Software na řízení projektů – co to je? 

Představte si aplikaci, která bude řídit vaši firmu v podstatě za vás. Sice ne doslova, ale některé činnosti jako třeba vytváření a vyplňování excelových tabulek nebo ruční vypisování faktur – to udělá hravě za vás. Slouží jako prostor, ve kterém můžete přehledně a jednoduše pracovat – plánovat projekty, zadávat práci, sledovat chod zakázek, evidovat zboží i fakturovat.

Většina aplikací pro projektové řízení funguje v cloudu – to znamená, že můžete veškerá data, dokumenty i soubory sdílet mezi sebou, a to odkudkoliv. Je to taky krok kupředu z hlediska fungování firmy. Díky tomuto softwaru totiž můžete nabízet občasný home office nebo zcela remote pozici, což jsou u zaměstnanců jedny z nejžádanějších firemních benefitů. Vyšší konkurenceschopnost na trhu práce ale není zdaleka to jediné, co vám taková aplikace přinese. 

Vyšší efektivita, pořádek a méně práce – aneb proč začít používat aplikaci na řízení projektů ve své firmě 

Věděli jste, že firmy utratí přibližně 11 % zdrojů na zbytečné procesy pramenící z nefunkčního projektového řízení? To může být pro mnoho podniků z dlouhodobého hlediska likvidační. Přitom by stačilo změnit přístup k plánování projektů a řízení týmu a vše by mohlo hladce fungovat. Jak? Přesuňte se do nástroje na řízení projektů – pomůže vám s následujícím: 

1. Automatizace firemních procesů 

Jakmile začnete používat aplikaci pro řízení projektů, věřte, že se k žádným tabulkám už nevrátíte. Tento nástroj vám totiž pohlídá všechno – můžete v něm nastavit jednoduchý proces všech zakázek a projektů a pak už jen sledovat, jak ho zaměstnanci plní. Některé činnosti, např. fakturaci lze dokonce úplně automatizovat. Vy tak jenom vytvoříte projekt (případně připravíte zadání), přiřadíte vykonavatele, ten následně vykáže odpracovaný čas, který můžete automaticky fakturovat klientovi. Ušetříte si tím čas i práci, kterou byste strávili zdlouhavým vysvětlováním a zadáváním práce v e-mailech nebo na schůzce. 

2. Organizace práce a řízení týmu 

Pokud máte pocit, že byste s takovým nástrojem netušili, zda má každý práci, a hlavně, jestli ji odvedl, tak jste na omylu. Naopak budete mít mnohem větší přehled nad tím, kdo na čem zrovna pracuje. Ke konkrétním zaměstnancům si totiž můžete nastavit jejich kapacitu a hodinovou mzdu. Díky tomu vám zabere organizace práce minimum času a u všech takových činností odpadnou hodiny strávené komunikací. Delegování úkolů můžete totiž udělat přímo v nástroji a danému uživateli přijde notifikace, že jste mu přiřadili práci.  

Pokud si potřebujete sdělit důležité informace k projektu nebo úkolu, stačí označit uživatele a chatovat přímo u projektu. Každý tak ví, čeho se co týká a při realizaci nemusí nic složitě dohledávat. 

3. Zvýšení efektivity práce 

Z výše zmíněného je asi zřejmé, že software pro řízení projektů usnadňuje mnoho činností, a tím pádem i zvyšuje efektivitu práce. Abychom se ale bavili konkrétně – rádi s vámi budete sdílet slova podnikatelů, kteří začali využívat aplikaci pro řízení projektů Lamael: 

• „Jsem rád, že mám nad vším kontrolu a práce mi jde mnohem rychleji od ruky. Nejvíc oceňuji mobilní aplikaci, která šetří čas i zaměstnancům a společně tak dokážeme udržovat ve všem pořádek,“ chválí Lamael Tomáš Koláček, jednatel společnosti TK Servis Technology. 
• „Na jednom místě plánujeme, evidujeme objednávky i faktury a sledujeme plnění dílčích úkolů. Díky tomu máme neustálý přehled o efektivitě naší činnosti, průměrná délka plnění úkolů se zkrátila až o 60 % a my se můžeme věnovat rozvoji kultury a cestovního ruchu v Luhačovicích,“ říká o Lamaelu Jan Zavřel, ředitel Kulturního a kongresového centra Elektra. 
• „Chod společnosti se výrazně zefektivnil a díky možnosti online přístupu do aplikace třeba i z mobilního telefonu jsou i terénní pracovníci schopní pružně reagovat na jakékoliv potřeby zákazníků přímo na místě,“ uzavírá Pavel Štyler, jednatel společnosti ENERGOSOL. 

Pořád si nejste jistí? Zkuste 14 dní zdarma a uvidíte 

Líbí se vám představa, že budete mít celou firmu na jednom místě, ale bojíte se, zda je to to pravé pro vás? Vyzkoušejte Lamael na 14 dní zdarma a na vlastní kůži si vyzkoušejte, co všechno umí. Díky tomu zjistíte, zda by vám opravdu pomohl. Pokud by vám v něm některé funkce chyběly, umíme doplnit funkcionality přesně podle potřeb vaší firmy. 

The post Proč pro svůj byznys potřebujete aplikaci pro řízení projektů i týmů? appeared first on Lamael.

S čím potřebovala firma TK Servis Technology pomoct? 

Společnost hledala nástroj, ve kterém by mohla evidovat a řídit veškeré zakázky i faktury. Největší kámen úrazu představovalo především řízení velkých projektů, kdy se pracuje na 20 až 30 domech. Takové zakázky jsou totiž dost obsáhlé a zpracovávají se i celý rok. Navíc jezdí zaměstnanci na nákupy, které bylo potřeba někam evidovat. 

Původně používala firma účetní systém Money S3, který následně vyměnila za Money S4. V té době se ale potýkala s úbytkem práce a drahé licence těchto systémů už nedávaly smysl. Přešla tedy na iDoklad, který se ale ukázal jako příliš jednoduchý pro takové množství projektů. Bylo tedy potřeba pořídit ještě další – tím byl software ABRA.  

V jednu chvíli využívalo vedení firmy tři nástroje naráz, ty ale nepřinesly potřebný přehled a pořádek ve všech zakázkách. Naopak si museli zaměstnanci zvykat na více systémů a zavládl chaos. Majitel se tedy rozhodl vyzkoušet nástroj Caflou, který měl sjednotit vše na jedno místo.  

Nakonec se v reklamě na internetu objevil Lamael, který nabízel téměř dokonalé řešení. Firma se rozhodla ho vyzkoušet a byla nadšená z pohotové reakce majitele Lamaelu Martina Pavlíka, který je svým klientům vždy při ruce. Domluvili se na implementaci některých funkcí přímo na míru, aby byla práce v Lamaelu pro společnost co nejefektivnější. 

S Lamaelem uměli pracovat do hodiny od registrace 

Jednoduchost a grafické zobrazení – to zaujalo majitele firmy TK Servis Technology hned na první pohled. Když se do Lamaelu zaregistroval, zjistil, že takový styl fungování mu bude vyhovovat. Líbilo se mu barevné rozčlenění i nástěnka, což umožňuje se v Lamaelu jednoduše orientovat. Díky intuitivnímu ovládání nebyl vůbec problém pochopit, jak Lamael funguje a do hodiny od registrace už s ním uměl pracovat. Firma velmi oceňuje, že na první pohled ví, kam kliknout, a je nadšená i z rychlé implementace nástroje do firmy. 

Zpřehlednění všeho, co se ve firmě děje 

Největším přínosem Lamaelu je přehled, který do firmy vnesl. Majitel může bez problému sledovat práci, kterou zaměstnanci a externisti odvedou, a také jejich výkazy času. Zároveň už nemusí trávit 4–10 hodin nad administrativou, díky Lamaelu má hotovo za hodinu. Hlavní ale je, že už nedochází k žádné ztrátě materiálu a důležitých dokumentů. Díky mobilní aplikaci mají zaměstnanci přístup k Lamaelu odkudkoliv, a tak veškeré informace zaznamenají ihned. Potom už jen stačí vyfiltrovat daný projekt a okamžitě se ukáže výpis věcí, které k projektu patří. 

Majitel si pochvaluje i cenu Lamaelu, kterou považuje za velmi příjemnou – využívá toho, že k placenému účtu má několik externistů zdarma.  

Celkově Lamael firmě šetří: 

• vyšší desítky hodin měsíčně strávené administrativou, 
• desítky tisíc korun měsíčně – díky tomu, že nezapomenou na žádnou fakturu, doklad ani nákup. 

V budoucnu chce firma využívat Lamael naplno a v rámci vývoje na zakázku přizpůsobit i exporty a další potřebné funkce.  

„Lamael používáme asi 3 měsíce a za tu dobu už nám ušetřil vyšší desítky hodin měsíčně a taky hodně peněz. Jsem rád, že mám nad vším kontrolu a práce mi jde mnohem rychleji od ruky. Nejvíc oceňuji mobilní aplikaci, která šetří čas i zaměstnancům a společně tak dokážeme udržovat ve všem pořádek.“  

– Tomáš Koláček, jednatel společnosti 

The post Jak Lamael šetří desítky tisíc korun měsíčně firmě TK Servis Technology? appeared first on Lamael.

Zálohová faktura 

Náš návod se zaměří na faktury prodejní. Evidence zálohových faktur přijatých, které vytváříte například při nákupu materiálu, se vede zcela stejným způsobem. To znamená, že nám postačí příklad z prodejních faktur. 

Zálohové faktury najdete v agendě Prodej (nebo Nákup), pod záložkou Zálohy. 

Otevře se vám přehled všech vydaných záloh. Pro založení nové klikněte na zelené tlačítko Nový záznam. Tím se dostanete k možnosti vyplnit dialogové okno. 

V zálohové faktuře lze vyplnit řadu věcí – jen několik parametrů je ale zcela nezbytných pro její uložení. Bez vyplnění odběratele, splatnosti a položek (viz červeně orámované oblasti na obrázku níže) vás Lamael fakturu nenechá uložit. My ještě doporučujeme vyplnit jméno projektu (nebo obchodu), abyste měli vše přidružené k dané zakázce. 

Zálohovou fakturu také můžete rovnou klientovi odeslat, a to za pomocí akčního tlačítko obálky v dolní části dokumentu. Dále je možné vše vytisknout tlačítkem vedle. Pro odeslání dokumentu však potřebujete mít spárovaný e-mail s Lamaelem. Postup spárování se dozvíte v návodu Krok za krokem: Jak nastavit propojení e-mailu – Lamael. 

Pokud nechcete vyplňovat doplňující informace – jako je doprava, nebo text před položkami na faktuře –můžete vše uložit.  

Faktura konečná 

Pokud klient zaplatil zálohovou fakturu a vy jste dodali objednanou práci, můžete přejít k vydání faktury konečné. Faktura konečná je v Lamaelu totožná s fakturou klasickou a najdete ji v záložce Faktury. 

Tvorba takové faktury je zcela stejná, jako když jste tvořili fakturu zálohovou. Dialogové okno obsahuje stejné informace. Co vám může ušetřit čas, je otevření odpovídající zálohové faktury a její duplikace. To vám nakopíruje všechny informace a vy tak nemusíte fakturu vyplňovat podruhé. 

Po kliknutí na tlačítko označené na obrázku výše se vám otevře nabídka, v níž vyberte možnost Faktura. Automaticky se vám otevře dialogové okno, které již bude vyplněné. Nyní postačí v novém dialogovém okně faktury sjet pod název položek (případně upravit jejich ceny) a kliknout na možnost Odečíst uhrazenou zálohu.  

Lamael vám automaticky nabídne všechny zálohové faktury, které jste vystavili danému odběrateli. Vám pak stačí pouze vybrat příslušnou fakturu z nabídky. 

Fakturu můžete opětovně odeslat klientovi nebo vytisknout. Další kroky jsou již na vás. 

Tip: Pokud chcete, aby Lamael automaticky sledoval, zda jsou zálohy uhrazené, doporučujeme mrknout na náš článek Krok za krokem: Integrace s bankou a párování plateb s fakturami. 

The post Krok za krokem: Zálohové faktury a konečné faktury appeared first on Lamael.

Slouží k tomu dvě agendy – Nákup a Prodej. V Nákupu můžete sledovat obchodní pohyby spojené s nákupem služeb, zboží a subdodávek, zatímco v Prodeji naopak dokumenty spojené s dodanými službami nebo prodaným zbožím. 

Postup práce v těchto agendách je velmi podobný. My se zaměříme v tomto článku pouze na Prodej. Agendy ovšem fungují zcela stejně, takže ve chvíli, kdy se naučíte pracovat s jednou, automaticky ovládnete i tu druhou.

Poptávka – první krok 

Na počátku je vždy poptávka. Jedná se o poptávku, kterou vás osloví potenciální klient. Může se jednat o zájem o vaše služby, zboží – zkrátka cokoliv. Není povinné ji v Lamaelu evidovat, ale my vám to silně doporučujeme, abyste mohli sledovat celý obchod již od samého začátku a při jeho dokončení mohli analyzovat místa ke zlepšení. 

Pro vytvoření poptávky přejděte do agendy Prodej a otevřete záložku Poptávky. 

Dalším krokem je kliknutí na Nový záznam. Otevře se vám dokument, který je potřeba vyplnit. Primárně jde o: 

• odběratele (tedy potenciálního klienta), 
• položky, o které má zájem, 
• jméno projektu či obchodu a 

• a stav, v jakém poptávka je. 

Jméno projektu je dobré vyplnit proto, aby se vám doklad zobrazoval v přehledu dokumentů napojených na daný obchod či projekt. Jak efektivně pracovat s obchody a projekty a jaký rozdíl mezi nimi je, se můžete dočíst v našem článku Obchody a projekty – jaké jsou mezi nimi rozdíly a jak s nimi pracovat. 

Dokument pochopitelně obsahuje řadu dalších parametrů – číslo vašeho účtu, způsob úhrady nebo dopravu. Ty však pro účely tohoto článku vynecháme. 

Tip: Pokud máte v Lamaelu tarif Business, můžete využít funkci ceníku. Lamael si pamatuje vaše produkty a automaticky vám našeptává, co do dokladu vložit za položky. Také automaticky doplní ceny. 

Nabídka – druhý krok 

Ve chvíli, kdy jste zadali poptávku do systému, nastává chvíle, kdy můžete vytvořit nabídku. Například se s klientem domluvíte, že zboží bude potřeba více nebo nabídnete služby navíc. Nejsnazším způsobem je duplikování poptávky.  

Všechny údaje, které jste vyplnili do poptávky, se vám zkopírují do nového dokumentu a vy si ušetříte čas s jejich vyplňováním. Stačí pak jen upravit samotné položky na dokladu. 

Duplikát můžete vytvořit kliknutím na tlačítko na samém konci dokumentu, nalézá se hned vedle tlačítka uložit. 

Otevře se vám nabídka, ze které můžete vybrat, jaký druh nového dokumentu chcete z daného dokladu vytvořit. Vyberte nabídku. 

Dokument se vám nyní zkopíruje do nabídky a již stačí pouze přepsat položky na dokladu do nové podoby. 

Krok třetí – objednávka 

S klientem jste se dohodli na šíři spolupráce a chcete se pustit do práce. Tím vzniká objednávka, která se stává prvním víceméně závazným dokumentem. 

Pokud jste začali vše zadávat již u poptávky nebo nabídky, můžete opět využit funkci duplikace. S tím rozdílem, že v tomto konkrétním případě vytvoříte objednávku. 

U objednávky nastává mírná změna ve funkcích dokumentu. Zpřístupní se vám možnost dokumenty provázat a zakládat v návaznosti na sebe. To znamená, že z objednávky rovnou můžete vytvořit dodací list nebo například fakturu. 

V praxi pak máte možnost po otevření jakéhokoliv dokumentu, který je takto provázán, se na jedno kliknutí podívat na ostatní dokumenty v rámci daného obchodu. 

Krok čtvrtý – dodací list 

S klientem jste od původní poptávky došli až k objednávce a nyní nastal čas mu doručit objednanou službu nebo výrobek. K tomu slouží dodací listy – ty říkají, že klient převzal nebo obdržel to, o co žádal. 

Dodací list vytvořte tím, že v objednávce kliknete na tlačítko Vytvořit dodací list. 

V nově vytvořeném dodacím listu vám doporučujeme zkontrolovat, že obsahuje dodací adresu klienta, kam jste zboží doručili. 

Lamael vám nabízí ještě jednu možnost – zakázkový list. Ten nabízí možnost, aby klient přebírku na místě přímo elektronicky podepsal. Jak s ním pracovat a jaké další rozdíly jsou mezi zakázkovým a dodacím listem, se můžete podívat v našem článku Krok za krokem: Jak pracovat se zakázkovými listy. 

Mezikrok – skladová výdejka 

Pokud v Lamaelu využíváte skladové hospodářství, Lamael vám automaticky bude při vyplňování dokladů našeptávat, jaké produkty máte na skladě vytvořené. 

A také vám dá možnost z obchodního dokumentu rovnou vytvořit skladovou výdejku. Tlačítko pro vytvoření skladové výdejky se vám zobrazí pouze v případě, že se na dokladu nachází položka, kterou máte vedenou i na skladě. 

Krok poslední – faktura 

Klient vás oslovil s poptávkou, provedli jste nabídku, následně došlo k objednávce, zboží bylo doručeno a nyní je čas na vystavení faktury. Jedná se o poslední krok v procesu obchodních dokumentů. Fakturu opětovně můžete vytvořit přímo z předchozích dokumentů. 

Od předchozích dokladů se liší tím, že je potřeba nastavit: 

• splatnost, 
• číslo účtu, na který má klient zaslat peníze 

• a způsob úhrady.  

Variabilní symbol můžete přepsat dle vlastní potřeby, nebo tam ponechat ten, který Lamael automaticky vytvoří na základě čísla dokladu. 

Fakturu již nyní stačí pouze zaslat klientovi. Pokud by se jednalo o pravidelnou fakturaci, doporučujeme vám mrknout na náš článek Krok za krokem: Nastavte automatické upomínky faktur. 

Propojení dokumentů je silnou stránkou Lamaelu. Jedná se o funkci, která vám pomáhá udržovat v dokumentech přehled a rychle se v nich orientovat. Otevřete-li totiž kteroukoliv fakturu nebo jakýkoliv další dokument, můžete se jedním kliknutím podívat na kterýkoliv předchozí dokument. Zkontrolovat jej nebo v něm klidně i něco opravit. 

Finální dokument tak tedy můžete vypadat i takto: 

Tip: Doporučujeme, abyste s Lamaelem propojili i e-mailový účet, který používáte u své banky. Díky propojení získáte přehled o zaplacených fakturách a ušetříte si spoustu času. Jak na propojení se můžete dočíst v našem článku Krok za krokem: Integrace s bankou a párování plateb s fakturami. 

The post Krok za krokem: Od nákupu a prodeje až k faktuře appeared first on Lamael.

Až 85 % zaměstnanců by chtělo mít možnost práce na dálku 

Takovou statistiku sdílelo ve své studii Ministerstvo práce a sociálních věcí. Výhody home office začali lidé objevovat v době pandemie, kdy se musela velká část firem naučit pracovat online. Nejprve to byla pro všechny komplikace, jakmile ale bylo možné se vrátit se do kanceláří, mnoho zaměstnanců toužilo zavést home office alespoň jako firemní benefit. Možnost práce na home office je tedy v posledních dvou letech nejžádanější a nejhodnotnější zaměstnaneckou výhodou. Hlavním důvodem je pocit svobody – člověk si totiž může rozvrhnout celý den podle svých potřeb. Noční sovy si tedy přispí a pracovat začínají až v dopoledních nebo odpoledních hodinách, ranní skřivani mohou zase hned po práci vyrazit třeba na výlet. Díky home office nemusí zaměstnanci dojíždět, mohou trávit více času s rodinou a jsou více odpočatí. A co je ve finále víc než spokojení pracovníci? 

Jak kontrolovat zaměstnance na home office? 

Přemýšlíte o tom, že i vy nabídnete svým zaměstnancům možnost práce z domova, ale bojíte se, že nebudou plnit své pracovní povinnosti? Samozřejmě je důležité si nastavit určitá pravidla a procesy, ale jinak se nemusíte ničeho bát – ostatně v kanceláři taky určitě nestojíte pracovníkům za monitorem. Statistiky dokonce ukazují, že průměrný zaměstnanec je skutečně produktivní pouze 2 hodiny a 53 minut denně. Během své pracovní doby je totiž mnohokrát vyrušen kolegy, kvůli čemuž mu pak úkoly trvají mnohem déle. Na home office bývají zaměstnanci zpravidla mnohem produktivnější, protože jsou v příjemném prostředí a nikdo je nerozptyluje. 

Navíc díky chytrým pracovním nástrojům zjistíte i na dálku, co všechno daný zaměstnanec odpracoval. Stačí zavést time tracking a výkaz práce.   

Co je time tracking a jak funguje monitorování zaměstnanců na dálku? 

Time tracking je digitální sledování času, který strávíte na určitém úkolu. Jde o funkci, jež je většinou součástí softwarů pro řízení firmy jako je například Lamael. Funguje to tak, že máte jako firma veškeré projekty, úkoly, data i faktury v jednom nástroji, k němuž máte přístup kdykoliv a odkudkoliv. Zaměstnanec na home office si tedy tento nástroj otevře a vidí v něm úkoly s konkrétními termíny, které má udělat. Jakmile na úkolu začne pracovat, spustí si časovač, a když úkol dokončí, vykáže uplynulý čas. Vy si tedy můžete kdykoliv zobrazit hodinový výkaz práce jakéhokoliv zaměstnance.  

Tip: Přečtěte si celou příručku o tom, jak na řízení lidí na dálku. 

Zkuste Lamael a efektivita celé firmy jen poroste 

Lamael dokonce disponuje automatickým výkazem práce – stačí tedy zapnout a vypnout časovač a všechno ostatní se děje automaticky. Pokud do systému zadáte i konkrétní hodinovou sazbu, můžete rovnou fakturovat. Podívejte se, jak to vypadá v praxi. 

Lamael vám vyřeší mnohem víc než jen monitoring zaměstnanců. Mrkněte na všechny jeho funkce a vyzkoušejte ho zdarma na 14 dní. V případě potřeby ho umíme upravit na míru potřebám vaší firmy.  

The post Vykazování času aneb mějte své zaměstnance pod kontrolou i na home office appeared first on Lamael.

Proč si vykazovat práci

Z provedených průzkumů společnosti Voucher Cloud vyplulo na povrch hned několik děsivých statistik:

• Průměrný zaměstnanec je skutečně produktivní pouze 2 hodiny a 53 minut denně.
• V průběhu 1 hodiny jsou zaměstnanci vyrušeni až 7×, přičemž každé takové zdržení zabere cca 5 minut.
• Lidé na pracovišti jsou rozptýleni od práce každých cca 8 minut.

Z výše uvedeného vyplývá, že během 8hodinového pracovního dne může zaměstnanec kvůli rozptýlení přijít až o 4 hodiny pracovní doby. V naprosté většině případů si totiž vůbec neuvědomuje, jak častá tato vyrušení jsou a kolik času plnění jednotlivých úkolů zabere.

I z toho důvodu volí mnoho firem software pro sledování času. Ten zamezí nejen zmiňovanému vyrušování, ale přispěje také ke zvýšení produktivity.

Nastartujte časovač a… to je vše

Trackování docházky příliš lákavě nezní, ale pokud k tomu máte ten správný nástroj, je to hračka. Veškerá měření totiž probíhají naprosto automaticky.

U vybraného projektu či úkolu stačí zapnout časovač a pak se až do momentu dokončení práce nemusíte o nic starat. Na jedno kliknutí časovač zase vypnete. Pokud máte u úkolu stanovou hodinovou sazbu, máte veškeré podklady pro vystavení faktury. Měření času tedy zefektivňuje i další činnosti, které v rámci své agendy musíte řešit.

Ve výkazech pak vidíte všechnu svou odvedenou práci. Pomocí filtrů si zvolíte parametry, které vás zajímají: období, vykonavatele, stav, úkol a projekt. Na pár kliknutí tak dostanete přehlednou tabulku výkazu práce. Takto připravený report můžete stáhnout v požadovaném formátu a poslat nadřízenému nebo klientovi ke schválení.

Tip: Podívejte se na podrobný návod, jak v Lamaelu vykazovat práci přímo na projektech a úkolech.

Mějte spolupráci pod drobnohledem

I práce v týmu bude díky měření docházky mnohem efektivnější – jednoduše si totiž pohlídáte, jestli každý udělal to, co měl zadané, a neblokoval svým zpožděním práci ostatním. Přesně totiž vidíte, kolik hodin každý strávil nad úkolem či celým projektem.

Veškeré aktivity naplánované pro tým si můžete zobrazit i v kalendáři, kde přesně vidíte vytíženost jednotlivých členů. Přibyl vám nečekaně úkol a vy nevíte, kdo má kapacitu ho splnit? Sdílený kalendář je místem, kde to zjistíte raz dva.

Při vytváření projektů se vyplatí nastavit celkový časový budget. Díky tomu si lehce ověříte, jestli stíháte vše ve stanoveném limitu, nebo si jednoduše spočítáte, o kolik hodin se práce může protáhnout.

Tip: Efektivní spolupráci vám nezajistí jen vykazování času. Koukněte se i na další tipy, jak nakopnout práci v týmu.

Zmáčkněte tlačítko reset a začněte vykazovat práci online

Chcete na svém pracovišti nastavit nová pravidla, díky kterým se bude všem pracovat lépe a efektivita poroste strmě nahoru? Vyzkoušejte si práci v projektovém nástroji Lamael. Veškeré projekty si plánujete a kontrolujete na časové ose. Díky funkci delegování na to nejste sami a jen sledujete, jak práce odsýpá. Hotovou práci vykazujete na jedno kliknutí a už nikdy nepracujete zadarmo. Ostatně, sami si nezávazně vyzkoušejte, s čím vším vám Lamael pomůže a jak bude šetřit váš čas.

The post Víte, kolik času skutečně trávíte prací? Automatický výkaz práce to zjistí za vás appeared first on Lamael.

Raz: Výkaz práce bez práce

Pojďme rovnou k věci – Lamael byl vytvořený tak, aby měl integrované veškeré funkce, které firma potřebuje pro svůj chod. Druhým bezpodmínečným cílem bylo usnadnění a urychlení rutinních procesů. Proto v něm i vykazování práce zvládnete levou zadní. Výkazy práce se tvoří automaticky z dokončených úkolů, a pokud máte stálého zákazníka, jednoduše si nastavíte i odeslání výkazů na jeho e-mail. Posledním krokem k dokonalosti pak bude jen nastavení automatické fakturace na konci měsíce nebo v jiných dohodnutých intervalech.

Dva: Jak to funguje?

K tomu, aby všechno fungovalo tak, jak má, stačí pár věcí. V Lamaelu přiřazujete úkoly a aktivity k projektům, uvádíte k nim časovou náročnost a stav průběhu zpracování. Obojí se zobrazuje také v kalendáři, ve kterém lze natahovat nebo zkracovat bloky událostí a tím upravovat i vykazovaný čas. V detailu aktivit najdete i časovač, se kterým lze jednoduše řešit time tracking. Čas můžete samozřejmě dopsat také ručně. Ať už zvolíte jakoukoli možnost pro zadání časové náročnosti aktivity nebo úkolu, ve chvíli, kdy jej označíte jako dokončený, vytvoří se výkaz práce.

Tři: Automatizace výkazů práce i fakturace

Nastavení automatického odesílání zálohových nebo ostrých faktur zadáte ve funkci „Prodej“ přes možnost „Šablony“. Prohlédněte si návod pro postup Krok za krokem: jak nastavit opakovanou fakturaci. Omrkněte také návod Krok za krokem: jak měřit a vykazovat čas pomocí timesheetů a uvidíte, jak snadné to je.

The post Trápí vás administrativa s výkazy práce? Zbavte se jí, než napočítám do tří! – Lamael appeared first on Lamael.

Přepněte do okna „Výkazy“, zobrazí se základní přehled všech dostupných výkazů roztříděný do sloupců podle vykonavatele.

V tomto náhledu můžete výkazy rychle filtrovat podle časových úseků – den, týden, týden po dnech, měsíc. Klikněte na rozbalovací roletku v šedém řádku pod hlavním menu a vyberte vlastní nebo týmové výkazy.

Po kliknutí na možnost „Můj měsíc“ se zobrazí přehled odpracovaného času rozděleného mezi projekty a úkoly. Každý sloupec znamená jeden projekt.

Pokud chcete vykázat úkoly za poslední měsíc napříč všemi projekty, můžete to udělat již z tohoto náhledu. Klikněte na ozubené kolečko vpravo v šedém řádku pod hlavním menu a zvolte možnost „Tisk do PDF“ (případně do jiného požadovaného formátu).

Ve výkazu se zobrazí všechny úkoly ze všech projektů s odpracovaným časem.

Pokud chcete vykázat čas u úkolů, které patří k jednomu projektu, klikněte na ikonu se symbolem řádků v šedém řádku pod hlavním menu. Přepnete tak do zobrazení v řádcích, ve kterém je k dispozici kompletní filtrování.

S filtrováním vám vždy pomůže našeptávač, který se otevře po kliknutí do některé kolonky v šedé spodní liště.

Zadejte do filtru požadované parametry – název projektu, časové období a stav. Potom klikněte na ozubené kolečko v šedém řádku pod hlavním menu. Když teď stáhnete report například kliknutím na možnost „Tisk do PDF“, získáte výkaz práce ke konkrétnímu projektu s rozpadem času mezi jednotlivé úkoly. Tento report můžete poslat nadřízenému nebo zákazníkovi.

Tip nakonec – z výkazů můžete v pár krocích rovnou vystavit fakturu. Pokud chcete fakturovat, zkontrolujte, že všechny zobrazené záznamy jsou ve stavu „Fakturuj“.

The post Krok za krokem: Jak vykazovat práci na úkolech a projektech – Lamael appeared first on Lamael.

Jak si říct o peníze

Zákazník se často zeptá na cenu hned na začátku obchodní schůzky. Některé kurzy a manuály prodejcům radí odsunout svoji odpověď až za prezentaci obsahu služby na okamžik, kdy zákazník „dostane chuť“ na představenou nabídku. Existuje ale i princip tzv. „cenového šoku“, kdy požadovanou odpověď dáte hned a pak vysvětlíte, co zákazník za své peníze získá. Tento princip vychází z akceptace faktu, že výsledná cena nikdy není dost nízká, a proto je jednodušší otevřeně ji oznámit a pak začít se zákazníkem pracovat.

Důležité je, abyste svoji cenu znali vy a neměli z ní strach. Provedení zákazníka procesem přijetí ceny je váš úkol, který je naprosto stejný, jako když popisujete vlastnosti výrobku nebo obsah služby. Znalosti rozsahu odvedené práce, která za cenou stojí, byste měli věnovat stejnou pozornost jako nastudování kvalit prodávaného produktu.

Jak přistupovat ke slevám

Vzhledem k tomu, že slevy jsou dnes „trendy“, můžete si nějakou připravit pro závěrečné vyjednávání. Poskytněte ji však výhradně zákazníkovi, který se již vnitřně rozhodl, že službu či produkt chce koupit. Myšlenku, že prodáte díky slevě, si raději vyžeňte z hlavy, protože to v 90 % případů nefunguje. Sleva by měla být přidaná hodnota, která vás zároveň nic nestojí. Nabídněte třeba záruku na prodloužený servis.

Jak začít prodávat něco, co jste zatím dělali zdarma

Podnikání velmi často vznikne tak, že se něco naučíte vyrábět nebo zajišťovat a pak se před vámi otevře možnost živit se tím. Ať už se věnujete čemukoli, nedávejte svou práci nikdy zadarmo. Tohle je běžný kámen úrazu a často souvisí s výše popsaným „rozdáváním slev“ pro získání prvních zakázek. Když v rámci testování služby nebo produktu začínáte s okruhem přátel a známých, vždycky bude existovat celá fronta dalších přátel a známých se zájmem otestovat také zadarmo.

Pokud se chcete vyhnout vnitřním dilematům, pak nejvíc pomůže, když si začnete evidovat odpracované hodiny. Můžete si dopřát ještě jednu „zakázku ze známosti“, ke které si pořídíte „časovač“ a zapnete ho pokaždé, když se pustíte do práce. Zaznamenejte si i čas, kdy vymýšlíte koncept služby nebo návrh prototypu výsledného produktu. Získané údaje jsou klíčové pro ostrý prodej, protože vám dodají jistotu při sdělení ceny. Tahle myšlenka není nijak průlomová ani nová, ale je osvědčená. Vlastní projekty v začátcích jsou totiž ukázkovou černou dírou pro váš čas, za který zatím nikdo neplatí.

Shrnutí                

Říci si o peníze neumí mnoho firem a podnikatelů, vyžaduje to trochu cviku. Pokud je to i váš případ, začněte s tím, že změříte čas a úsilí vkládané do jedné zakázky. Připravte sami pro sebe výkaz hodin až po vytisknutí fakturace ve stejné podobě, v jaké byste ji předávali platícímu zákazníkovi. Když to uděláte bez podvádění, uvidíte na papíře před sebou odměnu, kterou si zasloužíte. Před jednáním se zákazníkem si svoji soukromou fakturu prohlédněte a připomeňte si časovou náročnost a kvalitu své vlastní práce.

Pokud se chcete dozvědět, jak prakticky fakturovat v Lamaelu, koukněte na náš návod.

The post Jak fakturovat vykázanou práci – Lamael appeared first on Lamael.