Ovládněte umění projektového managementu

Projektové nástroje jsou zásadní pro správné vedení a koordinaci týmů a projektů. Jejich základním využitím je projektové plánování, alokace zdrojů, řízení času a sledování výkonnosti, což je zásadní pro získání konkurenční výhody. Důležité aspekty projektových nástrojů zahrnují:

• Přehledné rozhraní pro snadnou orientaci.
• Flexibilní plánovací možnosti.
• Integraci s dalšími aplikacemi a platformami.
• Funkce pro sledování a reportování.
• Podporu týmové spolupráce a sdílení informací.

Organizujte, delegujte, spravujte: Používejte projektové nástroje jako profíci

Projektové nástroje se dají kategorizovat podle jejich primárních funkcí do několika hlavních skupin:

• Plánovací nástroje (Trello, Asana): Tyto nástroje jsou klíčové pro organizaci úkolů a aktivit. Umožňují delegovat a přiřazovat práci týmovým členům na jednom místě s využitím projektových úkolů, podúkolů, šablon, pracovních postupů, kalendářů a složek. Některé z nich nabízejí automatické plánování a zobrazení životního cyklu projektu, což usnadňuje práci projektového manažera​​.
• Kolaborativní nástroje (MS Teams, Slack): Hlavním účelem těchto nástrojů je interní komunikace a zjednodušení spolupráce v týmu. Umožňují sdílet informace, diskutovat o úkolech a udržovat spojení mezi členy týmu, ať už jsou v kanceláři nebo pracují na dálku. Zatímco tyto platformy samy o sobě neobsahují rozsáhlé funkce pro správu projektů, jejich síla spočívá ve schopnosti integrovat se s širokým spektrem projektových nástrojů. O tom, jak na efektivní online komunikaci jsme psali v jednom z našich blogových článků.
• Nástroje pro správu dokumentů (Google Drive, Share Point): Tyto nástroje jsou užitečné při práci na různých projektech, kde mohou vzniknout chyby. Nabízejí funkce jako úpravy souborů, verzování a ukládání, které mohou pomoci předcházet takovým chybám​​.
• Sledovací a reportingové nástroje (Jira, Monday): Obvykle zahrnují funkce pro sledování výkonnosti a pokroku projektů, generování reportů a analýz.

Jaké faktory je třeba vzít při výběru nástroje v úvahu?

Vybrat ten správný projektový nástroj může být jako hledat jehlu v kupce sena. Ale žádné obavy, máme pro vás několik tipů, na co se při výběru ideálního pomocníka pro vaše projekty zaměřit.

• Cena: Při výběru musíte chtě nechtě zohlednit váš rozpočet a potřeby. Různí poskytovatelé cílí na různě velké firmy a nabízí rozdílné funkce a cenové hladiny. Měli byste hledat takový nástroj, který poskytuje nejlepší poměr ceny a výkonu pro vaše specifické potřeby.
• Funkce spolupráce: Efektivní spolupráce a komunikace v rámci týmu a mezi týmy je klíčová. Nástroj by měl nabízet funkce jako chat nebo sdílení souborů a informací v reálném čase, aby podpořil týmovou spolupráci.
• Mobilní dostupnost: V dnešní době je důležité, aby byl nástroj kompatibilní s mobilními zařízeními a umožňoval efektivní práci i mimo tradiční počítačové pracovní prostředí. Vyhledávejte aplikace, které jsou optimalizované pro menší zařízení a umožňují i offline práci.
• Uživatelskou přívětivost: Jednoduché a intuitivní uživatelské rozhraní usnadní zaměstnancům využívání všech funkcí aplikace. Rozhraní by mělo být strukturované tak, aby bylo snadné ho pochopit a používat.
• Funkce vytváření přehledů a analýz: Nástroj by měl umožňovat generování přehledných grafů a analýz pro sledování pokroku a klíčových ukazatelů výkonu projektů.
• Integrační schopnosti: Je důležité, aby se nástroj dal snadno integrovat s dalšími nástroji a aplikacemi, které ve vaší firmě používáte, jako jsou ERP systémy, nástroje pro správu dokumentů, fakturační systémy apod.
• Možnosti přizpůsobení: Každý projekt je unikátní a vyžaduje specifické funkce. Vyhledávejte software, který nabízí možnosti přizpůsobení a konfigurace, aby vyhovoval různým potřebám projektů a týmů.

Příkladem efektivity projektových nástrojů je případová studie společnosti TK Servis Technology, která implementovala nástroj Lamael. Tento nástroj jí umožnil snížit čas strávený administrativou z 4–10 hodin týdně na pouhou hodinu a zároveň ušetřil desítky tisíc korun měsíčně na správě faktur a dokladů. Lamael výrazně zvýšil efektivitu a přehlednost v řízení rozsáhlých projektů, což přispělo k výraznému zlepšení celkového fungování firmy.

Tip: Víte, proč pro svůj byznys potřebujete aplikaci pro řízení projektů i týmů?

Zbavte se chaosu v projektech

Jak už jsme naznačili, výběr správného nástroje pro řízení projektů může být docela zapeklitý úkol. Pro zjednodušení pro vás máme jednoduchá vodítka, která vám pomůžou. Stačí, když budete při výběru ideálního softwaru pro řízení projektů postupovat podle následujícího návodu:

• Určete potřeby vaší firmy: Nejprve identifikujte klíčové požadavky vaší firmy na nástroj projektového řízení. Zvažte velikost vašeho týmu, počet a typ projektů, které budete spravovat, a specifické funkce, které potřebujete. Tento krok je základem pro výběr vhodného řešení.
• Sestavte seznam požadavků: Vytvořte seznam funkcí, které považujete za nezbytné a žádoucí. To vám pomůže zúžit možnosti a vybrat nástroj, který nejlépe odpovídá vašim potřebám.
• Stanovte rozpočet: Nastavte si rozpočet a cenový limit.
• Vyhodnoťte dostupná řešení: Porovnejte různé softwary podle kritérií, která jste si stanovili. Zohledněte faktory, jako jsou cena, uživatelská přívětivost, flexibilita, spolehlivost a integrace s dalšími aplikacemi a nástroji, které již ve vaší firmě používáte.
• Využijte bezplatné zkušební verze: Většina poskytovatelů nabízí možnost vyzkoušet si řešení zdarma po omezenou dobu. Tuto příležitost využijte k testování v praxi a ověření, zda nástroj splňuje vaše požadavky.
• Berte v potaz zpětnou vazbu: Přečtěte si recenze a hodnocení uživatelů z nezávislých zdrojů a diskuzních fór.
• Vyberte nástroj pro řízení projektů, který odpovídá specifickým potřebám vaší firmy a finančním možnostem.

Tip: Mohl by vás zajímat článek Skill set projektového manažera aneb bez čeho se jako projekťák prostě neobejdete.

Malé porovnání projektových nástrojů

Projektové řízení může být docela zábavné – když máte ten správný nástroj. A proto jsme pro vás vybrali několik známých hráčů v oblasti nástrojů pro správu projektů, které jsou dostupné na českém trhu. Každý z nich má své výhody a nevýhody, takže si můžete vybrat ten, který nejlépe vyhovuje potřebám vaší firmy nebo týmu.

1) Asana

Asana je software pro správu projektů založený na cloudových technologiích, který se soustředí na efektivní správu úkolů a podporu týmové spolupráce. Hlavním přínosem používání Asany je schopnost rozdělit cíle týmu na přehledné projekty a úkoly, a zároveň udržovat aktuální přehled o postupu v dosahování těchto cílů.

Výhody Asany:

• Rozšířená funkčnost: Asana je plná funkcí, což umožňuje uživatelům spravovat různé aspekty projektů a úkolů efektivně (např. vytváření a správa časových os, automatizace rutinních úkolů, sdílení souborů a dokumentů, kanbabové tabule apod.).
• Rozsáhlý seznam integrací: Umožňuje snadné propojení s dalšími nástroji a aplikacemi, což rozšiřuje možnosti správy projektů. Jedná se například o Slack, Google Drive, Google kalendář, automatizační nástroj jako Zapier apod.
• Podpora Agile a Scrum: Asana podporuje agilní metodiky, což je pro mnoho týmů klíčové.
• Organizované a intuitivní uživatelské rozhraní: Uživatelé ocení přehlednost a snadnou orientaci v softwaru.

Nevýhody Asany:

• Pokročilé bezpečnostní nástroje jsou k dispozici pouze v Enterprise plánu: Firmy, které hledají vyšší úroveň zabezpečení, můžou být v případě, že nejsou ochotné investovat prostředky do nejdražšího plánu, více ohrožené.
• Mobilní aplikace potřebuje vylepšení: Uživatelé mobilní aplikace mohou narazit na omezení nebo nepříjemnosti, jako jsou dlouhé doby načítání, obtížné použití některých funkcí nebo problémy s výkonem a stabilitou, a to zejména při práci s rozsáhlými projekty.
• Omezené sledování času v nižších plánech: Přestože Asana nabízí funkce sledování času, jsou dostupné pouze ve vyšších úrovních plánů, jako jsou Business a Enterprise. Uživatelé s plány Basic a Premium tedy nemají přístup k těmto pokročilým funkcím sledování času, které jsou dostupné pouze v plánech Business a Enterprise. Toto omezení může být problémem pro týmy, které vyžadují detailní sledování a reportování času stráveného na projektech.

Pro koho je Asana vhodná?

Asana je vhodná pro týmy, které hledají komplexní řešení správy projektů s širokým spektrem funkcí a integrací. Nabízí komplexní řešení správy projektů s bohatým spektrem funkcí a integrací, což je výhodné pro týmy hledající rozšířené možnosti správy. Její flexibilita a snadná použitelnost ji činí vhodnou i pro menší projekty, které vyžadují efektivní a přehledné řízení.

Tip: Zjistěte, jak zadávat úkoly, aby je váš tým pochopil.

2) Trello

Trello se řadí mezi oblíbené aplikace, které zjednodušují správu a plánování osobních i týmových projektů. Je široce využitelné v různých oblastech a pro jeho používání je potřeba pouze internetové připojení. Jako cloudová služba je Trello vhodné pro řízení projektů ve stylu kanban. Skvělé je, že je jeho základní verze zdarma. Pokud byste chtěli využívat pokročilé funkce Trella v rámci vašeho projektového systému, budete muset uhradit roční poplatek.

Výhody Trella:

• Snadné použití: Trello je známé svým jednoduchým a intuitivním uživatelským rozhraním, což usnadňuje učení a přizpůsobení se novým uživatelům.
• Uživatelsky přívětivá mobilní aplikace: Nabízí výkonnou mobilní aplikaci, která umožňuje snadnou správu projektů na cestách.
• Rozšířená funkčnost v bezplatném plánu: Ve srovnání s konkurenty nabízí Trello v bezplatné verzi více funkcí, což je atraktivní pro uživatele s omezeným rozpočtem.
• Rozsáhlé možnosti automatizace: Trello umožňuje automatizaci různých úkolů a procesů, což zvyšuje efektivitu práce. Například můžete nastavit pravidlo, které automaticky přesune kartu do seznamu Hotovo a odstraní vás z ní, když dokončíte úkol. Dalším užitečným postupem je vytvoření tlačítka, které při jeho stisknutí automaticky řadí karty podle nastaveného termínu. Tato automatizace ušetří čas a pomáhá udržovat na tabuli pořádek.

Nevýhody Trella:

• Omezené nástroje pro reportování: Trello má omezené možnosti pro vytváření reportů a analýz, což může být nevýhodou pro komplexní projektové řízení.
• Není vhodné pro složité projekty: Pro velké projekty může být Trello méně vhodné kvůli omezeným možnostem správy a organizace (omezená zobrazení, nedostatek pokročilých funkcí jako sledování času a výzev při správě velkých projektů apod.).
• Přílišná závislost na kanbanových tabulích: Trello ve velké míře využívá kanbanové tabule, což může být limitující pro ty, kteří preferují jiné metody nebo potřebují více flexibilní přístupy k řízení projektů.

Pro koho je Trello vhodné?

Trello je vhodný nástroj především pro menší týmy, které hledají jednoduchý, vizuálně orientovaný nástroj pro řízení projektů ve stylu kanbanových tabulí. Je ideální pro týmy, které preferují přehledné a intuitivní řízení svých projektů bez potřeby složitějších funkcí.

3) Freelo

Freelo je další nástroj projektového managementu, který usnadňuje práci tím, že umožňuje vytváření pracovních projektů a jejich dělení na úkoly a podúkoly. O tom, jak na ně, jsme se více rozepsali v našem článku, kde se dozvíte, jak zadávat úkoly, aby je váš tým pochopil.

Freelo je zvláště užitečné pro malé týmy. To zajišťuje, že každý člen týmu ví, co má dělat na konkrétním projektu. Freelo také poskytuje detailní přehled o tom, v jaké fázi projekty a úkoly jsou ​​.

Výhody Freela:

• Jednoduchost a intuitivní používání: Freelo nabízí snadné a intuitivní rozhraní, což usnadňuje ovládání a zkracuje dobu zaučení pro nové uživatele​​​​.
• Nadstandardní zákaznické vzdělávání: K dispozici je zákaznická výuka prostřednictvím webinářů, návodů a přímé komunikace, kterou uživatelé oceňují​​.
• Jazyková dostupnost: Aplikace a návody jsou dostupné v češtině a v několika dalších světových jazycích, což je vhodné pro vícejazyčné týmy​​.
• Různé zobrazení úkolů: Freelo umožňuje různá zobrazení úkolů, jako je řádkové, tabulkové, kanban a kalendář, což usnadňuje organizaci a přehled​​. Každý uživatel si tedy přijde na své.
• Nahrávání hlasových zpráv a obrazovky: Tato funkce zjednodušuje komunikaci a sdílení informací v týmu​​.
• Hodinová sazba a fakturace: Funkce Timetracking umožňuje snadné sledování a automatickou fakturaci času stráveného na úkolu​​.
• Vhodné pro různé typy týmů: Freelo je ideální pro malé i střední týmy v různých odvětvích, včetně agentur, e-shopů a obecních samospráv​​.
• Mobilní aplikace: Mobilní aplikace Freelo poskytuje všechny funkce desktopové verze a některé další, jako je focení přímo do komentářů, což je užitečné při práci v terénu​​.

Tip: Poznejte 5 výhod automatické fakturace.

Nevýhody Freela:

• Omezený počet uživatelů v bezplatné verzi: Ve verzi zdarma je možné přidat pouze 3 uživatele​​.
• Mobilní aplikace nefunguje offline: Mobilní aplikace Freelo má některá omezení, jako je nemožnost fungovat offline​​.
• Omezenější možnosti propojení ve srovnání s konkurencí: Ačkoliv Freelo umožňuje integraci s několika aplikacemi, některé konkurenční nástroje nabízejí širší spektrum možností propojení. Dle informací na stránkách nástroje patří mezi jeho integrace například export termínů do Google Kalendáře, Outlooku, Mac a Windows Kalendáře apod. Avšak ve srovnání s některými konkurenčními nástroji může být jeho nabídka propojení vnímána jako méně rozsáhlá.

Pro koho je Freelo vhodné?

Freelo je vhodné především pro správu projektů a úkolů a je ideální pro malé i velké firmy, včetně startupů a korporací. Podle zkušeností se nejlépe hodí pro majitele reklamních agentur a konzultantských firem, které často pracují na projektech pro své klienty. Díky funkcím, jako je měření času apod., poskytuje přehled o odpracovaném čase a usnadňuje fakturaci. Nicméně je považované za univerzální nástroj, který najde využití v různých oblastech, kde probíhá týmová spolupráce.

4) Jira

Jira je nástroj pro projektové řízení, který je navržený pro efektivní správu a podporu agilního vývoje. Umožňuje monitorování průběhu projektů, spravování úkolů a kontrolu. Nabízí řadu rozšíření a možností integrace s jinými aplikacemi. Jira se často využívá v oblasti správy softwarových projektů a poskytuje pokročilé funkce pro agilní metodiky.

Dalšími klíčovými vlastnostmi jsou sledování chyb, správa oprav, testování a propojení s dalšími vývojovými nástroji. Atlassian spolupracuje s předními technologickými společnostmi, jako jsou Slack Technologies, Microsoft, Google, Zoom a další, takže vaše týmy mohou efektivně pracovat s nástroji, které již znáte a máte rádi.

Výhody Jiry:

• Důvěryhodnost: Jira je široce uznávaná v oblasti správy softwarových projektů díky své stabilní historii výkonnosti a spolehlivosti.
• Rozsáhlé funkce: Nabízí širokou škálu funkcí jako projektové řízení, Scrum/Kanban nástěnky, automatizace, mobilní aplikace a mnoho dalších​​.
• Uživatelské prostředí: Jira má přívětivé uživatelské rozhraní, což usnadňuje orientaci v nástroji​​.
• Jednoduchost používání: Registrace a základní nastavení Jiry jsou intuitivní, i když počáteční orientace může být pro nováčky výzvou​​.
• Cenová dostupnost: Jira nabízí více cenových tarifů včetně bezplatné verze, což ji činí dostupnou pro různě velké týmy a organizace.
• Možnosti propojení: Umožňuje integraci s mnoha aplikacemi třetích stran včetně Google služeb, Slacku a Zapieru​​.

Nevýhody Jiry:

• Složité pro začátečníky: Kvůli odborné terminologii a některým návodům v angličtině může být Jira na začátku složitější na pochopení pro nováčky​​.
• Omezená podpora pro bezplatnou verzi: Uživatelé bezplatné verze nemají přístup k přímé podpoře a musí spoléhat na komunitní fóra a online materiály​​.
• Nepřímé použití šablon: Šablony dostupné přes Confluence nejsou integrované přímo v Jira aplikaci, což zdržuje a není to pro uživatele pohodlné​​.
• Omezené funkce v bezplatné verzi: Bezplatná verze Jira má omezení na počet členů týmu a úložiště, což může být pro některé týmy omezující.

Pro koho je aplikace Jira vhodná?

Jira je nejvíce vhodná pro týmy softwarových vývojářů a IT profesionálů, protože obsahuje širokou škálu nástrojů pro správu projektů a úkolů souvisejících s vývojem softwaru. Jira ale může být užitečná i pro jiné týmy, které potřebují efektivně spravovat a sledovat úkoly​.

Lamael: Univerzální řešení pro moderní projekty

V závěru našeho srovnání projektových nástrojů je na místě zdůraznit, že každý z nich má své jedinečné vlastnosti a přínosy. Ačkoliv Asana, Trello, Freelo a Jira představují významné možnosti na trhu projektových nástrojů, je zde další hráč, který stojí za zmínku – Lamael. Jedná se o inovativní projektový nástroj, který přináší svěží pohled na řízení projektů a funguje jako cloudový systém. Je to komplexní řešení navržené tak, aby splnilo potřeby různorodých týmů a projektů, což z něj činí ideální volbu pro ty, kteří hledají flexibilitu a efektivitu. Například firma Virtual Lab získala díky Lamaelu přehled nad obchody i projekty.

Klíčové vlastnosti Lamaelu zahrnují:

• Uživatelskou přívětivost: Lamael nabízí intuitivní a přehledné rozhraní, které usnadňuje orientaci a zvyšuje produktivitu.
• Flexibilitu a přizpůsobení: Vyznačuje se schopností přizpůsobit se potřebám různých typů projektů na míru, což z něj činí univerzální nástroj pro firmy různých velikostí a odvětví.
• Výkonné reportovací nástroje: Lamael poskytuje pokročilé funkce pro sledování výkonnosti projektů a generování užitečných reportů. Funkce Reporty transformuje způsob, jakým vidíte a analyzujete data ve vaší firmě. S tímto modulem, o který je možné Lamael rozšířit, získáte nejen číselné, ale i grafické pohledy na vaše fakturace, zakázky, vykázanou práci a cashflow.
• Efektivní týmovou spolupráci: Umožňuje snadnou komunikaci a sdílení informací mezi týmovými členy prostřednictvím vestavěného chatu. Lze vytvořit skupinové chaty nebo komunikovat přímo u konkrétního projektu či úkolu, což zvyšuje efektivitu práce. Navíc je možné systém propojit s e-mailem, což umožňuje centralizaci všech komunikačních kanálů a informací na jednom místě.
• Dostupnost a cenovou přívětivost: Nabízí konkurenceschopné cenové plány, které jsou dostupné pro různé velikosti týmů a rozpočtů.

Tip: Přečtěte si případovou studii o tom, co na Lamael říká vedení společnosti Pharmafit.

Výběr správného nástroje pro správu projektů je nezbytný pro úspěch vašich byznysových plánů. Lamael přináší jedinečnou kombinaci funkčnosti, flexibility a uživatelské přívětivosti, což z něj dělá vhodnou volbu pro každého, kdo hledá komplexní a efektivní řešení pro správu projektů. Doporučujeme vám prozkoumat možnosti, které Lamael nabízí, a zvážit, zda by mohl být ideálním řešením pro vaše specifické potřeby a cíle. V případě zájmu nás kontaktujte a rádi s vámi vybereme vhodné řešení na míru.

The post Komplexní srovnání 5 projektových nástrojů: Najděte ten pravý pro řízení vašich projektů appeared first on Lamael.

Projektový manažer – kdo to je a co dělá? 

Projektový manažer se stará o to, aby se určitý projekt zrealizoval podle stanových kritérií a bez případných rizik. Náplň práce je velmi různorodá a mění se podle jednotlivých oborů. V marketingu bude projekťák řídit například tvorbu nového webu a ve stavebnictví zase úspěšné dokončení developerského projektu.  

Obecně lze ale říct, že má projektový manažer na starosti vytvoření plánu pro realizaci celého projektu, a to s ohledem na časový a finanční rozpočet. Na základě tohoto plánu pak řídí tým realizátorů a koordinuje projekt ve všech jeho fázích. Právě on je zodpovědný za dosažení stanoveného cíle. V průběhu realizace komunikuje napříč týmem specialistů, kontroluje kvalitu výstupů, dává zpětnou vazbu a na konci vyhodnocuje veškeré činnosti a uzavírá projekt. Má toho tedy na starosti skutečně dost.  

Práce projektového manažera je psychicky i časově náročná a určitě není pro každého. Pojďme se podívat, co všechno by měl takový člověk umět. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, kolik si projektový manažer vydělá. 

Jaký by měl být úspěšný projektový manažer? 

Projekťákem se člověk rodí. Existují určité vlastnosti a charakterové rysy, které jsou pro tuto profesi zkrátka nezbytné. A pokud člověku nejsou přirozené, jen těžko se je bude učit. Co to je? 

Sebeorganizovanost 

Dokážete si představit projekťáka, který si neumí zorganizovat svou práci? Organizovanost je snad úplně nejdůležitější předpoklad úspěšných projektových manažerů. Management mají v popisu práce, takže bez této schopnosti to zkrátka nepůjde. Určitě je to věc, která se dá naučit, pokud ale člověku není vlastní – pravděpodobně ho tato práce nebude bavit. 

Komunikativnost 

Komunikace je klíč – to platí v práci i v životě. Projektový manažer je spojkou mezi klientem a týmem, a právě přes něj probíhá veškerá komunikace. Měl by být tedy nejen komunikativní, ale taky věcný a stručný. Komunikace by měla probíhat efektivně, jinak se nikdy nedoberete výsledku. 

Schopnost plánovat a řídit 

Úspěšnými projektovými manažery jsou většinou vůdčí typy lidí, kteří umí převzít kormidlo. Vzhledem k tomu, že na bedrech projekťáka leží realizace celého projektu, musí být schopný ho rozplánovat krok za krokem. Samotná realizace se už ale manažerů netýká, je tedy potřeba být trochu leader a umět vést tým, aby se práce rozdělila a stihla. 

Tip: Mohlo by vás zajímat 5 kroků, jak naplánovat harmonogram projektu. 

Psychická odolnost a umění řešit problémy 

Znáte to, většinou nic nejde stoprocentně podle plánu. V projektovém řízení se dějí změny na denním pořádku. Pokud se tedy chcete stát projektovým manažerem, určitě byste se neměli bát problémů. Naopak čím kreativněji je umíte řešit, tím lépe. Někdy je těch potíží až příliš, i na to musí být manažer připravený. Žádná překážka by vás neměla položit. 

Co by měl projektový manažer umět? 

Vlastnosti jsou jasné, to ale není zdaleka vše, co budete v této profesi potřebovat. Tady jsou ty nejdůležitější dovednosti projekťáků. 

Ovládat nástroje pro projektové řízení 

Každý chytrý projektový manažer používá pracovní nástroj, který je jeho pravou rukou v řízení projektů. A to nejen kvůli přehlednějšímu rozplánování projektu, ale taky pro snazší delegování. Zadávání práce je totiž nezbytnou součástí projektového řízení. Kvalitní nástroj, jako je například Lamael, umí pohlídat termíny i rozpočty jednotlivých projektů. 

Tip: Hledáte chytrý software pro řízení projektů? Vyzkoušejte Lamael na 14 dní zdarma. 

Poskytovat zpětnou vazbu 

Řízení projektů a týmu se neobejde bez kontroly jednotlivých výstupů. Projektový manažer je ten, který reviduje práci svého týmu, než se vůbec dostane ke klientovi. Měl by tedy umět poskytovat zpětnou vazbu. Ideální je vždy začít tím pozitivním a až potom komentovat nedostatky, aby to bylo pro ostatní motivující. 

Znát metody projektového řízení 

Jestli to myslí projektový manažer skutečně vážně můžete poznat i podle toho, zda má za sebou akreditované kurzy zaměřující se na určité metody projektového řízení. Jednou z nejznámějších metodik je PRINCE2. Existuje ale celá řada tzv. světových standardů projektového managementu:  

• International Project Management Association – IPMA®  
• Project Management Institute – PMI®  
• Projects in Controlled Environments – PRINCE2®  
• Národní soustava kvalifikací 

Tip: Zjistěte více o tom, co se skrývá za jednotlivými standardy PM. 

Teď už možná věříte, že projekťákem nemůže být každý 

Každá profese má svá specifika a pozice projektového manažera jich má víc než dost. Věříme, že jsme v článku zmínili všechny důležité aspekty, které s touto profesí souvisí. Ať už se chystáte nabrat nového projekťáka nebo se plánujete projektovým manažerem sami stát – Lamael vám drží palce.  

Podívejte se i na naše další články – mohlo by vás zajímat, jaké 4 chyby se nejčastěji stávají v projektovém řízení. 

The post Skill set projektového manažera aneb bez čeho se jako projekťák prostě neobejdete appeared first on Lamael.

Software na řízení projektů – co to je? 

Představte si aplikaci, která bude řídit vaši firmu v podstatě za vás. Sice ne doslova, ale některé činnosti jako třeba vytváření a vyplňování excelových tabulek nebo ruční vypisování faktur – to udělá hravě za vás. Slouží jako prostor, ve kterém můžete přehledně a jednoduše pracovat – plánovat projekty, zadávat práci, sledovat chod zakázek, evidovat zboží i fakturovat.

Většina aplikací pro projektové řízení funguje v cloudu – to znamená, že můžete veškerá data, dokumenty i soubory sdílet mezi sebou, a to odkudkoliv. Je to taky krok kupředu z hlediska fungování firmy. Díky tomuto softwaru totiž můžete nabízet občasný home office nebo zcela remote pozici, což jsou u zaměstnanců jedny z nejžádanějších firemních benefitů. Vyšší konkurenceschopnost na trhu práce ale není zdaleka to jediné, co vám taková aplikace přinese. 

Vyšší efektivita, pořádek a méně práce – aneb proč začít používat aplikaci na řízení projektů ve své firmě 

Věděli jste, že firmy utratí přibližně 11 % zdrojů na zbytečné procesy pramenící z nefunkčního projektového řízení? To může být pro mnoho podniků z dlouhodobého hlediska likvidační. Přitom by stačilo změnit přístup k plánování projektů a řízení týmu a vše by mohlo hladce fungovat. Jak? Přesuňte se do nástroje na řízení projektů – pomůže vám s následujícím: 

1. Automatizace firemních procesů 

Jakmile začnete používat aplikaci pro řízení projektů, věřte, že se k žádným tabulkám už nevrátíte. Tento nástroj vám totiž pohlídá všechno – můžete v něm nastavit jednoduchý proces všech zakázek a projektů a pak už jen sledovat, jak ho zaměstnanci plní. Některé činnosti, např. fakturaci lze dokonce úplně automatizovat. Vy tak jenom vytvoříte projekt (případně připravíte zadání), přiřadíte vykonavatele, ten následně vykáže odpracovaný čas, který můžete automaticky fakturovat klientovi. Ušetříte si tím čas i práci, kterou byste strávili zdlouhavým vysvětlováním a zadáváním práce v e-mailech nebo na schůzce. 

2. Organizace práce a řízení týmu 

Pokud máte pocit, že byste s takovým nástrojem netušili, zda má každý práci, a hlavně, jestli ji odvedl, tak jste na omylu. Naopak budete mít mnohem větší přehled nad tím, kdo na čem zrovna pracuje. Ke konkrétním zaměstnancům si totiž můžete nastavit jejich kapacitu a hodinovou mzdu. Díky tomu vám zabere organizace práce minimum času a u všech takových činností odpadnou hodiny strávené komunikací. Delegování úkolů můžete totiž udělat přímo v nástroji a danému uživateli přijde notifikace, že jste mu přiřadili práci.  

Pokud si potřebujete sdělit důležité informace k projektu nebo úkolu, stačí označit uživatele a chatovat přímo u projektu. Každý tak ví, čeho se co týká a při realizaci nemusí nic složitě dohledávat. 

3. Zvýšení efektivity práce 

Z výše zmíněného je asi zřejmé, že software pro řízení projektů usnadňuje mnoho činností, a tím pádem i zvyšuje efektivitu práce. Abychom se ale bavili konkrétně – rádi s vámi budete sdílet slova podnikatelů, kteří začali využívat aplikaci pro řízení projektů Lamael: 

• „Jsem rád, že mám nad vším kontrolu a práce mi jde mnohem rychleji od ruky. Nejvíc oceňuji mobilní aplikaci, která šetří čas i zaměstnancům a společně tak dokážeme udržovat ve všem pořádek,“ chválí Lamael Tomáš Koláček, jednatel společnosti TK Servis Technology. 
• „Na jednom místě plánujeme, evidujeme objednávky i faktury a sledujeme plnění dílčích úkolů. Díky tomu máme neustálý přehled o efektivitě naší činnosti, průměrná délka plnění úkolů se zkrátila až o 60 % a my se můžeme věnovat rozvoji kultury a cestovního ruchu v Luhačovicích,“ říká o Lamaelu Jan Zavřel, ředitel Kulturního a kongresového centra Elektra. 
• „Chod společnosti se výrazně zefektivnil a díky možnosti online přístupu do aplikace třeba i z mobilního telefonu jsou i terénní pracovníci schopní pružně reagovat na jakékoliv potřeby zákazníků přímo na místě,“ uzavírá Pavel Štyler, jednatel společnosti ENERGOSOL. 

Pořád si nejste jistí? Zkuste 14 dní zdarma a uvidíte 

Líbí se vám představa, že budete mít celou firmu na jednom místě, ale bojíte se, zda je to to pravé pro vás? Vyzkoušejte Lamael na 14 dní zdarma a na vlastní kůži si vyzkoušejte, co všechno umí. Díky tomu zjistíte, zda by vám opravdu pomohl. Pokud by vám v něm některé funkce chyběly, umíme doplnit funkcionality přesně podle potřeb vaší firmy. 

The post Proč pro svůj byznys potřebujete aplikaci pro řízení projektů i týmů? appeared first on Lamael.

1. Než se do toho pustíte, vše si pečlivě naplánujte 

Jedním z nejdůležitějších kroků, který byste rozhodně neměli přeskočit, je pečlivé plánování. Různé příručky plné rad pro začínající podnikatele často zdůrazňují, že bez dobře promyšleného podnikatelského plánu riskujete, že se vaše podnikání rychle zhroutí. Dá se říct, že se jedná o základní stavební kámen každého úspěšného byznysu. Měl by obsahovat několik klíčových prvků: 

• Přehled podnikání: Jaký je váš podnikatelský záměr, jaké produkty nebo služby chcete nabízet. 
• Finanční plán: Tato část by měla obsahovat detailní rozpočet, odhadované náklady, příjmy a cash flow. Je důležité mít realistický přehled, kolik peněz budete potřebovat na zahájení a provoz podnikání. 
• Analýza konkurence: Zde byste měli identifikovat své konkurenty a analyzovat jejich silné a slabé stránky. To vám pomůže pochopit, jak se můžete odlišit a jaké strategie použít k získání konkurenční výhody. 
• Marketingová strategie: Jak hodláte propagovat své produkty nebo služby? Jaké kanály použijete pro oslovení své cílové skupiny? 
• Plán růstu: Jaké jsou vaše dlouhodobé cíle a jaké kroky podniknete k jejich dosažení? To může zahrnovat expanzi, nábor nových zaměstnanců, nebo vstup na nové trhy. 

Vedení podniku prostřednictvím strategického plánování 

Plánování nespočívá jen v tom mít vše na papíře. Zahrnuje to i strategické myšlení, které vám pomůže kormidlovat mezi výzvami a příležitostmi, jež přijdou. Dobrý byznysový plán vám pomůže identifikovat potenciální příležitosti a hrozby ve vašem podnikatelském prostředí. Usnadní vám také alokaci prostředků, takže budete vědět, kde a jak investovat vaše časové a finanční zdroje, což je pro úspěch klíčové. Nemluvě o tom, že s jasnými cíli a metrikami můžete snadno sledovat, jak se vaše podnikání vyvíjí a kde je potřeba implementovat úpravy. 

2. Zohledněte rizika podnikání 

Podnikání je cestou plnou nejistot a výzev, a proto je nezbytné pochopit a zohlednit různá rizika. Pokud byste je ignorovali, mohlo by to vést k finančním ztrátám, zhoršení reputace, nebo dokonce ke krachu vašeho byznysu. Zde je několik aspektů, na které byste měli myslet: 

• Finanční rizika: Jedním z největších strašáků začínajících podnikatelů jsou finanční rizika. Otázky jako „Odkud získám půjčku na rozjezd podnikání?“ nebo „Jak rychle dosáhnu na zisk?“ jsou zcela legitimní. Je důležité mít připravený finanční plán, který zohledňuje všechny možné scénáře, včetně těch negativních. 
• Tržní rizika podnikání: Porozumění trhu je základ. Co když váš produkt nebo služba nenajde své zákazníky? Jaké jsou možnosti podnikání v ČR v oboru, do kterého vstupujete? Provádění průzkumu trhu a analýzy konkurence vám pomůže lépe pochopit, jaké rizika vás mohou potkat. 
• Rizika spojená s týmem: Správný tým je základem úspěchu. Co když ale některý z klíčových členů odejde? Jak to ovlivní vaše podnikání? Je dobré mít plán B i v oblasti lidských zdrojů.  

Jaké osobnosti byste měli mít v týmu? Mohl by vás zajímat náš článek o 3 různých typologiích osobnosti. 

3. Mějte na paměti, že technologie jsou vaším přítelem 

V dnešní době je těžké si představit podnikání bez využití moderních vymožeností. Technologie pro začínající podnikatele nejsou luxusem, ale často nezbytností, která může výrazně usnadnit cestu k úspěchu. Zde je několik klíčových oblastí, ve kterých vám technologie mohou pomoci: 

1. Správa času a úkolů: Jedním z prvních kroků na cestě k úspěšnému podnikání je efektivní správa času. Existuje celá řada aplikací a nástrojů, které vám pomohou lépe se zorganizovat, nastavit si upomínky a sledovat, jak efektivně využíváte svůj čas. 
2. Komunikace a týmová spolupráce: Moderní technologie nabízejí různé platformy pro týmovou komunikaci, videohovory a sdílení dokumentů v reálném čase, což je obzvláště užitečné, pokud váš tým pracuje na dálku. 
3. CRM systémy: Zákaznické vztahy jsou jedním z nejdůležitějších aspektů každého podnikání. Sofistikované CRM systémy (Customer Relationship Management) vám umožní sledovat interakce s klienty, spravovat databázi zákazníků a analyzovat data, která vám pomohou lépe porozumět potřebám vašich klientů. Mohl by vás zajímat náš článek o ERP vs. CRM systémech. 
4. E-commerce a online prodej: Pokud je váš byznys orientovaný na prodej, nemůžete si dovolit ignorovat možnosti, které přináší e-commerce. Od vytvoření webové stránky až po online platby – technologie vám mohou pomoci zasáhnout širší publikum a zvýšit tržby. 
5. Analýza a reporting: Nástroje pro analýzu a reporting vám umožní sledovat různé metriky, od návštěvnosti webové stránky až po ROI (návratnost investic) z marketingových kampaní. 
6. Automatizace: Automatizace rutinních úkolů vám může ušetřit spoustu času a energie. Nástroje pro automatizaci marketingu, fakturace nebo třeba správy sociálních sítí vám umožní soustředit se na strategické aspekty vašeho podnikání. 

 Výběr správných technologických nástrojů a jejich efektivní využití může být pro začínající podnikatele zásadní. Nejenže vám to pomůže zefektivnit činnosti, ale také vám umožní rychleji reagovat na tržní výzvy a příležitosti. 

Lamael: Váš komplexní nástroj pro efektivní řízení firmy 

Pokud jste začínající podnikatel a hledáte komplexní nástroj pro efektivní řízení vaší firmy, mohl by vás zaujmout náš projektový nástroj Lamael. Tento systém jsme navrhli podle skutečných potřeb podnikatelů a nabízí širokou škálu funkcí od projektového řízení až po fakturaci. S pozitivním klientským hodnocením a flexibilními možnostmi přizpůsobení aplikace je Lamael oblíbeným nástrojem více než 3 652 společností a 2 718 freelancerů. 

The post Rozjezd byznysu: 3 klíčová doporučení pro začínající podnikatele appeared first on Lamael.

Založení zakázky

Prvním krokem je vždy založení zakázky. Otevřete agendu projektů a klikněte na zelené tlačítko Nový záznam v levém horním rohu.

Otevře se vám dialogové okno, které je potřeba vyplnit. Nás v tomto případě zajímají čtyři parametry (na obr. níže zvýrazněné červenými rámečky):

• jméno,
• hodnota,
• zodpovědná osoba,
• firemní údaje (tj. pro jakého klienta zakázku děláte).

U reálné zakázky doporučujeme, abyste vyplnili vše, co můžete. Pomůže vám to v orientaci a vy nebo kolegové budete mít vždy potřební informace po ruce.

Tip: K zakázkám doporučujeme psát číselné označení – to můžete vyžít při párování položek na skladu a dokumentů. Popis, který se nachází hned pod jménem zakázky, je ideálním místem, kam můžete vložit všechny podrobnosti o zakázce.

Obchodní dokumenty a jejich napojení

Na zakázku můžete napojit řadu obchodních dokumentů – faktury, dodací listy, objednávky, poptávky i dokumenty o skladových pohybech. To znamená, že se vám budou zobrazovat v přehledu dokumentů dané zakázky a vy je budete mít vždy po ruce.

Přehled dokumentů a jejich přidání najdete na samém konci dialogového okna zakázky.

Kliknutím na tlačítko Přidejte dokument se vám otevře nabídka všech dokumentů, které můžete na zakázku napojit.

Všechny dokumenty jsou si v Lamaelu podobné, abyste měli snazší vyplňování a na vše si snadno a rychle zvykli. Dokumenty lze také propojit, což znamená, že mezi nimi můžete snadno překlikávat nebo přenášet informace z jednoho dokumentu na druhý.

Pro bližší pochopení vytvoříme zkušební objednávku od klienta a následně vystavíme fakturu za dodané zboží a služby.

Z nabídky (viz obr. výše) vyberte možnost Přidat prodejní objednávku. Automaticky se vám propíše jméno odběratele, pokud jste v minulých krocích vyplnili firemní údaje klienta. Stačí tedy doplnit předpokládaný termín dodání a položky, o které má klient zájem.

Položky, které přidáváte do objednávky, můžete také propojit se svými skladovými zásobami. Jak na to, si můžete přečíst v návodu  Krok za krokem: Evidence produktů na skladu.

Po přidání všech relevantních položek můžete dokument uložit. Tím se zapíše do systému a zobrazí se vám v přehledu, který jsme ukázali na obrázcích výše.

Po uložení objednávky ji znovu otevřete. Budete mít totiž nyní možnost využít tlačítka, která slouží pro vytvoření tzv. propojených dokladů. Ty jsme zmiňovali na začátku návodu  a slouží k tomu, abyste se mohli mezi dokumenty rychle překlikávat a nemuseli pokaždé znovu vyplňovat určité údaje (jako např. položky).

Klikněte na tlačítko Vytvořit fakturu. Otevře se vám dialogové okno faktury, kde stačí zadat její splatnost. Zbylé informace se vám totiž přenesou již z odpovídající vytvořené objednávky . Tlačítkem obálky, v dolní části dialogového okna,  ji následně můžete odeslat.

A tím máte hotovo. Můžete pochopitelně dle potřeby přidat i několik mezikroků – jako jsou dodací listy, nebo skladové výdejky. Pro základní fungování a evidenci zakázek vám však postačí výše uvedené kroky.

Pokud chcete fakturovat i práci, kterou sledujete na základě výkazů, podívejte se na nás návod Krok za krokem: Fakturujte zakázky jedním tlačítkem.

The post Krok za krokem: Využívejte projekty k evidenci zakázek appeared first on Lamael.

S čím potřebovala firma Forbes Ideal Place pomoct?

Firma hledala nástroj, který by ji umožnil jednoduše evidovat projekty, přiřazovat si úkoly v týmu a plánovat individuální cesty klientů. Jedním z nejdůležitějších požadavků bylo, aby měli pracovníci všechny dokumenty, informace, projekty, úkoly i finance přehledně na jednom místě a nemuseli nic složitě hledat.

Lamael zvítězil díky jednoduchému a intuitivnímu ovládání

Společnost zmapovala nejrůznější varianty projektových nástrojů na trhu, a nakonec vsadila na Lamael, protože se zdál jako ideální řešení pro jejich současné potřeby.

V předchozích letech firma využívala zahraniční nástroj ClickUp, který toho sice nabízel mnoho, ale orientace v něm byla pro zaměstnance poměrně složitá. Vedení kvůli tomu strávilo hodně času zaváděním potřebných procesů v práci s daty tak, aby jim všichni pracovníci bez potíží porozuměli a rychle je zavedli do praxe. Lamael je oproti tomu mnohem jednodušší a uživatelsky přívětivý. Je to velmi intuitivní nástroj a rychle si ho osvojili i zaměstnanci, kteří nejsou zvyklí pracovat s podobnými nástroji.

V čem konkrétně Lamael společnosti pomohl?

Firma Fobres Ideal Place na Lamael postupě přecházela během února a března roku 2023. Postupem času mění svou strategii a roste, takže plánuje zavést další potřebné procesy během následujícího roku. Nejpozději v říjnu ale chce využívat Lamael se všemi jeho vychytávkami na 100 %.

Zatím pozoruje velké usnadnění v rámci delegování úkolů a práce s informacemi. Pracovníci už nemusí plýtvat svým časem, aby zjistili, zda jsou úkoly kolegů hotové. Aktuální projekty mají přehledně na očích, takže vždy ví, v jaké fázi se zrovna nacházejí. Dále firma oceňuje integraci účetního systému, díky kterému mají všichni kompetentní členové týmu přehled o tom, zda jsou faktury uhrazené a mohou se pustit do navazujících procesů s klientem.

Díky Lamaelu se také zvýšila koordinace a efektivita celého týmu, protože mají veškerou evidenci dat na jednom místě. Zlepšila se i péče o klienty, kterou pracovníkům výrazně usnadňuje karta kontaktu. Používají ji pro předávání informací mezi členy týmu a také pro uchovávání dat. Díky tomu jsou při každé komunikaci s klienty 100% v obraze, bez nutnosti dlouhých interních porad nebo hovorů.

Klíčové pro firmu je, že se díky Lamaelu neztrácejí žádné podstatné informace v týmu a efektivně funguje projektový management.

Jak Lamael hodnotí vedení firmy Forbes Ideal Place?

„Lamael nám pomáhá věnovat se našim členům se špičkovou pozorností. Systém, který tento nástroj do našeho fungování vnesl, umožňuje přehledně evidovat všechny důležité informace o potřebách členů klubu. Díky tomu se věnujeme každému opravdu individuálně a členství ve Forbes Ideal Place má konkrétní přínos pro každou členskou firmu i jejího majitele. Snadný přístup do aplikace a jednoduchý intuitivní design jsou třešničkou na dortu.“

Barbora Seničeva, Co–Founder Forbes Ideal Place

The post Lamael zkvalitnil firmě Forbes Ideal Place zákaznickou péči i komunikaci v týmu appeared first on Lamael.

Rozumí si Lamael s mou bankou?

S jakými bankami můžete Lamael spárovat, zjistíte v Nastavení organizace. To otevřete kliknutím na oranžové tlačítko s vaším jménem.

Na samém konci nastavení se nachází seznam bank, jejichž e-maily Lamael v současné době dokáže rozpoznat.

Pokud svou banku nevidíte v seznamu, stačí se nám ozvat. Budeme moc rádi za každou příležitost naučit Lamael něco nového.

Nastavení integrace

Systém páruje platby s fakturami na základě variabilních symbolů. Ty sleduje v e-mailech, které vám banka zasílá o pohybu na vašem účtu. Bude tedy potřeba nastavit spárování Lamaelu s e-mailovým účtem, na který bude banka zasílat upozornění o novém pohybu na bankovním účtu. To může být nastaveno u jakéhokoliv uživatele. My ale doporučujeme využít účet se speciální rolí Systém.

Důvod je čistě pragmatický – není praktické, aby se vám vaše emailová schránka zaplnila stovkami notifikačních e-mailů. Proto je nejlepší mít založený speciální e-mail (například banka@firma.cz), na který bude banka tyto notifikační e-maily posílat. Ten pak přidáte do Lamaelu a dáte mu roli Systém.

Tento Systémový účet máte ke svému tarifu zdarma. Nic vás nestojí, v tom je jeho výhoda.

Jak na to? Pokud již máte založený zmíněný e-mail, je potřeba jej přidat do Lamaelu.

Klikněte na oranžové tlačítko s vaším jménem.

Z roletkového menu vyberte Nastavení skupiny.

Zobrazí se vám všichni kolegové ve vaší pracovní skupině. Pod seznamem vidíte zelené tlačítko Pozvat nového člena.

Ve chvíli, kdy kliknete na tlačítko Pozvat nového člena, se vám otevře možnost vyplnit základní informace o daném účtu. Zadejte jméno účtu (například Banka a vyplňte email, který jste předtím vytvořili).

Tomuto účtu přijde pozvánka e-mailem do Lamaelu. Tu stačí potvrdit a účet bude přidán do vaší pracovní skupiny.

Dalším krokem je spárování e-mailu tohoto systémového účtu s Lamaelem. Jak spárování provést, se dozvíte v našem návodu.

Ve chvíli, kdy máte vše spárované, zbývá nastavit ve vašem internetovém bankovnictví zasílání e-mailů o pohybech na vašem bankovním účtu. S tím vám bohužel poradit nedokážeme – každá banka má tento postup jiný. Doporučujeme se podívat do nastavení vašeho internetového bankovnictví, kde je obvykle k dispozici možnost aktivace zasílání těchto e-mailů.

Jak poznám, že je faktura zaplacena?

Lamael zobrazuje stav proplácení faktur pomocí hvězdiček – v přehledu faktur vidíte u každé faktury hvězdičku, jejíž barva určuje stav faktury.

Rozklikněte agendu Nákupu nebo Prodeje a podívejte se na přehled na faktur.

V sloupci na pravé straně můžete vidět současný stav faktury a zmíněné hvězdičky.

Zelená hvězdička znamená, že faktura byla zaplacena. Datum vedle ní udává, kdy k platbě došlo.

Červená symbolizuje, že faktura ještě nebyla uhrazena.

Modrá se ukáže v případě, kdy klient fakturu přeplatil.

Žlutá znamená, že klient fakturu neuhradil celou.

Stejné barevné schéma se používá také pro faktury přijaté – Lamael dokáže sledovat i plnění těchto faktur.

Tip: Věnujte pozornost tomu, jaký účet na faktury přidáváte – Lamael dokáže sledovat proplácení faktur pouze u těch účtů, u nichž má přístup k e-mailům o pohybech na účtu. Jaký účet jste na fakturu přidali, můžete ověřit rozkliknutím dokladu a kontrolou políčka Účet.

The post Krok za krokem: Integrace s bankou a párování plateb s fakturami appeared first on Lamael.

Nastavení rozpočtu

Rozpočet najdete v Lamaelu pod slovíčkem Budget. To by mělo být první, co nastavíte. Jedná se o sumu, kterou si pravděpodobně odsouhlasíte s klientem, nebo na interní poradě. 

Druhým krokem je nastavení, kolik budete fakturovat za hodinu odvedené práce. V případě ukázkového projektu „Jednání“ (viz obr. výše) bude nastavená základní hodinová sazba na 200. U každého úkolu nebo aktivity se tedy vždy objeví zadaných 200. V praxi se však může stát, že budete chtít fakturovat jinou sumu – třeba dle obtížnosti práce nebo kvůli práci o víkendu. V úkolu můžete hodinovou sazbu ručně přepsat nebo si vytvořit Sazebníky prací. Jejich vytvoření si ukážeme v dalších krocích. 

Jak na sazebníky

V případě, že pro klienta děláte různé druhy práce a základní hodinová sazba, kterou jste projektu nastavili, by nebyla vhodná, můžete využít Sazebník prací. 

Kliknutím na ozubené kolečko vedle sazebníku se vám otevře dialogové okno s nastavením. V něm zadejte jméno požadovaného tarifu a výši požadované sazby (tedy kolik budete odčerpávat z budgetu). 

Sazeb můžete mít libovolný počet, nejsou nijak omezeny. Také můžete načíst sazebník z jiného projektu, a to pomocí tlačítka Načíst jiný sazebník. 

Ve chvíli, kdy následně zadáváte úkol sobě nebo kolegovi, stačí u úkolu zvolit sazbu, kterou chcete uplatnit. Stačí sazbu vybrat z možností, které se vám zobrazí po kliknutí na ozubené kolečko v úkolu. 

Jak se odvedená práce projeví v rozpočtu?

Pokud máte rozdané úkoly a nastavili jste si rozpočet, nabízí se otázka – jak se to projeví v projektovém rozpočtu?

V polovině dialogového okna projektu můžete najít infografiku, která zobrazuje plnění rozpočtu na základě odvedené práce. Do zmíněného grafického znázornění se nepropisují dodávky ani náklady – pouze vykonaná práce.

Odvedená práce se vám zobrazí zelenou barvou. Pokud byste naopak rozpočet přečerpali, za zelenou čarou se vám zobrazí čára červená. Ta vyznačuje všechnu práci, která je nad rámec rozpočtu.

Zajímá vás, jak pracovat se samotnými náklady a jak je nastavit? Podívejte se na nás článek Jak nastavit a sledovat náklady na projektu.  

Přehled rozdané práce

Vždy je potřeba mít přehled o tom, jakou práci jste rozdali a zda je splněná. To můžete udělat hned dvěma způsoby: 

• podívat se na přehled rozdané práce v samotném projektu nebo 
• použití výkazů (později rozebereme v samostatné kapitole). 

Přehled úkolů a aktivit najdete v dialogovém okně projektu, na jeho samém konci. Zobrazují se zde všechny úkoly a aktivity, které byly v rámci projektu zadány. Pokud u záznamu vidíte modré zatržítko, práce byla splněna. U datumu 24.7. si také můžete všimnout přijatého emailu, který je spárován s projektem. Pokud by vás zajímala integrace emailu, mrkněte na náš návod Jak nastavit propojení e-mailu.  

Výkazy a jejich export

Úkoly si také můžete zobrazit v agendě Výkazy. Ty disponují hned několika funkcemi, které se vám můžou hodit například při měsíčním vyúčtovaní nebo když potřebujete ukázat odvedenou práci klientovi.

Ve výkazech si můžete veškerou rozdanou práci zobrazit v tabulkovém zobrazení, které vám dovoluje využít pokročilejší druhy filtrování dat.

Po nastavení tabulkového zobrazení najdete dole lištu, která vám nabízí možnosti filtrování dat dle vaší potřeby. Můžete filtrovat dle časového rozpětí (například za uvedený měsíc), dle projektů, vykonavatelů, nebo druhů práce a firem, pro které jste práci odvedli. Filtry také můžete volně kombinovat. 

V našem případě si vyfiltrujeme projekt „Jednání“, který jsme v článku ukazovali dříve. Nyní se nám tedy zobrazí pouze úkoly a aktivity, které se staly na tomto projektu. 

V případě, že chci například seznam odvedené práce poslat klientovi, mohu si vše vyexportovat. Nebo třeba vytisknout. Kliknutím na ozubené kolečko v pravém horním rohu se vám zobrazí nabídka, ze které již stačí vybrat druh exportu. 

Tip: Dejte si pozor na stavy úkolů. Jak můžete vidět, ne všechny úkoly v našem přehledu byly uzavřené. To znamená, že pravděpodobně nebyly splněny. Když budete vše odesílat klientovi, měli byste mít jistotu, že práce byla skutečně provedena. 

The post Krok za krokem: Rozpočty, tarify a vykazování práce appeared first on Lamael.

Odpočinek má totiž klíčový vliv na naši kreativitu, produktivitu a celkovou pohodu. Nezáleží ani tak na tom, zda jde o aktivní či pasivní odpočinek – během něj má váš mozek příležitost zpracovat informace, zklidnit mysl a obnovit své zásoby energie. Ve výsledku může dostatek odpočinku vést k nárůstu kreativního myšlení a schopnosti snáze najít nové řešení problémů. Dále pomáhá snižovat stres, což má pozitivní dopad na imunitní systém. Nedostatek odpočinku naopak způsobuje únavu, vyčerpání a z dlouhodobého hlediska i syndrom vyhoření, kterým podle statistik trpí téměř každý pátý Čech. 

Je důležité zbourat mýtus o tom, že je odpočinek ztráta času. Opak je totiž pravdou – jde o nezbytnou součást pro udržení harmonie mezi prací a osobním životem. I když může být obtížné odtrhnout se od pracovních povinností a neustálého shonu – obzvlášť pokud jste majitel firmy, nebo na vašich bedrech leží tíha zodpovědnosti za určité projekty. Měli byste si v rámci péče o své duševní zdraví umět „naordinovat“ řízenou relaxaci, abyste mohli dlouhodobě zvládat náročné výzvy pracovního i osobního života. Pro začátek by se vám mohlo hodit těchto 5 tipů: 

1. Naučte se prioritizovat 

Každý den má jen 24 hodin, takže je jasné, že nemůžete stihnout všechno. Zamyslete se tedy nad tím, co je pro vás dlouhodobě nejdůležitější a čemu chcete věnovat svůj čas. Na základě toho si vytvořte žebříček priorit, ze kterého vycházejte během denního plánování úkolů. Známá fráze „nemám na to čas“ ve skutečnosti znamená „není to má priorita“. Myslete na to, až budete chtít svým kolegům vyjít vstříc a udělat nějakou práci navíc. 

2. Rozplánujte si své dny 

Nemáme na mysli pouze to-do listy, které už pravděpodobně využíváte a stejně máte málo času na odpočinek. Důležité je i to, kdy se vám nejlépe pracuje. Každý je totiž produktivní v jinou denní dobu. Možná znáte rozdělení lidí na ranní skřivany a noční sovy. Existují ale ještě také: 

• Lvi, kteří jsou nejproduktivnější brzy ráno. 
• Medvědi – ti pracují v podstatě kdykoliv. 
• Vlci zase nejvíce práce stihnou odpoledne a večer. 
• Delfínům to nejvíce myslí dopoledne. 

Zjistit, kdy jste nejproduktivnější, je základem osobního time managementu. Tento čas můžete využít pro dokončení těch nejsložitějších úkolů a ty jednoduché administrativní si můžete nechat na začátek nebo konec své pracovní doby, kdy už vám to tolik nepálí. Naplánujte si i odpočinek, pro lepší efekt si můžete do kalendáře zapsat i konkrétní aktivity, které budete po práci dělat. 

Další tipy, jak zlepšit svou efektivitu a mít tak více času na odpočinek, s vámi sdílíme v našem článku: Jak být v práci produktivní? Využijte tyto techniky. 

3. Zbavte se multitaskingu 

Multitasking se ve společnosti dlouho jevil jako skvělý trik na zvýšení produktivity práce – v podstatě, jak zvládnout dvě mouchy jednou ranou. Realita je ale jiná. Multitasking naopak tříští vaši pozornost na více věcí. Výsledkem tedy vůbec není více hotové práce za kratší dobu, ale velmi nízká produktivita a nekvalitně odvedená práce. Je to jako byste se snažili soustředit na jeden důležitý úkol a někdo by neustále odváděl vaši pozornost a vyrušoval vás. Bude vám to trvat mnohem déle, a ještě naděláte spoustu chyb. Soustřeďte se tedy vždy jen na jeden úkol, který dokončete, a až potom začněte další. 

4. Naučte se delegovat 

Napadlo vás někdy, že byste některé každodenní úkoly, které vám zabírají poměrně dost času, ani dělat nemuseli? Například rutinní administrativní činnosti, které vás nikam neposouvají a zvládl by je odbavit každý, můžete s klidem delegovat. Nechte si jen takové činnosti, které vás baví a jste v nich dobří. Díky tomu se budete moct soustředit jen na to hlavní, co vás bude nejen naplňovat, ale i posouvat váš byznys dopředu. Jako bonus získáte i více volného času. Delegování práce vám uvolní ruce i mysl – o výhodách delegování jsme psali v tomto článku. 

5. Využívejte chytré pomocníky 

Digitalizaci dnes volí čím dál tím více firem. A není divu – proč se zahlcovat papíry a být vázaný na jedno místo, když můžete mít celou firmu v jednom softwaru a řídit ji v podstatě odkudkoliv. Se získáním více volného času vám může pomoct Lamael, český projektový nástroj pro řízení firem. Byl vytvořený podnikatelem pro podnikatele a jeho cílem je šetřit vám čas, peníze a usnadňovat práci. Přečtěte si, jak pomohl majiteli 3 firem ušetřit 50 % času a vyzkoušejte ho na 14 dní zdarma. 

The post Nepodceňujte odpočinek: 5 tipů, jak vyřídit všechnu práci a najít si čas i na odpočinek appeared first on Lamael.

Termíny vás ovládají 

Přemýšleli jste někdy nad tím, co se odehrává ve vaší hlavě, když vám někdo řekne: „Tento termín fakt hoří.“? Většina z nás má tendenci dát tomuto úkolu absolutní prioritu nad vším – často i přesto, že pro vás úplně nejdůležitější není. Stanovení termínů je skvělá pomůcka, která vám může pomoct dotáhnout projekt do konce. Mnohé studie totiž ukázaly, že když si naplánujete časový horizont určité události, je větší pravděpodobnost, že se skutečně stane. Tohle koneckonců říká i Parkinsonův zákon – každá práce trvá tak dlouho, kolik času je na ni k dispozici. Termíny jsou na jednu stranu rozhodně přínosné. Každá mince má ale dvě strany. 

Když je totiž nějaký úkol naléhavý, nemusí to nutně znamenat, že je skutečně důležitý. Určité časové omezení ve vás ale vzbuzuje FOMO (Fear Of Missing Out) neboli strach, že vám něco uteče. Nejčastěji ho zažíváte během nakupování kvůli časově omezeným slevám. Ale i blížící se „deadline“ vás může natolik paralyzovat, že zapomenete na ostatní – možná mnohem důležitější – úkoly. Co s tím? 

Ujasněte si, co je skutečně důležité 

Každý úkol má svou hodnotu i časové ohraničení. Eisenhower tyto dvě metriky spojuje a úkoly podle nich třídí na: 

• důležité a urgentní, 
• důležité a neurgentní, 
• nedůležité a urgentní, 
• nedůležité a neurgentní. 

Tato metoda vám může pomoct s plánováním úkolů. Díky ní by se vám nemělo stát, že dáte přednost úkolu, který je sice urgentní, ale není důležitý – před nějakým důležitějším, který ale má například přímý vliv na chod vašeho podnikání.  

Skvěle funguje i Paretovo pravidlo, které zase říká, že 80 % důsledků pramení z 20 % příčin. Znamená to tedy, že 80 % vašeho zisku generuje 20 % produktů, ale taky že 80 % vaší práce přináší jen 20 % výsledků. Zamyslete se nad tím, které úkoly mají největší přínos pro váš byznys a podle toho je plánujte. 

Tip: Zjistěte více o tom, jak funguje Eisenhowerova matice. 

Naučte se řídit svůj čas 

Osobní time management dělá problém spoustě lidem. Věčné pozdní příchody na schůzky a společné porady nebo zapomenuté úkoly vám ale jenom přidělávají práci. V dlouhodobém horizontu může tlak z nekončící práce způsobit i chronický stres nebo syndrom vyhoření. Jak se naučit řídit svůj čas? První jednoduchou věcí, kterou můžete v rámci time managementu udělat, je roztřídit všechny úkoly podle priority a času. S tím vám pomohou metody uvedené v předchozích odstavcích. Dále si začnete psát to-do list, který je zase skvělý na plánování úkolů třeba na celý týden. O dalších time management tipech jsme napsali celou příručku. 

Umění delegovat 

Jako podnikatel, manažer nebo team leader se neobejdete bez delegování práce. Pokud totiž chcete dosahovat stanovených cílů, brzy vám dojde, že dělat všechno sám není příliš efektivní a dlouhodobě udržitelná cesta. Delegováním úkolů toho tedy nejen zvládnete víc, ale hlavně získáte čas. Uvolníte si ruce a můžete se věnovat skutečně jen tomu, co vás baví a posouvá vaši firmu dopředu. Dokážete tak i zvýšit obrat a zároveň si najít více volného času pro sebe, rodinu i přátele. Rozdělte tedy svou práci, abyste na ni nebyli sami a každý projekt jste bez problémů zvládli. 

Tip: Zajímá vás víc o delegování? Přečtěte si 4 důvody, proč je delegování úkolů důležité pro úspěch v pracovním i osobním životě. 

Komunikace a týmová spolupráce je základ 

Komunikace je základním stavebním kamenem ve všech vztazích – a v těch pracovních to platí dvojnásob. Z chaotické komunikace nebo z „nekomunikace“ pramení snad většina všech problémů. Přitom si stačí stanovit pár pravidel a starosti jsou rázem pryč. Pro efektivní komunikaci doporučujeme: 

• Komunikovat na jedné platformě – abyste informace nemuseli dohledávat na několika místech. 
• Ptát se a naslouchat – říká se „líná huba, holé neštěstí“. Otázkou, která vám možná přijde hloupá, můžete předejít nejasnostem v průběhu projektu. 
• Nedělat si domněnky – domnívat se a nezeptat se, zda to tak skutečně je, to může na pracovišti vytvořit pořádný chaos. O svých domněnkách se raději vždy přesvědčte. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jak na komunikaci v online prostředí. 

S Lamaelem se vám to nestane 

S českým projektovým nástrojem Lamael si můžete být jistí, že vám žádný termín neuteče. Navrhli jsme ho podle skutečných potřeb podnikatelů, aby vám ušetřil čas a usnadnil práci. Můžete v něm založit jakýkoliv projekt, úkol a přiřadit relevantní osoby. Lamael je nástroj, ve kterém zvládnete řídit celou svou firmu. Podívejte se, co všechno umí. 

The post Hoří vám termín? 5 tipů, jak překonat problémy a zachránit projekt appeared first on Lamael.