Miliony papírů, lístečků a šanonů, ve kterých se ztrácíte – tak možná vypadá vaše kancelář. Čert, aby se v tom nepořádku vyznal. Pokud jste svou firmu přesunuli do digitálního prostředí, možná jste se zbavili papírů, ale pro změnu zápasíte s nekonečným množstvím různých souborů. Jak si uklidit firemní digitální prostor a udržet si v něm pořádek? Máme pro vás řešení. 

Chaos vás stojí čas, peníze i energii 

Udržování pořádku ve firmě je klíčovým předpokladem pro efektivní fungování všech pracovníků a úspěšný rozvoj celé firmy. Mnohdy vás však může správa informací či projektové řízení natolik zahltit, že je nějaký pořádek až na posledním místě. Chaos většinou vzniká v krizových situacích, kdy se řeší více akutních problémů naráz. V takových momentech je totiž nejdůležitější čas a pojmenovávání souborů – či jejich správné zakládání tam, kam patří – jde zkrátka stranou.  

Z dlouhodobého hlediska je ale chaos příčinou řady problémů, jako je například: 

• Ztráta času – pokud neudržujete pořádek v momentech, kdy máte pocit, že vás to zdržuje, paradoxně tím do budoucna zbrzdíte i své kolegy. 
• Ztráta dat – mnohem větší problém nastává, když se důležitý dokument ztratí. 
• Snížená efektivita – kancelářští pracovníci stráví 30–40 % svého času hledáním dokumentů, což je výrazně zdržuje od hlavní náplně práce. 
• Vyšší náklady – například firma TK Servis přicházela o vyšší desítky tisíc korun měsíčně kvůli ztrátě faktur, dokladů a dalších důležitých dokumentů. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jak vám bezpapírová kancelář usnadní práci. 

Udržujte pořádek díky chytrému softwaru a firemním procesům 

Jedna chytrá aplikace vám pomůže zefektivnit projektové řízení, zautomatizovat procesy, zlepšit komunikaci a udržet pořádek ve všech souborech a dokumentech. Byla totiž navržená přímo pro podnikatele – abyste měli přehled nad celou svou firmou. A kromě mnoha užitečných funkcí nabízí i fulltextové vyhledávání, se kterým najdete jakýkoliv dokument, než řeknete švec.  

Fulltextové vyhledávání: Co to je a jak funguje 

Fulltextové vyhledávání v Lamaelu je perfektní funkce, která nevyhledává pouze názvy dokumentů, složek nebo štítků, ale také obsahy faktur, úkolů a projektů. To znamená, že všechny informace dokážete najít lusknutím prstu. Stačí použít vestavěný vyhledávač nebo pro rychlé hledání napříč celým Lamaelem stisknout klávesovou zkratku ALT + S. Následně se otevře okno pro hledání. Pak už jen zadáte hledaný výraz a výsledky máte ihned k dispozici. Funguje to podobně jako třeba vyhledávač Google.  

Výhody fulltextového vyhledávání v Lamaelu 

Takové fulltextové vyhledávání přináší řadu výhod, které jsou cenné nejen pro projektové řízení, ale i pro všechny zaměstnance včetně majitele firmy.  

• Rychlé vyhledávání informací: Díky fulltextovému vyhledávání můžete okamžitě nalézt potřebné dokumenty, úkoly, projekty – zkrátka cokoliv. 
• Snadná kategorizace a třídění dokumentů: Lamael vám umožňuje snadno třídit dokumenty a projekty, což zlepšuje organizaci. 
• Zlepšení efektivity práce zaměstnanců: Zaměstnanci nemusí hledat informace po všech čertech, což ušetří čas a sníží jejich frustraci. 
• Zvýšení bezpečnosti dat: V Lamaelu lze nastavit přístup jednotlivým pracovníkům k určitým souborům. Ani fulltextové vyhledávání je pak nezobrazí. 

Tip: Přečtěte si krok za krokem, jak pracovat se soubory a fulltextovým vyhledáváním. 

Lamael pomáhá udržovat pořádek více než 3 000 firmám 

Fulltextové vyhledávání v Lamaelu je neocenitelným nástrojem pro udržování pořádku ve firmě. Pomáhá vám rychle nalézt důležité informace, zlepšit organizaci a zvýšit efektivitu. S tímto nástrojem můžete dosáhnout úspěchu i konkurenční výhody ve vašem oboru.  

Potvrzuje to například i Tomáš Koláček – jednatel společnosti TK Servis, který říká: „Lamael používáme asi 3 měsíce a za tu dobu už nám ušetřil vyšší desítky hodin měsíčně a taky hodně peněz. Jsem rád, že mám nad vším kontrolu a práce mi jde mnohem rychleji od ruky. Nejvíc oceňuji mobilní aplikaci, která šetří čas i zaměstnancům a společně tak dokážeme udržovat ve všem pořádek.“ 

Podívejte se, co všechno Lamael umí a jak v praxi šetří čas dalším podnikům.