3 důvody, proč se nemůžete soustředit

Porucha soustředění se netýká jen dětí, ale i dospělých. Pojďme si říct, co za ní nejčastěji stojí.

1. Zase ta únava a nedostatek spánku

Co minutu zíváte, zavírají se vám oči a přistihnete se, že zíráte do prázdna? Nejste jediní – každý z nás to někdy zažil. Přiznejte si ale, že litry kofeinu vám k lepšímu soustředění nepomůžou tak dobře jako kvalitní spánek. Obecně se doporučuje spát alespoň sedm hodin denně, jinak své mysli ani tělu neprokazujete dobrou službu a později vás nedostatek spánku může dohnat výraznějšími zdravotními problémy. Studie ukazují, že nedostatek spánku může ovlivnit kognitivní výkonnost a má také nepříznivý dopad na naši náladu, paměť a schopnost soustředění.

Jediným způsobem, jak tento problém překonat, je přepracovat svůj spánkový režim a dopřát svým mozkovým buňkám odpočinek, který si každou noc zaslouží. Zvykněte si spát dostatečně, před spaním si raději přečtěte knížku nebo se zaposlouchejte do uklidňující hudby. Akční film, co si chcete už nějaký ten týden pustit, odložte na volné odpoledne. Jakými dalšími způsoby bojovat proti únavě?

• Vydejte se ven na rychlou procházku. Rozproudí vám to krev a prodýcháte se na čerstvém vzduchu.
• Možná budete v pokušení sáhnout po kávě, ale místo toho si dejte velkou sklenici vody. Jednou z příčin ospalosti je totiž dehydratace.

2. Nekončící stres

Práce máte nad hlavu, nevíte, kam dřív skočit a cítíte obrovský tlak od svého vedení. Nic vám nebrání v soustředění tolik jako vaše vystresovaná mysl. Stres ale nemá vliv jen na výkon v práci, také neprospívá vašemu duševnímu a fyzickému zdraví. Pokud budete dlouhodobě ve stresu, může se to projevit trávicími potížemi, bušením srdce nebo třeba depresemi. Dostanete se tak do začarovaného kruhu, ze kterého se budete jen horko těžko dostávat. Proto musíte stresu říct stop, dokud je ještě čas, a zmírnit jeho projevy na minimum.

V dnešní době se stresu jen tak zbavit nedá. Můžete si ale osvojit způsoby, jak se s ním vypořádat. Každý den si věnujte alespoň 20 minut. Špinavé nádobí, plný koš prádla i váš vnitřní pocit, že musíte stále něco dělat, počká. Co v těchto pár minutách vyzkoušet?

• meditaci
• dechová cvičení
• procházku v přírodě
• strečink
• jógu
• běh nebo jinou sportovní aktivitu

Do svého jídelníčku zařaďte zdravé potraviny a pravidelný spánek a naučte se říkat ne. Zjistěte také, jak zvládat stres, pokud se věnujete projektování.

3. Multitasking jako zakořeněný zvyk

Multitasking není vždy špatný, ale může sabotovat vaši produktivitu a ztěžuje možnost soustředit se. Když vaše mysl těká mezi úkoly, nemůžete se soustředit na jednu věc a odvést tak kvalitní práci. Můžete také častěji chybovat, protože se necháváte rozptylovat i dalšími úkoly nebo upozorněními.

Řekněme, že se snažíte napsat e-mail a zároveň se připravujete schůzku s klientem, která se bude konat příští týden. Přesouváte se sem a tam a žádnému z úkolů nevěnujete 100% pozornost. Z dlouhodobého hlediska tak ztrácíte čas, protože vaše mysl se musí při každém přepínání mezi úkoly přeorientovat. Vedlejším efektem tohoto přepínání kontextu je neschopnost soustředit se na některý z úkolů déle než několik minut. Co tedy pomáhá na soustředění, pokud je váš problém multitasking?

• Rozdělte si úkoly do časových bloků.
• Vyzkoušejte techniku Pomodoro.
• Odložte telefon do jiné místnosti.
• Zavřete kartu e-mailu v prohlížeči.
• Plánujte si práci s projektovým nástrojem, který pohlídá termíny všech vašich činností.
• Nasaďte si sluchátka, abyste neslyšeli hluk z okolí.
• Udělejte si seznam tří hlavních priorit pro daný den.

Tip: Techniky, které zlepšují soustředěnost i produktivitu, jsme podrobně popsali v tomto článku.

The post 3 důvody, proč se nemůžete soustředit na práci + tipy, jak soustředění zlepšit appeared first on Lamael.

Nechceme a nebudeme vás unavovat motivačními mantrami, které zazněly v úvodu článku. Raději se na problematiku efektivního vedení týmu podíváme pragmaticky. Nejspíš se nespleteme, když prohlásíme, že od svého týmu očekáváte: 

• vysokou míru vzájemné podpory a spolupráce, 
• dodržování dohodnutých termínů, 
• snadné překonávání problémů a nízkou chybovost, 
• vysokou kvalitu odvedené práce, 
• proaktivitu a samostatnost. 

Co od vás na oplátku očekává váš tým (tedy kromě vysokého osobního ohodnocení a finančních prémií)? S největší pravděpodobností to bude: 

• Emoční leadership – tedy vaše ochota naslouchat a chápat potřeby každého jednotlivého člena týmu. 
• Autentický leadership – poskytování jasně definované vize a přesvědčivé vedení, které se vyznačuje nejen zdravým sebevědomím, ale i (pro někoho možná překvapivě) pokorou, vysokou mírou důvěryhodnosti, respektem vůči sobě i podřízeným a upřímným otevřeným chováním. Patří sem i schopnost uznat vlastní chyby a omluvit se za ně. 
• Transparentní komunikace v týmu i s jednotlivci – kromě aspektů zmíněných v předchozím bodě sem spadá především ochota vyslechnout všechny strany a argumenty a zvážení všech předložených názorů. Nebuďte falešní a nelžete. 

Obsah všech uvedených bodů bychom mohli shrnout do prvního tipu: sami dělejte to, co očekáváte od ostatních! Papalášství nemá nikdo rád – pokud například někdy pracujete z domova, umožněte to i členům svého týmu. Jděte příkladem! 

Motivace pracovníků a konstruktivní zpětná vazba 

Pracovní motivace by měla být smysluplná a pozitivní. Zapomeňte na metodu cukru a biče – podřízení nejsou vaši poddaní. Nejsou to ani hlupáci – prémie ve výši několika stokorun působí spíše jako výsměch nebo špatný vtip. Oproti tomu dobře míněná a upřímná pochvala vás nebude stát ani korunu a motivovat dokáže víc než balík peněz. Chvalte, chvalte, chvalte! 

Motivaci k práci můžete velmi dobře posílit i konstruktivní zpětnou vazbou. Pamatujte, že nic jako konstruktivní kritika ve skutečnosti neexistuje – kritika je vždy destruktivní. I proto mluvíme o zpětné vazbě, nikoliv kritice. Buďte věcní, nezanášejte do feedbacku zbytečné emoce, a především konstruktivní zpětnou vazbu poskytujte zásadně mezi čtyřma očima. 

Tip: Podívejte se na další tipy, jak můžete motivovat své zaměstnance k lepším výkonům. 

Buďte organizovaní 

Nebuďte chaotičtí – jinak v zásadě ani nemůžete po svých podřízených požadovat dobře odvedenou a včas odevzdanou práci. Co si pod tím představit?  

Tip: Mohlo by vás zajímat, jak se zbavit chaosu ve firmě správným nastavením procesů.

• Používejte jednotný systém, ve kterém se snadno zorientujete nejen vy sami, ale především vaši zaměstnanci. 
• Zadávejte úkoly včas – informujte o zadaných úkolech a jejich termínech své pracovníky vždy podrobně a s dostatečným předstihem. 
• Delegujte – jinak se z toho zblázníte (abychom parafrázovali známou hlášku o úplatcích z filmu Jáchyme, hoď ho do stroje!). Nejen, že si tím zařídíte do určité míry vlastní zastupitelnost, ušetříte práci a uvolníte prostor pro důležité úkoly, ale navíc si přidělenou zodpovědností získáte u podřízených respekt a loajalitu.

S Lamaelem máte (napůl) vyhráno! 

Víte, že všechny poslední tři uvedené tipy za vás hravě zařídí Lamael? Všechny úkoly naplánujete krok po kroku, sledujete jejich plnění v reálném čase a jejich delegování je otázkou několika kliknutí. Navíc vás ani vaše podřízené nezaskočí žádný deadline – Lamael vás na termíny upozorní s dostatečným předstihem, a navíc pohlídá i workflow a postup práce. Kontaktujte nás a vyzkoušejte Lamael na 14 dní zcela zdarma! 

The post 7 tipů pro efektivní vedení týmu appeared first on Lamael.

Co je to workflow?

Workflow jsou vlastně firemní procesy – to, jakým způsobem se každý projekt rozpadne do dílčích úkolů a projde rukama zpracovatelů do finální fáze. Z popisu je na první pohled patrné, že důležitým pojmem, který se s workflow pojí, je kontinuita. V ideálním případě někdo z firmy na začátku stanoví průběh zpracování zakázky, rozdělí zodpovědnost a kompetence a hlídá odevzdání výsledků ve stanoveném termínu.

Tip č. 1: Vypozorujte, co vaši workflow brzdí

Nepřítelem hladkého průběhu workflow jsou především špatně nastavená očekávání a procesy. Popisujeme tu situace, kdy vám na stole přistane kopec práce s šibeničním termínem nebo kdy se tým vzájemně brzdí kvůli provázanosti přidělených úkolů a stále se na něco nebo někoho čeká. Pokud navíc někdo onemocní, vykolejí to celý tým.

Jak takovou situaci vyřešit? Pokuste se neustále monitorovat vytíženost týmu a automatizovat rutinní činnosti. Nastavení opakovaných faktur nebo automatické vykazování práce může uvolnit nejedny ruce pro důležitější práci.

Vnější příznaky jsou však často jen špičkou ledovce – ve skutečnosti můžou mít hlubší kořeny ve slabé interní komunikaci. Je proto důležité vždy důkladně zmapovat, co za vaší špatnou workflow stojí, a až pak hledat řešení.

Tip č. 2: Jak na efektivní řízení týmu

Řídit tým znamená pracovat s prioritami a zpětnou vazbou. Na vedoucí pozici by vaším hlavním úkolem mělo být sledovat cíle a soustředit veškeré dostupné prostředky k jejich naplnění.

Nebojte se proto delegovat nebo odmítat nepodstatné požadavky. S tím vám mohou pomoci nástroje, jako jsou notifikace, které nasadíte pouze k primárním úkolům, a reporty s checklistem.

Přečtěte si, jak používat notifikace pro efektivní práci.

Tip č. 3: Řízení týmu a zastupitelnost

Zastupitelnost jednotlivců v týmu může být doslova noční můra. Proto veďte svůj tým k tomu, aby průběžně zaznamenával nové informace o vývoji projektu v zákaznických kartách. Připojujte ke kontaktům i odkazy na související soubory a e-maily. Když někdo onemocní, pro ostatní členy týmu tak bude snazší převzít komunikaci nebo rozpracovaný úkol.

S přehledným zadáváním kontaktů vám pomůže Lamael.

Závěrem – kvalitní zázemí v systému

Všechno je mnohem jednodušší, pokud máte dobrou aplikaci pro firemní komunikaci a projektové řízení. Tu správnou poznáte podle toho, že je intuitivní, automatizuje opakující se procesy a podporuje vyhledávání a třídění souborů v souvislostech – například pomocí štítků.

Pokračujte na článek Nepracujte dlouho, pracujte efektivně: 3 zásady efektivní práce nebo se zaměřte na svoje vnitřní hodiny, kterým se věnuje článek Před obědem a po obědě? Koukněte se, jak si zorganizovat čas. Přejeme inspirativní počtení!

The post Když někdo onemocní: 3 tipy, jak hlídat workflow ve vaší firmě – Lamael appeared first on Lamael.

Pracovní skupinu vytvoříte kliknutím na oranžové tlačítko se svým jménem v pravém horním rohu a následným kliknutím na volbu „Nastavení uživatele“ v roletce s nabídkou.

Otevře se dialogové okno s nastavením, ve kterém scrollujte dolů až k části „Členství v pracovních skupinách“. Klikněte na tlačítko „Založit novou pracovní skupinu“.

Po kliknutí se tlačítko změní na řádek, do kterého napište název nové skupiny. Pak klikněte na „Enter“.

Po úspěšném přidání nové pracovní skupiny klikněte opět na oranžové tlačítko se svým jménem. V roletce s nabídkou, která se rozbalí, najdete úplně dole přehled svých pracovních skupin. Pro práci v náhledu patřícímu k dané pracovní skupině klikněte na její název.

Nyní můžete do skupiny pozvat další členy. Klikněte na oranžové tlačítko se svým jménem a z nabídky v roletce vyberte možnost „Nastavení skupiny“.

Otevře se dialogové okno s nastavením skupiny, scrollujte dolů až k části „Členové pracovní skupiny“ a klikněte na zelené tlačítko „Přidat nového člena“.

Po kliknutí na tlačítko se otevře sekce „Nový člen pracovní skupiny“. Pro přidání kolegy do skupiny vyplňte jeho pracovní email, přezdívku a celé jméno. Akci potvrďte kliknutím na modré tlačítko „Nastavit“.

Pokud spolupráci s novým kolegou ukončíte, pak jeho odebrání ze skupiny vyřešíte na stejném místě, kde byl přidán – tedy pod volbou „Nastavení skupiny“ v sekci „Členové pracovní skupiny“.

The post Krok za krokem: Jak pozvat kolegy ke spolupráci v teamu – Lamael appeared first on Lamael.