Výkazy

Výkazy zaznamenávají všechny úkoly a aktivity, které jste do Lamaelu zadali. Pokud nějaký výkaz chcete přidat přímo v agendě Výkazů, klikněte na tlačítko + Nový záznam. Otevře se vám možnost přidat úkol nebo aktivitu s několika základními políčky pro vyplnění. Vyplňte požadované údaje a stiskněte tlačítko Uložit.

Záznamy o práci nemusíte přidávat pouze ve výkazech – do výkazů se vám propíší i úkoly, aktivity nebo události z kalendáře, projektů nebo kontaktů. Každý úkol a událost, které mají zadaný začátek a konec, se tedy zobrazí i v celkovém přehledů výkazů.

Úkol je samostatně zadaná část práce v rámci Projektu s možností tvoření podúkolů či vykazováním aktivit. Aktivita na rozdíl od úkolu má možnost měření času skrz stopky ve výkazech. Pokud chci vykázat práci na úkolu skrz stopky ve výkazech, Lamael automaticky pod tímto úkolem vytvoří samostatnou aktivitu. Rozdíl mezi úkolem a aktivitou netkví však pouze v možnosti používání stopek – v Lamaelu aktivitu chápeme jako nárazovou činnosti, nikoliv velký úkol se zadáním v rámci projektu.

Záznam o aktivitě by měl na první pohled dávat smysl, a proto je třeba vyplnit alespoň základní informace.

• Projekt – oblast, do které aktivita patří. 
• Práce – ve zkratce napište, co jste dělali.
• Stav – aktuální stav práce.
• Čas – jak dlouho to trvalo (není povinné).

K úkolům a aktivitám můžete přidat přílohy. Fotka z události, zápis z jednání či naskenovaný dokument se vám mohou hodit ve chvíli, kdy zpětně zjišťujete, o jaký úkol či aktivitu se jednalo. Přílohu k záznamu najdete v dolní části dialogového okna.

Nahrát je můžete přetažením z plochy svého počítače, nebo pomocí tlačítka sponky. To vám otevře správce souborů, z něhož můžete soubor nahrát.

Připojené soubory se zobrazují jako náhledy v miniatuře. Pod připojeným souborem je vidět jeho název. Soubor smažete kliknutím na ikonu koše.

Zajímá vás jak se soubory a přílohami pracovat dále? Podívejte se na náš článek Soubory.

Někdy toho chcete napsat víc, třeba souhrn jednání přímo do poznámky. Nebo například zpětně zadat práci, případně dopředu na jiné datum. Ve spodní části dialogového okna vidíte podtržené nápisy Postup, Firma, Poznámky a Vše. Kliknutím na každý z nich otevřete sekci s doplňujícími údaji. Jediným kliknutím na Vše otevřete všechny sekce.

Doplňující údaje aktivity jsou:

• Datum – kdy proběhla aktivita (rozsah dnů od–do). 
• Tarif – s jakým tarifem budete účtovat (Základní, Volno nebo Svátek).
• Firma – koho se to týká, firma nebo organizace.
• Město – kde to proběhlo, místo.
• Jméno – s kým nebo pro koho, osoba.

Záznamy lze také opatřit štítky. Štítek slouží pro rychlé filtrování v datech – název štítku stačí vepsat do vyhledávače v pravém horním rohu a Lamael vám najde všechny záznamy, které jsou opatřené tímto štítkem. Můžete jej používat k označení specifických projektů nebo například týmů, které na úkolech či aktivitách pracují.

Každému záznamu je potřeba přiřadit příslušný stav, abychom věděli, kde se v našem workflow nachází. Stav je povinný údaj a pomůže nám při vyúčtování a následném vyhodnocení odvedené práce.

Stav může mít přiřazené následující hodnoty:

• Probíhá – dělá se na tom a ještě to není hotové. 
• Interní – hotová práce pro vlastní potřebu, interní projekty, režie, provoz (uzavřeno).
• Zdarma – práce pro klienta zdarma, v záruce, v rámci paušálu (uzavřeno).
• Výkaz – bude se fakturovat, technik vyplnil papírový výkaz a předá jej k vyúčtování.
• Fakturuj – práce pro klienta určená k okamžité fakturaci.
• Účtováno – hotovo a vyúčtováno (uzavřeno).

Vlevo nahoře je v dialogovém okně úkolu zobrazeno jméno zadavatele záznamu – jde o osobu, která danou práci zadala k vykonání.

Pokud jste nepracovali na aktivitě nebo úkolu sami, můžete přidat do záznamu svého kolegu. Ten tak bude dostávat upozornění o případných změnách. Kolegu přidáte kliknutím na ikonu Účastníci.

Pro usnadnění práce můžete také využít sazebníky prací (tarify). Ty vám pomohu při zrychlení a zjednodušení fakturování práce pro vaše klienty, aby vám nikde neutíkaly možné zisky. Tarif můžete definovat dle vlastní potřeby, a to kliknutím na ozubené kolečko vedle hodinové sazby. Systém si bude pamatovat vámi nastavené ceny a automaticky je doplní do hodinové sazby. Sazebník můžete nastavit pro celou pracovní skupinu, nebo pro jednotlivé projekty. V projektu, úkolu či aktivitě pak už jen příslušný tarif vyberete.

Záznam můžete smazat kliknutím na ikonu koše. Tento postup nicméně příliš nedoporučujeme.

Raději záznam přepněte do konečného stavu Interní, Zdarma nebo Účtováno a ponechat jej v systému. Časem tak budete mít podrobnou historii toho, kdo, co a pro koho dělal. Informace vám pomohou neopakovat staré chyby, zlepšit odhady časové náročnosti, navázat na práci kolegy či správně komunikovat s letitými klienty. Průběžné sledování záznamů vede ke zvýšení osobní efektivity a produktivity teamu.

Výkazy přehledně zobrazíte v grafické podobě ve sloupcích nebo v tabulkovém zobrazení podobném Excelu. Typ zobrazení volíte vpravo na šedé nástrojové liště hned pod řádkem menu. Ikony symbolizující sloupcové, řádkové a časové zobrazení slouží k přepnutí jedním kliknutím.

Vše, co jste kdy udělali a zapsali, najdete během několika vteřin. Zadejte jedno nebo více slov do vyhledávacího pole vpravo na nástrojové liště a stiskněte klávesu Enter. Hledání zrušíte kliknutím na křížek v hledacím poli.

Výkazy si můžete zobrazit z různých pohledů podle toho, co zrovna děláte. Způsob zobrazení dat ve výkazech nastavíte výběrem z nabídky vlevo na nástrojové liště. První část nabídky obsahuje vaše osobní pohledy, druhá část umožní pohled na celou pracovní skupinu. Celkové pohledy jsou vhodné pro manažera nebo šéfa skupiny.

• Můj den – rozdělený po projektech. 
• Můj týden – rozdělený po projektech.
• Můj týden po dnech – můj týden od pondělí do neděle.
• Můj měsíc – rozdělený po projektech.
• Moje všechny výkazy – všechny mé výkazy po projektech, jen já.

• Den – den firmy rozdělený po lidech. 
• Týden – týden ve firmě rozdělený po lidech.
• Týden po dnech – týden ve firmě od pondělí do neděle.
• Měsíc – měsíc ve firmě rozdělený po lidech.
• Všechny výkazy – veškeré firemní výkazy po projektech, celá firma.

Založte si účet v Lamaelu a přidejte se k teamům a firmám, které už pracují jinak. S lehkostí, s radostí a s přehledem.