Co je to syndrom vyhoření?

Pocit vyhoření je stav, kdy jste úplně na dně – psychicky, fyzicky i emocionálně, a to kvůli dlouhodobému a silnému stresu. Najednou cítíte, že už nemůžete dál, jste vyprázdnění, bezmocní a nezvládáte své povinnosti. Když stres neustává, začnete ztrácet zájem a motivaci, které byly dříve vaším hnacím motorem. Vyhoření vám sebere chuť do práce i života, až nakonec máte pocit, že už nemáte světu co nabídnout.

Negativní dopady vyhoření zasáhnou všechno – domov, práci i kamarády. Můžou dokonce oslabit vaše tělo, které začne být náchylnější k nemocem, třeba k nachlazení, chřipce, trávícím potížím, depresím a v některých případech to může být i vážnější (jako jsou onkologická onemocnění apod.). Protože má vyhoření hromadu následků, je opravdu důležité se s ním začít prát hned od začátku.

Známky a příznaky vyhoření

Vyhoření nepřijde ze dne na den, ale plíží se k vám. První příznaky jsou nepatrné, ale s časem se zhoršují. Považujte tyto rané příznaky za varovné signály, že něco není v pořádku a je třeba to řešit. Pokud si jich všimnete a aktivně snížíte stres, můžete předejít velkému kolapsu. Ignorujete-li je, skončíte vyhořelí.

Fyzické známky a příznaky vyhoření:

• Jste pořád unavení a vyčerpaní.
• Jste často nemocní.
• Trápí vás bolesti hlavy nebo svalů.
• Mění se vám chuť k jídlu.
• Je narušená vaše spánková rutina.

Emocionální příznaky vyhoření:

• Máte pocit, že jste selhali.
• Pochybujete o sobě.
• Máte pocit bezmoci, uvěznění a porážky.
• Cítíte se odloučeně, jako byste byli na světě sami.
• Jste stále cyničtější a negativně naladění.
• Vaše spokojenost klesá na nulu.

Jak udržet pracovní stres pod kontrolou

Žádný zaměstnanec se během své profesní dráhy nevyhne setkání se stresovými situacemi, které jsou spojené s jeho pracovním prostředím. Bez ohledu na typ zaměstnání můžou stresové faktory proniknout do každodenního pracovního života, i když vás práce naplňuje.

Tip: Přečtěte si náš článek na téma Topíte se v e-mailech? 6 tipů, jak se nenechat zahltit příchozí poštou.

Vědecké studie ukázaly, že mírné množství stresu může být prospěšné – stimuluje k vyšší efektivitě a zlepšuje výkon. Ale je důležité najít zlatou střední cestu. Rozlišit, kdy stres podněcuje k pozitivním výsledkům a kdy začíná být hrozbou pro zdraví. Proto by stres na pracovišti nikdy neměl přerůst v trvalý problém.

Řešení i prevence syndromu vyhoření

Předtím, než začnete problém řešit, je důležité určit, co ve vás stresové stavy vyvolává. Co stojí za stresovými momenty, kterými procházíte? V osmi bodech si řekneme, na co byste se měli zaměřit, abyste stres úspěšně eliminovali:

1. Naučte se relaxovat. Začleňte do svého dne techniky jako je meditace, hluboké dýchání nebo jóga, které vám pomohou od stresu.
2. Dělejte, co vás baví. Najděte si čas na aktivity, které vás naplňují, a odreagujte se, ať už je to sport, četba, nebo hry.
3. Dopřejte si dostatek spánku. Zajistěte si kvalitní spánek, např. omezením večerního pití kávy a používání elektroniky (vadí např. rozsvícené displeje apod.).
4. Vyhledejte odbornou pomoc. Pokud se se stresem nedokážete sami vypořádat, obraťte se na lékaře nebo terapeuta.
5. Nastavte si hranice. Omezte práci mimo pracovní dobu, abyste udrželi rovnováhu mezi prací a osobním životem.
6. Jezte zdravě. Přejděte na vyváženou stravu bohatou na vitamíny a omega-3 kyseliny, vyhněte se fast foodu.
7. Dopřejte si čas na odpočinek. Vyhraďte si čas, kdy nebudete pracovat ani myslet na práci, aby se vaše tělo a mysl mohly regenerovat.

Tip: Znáte 3 důvody, proč se nemůžete soustředit na práci? Máme i tipy, jak situaci zlepšit.

Zachovejte klid i při narůstajícím tlaku: Lamael vám ukáže cestu

V době, kdy se úkoly hromadí a termíny se nebezpečně blíží, může být výzvou udržet si přehled a zachovat klid. Pokud hledáte způsob, jak zefektivnit práci vašeho týmu a zabránit přetížení i možnému vyhoření, projektový nástroj Lamael je řešením, které potřebujete. Začněte ho využívat už dnes a objevte, jak může Lamael změnit váš způsob práce k lepšímu. Kontaktujte nás a zjistěte více o tom, jak vám Lamael pomůže udržet vaše projekty a úkoly pod kontrolou.

The post Tohle potřebujete vědět: Jak předejít syndromu vyhoření? appeared first on Lamael.

Odpočinek má totiž klíčový vliv na naši kreativitu, produktivitu a celkovou pohodu. Nezáleží ani tak na tom, zda jde o aktivní či pasivní odpočinek – během něj má váš mozek příležitost zpracovat informace, zklidnit mysl a obnovit své zásoby energie. Ve výsledku může dostatek odpočinku vést k nárůstu kreativního myšlení a schopnosti snáze najít nové řešení problémů. Dále pomáhá snižovat stres, což má pozitivní dopad na imunitní systém. Nedostatek odpočinku naopak způsobuje únavu, vyčerpání a z dlouhodobého hlediska i syndrom vyhoření, kterým podle statistik trpí téměř každý pátý Čech. 

Je důležité zbourat mýtus o tom, že je odpočinek ztráta času. Opak je totiž pravdou – jde o nezbytnou součást pro udržení harmonie mezi prací a osobním životem. I když může být obtížné odtrhnout se od pracovních povinností a neustálého shonu – obzvlášť pokud jste majitel firmy, nebo na vašich bedrech leží tíha zodpovědnosti za určité projekty. Měli byste si v rámci péče o své duševní zdraví umět „naordinovat“ řízenou relaxaci, abyste mohli dlouhodobě zvládat náročné výzvy pracovního i osobního života. Pro začátek by se vám mohlo hodit těchto 5 tipů: 

1. Naučte se prioritizovat 

Každý den má jen 24 hodin, takže je jasné, že nemůžete stihnout všechno. Zamyslete se tedy nad tím, co je pro vás dlouhodobě nejdůležitější a čemu chcete věnovat svůj čas. Na základě toho si vytvořte žebříček priorit, ze kterého vycházejte během denního plánování úkolů. Známá fráze „nemám na to čas“ ve skutečnosti znamená „není to má priorita“. Myslete na to, až budete chtít svým kolegům vyjít vstříc a udělat nějakou práci navíc. 

2. Rozplánujte si své dny 

Nemáme na mysli pouze to-do listy, které už pravděpodobně využíváte a stejně máte málo času na odpočinek. Důležité je i to, kdy se vám nejlépe pracuje. Každý je totiž produktivní v jinou denní dobu. Možná znáte rozdělení lidí na ranní skřivany a noční sovy. Existují ale ještě také: 

• Lvi, kteří jsou nejproduktivnější brzy ráno. 
• Medvědi – ti pracují v podstatě kdykoliv. 
• Vlci zase nejvíce práce stihnou odpoledne a večer. 
• Delfínům to nejvíce myslí dopoledne. 

Zjistit, kdy jste nejproduktivnější, je základem osobního time managementu. Tento čas můžete využít pro dokončení těch nejsložitějších úkolů a ty jednoduché administrativní si můžete nechat na začátek nebo konec své pracovní doby, kdy už vám to tolik nepálí. Naplánujte si i odpočinek, pro lepší efekt si můžete do kalendáře zapsat i konkrétní aktivity, které budete po práci dělat. 

Další tipy, jak zlepšit svou efektivitu a mít tak více času na odpočinek, s vámi sdílíme v našem článku: Jak být v práci produktivní? Využijte tyto techniky. 

3. Zbavte se multitaskingu 

Multitasking se ve společnosti dlouho jevil jako skvělý trik na zvýšení produktivity práce – v podstatě, jak zvládnout dvě mouchy jednou ranou. Realita je ale jiná. Multitasking naopak tříští vaši pozornost na více věcí. Výsledkem tedy vůbec není více hotové práce za kratší dobu, ale velmi nízká produktivita a nekvalitně odvedená práce. Je to jako byste se snažili soustředit na jeden důležitý úkol a někdo by neustále odváděl vaši pozornost a vyrušoval vás. Bude vám to trvat mnohem déle, a ještě naděláte spoustu chyb. Soustřeďte se tedy vždy jen na jeden úkol, který dokončete, a až potom začněte další. 

4. Naučte se delegovat 

Napadlo vás někdy, že byste některé každodenní úkoly, které vám zabírají poměrně dost času, ani dělat nemuseli? Například rutinní administrativní činnosti, které vás nikam neposouvají a zvládl by je odbavit každý, můžete s klidem delegovat. Nechte si jen takové činnosti, které vás baví a jste v nich dobří. Díky tomu se budete moct soustředit jen na to hlavní, co vás bude nejen naplňovat, ale i posouvat váš byznys dopředu. Jako bonus získáte i více volného času. Delegování práce vám uvolní ruce i mysl – o výhodách delegování jsme psali v tomto článku. 

5. Využívejte chytré pomocníky 

Digitalizaci dnes volí čím dál tím více firem. A není divu – proč se zahlcovat papíry a být vázaný na jedno místo, když můžete mít celou firmu v jednom softwaru a řídit ji v podstatě odkudkoliv. Se získáním více volného času vám může pomoct Lamael, český projektový nástroj pro řízení firem. Byl vytvořený podnikatelem pro podnikatele a jeho cílem je šetřit vám čas, peníze a usnadňovat práci. Přečtěte si, jak pomohl majiteli 3 firem ušetřit 50 % času a vyzkoušejte ho na 14 dní zdarma. 

The post Nepodceňujte odpočinek: 5 tipů, jak vyřídit všechnu práci a najít si čas i na odpočinek appeared first on Lamael.

Co je knowledge management? 

Knowledge management nebo taky znalostní management se zabývá identifikací, sběrem a organizací znalostí v rámci firmy. Cílem je zajistit, aby byly informace dostupné a využitelné pro všechny zaměstnance. Sdílení znalostí je tedy klíčovým prvkem, na kterém celá myšlenka knowledge managementu stojí. Když totiž zakládáte firmu a máte určité know-how, je škoda nepodělit se o něj s vašimi dalšími zaměstnanci. Nabyté znalosti pomohou nejen nováčkům se rychleji zaučit, ale i ostatním členům týmu v kariérním růstu. Časem je vhodné tyto znalosti nějak ukládat a organizovat, aby se mohli vaši zaměstnanci vzdělávat kdykoliv bez ohledu na čas nebo místo.

Znalostní management v praxi 

Zní to skvěle, jak to ale zavést do praxe, když máte stovky zaměstnanců? Existuje několik metod a nástrojů. Nejprve je ale důležité vědět, jaké znalosti vůbec můžete organizovat a předávat – podle toho se dělí na:

• Tacitní znalosti – to jsou ty, které předat nelze. Příkladem může být třeba schopnost číst mezi řádky, nebo rozpoznat řeč těla. Bývají založené na určitém intuitivním porozumění, které druhé osobě zkrátka nevysvětlíte.
• Implicitní znalosti – jde o znalosti, které už předat můžete, ale je to ještě trochu obtížné. Jako příklad může posloužit právě již zmíněné know-how, které dokážete naučit pomocí školení.
• Explicitní znalosti – jsou všechny, které se dají napsat, evidovat a předávat dál. Patří sem nejrůznější dokumenty, prezentace, online školení, návody, pravidla a podobně.

Nástrojem pro uchovávání a šíření těchto znalostí pak může být třeba systém pro správu dokumentů. V něm můžete vytvářet, ukládat a nejrůznější soubory, které kdokoliv z firmy jednoduše dohledá. Doporučujeme využít český nástroj pro řízení projektů a firem Lamael. Jednoduše v něm totiž založíte konkrétní projekty a ke každému můžete nahrát soubory třeba za účelem vzdělávání.

Metodou předávání znalostí pak mohou být:

1. Dokumenty, návody a prezentace

Vytvořte dokumenty či prezentace, které budou obsahovat teoretické i praktické informace k určitým oblastem vašeho podnikání. Abyste knowledge managementem neztratili tolik času, můžete každému seniornějšímu zaměstnanci dát za úkol sepsat takový dokument. Vzdělávání pak lze nastavit dobrovolně nebo jako cíl v osobních měsíčních KPIs. Tyto dokumenty následně seřaďte, aby v nich byl pořádek a všichni pochopili, co se v nich dozví. Je to skvělý způsob, jak jednoduše růst jako firma. Ušetří vám to čas a starosti i při onboardingu neboli zaškolování nových zaměstnanců.

Tip: Mohly by vás zajímat 4 důvody, proč je delegování úkolů důležité pro úspěch.

2. Školení, kurzy a workshopy

O něco složitější je připravit školení nebo workshop třeba pro konkrétní oddělení vaší firmy. Opět to můžete nechat na team leaderovi, nebo zapojit všechny zúčastněné a vytvořit školení na základě jejich otázek. V ideálním případě uspořádejte školení online, abyste si ho mohli nahrát a uložit pro další nováčky. V Lamaelu si pak můžete vytvořit projekt pouze pro vzdělávání a vytvořit jakousi síť všech potřebných dokumentů.

Tip: Zjistěte, co všechno vyřídíte v jediném systému Lamael.

3. Mentoring a komunitní platformy

Mentoring funguje tak, že jedna osoba, která má hlubokou znalost o daném tématu, předává tyto informace druhé osobě. Jde v podstatě o profesní vztah dvou osob, který je vysoce efektivní. Během relativně krátké doby jste tak schopni nabýt mnoho znalostí a dovedností. Další možností je fórum, na kterém spolu budou komunikovat vaši zaměstnanci. V Lamaelu k tomu složí chat, některé firmy používají třeba Slack. Cílem je, aby se měl každý zaměstnanec v případě potřeby na koho obrátit.

Výhody knowledge managementu

Znalostní management a proces jeho zavádění vám sice sebere nějaký čas, na druhou stranu vám ale přinese mnoho výhod:

• zefektivní procesy,
• sníží riziko chyb,
• zajistí rozvoj zaměstnanců,
• podpoří inovaci a kreativitu,
• zlepší kvalitu práce,
• zvýší konkurenceschopnost firmy
• sníží fluktuaci zaměstnanců.

Knowledge management v podstatě promění vaši firemní kulturu, což bude mít pozitivní vliv na výkon a spokojenost zaměstnanců. Se vzděláváním byste to neměli přehánět, abyste na své pracovníky nekladli zbytečně vysoké nároky. Na druhou stranu je to velký pomocník pro rozvoj a růst celé firmy.

The post Co je knowledge management a jak ho využít ve svém podnikání? appeared first on Lamael.

Čas je to nejcennější, co máte 

Neustále spěcháte, nestíháte a množství práce se s jejím dokončením zvětšuje, než aby mizelo? Možná nevyužíváte svůj čas efektivně. Určitě jste slyšeli pojem time management, který se zaměřuje právě na práci s časem. Cílem přitom není stihnout toho co nejvíce, protože čím více úkolů zvládnete odbavit, tím více vám jich bude zase přibývat. Time management vám pomůže rozvrhnout si aktivity ve svém životě tak, abyste zvládli to důležité a zbavili se pocitu, že za sebou vláčíte nekonečný to-do list. Čas je to nejcennější, co máte. A to především z toho důvodu, že ho všichni máme omezené množství.  

Doba se zrychluje 

Skutečnost, že čas každého z nás je omezený, mnoho lidí stresuje. Proto se toho pak snaží stihnout co nejvíce, za co nejkratší dobu – ale ne vždy je tohle ta ideální cesta. V takové chvíli totiž dáváte přednost kvantitě nad kvalitou a možná se stále soustředíte na to, co se sice zdá být důležité, ve skutečnosti vás to ale od vašeho cíle oddaluje.  

Rychlost je vlastnost, která velmi definuje dnešní dobu. Věděli jste například, že naše tradiční osmihodinová pracovní doba tu nebyla vždycky? Před vznikem první republiky lidé běžně pracovali 13–16 hodin denně. Dnes jsou takto dlouhé směny pro společnost neakceptovatelné. A to není zdaleka vše – až do 60. let bylo běžné pracovat 6 dní v týdnu. Dnes se tato doba sice zkracuje, ale nároky na objem práce narůstají. Vy se potom snadno ocitnete v závodu s časem, který ale nikdy nevyhrajete. 

Tip od majitele Lamaelu Martina Pavlíka: Zajímá vás, jak se dostat blíže ke svým snům, a zároveň žít každý den naplno? Mě pomáhá přístup, kterému říká Cesta. Blíže ho popisuji v epizodě podcastu Time Toasters. 

Začněte čas vnímat jinak 

Proč vnímat čas jako svého nepřítele, který se vám každý den rozplyne mezi prsty? Zkuste se ho naopak naučit řídit a možná se z něj stane váš kamarád. Pro začátek vyzkoušejte následující time management tipy: 

1. Stanovte si priority 

Prioritizace je krok číslo jedna v rámci time managementu. Když si totiž nestanovíte, co je pro vás z dlouhodobého hlediska nejdůležitější a čemu chcete věnovat nejvíce času, budete ho ztrácet tvorbou úkolů, které pro vás nejsou klíčové. Doporučujeme vám na chvíli se zastavit a zamyslet se nad tím, co je pro vás v pracovním životě nejdůležitější. Rozšířit to samozřejmě můžete i na osobní život. Na základě toho si vytvořte takový žebříček svých priorit, od kterého se můžete při plánování to-do listu dobře odpíchnout.  

Dárek od Lamaelu: Chcete si lépe zorganizovat svůj pracovní život a být efektivnější? Stáhněte si zdarma myšlenkovou mapu, která vám pomůže pročistit diář a začít.  

2. Plánujte si svou práci 

To-do listy jsou nezbytnou součástí pracovního dne každého freelancera, manažera i podnikatele. Pomůžou vám rozdělit všechnu práci, která vás čeká, do jednotlivých dnů nebo časových bloků. Čím konkrétnější váš to-do list bude, tím lépe se vám bude pracovat. Budete totiž hned vědět, kde začít a vyhnete se tak chaosu a stresu, že něco nestíháte.  

Náš tip: Doporučujeme tvořit si to-do list už v neděli večer nebo v pondělí ráno, a to na celý týden. Díky tomu budete vědět, co váš čeká a nestane se vám, že byste si toho nabrali moc, nebo na něco zapomněli. 

3. Zjistěte, kdy se vám pracuje nejlépe 

Zkuste vypozorovat, kdy se vám během dne pracuje nejlépe. Někdo je totiž ranní skřivan – to znamená, že nejvíce energie na práci má během dopoledne a odpoledne jeho křivka výkonnosti pozvolna klesá. Existují ale i noční sovy, které se naopak nejlépe soustředí od odpoledních do pozdních večerních hodin. Pokud vám nesedí ani jeden typ, americký doktor Michael Breuse rozlišuje další 4 tzv. chronotypy podle osobnostních rysů člověka, a to sice na: 

• Lvy – vstávají brzo a dokáží se velmi dobře soustředit už od brzkých ranních hodin, odpoledne na ně naopak padá únava a chodí brzy spát. 
• Medvědi – zvládnou pracovat v podstatě kdykoliv od ranních do nočních hodin, údajně jde až o 55 % populace. 
• Vlci – brzké vstávání jim nedělá dobře a nejvíce práce stihnou v odpoledních a večerních hodinách. 
• Delfíni – nejlépe se soustředí mezi 9–10 hodinou dopoledne, ale na práci nepřestanou myslet ani v noci. 

Tip: Stále netušíte, jaký typ na vás nejvíce sedí? Udělejte si kvíz. 

4. Přestaňte se přepracovávat 

Odpočinek by pro vás měl být stejně tak důležitý jako práce. Poslouchejte své tělo a když se cítíte dlouhodobě unavení, dovolte si vypnout. Dělejte si přestávky i během pracovního dne. Zvedněte se od počítače a jděte se projít na čerstvý vzduch, protáhněte se, nebo si na chvilku zdřímněte. Podle studií dokáže 20minutový odpolední „šlofík“ zvýšit váš intelektuální výkon až o 20 %. Každodenní siesta vám údajně prodlouží i noční spánek, a to o 1–2 hodiny. V některých zemích je poobědový odpočinek dokonce součástí kultury a praktikoval ho například i Leonardo da Vinci nebo Isaac Newton.  

Uvědomte si, že cílem není rychlost, ale efektivita. Pokud se budete neustále přepracovávat a chvátat za vytyčeným cílem, dříve, nebo později vyhoříte. Naučit se řídit svůj čas totiž není o rychlosti, ale vytrvalosti. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jak dotahovat věci do konce. 

Efektivita jako krůček k úspěchu 

Určitě jste někdy potkali člověka, který vypadá neustále ztrhaně a pořád mluví o tom, jak má „hrozně moc práce“. Důvodem toho velkého množství odpracovaných hodin a nemizících úkolů může být neefektivita. Pokud totiž pracujete tvrdě, neznamená to, že si zasloužíte pochvalu, ale že si svůj pracovní život zbytečně komplikujete. Obzvlášť v době, kdy máte tolik možností a způsobů, jak zvýšit svou efektivitu. Tady jsou ty nejlepší techniky time managementu a zvyšování efektivity, které vám pomůžou vymanit se z kolečka chaosu a nestíhání. 

Pomodoro  

Technika Pomodoro je metoda řízení času, kterou vyvinul Francesco Cirillo. Funguje na principu rozdělení práce do 25minutových intervalů, oddělených krátkými, asi 5minutovými, přestávkami. Cílem je zvýšit efektivitu práce tím, že dopřejete svému mozku pravidelné přestávky. Po čtyřech intervalech si můžete udělat delší, až 30minutovou pauzu. Není nutné držet se striktně těchto minut, čas si přizpůsobte tak, abyste dosáhli co nejlepšího výsledku. 

Eisenhowerova matice 

O tom, že je důležité si stanovit priority, jsme už hovořili. Eisenhower ale vymyslel praktickou pomůcku, která vám pomůže roztřídit úkoly podle jejich důležitosti a naléhavosti. Díky tomu se budete věnovat skutečně důležitým úkolům, které vás vedou k cíli. V praxi totiž často dáváme přednost tomu, co zrovna „hoří“, i přesto, že to vlastně není tolik důležité. Vzniknou vám tak čtyři kategorie úkolů: 

• Důležité a urgentní – těmi začněte, hrají totiž důležitou roli pro celou firmu. 
• Důležité a neurgentní – to jsou ty, které kvůli jejich ne naléhavosti často odkládáte, i přesto, že jsou důležité. 
• Nedůležité a urgentní – aneb „hoří to“, ale není to důležité, takové úkoly (pokud možno) delegujte. 
• Nedůležité a neurgentní – možná byste se divili, kolik času strávíte těmito úkoly, zbavte se jich, nebo se jim věnujte až naposledy. 

Tuto metodu jsme podrobněji rozebrali v článku Prioritizace úkolů: Eisenhowerova matice a jak ji (ne-)využívat. 

Snězte žábu 

Tato technika je pravděpodobně nejoblíbenější a zároveň nejúčinnější, pokud chcete skoncovat s prokrastinací. Říká totiž, že byste měli ten nejtěžší úkol vyřešit jako první, kdy máte nejvíce energie. Tím „sníte žábu“ neboli to nejhorší už budete mít za sebou a nebudete mít problém se pustit do dalších jednodušších úkolů. Vyhnete se tak prokrastinaci, která pramení z toho, že nevíte, kde začít. 

Time blocking 

Své úkoly je dobré si rozdělovat nejen v rámci týdne, ale i během dne. Time blocking vám pomůže rozdělit úkoly do určitých časových bloků. V praxi to vypadá tak, že budete například každé ráno 2 hodiny jenom odpovídat na e-maily, část odpoledne budete mít vyhrazené na schůzky a pozdní odpoledne budete věnovat nutným administrativním činnostem. Během těchto bloků se nenecháte vyrušit žádným jiným úkolem a vaše soustředěnost jenom poroste. 

GTD aneb Getting Things Done 

GTD je další z velmi rozšířených metod pro zvýšení efektivity. Funguje na základě následujících kroků: 

• Zachyť svůj nápad, 
• zapiš svůj nápad, 
• rozvrhni svůj nápad, 
• pusť se do akce, 
• sleduj, zda jdeš správným směrem. 

Cílem je stanovit prioritu jednotlivých úkolů a rovnou je rozdělit na konkrétní kroky, což vám pomůže snížit pocit zahlcení a zvýšit produktivitu. 

Nejčastější žrouti času i energie, na které si dát pozor 

Rozhodli jste se změnit své pracovní návyky a zkoušíte některé time management tipy? Dejte si pozor na žrouty času, které nenápadně číhají i na vás. Co tím máme na mysli? 

Prokrastinace 

Není to lenost, je to něco mnohem horšího. Prokrastinace je chronické odkládání povinností. Příčinou bývá buď velké množství úkolů, nebo jeden velký úkol, do kterých se bojíte pustit. Možná nevíte, kde začít, možná máte je toho na vás moc, možná je to něco nového, z čeho máte strach. A tak se místo práce snažíte zabavit něčím jiným. Mezitím se ale ve vaší hlavě objevují výčitky svědomí a pocity sebenenávisti a zoufalství. Neděláte totiž to, co máte. Jak se zbavit prokrastinace? Vyzkoušejte právě zmíněné techniky, které se soustředí na podrobnou prioritizaci a konkretizaci úkolů. 

Multitasking 

Známé tvrzení, že ženy umí narozdíl od můžu dělat více věcí najednou, je pouze mýtus. Nikdo se totiž nedokáže soustředit na více věcí v jeden moment. Pokud bychom vám řekli, ať myslíte na dvě čísla naráz, pravděpodobně byste pochopili absurditu multitaskingu. Přitom ho mnoho lidí v práci stále aplikuje. Multitasking je velký zabiják produktivity. Způsobí pouze to, že roztříštíte svou pozornost mezi několik menších úkolů a ve výsledku vám zaberou mnohem více času. Pracujte tedy vždy pouze na jednom úkolu a tomu věnujte svou plnou pozornost. 

Komunikace 

Komunikace – obzvlášť, když je online, dokáže leccos zkomplikovat. Udržujte ji proto pouze na jedné platformě a snažte se vyhnout komunikačnímu šumu, který nejčastěji vzniká, když na projektu pracuje více lidí. Mezi zásady efektivní komunikace určitě patří: 

• Vytvořit pravidla, kterými se budou všichni řídit, 
• poskytovat kompletní informace, 
• neodbíhat od tématu. 

Tip: Zajímá vás víc? Ponořte se do tématu efektivní komunikace na dálku trochu víc. 

Jak to všechno prakticky využít ve své firmě? 

Aplikujte techniky time managementu i ve své firmě. Dáme vám tipy, jak zefektivnit firemní procesy, aby vše ve vaší firmě šlapalo, jak má. 

Bezpapírová kancelář vám usnadní práci 

Digitalizace se v dnešní době stává trendem, který zavádí čím dál tím víc firem. Není divu, technologie umožňují převést do digitální podoby v podstatě všechno, což vám umožňuje mít přístup k firemním souborům v podstatě odkudkoliv. Mezi další výhody digitální kanceláře nepochybně patří: 

• Úspora času – kancelářští pracovníci stráví hledáním fyzických dokumentů 30–40 % svého času. 
• Úspora peněz za tiskárny, skartovačky či papíry. 
• Velká flexibilita – vše potřebné můžete mít jednoduše s sebou i na pracovní cestě. 

Tip: Mohlo by vás zajímat další možnosti, jak ušetřit čas a získat každý den hodinu navíc. 

Pracujte chytře, ne tvrdě – využívejte chytré nástroje 

Představte si, že můžete veškeré administrativní úkony, zadávání úkolů, plánování projektů, report i fakturaci řídit z jedné mobilní aplikace a máte tak celou svou firmu v kapse. Myslíte, že je to nemožné? Opak je pravdou. To je totiž realita moderní doby – chytré softwary, které vám umožňují řešit veškerou firemní agendu z jednoho místa usnadňují pracovní život mnoha podnikatelům. 

Lamael má jako jedna z mála aplikací skutečně velké množství užitečných funkcí a zaručeně vám usnadní velké množství práce. Byl totiž navržený podle skutečných potřeb podnikatelů. Především s těmito funkcemi zlepšíte pracovní morálku sobě i svým zaměstnancům: 

Výkaz práce

Věděli jste, že průměrný zaměstnanec je produktivní pouze 2 hodiny a 53 minut denně? Hlavním důvodem bývá časté vyrušení od práce, kvůli čemuž se pak člověk těžko soustředí. Především open space kanceláře nejsou pro zaměstnance ideálním místem pro soustředěnou efektivní práci. Díky softwaru pro řízení firmy ale efektivita práce ihned vzroste. Jak je to možné? Zamezíte tím zmíněnému vyrušování. Každý pracovník bude totiž díky systému přesně vědět, co má za úkol a veškerá komunikace se přesune do aplikace přímo k jednotlivým projektům. Díky dennímu výkazu práce uvidíte, jak moc jsou vaši zaměstnanci efektivní a můžete je motivovat k lepším výsledkům. 

Tip: Zajímá vás, kolik času skutečně trávíte prací? Naučíme vás používat automatický výkaz práce. 

Automatická fakturace

Další skvělou funkcí, která vám rozhodně ulehčí život, je automatická fakturace. Všem uživatelům v softwaru můžete přiřadit hodinovou sazbu a pomocí několika kliknutí ihned fakturovat. Ušetříte čas ručním vypisováním faktur, snížíte jejich chybovost a zbavíte se rutinní činnosti. Přečtěte si, jaké další výhody vám automatická fakturace přinese. 

S Lamaelem budete efektivní 

Lamael je ryze český nástroj pro řízení projektů. Jak jsme již zmínili, je vytvořený podle potřeb skutečných podnikatelů a pomůže vám řídit svou firmu z jednoho místa. Získáte díky němu přehled a pořádek nad všemi soubory, projekty i obchody. Disponuje CRM systémem, můžete ho používat pro projektové řízení a dá se propojit i s Gmailem či Outlookem. To vše máte v mobilní či webové aplikaci, takže můžete svou firmu řídit odkudkoliv. Vyzkoušejte Lamael na 14 dní zdarma a dejte nám vědět, jak vám pomohl na vaší cestě za efektivitou. 

Tip: Zajímají vás další tipy z oblasti time managementu a efektivity? Vyzkoušejte Velkou knihu produktivity, ve které najdete další prémiový obsah. 

The post Přestaňte ztrácet čas: Příručka time managementu a efektivity appeared first on Lamael.

Jak minimalizovat stres v projektovém řízení? 

Efektivní řízení projektů zahrnuje správu termínů a předcházení přepracovanosti. Nové technologie pomáhají projektovým manažerům zkracovat časové termíny a zvyšovat výkon v každodenní rutině. Úspěch projektu závisí na úrovni stresu, kterému je manažer vystavený, a je důležité si klást otázku, zda řídíme projekty, nebo se snažíme zvládat stres. Vhodnými klíči k úspěšnému projektu jsou tedy správa termínů, minimalizace přepracovanosti a eustres, což je typ stresu, který je považován za pozitivní a přispívá profesnímu rozvoji. 

Jak minimalizovat vnitřní stresory? 

Pokud máte pocit, že se neustále potýkáte se stresem, možná zápolíte s vnitřními stresory. Tyto stresory mohou být způsobeny vašimi vlastními myšlenkami a pocity a mohou mít vážný dopad na vaše celkové zdraví a blahobyt. Je důležité se naučit identifikovat tyto stresory a najít způsob, jak se s nimi vypořádat. V tom vám může pomoci meditace, cvičení jógy nebo terapie. Nezapomeňte, že minimalizace vnitřních stresorů je nezbytná pro dosažení vysoké úrovně pohody a produktivity. 

Dvě kategorie stresorů 

Stres se může objevit kdykoliv a může být způsoben prakticky čímkoli, co považujeme za nebezpečí. Existují dva základní druhy stresorů: fyziologické a psychologické. Obě tyto kategorie stresorů mohou mít negativní dopad na naše zdraví, proto je důležité se s nimi vypořádat a najít způsob, jak zmírnit jejich dopad na náš organismus. 

• Fyziologické stresory mají fyzický dopad na naše tělo – například v podobě extrémně nízké nebo vysoké tělesné teploty, chronických onemocnění nebo bolesti. Chronická onemocnění, jako je cukrovka nebo srdeční onemocnění, mohou také být stresory, protože vyžadují pravidelnou péči a omezení životního stylu. 
• Psychologické stresory jsou mnohem komplexnější a způsobuje je jakýkoli typ stresující situace, jako jsou konflikty s lidmi, finanční tlak, neefektivní komunikace v práci, náročné termíny nebo přepracovanost. Tyto stresory mohou mít velký vliv na naše psychické zdraví a způsobit nám stres a úzkost, což ovlivňuje naši výkonnost i kvalitu života. 

Minimalizujte stresory v práci  

Stres v práci může být nejen nepříjemný, ale také destruktivní. Když jsou pracovní požadavky a tlaky nad rámec našich znalostí a schopností, může to vést k pocitům nejistoty a neschopnosti. Tento typ stresu může vzniknout v mnoha různých pracovních situacích, zejména při vystavení stresorům v práci (např. neefektivní komunikace a náročné termíny). Co můžete udělat pro to, abyste minimalizovali stresory v práci? 

1. Plánujte dopředu a buďte organizovaní 

Plánujte dopředu a buďte organizovaní, i když nejste přirozeně organizovaní. Tento postup může výrazně snížit váš stres v práci, což znamená méně spěchu a shonu, abyste se vyhnuli zpožděním. Udržování pořádku pomůže eliminovat negativní dopady nepořádku a zároveň zlepší vaši efektivitu v práci. 

2. Pohodlné pracovní prostředí minimalizuje stres 

Vytvořte si pohodlné pracovní prostředí, abyste minimalizovali fyzické nepohodlí, které může způsobovat stres. Nepohodlné židle, hluk v kanceláři a další faktory mohou být stresující. Zkuste si vytvořit tichý a uklidňující pracovní prostor, kde budete pohodlně sedět a soustředit se na svou práci. I malé úpravy v pracovním prostředí mohou mít pozitivní dopad na vaše pohodlí a snížení stresu. 

3. Vyhněte se pasti perfekcionismu a oceňte své úsilí 

Snažte se dělat vždy to nejlepší, ale nepropadněte pasti perfekcionismu. V hektické pracovní atmosféře nemusíte všechno dokonale zvládnout. Důležité je, abyste si vždy našli čas a pogratulovali si ke svému úsilí. Udělání si času na odměnu může pomoci snížit váš stres a zlepšit vaše výsledky v práci. Zkuste najít rovnováhu mezi touhou po dokonalosti a uznáním toho, co už jste dokázali. 

Tip: Přečtěte si, jak nevyhořet. 

4. Rozdělte si úkoly na menší části 

Multitasking se kdysi považoval za fantastický způsob, jak maximalizovat čas a být produktivnější. Mnoho lidí si ale brzy uvědomilo, že souběžné plnění několika úkolů zhoršuje rychlost, přesnost a koncentraci. Rozdělení pozornosti způsobuje roztržitý pocit a pro většinu lidí tento způsob plnění úkolů nefunguje dobře. Místo multitaskingu můžete zkusit jinou strategii, jako je chunking – rozdělení úkolů na menší části. To umožňuje soustředit se na každý úkol postupně a maximalizovat vaši produktivitu. 

Klíčové faktory úspěšného projektového řízení a minimalizace stresu 

Pro minimalizaci stresu v projektovém řízení je důležité rozpoznat a zvládnout oba typy stresorů – fyziologické a psychologické. Je důležité minimalizovat stresory v práci, aby se dosáhlo optimální úrovně stresu a aby se zajistilo zlepšení výkonnosti. Klíčovými faktory pro úspěšné projektové řízení jsou naléhavost a zmíněný eustres. Některé způsoby, jak minimalizovat stres v práci, zahrnují pravidelné cvičení, meditaci, prioritizaci úkolů, komunikaci a plánování. 

Inovativní nástroj pro projektové řízení a organizaci týmů 

Vyzkoušejte pro organizaci týmů a správu projektů a řízení zdrojů projektový nástroj Lamael. Tato aplikace je unikátní tím, že byla vyvinuta podle reálných potřeb podnikatelů a přehledně nabízí vše potřebné na jednom místě. Pokud hledáte nástroj, který vám pomůže s organizací vašich projektů a týmů, je Lamael skvělou volbou. Navíc dokáže eliminovat stres v práci tím, že vám umožní efektivně organizovat úkoly, sledovat průběh projektů a řídit zdroje. To vede k lepšímu řízení času a snížení stresu, který bývá způsobený nerozhodností, nejasností nebo neschopností efektivně řídit své pracovní úkoly. 

The post Zvládněte projektový stres: tipy na to, jak překonat nejčastější stresory v práci appeared first on Lamael.

Proč se vlastně stáváme neproduktivní?  

Pokud se máme stát efektivní ve smyslu práce se svým časem, je důležité vědět, proč se nám vlastně může stát opak. Dnešní uspěchaná a „přepodnětovaná“ doba bohužel produktivitu jako takovou poměrně sráží. Můžete si tak sami odpovědět na otázku, kolikrát se během své práce nevědomě podíváte na telefon, protože vás notifikace upozornila třeba na vtipné video na instagramu. A najednou zjistíte, že jste ztratili 15 minut. Mnohdy i více.  

Chytré telefony a vyrušující prostředí jsou základním stavebním kamenem toho, zda jsme, či nejsme produktivní. Spolu s tím se ale pojí další faktory, u kterých je dobré identifikovat, jestli se nás netýkají:  

• Sklony k prokrastinaci – kdy odkládáme úkoly, ať už z nedostatku disciplíny, motivace, zájmu, či nízkého sebevědomí.  
• Přehršel úkolů s nereálnými termíny – čím více toho vidíme před sebou, tím méně jsme schopní se do úkolů pustit. 
• Dlouhodobé přetížení – pokud jsme vyčerpaní a nedopřáváme si dostatek psychohygieny, zákonitě se to negativně projeví na produktivitě. 
• Syndrom vyhoření – zákeřná příčina neefektivity, kterou spoustu lidí nepřipouští a výrazně ji podceňuje. 

Techniky, které s time managementem pomáhají  

Pomodoro

Technika Pomodoro je metoda řízení času, kterou vyvinul Francesco Cirillo. Spočívá v rozdělení práce do 25minutových intervalů oddělených krátkými přestávkami. Technika vychází z myšlenky, že časté přestávky mohou zlepšit duševní pružnost a soustředění, což vám umožní pracovat efektivněji. Po čtyřech těchto intervalech si můžete udělat větší přestávku v délce 15 až 30 minut. 

„Jezení žáby“ 

Technika „jezení žáby“ (dle knihy Eat That Frog) je koncept vyvinutý Brianem Tracym, který spočívá v tom, že jako první řešíte nejnáročnější úkol. Smyslem je řešit nejnáročnější úkol v době, kdy máte nejvíce energie, čímž se snižuje pravděpodobnost prokrastinace, a získáte tím naopak motivaci do dalších, jednodušších úkolů.  

Eisenhowerova matice

Eisenhowerova matice je metoda stanovení priorit, která spočívá v kategorizaci úkolů podle jejich důležitosti a naléhavosti. Tato matice pomáhá identifikovat a upřednostnit úkoly, které vyžadují okamžitou pozornost, a zároveň odložit méně důležité úkoly na později. 

Spočívá v rozdělení úkolů do čtyř kategorií:  

• naléhavé a důležité,  
• důležité, ale ne naléhavé,  
• naléhavé, ale nedůležité  
• a naléhavé a nedůležité.  

Time blocking

Blokování času je metoda plánování, která spočívá v rozdělení dne do časových bloků a přiřazení konkrétních úkolů ke každému bloku. Každý blok je vyhrazený pro určitou kategorii úkolů, například pro e-maily, telefonáty, schůzky nebo pracovní bloky. Během každého bloku se snažíte maximálně využít časový rámec pro plnění úkolů a omezíte možnost vyrušení.   

Getting Things Done (GTD)

Asi nejznámější a nejrozšířenější metoda od Davida Allena, která zahrnuje zachycení všech úkolů a nápadů a jejich rozdělení na realizovatelné položky. Pomáhá stanovit si priority úkolů a podniknout v nich kroky, čímž se snižuje pocit zahlcení a zvyšuje produktivita.  

Hlavními kroky jsou: 

• zachyť svůj nápad, 
• zapiš svůj nápad, 
• rozvrhni svůj nápad, 
• pusť se do akce, 
• monitoruj, jestli jdeš neustále dobrým směrem. 

Metoda Ivy Lee

Metoda Ivy Lee je jednoduchá, ale účinná time management metoda. Zahrnuje vytvoření seznamu 6 důležitých úkolů na konci každého dne a jejich seřazení podle důležitosti. Následující den začnete pracovat na prvním úkolu a postupujete ke zbývajícím úkolům v pořadí podle důležitosti.   

Time boxing

Time boxing spočívá ve stanovení pevného časového období pro každý úkol nebo projekt. Během stanoveného časového okna se snažíte věnovat se pouze tomuto konkrétnímu úkolu. Po uplynutí stanoveného času se přesunete na další úkol, bez ohledu na to, zda jste dokončili původní úkol nebo ne.  

Tip: Zjednodušte si vykazování času díky užitečné automatizaci a mějte přehled, jak dlouho jste na čem pracovali.  

Co se vyplatí dělat, když chcete být efektivní dlouhodobě 

Nastavte si správné cíle vzhledem ke svým kapacitám

Když víte, co chcete dokončit a za jaký čas, máte jasně dáno, kam bude vaše energie směřovat. Důležité je, abyste si na den neuložili 15 nereálných úkolů, jejichž nesplněním jenom zvýšíte svoji frustraci. Dejte si raději 4, u kterých víte, že je zvládnete udělat naplno. 

Snažte se vyhnout rušivým faktorům

Toto jsme v podstatě uvedli na začátku. Je důležité, abyste rušivé faktory měli pod kontrolou vy, ne aby kontrolovaly ony vás. Jako první doporučujeme tedy: 

1. ztlumit telefon (ideálně jej schovat úplně),  
2. zavřít e-mailovou schránku 
3. a nechat si v počítači otevřená jen okna, která potřebujete (případně využívat efektivitu skrze virtuální plochy).  

Pokud pracujete například v open-space, je dobré využívat sluchátka s aktivním potlačením okolního hluku (ANC) a hudbu podporující soustředění. Uvidíte, že i těchto pár kroků vám během chvilky přinese větší „focus“.  

Udržujte si harmonogram

Časový rozvrh vám pomůže plánovat časové intervaly pro jednotlivé úkoly. Zabráníte tak tomu, aby se úkoly natahovaly na nekonečné hodiny a abyste se dokázali efektivně přesouvat z jednoho na druhý. 

Změňte své pracovní prostředí

S bodem výše souvisí i změna. Pokud se necítíte pohodlně tam, kde pracujete, může to mít negativní dopad na vaši produktivitu. Zkuste tedy změnit své pracovní prostředí, najděte si například jiné místo k sezení nebo si přineste nějaké rostliny či dekorace, které vám pomohou zvýšit vaši pohodu. 

Nebojte se delegovat

Delegování úkolů může být velkou pomocí, jak si osobní produktivitu udržet. Nebojte se požádat své kolegy a přidělit jim některé úkoly. To ulehčí práci nejen vám, ale také to podpoří týmovou spolupráci. Člověk není superman, aby udělal vše sám.  

Nezapomínejte na přestávky a pohyb

Toto jste určitě už četli, ale ruku na srdce, kolikrát to během dne dodržíte? Přestože může být snadné pracovat několik hodin v kuse, přestávky jsou pro produktivitu velmi důležité. Jakmile svému mozku nedáte podnět alespoň ke krátkodobému odpočinku, jeho výkonnost začne rapidně klesat. Dopřejte si tedy pravidelné přestávky, během nichž se můžete protáhnout, projít se, zhluboka dýchat nebo si dát něco malého k jídlu.  

Tip: Věděli jste, že jedním z nejčastějších zabijáků času v práci jsou špatně vedené schůzky? Přečtěte si, jak se dají vést efektivně.  

Jednotlivé techniky kombinujte s užitečnými nástroji

Existuje mnoho nástrojů a aplikací, které vám s produktivitou pomohou. Je ale důležité mít na paměti, že je to především o vás, vašem přístupu a nalezení toho, co bude vyhovovat vám.  

Doporučujeme se celkově zaměřit na jednoduchost. Příliš složité procesy nebo přehršel aplikací mohou vést k tříštění pozornosti a ztrátě koncentrace. A kam jde pozornost, tam půjde vaše energie. Vyplatí se proto využít aplikaci na plánování času, správu úkolů, kontrolu produktivity, se kterou máte vše na jednom místě. 

The post Jak být v práci produktivní? Využijte tyto techniky appeared first on Lamael.

Důležité je nic nepodcenit

Nepřehledné, nejasné či špatně uchopené procesy, neefektivní komunikace, špatná organizace času, špatná volba nástrojů… to všechno může být známkou chaosu, který ve vaší firmě může panovat a o kterém možná ani nevíte.  

Je ale velice důležité si na něj „posvítit“ a udělat si ve všem pořádek co nejdříve. Takováto neuspořádanost je totiž zákeřná v tom, že se může projevit až za dlouhou dobu. A škody potom mohou být daleko horší. Na co je tedy dobré se zaměřit v první řadě?  

• Vše si přehledně rozdělte a sepište: Firmu je dobré strukturovat na jednotlivé části, ve kterých si pak sepíšete konkrétní procesy. Ty, které se využívají momentálně (jak to funguje teď), a ty, které by bylo dobré zapojit (nedostatky uvidíte možná na první dobrou). Ideálně vše dokumentujte, aby k přehledu měl přístup každý kompetentní zaměstnanec pro danou oblast.
• Určete kompetentní zaměstnance: Každý proces by měl mít určeného zodpovědného zaměstnance, který bude mít za úkol zajistit, že proces bude probíhat a že bude prováděn správně. Cílem je vyvarovat se dominovému efektu, kdy se zavedená věc vynechá jednou, což vede k tomu, že se bude vynechávat neustále.   
• Ujistěte se, že jsou zaměstnanci dostatečně vyškolení: Toto je stále hodně podceňovaná záležitost. Přitom zaměstnanci jsou jádro vašeho podnikání a kolik do nich investujete (nejen peněz), tolik se vám vrátí. Zaměstnanci by v základu měli být dostatečně vyškolení na to, aby mohli plnit své role. Pokud není jejich odbornost dostatečná, je pravděpodobné, že procesy selžou. Zároveň je dobré dbát na vytvoření vhodných podmínek, aby se u vás cítili dobře.   
• Provádějte pravidelné kontroly: To, co nastavíte, je důležité pravidelně kontrolovat a vyhodnocovat. Nastavte si vhodné intervaly a určete specifické osoby, které za dodržování a kontrolu budou zodpovídat. Vhodné je k tomuto využít nástroj, kde máte ideálně vše na jednom místě.   

Tipy, jak zajistit správný rozvoj  

Správné uchopení procesů ve firmě je pouze začátek. Důležité je pak svou „loď“ nasměrovat správným směrem, abyste si udrželi konkurenceschopnost. Proto je důležité neopomenout několik bodů:  

1. Vhodná strategie: Vypracujte si strategii, která zohledňuje dlouhodobé cíle firmy. Tato strategie by měla být pružná a přizpůsobitelná v průběhu času, aby mohla reagovat na změny trhu a podnikatelské prostředí. 
2. Inovace a technologie: Inovace jsou klíčové pro rozvoj firmy. Zjistěte, jaké inovativní nápady mohou být užitečné pro váš trh a zkuste je implementovat do vaší firmy. Technologie jsou důležité pro efektivitu. Sledujte nové technologie a zvažte jejich implementaci do firmy. 
3. Business partnerství: Partnerství s dalšími firmami může být užitečné pro rozvoj vaší firmy. Hledejte partnery, kteří by mohli poskytnout zdroje, know-how nebo vstup na nové trhy. 
4. Finanční plánování: Kromě strategie a inovace je důležité mít také pevný finanční plán. Sledujte své výnosy a náklady a přizpůsobujte svůj finanční plán tak, aby byl v souladu s vašimi cíli. 
5. Sledování výsledků: Sledujte výsledky své práce a porovnávejte je s plánovanými cíli. Toto hodnocení vám pomůže určit, jak efektivně pracujete a co je třeba upravit. 

Změny byly, jsou a budou. Adaptujte se 

Jakmile máte výše uchopené, je potřeba počítat s turbulentním vývojem a změny zapracovávat rychle. Ve strategiích, v procesech u projektů. Pružnost je zkrátka klíč k úspěchu. I zavádění změn ale potřebuje správné řízení.  

• Stanovte si cíl a plán: Definujte cíle a očekávané výsledky změny. Tyto cíle by měly být srozumitelné a měřitelné, aby bylo možné sledovat, jak probíhá jejich plnění. Vytvořte plán pro implementaci změny. Tento plán by měl obsahovat kroky, termíny a zodpovědnosti. Zvažte také možná rizika a způsoby, jak se s nimi vypořádat. 
• Komunikujte: Komunikujte změnu s celým týmem a dalšími zúčastněnými stranami, včetně zákazníků a dodavatelů. Vysvětlete, co se mění, proč se to mění a jaké jsou očekávané výsledky. 
• Zapojte zaměstnance: Zapojte zaměstnance do procesu změny a zajistěte, aby měli potřebné znalosti a nástroje pro úspěšné provedení změny. Ujistěte se, že mají jasno v tom, co se od nich očekává a jaký je plán změny. 
• Monitorujte a vyhodnocujte: Sledujte průběh změny a pravidelně hodnoťte, zda se změna daří implementovat a zda se dostavují očekávané výsledky. Pokud se objeví nějaké problémy, upravte plán změny, aby se je podařilo vyřešit. 
• Připravte se na „porodní bolesti“: Změna s sebou může nést řadu okolností a někdy bude trvat delší dobu, než si tzv. sedne. I když to zní možná směšně, buďte připraveni přizpůsobit se změnám, které mohou nastat během procesu implementace změn. Zde se vyplácí otevřenost a trpělivost. Vhodná pak může být podpora pro ty, kteří se s novou situací stále učí. Ujistěte se proto, že mají přístup k odpovídajícím zdrojům a nástrojům, aby mohli být úspěšní. 

Tip: Přečtěte si, jak plánovat harmonogram projektu v pěti krocích.   

Pomoci vám může pružně uchopená automatizace 

Automatizace je téma už nějakou dobu, které navíc nabírá na obrátkách s příchodem umělé inteligence. Ať už jste fanoušky, nebo ne, automatizace procesů ve firmě vám může přinést řadu výhod. Od zvýšení efektivity přes snížení nákladů po zlepšení kvality. Tady je pár tipů, na co se například zaměřit při jejím zavádění.  

• Zaměřte se v první řadě na opakující se úkoly: Jedním z nejlepších způsobů, jak zajistit pružnou automatizaci, je identifikovat opakující se úkoly a zautomatizovat je. To může zahrnovat úkoly jako je kontrola dat, zpracovávání e-mailů nebo vytváření reportů. 
• Vyberte správné nástroje a technologie: Před zavedením automatizace je důležité vybrat vhodné nástroje a technologie. Existuje mnoho různých testovacích nástrojů a RPA (Robotic Process Automation). 
• Vytvořte jednoduché a přizpůsobivé procesy: Procesy je důležité navrhnout tak, aby byly snadno přizpůsobitelné a mohly být rychle změněny. To znamená jednoduchost a modulárnost, což umožní snadnou úpravu a přizpůsobení. 
• Nebojte se experimentovat: Pokud chcete zajistit pružnou automatizaci, měli byste vytvořit prostor pro experimentování. To zahrnuje podporu týmu, aby zkoušel nové nástroje a technologie a využíval různé metody automatizace. 
• Zapojte zaměstnance: Výzkum ukazuje, že zahrnutí zaměstnanců do procesu automatizace může pomoci při zlepšování pružnosti a efektivity. Zaměstnanci mohou poskytnout užitečnou zpětnou vazbu a identifikovat oblasti, kde lze procesy dále zjednodušit a vylepšit. 
• Monitorujte a analyzujte výsledky: Monitorování a analýza výsledků jsou klíčové pro optimalizaci. To zahrnuje sběr dat, analýzu výkonnosti procesů a identifikaci oblastí, kde lze automatizaci dále implementovat. 
• Sledujte trendy a inovace: Vaše firma by určitě měla sledovat trendy a inovace v oblasti automatizace, aby mohla využít nejnovější technologie.  

Tip: Zjistěte, jaké jsou trendy v projektovém řízení pro rok 2023.

The post Jak se zbavit chaosu ve firmě? Pomohou vám správné procesy appeared first on Lamael.

Projektové řízení se vyvíjí průběžně. Zmíněné okolnosti pandemie, války a vývoj nových technologií přináší další milníky, které určitě není dobré podceňovat a opomenout, ale naopak je zařadit do vývoje firem.

Umělá inteligence

Samozřejmě velké téma posledních měsíců a byla by chyba nezmínit jej ani v tomto článku. Umělá inteligence bezpochyby změní přístup k projektovému řízení. Projektoví manažeři tedy budou moct využívat umělou inteligenci a automatizační nástroje pro úkoly, jako je plánování, hodnocení rizik a přidělování zdrojů.

Očekává se, že tento trend v letošním roce poroste ještě více, protože technologie založené na AI budou stále dostupnější a rozšířenější. Důležité je proto učit se ji využívat a implementovat ji do pracovního prostředí co nejdříve.

Větší remote přístup a flexibilita

Dnes se vše přesouvá do online prostředí, proto potřebujete s tímto trendem pracovat. Podle průzkumů 97 % zaměstnanců využívá v týdnu alespoň na den či dva home-office.

Vyplatí se proto jít zaměstnancům naproti a poskytnout jim možnost pracovat na dálku a se softwarem pro projektové řízení, ve kterém najdou vše potřebné. S tím souvisí také zvyšující se tlak na přesun pracovního prostředí do cloudu.

Důraz na emoční inteligenci a tzv. soft skills

Kvůli velkému stresu v posledních několika letech a zároveň s rostoucí digitalizací se objevuje také důraz na emoční inteligenci. Zaměstnanci tak po svých nadřízených a kolezích vyžadují daleko větší empatii, pochopení a zaměření na mental-health. Měli byste proto dbát na to, jak se vaši zaměstnanci cítí a jít jim více naproti.

Využít k tomu můžete různé přístupy jako třeba oživení meetingů, aby se nevztahovaly pouze na práci, ale aby se v nich probírala i jiná témata. Cílem je dostat do pracovního prostředí lidskost, aby se zaměstnanci necítili „jako roboti“.

Jelikož manažeři musí pracovat s různorodými týmy, je důležité u nich ještě více podpořit dovednosti jako komunikace, vedení a schopnost spolupráce.

Tip: Přečtěte si 5 tipů, jak efektivně vést pracovní poradu.

Kombinace agilního a tradičního přístupu

Agilita (čili řízení projektů na základě rychlého reagování na průběžné výsledky, změny na trhu atd.) je trend už nějakou dobu, umožňuje totiž větší flexibilitu a přizpůsobivost. Není ale dobré ji aplikovat u všech projektů. Vždy záleží na daném případu.

Proto se objevuje upgrade, kdy se agilita využívá v kombinaci s tradičním přístupem označovaným jako „waterfall“ (postupné řešení kousek po kousku). Říká se tomu hybridní přístup a je dobré jej aplikovat například u projektů, kde se účastní více týmů s různými představami, požadavky a omezeními.

Komplexnější složení týmů

Jelikož se projekty můžou díky výše zmíněnému remote přístupu a velikosti různě tříštit, objevuje se důraz na to, aby každá část projektu měla člověka s kompetentní rolí. Čili aby do projektu pronikla větší odbornost.

Důraz na smysluplnost

Lidé čím dál více chtějí vědět, proč se daný projekt vlastně dělá a jaký bude mít „vyšší“ přínos. Je proto důležité připravit si také strategii, jak svým zaměstnancům vysvětlíte účel daného projektu, aby se cítili dobře motivování do něj pustit a odvést ho s maximálním nasazením.

Co dále mít na paměti

• Udržitelnost: V posledních letech roste povědomí o potřebě udržitelných postupů ve všech aspektech podnikání. Projektové řízení není výjimkou a v letošním roce se projektoví manažeři pravděpodobně zaměřili na začlenění udržitelných postupů do svých projektů, jako je snižování množství odpadu, využívání obnovitelných zdrojů a minimalizace dopadu na životní prostředí.
• Bezpečnost: Jeden z klíčových aspektů vývoje. Zaměstnanci potřebují mít pocit, že vše stihnou v termínu a jejich projekt a prostředí nikdo neohrozí. Proto bude důležitá i ochrana organizace před všemi formami kybernetických útoků. Projektoví manažeři mohou podpořit iniciativy v oblasti kybernetické bezpečnosti tím, že vytvoří kulturu informovanosti a sdílené odpovědnosti, budou spolupracovat s týmy IT, HR a dalšími důležitými články.
• Automatizace: Lidé jsou stále méně ochotni akceptovat ruční sestavování a opakované zadávání údajů do výkazů. Čím dál více se bude volat po automatické konsolidaci existujících dat, kdy se stisknutím jednoho tlačítka vytvoří reporty důležité pro projekt.

Důležité je proto využívat správné nástroje

Vývoj je rychlejší, než si řada firem uvědomuje. Proto je důležité snažit se nebýt pozadu, ale naopak o krok napřed. Celkově můžeme zmínit, že je stěžejní v tomto ohledu flexibilita a nástroje, které vám k efektivnímu projektovému managementu pomůžou.

Například součástí Lamaelu jsou užitečné funkce, mezi které patří:

• organizování projektů a úkolů,
• přehledné a snadné vykazování,
• kontakty,
• obchodní funkce,
• správa e-mailingu,
• přehledná vizualizace
• přizpůsobení na míru,
• klientská podpora
• a řada dalších.

Spolu s tím všechny výhody získáte za přijatelnou cenu. A pokud si s něčím nejste jistí, rádi vám vše vysvětlíme.

The post Trendy v projektovém řízení pro rok 2023: Na co se zaměřit? appeared first on Lamael.

Osobnost obchodníka aneb bez jakých vlastností se neobejde

Obchodník je důležitá osobnost firmy, která přímo ovlivňuje, jak se firmě bude dařit. Rozhodně to není pozice pro každého, obchodník se totiž neobejde bez určitých vlastností a dovedností. Jaké to jsou?

Vytrvalost a předvídavost

Být pozorný a „vidět za roh“ je pro obchodníky denním chlebem. Na schůzce s klientem si musí umět rychle spočítat, co se oběma vyplatí, a zároveň pohotově reagovat na argumenty druhé strany. Měl by být pár kroků napřed, aby vedl schůzku a dostal člověka tam, kam potřebuje.

Často se to ale nepovede a přijde odmítnutí, kterých i úspěšný obchodník zažije v životě nespočet. Důležité je vytrvat a nevzdat to. V obchodu je potřeba budovat důvěru, kterou nezískáte přes noc.

Empatie a adaptabilita

Obchodník, který se snaží prodat za každou cenu, neprodá vůbec. Proč? Chybí mu empatie. Obchod je o vytváření vztahu s klientem, k čemuž je potřeba pochopit jeho potřeby, vžít se do jeho role a zjistit, co je pro něj důležité. Na základě toho pak dokážete vypíchnout přesně ten benefit, který ocení i druhá strana.

S tím souvisí i schopnost rychle reagovat na změny a umět se přizpůsobit. Obchodník musí umět změnit styl vyjadřování a své argumenty dle konkrétního zákazníka – zkrátka najít to nejlepší možné řešení pro obě strany, a to bleskurychle.

Sebedůvěra a asertivita

Zdravé sebevědomí a ambice je poznat ještě dřív, než promluvíte. Úspěšní obchodníci si musí věřit. I přes mnoho nedokončených obchodů je důležité sebrat odvahu a umět se prodat. Nervózní člověk totiž nikoho nepřesvědčí.

Na ostré lokty ale zapomeňte a zvolte zlatou střední cestu mezi agresivní a pasivní komunikací. Asertivita je další důležitá vlastnost obchodníků, která vám dovolí nebát se říct pádný argument, stát si za ním, ale na nic netlačit a zůstat v hranicích slušnosti.

Jakých chyb se nejčastěji dopouštějí obchodníci?

Nejčastějším chybou, kterou obchodníci dělají, je snaha prodat za každou cenu, aniž by se zamysleli and skutečnou hodnotou produktu či služby pro zákazníka. Často se pak totiž stává, že klient nedostal to, co mu obchodník slíbil a nastává problém.

Další chybou je nedostatek proaktivity. Zákazník se pak musí sám ozývat a hledat řešení, přitom by měl první krok udělat obchodník a vždy se starat o jeho spokojenost. Nicméně problémy, které nastaly, případně reklamaci lze využít k posílení vztahu mezi vámi a klientem a napravit reputaci.

Tip: Mohlo by vás zajímat, jaké jsou nejčastější chyby v projektovém řízení.

Software pro řízení firmy usnadní práci nejen obchodníkům

Stejně jako projektovým manažerům, ani obchodníkům nesmí chybět organizovanost, aby se v množství rozjednaných obchodů vůbec vyznali. Od nich zároveň projekt pokračuje k dalším členům týmu, kteří musí mít jasný vzhled do celého případu. S aplikací Lamael to jde jednoduše, a dokonce i z mobilu. Lze v ní řídit veškerou firemní agendu, včetně jednotlivých projektů, obchodních příležitostí i stavu skladu. Vyzkoušejte Lamael jako svůj online pracovní nástroj na 14 dní zdarma. V případě potřeby vám ho upravíme na míru.

The post Jak se stát úspěšným obchodníkem: 6 důležitých vlastností a nejčastější chyby obchodníků appeared first on Lamael.

Co je to harmonogram projektu? 

Harmonogram projektu je plánovací nástroj, který určuje pořadí a časový rámec pro plnění jednotlivých úkolů a milníků. Správný harmonogram vždy zahrnuje seznam úkolů, které je třeba splnit, a stanoví termíny a případně pořadí jejich dokončení. Zároveň obsahuje informace o tom, který člen týmu daný úkol řeší. Harmonogram projektu může být vyjádřen v grafické podobě (nejčastěji Ganttův diagram) nebo v tabulkové podobě. 

Proč je důležité mít harmonogram projektu? 

Harmonogram projektu pomáhá s time managementem a je velmi důležitý pro včasné dokončení projektu před termínem. Zároveň si s jeho pomocí utřídíte jednotlivé úkoly, které na sebe mohou a nemusí přímo navazovat. Tým si tak může naplánovat svoji práci a mít přehled o tom, v jaké fázi se projekt a jednotlivé úkoly nachází. Harmonogram pomůže také včas identifikovat problémy a případné překážky. V neposlední řadě se podle něj lépe stanovuje finanční i časový rozpočet. 

Jak sestavit časový plán projektu 

Pojďme se krok za krokem podívat, jak vytvořit harmonogram projektu a zlepšit tak time management celého týmu. 

1. Vyberte si správný software pro projektové řízení

Při projektovém managementu je stěžejní mít při ruce vhodné nástroje pro plánování a vedení týmu. Software pro projektové řízení, jako je například Lamael, pomůže nejen s tvorbou časového plánu projektu, ale i s jeho vedením a úpravami během práce samotné. Umožňuje také efektivně přiřazovat práci jednotlivým členům týmu a samozřejmě vše zobrazit v přehlednějším grafickém rozhraní. 

Tip: Podívejte se na 4 aplikace pro řízení projektů. 

2. Identifikujte úkoly

Prvním krokem při vlastním sestavování harmonogramu projektu je identifikace a třídění úkolů, které musí být dokončeny. Každý jednotlivý krok, úkol a milník je potřeba popsat a případně rovnou přidělit jednotlivým členům týmu. 

3. Určete čas pro dokončení jednotlivých úkolů

Mnohdy se dá jen těžko přesně určit, kolik času zabere projekt jako celek. Odhadnout čas potřebný ke zpracování dílčích úkolů je však výrazně snazší. Právě na jednotlivých úkolech a časech potřebných k jejich zpracování by měl time management stát.  

Je důležité stanovit si reálné termíny pro dokončení každého úkolu a zohlednit případné problémy, které mohou nastat. Pokud například některé úkoly závisí na dokončení jiných úkolů, musí být tyto závislosti zohledněny při plánování harmonogramu projektu. 

Tip: Zjistěte, jaké je tajemství úspěšného řízení lidí a projektů na dálku.

4. Vytvořte grafické znázornění

Grafické znázornění časového plánu projektu a jednotlivých úkolů je přehlednější pro celý tým. Zároveň také vypadá profesionálněji, když musíte harmonogram projektu někomu prezentovat.  

Dalším a finálním přípravným krokem správného projektového manažera je tedy jeho vytvoření. Ganttův diagram je nejpoužívanější grafické zobrazení, které rozloží plánované úkoly v časové ose. Zahrnuje seznam úkolů a jejich předpokládané dokončení, zároveň může zahrnovat i to, který člen týmu má úkol na starost. Jak už jsme si řekli výše, pro tvorbu grafických znázornění časového plánu projektu je ideální sáhnout po některém ze softwarů pro projektové řízení. 

5. Sledujte projekt a dynamicky aktualizujte harmonogram

Jakmile samotné práce na projektu započnou, je třeba mít na paměti, že harmonogram projektu není od začátku do konce statickým dokumentem. Je to dynamický nástroj, který se mění s postupem projektu. Je důležité harmonogram pravidelně aktualizovat a sledovat plánované a skutečné termíny pro dokončení úkolů. Pokud se vyskytnou problémy nebo zpoždění, s kterými jste nepočítali ani v rezervě při plánování, je třeba rychle jednat a přijmout opatření k řešení. 

Právě o tom je koneckonců projektový management. Zařídit, aby celý tým fungoval efektivně, plánovat a případně i řešit vyvstalé problémy. S řízením projektu vám pomůže software pro projektové řízení Lamael. Má mnoho funkcí, je kompletně v češtině a můžete ho na 14 dní vyzkoušet zdarma. 

The post Naučte se plánovat harmonogram projektu – 5 kroků, jak na něj appeared first on Lamael.