V tomto článku vám ukážeme, kde asistenta najdete, co všechno umí a jak ho můžete využít ve své každodenní práci.

Kde AI asistenta najdete

Asistent je v Lamaelu po ruce odkudkoliv. Stačí kliknout na ikonu hvězdičky v pravém horním rohu aplikace — najdete ji vedle ikony lupy, dokumentu, zpráv a zvonečku, hned před vaším jménem. Jedním klikem se vám otevře dialogové okno, ve kterém můžete asistentovi napsat svůj dotaz nebo příkaz.

Dialog je záměrně jednoduchý: textové pole „Napište dotaz nebo příkaz“, tlačítko Odeslat a tři způsoby, jak asistentovi předat informace navíc:

• Mikrofon — pro hlasové zadávání. Hodí se, když jdete pěšky, sedíte v autě nebo prostě nemáte chuť psát.
• Foto — pro vyfocení vizitky, dokladu nebo poznámek z whiteboardu.
• Nahrání souborů — přetáhněte do dialogu PDF faktury, fotku, sken nebo cokoliv jiného, co s vaším požadavkem souvisí.

V dolní části dialogu navíc najdete sekci Průvodci a podpora, kde máte po ruce úvodní průvodce, nápovědu, návody, videonávody, možnost objednat si bezplatnou konzultaci a tlačítko Napište nám pro přímý kontakt s naší podporou. Asistent tak není jen vykonavatelem příkazů, ale i bránou ke všemu ostatnímu, co Lamael nabízí.

Co všechno AI asistent umí

Asistent rozumí dvěma základním typům požadavků: vytvořit nový záznam a najít existující záznamy. Zní to jednoduše a v podstatě to jednoduché je — kouzlo je v tom, že nemusíte přepínat mezi agendami, otevírat dialogy ani vyplňovat formuláře. Stačí říct, co potřebujete.

1) Rychlé zadávání úkolů, aktivit a kontaktů

Pokud potřebujete někomu přiřadit úkol, naplánovat aktivitu nebo si poznamenat kontakt, asistent to udělá za vás. Nemusíte přemýšlet, do které agendy patříte ani jaká pole vyplnit — stačí napsat, co chcete.

Příklady, kterým asistent rozumí:

• „Zadej úkol pro Jardu na projektu Veletrh Brno — připravit návrh expozice, termín do konce dubna.“
• „Založ mi do kalendáře schůzku s panem Novákem zítra v 10:00.“
• „Dej Marušce úkol, ať zaplatí závazky.“
• „Zadej obchod Reklama pro vinobraní, firma Votrub z Brna, hodnota 150 000.“

Asistent rozezná, do které agendy záznam patří, doplní zodpovědnou osobu, projekt, termín i další detaily, které ze zprávy vyčte. Termíny typu „příští týden“ nebo „do konce měsíce“ si automaticky přepočítá na konkrétní datum (zpravidla na poslední pracovní den daného období), takže nemusíte řešit, kdy přesně to je.

Tip: Když mluvíte v první osobě („dej mi úkol“, „založ mi schůzku“, „co mám příští týden“), asistent ví, že myslíte sebe, a doplní do polí vykonatele vaše jméno. Šetříte tak slova i čas.

2) Načtení vizitky nebo faktury z přílohy

Místo abyste přepisovali údaje z vizitky ručně, vyfoťte ji přímo v dialogu nebo nahrajte fotku ze zařízení. Asistent z ní vytáhne jméno, pozici, firmu, telefon, e-mail, adresu i IČO a vytvoří kontakt v jednom kroku. Vy už jen zkontrolujete údaje a doplníte stav.

To samé platí pro PDF faktury. Přetáhněte přijatou fakturu do dialogu, řekněte „zadej tuhle fakturu“ a asistent ji rozpozná: vyplní číslo dokladu, datum vystavení, splatnost, dodavatele, položky, sazby DPH i ceny. Stačí překontrolovat. Pro firmy, které denně zpracovávají desítky faktur, to znamená výrazné zrychlení účetní rutiny.

3) Vyhledávání a filtrování bez klikání

Druhá silná stránka asistenta je hledání. Místo toho, abyste otevírali agendu, klikali na filtr a vyplňovali kritéria, prostě se zeptáte. Asistent připraví filtr za vás a rovnou ho aplikuje na příslušnou agendu.

Příklady dotazů:

• „Ukaž neuhrazené faktury po splatnosti.“
• „Jaké úkoly má Petr tento týden?“
• „Zobraz moje včerejší emaily.“
• „Co nám napsal Datart?“
• „Kolik máme nezaplaceno?“
• „Úkoly bez termínu.“

Asistent rozumí logickým výrazům jako „bez termínu“ (prázdné pole), „s telefonem“ (vyplněné pole), „po splatnosti“ nebo „s dluhem“. Umí také odlišit dotaz na e-maily od dotazu na faktury — když se zeptáte „co nám napsal pan Novák ohledně balíčku“, ví, že hledáte e-mail, ne dokument.

4) Hlasem, když nemáte ruce

Klepnutí na ikonu mikrofonu spustí hlasové zadávání. Hodí se to ve chvílích, kdy psaní není nejpohodlnější — třeba když odcházíte ze schůzky a chcete si rychle zaznamenat domluvený úkol, nebo když si jen procházíte den a potřebujete zkontrolovat, co je na zítra. Asistent rozumí česky, slovensky i anglicky a sám se přizpůsobí tomu, jakým jazykem mu napíšete.

Tip: Hlasové zadávání skvěle funguje i pro krátké vykázané aktivity — „zapiš aktivitu hovor s Polygonem, 15 minut, projekt Lamael, hotovo“ se diktuje rychleji, než by se klikalo do formuláře.

Co dělá asistenta chytrým

AI asistent v Lamaelu není jen překlikávač formulářů. Když mu napíšete větu, projde celá řada rozhodnutí, která jste dříve museli dělat sami:

• Rozezná záměr — chcete vytvořit záznam, nebo něco najít? Pokud je situace nejednoznačná, raději se přiklání k vyhledávání, abyste náhodou nezaložili nechtěný úkol.
• Určí správnou agendu — z formulace pozná, jestli jde o úkol, aktivitu, kontakt, fakturu, obchod, e-mail nebo interní zprávu. Když řeknete „dej úkol“, založí úkol, i když text obsahuje slovo „faktury“.
• Pochopí relativní data — „zítra“, „příští týden“, „do konce měsíce“ převede na konkrétní datum.
• Pozná, komu psát a jak — „napiš Karlovi, ať uvaří čaj“ převede na zprávu pro Karla s textem „Uvař čaj.“ Skloňované jméno přepíše do základního tvaru, spojku „ať“ vynechá a větu naformuluje přímo.
• Respektuje kontext — vidí, ve které agendě se právě nacházíte i jaký máte aktivní filtr, a využije to, když požadavek není zcela jednoznačný.

Pokud asistent něčemu nerozumí nebo si není jistý, raději se zeptá, než aby si vymýšlel. Záznamy vytváří jen z údajů, které jste mu dali — žádná halucinace, žádné doplňování smyšlených hodnot.

Praktické scénáře z každodenní práce

Aby to nebyla jen teorie, ukážeme si, jak může vypadat běžné dopoledne s asistentem po vašem boku:

8:30 — ranní kontrola dne. Otevřete asistenta a napíšete: „Co mám dnes naplánováno?“ Asistent přejde na kalendář a vyfiltruje vaše dnešní aktivity.

9:15 — schůzka v kavárně. Vyfotíte vizitku nového klienta, asistent z ní udělá kontakt. Hned poté: „Zadej úkol — připravit nabídku pro pana Nováka, termín do pátku.“

10:00 — vrátíte se ke stolu. Přišla faktura e-mailem? Stáhnete PDF, hodíte ho do dialogu a řeknete: „Zadej tuhle fakturu.“ Hotovo.

11:30 — finanční přehled. „Kolik máme po splatnosti?“ Asistent otevře filtr neuhrazených faktur po splatnosti.

14:00 — operativa. „Napiš Honzovi, ať se ozve klientovi Pražské pivovary ohledně reklamace.“ Asistent vytvoří interní zprávu pro Honzu se správně naformulovaným textem.

Co dříve znamenalo přepínání mezi pěti agendami a deseti formuláři, je teď otázka pěti vět.

Asistent jako brána k podpoře

Když narazíte na něco, s čím si nevíte rady, nemusíte hledat nápovědu jinde. Přímo v dialogu asistenta máte v sekci Průvodci úvodního průvodce a tematickou nápovědu (například k fakturám), v sekci Rychlá pomoc se dostanete k návodům, videonávodům a možnosti objednat si bezplatnou konzultaci. Pokud chcete napsat přímo nám, kliknete na tlačítko Napište nám.

Tato kombinace agenta a podpory na jednom místě znamená, že nikdy neuvíznete — buď vám pomůže asistent, nebo vás nasměruje tam, kde najdete odpověď.

Bezpečnost a soukromí

AI asistent pracuje výhradně v rámci vašeho workspace v Lamaelu. Nezná data jiných firem, nevymýšlí si projekty ani kontakty a citlivé interní informace o systému nikdy nesdělí vám ani třetí straně. Přílohy, které do dialogu nahrajete, jsou zpracovány pouze pro váš požadavek. Agent si nepamatuje, co jste mu zadali ani jaké přílohy nahráli, takže se k nim nemůže vrátit při dalším požadavku.

Asistent nikdy nic neudělá sám bez vašeho potvrzení. Na požadavek zobrazení dat reaguje pouze tak, že přejde do zvolené agendy, vyplní filtr a zobrazí data. Nic nemaže, needituje a nezadává. Na požadavek vytvoření nového záznamu reaguje tak, že otevře dialog nového záznamu a předvyplní ho daty. Je na vás, jak data na dialogu upravíte a zda dialog uložíte a tím vytvoříte nový záznam v Lamaelu.

Začněte ho používat ještě dnes

Zapojení AI asistenta do vaší práce nevyžaduje žádnou aktivaci ani konfiguraci — je tu pro vás v Lamaelu připravený. Doporučujeme začít drobnostmi: zkuste asistentovi nadiktovat jednoduchý úkol, vyfotit vizitku nebo se ho zeptat, kolik faktur máte po splatnosti. Po několika takových interakcích zjistíte, že vám šetří víc času, než jste čekali.

A pokud máte tip, co by měl asistent umět navíc, nebo narazíte na situaci, kdy si neví rady — napište nám. Asistent se s každou aktualizací učí novým věcem a vaše zpětná vazba nám pomáhá určit, kterým směrem ho rozvíjet dál.

Tip na závěr: Vyzkoušejte si asistenta nejprve na úkolech, které děláte často — zadávání aktivit, hledání faktur, zakládání kontaktů z vizitek. Tam ucítíte rozdíl nejrychleji.

Lamael byl vždy postavený na tom, aby vám usnadnil práci. AI asistent je další krok stejným směrem — méně klikání, méně přepisování, víc času na to, co vás opravdu posouvá.

The post AI asistent v Lamaelu: Zadávejte úkoly a hledejte data jedním příkazem appeared first on Lamael.

Představte si projektový nástroj, který dokáže zorganizovat váš pracovní i osobní život, udržet vás na správné cestě v plnění úkolů a zaznamenávat každou důležitou aktivitu, jednání či schůzku. Vítejte ve světě Lamaelu – vašeho společníka v řízení projektů. Od  kalendáře, který vám pomůže neztratit přehled o vašich plánech, přes úkoly, které definují vaše každodenní cíle, až po aktivity,  dokumentující každý krok vaší pracovní cesty.

1) Kalendář

Kalendář v Lamaelu poskytuje srozumitelný přehled o všech naplánovaných a již uskutečněných aktivitách, včetně úkolů určených pro specifické dny. Kalendář vám umožní vidět, co vás ještě čeká a co už máte za sebou, a navíc za vás spočítá vynaložený čas. Takto je neocenitelným nástrojem pro účinnou správu času, která je základním kamenem pro úspěšné plnění vašich projektů a cílů.

Přístup ke kalendáři získáte jednoduchým kliknutím na příslušnou sekci v hlavním menu. Po otevření se vám ukáže pohled na současný týden či měsíc, přičemž současný den bude zvýrazněný modrou elipsou okolo data a lehkým žlutým podbarvením, což usnadňuje rychlou orientaci.

Navigace mezi týdny nebo měsíci je možná díky šipkám na obou stranách, které se nacházejí na nástrojové liště.  

Pozor: Na mobilních zařízeních, kde tyto šipky nejsou viditelné, se mezi týdny či měsíci přechází gestem posunutí prstu po obrazovce, zatímco na desktopové verzi můžete mezi zobrazením týdne a měsíce přepínat pomocí kliknutí na ikonu v pravé části nástrojové lišty.  

Zjednodušte si plánování

Vyzkoušejte si přepínání mezi měsíčním a týdenním zobrazením. V týdenním režimu si kalendář zapamatuje poslední navštívený týden a při návratu z měsíčního zobrazení vás automaticky přesměruje na stejné místo. Přidávání nových nebo zaznamenávání již proběhlých aktivit je intuitivní: kliknutím na zvolený časový úsek můžete událost natáhnout na potřebnou délku (na obrázku níže to vidíte v přerušovaném oranžovém čtverci). Jednoduchým klikem vytvoříte událost trvající standardně 30 minut, ale i tuto dobu můžete dodatečně upravit.

Při vkládání aktivity do kalendáře postupujte podle těchto kroků: 

• Vytvoření nové aktivity: Po jejím vložení se otevře dialogové okno (podrobný popis, jak vyplnit dialog, najdete v návodu aktivity). 
• Základní údaje: Je potřeba zadat název projektu a popis aktivity. Volitelně můžete aktivitě přiřadit barvu pro snadnější orientaci. 
• Celodenní události: Pro vytvoření celodenní události klikněte na požadované datum.  
• Vícedenní události: Vícedenní události vytvoříte kliknutím na celodenní oblast a roztažením na požadovaný počet dní. Pokud událost přesahuje zobrazení kalendáře, datum můžete upravit v dialogovém okně při jejím vytváření nebo editaci. 
• Přesun a úprava událostí: Událost můžete tažením v kalendáři přemístit na jiný čas nebo den. Rozšíření nebo zkrácení události se provádí tažením spodního okraje události. 
• Úpravy na mobilním zařízení: Na mobilu se přetažení a úprava aktivují dlouhým stiskem na události, až se zobrazí kontextové menu. Po provedení úprav režim editace ukončíte kliknutím mimo editovanou událost. 

Vychytávky, které byste měli znát 

Teď se podíváme na několik chytrých funkcí, které náš systém nabízí. Existuje řada možností, jak s událostmi a úkoly pracovat. Jak už jsme si řekli, událost nebo úkol můžete libovolně přetahovat mezi oblastí pro celý den a oblastí na čas, to je skvělé pro pracovní workflow. Když přesunete událost do jiné oblasti, systém si zapamatuje její původní délku. Při přesunutí zpět se tak automaticky nastaví její správná délka.  

Události naplánované na konkrétní čas jsou zahrnuté do celkového vykázaného času, který je zřetelně viditelný v horní části u data, což vám umožňuje ihned vidět, kolik času jste daný den věnovali práci.  

V kalendáři můžete mít i soukromé události, které jsou viditelné pouze pro vás a jsou skryté před ostatními členy týmu. Tyto soukromé události se nepočítají do vykázaného času.  

U každé události v kalendáři můžete pomocí pravého tlačítka myši zobrazit kontextové menu, kde rychle upravíte stav události. Již dokončené aktivity a úkoly jsou zobrazené světlejší barvou a jsou přeškrtnuté, což vám umožní na první pohled rozeznat, co je hotovo a co ještě čeká na vyřízení. 

Propojení s Google kalendářem 

Pro propojení Lamaelu s Google kalendářem a synchronizaci událostí přejděte do uživatelského nastavení a vyberte možnost přidání účtu. Po propojení můžete události zadávat jak v Lamaelu, tak v Google kalendáři, přičemž se synchronizují barvy a nastavení soukromí. Lamael do poznámek události přidává informace o projektech a kontaktech, které Google kalendář standardně nezpracovává. Stav události (vyřízená/nevyřízená) Lamael zaznamenává také do poznámek.  

Speciálně nastavená barva v Google kalendáři může označovat vyřízené události, což Lamael rozpozná a v kalendáři událost přeškrtne. Pro automatické přiřazení projektu k událostem v Google kalendáři nastavte výchozí projekt v Lamaelu. Barvu pro vyřízené události můžete změnit v nastavení; výchozí je šedá. K propojení účtu potřebujete povolit Lamaelu přístup k vašemu Google kalendáři.  

Tip: Chcete vědět více? Podívejte se na náš podrobný článek Krok za krokem: Jak pracovat s úkoly a aktivitami v kalendáři – Lamael. 

2) Úkoly 

Úkoly jsou základním nástrojem pro evidenci plánované práce, určují konkrétní zadání, zodpovědnost a lhůtu. Díky automatizaci úkolů můžete ještě více zefektivnit vaši práci a soustředit se na to nejdůležitější bez zbytečného mrhání časem na rutinní úkony. Jejich zadávání a efektivní správa probíhají následovně: 

Vytvoření úkolu 

• V sekci „Úkoly“ klikněte na „Nový záznam“ pro otevření dialogu pro zadání úkolu. 
• Úkol je nutné jasně specifikovat vyplněním několika základních údajů v dialogovém okně (nezbytné je uvést název úkolu a projekt). 

Základní políčka pro vyplnění 

• Projekt: Určuje, ke kterému projektu úkol náleží. 
• Popis úkolu: Krátký popis práce, která má být provedená. 
• Vykonatel: Osoba odpovědná za dokončení úkolu. 
• Termín: Datum, kdy má být úkol dokončený. Políčko není povinné, ale je doporučené. 
• Detailní zadání: Podrobný popis práce a specifikace toho, co má být zpracované. 

V rámci agilního řízení je nezbytné být flexibilní v zadávání a přizpůsobování úkolů podle aktuálních potřeb projektu a týmu. 

Přidání barvy 

• Barvy mohou zvýraznit důležitost nebo typ úkolu pro rychlou orientaci. 

• Klikněte na ikonu palety barev v nástrojové liště, která se nachází v dolní části dialogového okna pro zadání úkolu, a vyberte požadovanou barvu. 

 Tip: Mohla by vás zajímat psychologie barev v marketingu. 

Úkoly můžete zadávat sami sobě nebo je přiřazovat členům týmu, přičemž jasná specifikace a přiřazení zodpovědnosti zajišťují efektivní správu a dokončení plánovaných aktivit. 

Obrázek řekne více než tisíc slov  

A to platí i při zadávání úkolů, kde je často užitečné přiložit obrázky či dokumenty. Připojit přílohu můžete jednoduše: 

Přidání příloh 

• Klikněte na ikonu sponky v nástrojové liště a vyberte soubor skrze správce souborů. 
• Soubory můžete také přetáhnout přímo z plochy do dialogového okna úkolu – i více souborů najednou.

Každá přidaná příloha se zobrazí jako náhled a k souboru můžete přidat popis prostřednictvím ikony tužky vedle jeho názvu. Soubor můžete odstranit pomocí ikony koše. 

Rozšířené informace k úkolu 

• Doplnění detailů: V dolní části dialogového okna úkolu najdete sekce jako postup, firma, poznámky. Otevřením těchto sekcí můžete zadat specifické informace, včetně procentuálního naplnění úkolu, jeho stavu, dokončení či časového výkazu. 
• Stavy úkolu: Úkoly procházejí čtyřmi stavy: Zadáno, Probíhá, Hotovo a Uzavřené. Stav úkolu můžete kdykoliv změnit. 

Důležité informace 

• Zadavatel a datum zadání (uvedené na konci dialogového okna úkolu). 
• Mazání úkolů: Je možné, ale nedoporučuje se. 

To usnadňuje organizaci práce tím, že umožňuje přidávat podrobné informace a dokumenty k úkolům, zvyšuje tím přehlednost a účinnost řešení.  

Tip: Přečtěte si, jak přikládat soubory, projekty, úkoly a jiné záznamy? 

Uchovávat informace je důležité, proto doporučujeme úkoly po dokončení nastavit na stav „Uzavřeno“, čímž v systému uchováte historii práce, včetně informací o vykonavateli, délce trvání a cílovém klientovi.  

Zobrazení úkolů 

• Grafy vs. tabulky: Úkoly můžete zobrazit ve formě grafů nebo tabulek, podobně jako v Excelu. Přepínání mezi těmito režimy je možné pomocí ikon na šedé nástrojové liště. 
• Vyhledávání: Fulltextové vyhledávání umožňuje najít úkoly zadáním klíčových slov do vyhledávacího pole. Pro zrušení vyhledávání stačí kliknout na křížek v poli. 

Tip: Podívejte se blíže, jak funguje fulltextové vyhledávání v Lamaelu. 

Pohledy na úkoly 

• Osobní vs. skupinové: Vlevo na nástrojové liště si můžete vybrat osobní pohled, který zobrazuje úkoly relevantní pro vás, nebo pohled pro celou pracovní skupinu. Je to ideální pro vedoucí pozice. 

Kategorie skupinových pohledů 

• Nedokončené úkoly: Práce čekající na dokončení. 
• Dokončené úkoly: Úkoly, které jsou hotové a čekají na převzetí. 
• Všechny úkoly: Kompletní přehled všech úkolů. 
• Úkoly podle projektu: Rozdělení úkolů do skupin dle projektů. 
• Úkoly podle vykonatele: Třídění úkolů podle toho, kdo je má na starosti. 
• Všechny úkoly ve firmě: Celkový přehled o úkolech ve firmě. 

Tyto pohledy a funkce umožňují snadnou orientaci v úkolech a efektivní správu pracovních procesů. 

Tip: Mohlo by vás zajímat 6 tipů, jak zadávat úkoly, aby je váš tým pochopil. 

Úkoly v našem systému jsou vizuálně uspořádané do sloupců podle projektů nebo vykonavatelů, přičemž každý úkol je prezentovaný na kartě s důležitými informacemi jako název, barva, termín a dokončení v procentech. Tyto karty můžete mezi sloupci přesouvata měnit úkolům stav, projekt nebo vykonavatele. Zvláštní důraz se klade na prioritizaci úkolů, abyste zajistili, že jsou nejdůležitější úkoly dokončené včas. 

Klíčové funkce 

• Přidání a prohlížení úkolů: Pro přidání úkolu klikněte na „Přidat úkol“ ve spodní části sloupce. Pokud sloupec obsahuje více úkolů, než se zobrazuje, tlačítko „Načíst další“ vám ukáže více úkolů. 
• Zobrazení úkolů: Můžete přepínat mezi grafovým a tabulkovým zobrazením, kde jsou úkoly zobrazené v klasické tabulce. Tabulku můžete řadit a filtrovat pro lepší orientaci. 

Hledání a filtrování 

• Vyhledávání: Umožňuje rychle nalézt specifické úkoly. Pro návrat k zobrazení všech úkolů stačí zrušit filtr. 
• Filtrování v tabulce: Úkoly můžete filtrovat podle sloupců; pro zrušení filtrů použijte tlačítko „Smaž filtr“. 

Export a tisk 

• Export úkolů: Možnost exportu do CSV nebo KBL formátu je dostupná pod ikonou nastavení. Exportují se jen aktuálně zobrazené úkoly. 
• Tisk úkolů: Úkoly můžete tisknout nebo ukládat jako PDF; tisk se vztahuje na vyhledané nebo filtrované úkoly. 

3) Aktivity 

Aktivity v Lamaelu umožňují zaznamenávat odvedenou práci, jednání a schůzky. Fungují jako pracovní výkazy vhodné pro fakturaci zákazníkům. Přesné sledování projektů a aktivit podporuje osobní produktivitu a zajišťuje možnost zastoupení v rámci organizace. Tímto způsobem eliminujete práci bez nároku na odměnu, vždy máte přehled, za koho a jakou práci jste vykonali. 

Návod na vytvoření nové aktivity 

Pro založení aktivity přejděte do sekce Výkazy a klikněte na tlačítko s ikonou plus, které označuje „Nový záznam“. Otevře se dialogové okno „Nová aktivita“ s několika poli k vyplnění. Zadejte všechny potřebné informace a potvrďte akci tlačítkem „Uložit“.  

Důležité informace, které je nutné uvést, zahrnují: 

• název projektu, ke kterému aktivita náleží,  
• popis práce, kterou jste vykonali,  
• současný stav aktivity v rámci vašeho pracovního procesu  
• a dobu trvání aktivity, přestože zadání času není povinné. 

K vaší aktivitě můžete přidat různé typy příloh 

…jako jsou obrázky, fotografie z akce, zápis z jednání nebo skenované dokumenty, které často poskytují lepší kontext než zdlouhavé popisování. Přílohy můžete připojit pomocí ikony sponky v nástrojové liště. Stačí vybrat soubory skrze správce souborů nebo jednoduše přetáhnout soubory z plochy nebo prostě ze zařízení přímo do dialogového okna aktivity. Je možné přetahovat i více souborů současně. Přidané soubory se zobrazí jako náhledy, přičemž pod každým souborem je uvedený jeho název. Pokud název souboru není dostatečně popisný, můžete ho přejmenovat pomocí ikony tužky vedle názvu souboru. Soubory můžete odstranit pomocí ikony koše.  

Pokud potřebujete přidat další informace, můžete využít pole pro poznámky, zadat datum konání aktivity zpětně či do budoucnosti nebo upravit tarif pro danou aktivitu. 

Při zadávání aktivity můžete specifikovat důležité údaje jako datum, tarif, firmu a osobu spojenou s jednáním a lokalitu. Ve spodní části dialogu jsou sekce jako firma a poznámky, umožňující přidání doplňujících informací. Stav aktivity určuje její zařazení do pracovního procesu a je povinným údajem pro správné vyúčtování a analýzu. 

Klíčové prvky 

• Datum a tarif: Umožňují specifikovat, kdy a za jakých finančních podmínek práce proběhla. 
• Stavy aktivity: Rozlišují mezi prací ještě nedokončenou, interní, zdarma pro klienta nebo připravenou k fakturaci. 
• Zadavatel: Jméno osoby, která aktivitu vykonala; změna vykonavatele není podporovaná. 
• Smazání aktivity: Doporučujeme aktivitu spíše archivovat pro uchování historie a zlepšení budoucí práce. 

Aktivity a jejich průběžné sledování jsou zásadní pro zvýšení efektivity. Grafické a tabulkové zobrazení aktivit můžete přepínat na nástrojové liště pro lepší přehled. 

Tip: Zajímá vás, co všechno Lamael umí? Poznejte funkce, které vám ušetří práci. 

 Hledání v aktivitách umožňuje snadno najít zaznamenané úkoly, schůzky nebo jakoukoli práci. Stačí zadat klíčová slova do vyhledávacího pole na nástrojové liště a výsledky se objeví během několika sekund. Zrušení vyhledávání je možné kliknutím na křížek v poli.  

Pohledy na aktivity 

• Aktivity můžete prohlížet z různých úhlů podle svých aktuálních potřeb, ať už se jedná o osobní práci, nebo monitorování celého týmu. 
• Osobní pohledy zahrnují seznamy jako „Moje probíhající aktivity“, „Můj den/týden/měsíc“ nebo „Všechny moje aktivity“. 
• Skupinové pohledy nabízí přehled o aktivitách celého týmu nebo firmy, s možností zobrazit aktivity po dnech, týdnech nebo měsících. 

Tip: Přečtěte si náš článek Krok za krokem: Jak si organizovat osobní úkoly. 

Grafické a tabulkové zobrazení aktivit 

• Aktivity se graficky zobrazují ve sloupcích, kde každý sloupec reprezentuje konkrétní den, projekt nebo vykonavatele. Aktivita se ve sloupci ukazuje jako karta s důležitými informacemi. 
• Přetažení karet mezi sloupci umožňuje jednoduché přerozdělení práce, změnu projektu nebo upravení termínů. 
• Pro detailnější správu je možné aktivity zobrazit v tabulkovém formátu, kde jsou informace uspořádané do sloupců s možností řazení a filtrování podle různých kritérií. 

Správa a vyhodnocení aktivit 

• Týden a měsíc: Tyto pohledy ukazují aktivity za posledních sedm nebo 30 dnů, nikoli za kalendářní období. 
• Export a tisk: Aktivity můžete exportovat do různých formátů (CVC, CSV, XML) pro další analýzu nebo reporting. Tisknout můžete přímo z aplikace, přičemž vytištěné informace odpovídají aktuálně zobrazeným nebo vyfiltrovaným datům. 

Využijte Lamael pro úspěšné plánování času a správu projektů 

S Lamaelem si zjednodušíte práci, což vám umožní trávit více času tím, co máte opravdu rádi. Jedná se o projektový nástroj navržený tak, aby vyhovoval různým potřebám a způsobům práce. Bez ohledu na velikost vašeho týmu nebo rozsah projektů vám Lamael pomůže dosáhnout vašich cílů.  

Doufáme, že jste získali cenné informace a inspiraci, jak využít Lamael k maximalizaci vašeho pracovního potenciálu. Máte nějaké dotazy? Neváhejte nás kontaktovat, se vším vám rádi pomůžeme.  

The post Velká příručka, jak pracovat s Lamaelem: Podrobně o agendách Kalendář, Úkoly a Aktivity appeared first on Lamael.

Záložka Sklad

Předtím, než se pustíte do inventury, je potřeba nejdříve pochopit, jak funguje záložka Sklad. Tu najdete v agendě Seznamy. Slouží jako celkový přehled všech pohybů, které se na vašem skladu udály – příjemky, výdejky, nákupky, výroba a tak dále.

Na jednotlivé pohyby také můžete kliknout, otevřít je a podívat se na příslušný dokument, který je s pohybem spjatý. Pokud byste hledali konkrétní pohyb, poslouží vám lišta pro filtrování v dolní části obrazovky.

Jak provést inventuru

Inventuru začnete tím, že kliknete na Nový záznam a z nabídky vyberete Nová inventura.

Otevře se vám dokument, který slouží k zaznamenání současného stavu skladu a rozdílu oproti poslední inventuře. Pokud používáte skladů více, nejdříve z nabídky vyberte na jakém skladu chcete inventuru provádět.

Následným krokem je již samotné přidávání položek během vaší kontroly skladu. To můžete udělat třemi způsoby.

• Způsob první – klikněte na zelené tlačítko Přidat položku. Otevře se vám pole pro přidávání produktů. Lamael vám automaticky bude našeptávat jména produktů, které máte v systému zadané. Do kolonky Požadované skladové množství vepište množství, kolik se daného produktu na vašem skladu nalézá.

• Způsob druhý – kliknutím na tlačítko Doplnit produkty budete vyzváni k vybrání ze dvou možností. Produkty ze stejných kategorií vám automaticky doplní všechny produkty, které mají stejnou kategorii jako první položka, kterou jste do inventury zadali.
  Možnost Všechny skladovatelné produkty doplní zcela všechno, co jste kdy měli na skladě.  

• Způsob třetí – pokud kliknete na tlačítko Hromadné načtení položek, Lamael vám nabídne dialogové okno, do něho můžete nahrát seznam EAN kódů. Za každý EAN kód stačí přidat počet položek a vše se vám automaticky propíše. To znamená, že pokud disponujete skenerem EAN kódů a máte je přidané u daných produktů, vše si můžete ulehčit tímto způsobem. 

Pokud máte již zadané všechny položky, stačí překliknout inventuru do stavu provedené a uložit. Tím se vám propíší změny do skladu.

Uzávěrka vám ušetří čas

V rámci řízení skladu doporučujeme provádět uzávěrky. Pokud po inventuře, například na konci měsíce nebo na konci roku, provedete uzávěrku, stav skladu se bude počítat od poslední uzávěrky. To znamená, že nebude začínat na nule někde daleko v historii vaší firmy. Zajistíte tím, že i kdybyste data před uzávěrkou smazali nebo editovali, stav skladu po uzávěrce se vám už nezmění.

Uzávěrku provedete kliknutím na Nový záznam a výběrem Nová uzávěrka z nabídky.

Následně stačí v dokumentu kliknout na zelené tlačítko Doplnit produkty a vybrat Všechny skladovatelné produkty. Lamael doplní vše, co nyní máte na skladě (již po inventuře), a pak stačí již jen celou uzávěrku uložit.

Přepočet skladu

Může se stát, že spočítaný stav skladu se poruší a neodpovídá součtu všech skladových dokladů. K tomu dojte v okamžiku, kdy smažete nebo editujete nějaký starší doklad, nebo když vytvoříte nový doklad se starším datem. Stav skladu je pak třeba opravit. Lamael to dokáže udělat za vás.

Přejděte do záložky Produkty a klikněte na produkt, u něhož chcete provést přepočet skladových zásob.

Po otevření produktu můžete vpravo vidět množství, které Lamael v současné chvíli eviduje. To se počítá ze všech dokladů od počátku nebo od poslední uzávěrky. Pokud došlo k porušení kontinuity skladu, zobrazí se stav skladu červeně a vidíte akční tlačítko Přepočet skladu. Kliknutím na něj Lamael projde všechny dokumenty napojené na tento produkt a spočítá, kolik by se mělo položky na skladě nacházet.

Pokud byste klikli na šipku vedle zmíněného tlačítka, zobrazí se vám seznam všech pohybů položky.

Máte další otázky ohledně skladů nebo nejasnosti ohledně jejich používání? Neváhejte se na nás obrátit. Rádi vám pomůžeme, případně se můžeme sejít a pomůžeme vám nastavit procesy tak, aby běžely hladce a jednoduše.

The post Krok za krokem: Jak na inventuru appeared first on Lamael.

Založení Výrobku

Prvním krokem je založení výrobku. Otevřete agendu Seznamy a následně záložku Produkty.

V klikněte na Nový záznam – tím se otevře dialogové okno, kde je potřeba celý výrobek definovat.

Nejprve je potřeba zadat jméno výrobku a vybrat typ produktu. Rovnou také zadejte, v jakých jednotkách se s výrobkem pracuje (ks, kg, m apod.). V Lamaelu najdete více druhů produktů – zboží, služby, sady.

Dalším krokem je přidání dílů, ze kterých se výrobek vytváří. Tyto díly můžete také evidovat v rámci svého skladu. Při výrobě se vám totiž díly automaticky odečtou ze skladových zásob, a to ve chvíli, kdy zadáte, že výrobek byl vytvořen.

Díly přidáte v dolní části dokumentu nazvaným komponenty. Pokud je již máte vytvořené v rámci produktů, Lamael vám bude automaticky našeptávat jejich jména.

Jak vidíte, Lamael automaticky doplnil výrobní a prodejní cenu daných komponentů. Výrobní cena je v tomto případě cena, za jakou díly nakupujete (nebo vyrábíte) a prodejní, za kolik byste je prodávali svým odběratelům.

Kalkulace ceny

Systém dokáže automaticky spočítat, za kolik byste měli daný výrobek prodávat, abyste z něj profitovali. Dělá tak na základě výrobní ceny. Kalkulaci ceny najdete v prostřední části dokumentu.

Kliknutím na tlačítka šipek můžete automaticky doplnit aktuální výrobní cenu, nebo naopak kliknutím na šipku u prodejní ceny, můžete nastavit prodejní cenu, kterou Lamael doporučuje. Ta v tomto případě slouží k tomu, aby Lamael doporučil cenu prodejní. Tu vidíte hned vedle – Navržená prodejní cena.

Výroba

Po zadání komponentů a kalkulaci cen je potřeba udělat poslední krok – produkt vyrobit. To můžete udělat přímo z dialogového okna daného výrobku, hned nad seznamem komponentů se nachází tlačítko Vyrobit produkt.

Kliknutím na tlačítko se vám otevře Výrobní list. Jedná se dokument, kterým skladu můžete zadat výrobu, a pomocí kterého vám sklad oznamuje, že produkt byl vytvořen.

Tip: Pokud se vám tlačítko Vyrobit produkt nezobrazuje, nemáte zvolený u výrobku cílový sklad.

Pokud víte, pro koho daný výrobek momentálně vytváříte, rovnou můžete zadat, k jakému projektu nebo odběrateli se výroba váže. Není to však nutné.
Doporučujeme však, abyste vyplnili termín – tím vaši zaměstnanci ve skladu budou vědět, kdy daný výrobek budete určitě potřebovat.

Výrobní list v této podobě můžete uložit. Tím byl předán vašim kolegům na skladě (nebo výrobě), a ti by měli začít s výrobou . Ve chvíli, kdy ji provedou, stačí aby klikli na modré tlačítko Vyrobit . Tím se vyskladní díly pro výrobu a na sklad vám přibude nový výrobek.

Jak jste si ale mohli všimnout na obrázcích výše, v našem skladě se nenachází potřebný počet dílů pro výrobu. V takovém případě rovnou můžete nový materiál objednat rovnou z výrobního listu.

Objednání nového materiálu

K objednání potřebného materiálu vám poslouží tlačítko Objednat materiál. Po kliknutí na něj se vám otevře nabídka, kde zvolíte, zda chcete objednat pouze chybějící materiál, nebo veškerý materiál.

Po vybrání z jedné z možností, se vám otevře nová objednávka, která bude rovnou vyplněna s potřebnými informacemi – kolik materiálu objednáváte a od koho. Pak pouze stačí kliknout na tlačítko obálku které vše odešle vašemu dodavateli, pokud máte Lamael propojený se svým e-mailovým účtem.

Tip: Aby vám vše takto fungovalo, každý díl musíte mít založený v kategorii Produkty (stejně, jako jste zakládali výrobek) a mít u něj vyplněného svého dodavatele, včetně příslušného kontaktu a e-mailu na něj.

The post Krok za krokem: Výrobky a objednání materiálu appeared first on Lamael.

Založení zakázky

Prvním krokem je vždy založení zakázky. Otevřete agendu projektů a klikněte na zelené tlačítko Nový záznam v levém horním rohu.

Otevře se vám dialogové okno, které je potřeba vyplnit. Nás v tomto případě zajímají čtyři parametry (na obr. níže zvýrazněné červenými rámečky):

• jméno,
• hodnota,
• zodpovědná osoba,
• firemní údaje (tj. pro jakého klienta zakázku děláte).

U reálné zakázky doporučujeme, abyste vyplnili vše, co můžete. Pomůže vám to v orientaci a vy nebo kolegové budete mít vždy potřební informace po ruce.

Tip: K zakázkám doporučujeme psát číselné označení – to můžete vyžít při párování položek na skladu a dokumentů. Popis, který se nachází hned pod jménem zakázky, je ideálním místem, kam můžete vložit všechny podrobnosti o zakázce.

Obchodní dokumenty a jejich napojení

Na zakázku můžete napojit řadu obchodních dokumentů – faktury, dodací listy, objednávky, poptávky i dokumenty o skladových pohybech. To znamená, že se vám budou zobrazovat v přehledu dokumentů dané zakázky a vy je budete mít vždy po ruce.

Přehled dokumentů a jejich přidání najdete na samém konci dialogového okna zakázky.

Kliknutím na tlačítko Přidejte dokument se vám otevře nabídka všech dokumentů, které můžete na zakázku napojit.

Všechny dokumenty jsou si v Lamaelu podobné, abyste měli snazší vyplňování a na vše si snadno a rychle zvykli. Dokumenty lze také propojit, což znamená, že mezi nimi můžete snadno překlikávat nebo přenášet informace z jednoho dokumentu na druhý.

Pro bližší pochopení vytvoříme zkušební objednávku od klienta a následně vystavíme fakturu za dodané zboží a služby.

Z nabídky (viz obr. výše) vyberte možnost Přidat prodejní objednávku. Automaticky se vám propíše jméno odběratele, pokud jste v minulých krocích vyplnili firemní údaje klienta. Stačí tedy doplnit předpokládaný termín dodání a položky, o které má klient zájem.

Položky, které přidáváte do objednávky, můžete také propojit se svými skladovými zásobami. Jak na to, si můžete přečíst v návodu  Krok za krokem: Evidence produktů na skladu.

Po přidání všech relevantních položek můžete dokument uložit. Tím se zapíše do systému a zobrazí se vám v přehledu, který jsme ukázali na obrázcích výše.

Po uložení objednávky ji znovu otevřete. Budete mít totiž nyní možnost využít tlačítka, která slouží pro vytvoření tzv. propojených dokladů. Ty jsme zmiňovali na začátku návodu  a slouží k tomu, abyste se mohli mezi dokumenty rychle překlikávat a nemuseli pokaždé znovu vyplňovat určité údaje (jako např. položky).

Klikněte na tlačítko Vytvořit fakturu. Otevře se vám dialogové okno faktury, kde stačí zadat její splatnost. Zbylé informace se vám totiž přenesou již z odpovídající vytvořené objednávky . Tlačítkem obálky, v dolní části dialogového okna,  ji následně můžete odeslat.

A tím máte hotovo. Můžete pochopitelně dle potřeby přidat i několik mezikroků – jako jsou dodací listy, nebo skladové výdejky. Pro základní fungování a evidenci zakázek vám však postačí výše uvedené kroky.

Pokud chcete fakturovat i práci, kterou sledujete na základě výkazů, podívejte se na nás návod Krok za krokem: Fakturujte zakázky jedním tlačítkem.

The post Krok za krokem: Využívejte projekty k evidenci zakázek appeared first on Lamael.

Jak pracovat s evidencí

Evidenci najdete v agendě Seznamy, vpravo vedle kategorie Produkty.

Otevře se vám tabulkový přehled všech položek, které máte nebo jste někdy měli na skladě. Jedná se o kusovou evidenci zboží, majetku, strojů a zařízení. Můžete zde evidovat třeba i zápůjčky a reklamace.

Všechny produkty jsou seřazeny v pořadí, v jakém byly přidány. Kliknutím na sloupce je můžete seřadit vzestupně nebo sestupně dle několika parametrů – sériového čísla, evidenčního čísla nebo třeba datumů.

Alternativně můžete využít pro filtrování daty lištu, kterou můžete vidět v dolní části obrazovky, viz screenshot vyše.

Vytvoření produktů

Prvním krokem pro správu vašich produktů by mělo být založení produktu ve vašem ceníku. Ve chvíli, kdy budete mít produkt vytvořený i v záložce Produkty (tedy ve zmíněném ceníku), Lamael bude automaticky doplňovat nákupní a prodejní ceny u nově vytvořených položek v evidenci a také aktualizovat množství daných položek na skladě.

Zatímco v záložce Evidence vidíte položky na vašem skladě jednotlivě dle kusů, záložka Produkty slouží jako souhrnný přehled a ceník.

Stavy evidovaných kusů

Každá položka v evidenci má svůj stav. Ten slouží k tomu, abyste věděli, co se s danou položkou momentálně děje – zda je zrovna ve výrobě, je již rezervovaná, nebo již došlo například k prodeji. Lamael obsahuje několik základních stavů, ale můžete si přidat i své vlastní a přizpůsobit si vše na míru vašim interním procesům.

Nové stavy můžete vytvořit kliknutím na ozubené kolečko v pravé části obrazovky a zvolením možnosti „Vlastní stavy“.

V dialogovém okně, které se vám následně otevře, stačí již přidat libovolný název stavu a vše uložit.

Po definování toho, jaké produkty v evidenci budete mít a v jakých stavech se mohou nacházet, se podíváme blíže na to, jak produkty správně evidovat.

Jak se mi položka zobrazí v Evidenci ?

Do Evidence se vám propíší produkty ve dvou případech:

• v okamžiku, kdy je tam ručně zadáte
• nebo po zadání jejich sériového čísla při výrobě nebo jejich příjmu na sklad.

Ručně produkt přidáte kliknutím na tlačítko Nový záznam v levé horní části obrazovky.

Otevře se vám dialogové okno, ve kterém je potřeba vyplnit dodatečné informace o produktu nebo zboží.

Vždy je potřeba vyplnit jméno daného produktu. Ve chvíli, kdy kliknete do pole pro zadání názvu produktu , vám bude Lamael automaticky našeptávat produkty, které máte již zadané v agendě Produkty.

Další parametry dialogového okna vyplňovat nemusíte, ale pro zachování pořádku na vaší evidenci jejich vyplnění silně doporučujeme.

Evidence a sériová čísla

Evidenční čísla slouží k tomu, abyste mohli přehledně evidovat, o jaký produkt se jedná. Každá položka skladu by měla mít své vlastní číslo. Získáte tím totiž možnost vždy zpětně dohledat, co se s položkou stalo.

Série označuje řadu produktů, které vyrábíte, nebo nakupujete. Při výrobě totiž můžete položku opatřit sériových číslem, čímž se vám propíše do evidence (tj. druhý výše zmíněný způsob, jak přidat položku do evidence).

Pokud přejdete do záložky Sklady a kliknete na Nový záznam, máte možnost zadat produkt k výrobě a vytvořit tzv. Výrobní list.

Ve Výrobním listu vyberte položku, kterou chcete vyrobit. Lamael vám automaticky bude našeptávat z vašich produktů. Ve chvíli, kdy danou položku přidáte do výrobního listu, se vám zpřístupní možnost zadat výrobní číslo (to je to samé, jako sériové číslo).

Ve chvíli, kdy doplníte výrobní číslo u dané položky, se vám položka následně propíše i do Evidence.

Pozor: V záložce Produkty je vždy potřeba mít u všech položek vyplněná sériová čísla. Jinak se vám produkty nebudou do Evidence propisovat.

The post Krok za krokem: Evidence produktů na skladu appeared first on Lamael.

Slouží k tomu dvě agendy – Nákup a Prodej. V Nákupu můžete sledovat obchodní pohyby spojené s nákupem služeb, zboží a subdodávek, zatímco v Prodeji naopak dokumenty spojené s dodanými službami nebo prodaným zbožím. 

Postup práce v těchto agendách je velmi podobný. My se zaměříme v tomto článku pouze na Prodej. Agendy ovšem fungují zcela stejně, takže ve chvíli, kdy se naučíte pracovat s jednou, automaticky ovládnete i tu druhou.

Poptávka – první krok 

Na počátku je vždy poptávka. Jedná se o poptávku, kterou vás osloví potenciální klient. Může se jednat o zájem o vaše služby, zboží – zkrátka cokoliv. Není povinné ji v Lamaelu evidovat, ale my vám to silně doporučujeme, abyste mohli sledovat celý obchod již od samého začátku a při jeho dokončení mohli analyzovat místa ke zlepšení. 

Pro vytvoření poptávky přejděte do agendy Prodej a otevřete záložku Poptávky. 

Dalším krokem je kliknutí na Nový záznam. Otevře se vám dokument, který je potřeba vyplnit. Primárně jde o: 

• odběratele (tedy potenciálního klienta), 
• položky, o které má zájem, 
• jméno projektu či obchodu a 

• a stav, v jakém poptávka je. 

Jméno projektu je dobré vyplnit proto, aby se vám doklad zobrazoval v přehledu dokumentů napojených na daný obchod či projekt. Jak efektivně pracovat s obchody a projekty a jaký rozdíl mezi nimi je, se můžete dočíst v našem článku Obchody a projekty – jaké jsou mezi nimi rozdíly a jak s nimi pracovat. 

Dokument pochopitelně obsahuje řadu dalších parametrů – číslo vašeho účtu, způsob úhrady nebo dopravu. Ty však pro účely tohoto článku vynecháme. 

Tip: Pokud máte v Lamaelu tarif Business, můžete využít funkci ceníku. Lamael si pamatuje vaše produkty a automaticky vám našeptává, co do dokladu vložit za položky. Také automaticky doplní ceny. 

Nabídka – druhý krok 

Ve chvíli, kdy jste zadali poptávku do systému, nastává chvíle, kdy můžete vytvořit nabídku. Například se s klientem domluvíte, že zboží bude potřeba více nebo nabídnete služby navíc. Nejsnazším způsobem je duplikování poptávky.  

Všechny údaje, které jste vyplnili do poptávky, se vám zkopírují do nového dokumentu a vy si ušetříte čas s jejich vyplňováním. Stačí pak jen upravit samotné položky na dokladu. 

Duplikát můžete vytvořit kliknutím na tlačítko na samém konci dokumentu, nalézá se hned vedle tlačítka uložit. 

Otevře se vám nabídka, ze které můžete vybrat, jaký druh nového dokumentu chcete z daného dokladu vytvořit. Vyberte nabídku. 

Dokument se vám nyní zkopíruje do nabídky a již stačí pouze přepsat položky na dokladu do nové podoby. 

Krok třetí – objednávka 

S klientem jste se dohodli na šíři spolupráce a chcete se pustit do práce. Tím vzniká objednávka, která se stává prvním víceméně závazným dokumentem. 

Pokud jste začali vše zadávat již u poptávky nebo nabídky, můžete opět využit funkci duplikace. S tím rozdílem, že v tomto konkrétním případě vytvoříte objednávku. 

U objednávky nastává mírná změna ve funkcích dokumentu. Zpřístupní se vám možnost dokumenty provázat a zakládat v návaznosti na sebe. To znamená, že z objednávky rovnou můžete vytvořit dodací list nebo například fakturu. 

V praxi pak máte možnost po otevření jakéhokoliv dokumentu, který je takto provázán, se na jedno kliknutí podívat na ostatní dokumenty v rámci daného obchodu. 

Krok čtvrtý – dodací list 

S klientem jste od původní poptávky došli až k objednávce a nyní nastal čas mu doručit objednanou službu nebo výrobek. K tomu slouží dodací listy – ty říkají, že klient převzal nebo obdržel to, o co žádal. 

Dodací list vytvořte tím, že v objednávce kliknete na tlačítko Vytvořit dodací list. 

V nově vytvořeném dodacím listu vám doporučujeme zkontrolovat, že obsahuje dodací adresu klienta, kam jste zboží doručili. 

Lamael vám nabízí ještě jednu možnost – zakázkový list. Ten nabízí možnost, aby klient přebírku na místě přímo elektronicky podepsal. Jak s ním pracovat a jaké další rozdíly jsou mezi zakázkovým a dodacím listem, se můžete podívat v našem článku Krok za krokem: Jak pracovat se zakázkovými listy. 

Mezikrok – skladová výdejka 

Pokud v Lamaelu využíváte skladové hospodářství, Lamael vám automaticky bude při vyplňování dokladů našeptávat, jaké produkty máte na skladě vytvořené. 

A také vám dá možnost z obchodního dokumentu rovnou vytvořit skladovou výdejku. Tlačítko pro vytvoření skladové výdejky se vám zobrazí pouze v případě, že se na dokladu nachází položka, kterou máte vedenou i na skladě. 

Krok poslední – faktura 

Klient vás oslovil s poptávkou, provedli jste nabídku, následně došlo k objednávce, zboží bylo doručeno a nyní je čas na vystavení faktury. Jedná se o poslední krok v procesu obchodních dokumentů. Fakturu opětovně můžete vytvořit přímo z předchozích dokumentů. 

Od předchozích dokladů se liší tím, že je potřeba nastavit: 

• splatnost, 
• číslo účtu, na který má klient zaslat peníze 

• a způsob úhrady.  

Variabilní symbol můžete přepsat dle vlastní potřeby, nebo tam ponechat ten, který Lamael automaticky vytvoří na základě čísla dokladu. 

Fakturu již nyní stačí pouze zaslat klientovi. Pokud by se jednalo o pravidelnou fakturaci, doporučujeme vám mrknout na náš článek Krok za krokem: Nastavte automatické upomínky faktur. 

Propojení dokumentů je silnou stránkou Lamaelu. Jedná se o funkci, která vám pomáhá udržovat v dokumentech přehled a rychle se v nich orientovat. Otevřete-li totiž kteroukoliv fakturu nebo jakýkoliv další dokument, můžete se jedním kliknutím podívat na kterýkoliv předchozí dokument. Zkontrolovat jej nebo v něm klidně i něco opravit. 

Finální dokument tak tedy můžete vypadat i takto: 

Tip: Doporučujeme, abyste s Lamaelem propojili i e-mailový účet, který používáte u své banky. Díky propojení získáte přehled o zaplacených fakturách a ušetříte si spoustu času. Jak na propojení se můžete dočíst v našem článku Krok za krokem: Integrace s bankou a párování plateb s fakturami. 

The post Krok za krokem: Od nákupu a prodeje až k faktuře appeared first on Lamael.

Rozumí si Lamael s mou bankou?

S jakými bankami můžete Lamael spárovat, zjistíte v Nastavení organizace. To otevřete kliknutím na oranžové tlačítko s vaším jménem.

Na samém konci nastavení se nachází seznam bank, jejichž e-maily Lamael v současné době dokáže rozpoznat.

Pokud svou banku nevidíte v seznamu, stačí se nám ozvat. Budeme moc rádi za každou příležitost naučit Lamael něco nového.

Nastavení integrace

Systém páruje platby s fakturami na základě variabilních symbolů. Ty sleduje v e-mailech, které vám banka zasílá o pohybu na vašem účtu. Bude tedy potřeba nastavit spárování Lamaelu s e-mailovým účtem, na který bude banka zasílat upozornění o novém pohybu na bankovním účtu. To může být nastaveno u jakéhokoliv uživatele. My ale doporučujeme využít účet se speciální rolí Systém.

Důvod je čistě pragmatický – není praktické, aby se vám vaše emailová schránka zaplnila stovkami notifikačních e-mailů. Proto je nejlepší mít založený speciální e-mail (například banka@firma.cz), na který bude banka tyto notifikační e-maily posílat. Ten pak přidáte do Lamaelu a dáte mu roli Systém.

Tento Systémový účet máte ke svému tarifu zdarma. Nic vás nestojí, v tom je jeho výhoda.

Jak na to? Pokud již máte založený zmíněný e-mail, je potřeba jej přidat do Lamaelu.

Klikněte na oranžové tlačítko s vaším jménem.

Z roletkového menu vyberte Nastavení skupiny.

Zobrazí se vám všichni kolegové ve vaší pracovní skupině. Pod seznamem vidíte zelené tlačítko Pozvat nového člena.

Ve chvíli, kdy kliknete na tlačítko Pozvat nového člena, se vám otevře možnost vyplnit základní informace o daném účtu. Zadejte jméno účtu (například Banka a vyplňte email, který jste předtím vytvořili).

Tomuto účtu přijde pozvánka e-mailem do Lamaelu. Tu stačí potvrdit a účet bude přidán do vaší pracovní skupiny.

Dalším krokem je spárování e-mailu tohoto systémového účtu s Lamaelem. Jak spárování provést, se dozvíte v našem návodu.

Ve chvíli, kdy máte vše spárované, zbývá nastavit ve vašem internetovém bankovnictví zasílání e-mailů o pohybech na vašem bankovním účtu. S tím vám bohužel poradit nedokážeme – každá banka má tento postup jiný. Doporučujeme se podívat do nastavení vašeho internetového bankovnictví, kde je obvykle k dispozici možnost aktivace zasílání těchto e-mailů.

Jak poznám, že je faktura zaplacena?

Lamael zobrazuje stav proplácení faktur pomocí hvězdiček – v přehledu faktur vidíte u každé faktury hvězdičku, jejíž barva určuje stav faktury.

Rozklikněte agendu Nákupu nebo Prodeje a podívejte se na přehled na faktur.

V sloupci na pravé straně můžete vidět současný stav faktury a zmíněné hvězdičky.

Zelená hvězdička znamená, že faktura byla zaplacena. Datum vedle ní udává, kdy k platbě došlo.

Červená symbolizuje, že faktura ještě nebyla uhrazena.

Modrá se ukáže v případě, kdy klient fakturu přeplatil.

Žlutá znamená, že klient fakturu neuhradil celou.

Stejné barevné schéma se používá také pro faktury přijaté – Lamael dokáže sledovat i plnění těchto faktur.

Tip: Věnujte pozornost tomu, jaký účet na faktury přidáváte – Lamael dokáže sledovat proplácení faktur pouze u těch účtů, u nichž má přístup k e-mailům o pohybech na účtu. Jaký účet jste na fakturu přidali, můžete ověřit rozkliknutím dokladu a kontrolou políčka Účet.

The post Krok za krokem: Integrace s bankou a párování plateb s fakturami appeared first on Lamael.

Nastavení rozpočtu

Rozpočet najdete v Lamaelu pod slovíčkem Budget. To by mělo být první, co nastavíte. Jedná se o sumu, kterou si pravděpodobně odsouhlasíte s klientem, nebo na interní poradě. 

Druhým krokem je nastavení, kolik budete fakturovat za hodinu odvedené práce. V případě ukázkového projektu „Jednání“ (viz obr. výše) bude nastavená základní hodinová sazba na 200. U každého úkolu nebo aktivity se tedy vždy objeví zadaných 200. V praxi se však může stát, že budete chtít fakturovat jinou sumu – třeba dle obtížnosti práce nebo kvůli práci o víkendu. V úkolu můžete hodinovou sazbu ručně přepsat nebo si vytvořit Sazebníky prací. Jejich vytvoření si ukážeme v dalších krocích. 

Jak na sazebníky

V případě, že pro klienta děláte různé druhy práce a základní hodinová sazba, kterou jste projektu nastavili, by nebyla vhodná, můžete využít Sazebník prací. 

Kliknutím na ozubené kolečko vedle sazebníku se vám otevře dialogové okno s nastavením. V něm zadejte jméno požadovaného tarifu a výši požadované sazby (tedy kolik budete odčerpávat z budgetu). 

Sazeb můžete mít libovolný počet, nejsou nijak omezeny. Také můžete načíst sazebník z jiného projektu, a to pomocí tlačítka Načíst jiný sazebník. 

Ve chvíli, kdy následně zadáváte úkol sobě nebo kolegovi, stačí u úkolu zvolit sazbu, kterou chcete uplatnit. Stačí sazbu vybrat z možností, které se vám zobrazí po kliknutí na ozubené kolečko v úkolu. 

Jak se odvedená práce projeví v rozpočtu?

Pokud máte rozdané úkoly a nastavili jste si rozpočet, nabízí se otázka – jak se to projeví v projektovém rozpočtu?

V polovině dialogového okna projektu můžete najít infografiku, která zobrazuje plnění rozpočtu na základě odvedené práce. Do zmíněného grafického znázornění se nepropisují dodávky ani náklady – pouze vykonaná práce.

Odvedená práce se vám zobrazí zelenou barvou. Pokud byste naopak rozpočet přečerpali, za zelenou čarou se vám zobrazí čára červená. Ta vyznačuje všechnu práci, která je nad rámec rozpočtu.

Zajímá vás, jak pracovat se samotnými náklady a jak je nastavit? Podívejte se na nás článek Jak nastavit a sledovat náklady na projektu.  

Přehled rozdané práce

Vždy je potřeba mít přehled o tom, jakou práci jste rozdali a zda je splněná. To můžete udělat hned dvěma způsoby: 

• podívat se na přehled rozdané práce v samotném projektu nebo 
• použití výkazů (později rozebereme v samostatné kapitole). 

Přehled úkolů a aktivit najdete v dialogovém okně projektu, na jeho samém konci. Zobrazují se zde všechny úkoly a aktivity, které byly v rámci projektu zadány. Pokud u záznamu vidíte modré zatržítko, práce byla splněna. U datumu 24.7. si také můžete všimnout přijatého emailu, který je spárován s projektem. Pokud by vás zajímala integrace emailu, mrkněte na náš návod Jak nastavit propojení e-mailu.  

Výkazy a jejich export

Úkoly si také můžete zobrazit v agendě Výkazy. Ty disponují hned několika funkcemi, které se vám můžou hodit například při měsíčním vyúčtovaní nebo když potřebujete ukázat odvedenou práci klientovi.

Ve výkazech si můžete veškerou rozdanou práci zobrazit v tabulkovém zobrazení, které vám dovoluje využít pokročilejší druhy filtrování dat.

Po nastavení tabulkového zobrazení najdete dole lištu, která vám nabízí možnosti filtrování dat dle vaší potřeby. Můžete filtrovat dle časového rozpětí (například za uvedený měsíc), dle projektů, vykonavatelů, nebo druhů práce a firem, pro které jste práci odvedli. Filtry také můžete volně kombinovat. 

V našem případě si vyfiltrujeme projekt „Jednání“, který jsme v článku ukazovali dříve. Nyní se nám tedy zobrazí pouze úkoly a aktivity, které se staly na tomto projektu. 

V případě, že chci například seznam odvedené práce poslat klientovi, mohu si vše vyexportovat. Nebo třeba vytisknout. Kliknutím na ozubené kolečko v pravém horním rohu se vám zobrazí nabídka, ze které již stačí vybrat druh exportu. 

Tip: Dejte si pozor na stavy úkolů. Jak můžete vidět, ne všechny úkoly v našem přehledu byly uzavřené. To znamená, že pravděpodobně nebyly splněny. Když budete vše odesílat klientovi, měli byste mít jistotu, že práce byla skutečně provedena. 

The post Krok za krokem: Rozpočty, tarify a vykazování práce appeared first on Lamael.

Díky této funkci můžete mít vše na jednom místě. 

Nahrání souborů 

Soubory najdete ve stejnojmenné agendě, která je přístupná z lišty agend v horní části Lamaelu. 

Nový soubor můžete nahrát třemi způsoby: 

1. přetažením souboru z úložiště vašeho počítače přímo do Lamaelu, 
2. skrze tlačítko Nahrát soubor v levé horní části Lamaelu anebo  
3. nahráním přímo do dialogové karty projektu. 

Poslední jmenovaný způsob provedete jednoduše: po otevření konkrétního projektu (nebo úkolu, obchodu či jakéhokoliv jiného záznamu v Lamaelu) v Přílohách máte v dolní části dialogového okna možnost nahrát soubor jako přílohu. 

Záložka Soubory 

Záložku nazvanou Soubory doporučujeme využít ve chvíli, kdy si nejste jistí, jak se jmenuje soubor, který hledáte, nebo si nepamatujete štítky, kterými byl opatřen. V tomto zobrazení se vám totiž ukazují soubory nezávisle na složkách, ve kterých jsou umístěny. V praxi to tedy vypadá tak, že budete-li hledat fotky z dovolené, stačí zadat „fot“ nebo „dov“ a Lamael najde všechny soubory, které mají v názvu (nebo štítcích) něco společného s těmito výrazy. 

Štítky 

Soubory (nebo jakékoliv záznamy v Lamaelu) můžete opatřit štítkem, který pak lze najít skrze vyhledávač. 

Štítek přidáte kliknutím pravým tlačítkem myši na soubor a zvolením možnosti Upravit štítky. 

Štítky můžete přidávat nebo odebírat i hromadně – nemusíte se tedy zdržovat zdlouhavým zadáváním štítků po jednom. Jak provádět hromadné úpravy, si můžete přečíst v článku Hromadné úpravy a práce se zatržítky.  

Posledním krokem je ověření. Zadejte přidaný štítek do vyhledávače a zkontrolujte, že vše funguje, jak má. 

Tip: Do Lamaelu můžete přetahovat celé složky souborů – Lamael soubory oštítkuje dle názvů složek a přitom vytvoří i celý strom podsložek. 

Záložka Štítky 

V záložce Štítky filtrujete vždy podle přesného zadání názvu štítků. Je tedy potřeba, abyste věděli, jak se jmenuje aspoň jeden ze štítků, který jste souboru zadali. Na rozdíl od záložky Soubory zde Lamael nehledá vše, co obsahuje aspoň část hledaného výrazu, ale pouze přesné názvy – i v případech, kdy má soubor přiřazeno více štítků.  

Záložka Složky 

V záložce Složky se zobrazí stejné soubory jako v záložce Štítky, jen budou organizovány ve složkách, pokud takové složky existují. Nejčastěji se soubory organizují do složek dle projektů. 

Pokud budete hledat např. dle klíčového slova „dovolená“, zobrazí se všechny soubory se štítkem dovolená a uvidíte je ve složce Dovolená. Pokud ale ve složce Dovolená bude kupříkladu existovat podsložka Bulharsko, soubory se štítky dovolená a bulharsko ve složce dovolená neuvidíte, protože jsou zobrazeny až ve složce Dovolená \ Bulharsko. 

Tvorba složek 

Prvním krokem by mělo být vytvoření složek, do kterých budete soubory ukládat – stejně jako při práci se soubory v operačním systému. Udržíte si tak vše strukturované a přehledné. 

Složku můžete založit kliknutím na tlačítko Nová složka. 

Data do ní vložíte přetažením vybraných souborů – opět stejně jako v průzkumníku souborů na svém počítači. Pokud potřebujete přesunout více souborů najednou, je potřeba je hromadně označit – stejně jako u vás počítači, a to přetažením okna. 

Nad soubory se vám objeví zatržítka, která označují, jaké soubory máte vybrané. Tudíž víte, které soubory budete přesouvat. 

Může se stát, že některé soubory byste měli rádi nejen v jedné složce (například té projektové), ale i v jiné. Velmi častým případem jsou například účtenky – chcete je mít u projektu, ale je lepší mít je i „bokem“. Není ale třeba soubor duplikovat. Můžete jej opatřit štítkem. 

Tip: Pokud máte velké množství souborů s různými štítky, můžete začít soubory organizovat. Přepněte se do záložky Složky a začněte vytvářet složky dle potřeby. Vytvořte například složku faktury, a tím se vám všechny soubory se štítkem faktury zařadí do této složky. Vytvářejte další složky a podsložky dle potřeby. 

Jak funguje vyhledávání? 

Vyhledávání v Lamaelu je fulltextové. To znamená, že Lamael neprohledává jen názvy dokumentů, složek nebo štítků, ale i obsahy faktur nebo zadaných úkolů a projektů. K tomu můžete využít buď vyhledávač, který jsme si již ukázali, nebo klávesovou zkratku ALT + S. Po jejím stisknutí se otevře okno hledání napříč celým Lamaelem. 

V tomto případě Lamael vyhledával vše, co obsahuje jakoukoliv variantu slova „test“. Výsledky můžete jedním kliknutím otevřít a ověřit, zda jste skutečně našli, co jste hledali. 

Sdílení 

Soubory a složky můžete také sdílet – dokonce i lidem, kteří Lamael nemají. Klikněte pravým tlačítkem myši na vybraný soubor a zvolte Získat odkaz. 

Lamael vám nabídne URL adresu, kterou můžete komukoliv zaslat. Stačí ji zkopírovat. Odkaz je platný do doby, než necháte Lamael vytvořit nový odkaz na stejný soubor nebo složku. Tím se starý odkaz smaže a nebude dále fungovat. 

Tímto způsobem můžete sdílet jednotlivé soubory i celé složky. 

Smazání souboru 

Pokud smažete složku souborů, nemá to vliv na její obsah – smaže se pouze složka (tedy rozcestník či obálka souborů). Soubory, které byly v odstraněné složce, se po jejím smazání zobrazí v nadřazené složce. Smazání souborů je tedy nutné provést přes kliknutí pravým tlačítkem a vybrání možnosti smazat. Pokud jich chcete smazat více najednou, doporučujeme využít možnost zatržítek. Jak na to se dočtete v našem článku Krok za krokem: Hromadné úpravy a práce se zatržítky. 

Shrnutí

Soubory v Lamaelu fungují tak, že jeden a ten samý soubor může být dle svých štítků zobrazen ve více dynamických složkách. Pokud například bude soubor opatřený štítky „fotky“ a „dovolená“, zobrazí se ve složce Fotky i ve složce Dovolená. Smazáním souboru v jedné složce tak dojde i ke smazání souboru v jiných složkách. Nezapomeňte, že jde vždy o tentýž soubor, pouze je zobrazen ve vícero dynamických složkách. 

V jedné složce a také v jedné složce může být více souborů se stejným názvem. Nahrání souboru stejného jména do Lamaelu nezpůsobí přepsání původního souboru. Pokud chcete stávající soubor aktualizovat, můžete otevřít náhled nebo detail souboru a do dialogového okna přetáhnout soubor stejného jména. Tak se původní soubor nahradí souborem novým. 

The post Krok za krokem: Práce se soubory appeared first on Lamael.