Generativní AI v centru pozornosti

V roce 2024 se očekává, že generativní umělá inteligence (AI) bude hlavní technologickou inovací. Firmy by měly zvážit, jak integrovat AI do své práce, ať už jde o vývoj produktů, zákaznický servis nebo tržní analýzu. Pokud ve vedení nějaké takové společnosti jste, měli byste se už teď zamýšlet nad tím, jak využít AI k vytvoření něčeho úplně nového (ačkoli nové nerovná se kvalitní či dobré, což v případě AI platí dvojnásob).

Nejde jen o to mít nejnovější hračku, ale o to být o krok napřed před konkurencí. Takže, chcete být ti cool manažeři, co mění svět k lepšímu? AI vám pomůže zlepšit vaše schopnosti a rychlost práce.

Tip na podnikání: Zvažte využití generativní AI pro personalizaci vašich produktů a služeb. Představte si, že každý váš zákazník dostane přesně to, co potřebuje. O různých typech zákazníků jsme napsali celý článek.

Práce z domova a hybridní modely

Pracujete rádi z domova? Pokud ano, nejste sami. Hybridní pracovní modely, které kombinují práci z domova a z kanceláře, jsou stále populárnějším trendem v podnikání. Důležité je, aby firmy vytvářely prostředí, které podporuje flexibilitu a zároveň zajistí, že zaměstnanci pracující z domova nebudou vnímaní jako méně angažovaní nebo méně produktivní. To zahrnuje zajištění rovného přístupu ke zdrojům, příležitostem pro rozvoj kariéry a stejného uznání jejich přínosů. Vytvoření efektivního a spravedlivého prostředí pro hybridní práci je důležité pro udržení motivace a spokojenosti zaměstnanců.

Zajímavost: Víte, že až 85 % zaměstnanců by chtělo mít možnost práce na dálku? Více se dozvíte v našem článku.

Takže, ať už jste fanoušek práce v pyžamu, nebo milujete chuť kancelářské kávy, pamatujte, že hybridní práce vyvažuje to nejlepší z obou světů. Užijte si flexibilitu a buďte hvězdou, ať už pracujete odkudkoli. Ostatně zaměstnanci můžou být stejně produktivní i na homeffice a se správným projektovým nástrojem můžete mít pod kontrolou vykazování jejich času.

Tip na podnikání: Zkuste zavést koncept Flexi-Work Space. Tento model kombinuje nejlepší aspekty práce z domova a z kanceláře, poskytuje zaměstnancům flexibilitu ve výběru pracovního prostředí a podporuje efektivní spolupráci bez ohledu na fyzickou lokalitu. Konkrétně spočívá v poskytování možnosti volby, kde budou zaměstnanci pracovat. Flexi-Work Space také zahrnuje technologické nástroje a platformy, které podporují efektivní spolupráci bez ohledu na fyzickou lokalitu, jako jsou komunikační aplikace a cloudové služby pro sdílení a správu dokumentů.

Přečtěte si náš článek, ve kterém popisujeme, jak na automatickou fakturaci.

Ve víru kybernetických útoků

Už nyní je každá druhá firma obětí kybernetického útoku, a odhaduje se, že škody z kyberkriminality dosáhnou do roku 2025 až 10,5 bilionu dolarů. V této bitvě jsou na vzestupu technologie jako automatizované řízení hrozeb, cloudová bezpečnost a kybernetická bezpečnost jako služba. Kybernetická ochrana není jen trendem v podnikání, je to nutnost.

Firmy se nyní potýkají se sofistikovanějšími kybernetickými hrozbami, kde útočníci využívají AI k obcházení tradičních obranných strategií. Jako odpověď na to se zpřísňují kybernetické předpisy po celém světě, což vyžaduje, aby firmy byly ostražité nejen v technologickém směru, ale také v oblasti dodržování regulací.

Tip na podnikání: Investujte do vzdělávání vašeho týmu v oblasti kybernetické bezpečnosti. Zorganizujte pravidelné, ale zábavné školení. Každý člen vašeho týmu by měl být připravený se poprat s kyberhrozbami.

Vítejte ve světě hyperautomatizace

V roce 2024 se očekává další významný posun v oblasti automatizace, s klíčovou rolí pro internet věcí (IoT), umělou inteligenci a pokročilé mobilní sítě jako 5G a 6G. Tato kombinace technologií umožní vývoj pokročilých automatizačních řešení, jako jsou samoopravné stroje a optimalizované výrobní procesy díky monitorování v reálném čase. Dále se můžeme těšit na zlepšení v oblastech, jako je řízení zásob a logistika, kde tyto technologie umožní efektivnější predikci poptávky a plánování.

Zajímavost: představte si, že vaše oblíbené e-shopové balíčky dorazí rychleji díky technologiím, které zrychlí dodávky a sníží náklady (technologie jako je automatizované skladování a řízení zásob, optimalizované logistické algoritmy pro efektivnější trasování dodávek, využití dronů a autonomních vozidel pro doručování a pokročilé analýzy dat pro předpovídání poptávky a lepší plánování zásob). Automatizace dělá podnikání rychlejší, chytřejší a mnohem účinnější.

Tip na podnikání: Využijte hyperautomatizaci pro zlepšení zákaznického zážitku. Zaměřte se na automatizaci procesů, které mají přímý dopad na vaše zákazníky – od rychlejšího zpracování objednávek po personalizovaný zákaznický servis. Personalizace teď hraje v customer care prim. Přečtěte si, jak na úspěšnou akvizici zákazníků.

Držte krok s trendy v podnikání s Lamaelem

Jak jste si mohli přečíst, trendy v podnikání pro rok 2024 se zaměřují na inovace, flexibilitu a bezpečnost. V tomto kontextu se náš projektový nástroj Lamael ukazuje jako klíčový pro ty, kteří chtějí být o krok napřed. Lamael nejenže poskytuje elegantní a jednoduché CRM řešení, ale jeho hlavní přínos spočívá ve zlepšení plánování projektů a zvyšování efektivity vašeho týmu.

Díky efektivnějšímu využívání času a zdrojů vám Lamael umožní ušetřit nejen čas, ale i peníze, což vás posune před vaši konkurenci. Kromě toho nabízí nástroje pro snadné ukládání a vyhledávání informací, poskytuje hluboký vhled do vašich projektů a klientů, čímž vám umožní stát se “hrdinou informací” ve vašem byznysu.

The post 85 % zaměstnanců chce flexibilitu: Hybridní práce jako jeden z trendů roku 2024 appeared first on Lamael.

Obchodní zástupce a jeho největší (ne-)přítel stres 

Jako obchodní zástupce máte v podstatě jeden hlavní úkol, kterým je získat nové zákazníky a udržovat pevný vztah s těmi stávajícími. Jste to vy, na koho majitelé firem nejvíc sázejí a zároveň možná trochu tlačí. Přinášíte totiž zakázky a díky vám firma prodává – pro celý podnik jste tedy rozhodně důležití. Na druhou stranu každý úspěšný obchodní zástupce ví, že se za oponou této profese skrývá nejen hodně stresu a tlaku, ale i nepříjemné soutěživosti.  

Pokud jste obchodník, tak to určitě znáte. Některé dny musíte čelit nenáviděnému cold callingu, běháte po schůzkách, máte jeden hovor za druhým, vytváříte cenové nabídky, posíláte výstupy ze schůzek a ujišťujete se, že je zákazník neustále spokojený.  

Některé tyto činnosti mohou být pro obchodníky stresující samy o sobě, nicméně tím největším stresorem bývá ve většině případů finanční odměna. Ta je totiž většinou variabilní – určitá část je fixně stanovená, ale ten zbytek se odvíjí třeba od počtu hovorů, úspěšně uzavřených obchodů nebo podílu z nějakých nových zakázek. Bývá ale nastavená tak, abyste se museli snažit. Z tohoto důvodu není divu, že je obchodní zástupce jedna z profesí, ve které lidi nejčastěji vyhoří. Hon za vyšší odměnou a lepšími výsledky se totiž přímo nabízí. A čím víc pracujete, tím více stresu zažíváte – což nemusí být vždycky špatně, z dlouhodobého hlediska to ale nepřináší nic dobrého.  

Jak poznáte stres a kdy vám škodí? 

Na začátek je důležité říct, že stres je přirozená reakce, která vás chrání v náročných situacích. V momentě, kdy váš mozek vyhodnotí, že jste v ohrožení, se vyplaví stresový hormon. Ten způsobí zrychlení tepu, bušení srdce a příval energie, kterou potřebujete pro záchranu. Tato akutní forma stresu je dobrá pro vaše přežití nebo pro podání lepšího výkonu. Pokud ovšem přetrvává v řádu týdnů či měsíců, dochází k vyčerpání, oslabení imunitního systému – a tím pádem i k řadě onemocnění. 

Jak poznáte, že prožíváte dlouhodobý stres? Například podle toho, že jste dlouhodobě unavení, i když hodně spíte. Dalším příznakem může být nespavost, problémy se zažíváním, zvýšený krevní tlak nebo úzkosti. Příznaky stresu mohou být psychické i fyzické, a pokud jde o chronický stres, můžete je pozorovat delší dobu.  

4 tipy, jak se zbavit stresu 

Prožíváte stres, který vás motivuje podávat lepší výkony a práce pod tlakem je něco, co si vlastně užíváte? Pokud vám to dělá radost – a ne vrásky – pak je to zřejmě v pořádku a žádného stresu se zbavovat nemusíte. Jestli se ale dlouhodobě cítíte přepracovaní a vyčerpaní a stále jedete na plný výkon, pak by se vám mohly hodit následující tipy jak můžete trochu upustit páru a dokázat se stresem pracovat. 

1. Najděte stresory 

Co vás v práci nejvíce stresuje? Zamyslete se nad následujícími stresory, které bývají nejčastěji problémem. Jakmile budete vědět, co vás na práci stresuje, můžete začít hledat řešení. 

• Nízká nebo příliš variabilní finanční odměna, 
• časově náročná pozice, 
• dlouhodobé pracovní zatížení, 
• nepříjemný kolektiv nebo firemní kultura, 
• nedostatek podpory a komunikace. 

2. Dostaňte svou práci pod kontrolu 

Práce obchodního zástupce je velmi náročná na time management. Máte totiž během dne mnoho menších úkolů, které vás mohou lehce zahltit. Snadno pak můžete mít pocit, že máte příliš práce, kterou nelze vůbec stihnout. Kdybyste si ale jednotlivé úkoly hodili na papír a vytvořili denní či týdenní to-do list, možná byste zjistili, že to zvládnete levou zadní. Bez něj totiž můžete mít tendenci skákat od jednoho k druhému.  

Zkuste si včetně to-do listu stanovit pevnou pracovní dobu a časové bloky, během kterých se budete věnovat skutečně jen zmíněným úkolům. E-mailovou schránku totiž stačí otevřít dvakrát za den, a ne každých deset minut. Stejně jako odepisování kolegům na Slack, SMS nebo WhatsApp. To všechno jsou situace, které vás rozptýlí od práce a zvýší hladinu stresu. Proto máte na konci dne pocit, že jste toho moc nestihli, ale zároveň jste vyčerpaní.  

Obecně se dá říct, že člověka pohltí stres v momentech, kdy nemá věci pod kontrolou – nebo má alespoň takový pocit. Je jasné, že všechno mít pod kontrolou nemůžete – některé věci zkrátka neovlivníte. Jakmile se rozhodnete na nich tolik nelpět, velmi se vám uleví.  

Svou práci si ale zjednodušit můžete – a díky aplikaci pro řízení projektů ji můžete dostat i pod kontrolu, aniž by vás to stálo veškerou energii. V Lamaelu jako obchodní zástupce snadno evidujete veškeré své rozjednané obchody. Můžete zaznamenávat jejich stav, přiřazovat další úkoly svým kolegům, vykazovat odpracovanou práci a vytvářet si online vizitky s kontakty na veškeré klienty. Máte v něm zkrátka vše na jednom místě – včetně e-mailu a chatu. Takže si to nejen ulehčíte, ale taky můžete očekávat zvýšení efektivity práce.  

3. Uvolněte se, nic vám neuteče 

Člověk se občas tolik soustředí na své cíle, že si zapomíná užívat cestu. Když ale něčeho dosáhnete, ten euforický moment, na který celou dobu čekáte, se rozplyne mezi prsty a vy už zase hledáte další cíl, za kterým se hnát. Role obchodníka vás do takové pozice může snadno dostat. Svou pozornost totiž máte velmi často zaměřenou na získávání co největšího množství zákazníků a překonávání svých kolegů v počtu úspěšně uzavřených zakázek.  

Takové nastavení ale bohužel vede v mnoha případech právě k dlouhodobému stresu – potažmo k syndromu vyhoření. Zkuste se tedy během svého pracovního dne trochu uvolnit. I když vám na vaší práci a výsledcích záleží, neberte to tak vážně a užijte si to. Když přijde nějaký problém, snažte se změnit svůj přístup k němu – zachovejte klid a věřte, že to hravě vyřešíte. Pokud chcete svou práci vykonávat dlouhá léta, zvolněte, nic vám neuteče.  

Tip: Mohly by vás zajímat tipy, jak nevyhořet. 

4. Nevkládejte do práce celý svůj smysl 

Odpočinek je důležitý, a to i v případě, že je vaše práce současně vaším koníčkem. Jako obchodní zástupce máte mentálně náročnou práci. A když je unavená hlava, nejlepší způsob, jak „vypnout“, je nějaká fyzická aktivita. Vyrazte na kolo, tenis, procházku nebo cokoliv dalšího, co vás napadne. Mějte zkrátka v záloze další aktivity, při kterých se dobře cítíte. Nevkládejte celý svůj smysl jenom do své práce, jakmile se totiž něco pokazí, může se vám zhroutit celý váš svět. Přitom je to jenom jedna z jeho mnoha částí. 

Zaujaly vás naše tipy? Podívejte se na naše další články na téma podnikání.  

The post Jste obchodní zástupce? Poradíme vám, jak se zbavit stresu a pracovat efektivněji appeared first on Lamael.

1. Chce to čistou hlavu a funkční systém 

Každý den nosíte v hlavě všechny povinnosti a úkoly, na které nesmíte zapomenout. Když k tomu přidáte ještě vnější vjemy nebo myšlenky, které vám během dne zaměstnají mysl, je z toho pořádná nálož informací. A to jste se ještě ani nepustili do práce. Pokud se cítíte přehlcení, nevíte, čím začít a topíte se v pracovních povinnostech, začněte takovou „mentální očistou“. 

Zkrátka si všechny tyto informace někam napište – někdo volí zápisník, někdo online pracovní systém. Pro začátek si vystačíte i s obyčejným listem papíru. Napište na něj vše, na co nesmíte zapomenout a co musíte udělat. Postupně tyto úkoly roztřiďte podle priority a následně jim přidělte i nějaký termín – vložte je na konkrétní čas a datum do kalendáře.  

Základem všech time management metod je systém, který určuje pravidla a postupy. Když si ho vytvoříte, plánování pracovního týdne pro vás bude hračka.  

2. Připravte si to-do list  

Možná se vám to zdá jako „rada nad zlato“, ale seznamy úkolů prostě fungují. Místo slepého skoku do rychlého pracovního pondělí zpomalte. Udělejte si ráno čas, kdy projdete kalendář a to-do list z předchozího týdne. Zkontrolujte, zda jste splnili vše, co jste si naplánovali, a rovnou se pusťte do tvorby nového seznamu úkolů. Ideální je rozdělit si celý týden den po dni a do každého dne dát 3–5 úkolů (v závislosti na jejich náročnosti). Díky tomu budete přesně vědět, co vás každý den čeká, na nic nezapomenete, a hlavně nebudete muset tyto informace nosit v hlavě. 

Pocit zahlcení až úzkosti z práce má člověk většinou v momentě, kdy ho čeká velké množství povinností, a má pocit, že je nemůže stihnout. Taková maličkost jako týdenní to-do list vás pak dokáže uklidnit, protože zjistíte, že těch povinností zas tolik není – případně je alespoň máte pod kontrolou.  

Když si plánujete svůj pracovní týden, myslete v něm taky na přestávky, osobní a rodinné aktivity i odpočinek. Nejste stroj – nemůžete pracovat celý den bez přestání. Naplánujte si tedy i odpočinek nebo jiné osobní aktivity, které máte daný den v plánu.  

Tip: V pracovním nástroji Lamael jdou pracovní a osobní záležitosti skvěle skloubit. 

 3. Mějte vše na jednom místě 

Představte si, že byste si všechny pracovní i osobní povinnosti mohli zaznamenat do jednoho online nástroje, ke kterému máte přístup odkudkoliv – dokonce i z mobilu. Vytvářeli byste v něm projekty i úkoly, a to nejen pro sebe, ale i pro celý svůj tým. Mohli byste v něm dokonce i fakturovat, kontrolovat stav skladu, komunikovat s týmem i dodavateli, zaznamenávat obchodní příležitosti a vykazovat odpracovaný čas. To by byl time management hračka, a ještě byste ušetřili spoustu času přeskakováním z jedné aplikace do druhé. 

Tato představa je realitou 934 týmů a 2 718 freelancerů – a může být i tou vaší. Všechny zmíněné funkce má totiž projektový nástroj Lamael, který vám pomůže řídit klidně celou firmu. Je vytvořený podle potřeb skutečných podnikatelů a jeho největší výhodou je to, že můžete mít skutečně všechno na jednom místě, což vám ušetří čas. Proč to tedy dělat složitě, když to jde jednoduše?  

Spousta podnikatelů má svou firmu rozházenou v několika nástrojích, kvůli čemuž pak snadno na něco zapomenou. Nehledě na to, že přepínání několika oken vás dokáže pěkně rozptýlit – čímž se dostáváme k poslednímu bodu. 

4. Nenechte se vyrušit 

Lidský mozek přijme za den neuvěřitelné množství podnětů – s užíváním sociálních sítí a streamovacích služeb se velmi snadno dostává do informačního přesycení. To je stav, kdy jste naprosto zahlcení informacemi, čemuž se vaše tělo brání spuštěním stresové reakce. Když tento pocit zažíváte často, můžete se dostat do chronického stresu, který je mnohdy spouštěčem různých civilizačních chorob. Navíc vám to ani pracovně nijak nepomůže – produktivita v takovém případě klesá strmě dolů. 

Z provedených průzkumů společnosti Voucher Cloud dokonce vyplývá, že lidé na pracovišti jsou rozptýleni od práce každých cca 8 minut. To je bohužel realita openspace kanceláří. Co s tím? 

Soustředěnost ovlivňuje mnoho faktorů a je úzce spojená s vaším životním stylem. Krok číslo jedna je odstřihnout všechny rušivé elementy. Vypněte si notifikace na mobilu i počítači, a pokud jste v rušné kanceláři, zkuste si pustit do uší nějakou klidnou hudbu. Zamyslete se taky nad tím, jaký je váš spánkový režim – dostatek kvalitního spánku totiž zvyšuje soustředěnost. V neposlední řadě si zkuste stanovit tři nejdůležitější úkoly, které musíte v daný den stihnout. A když začnete na jednom pracovat, dodělejte ho. Nezačínejte nic nového, dokud to stávající nedokončíte. 

Tip: Zajímají vás konkrétní time management metody? Napsali jsme o nich celou příručku. 

The post Jak si naplánovat svůj pracovní týden a stihnout vše, co potřebujete? appeared first on Lamael.

Záložka Sklad

Předtím, než se pustíte do inventury, je potřeba nejdříve pochopit, jak funguje záložka Sklad. Tu najdete v agendě Seznamy. Slouží jako celkový přehled všech pohybů, které se na vašem skladu udály – příjemky, výdejky, nákupky, výroba a tak dále.

Na jednotlivé pohyby také můžete kliknout, otevřít je a podívat se na příslušný dokument, který je s pohybem spjatý. Pokud byste hledali konkrétní pohyb, poslouží vám lišta pro filtrování v dolní části obrazovky.

Jak provést inventuru

Inventuru začnete tím, že kliknete na Nový záznam a z nabídky vyberete Nová inventura.

Otevře se vám dokument, který slouží k zaznamenání současného stavu skladu a rozdílu oproti poslední inventuře. Pokud používáte skladů více, nejdříve z nabídky vyberte na jakém skladu chcete inventuru provádět.

Následným krokem je již samotné přidávání položek během vaší kontroly skladu. To můžete udělat třemi způsoby.

• Způsob první – klikněte na zelené tlačítko Přidat položku. Otevře se vám pole pro přidávání produktů. Lamael vám automaticky bude našeptávat jména produktů, které máte v systému zadané. Do kolonky Požadované skladové množství vepište množství, kolik se daného produktu na vašem skladu nalézá.

• Způsob druhý – kliknutím na tlačítko Doplnit produkty budete vyzváni k vybrání ze dvou možností. Produkty ze stejných kategorií vám automaticky doplní všechny produkty, které mají stejnou kategorii jako první položka, kterou jste do inventury zadali.
  Možnost Všechny skladovatelné produkty doplní zcela všechno, co jste kdy měli na skladě.  

• Způsob třetí – pokud kliknete na tlačítko Hromadné načtení položek, Lamael vám nabídne dialogové okno, do něho můžete nahrát seznam EAN kódů. Za každý EAN kód stačí přidat počet položek a vše se vám automaticky propíše. To znamená, že pokud disponujete skenerem EAN kódů a máte je přidané u daných produktů, vše si můžete ulehčit tímto způsobem. 

Pokud máte již zadané všechny položky, stačí překliknout inventuru do stavu provedené a uložit. Tím se vám propíší změny do skladu.

Uzávěrka vám ušetří čas

V rámci řízení skladu doporučujeme provádět uzávěrky. Pokud po inventuře, například na konci měsíce nebo na konci roku, provedete uzávěrku, stav skladu se bude počítat od poslední uzávěrky. To znamená, že nebude začínat na nule někde daleko v historii vaší firmy. Zajistíte tím, že i kdybyste data před uzávěrkou smazali nebo editovali, stav skladu po uzávěrce se vám už nezmění.

Uzávěrku provedete kliknutím na Nový záznam a výběrem Nová uzávěrka z nabídky.

Následně stačí v dokumentu kliknout na zelené tlačítko Doplnit produkty a vybrat Všechny skladovatelné produkty. Lamael doplní vše, co nyní máte na skladě (již po inventuře), a pak stačí již jen celou uzávěrku uložit.

Přepočet skladu

Může se stát, že spočítaný stav skladu se poruší a neodpovídá součtu všech skladových dokladů. K tomu dojte v okamžiku, kdy smažete nebo editujete nějaký starší doklad, nebo když vytvoříte nový doklad se starším datem. Stav skladu je pak třeba opravit. Lamael to dokáže udělat za vás.

Přejděte do záložky Produkty a klikněte na produkt, u něhož chcete provést přepočet skladových zásob.

Po otevření produktu můžete vpravo vidět množství, které Lamael v současné chvíli eviduje. To se počítá ze všech dokladů od počátku nebo od poslední uzávěrky. Pokud došlo k porušení kontinuity skladu, zobrazí se stav skladu červeně a vidíte akční tlačítko Přepočet skladu. Kliknutím na něj Lamael projde všechny dokumenty napojené na tento produkt a spočítá, kolik by se mělo položky na skladě nacházet.

Pokud byste klikli na šipku vedle zmíněného tlačítka, zobrazí se vám seznam všech pohybů položky.

Máte další otázky ohledně skladů nebo nejasnosti ohledně jejich používání? Neváhejte se na nás obrátit. Rádi vám pomůžeme, případně se můžeme sejít a pomůžeme vám nastavit procesy tak, aby běžely hladce a jednoduše.

The post Krok za krokem: Jak na inventuru appeared first on Lamael.

Odpočinek má totiž klíčový vliv na naši kreativitu, produktivitu a celkovou pohodu. Nezáleží ani tak na tom, zda jde o aktivní či pasivní odpočinek – během něj má váš mozek příležitost zpracovat informace, zklidnit mysl a obnovit své zásoby energie. Ve výsledku může dostatek odpočinku vést k nárůstu kreativního myšlení a schopnosti snáze najít nové řešení problémů. Dále pomáhá snižovat stres, což má pozitivní dopad na imunitní systém. Nedostatek odpočinku naopak způsobuje únavu, vyčerpání a z dlouhodobého hlediska i syndrom vyhoření, kterým podle statistik trpí téměř každý pátý Čech. 

Je důležité zbourat mýtus o tom, že je odpočinek ztráta času. Opak je totiž pravdou – jde o nezbytnou součást pro udržení harmonie mezi prací a osobním životem. I když může být obtížné odtrhnout se od pracovních povinností a neustálého shonu – obzvlášť pokud jste majitel firmy, nebo na vašich bedrech leží tíha zodpovědnosti za určité projekty. Měli byste si v rámci péče o své duševní zdraví umět „naordinovat“ řízenou relaxaci, abyste mohli dlouhodobě zvládat náročné výzvy pracovního i osobního života. Pro začátek by se vám mohlo hodit těchto 5 tipů: 

1. Naučte se prioritizovat 

Každý den má jen 24 hodin, takže je jasné, že nemůžete stihnout všechno. Zamyslete se tedy nad tím, co je pro vás dlouhodobě nejdůležitější a čemu chcete věnovat svůj čas. Na základě toho si vytvořte žebříček priorit, ze kterého vycházejte během denního plánování úkolů. Známá fráze „nemám na to čas“ ve skutečnosti znamená „není to má priorita“. Myslete na to, až budete chtít svým kolegům vyjít vstříc a udělat nějakou práci navíc. 

2. Rozplánujte si své dny 

Nemáme na mysli pouze to-do listy, které už pravděpodobně využíváte a stejně máte málo času na odpočinek. Důležité je i to, kdy se vám nejlépe pracuje. Každý je totiž produktivní v jinou denní dobu. Možná znáte rozdělení lidí na ranní skřivany a noční sovy. Existují ale ještě také: 

• Lvi, kteří jsou nejproduktivnější brzy ráno. 
• Medvědi – ti pracují v podstatě kdykoliv. 
• Vlci zase nejvíce práce stihnou odpoledne a večer. 
• Delfínům to nejvíce myslí dopoledne. 

Zjistit, kdy jste nejproduktivnější, je základem osobního time managementu. Tento čas můžete využít pro dokončení těch nejsložitějších úkolů a ty jednoduché administrativní si můžete nechat na začátek nebo konec své pracovní doby, kdy už vám to tolik nepálí. Naplánujte si i odpočinek, pro lepší efekt si můžete do kalendáře zapsat i konkrétní aktivity, které budete po práci dělat. 

Další tipy, jak zlepšit svou efektivitu a mít tak více času na odpočinek, s vámi sdílíme v našem článku: Jak být v práci produktivní? Využijte tyto techniky. 

3. Zbavte se multitaskingu 

Multitasking se ve společnosti dlouho jevil jako skvělý trik na zvýšení produktivity práce – v podstatě, jak zvládnout dvě mouchy jednou ranou. Realita je ale jiná. Multitasking naopak tříští vaši pozornost na více věcí. Výsledkem tedy vůbec není více hotové práce za kratší dobu, ale velmi nízká produktivita a nekvalitně odvedená práce. Je to jako byste se snažili soustředit na jeden důležitý úkol a někdo by neustále odváděl vaši pozornost a vyrušoval vás. Bude vám to trvat mnohem déle, a ještě naděláte spoustu chyb. Soustřeďte se tedy vždy jen na jeden úkol, který dokončete, a až potom začněte další. 

4. Naučte se delegovat 

Napadlo vás někdy, že byste některé každodenní úkoly, které vám zabírají poměrně dost času, ani dělat nemuseli? Například rutinní administrativní činnosti, které vás nikam neposouvají a zvládl by je odbavit každý, můžete s klidem delegovat. Nechte si jen takové činnosti, které vás baví a jste v nich dobří. Díky tomu se budete moct soustředit jen na to hlavní, co vás bude nejen naplňovat, ale i posouvat váš byznys dopředu. Jako bonus získáte i více volného času. Delegování práce vám uvolní ruce i mysl – o výhodách delegování jsme psali v tomto článku. 

5. Využívejte chytré pomocníky 

Digitalizaci dnes volí čím dál tím více firem. A není divu – proč se zahlcovat papíry a být vázaný na jedno místo, když můžete mít celou firmu v jednom softwaru a řídit ji v podstatě odkudkoliv. Se získáním více volného času vám může pomoct Lamael, český projektový nástroj pro řízení firem. Byl vytvořený podnikatelem pro podnikatele a jeho cílem je šetřit vám čas, peníze a usnadňovat práci. Přečtěte si, jak pomohl majiteli 3 firem ušetřit 50 % času a vyzkoušejte ho na 14 dní zdarma. 

The post Nepodceňujte odpočinek: 5 tipů, jak vyřídit všechnu práci a najít si čas i na odpočinek appeared first on Lamael.

Termíny vás ovládají 

Přemýšleli jste někdy nad tím, co se odehrává ve vaší hlavě, když vám někdo řekne: „Tento termín fakt hoří.“? Většina z nás má tendenci dát tomuto úkolu absolutní prioritu nad vším – často i přesto, že pro vás úplně nejdůležitější není. Stanovení termínů je skvělá pomůcka, která vám může pomoct dotáhnout projekt do konce. Mnohé studie totiž ukázaly, že když si naplánujete časový horizont určité události, je větší pravděpodobnost, že se skutečně stane. Tohle koneckonců říká i Parkinsonův zákon – každá práce trvá tak dlouho, kolik času je na ni k dispozici. Termíny jsou na jednu stranu rozhodně přínosné. Každá mince má ale dvě strany. 

Když je totiž nějaký úkol naléhavý, nemusí to nutně znamenat, že je skutečně důležitý. Určité časové omezení ve vás ale vzbuzuje FOMO (Fear Of Missing Out) neboli strach, že vám něco uteče. Nejčastěji ho zažíváte během nakupování kvůli časově omezeným slevám. Ale i blížící se „deadline“ vás může natolik paralyzovat, že zapomenete na ostatní – možná mnohem důležitější – úkoly. Co s tím? 

Ujasněte si, co je skutečně důležité 

Každý úkol má svou hodnotu i časové ohraničení. Eisenhower tyto dvě metriky spojuje a úkoly podle nich třídí na: 

• důležité a urgentní, 
• důležité a neurgentní, 
• nedůležité a urgentní, 
• nedůležité a neurgentní. 

Tato metoda vám může pomoct s plánováním úkolů. Díky ní by se vám nemělo stát, že dáte přednost úkolu, který je sice urgentní, ale není důležitý – před nějakým důležitějším, který ale má například přímý vliv na chod vašeho podnikání.  

Skvěle funguje i Paretovo pravidlo, které zase říká, že 80 % důsledků pramení z 20 % příčin. Znamená to tedy, že 80 % vašeho zisku generuje 20 % produktů, ale taky že 80 % vaší práce přináší jen 20 % výsledků. Zamyslete se nad tím, které úkoly mají největší přínos pro váš byznys a podle toho je plánujte. 

Tip: Zjistěte více o tom, jak funguje Eisenhowerova matice. 

Naučte se řídit svůj čas 

Osobní time management dělá problém spoustě lidem. Věčné pozdní příchody na schůzky a společné porady nebo zapomenuté úkoly vám ale jenom přidělávají práci. V dlouhodobém horizontu může tlak z nekončící práce způsobit i chronický stres nebo syndrom vyhoření. Jak se naučit řídit svůj čas? První jednoduchou věcí, kterou můžete v rámci time managementu udělat, je roztřídit všechny úkoly podle priority a času. S tím vám pomohou metody uvedené v předchozích odstavcích. Dále si začnete psát to-do list, který je zase skvělý na plánování úkolů třeba na celý týden. O dalších time management tipech jsme napsali celou příručku. 

Umění delegovat 

Jako podnikatel, manažer nebo team leader se neobejdete bez delegování práce. Pokud totiž chcete dosahovat stanovených cílů, brzy vám dojde, že dělat všechno sám není příliš efektivní a dlouhodobě udržitelná cesta. Delegováním úkolů toho tedy nejen zvládnete víc, ale hlavně získáte čas. Uvolníte si ruce a můžete se věnovat skutečně jen tomu, co vás baví a posouvá vaši firmu dopředu. Dokážete tak i zvýšit obrat a zároveň si najít více volného času pro sebe, rodinu i přátele. Rozdělte tedy svou práci, abyste na ni nebyli sami a každý projekt jste bez problémů zvládli. 

Tip: Zajímá vás víc o delegování? Přečtěte si 4 důvody, proč je delegování úkolů důležité pro úspěch v pracovním i osobním životě. 

Komunikace a týmová spolupráce je základ 

Komunikace je základním stavebním kamenem ve všech vztazích – a v těch pracovních to platí dvojnásob. Z chaotické komunikace nebo z „nekomunikace“ pramení snad většina všech problémů. Přitom si stačí stanovit pár pravidel a starosti jsou rázem pryč. Pro efektivní komunikaci doporučujeme: 

• Komunikovat na jedné platformě – abyste informace nemuseli dohledávat na několika místech. 
• Ptát se a naslouchat – říká se „líná huba, holé neštěstí“. Otázkou, která vám možná přijde hloupá, můžete předejít nejasnostem v průběhu projektu. 
• Nedělat si domněnky – domnívat se a nezeptat se, zda to tak skutečně je, to může na pracovišti vytvořit pořádný chaos. O svých domněnkách se raději vždy přesvědčte. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jak na komunikaci v online prostředí. 

S Lamaelem se vám to nestane 

S českým projektovým nástrojem Lamael si můžete být jistí, že vám žádný termín neuteče. Navrhli jsme ho podle skutečných potřeb podnikatelů, aby vám ušetřil čas a usnadnil práci. Můžete v něm založit jakýkoliv projekt, úkol a přiřadit relevantní osoby. Lamael je nástroj, ve kterém zvládnete řídit celou svou firmu. Podívejte se, co všechno umí. 

The post Hoří vám termín? 5 tipů, jak překonat problémy a zachránit projekt appeared first on Lamael.

Delegování jako způsob manažerského myšlení 

Delegování práce je proces, během kterého předáte úkoly a zodpovědnost za ně jiné osobě. Je to důležitá součást pracovního života především manažerů, protože mají většinou stanovené cíle, kterých má jejich tým či oddělení dosáhnout. Musí tedy určité činnosti delegovat svým kolegům.  

Říká se, že: „Pokud chcete jít rychle, jděte sami. Pokud chcete jít daleko, jděte s ostatními.“ Ve spolupráci je síla. Proč tedy ztrácet čas rutinními úkoly, které vás nikam neposouvají, když je můžete delegovat a soustředit se hlavně na to důležité? 

Ale co když… 

Možná vás už napadlo, že byste mohli delegovat některé úkoly, ale máte obavy. Mezi ty nejčastější patří: 

• strach ze ztráty kontroly, 
• nedostatek času na zadání úkolů, 
• obavy, že to nikdo neudělá lépe než vy, 
• finanční výdaj, který se vám nevyplatí, 
• starosti, že kolega využije vaše know-how a bude vám konkurovat. 

Zkuste se na delegování podívat jako na proces, který vám může naopak velmi pomoct. I pokud předáte některé úkoly, vaše kontrola bude stále potřeba. Nemusíte se obávat, že byste tedy ztratili přehled. Mnoho lidí si myslí, že se jim delegování práce nevyplatí z finančního hlediska. V některých případech to tak skutečně může být, pokud ale máte dostatek peněz, je to paradoxně přesně naopak. Pojďme se podívat na to, co všechno můžete díky delegování úkolů získat. 

1. Možnost dělat jen to, co váš byznys posouvá 

Jednoduše řečeno, uvolníte si ruce. Proč odpovídat na e-maily, zvedat telefony zákazníkům a řešit fakturace, když to za vás může udělat někdo jiný? Existují určité rutinní činnosti, které nevyžadují větší odbornou znalost, ale vezmou vám čas. Přesně ten čas, který byste mohli věnovat strategickému rozvoji firmy, nebo tomu, co vám jde nejlépe. Zamyslete se tedy nad tím, co byste vlastně dělat nemuseli a na jaké činnosti vám naopak nezbývá čas. Delegování práce vám dá možnost dělat to, co vás skutečně baví a rozvíjí. Je to způsob, jak se více soustředit na to, kam chcete směřovat a jak plnit stanovené cíle. 

Tip: Zautomatizujte některé činnosti díky českému nástroji na řízení firmy Lamael. Podívejte se, co všechno umí. 

2. Zvýšení produktivity práce 

Když děláte to, co vás baví a v čem jste dobří, jde vám to lépe od ruky. Díky delegování budete mít těch rukou k dispozici více, a tak toho za jeden den stihnete opravdu hodně. Zbavíte se pocitu, že nestíháte, a naopak budete mít radost, jak skvěle všechno šlape. Proces delegování pravomocí bude samozřejmě potřeba vylepšovat. Zpočátku se vám může zdát, že toho máte naopak ještě víc, jakmile se ale se svým týmem sladíte, budete zírat, kam jste se za krátkou dobu posunuli. 

3. Větší výdělek 

Podnikatelé se nejvíce bojí delegovat úkoly, protože to stojí peníze. Největším paradoxem je ale to, že právě delegování může být vstupenkou do světa finanční svobody. Získáte díky tomu totiž to nejdůležitější – čas. A když máte čas, můžete přemýšlet nad tím, jak posunout svůj byznys, aby vydělával víc. Než se pro delegování práce rozhodnete, určitě byste si měli spočítat, zda jste v situaci, kdy si to skutečně můžete dovolit. Pokud ano, hurá do toho. Neusněte ale na vavřínech a vrhněte se do rozvoje firmy. 

4. Prevence proti vyhoření 

Syndromem vyhoření trpí podle nedávných vědeckých studií každý pátý Čech. Nejčastěji pak lidé v profesích s velkou zodpovědností. Tzv. burnout přichází nenápadně a stojí za ním chronický stres. Může to začít třeba pocitem, že nemáte na všechno dostatek času. Postupně se tak ve své hlavě dostanete pod určitý tlak a stres, který natolik zevšední, že si ho už ani neuvědomujete. Syndrom vyhoření se vyznačuje častou únavou, oslabením kognitivních funkcí a pocity lhostejnosti a zklamání. Vyústit může až v různá vážná onemocnění.  

Delegováním určitých činností, které za vás zvládne udělat kdokoliv jiný, získáte čas nejen na rozvoj své firmy, ale i sami na sebe. Budete se moct konečně zastavit, odpočinout si a získat více času na své koníčky, rodinu a přátele – na život. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jak na work-life balance. 

Český nástroj Lamael jako vaše pravá ruka pro delegování práce 

Lamael je nástroj pro řízení firmy a projektů. Můžete v něm vytvářet projekty, úkoly a k nim přiřazovat konkrétní osoby. Pohlídá vám termíny všech vašich činností, odešle za vás faktury a můžete pomocí něj spravovat i svůj sklad. Pro delegování práce byl přímo stvořený, takže vám tento proces skvěle usnadní. Vyzkoušejte ho na 14 dní zdarma. 

The post 4 důvody, proč je delegování úkolů důležité pro úspěch v pracovním i osobním životě appeared first on Lamael.

Co je Paretův princip? 

Paretovo pravidlo nebo taky pravidlo 80/20 je pojmenované po italském ekonomovi a sociologovi Vilfredu Paretovi. Ten v 19. století zjistil, že 80 % bohatství Itálie ovlivňuje pouze 20 % obyvatelů. Tuto myšlenku potvrdilo i několik dalších výzkumů, které Pareto prováděl. Postupem času se natolik zobecnilo, že ho dnes můžete využít v podstatě v jakékoliv oblasti – například v byznysu. 

Jak využít Paretovo pravidlo 80/20 ve svém podnikání? 

Paretův princip říká, že 20 % faktorů generuje 80 % výsledků. V podnikání ho můžete využít například za účelem:

1. Generování vyššího zisku 

Platí, že 80 % vašeho zisku tvoří pouze 20 % produktů. Místo toho, abyste se tedy soustředili na propagaci všech produktů, zaměřte se raději na těch 20 %, které jsou nejziskovější. Věnujte jim nejvíce své energie a maximalizujte zisk. 

2. Segmentace zákazníků 

V tomto případě Paretovo pravidlo říká, že 20 % zákazníků vám přináší 80% zisk. Identifikujte tedy tuto skupinu zákazníků a rozdělte ji na určité segmenty. V marketingové strategii se pak zaměřte přesně na tyto persony. Personalizujte svou nabídku, abyste cílili na podobné osoby a získali více zákazníků. 

3. Delegování práce 

I vaše úkoly lze rozdělit podle tohoto principu. Pouze 20 % z nich vám totiž zajistí 80 % úspěchu. Zjistěte, které úkoly váš byznys skutečně posouvají, a které naopak zas tak důležité nejsou. Ty méně důležité pak delegujte a získejte více prostoru na to, co vám přináší největší zisk.  

Tip: Delegování úkolů je s Lamaelem brnkačka. Vyzkoušejte český projektový nástroj vytvořený podle skutečných potřeb uživatelů na 14 dní zdarma. 

4. Optimalizace firemní procesů 

Paretův princip platí i opačně, to tedy znamená, že vám 80 % úsilí přinese pouze 20 % výsledků. To lze celkem dobře využít pro optimalizaci procesů v podniku. Možná totiž máte příliš mnoho zbytečných procesů, které ve výsledku všechny zdržují. Zkuste tedy provést důkladnou analýzu a identifikovat ty klíčové s největším pozitivním vlivem na celou firmu.  

5. Efektivní využití času 

Kromě delegování méně důležitých úkolů můžete pravidlo 80/20 využít i pro plánování své pracovní doby a úkolů. Každému se totiž pracuje lépe v různou denní dobu. Určitě znáte rozdělení na noční sovy, které jsou nejvýkonnější odpoledne a večer, a ranní skřivany, kteří naopak nejvíce práce zvládnou ráno a dopoledne. Podle Paretova principu lze říct, že během 20 % pracovní doby jste schopni odvést 80 % práce. Stačí jen tuto ideální dobu najít.  

Tip: Pro zjištění své ideální pracovní doby by vám mohlo by vám pomoct další rozdělení na vlky, delfíny, medvědy a lvi, které najdete v našem článku. 

Paretovo pravidlo není to jediné, co vás dovede k úspěchu 

Ať už se snažíte o maximalizaci zisku, úsporu času, efektivnější práci, nebo optimalizaci firemních procesů, s tím vším vám může pomoct chytrý pracovní nástroj Lamael. Vytvořili jsme ho, aby šetřil čas majitelům firem, manažerům, freelancerům a vlastně všem, kteří se chtějí v byznysu posouvat dál. Můžete do něj přehodit celou svou firmu, nebo jen určité projekty, zadávat úkoly, sledovat stav skladu, fakturovat i zaznamenávat obchodní příležitosti. Pomůže vám získat přehled, ušetřit čas, zbavit se chaosu a efektivně se posouvat ke svým cílům. Můžete ho vyzkoušet na 14 dní zdarma a v případě potřeby vám ho upravíme na míru.  

The post Pracujte chytře: 5 tipů, jak využít Paretův princip v podnikání appeared first on Lamael.

Věnujete se více úkolům naráz 

Mnoho z nás se v dnešní uspěchané době snaží zvládnout všechno najednou. Multitasking se zdá být logickým řešením, ale ve skutečnosti nám často brání v úspěšném dokončení projektů. Když se věnujeme příliš mnoha věcem najednou, naše pozornost je roztříštěná a není plně zaměřená na jeden konkrétní úkol. To může vést k nedostatečnému plnění úkolů a ztrátě motivace. Podle výzkumů se mozek děláním více věcí naráz přetíží a vytrvalost se může až o 40 % snížit. Ve snaze stihnout toho víc za kratší dobu si jen přiděláváte práci. Zaměřte se raději na jeden konkrétní úkol a ten dotáhněte do konce.  

Nerozdělujete velké úkoly na menší 

Dalším důvodem, proč se vám nedaří dokončit projekty, může být nekvalitní plánování a management. A teď nemáme na mysli jen množství úkolů, které jste skutečně schopni zvládnout, ale především jejich velikost. Možná si totiž nerozdělujete velké úkoly na menší zvladatelné kroky, a když před sebou pak vidíte ohromný projekt, vůbec se vám do něj nechce. Nevíte, kde začít, a tak ho začnete odkládat nebo sklouznete k prokrastinaci. Zkuste „rozporcovat slona“ – rozdělit si ten velký úkol na menší konkrétní kroky. Díky tomu začnete a postupně se budete posouvat až do zdárného konce. 

Zbytečně si ztěžujete práci 

Možná si zbytečně přiděláváte práci a nepoužíváte efektivní nástroje, které by vám s plánováním projektu pomohly. Díky dnešním technologiím už nemusíte všechno důležité nosit v hlavě. Pokud se totiž snažíte zapamatovat všechno, co máte udělat, může vás to vyčerpat a vést až ke ztrátě motivace. Navíc stejně většinu informací v paměti neudržíte. Zkuste vsadit na projektový nástroj, ve kterém budete mít vše na jednom místě. Rozplánujete v něm všechny své projekty, přidělíte úkoly a vykážete čas, který rovnou fakturujete. Veškeré své poznámky si můžete zaznamenat rovnou ke konkrétním projektům, a to i ve formě hlasové zprávy. Lamael je jednička na trhu, se kterou budete mít díky mobilní aplikaci přehled kdekoliv a kdykoliv. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jaké další chyby lidé nejčastěji dělají v projektovém řízení. 

Jak to změnit a dotahovat věci do konce? 

Největší změna musí proběhnout ve vaší hlavě a v každodenních návycích. Máme pro vás ale několik praktických tipů, které vám mohou pomoct. 

1. Pravidlo 3 vteřin 

Tři, dva, jedna – a šup do práce. Tak funguje naprosto jednoduchý ale účinný trik, jak se dokopat k dotažení úkolu, který ve svém kalendáři už několik dnů posouváte. Někdo místo třech vteřin používá pět – čím více času si ale dáte, tím se zvyšuje pravděpodobnost, že si vám mozek vymyslí nějakou výmluvu, o které vás přesvědčí.  

2. Rozdělení úkolů pomocí Eisenhowerovy matice  

Zkuste si lépe rozdělovat a prioritizovat úkoly, abyste začali skutečně tím důležitým. Uvidíte za sebou jasné výsledky, což vás bude motivovat v dalších projektech. Pomocníkem vám může být Eisenhowerova matice. Jde o strategické plánování úkolů podle jejich důležitosti a naléhavosti, což vám dá jasný přehled o tom, kam byste měli směřovat svou energii. Rozdělte si tedy své úkoly následovně: 

3. Nezačínejte nic nového, dokud nedokončíte rozdělanou práci 

Jakmile se do úkolu pustíte, věnujte se mu, dokud ho nedokončíte. Rozdělávání více úkolů vás dostane jen do kolečka prokrastinace, spěchu a stresu. Často se vám při práci může stát, že vám někdo zavolá nebo napíše s novým úkolem, který spěchá a měli byste se mu věnovat hned. Naučte se říkat ne, jinak se ve svých úkolech utopíte. 

4. Zapracujte na sebedisciplíně 

Poslední, ale nejdůležitější prvek je sebedisciplína. Zkuste se zamyslet nad tím, proč projekty nedotahujete do konce. Mnohdy narazíte na určitý naučený vzorec, který opakujete neustále dokola. Dokud tedy trochu nezměníte své myšlení – a na základě toho i návyky – z tohoto kolečka se nevymaníte. Zbavte se výmluv, mějte pevnou vůli, a pokud něco chcete udělat – na nic nečekejte a jděte rovnou do akce. 

The post Proč se vám nedaří dotáhnout projekty do konce? + 4 tipy, jak to změnit appeared first on Lamael.

Čas je to nejcennější, co máte 

Neustále spěcháte, nestíháte a množství práce se s jejím dokončením zvětšuje, než aby mizelo? Možná nevyužíváte svůj čas efektivně. Určitě jste slyšeli pojem time management, který se zaměřuje právě na práci s časem. Cílem přitom není stihnout toho co nejvíce, protože čím více úkolů zvládnete odbavit, tím více vám jich bude zase přibývat. Time management vám pomůže rozvrhnout si aktivity ve svém životě tak, abyste zvládli to důležité a zbavili se pocitu, že za sebou vláčíte nekonečný to-do list. Čas je to nejcennější, co máte. A to především z toho důvodu, že ho všichni máme omezené množství.  

Doba se zrychluje 

Skutečnost, že čas každého z nás je omezený, mnoho lidí stresuje. Proto se toho pak snaží stihnout co nejvíce, za co nejkratší dobu – ale ne vždy je tohle ta ideální cesta. V takové chvíli totiž dáváte přednost kvantitě nad kvalitou a možná se stále soustředíte na to, co se sice zdá být důležité, ve skutečnosti vás to ale od vašeho cíle oddaluje.  

Rychlost je vlastnost, která velmi definuje dnešní dobu. Věděli jste například, že naše tradiční osmihodinová pracovní doba tu nebyla vždycky? Před vznikem první republiky lidé běžně pracovali 13–16 hodin denně. Dnes jsou takto dlouhé směny pro společnost neakceptovatelné. A to není zdaleka vše – až do 60. let bylo běžné pracovat 6 dní v týdnu. Dnes se tato doba sice zkracuje, ale nároky na objem práce narůstají. Vy se potom snadno ocitnete v závodu s časem, který ale nikdy nevyhrajete. 

Tip od majitele Lamaelu Martina Pavlíka: Zajímá vás, jak se dostat blíže ke svým snům, a zároveň žít každý den naplno? Mě pomáhá přístup, kterému říká Cesta. Blíže ho popisuji v epizodě podcastu Time Toasters. 

Začněte čas vnímat jinak 

Proč vnímat čas jako svého nepřítele, který se vám každý den rozplyne mezi prsty? Zkuste se ho naopak naučit řídit a možná se z něj stane váš kamarád. Pro začátek vyzkoušejte následující time management tipy: 

1. Stanovte si priority 

Prioritizace je krok číslo jedna v rámci time managementu. Když si totiž nestanovíte, co je pro vás z dlouhodobého hlediska nejdůležitější a čemu chcete věnovat nejvíce času, budete ho ztrácet tvorbou úkolů, které pro vás nejsou klíčové. Doporučujeme vám na chvíli se zastavit a zamyslet se nad tím, co je pro vás v pracovním životě nejdůležitější. Rozšířit to samozřejmě můžete i na osobní život. Na základě toho si vytvořte takový žebříček svých priorit, od kterého se můžete při plánování to-do listu dobře odpíchnout.  

Dárek od Lamaelu: Chcete si lépe zorganizovat svůj pracovní život a být efektivnější? Stáhněte si zdarma myšlenkovou mapu, která vám pomůže pročistit diář a začít.  

2. Plánujte si svou práci 

To-do listy jsou nezbytnou součástí pracovního dne každého freelancera, manažera i podnikatele. Pomůžou vám rozdělit všechnu práci, která vás čeká, do jednotlivých dnů nebo časových bloků. Čím konkrétnější váš to-do list bude, tím lépe se vám bude pracovat. Budete totiž hned vědět, kde začít a vyhnete se tak chaosu a stresu, že něco nestíháte.  

Náš tip: Doporučujeme tvořit si to-do list už v neděli večer nebo v pondělí ráno, a to na celý týden. Díky tomu budete vědět, co váš čeká a nestane se vám, že byste si toho nabrali moc, nebo na něco zapomněli. 

3. Zjistěte, kdy se vám pracuje nejlépe 

Zkuste vypozorovat, kdy se vám během dne pracuje nejlépe. Někdo je totiž ranní skřivan – to znamená, že nejvíce energie na práci má během dopoledne a odpoledne jeho křivka výkonnosti pozvolna klesá. Existují ale i noční sovy, které se naopak nejlépe soustředí od odpoledních do pozdních večerních hodin. Pokud vám nesedí ani jeden typ, americký doktor Michael Breuse rozlišuje další 4 tzv. chronotypy podle osobnostních rysů člověka, a to sice na: 

• Lvy – vstávají brzo a dokáží se velmi dobře soustředit už od brzkých ranních hodin, odpoledne na ně naopak padá únava a chodí brzy spát. 
• Medvědi – zvládnou pracovat v podstatě kdykoliv od ranních do nočních hodin, údajně jde až o 55 % populace. 
• Vlci – brzké vstávání jim nedělá dobře a nejvíce práce stihnou v odpoledních a večerních hodinách. 
• Delfíni – nejlépe se soustředí mezi 9–10 hodinou dopoledne, ale na práci nepřestanou myslet ani v noci. 

Tip: Stále netušíte, jaký typ na vás nejvíce sedí? Udělejte si kvíz. 

4. Přestaňte se přepracovávat 

Odpočinek by pro vás měl být stejně tak důležitý jako práce. Poslouchejte své tělo a když se cítíte dlouhodobě unavení, dovolte si vypnout. Dělejte si přestávky i během pracovního dne. Zvedněte se od počítače a jděte se projít na čerstvý vzduch, protáhněte se, nebo si na chvilku zdřímněte. Podle studií dokáže 20minutový odpolední „šlofík“ zvýšit váš intelektuální výkon až o 20 %. Každodenní siesta vám údajně prodlouží i noční spánek, a to o 1–2 hodiny. V některých zemích je poobědový odpočinek dokonce součástí kultury a praktikoval ho například i Leonardo da Vinci nebo Isaac Newton.  

Uvědomte si, že cílem není rychlost, ale efektivita. Pokud se budete neustále přepracovávat a chvátat za vytyčeným cílem, dříve, nebo později vyhoříte. Naučit se řídit svůj čas totiž není o rychlosti, ale vytrvalosti. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jak dotahovat věci do konce. 

Efektivita jako krůček k úspěchu 

Určitě jste někdy potkali člověka, který vypadá neustále ztrhaně a pořád mluví o tom, jak má „hrozně moc práce“. Důvodem toho velkého množství odpracovaných hodin a nemizících úkolů může být neefektivita. Pokud totiž pracujete tvrdě, neznamená to, že si zasloužíte pochvalu, ale že si svůj pracovní život zbytečně komplikujete. Obzvlášť v době, kdy máte tolik možností a způsobů, jak zvýšit svou efektivitu. Tady jsou ty nejlepší techniky time managementu a zvyšování efektivity, které vám pomůžou vymanit se z kolečka chaosu a nestíhání. 

Pomodoro  

Technika Pomodoro je metoda řízení času, kterou vyvinul Francesco Cirillo. Funguje na principu rozdělení práce do 25minutových intervalů, oddělených krátkými, asi 5minutovými, přestávkami. Cílem je zvýšit efektivitu práce tím, že dopřejete svému mozku pravidelné přestávky. Po čtyřech intervalech si můžete udělat delší, až 30minutovou pauzu. Není nutné držet se striktně těchto minut, čas si přizpůsobte tak, abyste dosáhli co nejlepšího výsledku. 

Eisenhowerova matice 

O tom, že je důležité si stanovit priority, jsme už hovořili. Eisenhower ale vymyslel praktickou pomůcku, která vám pomůže roztřídit úkoly podle jejich důležitosti a naléhavosti. Díky tomu se budete věnovat skutečně důležitým úkolům, které vás vedou k cíli. V praxi totiž často dáváme přednost tomu, co zrovna „hoří“, i přesto, že to vlastně není tolik důležité. Vzniknou vám tak čtyři kategorie úkolů: 

• Důležité a urgentní – těmi začněte, hrají totiž důležitou roli pro celou firmu. 
• Důležité a neurgentní – to jsou ty, které kvůli jejich ne naléhavosti často odkládáte, i přesto, že jsou důležité. 
• Nedůležité a urgentní – aneb „hoří to“, ale není to důležité, takové úkoly (pokud možno) delegujte. 
• Nedůležité a neurgentní – možná byste se divili, kolik času strávíte těmito úkoly, zbavte se jich, nebo se jim věnujte až naposledy. 

Tuto metodu jsme podrobněji rozebrali v článku Prioritizace úkolů: Eisenhowerova matice a jak ji (ne-)využívat. 

Snězte žábu 

Tato technika je pravděpodobně nejoblíbenější a zároveň nejúčinnější, pokud chcete skoncovat s prokrastinací. Říká totiž, že byste měli ten nejtěžší úkol vyřešit jako první, kdy máte nejvíce energie. Tím „sníte žábu“ neboli to nejhorší už budete mít za sebou a nebudete mít problém se pustit do dalších jednodušších úkolů. Vyhnete se tak prokrastinaci, která pramení z toho, že nevíte, kde začít. 

Time blocking 

Své úkoly je dobré si rozdělovat nejen v rámci týdne, ale i během dne. Time blocking vám pomůže rozdělit úkoly do určitých časových bloků. V praxi to vypadá tak, že budete například každé ráno 2 hodiny jenom odpovídat na e-maily, část odpoledne budete mít vyhrazené na schůzky a pozdní odpoledne budete věnovat nutným administrativním činnostem. Během těchto bloků se nenecháte vyrušit žádným jiným úkolem a vaše soustředěnost jenom poroste. 

GTD aneb Getting Things Done 

GTD je další z velmi rozšířených metod pro zvýšení efektivity. Funguje na základě následujících kroků: 

• Zachyť svůj nápad, 
• zapiš svůj nápad, 
• rozvrhni svůj nápad, 
• pusť se do akce, 
• sleduj, zda jdeš správným směrem. 

Cílem je stanovit prioritu jednotlivých úkolů a rovnou je rozdělit na konkrétní kroky, což vám pomůže snížit pocit zahlcení a zvýšit produktivitu. 

Nejčastější žrouti času i energie, na které si dát pozor 

Rozhodli jste se změnit své pracovní návyky a zkoušíte některé time management tipy? Dejte si pozor na žrouty času, které nenápadně číhají i na vás. Co tím máme na mysli? 

Prokrastinace 

Není to lenost, je to něco mnohem horšího. Prokrastinace je chronické odkládání povinností. Příčinou bývá buď velké množství úkolů, nebo jeden velký úkol, do kterých se bojíte pustit. Možná nevíte, kde začít, možná máte je toho na vás moc, možná je to něco nového, z čeho máte strach. A tak se místo práce snažíte zabavit něčím jiným. Mezitím se ale ve vaší hlavě objevují výčitky svědomí a pocity sebenenávisti a zoufalství. Neděláte totiž to, co máte. Jak se zbavit prokrastinace? Vyzkoušejte právě zmíněné techniky, které se soustředí na podrobnou prioritizaci a konkretizaci úkolů. 

Multitasking 

Známé tvrzení, že ženy umí narozdíl od můžu dělat více věcí najednou, je pouze mýtus. Nikdo se totiž nedokáže soustředit na více věcí v jeden moment. Pokud bychom vám řekli, ať myslíte na dvě čísla naráz, pravděpodobně byste pochopili absurditu multitaskingu. Přitom ho mnoho lidí v práci stále aplikuje. Multitasking je velký zabiják produktivity. Způsobí pouze to, že roztříštíte svou pozornost mezi několik menších úkolů a ve výsledku vám zaberou mnohem více času. Pracujte tedy vždy pouze na jednom úkolu a tomu věnujte svou plnou pozornost. 

Komunikace 

Komunikace – obzvlášť, když je online, dokáže leccos zkomplikovat. Udržujte ji proto pouze na jedné platformě a snažte se vyhnout komunikačnímu šumu, který nejčastěji vzniká, když na projektu pracuje více lidí. Mezi zásady efektivní komunikace určitě patří: 

• Vytvořit pravidla, kterými se budou všichni řídit, 
• poskytovat kompletní informace, 
• neodbíhat od tématu. 

Tip: Zajímá vás víc? Ponořte se do tématu efektivní komunikace na dálku trochu víc. 

Jak to všechno prakticky využít ve své firmě? 

Aplikujte techniky time managementu i ve své firmě. Dáme vám tipy, jak zefektivnit firemní procesy, aby vše ve vaší firmě šlapalo, jak má. 

Bezpapírová kancelář vám usnadní práci 

Digitalizace se v dnešní době stává trendem, který zavádí čím dál tím víc firem. Není divu, technologie umožňují převést do digitální podoby v podstatě všechno, což vám umožňuje mít přístup k firemním souborům v podstatě odkudkoliv. Mezi další výhody digitální kanceláře nepochybně patří: 

• Úspora času – kancelářští pracovníci stráví hledáním fyzických dokumentů 30–40 % svého času. 
• Úspora peněz za tiskárny, skartovačky či papíry. 
• Velká flexibilita – vše potřebné můžete mít jednoduše s sebou i na pracovní cestě. 

Tip: Mohlo by vás zajímat další možnosti, jak ušetřit čas a získat každý den hodinu navíc. 

Pracujte chytře, ne tvrdě – využívejte chytré nástroje 

Představte si, že můžete veškeré administrativní úkony, zadávání úkolů, plánování projektů, report i fakturaci řídit z jedné mobilní aplikace a máte tak celou svou firmu v kapse. Myslíte, že je to nemožné? Opak je pravdou. To je totiž realita moderní doby – chytré softwary, které vám umožňují řešit veškerou firemní agendu z jednoho místa usnadňují pracovní život mnoha podnikatelům. 

Lamael má jako jedna z mála aplikací skutečně velké množství užitečných funkcí a zaručeně vám usnadní velké množství práce. Byl totiž navržený podle skutečných potřeb podnikatelů. Především s těmito funkcemi zlepšíte pracovní morálku sobě i svým zaměstnancům: 

Výkaz práce

Věděli jste, že průměrný zaměstnanec je produktivní pouze 2 hodiny a 53 minut denně? Hlavním důvodem bývá časté vyrušení od práce, kvůli čemuž se pak člověk těžko soustředí. Především open space kanceláře nejsou pro zaměstnance ideálním místem pro soustředěnou efektivní práci. Díky softwaru pro řízení firmy ale efektivita práce ihned vzroste. Jak je to možné? Zamezíte tím zmíněnému vyrušování. Každý pracovník bude totiž díky systému přesně vědět, co má za úkol a veškerá komunikace se přesune do aplikace přímo k jednotlivým projektům. Díky dennímu výkazu práce uvidíte, jak moc jsou vaši zaměstnanci efektivní a můžete je motivovat k lepším výsledkům. 

Tip: Zajímá vás, kolik času skutečně trávíte prací? Naučíme vás používat automatický výkaz práce. 

Automatická fakturace

Další skvělou funkcí, která vám rozhodně ulehčí život, je automatická fakturace. Všem uživatelům v softwaru můžete přiřadit hodinovou sazbu a pomocí několika kliknutí ihned fakturovat. Ušetříte čas ručním vypisováním faktur, snížíte jejich chybovost a zbavíte se rutinní činnosti. Přečtěte si, jaké další výhody vám automatická fakturace přinese. 

S Lamaelem budete efektivní 

Lamael je ryze český nástroj pro řízení projektů. Jak jsme již zmínili, je vytvořený podle potřeb skutečných podnikatelů a pomůže vám řídit svou firmu z jednoho místa. Získáte díky němu přehled a pořádek nad všemi soubory, projekty i obchody. Disponuje CRM systémem, můžete ho používat pro projektové řízení a dá se propojit i s Gmailem či Outlookem. To vše máte v mobilní či webové aplikaci, takže můžete svou firmu řídit odkudkoliv. Vyzkoušejte Lamael na 14 dní zdarma a dejte nám vědět, jak vám pomohl na vaší cestě za efektivitou. 

Tip: Zajímají vás další tipy z oblasti time managementu a efektivity? Vyzkoušejte Velkou knihu produktivity, ve které najdete další prémiový obsah. 

The post Přestaňte ztrácet čas: Příručka time managementu a efektivity appeared first on Lamael.