaší firmě něco špatně, ale nedokážete říct, odkud přesně vane vítr? Možná, že vám napoví těchto 5 nejčastějších chyb a bariér efektivní komunikace. Ať už se jedná o komunikaci s klienty nebo uvnitř firmy, máme pro vás řešení. 

1. Příliš informací bez jasného cíle a struktury

Majitelé firem, manažeři, ale i team leadeři dělají nejčastěji tuto chybu. Předávají nějaké informace, ale sami se předtím nezamyslí: 

• co je vlastně cílem sdělení,  
• co má s takovou informací daná osoba dělat. 

Nehledě na to, že forma takového e-mailu vypadá jako jeden dlouhý slitý text, ve kterém aby se čert vyznal. Každý se občas nechá strhnout emocemi, nebo v zápalu aktivního řešení situace vypustí něco, co trošku postrádá smysl. Problém ale je, že tím můžete v celém týmu způsobit chaos a vyvolat spoustu otázek. Spustíte tedy nekonečnou konverzaci, která byla možná úplně zbytečná a ušetřila by čas i nervy mnoha lidem. 

Řešení? Vyměňte nepřehledná e-mailová vlákna za online nástěnku. V pracovním nástroji Lamael můžete vytvořit online nástěnku. Představit si ji můžete jako běžnou firemní nástěnku, akorát online – v nástroji, ke kterému mají přístup všichni. Snadno pak můžete „přilepit na zeď“ důležitou informaci, kterou nikdo nepřehlédne, aniž byste všechny otravovali dlouhými e-maily. 

Podívejte se na návod, jak nástěnku vytvořit. 

2. Nedostatek informací a podkladů

Dalším velkým problémem je opak první situace. Tedy chybějící informace a podklady pro vypracování úkolu. V takovém případě je řešení jednoduché – kvalitně se připravit na schůzku s klientem a nebát se ho doptat na cokoliv, co budete potřebovat pro vypracování zadání. A následně vytvořit zadání úkolu, ve kterém je všechno, co bude člověk potřebovat – abyste předešli nejasnostem a další neefektivní komunikaci.  

Často ve firmách nastává i situace, kdy se plánuje nějaká zásadní změna, která ovlivní celý chod firmy. Jenže místo toho, aby management vytvořil nejprve plán a strategii efektivní komunikace v této krizové situaci, chaoticky vypustí informace, které mohou vyvolat odpor nebo zavinit emočně vypjatou atmosféru. Komunikace je zkrátka velmi důležitá, a její forma mnohdy ještě důležitější. 

3. Chybějící priority a nejasné kompetence

Stanovení kompetencí a priorit by mělo být součástí vašich firemních procesů. Každý zaměstnanec musí už při svém nástupu vědět, co všechno bude mít na starosti. Postupem času je také důležité si specifikovat, kde začíná a končí jeho zodpovědnost. Prioritizaci úkolů můžete snadno zautomatizovat například pomocí Ganttova diagramu. V Lamaelu snadno přiřadíte konkrétní osobě hlavní úkol a k němu patřící podúkoly, u kterých nastavíte vzájemnou závislost.  

Celý průběh můžete sledovat jak vy, tak samozřejmě i přiřazená osoba. Výhodou je, že lze ke všem úkolům nastavit termín dokončení a také zadání. V případě potřeby je možné i přímo u projektu chatovat. 

Tip: V návodu zjistíte, jak Ganttův diagram v Lamaelu vytvořit. 

4. Emocionální upíři ničící vztahy i komunikaci

Ne vždy vyberete do svého týmu člověka, který se tam hodí. Velký pozor si dejte na tzv. emocionální upíry. Kdo to je? Tito upíři nemají tesáky ani nepijí vaši krev, ale živí se vaší energií. Cílí na empatické a milé jedince, u kterých se jim podaří získat trochu zájmu. V praxi to pak vypadá třeba tak, že za vámi neustále chodí a na všechno si stěžují. Pro tyto osoby není nic příliš dobré. Jejich negativní postoj ke všemu vás nakonec absolutně vysaje a vy si nedokážete udržet svůj elán do života. 

Pokud máte tým plný síly a energie, jeden nebo dva emocionální upíři ho dokážou poměrně dobře vysát. Každý se jim proto bude chtít vyhnout, čímž se velmi naruší vzájemné vztahy a týmová spolupráce. Dejte si na to pozor a nové posily vybírejte skutečně pečlivě. 

Tip: Přečtěte si víc o tom, kdo jsou emocionální upíři a jak se jim bránit. 

5. Komunikační šum

Tohle jste asi zažili. Komunikujete přes e-mail, Slack, v projektovém nástroji, ve skupině na Whatsappu a k tomu si občas zavoláte nebo napíšete SMS. Určili jste si, že každá platforma má svůj význam, nicméně časem začnete řešit jednu informaci na několika místech najednou. Když ale chcete zpětně dohledat veškerou komunikaci, nemáte šanci se v tom chaosu vyznat. Nehledě na to, že kolega byl jen v e-mailovém vlákně, ale vy jste zbytek dořešili ve Slacku.  

Komunikační šum vzniká přesně v takových momentech, kdy jde jedna informace skrze několik osob nebo platforem – nakonec buď vůbec nedojde, nebo má zcela jiný význam. Máme pro vás ale jednoduché řešení – komunikujte pouze na jedné platformě. Do Lamaelu můžete napojit například svůj Gmail, vytvořit skupinový chat nebo komunikovat přímo u jednotlivých projektů. Jakmile vás někde někdo označí, cinkne vám notifikace a jste v obraze, aniž byste svou pozornost tříštili v několika platformách. 

Lamael jako skvělý parťák pro efektivní komunikaci 

Pracovní komunikace je poměrně složitá disciplína. Vyžaduje spoustu pravidel a procesů, které musí zaměstnanci respektovat. Zároveň ji ale ve velké míře ovlivňují vzájemné vztahy a typy osobností. Věříme, že jsme vás inspirovali nápady, které mohou zlepšit komunikace ve vaší firmě. Tím největším parťákem, který vám pomůže nejen s efektivní komunikací, ale i s efektivitou práce, je Lamael.  

Slouží totiž nejen jako komunikační platforma, ale hlavně jako software pro řízení celé vaší firmy. Umožní vám digitalizovat váš podnik a poskytne řešení pro home office. Má spoustu chytrých funkcí, díky kterým vám neunikne žádný termín, schůzka ani stav skladu. Pomohl už 3 652 společnostem a může pomoct i vám. Podívejte se, jak vylepšil firemní komunikaci ve firmě Forbes Idel Place. 

The post Komunikace jako klíč k úspěšnému podniku – 12 tipů, jak správně komunikovat appeared first on Lamael.

Co je digitalizace podnikání? 

Digitalizace je v posledních letech velmi moderní – a není divu, představuje totiž způsob, jak dostat svou firmu na vyšší úroveň flexibility. Přináší inovativní přístupy, umožňuje online podnikání a díky tomu se stává klíčovým faktorem pro udržení konkurenceschopnosti. 

S vývojem moderních technologií se totiž i mění způsob, jakým mohou podniky komunikovat, prodávat své produkty a služby či vytvářet a automatizovat firemní procesy.  

Co přesně ale digitalizace firmy představuje? Jde v podstatě o kompletní transformaci způsobu, jakým společnost dosud fungovala. Zahrnuje přesun podniku do digitálního prostředí, a to jakýmkoliv způsobem. Může jít o využití online nástrojů pro řízení celé firmy nebo převedení papírových dokumentů a spisů do digitální podoby. Velmi často s digitalizací souvisí i přechod do cloudu, který umožňuje flexibilní a bezpečný chod firmy kdykoliv a odkudkoliv, a to bez nutnosti investice do drahého hardwaru.  

V rámci podnikání na internetu přináší digitalizace i jinou formu komunikace s okolním světem. Umožňuje rychlejší a efektivnější domluvu se zákazníky i partnery a posiluje schopnost rychlé reakce na změny na trhu. Celkově lze říci, že digitalizace otevírá firmám nové dveře a přináší širokou škálu možností, jak maximalizovat efektivitu, růst a konkurenceschopnost. Je to transformace, která významně mění dynamiku podnikání. 

Tip: Mohly by vás zajímat 4 aplikace, které vám pomohou zefektivnit práci. 

Jaké výhody přináší digitalizace pro firmy? 

Je patrné, že pro řadu firem přináší digitalizace mnoho výhod. 

Jednou z těch hlavních je vyšší efektivita provozu podniku. Díky chytrým aplikacím lze totiž automatizovat řadu rutinních úkolů, což uvolňuje ruce zaměstnancům. Ti se mohou věnovat strategickým a tvůrčím činnostem, které vyžadují jejich know-how. Celým tímto procesem tedy jako firma zvyšujete produktivitu a snižujete náklady.  

Digitalizace také podnikům umožňuje analyzovat a získávat cenné informace o svých zákaznících a celkově trhu, na kterém působí. Díky tomu mohou lépe cílit své marketingové a prodejní aktivity a dosahovat lepších výsledků. 

V neposlední řadě přináší digitalizace velkou flexibilitu. Firmy díky tomu mohou umožnit svým zaměstnancům pracovat na dálku, aniž by to ohrozilo jejich výsledky. Rozšíření spolupráce na úvazky na dálku nebo možnost home office přináší společnostem konkurenční výhodu i při náboru nových zaměstnanců.  

Tip: Jak na management firmy efektivně? Máme pro vás celou příručku, jak řídit firmu, aby vám zbyl čas i peníze. 

Jde pouze o krátkodobý trend? 

Možná si říkáte, zda je digitalizace podnikání pouze dočasným trendem, nebo trvalou změnou. Vzhledem k tomu, jak rychle se technologie vyvíjí, se dá říct, že jde o mnohem více než jen módní vlnu. Veškerý technologický rozvoj se děje kvůli tomu, aby se firmám a potažmo lidem pracovalo lépe a efektivněji. Kdo tedy nenaskočí na vlak nyní, kdy se do online prostředí vrhá většina firem, zůstane pozadu a do budoucna ztratí konkurenční výhodu.  

Pandemie covidu-19 tuto transformaci ve velkém odstartovala a zásadně změnila trh. Lidé si velmi rychle oblíbili nové formy podnikání, jako jsou nákupní mobilní aplikace či online tržiště, a i po několika letech, kdy už je možné nakoupit v kamenném obchodě, se stále ve velkém prodává online.  

Jak může Lamael pomoci v oblasti digitalizace podnikání? 

Lamael je software pro řízení firem a může hrát klíčovou roli při digitalizaci vašeho podnikání. Tento nástroj nabízí podnikům efektivní způsob, jak řídit a monitorovat své projekty online, kdykoliv a odkudkoliv. Umožní vám například automatizaci fakturace, delegování úkolů a komunikace s týmem i dodavateli z jednoho místa.  

Pomůže vám shromáždit veškeré projekty, úkoly, dokumenty i kontakty na jedno místo. Je to pravá ruka majitelů firem, ale i obchodníků, manažerů nebo zaměstnanců, kteří do něj díky mobilní aplikaci mohou cokoliv zaznamenat i mimo kancelář. 

Celkově lze říci, že digitalizace podnikání není jen dočasný trend, ale trvalá změna, která bude hrát v budoucnosti stále důležitější roli. Lamael pro vás může být z tohoto hlediska klíčovým partnerem, abyste posunuli své podnikání o kus dál. Vyzkoušejte ho na 14 dní zdarma. 

The post Digitalizace podnikání: Trend moderní doby nebo taktický krok kupředu? appeared first on Lamael.

S čím se na nás klientka obrátila?

Areál pořádá a zařizuje celou řadu akcí. Každá akce je spojená s organizací celé řady činností. Klientka potřebovala nástroj, který jí organizaci usnadní, a díky které bude mít jednotlivé aktivity pod kontrolou.

Proč právě Lamael?

Klientka měla pozitivní zkušenost s Lamaelem u jiného projektu, a tak se rozhodla vsadit na jistotu a využít nástroj znovu. Oproti předchozímu projektu je správa areálu a pořádaní akcí více spojené s účetnictvím a fakturací, nicméně i tohle propojení Lamael zvládá.

Všechny informace přehledně na jednom místě

S organizováním akcí je spojena celá řada informací a činností. Díky Lamelu má klientka všechny tyto informace na jednom místě, a navíc dohled nad plněním jednotlivých úkolů. Od požadavků zákazníka přes rozdělení jednotlivých úkolů a sdílení informací mezi zaměstnanci až po vyúčtování a vystavení faktury.

Klientka má aplikaci Lamael napojenou na banku, a tak se platby automaticky párují s doklady. Mimo jiné má založený pokladní deník, takže může vést hotovostí pokladnu.

Díky mobilní aplikaci má paní Zavřelová kdykoliv možnost snadno zadat nějaký úkol a zároveň sledovat jeho plnění.

Šetříme čas

Používáním Lamaelu klientka šetří každý den 0,5–1 hodinu času, kterou předtím trávila administrativními činnostmi a zjišťováním, zda byly jednotlivé úkoly splněny.

„S Lamaelem jsem měla dobrou zkušenost už z jiného projektu, a tak pro mě byl jasnou volbou. Ani v tomto případě nezklamal. Díky možnosti propojení s účetnictvím a fakturací je administrace spojená s každou akcí výrazně snazší a já mám tak všechny informace na jednom místě.“ manažerka areálu Iva Zavřelová.

The post Areál Amfík Bukovina pořádá jednu akci za druhou a díky Lamaelu mu to jde jako po másle appeared first on Lamael.

1. Chce to čistou hlavu a funkční systém 

Každý den nosíte v hlavě všechny povinnosti a úkoly, na které nesmíte zapomenout. Když k tomu přidáte ještě vnější vjemy nebo myšlenky, které vám během dne zaměstnají mysl, je z toho pořádná nálož informací. A to jste se ještě ani nepustili do práce. Pokud se cítíte přehlcení, nevíte, čím začít a topíte se v pracovních povinnostech, začněte takovou „mentální očistou“. 

Zkrátka si všechny tyto informace někam napište – někdo volí zápisník, někdo online pracovní systém. Pro začátek si vystačíte i s obyčejným listem papíru. Napište na něj vše, na co nesmíte zapomenout a co musíte udělat. Postupně tyto úkoly roztřiďte podle priority a následně jim přidělte i nějaký termín – vložte je na konkrétní čas a datum do kalendáře.  

Základem všech time management metod je systém, který určuje pravidla a postupy. Když si ho vytvoříte, plánování pracovního týdne pro vás bude hračka.  

2. Připravte si to-do list  

Možná se vám to zdá jako „rada nad zlato“, ale seznamy úkolů prostě fungují. Místo slepého skoku do rychlého pracovního pondělí zpomalte. Udělejte si ráno čas, kdy projdete kalendář a to-do list z předchozího týdne. Zkontrolujte, zda jste splnili vše, co jste si naplánovali, a rovnou se pusťte do tvorby nového seznamu úkolů. Ideální je rozdělit si celý týden den po dni a do každého dne dát 3–5 úkolů (v závislosti na jejich náročnosti). Díky tomu budete přesně vědět, co vás každý den čeká, na nic nezapomenete, a hlavně nebudete muset tyto informace nosit v hlavě. 

Pocit zahlcení až úzkosti z práce má člověk většinou v momentě, kdy ho čeká velké množství povinností, a má pocit, že je nemůže stihnout. Taková maličkost jako týdenní to-do list vás pak dokáže uklidnit, protože zjistíte, že těch povinností zas tolik není – případně je alespoň máte pod kontrolou.  

Když si plánujete svůj pracovní týden, myslete v něm taky na přestávky, osobní a rodinné aktivity i odpočinek. Nejste stroj – nemůžete pracovat celý den bez přestání. Naplánujte si tedy i odpočinek nebo jiné osobní aktivity, které máte daný den v plánu.  

Tip: V pracovním nástroji Lamael jdou pracovní a osobní záležitosti skvěle skloubit. 

 3. Mějte vše na jednom místě 

Představte si, že byste si všechny pracovní i osobní povinnosti mohli zaznamenat do jednoho online nástroje, ke kterému máte přístup odkudkoliv – dokonce i z mobilu. Vytvářeli byste v něm projekty i úkoly, a to nejen pro sebe, ale i pro celý svůj tým. Mohli byste v něm dokonce i fakturovat, kontrolovat stav skladu, komunikovat s týmem i dodavateli, zaznamenávat obchodní příležitosti a vykazovat odpracovaný čas. To by byl time management hračka, a ještě byste ušetřili spoustu času přeskakováním z jedné aplikace do druhé. 

Tato představa je realitou 934 týmů a 2 718 freelancerů – a může být i tou vaší. Všechny zmíněné funkce má totiž projektový nástroj Lamael, který vám pomůže řídit klidně celou firmu. Je vytvořený podle potřeb skutečných podnikatelů a jeho největší výhodou je to, že můžete mít skutečně všechno na jednom místě, což vám ušetří čas. Proč to tedy dělat složitě, když to jde jednoduše?  

Spousta podnikatelů má svou firmu rozházenou v několika nástrojích, kvůli čemuž pak snadno na něco zapomenou. Nehledě na to, že přepínání několika oken vás dokáže pěkně rozptýlit – čímž se dostáváme k poslednímu bodu. 

4. Nenechte se vyrušit 

Lidský mozek přijme za den neuvěřitelné množství podnětů – s užíváním sociálních sítí a streamovacích služeb se velmi snadno dostává do informačního přesycení. To je stav, kdy jste naprosto zahlcení informacemi, čemuž se vaše tělo brání spuštěním stresové reakce. Když tento pocit zažíváte často, můžete se dostat do chronického stresu, který je mnohdy spouštěčem různých civilizačních chorob. Navíc vám to ani pracovně nijak nepomůže – produktivita v takovém případě klesá strmě dolů. 

Z provedených průzkumů společnosti Voucher Cloud dokonce vyplývá, že lidé na pracovišti jsou rozptýleni od práce každých cca 8 minut. To je bohužel realita openspace kanceláří. Co s tím? 

Soustředěnost ovlivňuje mnoho faktorů a je úzce spojená s vaším životním stylem. Krok číslo jedna je odstřihnout všechny rušivé elementy. Vypněte si notifikace na mobilu i počítači, a pokud jste v rušné kanceláři, zkuste si pustit do uší nějakou klidnou hudbu. Zamyslete se taky nad tím, jaký je váš spánkový režim – dostatek kvalitního spánku totiž zvyšuje soustředěnost. V neposlední řadě si zkuste stanovit tři nejdůležitější úkoly, které musíte v daný den stihnout. A když začnete na jednom pracovat, dodělejte ho. Nezačínejte nic nového, dokud to stávající nedokončíte. 

Tip: Zajímají vás konkrétní time management metody? Napsali jsme o nich celou příručku. 

The post Jak si naplánovat svůj pracovní týden a stihnout vše, co potřebujete? appeared first on Lamael.

S čím potřebovala firma TK Servis Technology pomoct? 

Společnost hledala nástroj, ve kterém by mohla evidovat a řídit veškeré zakázky i faktury. Největší kámen úrazu představovalo především řízení velkých projektů, kdy se pracuje na 20 až 30 domech. Takové zakázky jsou totiž dost obsáhlé a zpracovávají se i celý rok. Navíc jezdí zaměstnanci na nákupy, které bylo potřeba někam evidovat. 

Původně používala firma účetní systém Money S3, který následně vyměnila za Money S4. V té době se ale potýkala s úbytkem práce a drahé licence těchto systémů už nedávaly smysl. Přešla tedy na iDoklad, který se ale ukázal jako příliš jednoduchý pro takové množství projektů. Bylo tedy potřeba pořídit ještě další – tím byl software ABRA.  

V jednu chvíli využívalo vedení firmy tři nástroje naráz, ty ale nepřinesly potřebný přehled a pořádek ve všech zakázkách. Naopak si museli zaměstnanci zvykat na více systémů a zavládl chaos. Majitel se tedy rozhodl vyzkoušet nástroj Caflou, který měl sjednotit vše na jedno místo.  

Nakonec se v reklamě na internetu objevil Lamael, který nabízel téměř dokonalé řešení. Firma se rozhodla ho vyzkoušet a byla nadšená z pohotové reakce majitele Lamaelu Martina Pavlíka, který je svým klientům vždy při ruce. Domluvili se na implementaci některých funkcí přímo na míru, aby byla práce v Lamaelu pro společnost co nejefektivnější. 

S Lamaelem uměli pracovat do hodiny od registrace 

Jednoduchost a grafické zobrazení – to zaujalo majitele firmy TK Servis Technology hned na první pohled. Když se do Lamaelu zaregistroval, zjistil, že takový styl fungování mu bude vyhovovat. Líbilo se mu barevné rozčlenění i nástěnka, což umožňuje se v Lamaelu jednoduše orientovat. Díky intuitivnímu ovládání nebyl vůbec problém pochopit, jak Lamael funguje a do hodiny od registrace už s ním uměl pracovat. Firma velmi oceňuje, že na první pohled ví, kam kliknout, a je nadšená i z rychlé implementace nástroje do firmy. 

Zpřehlednění všeho, co se ve firmě děje 

Největším přínosem Lamaelu je přehled, který do firmy vnesl. Majitel může bez problému sledovat práci, kterou zaměstnanci a externisti odvedou, a také jejich výkazy času. Zároveň už nemusí trávit 4–10 hodin nad administrativou, díky Lamaelu má hotovo za hodinu. Hlavní ale je, že už nedochází k žádné ztrátě materiálu a důležitých dokumentů. Díky mobilní aplikaci mají zaměstnanci přístup k Lamaelu odkudkoliv, a tak veškeré informace zaznamenají ihned. Potom už jen stačí vyfiltrovat daný projekt a okamžitě se ukáže výpis věcí, které k projektu patří. 

Majitel si pochvaluje i cenu Lamaelu, kterou považuje za velmi příjemnou – využívá toho, že k placenému účtu má několik externistů zdarma.  

Celkově Lamael firmě šetří: 

• vyšší desítky hodin měsíčně strávené administrativou, 
• desítky tisíc korun měsíčně – díky tomu, že nezapomenou na žádnou fakturu, doklad ani nákup. 

V budoucnu chce firma využívat Lamael naplno a v rámci vývoje na zakázku přizpůsobit i exporty a další potřebné funkce.  

„Lamael používáme asi 3 měsíce a za tu dobu už nám ušetřil vyšší desítky hodin měsíčně a taky hodně peněz. Jsem rád, že mám nad vším kontrolu a práce mi jde mnohem rychleji od ruky. Nejvíc oceňuji mobilní aplikaci, která šetří čas i zaměstnancům a společně tak dokážeme udržovat ve všem pořádek.“  

– Tomáš Koláček, jednatel společnosti 

The post Jak Lamael šetří desítky tisíc korun měsíčně firmě TK Servis Technology? appeared first on Lamael.

1. Než se do toho pustíte, vše si pečlivě naplánujte 

Jedním z nejdůležitějších kroků, který byste rozhodně neměli přeskočit, je pečlivé plánování. Různé příručky plné rad pro začínající podnikatele často zdůrazňují, že bez dobře promyšleného podnikatelského plánu riskujete, že se vaše podnikání rychle zhroutí. Dá se říct, že se jedná o základní stavební kámen každého úspěšného byznysu. Měl by obsahovat několik klíčových prvků: 

• Přehled podnikání: Jaký je váš podnikatelský záměr, jaké produkty nebo služby chcete nabízet. 
• Finanční plán: Tato část by měla obsahovat detailní rozpočet, odhadované náklady, příjmy a cash flow. Je důležité mít realistický přehled, kolik peněz budete potřebovat na zahájení a provoz podnikání. 
• Analýza konkurence: Zde byste měli identifikovat své konkurenty a analyzovat jejich silné a slabé stránky. To vám pomůže pochopit, jak se můžete odlišit a jaké strategie použít k získání konkurenční výhody. 
• Marketingová strategie: Jak hodláte propagovat své produkty nebo služby? Jaké kanály použijete pro oslovení své cílové skupiny? 
• Plán růstu: Jaké jsou vaše dlouhodobé cíle a jaké kroky podniknete k jejich dosažení? To může zahrnovat expanzi, nábor nových zaměstnanců, nebo vstup na nové trhy. 

Vedení podniku prostřednictvím strategického plánování 

Plánování nespočívá jen v tom mít vše na papíře. Zahrnuje to i strategické myšlení, které vám pomůže kormidlovat mezi výzvami a příležitostmi, jež přijdou. Dobrý byznysový plán vám pomůže identifikovat potenciální příležitosti a hrozby ve vašem podnikatelském prostředí. Usnadní vám také alokaci prostředků, takže budete vědět, kde a jak investovat vaše časové a finanční zdroje, což je pro úspěch klíčové. Nemluvě o tom, že s jasnými cíli a metrikami můžete snadno sledovat, jak se vaše podnikání vyvíjí a kde je potřeba implementovat úpravy. 

2. Zohledněte rizika podnikání 

Podnikání je cestou plnou nejistot a výzev, a proto je nezbytné pochopit a zohlednit různá rizika. Pokud byste je ignorovali, mohlo by to vést k finančním ztrátám, zhoršení reputace, nebo dokonce ke krachu vašeho byznysu. Zde je několik aspektů, na které byste měli myslet: 

• Finanční rizika: Jedním z největších strašáků začínajících podnikatelů jsou finanční rizika. Otázky jako „Odkud získám půjčku na rozjezd podnikání?“ nebo „Jak rychle dosáhnu na zisk?“ jsou zcela legitimní. Je důležité mít připravený finanční plán, který zohledňuje všechny možné scénáře, včetně těch negativních. 
• Tržní rizika podnikání: Porozumění trhu je základ. Co když váš produkt nebo služba nenajde své zákazníky? Jaké jsou možnosti podnikání v ČR v oboru, do kterého vstupujete? Provádění průzkumu trhu a analýzy konkurence vám pomůže lépe pochopit, jaké rizika vás mohou potkat. 
• Rizika spojená s týmem: Správný tým je základem úspěchu. Co když ale některý z klíčových členů odejde? Jak to ovlivní vaše podnikání? Je dobré mít plán B i v oblasti lidských zdrojů.  

Jaké osobnosti byste měli mít v týmu? Mohl by vás zajímat náš článek o 3 různých typologiích osobnosti. 

3. Mějte na paměti, že technologie jsou vaším přítelem 

V dnešní době je těžké si představit podnikání bez využití moderních vymožeností. Technologie pro začínající podnikatele nejsou luxusem, ale často nezbytností, která může výrazně usnadnit cestu k úspěchu. Zde je několik klíčových oblastí, ve kterých vám technologie mohou pomoci: 

1. Správa času a úkolů: Jedním z prvních kroků na cestě k úspěšnému podnikání je efektivní správa času. Existuje celá řada aplikací a nástrojů, které vám pomohou lépe se zorganizovat, nastavit si upomínky a sledovat, jak efektivně využíváte svůj čas. 
2. Komunikace a týmová spolupráce: Moderní technologie nabízejí různé platformy pro týmovou komunikaci, videohovory a sdílení dokumentů v reálném čase, což je obzvláště užitečné, pokud váš tým pracuje na dálku. 
3. CRM systémy: Zákaznické vztahy jsou jedním z nejdůležitějších aspektů každého podnikání. Sofistikované CRM systémy (Customer Relationship Management) vám umožní sledovat interakce s klienty, spravovat databázi zákazníků a analyzovat data, která vám pomohou lépe porozumět potřebám vašich klientů. Mohl by vás zajímat náš článek o ERP vs. CRM systémech. 
4. E-commerce a online prodej: Pokud je váš byznys orientovaný na prodej, nemůžete si dovolit ignorovat možnosti, které přináší e-commerce. Od vytvoření webové stránky až po online platby – technologie vám mohou pomoci zasáhnout širší publikum a zvýšit tržby. 
5. Analýza a reporting: Nástroje pro analýzu a reporting vám umožní sledovat různé metriky, od návštěvnosti webové stránky až po ROI (návratnost investic) z marketingových kampaní. 
6. Automatizace: Automatizace rutinních úkolů vám může ušetřit spoustu času a energie. Nástroje pro automatizaci marketingu, fakturace nebo třeba správy sociálních sítí vám umožní soustředit se na strategické aspekty vašeho podnikání. 

 Výběr správných technologických nástrojů a jejich efektivní využití může být pro začínající podnikatele zásadní. Nejenže vám to pomůže zefektivnit činnosti, ale také vám umožní rychleji reagovat na tržní výzvy a příležitosti. 

Lamael: Váš komplexní nástroj pro efektivní řízení firmy 

Pokud jste začínající podnikatel a hledáte komplexní nástroj pro efektivní řízení vaší firmy, mohl by vás zaujmout náš projektový nástroj Lamael. Tento systém jsme navrhli podle skutečných potřeb podnikatelů a nabízí širokou škálu funkcí od projektového řízení až po fakturaci. S pozitivním klientským hodnocením a flexibilními možnostmi přizpůsobení aplikace je Lamael oblíbeným nástrojem více než 3 652 společností a 2 718 freelancerů. 

The post Rozjezd byznysu: 3 klíčová doporučení pro začínající podnikatele appeared first on Lamael.

Proč byste měl jako majitel firmy pracovat méně? 

V začátcích dělá každý podnikatel všechno. Odpovídá na e-maily, shání nové zákazníky, domlouvá obchodní spolupráce a možná i v kanceláři na konci dne naplní myčku – zkrátka zastává více pracovních pozic. Jakmile ale začnete zvyšovat svůj zisk, měli byste usilovat o to, abyste pro firmu pracovali čím dál tím méně.  

Zaměřte se především na strategické aspekty – tzn. sledujte, zda je firma v souladu s dlouhodobou vizí a hodnotami a blíží se k vytyčeným cílům. Denní chleba by pro vás mělo být delegování práce, vzdělávání a vymýšlení nejrůznějších vylepšení, aby byla vaše firma co nejvíce soběstačná. Jen tak si totiž zajistíte trvalý růst a prosperitu firmy. 

Řízení firmy nemusí být taková dřina 

Na základě předchozího odstavce už vám asi došlo, že řízení firmy ve finále vůbec nemusí být taková dřina, jak si možná myslíte. Mnoho podnikatelů si zbytečně přidělává práci a jen těžko se vzdává svých každodenních rutinních povinností, které by za ně zvládl udělat kdokoliv jiný. Hlavní náplní managementu firmy – potažmo i samotného majitele, by měla být: 

• tvorba firemní strategie, 
• plánování dlouhodobých i krátkodobých cílů, 
• vyhodnocování a měření klíčových ukazatelů, 
• zadávání a rozdělování práce, 
• kontrola plnění úkolů, 
• motivace a vzdělávání zaměstnanců. 

Všechny tyto kroky určitě nezastanete sami, pokud jste ale přirozeně dobrý vůdce a nastavíte si funkční procesy, efektivita celé vaší firmy jenom poroste. Nemusíte totiž tvrdě dřít, abyste něco dokázali – stačí pracovat chytře. Pak zvládnete bez problémů skloubit svůj pracovní i osobní život. 

Tip: Mohlo by vás zajímat 5 tipů, jak vyřídit všechnu práci a najít čas i na odpočinek. 

Evoluce řízení firmy aneb vyberte si ten nejideálnější způsob pro vás 

Každý podnikatel staví svou firmu na odlišných hodnotách, ze kterých se přirozeně vyklube i způsob řízení lidí uvnitř organizace. Belgický kouč firemních team leadrů Frederic Laloux ve své knize Budoucnost organizací popisuje evoluci lidského uspořádání, z čehož vychází i způsob řízení ve firmách. Vysvětluje pět vývojových stupňů: 

1. Červená – do této kategorie zařazuje například gangy, nebo v minulosti různé kmeny a tlupy, kde celé uskupení řídí ten nejsilnější a respekt si získává násilím. Šlo o jeden z prvních způsobů řízení, ve kterém se objevovalo i určité rozdělení rolí. 

2. Žlutá – se vznikem civilizací začaly vznikat i formální systémy, jako je dnes například škola, úřady či církev. Způsob řízení se tedy změnil do hierarchické pyramidy neboli řízení shora dolů. Cílem je držet se pevného řádu a procesů – respektive vzorců, které se dlouhodobě opakují. 

3. Oranžová – tento typ uspořádání a řízení se objevuje u velké části dnešních korporací. Cílem je růst a mít zisk – organizace je tedy velmi silně orientovaná na výkon, který měří pomocí KPI neboli klíčových ukazatelů výkonnosti. Ty dává i svým zaměstnancům a motivuje je především vyšší finanční odměnou. Vládne zde efektivita a kontrola, procesy jsou pevně dané a každý je musí dodržovat. Změny se v tak stabilních společnostech provádějí velmi těžko. 

4. Zelená – jedná se v podstatě o podobné uspořádání organizace s tím rozdílem, že se klade velký důraz na firemní kulturu – a tedy i zaměstnance, kteří ji v podstatě tvoří. Od výkonu se pozornost přesouvá na vztahy, které jsou o něco důležitější než zisk. Zároveň zde začínají vznikat i menší skupiny, na které je přenesená zodpovědnost, a to s cílem umět se rychleji přizpůsobovat. Klíčem k úspěšné společnosti jsou v tomto případě spokojení zaměstnanci. 

5. Tyrkysová – zatím nejpokročilejší z hlediska způsobu řízení a uspořádání firmy jsou tzv. tyrkysové organizace. Ty fungují na principu sebeřízení – místo klasického hierarchického uspořádání vzniká síť malých skupin, v nichž si každý řídí svou práci sám. Nikdo zde nevelí, naopak je cílem tvořit prostor pro vznik těchto sebeorganizačních týmů a definovat společnou vizi. Klade se zde velký důraz na seberealizaci a firma se sama přirozeně adaptuje na jakoukoliv změnu – funguje v podstatě jako takový živoucí organismus.  

Jediné řízení, které se v takových organizacích praktikuje, je agilní řízení firmy. To nabízí netradiční pohled na procesy a způsob spolupráce – více jsme ho rozebrali v článku: Co je agilní řízení projektů a jak na něj? 

Jak na firemní procesy, aby vám ušetřily čas i starosti? 

Procesy hrají ve firmě klíčovou roli a mohou managementu firmy i samotnému majiteli usnadnit život. Když je totiž nastavíte správně, zajistí vám jasný přehled, strukturu, efektivitu i konzistenci ve všech aspektech chodu firmy. Aby vám ale skutečně ušetřily čas a potažmo i snížily stres, je třeba je implementovat a pravidelně aktualizovat. Jak ale začít? Pojďme to vzít pěkně od podlahy a zaměřit se na to nejdůležitější. 

1. Strategie 

Firemní strategie je základní pilíř, na kterém stojí celá firma. V rámci strategie je důležité definovat dlouhodobou vizi a také konkrétní cíle. Bez cíle totiž nevíte, kam směřujete. Popište je tedy do nejmenších detailů – musí být zkrátka SMART, abyste jich vůbec mohli dosáhnout. Definujte je konkrétně a dlouhodobě, ale také si určete, co se musí stát, abyste je vůbec naplnili.  

Pokud chcete vytvořit efektivní strategii, kterou snadno zavedete do praxe a její tvorba vám nezabere příliš dlouho – doporučujeme vám OGSM metodiku. Jde o rámec, jehož zkratka vychází ze slov Objectives, Goals, Strategies a Measures a přesně tyto čtyři body vám pomůže definovat.  

Následně by měl být součástí vaší strategie i positioning a znalost cílové skupiny. V těchto dokumentech si určíte například své unikátní prodejní argumenty neboli USP, které vás na trhu odlišují. A taky to, co zákazník nákupem vašich služeb či produktů získá.  

Tip: Přečtěte si, co vše by měla obsahovat perfektní firemní strategie. 

2. Rozdělení rolí a kompetencí 

Máte ve své firmě jasno v tom, co má kdo na starosti? Možná vaši kolegové ví, co je náplní jejich práce, ale jsou také obeznámeni s tím, za co mají zodpovědnost? Ví, na koho se obracet v případě nějakého problému? Jako manažer nebo majitel firmy nemůžete na svých bedrech nést všechny potíže, které zaměstnanci způsobí. Je tedy na čase v tom udělat pořádek a nastavit taková pravidla a procesy, díky kterým zvládne každý pracovník fungovat samostatně.  

• Začněte tím, že vytvoříte soběstačné týmy a zvolíte team leadery – ti budou mít zodpovědnost za výsledky celého týmu a budou koordinovat práci v týmech. Budete mít tedy kompetentní osoby, které zajistí, že tento proces bez problémů probíhá.  
• Pravidelně své zaměstnance vzdělávejte – to je důležitý bod, který vedení firmy stále velmi podceňuje. Zaměstnanci ale tvoří jádro vašeho podnikání, proto by měli být dostatečně vyškolení, aby mohli svou roli plnit správně. V tomto směru je skvělý knowledge management, pomocí kterého můžete vytvořit takovou vlastní síť vzdělávání, díky které nebudete utrácet příliš peněz ani zbytečně mrhat svým časem. 
• Vytvořte firemní knihu procesů, ve které si zaměstnanci sami najdou odpověď na svou otázku. Tak nejen projdete a určíte veškeré procesy, ale zároveň předáte všem pracovníkům zodpovědnost se s nimi obeznámit, dodržovat je a najít si v nich řešení svého problému. 
• Nezapomeňte na kontrolu – alespoň zezačátku se to bez vaší kontroly zkrátka neobejde. Nebuďte ale mikromanager, protože tím si jen přiděláte práci a rozhořčíte i své zaměstnance. Buďte leader – motivujte a dejte svým kolegům dostatek svobody a volnosti, zajímejte se o to, kam chtějí růst a umožňujte jim to. To je totiž ten správný způsob, jak efektivně hodnotit zaměstnance a zvyšovat jejich výkonnost. A jen tak můžete využít jejich plný potenciál. Časem můžete pověřit specifickou osobu, která bude mít na starosti kontrolu a vyhodnocování místo vás. 

Tip: Mohlo by vás zajímat 7 tipů pro efektivní vedení týmu. 

3. Efektivní komunikace 

Komunikace bývá ve firmách často kamenem úrazu. Problém je například v tom, že není zavedený jasný proces, který říká, kde spolu s týmem potažmo i zákazníky budete komunikovat. Následně nastává chaos, protože si něco řeknete osobně, něco jiného zas přes videohovor, napíšete si o tom na Slacku a zbytek dohledáváte v e-mailu nebo v SMS zprávách.  

Kromě chybějící komunikační aplikace ale může chybět i kousek empatie. Komunikace totiž není jen o povídání, ale taky naslouchání. Pokud něco chcete zjistit, zeptejte se na to konkrétní kompetentní osoby a nedělejte unáhlené závěry jen na základě svých domněnek. Z toho totiž vznikají nejen problémy v rámci projektu, ale i v týmu. V psané formě se snažte držet přehlednou strukturu a neodbíhejte od tématu. Buďte struční, ale zároveň sdělte všechny potřebné informace. A hlavně tvořte prostředí, ve kterém se vás nikdo z týmu nebude bát na cokoliv zeptat. Tohle všechno můžete aplikovat do svých procesů jako zásady efektivní komunikace. 

Tip: Efektivní komunikaci jsme podrobněji rozebrali v článku: Usnadněte si komunikaci s týmem, klienty i dodavateli: 5 tipů, jak na efektivní komunikaci. 

4. Technologie a inovace 

Inovace jsou pro dlouhodobý rozvoj vaší firmy klíčové, stejně jako implementace nejrůznějších technologií. V posledních letech je velmi moderní digitalizace a automatizace podniků, což je skvělý způsob, jak dostat svou firmu na vyšší úroveň flexibility. Díky moderním technologiím se totiž můžete kompletně přesunout do online prostředí a mít tak k dispozici jakýkoliv dokument, a to kdykoliv a odkudkoliv. Pracovní nástroje jako je ERP nebo CRM vám navíc umožní mít celou firmu na jednom místě a část svých procesů automatizovat, což vám ušetří nejen spoustu práce a času, ale i peněz. 

Co je to CRM a ERP? Oba tyto informační systémy mohou firmám významně zlepšit řízení a výkonnost. CRM systém (ze zkratky Customer Relationship Management) vám pomůže řídit vztahy se zákazníky. Můžete v něm shromažďovat informace o zákaznících a sledovat celý jejich životní cyklus. Díky tomu zjistíte, jaké mají potřeby a lépe jim tak porozumíte. ERP (ze zkratky Enterprise Resource Planning) naopak slouží k řízení zdrojů a procesů v podniku. Umožní vám spravovat skladové hospodářství, prodej, výrobu, logistiku i marketing a koordinovat veškeré tyto firemní aktivity.  

To ale nejsou zdaleka všechny aplikace, které byste mohli ve své firmě využít za účelem usnadnění práce či ušetření nákladů. Doporučujeme také: 

• Lamael – software pro řízení firmy, ve kterém máte vše na jednom místě. 
• Slack – chatovací aplikace pro rychlou a efektivní komunikaci v týmu. 
• Mailchimp nebo Ecomail – nástroje pro e-mailing, který můžete jednoduše automatizovat. 
• Dropbox – cloudové úložiště, díky kterému můžete mít ke svým dokumentům přístup odkudkoliv. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jaké technologické trendy frčí v roce 2023. 

5. Finanční plán 

Hlídejte si svoje peníze. Cash flow neboli tok firemních peněz je rozhodně věc, kterou byste měli neustále sledovat, analyzovat a vyhodnocovat. Předpokládáme, že to určitě děláte, ale jakým způsobem? Excel vám na to totiž rozhodně stačit nebude. Možná pro úplný začátek je to nejlevnější možná varianta, z dlouhodobého hlediska ale zjistíte, že to bude spíše připomínat věštění z křišťálové koule. Takové řešení se navíc ani nedá nijak automatizovat či propojit s bankovním účtem a pokladnou. 

Pro efektivní práci s cash flow projektu, ale i celé firmy doporučujeme Lamael. V tom můžete jednoduše vytvořit a poslat fakturu, evidovat objednávky a faktury od svých klientů a mít přehled v tom, zda vám všichni zaplatili. Zbavíte se tak přebytečných papírů a proměníte svou kancelář z té papírové na digitální. Dále si můžete nastavit hromadnou fakturaci a zautomatizovat tak posílání pravidelných faktur. Nemluvě o tom, že můžete díky výkazům práce jednoduše fakturovat odvedenou službu svým klientům. Jak vypadá takový finanční plán projektu v praxi si můžete prohlédnout v našem návodu. 

Tip: Podívejte se na návod, jak v Lamaelu nastavit automatickou pravidelnou fakturaci. 

Převeďte všechny procesy do praxe aneb s čím dalším vám Lamael pomůže? 

Aby vám při řízení firmy skutečně zbyl čas i peníze, je potřeba zavést všechny zmíněné procesy do praxe. Chce to tedy poměrně velkou změnu, na kterou musíte být vy i vaši zaměstnanci připravení. S implementací všech procesů vám ale může velmi pomoct právě Lamael. Nejenže zabijete dvě mouchy jednou ranou – se změnou procesů změníte (nebo nově zavedete) pracovní nástroj, ale rovnou i zmíněné procesy zautomatizujete. Vaši zaměstnanci se tak společně s novým nástrojem, který je velmi jednoduchý a intuitivní, sžijí i s novými procesy.  

Kromě správy financí vás Lamael naučí delegovat. To je totiž nezbytný předpoklad pro to, abyste získali více času na strategické kroky, vzdělávání nebo zkrátka pro sebe. Jednoduše v něm založíte projekt a konkrétní úkoly, které přiřadíte komukoliv ze svých pracovníků. Pro výměnu informací je k dispozici společný chat přímo na projektu. Tímto způsobem můžete vy nebo zvolení teamleadři rozdat veškerou práci, kterou je potřeba udělat, a ponechat si jen to, co za vás skutečně nikdo jiný udělat nemůže.  

Abyste si dokázali představit, jak moc vám Lamael může pomoct v praxi, doporučujeme vám, abyste si přečetli příběh majitele třech firem, kterému tento nástroj ušetřil 50 % času. 

The post Jak na management firmy efektivně, aneb řiďte firmu tak, aby vám zbyl čas i peníze appeared first on Lamael.

Zálohová faktura 

Náš návod se zaměří na faktury prodejní. Evidence zálohových faktur přijatých, které vytváříte například při nákupu materiálu, se vede zcela stejným způsobem. To znamená, že nám postačí příklad z prodejních faktur. 

Zálohové faktury najdete v agendě Prodej (nebo Nákup), pod záložkou Zálohy. 

Otevře se vám přehled všech vydaných záloh. Pro založení nové klikněte na zelené tlačítko Nový záznam. Tím se dostanete k možnosti vyplnit dialogové okno. 

V zálohové faktuře lze vyplnit řadu věcí – jen několik parametrů je ale zcela nezbytných pro její uložení. Bez vyplnění odběratele, splatnosti a položek (viz červeně orámované oblasti na obrázku níže) vás Lamael fakturu nenechá uložit. My ještě doporučujeme vyplnit jméno projektu (nebo obchodu), abyste měli vše přidružené k dané zakázce. 

Zálohovou fakturu také můžete rovnou klientovi odeslat, a to za pomocí akčního tlačítko obálky v dolní části dokumentu. Dále je možné vše vytisknout tlačítkem vedle. Pro odeslání dokumentu však potřebujete mít spárovaný e-mail s Lamaelem. Postup spárování se dozvíte v návodu Krok za krokem: Jak nastavit propojení e-mailu – Lamael. 

Pokud nechcete vyplňovat doplňující informace – jako je doprava, nebo text před položkami na faktuře –můžete vše uložit.  

Faktura konečná 

Pokud klient zaplatil zálohovou fakturu a vy jste dodali objednanou práci, můžete přejít k vydání faktury konečné. Faktura konečná je v Lamaelu totožná s fakturou klasickou a najdete ji v záložce Faktury. 

Tvorba takové faktury je zcela stejná, jako když jste tvořili fakturu zálohovou. Dialogové okno obsahuje stejné informace. Co vám může ušetřit čas, je otevření odpovídající zálohové faktury a její duplikace. To vám nakopíruje všechny informace a vy tak nemusíte fakturu vyplňovat podruhé. 

Po kliknutí na tlačítko označené na obrázku výše se vám otevře nabídka, v níž vyberte možnost Faktura. Automaticky se vám otevře dialogové okno, které již bude vyplněné. Nyní postačí v novém dialogovém okně faktury sjet pod název položek (případně upravit jejich ceny) a kliknout na možnost Odečíst uhrazenou zálohu.  

Lamael vám automaticky nabídne všechny zálohové faktury, které jste vystavili danému odběrateli. Vám pak stačí pouze vybrat příslušnou fakturu z nabídky. 

Fakturu můžete opětovně odeslat klientovi nebo vytisknout. Další kroky jsou již na vás. 

Tip: Pokud chcete, aby Lamael automaticky sledoval, zda jsou zálohy uhrazené, doporučujeme mrknout na náš článek Krok za krokem: Integrace s bankou a párování plateb s fakturami. 

The post Krok za krokem: Zálohové faktury a konečné faktury appeared first on Lamael.

Až 85 % zaměstnanců by chtělo mít možnost práce na dálku 

Takovou statistiku sdílelo ve své studii Ministerstvo práce a sociálních věcí. Výhody home office začali lidé objevovat v době pandemie, kdy se musela velká část firem naučit pracovat online. Nejprve to byla pro všechny komplikace, jakmile ale bylo možné se vrátit se do kanceláří, mnoho zaměstnanců toužilo zavést home office alespoň jako firemní benefit. Možnost práce na home office je tedy v posledních dvou letech nejžádanější a nejhodnotnější zaměstnaneckou výhodou. Hlavním důvodem je pocit svobody – člověk si totiž může rozvrhnout celý den podle svých potřeb. Noční sovy si tedy přispí a pracovat začínají až v dopoledních nebo odpoledních hodinách, ranní skřivani mohou zase hned po práci vyrazit třeba na výlet. Díky home office nemusí zaměstnanci dojíždět, mohou trávit více času s rodinou a jsou více odpočatí. A co je ve finále víc než spokojení pracovníci? 

Jak kontrolovat zaměstnance na home office? 

Přemýšlíte o tom, že i vy nabídnete svým zaměstnancům možnost práce z domova, ale bojíte se, že nebudou plnit své pracovní povinnosti? Samozřejmě je důležité si nastavit určitá pravidla a procesy, ale jinak se nemusíte ničeho bát – ostatně v kanceláři taky určitě nestojíte pracovníkům za monitorem. Statistiky dokonce ukazují, že průměrný zaměstnanec je skutečně produktivní pouze 2 hodiny a 53 minut denně. Během své pracovní doby je totiž mnohokrát vyrušen kolegy, kvůli čemuž mu pak úkoly trvají mnohem déle. Na home office bývají zaměstnanci zpravidla mnohem produktivnější, protože jsou v příjemném prostředí a nikdo je nerozptyluje. 

Navíc díky chytrým pracovním nástrojům zjistíte i na dálku, co všechno daný zaměstnanec odpracoval. Stačí zavést time tracking a výkaz práce.   

Co je time tracking a jak funguje monitorování zaměstnanců na dálku? 

Time tracking je digitální sledování času, který strávíte na určitém úkolu. Jde o funkci, jež je většinou součástí softwarů pro řízení firmy jako je například Lamael. Funguje to tak, že máte jako firma veškeré projekty, úkoly, data i faktury v jednom nástroji, k němuž máte přístup kdykoliv a odkudkoliv. Zaměstnanec na home office si tedy tento nástroj otevře a vidí v něm úkoly s konkrétními termíny, které má udělat. Jakmile na úkolu začne pracovat, spustí si časovač, a když úkol dokončí, vykáže uplynulý čas. Vy si tedy můžete kdykoliv zobrazit hodinový výkaz práce jakéhokoliv zaměstnance.  

Tip: Přečtěte si celou příručku o tom, jak na řízení lidí na dálku. 

Zkuste Lamael a efektivita celé firmy jen poroste 

Lamael dokonce disponuje automatickým výkazem práce – stačí tedy zapnout a vypnout časovač a všechno ostatní se děje automaticky. Pokud do systému zadáte i konkrétní hodinovou sazbu, můžete rovnou fakturovat. Podívejte se, jak to vypadá v praxi. 

Lamael vám vyřeší mnohem víc než jen monitoring zaměstnanců. Mrkněte na všechny jeho funkce a vyzkoušejte ho zdarma na 14 dní. V případě potřeby ho umíme upravit na míru potřebám vaší firmy.  

The post Vykazování času aneb mějte své zaměstnance pod kontrolou i na home office appeared first on Lamael.