ÚKOLY

Nový úkol vytvoříte v agendě Úkoly tak, že stisknete tlačítko Nový záznam. Otevře se dialog Nový úkol s několika základními políčky pro vyplnění..

Každý úkol musí obsahovat vždy tři základní informace:

• název úkolu
• na jaký projekt se úkol váže,
• a kdo za něj zodpovídá

Pro lepší přehled a trochu radosti z práce je fajn dát úkolu nějakou barvu. Na první pohled tak poznáte třeba druh práce a nebo důležitost. Například důležitý úkol označený červeně nepřehlédnete. Jak barvy použijete, je na vás. Barvu úkolu přidáte kliknutím na ikonu palety barev a výběrem barvy. Ikonu najdete vlevo dole v dialogovém okně úkolu. Této spodní části dialogu s ikonami a tlačítky říkáme nástrojová lišta.

Někdy je ke slovnímu zadání úkolu třeba přidat nějaké přílohy – dokumenty, obrázky apod. Přílohu připnete snadno pomocí ikonky sponky v nástrojové liště. Vyberte soubor pomocí správce souborů a přidejte ho k úkolu. Stejným způsobem může nahrát soubor k úkolu i váš kolega. 

Alternativně můžete nahrát soubor tak, že ho přetáhnete myší z plochy nebo správce souborů kamkoli do dialogového okna úkolu. Můžete přetáhnout i více souborů najednou.  

K úkolu můžete přidat jednu i více příloh. Po připojení přílohy se zobrazí její náhled v miniatuře. K připojenému souboru můžete zadat popis, který se pak zobrazí místo původního názvu souboru. Popis zadáte po kliknutí na ikonku tužky vedle názvu souboru. Soubor můžete smazat kliknutím na ikonku koše. 

Každý úkol musí mít vždy svůj stav. Podle toho poznáte, v jaké etapě práce se úkol nachází nebo zda potřebuje váš další dozor. Prvotním stavem, který se objeví po zadání úkolu, je vždy Zadáno. 

Stavy si můžete také nastavit na míru, aby odpovídaly tomu, co na firmě potřebujete. Lze to udělat kliknutím na ozubené kolečko a následně na Vlastní stavy. 

Ve chvíli, kdy je úkol hotový, můžete použít tři stavy – Hotovo, Uzavřeno nebo Fakturuj. Úkoly ve stavu Fakturuj lze rovnou fakturovat pomocí tlačítka v nastavení projektu, pod který úkol spadá. 

Pokud nepracujete na úkolu sami a chcete, aby vaši kolegové dostávali upozornění o změnách, můžete kliknout na ikonku Účastníci - tím lze přidat kolegy k danému úkolu. Kolega bude dostávat upozornění o změnách stavu nebo komentářích.

Úkoly, které vytvoříte, můžete také opatřit štítkem. Štítek slouží pro zjednodušení filtrování v záznamech, které jste do Lamaelu vložili – jméno štítku zadejte do vyhledávače v pravém horním rohu a Lamael najde všechna data v dané agendě, která jsou opatřená tímto štítkem. Můžete jej tak používat k označení specifických úkolů nebo například týmů, které na úkolu pracují. Využití je mnoho a my věříme, že přijdete i na spoustu dalších.

Vlevo nahoře je v dialogu úkolu zobrazené jméno zadavatele a datum zadání úkolu.

Úkol je možné smazat kliknutím na ikonu koše. Úkol z Lamaelu zcela nezmizí, ale přesune se do koše. V koši zůstává dalších 30 dní, než je zcela smazán ze systému.

V úkolech rychle cokoli najdete pomocí fulltextového vyhledávání. Zadejte jedno nebo více slov do vyhledávacího pole vpravo na nástrojové liště a stiskněte klávesu Enter. Hledání zrušíte kliknutím na křížek v hledacím poli.

Pokud jste hledají více informací najednou a nyní se potřebujete zbavit zapnutých filtrů, využijte tlačítko Smaž filtr. Zruší se tím fulltextové hledání i zapnuté filtry. Smazáním filtru se nastaví základní pohled, který zobrazí všechna data bez jakýchkoli omezení a vy tak nyní můžete prochážet opětovně všechna data.

Tip: Pokud máte pocit, že nějaký úkol nemůžete najít, smažte filtr a pak nastavte požadovaný pohled nebo začněte nové hledání.

Na úkoly se můžete v přehledu dívat z různých pohledů podle toho, co vás zrovna zajímá. Rozložení informací zvolíte vlevo na nástrojové liště výběrem ze seznamu. První část seznamu obsahuje vaše osobní pohledy a zobrazí jen úkoly, které se týkají vás. Druhá část pohledů zobrazí úkoly v rámci celé pracovní skupiny. Tyto pohledy jsou vhodné pro vedoucího skupiny.

Zobrazené úkoly jsou přehledně organizované ve sloupcích v podobě karet. Sloupec sdružuje úkoly buď podle projektu, anebo dle vykonavatele, viz výše pohledy na úkoly. Úkol je ve sloupci zobrazen jako kartička se základními údaji. Na kartičce je vidět: 

• název úkolu,
• barva,
• termín
• a průběh v procentech.

Dle kontextu zobrazuje karta úkolu také projekt, vykonavatele a případně firmu, které se úkol týká.

Úkoly můžete v tabulce řadit tím, že kliknete na hlavičku sloupce. Dalším kliknutím na název sloupce se změní směr řazení.

Úkoly můžete exportovat do XLS, CSV nebo XML souboru. Export spustíte kliknutím na ikonu ozubeného kolečka vpravo nahoře na nástrojové liště. Exportujete vždy to, co máte vyfiltrováno. Pokud chcete exportovat úplně všechny úkoly, filtr zrušte.

Úkoly můžete vytisknout nebo uložit do PDF. Tisk je pod ikonou zubatého kolečka. Tisknete vždy ty úkoly, které máte vyhledané nebo vyfiltrované.

Snažili jsme se agendu úkoly popsat podrobně a přehledně. Možná ale narazíte na nějakou nepřesnost, chybu a nebo prostě nebudete vědět jak dál. Napište nám dotaz a my na něj rádi odpovíme. Pomůžete nám tak vylepšit návody pro Lamael. Díky.

Založte si účet v Lamaelu a přidejte se k teamům a firmám, které už pracují jinak. S lehkostí, s radostí a s přehledem.