Delegování úkolů neznamená, že ke svému kolegovi něco prohodíte, nebo že mu napíšete dlouhý e-mail plný vykřičníků a zvýrazněného textu. Správné zadání úkolu je pro vás jako dobrého manažera životně důležité, ať už máte k ruce stohlavý tým nebo jednu uklízečku. Pojďme se podívat na to, jak svoji práci můžete delegovat tak, aby ji skutečně někdo udělal. Pomůže vám s tím Lamael.

Manažer jste vy: co za vás plánovač úkolů udělá a co neudělá

Existuje spousta obecných rad a návodů, jak se pustit do delegování úkolů. S tím vás tady ale zatěžovat nebudeme a půjdeme rovnou na věc. Základem je zadat úkol jasně a úplně. Neponechte nic náhodě. Vy rozhodujete o tom, co se má udělat, do kdy, jaký má být výsledek a kdo to má udělat. Lamael vás navede k tomu, abyste úkolu dali jasné zadání, termín a zadali ho právě jedné odpovědné osobě.

Plánovač úkolů zajistí, aby všechny zadané úkoly byly na jednom místě, přehledně viditelné a v reálném čase. Všichni uvidí, co mají dělat, a také budou mít přehled o tom, jaké úkoly rozdali a jak práce na nich postupuje. Workflow nad úkoly se postará o to, aby vykonatel dostal upozornění na nový úkol a aby pak zadavatel dostal upozornění o tom, že úkol je splněn. Lamael jde ještě dál a pokud je vykonatel v prodlení s plněním úkolu, dostává připomínky tak dlouho, dokud úkol nesplní. Vy už nemusíte nikoho upomínat.

Co za vás plánovač neudělá? Nevymyslí za vás zadání úkolu. Definice úkolu je na vás a pozor na to. Správně zadat úkol je velmi důležité. Často dostanete přesně to, o co jste si řekli, a ne vždy to je to, co jste opravdu chtěli. Buďte přesní a dobře používejte slova.

Stručně řečeno, zadání vašeho úkolu by mělo splňovat pět bodů shrnutých mnemotechnickou pomůckou SMART: musí být specifický, měřitelný, akceptovaný, reálný a s pevným termínem. Více o SMART se můžete dozvědět v článku na Time Toasters.

Maximálně efektivní správa úkolů: využijte plánovač na maximum

Při tvorbě systému Lamael jsme se soustředili na to, abychom nabídli efektivní řešení několika hlavních trablů, které v rámci plánování úkolů vznikají. Pojďte se kouknout na to, jaké možnosti jsme pro vás připravili, ať můžete náš plánovač úkolů využít na maximum a nepřijít ani o drobek efektivity.

Při delegování úkolů komunikujte

Pro řízení projektů a plnění úkolů je přesná komunikace klíčová. Dostupná a blesková komunikace dokáže vyřešit většinu problémů ještě před tím, než vůbec vzniknou. Lamael nabízí chat přímo nad úkoly a projekty. Vaše komunikace probíhá přímo na dialogu úkolu nebo projektu a ne někde bokem v e-mailu, messengeru nebo pomocí telefonu a SMS. Okamžitá komunikace vám pomůže rychle vyřešit jakýkoliv problém ještě dříve, než někdo něco udělá špatně a způsobí škody.

Prioritizujze úkoly

Rozdělte úkoly do několika rychlostních úrovní podle toho, jak moc je jejich řešení důležité nebo urgentní. Využít k tomu můžete barevné štítky přímo v prostředí plánovače úkolů. Každému úkolu dejte barvu a tím nastavte prioritu. Lamael intuitivně řídí prioritu podle barev. Červené úkoly budou nahoře jako první, pod nimi oranžové, žluté, zelené atd.

Ne každý úkol musí mít termín. Pokud zadáte mnoho úkolů s termínem a navíc termíny stanovíte nereálné, vykonavatele přetížíte a delegování úkolů přestane fungovat. Nedostanete žádný výsledek v požadovaném čase a ztratíte přehled o tom, co kdy byste mohli dostat.

Rozhodněte o tom, kterým úkolům dáte termín a kterým ne. Kde je to možné, využijte barvy ke stanovení priorit a nechte vykonatele plnit jeden úkol za druhým. Oba z toho budete mít radost. Když pak nějakému úkolu dáte termín, stanovte reálný a pevný termín a trvejte na jeho splnění. Při zadávání úkolů se řiďte technikou SMART.

Plánujte, ale nezapomínejte na flexibilitu

Dynamická doba digitálního věku vyžaduje po jedincích, aby se za každých okolností uměli přizpůsobit. Naslouchejte potřebám kolegy a připravte se uznat změny, které ve svém konečném důsledku ulehčí práci a ušetří čas. Dobře organizujte i svůj čas tak, abyste neplýtvali s možnostmi ostatních.

Organizujte úkoly

Věnujte čas organizaci a čistotě svého pracovního prostředí. Barevné papírky s osobními úkoly nahraďte jednoduchou aplikací Lamael pro vaše mobilní zařízení.

Ukliďte ze stolu veškeré smlouvy, šanony a desky. Nahrajte soubory společně do Lamael a označte je štítky. Nebudou překážet ve své fyzické podobě v kanceláři ani na pracovním stole a zároveň budou za každé okolnosti vždy při ruce.

Zadání a delegování úkolů na Lamael

Na Lamael můžete delegovat ve čtyřech jednoduchých krocích.

Krok první: Vytvoření úkolu

Po založení účtu a přihlášení do aplikace klikněte na ikonu „Úkoly“. Následně na „Nový záznam“.

Krok druhý: Specifikace úkolu

V tabulce během pěti minut vyplníte projekt: jaký je úkol, kdo ho vykoná a do kdy. Vše si můžete přehledně oštítkovat, nahrát hlasový komentář či nastavit úkol jako soukromý pouze pro kolegu.

V případě jakýchkoliv problémů můžete s kolegou komunikovat pomocí interního chatu.

Na spodní liště s pomocí ikony sponky připojíte doprovodný soubor či nahrajete výše zmíněný hlasový doprovod.

Krok třetí: Sdílejte úkoly

Kolega dostane notifikaci a zobrazí si úkol. V rámci aplikace oznámí, že na úkolu pracuje a zadá, jak se mu daří.

Až úkol splní, překlikne na „Hotovo“ a vykáže si svůj čas strávený při plnění úkolu.

Krok čtvrtý: Ukončení úkolu

Uzavřete úkol. Vše přehledně v rámci jedné sdílené tabulky.

Jednoduché, že?