Práce v kanceláři se neochvějně pojí s tunou potřebného papírování. Přehrabujete se ve stozích papírů, hledáte v šanonech, kancelářské svorky vám pořád docházejí a v zoufalství všude lepíte papírové štítky, abyste se v té haldě dokumentů alespoň trochu vyznali. S tím je ale konec! Zahoďte papíry a vezměte notebook.

Co je bezpapírová kancelář?

Bezpapírová kancelář (paperless office) je taková kancelář, která má veškeré papíry, šanony a kartotéky omezené na minimum a místo toho se spoléhá na digitalizované dokumenty. Elektronická archivace dokumentů umožňuje kanceláři pracovat rychleji, snadno sdílet dokumenty s kolegy či jinými pracovišti a je navíc ekologická.

Základní pravidlo zní: čím méně papírů, tím lépe. Cokoli máte v elektronické podobě neuchovávejte ještě na papíru (pokud to legislativa výslovně nevyžaduje). Na papíře mějte jen to nejdůležitější, jako jsou smlouvy apod.

Tip: Přečtěte si, jak na bezpapírovou fakturaci a evidenci objednávek.

Výhody aneb efektivita

Kancelářští pracovníci tráví 30–40 % času hledáním ve fyzických dokumentech. A nalezení konkrétní informace v hromadě papírů působí žaludeční vředy kdejaké sekretářce. V elektronických dokumentech může ale vše najít během pár vteřin či minut (záleží, jak pečlivě s dokumenty pracujete) a zbytek času věnovat užitečnějším činnostem.

Ušetříte za tiskárny, skartovačky, tonery a samotné papíry. To je výhodné nejen pro váš rozpočet, ale i pro planetu, která nepotřebuje další haldy zbytečného odpadu.

Digitální kancelář poskytne vašim zaměstnancům velkou míru flexibility. Mohou se do ní připojit kdykoliv a odkudkoliv. Dohledat si vše potřebné mohou i z domova nebo autobusu. Ba co víc, můžou se zapojit do pracovních procesů i během karantény nebo služební cesty.

Administrativa ve formě fakturací, plánování schůzek, tvorby pracovních rozvrhů, kontrolování výkazů apod. bude mnohem přehlednější a rychlejší. Pravděpodobně vám zabere jen pár minut. Většinu těchto úkonů můžete dokonce automatizovat a úplně je tak pustit z hlavy.

Tip: Podívejte se, jak snadno evidovat schůzky a synchronizovat kalendáře.

Nevýhody aneb ochrana dat

Jak už vás pravděpodobně samotné napadlo, nevýhodou digitální kanceláře, je především hrozba kybernetických útoků a s tím spojených úniků dat. Aby se hackeři nemohli dostat k vašim citlivým datům, měli byste silně dbát na kybernetickou bezpečnost. S tím vám jistě pomůže firemní IT oddělení. Pokud jsou vaši ajťáci vytížení, nebo dokonce nemáte žádné, můžete bezpečnostní služby outsourcovat. Na trhu je mnoho společností, které se ochranou firemních dat zabývají. Tato nevýhoda může být tedy snadno eliminována.

Jak kancelář digitalizovat?

Pro digitální kancelář budete potřebovat cloud. Pravděpodobně jste o něm už slyšeli a možná ho i používáte pro osobní účely. Rozhodně byste ho ale měli zavést i ve vaší společnosti. Do firemního cloudu mohou vaši zaměstnanci ukládat veškeré potřebné dokumenty. Ty mohou poté pomocí pár kliknutí snadno sdílet se svými kolegy nebo s nimi dokonce v dokumentech pracovat současně.

Cloud vám také zaručí, že se žádné dokumenty neztratí, nebo omylem nevyhodí. V případě předělávek nebo opravování chyb můžete díky verzování dat navíc sledovat, kdo provedl, jaké změny a případně elektronické dokumenty vrátit do původní podoby. Rovněž můžete nastavit, kteří zaměstnanci mají ke konkrétním datům přístup a zamezit tak, aby se něco dostalo do nepovolaných rukou.

Samotný cloud, je dobrý začátek, pokud ale chcete, aby vaše kancelář byla digitální v pravém slova smyslu, měli byste zvážit pořízení komplexního kancelářského softwaru. Lamael disponuje celou řadou funkcí, které nejen posunou vaši kancelář do digitálního věku, ale zároveň vám pomůžou s projektovým managementem a řízením vztahů se zákazníky.

I když bezpapírová kancelář přináší výraznou efektivitu, není vždy možné kompletně opustit tradiční, fyzický prostor. V některých případech, kdy se hodí osobní kontakt, reprezentativní prostředí nebo specifické podmínky pro týmovou spolupráci, se realita ukáže být jiná. Pro ty, kdo se ocitnou na pomezí digitálního a klasického přístupu, doporučujeme přečíst si článek, který nabízí praktické tipy, podle čeho vybrat kancelář, aby vyhovovala vašim potřebám.

Vyzkoušejte Lamael na 14 dní zdarma a přesvědčte se na vlastní kůži o výhodách bezpapírové kanceláře.

The post Jak vám bezpapírová kancelář usnadní práci? appeared first on Lamael.

Správa souborů a duplicita

Než se pustíte do jakékoli práce s tříděním souborů, zamyslete se nad tím, jestli zvolený systém nebude znamenat duplicitní práci. Velmi často se totiž stává, že každé oddělení či člen firmy nebo týmu spravuje své dokumenty nezávisle na těch ostatních. To znamená, že obchod si například ukládá podklady k fakturaci ve složkách obchodu, produktoví manažeři a účetní mají vlastní složky, a obsah všech se částečně překrývá. Lepším řešením je jednotný systém, ve kterém nastavíte provázanost a sdílení dokumentů se všemi členy týmu, kteří s nimi pracují.

Například Lamael třídí soubory tak, že k nim automaticky přiřazuje štítky podle toho, k jakému projektu patří. Zajímá vás, jak přesně to funguje? Přečtěte si článek Jak pracovat se soubory pomocí štítků.

Správa souborů a pořádek na ploše

Plocha představuje místo, kam si jednoduše odložíte to, co je aktuálně důležité, a máte jistotu, že to zůstane na očích.  Problém je v tom, že na ploše se postupně začnou hromadit ikony k připraveným souborům, až nakonec máte na očích pouze nepřehlednou hromadu něčeho, co kdysi bylo důležité.

Pokud jste odhodlaní s podobným chaosem skoncovat, přetáhněte všechny soubory z plochy pryč. V Lamaelu to platí doslova, protože nahrávání souborů se dá řešit jednoduchým přetažením mezi pc a aplikací. Jestli máte i další „skrytá místečka“, kde se hromadí všemožné soubory (například složka se staženými soubory), ukliďte i tam.

Více tipů o třídění souborů do složek nebo o využití štítků se dozvíte v článku Jak přikládat soubory, projekty, úkoly a jiné záznamy.

Závěrem: Dobré třídění znamená, že se nic neztratí

V předchozích odstavcích jsme si vysvětlili, že správné skladování a sdílení souborů dokáže ušetřit duplicitní práci kolegů. Kromě toho vám systematická správa souborů přinese i dokonalý přehled o obsahu, který máte k dispozici, a jistotu, že se nikdy nic neztratí.

Dalším krokem k lepší organizaci dokumentů je pak evidence faktur a objednávek v bezpapírové formě.

The post Máte toho na ploše moc? Naučte se spravovat soubory a už nikdy žádný neztraťte appeared first on Lamael.

Když bude nejhůř, začnu „po staru“ obvolávat všechny potenciální zákazníky a někdo se chytne. Až budu mít tolik peněz, že nebudu vědět, co s nimi, tak si zaplatím nový web.

Koronavirus je zlo, karanténa je zlo, jen doufám, že od státu v rámci druhé vlny nákazy přijde nějaká skutečná finanční podpora, protože úspory nevydrží.

Koronavirus zabíjí staré podnikání

Ať už chcete nebo ne, první vlna karantény zasáhla společnost mnohem víc, než se může zdát. Nárazově urychlila přijetí technologického pokroku a návrat ke starým pořádkům nečekejte. Pro podnikání to znamená jediné, kdo se nepřizpůsobí, ten nepřežije. Co jste ve svém podnikání změnili během první vlny covidu na jaře a jak jste připravení na opakování krize?

Jako podnikatel velmi dobře znám cenu vydělaných peněz a v době tak bezprecedentních změn ekonomiky, které právě zažíváme, zcela podporuji myšlenku velmi rozvážného nakládání s financemi. V souvislosti s podnikáním ovšem existuje celá řada opatření, která stojí pouze čas a vaši snahu o adaptaci na „dobu webovou“, tedy přeorientování se na on-line prostředí, kam se lidé velmi rychle stahují. Pokud podnikatel vytrvale ignoruje bezplatné aktivity, které ho mohou zachránit, pak mluvíme o lenosti, nikoli o úsporném provozu.

Proč být on-line

Pokud váš zákazník sedí doma v karanténě, má šanci dozvědět se ze svého obýváku, že vaše firma sídlí pár ulic od něj a co poskytujete? I kdyby žádné další plošné zavírání podniků nepřišlo, jak oslovíte někoho, kdo se právě přistěhoval z jiného města a hledá v okolí svého nového domova různé služby? Nebavíme se tu o hypotézách nebo domněnkách, ale o nové realitě.

Příklad č. 1
Velké množství „pražáků“ dlouhodobě migruje z matičky Prahy za levnějším bydlením a trochou toho klidu do menších měst. A když zakotví, hledají poskytovatele služeb stejným způsobem, jako se to dělá v Praze. Vezmou do ruky telefon a snaží se vygooglit nejbližší kadeřnictví s pár pěknými fotkami, recenzemi a rezervačním systémem.

Příklad č. 2
Nedávno jsem služebně jela do Brna. Chtěla si dojít na oběd a stihnout rychlou manikúru před večerní konferencí. Rozhodně jsem neměla čas chodit po ulicích, abych náhodou narazila na potřebný salon. Na internetu jsem bohužel nenašla žádné informace o tom, kam vyrazit, takže jsem se spokojila s obědem v nejbližší slušně vypadající restauraci a manikúru vypustila. Zní vám to snobsky? Takto se vydělávají nebo prodělávají peníze. Vy ve svém podniku chcete „snoby“ s otevřenou peněženkou a čím víc potřebují vyřešit svůj „malicherný“ problém, tím líp, protože za to ochotně zaplatí.

Malé náklady pro velký výsledek

I s malým rozpočtem se dá hrát velké divadlo. Svůj podnik například můžete bezplatně zapsat do takzvaných adresářů vyhledávačů Seznam a Google. To znamená, že na mapě získáte svůj „špendlík“, který všem hledajícím ukazuje, kde sídlíte, co poskytujete nebo prodáváte a kdy máte otevřeno.

Vhodným základem je také webová stránka, kterou v adresáři zveřejníte. Pro začátek postačí vytvořit jen dobře vypadající „microsite“, to znamená web tvořený pouze jednou stránkou. Investice do takového webu vás může vyjít na pár set korun, za které si koupíte připravenou šablonu webu, kam jen vypíšete pár slov o sobě a své práci a přidáte líbivé fotky.

Pokud nechcete ani těch několik stovek „vyhodit z okna“ pak:

1. Nevkládejte na svůj web obecné fotky z fotobanky nebo z internetu, ale použijte vlastní. Ne všichni se fotíme s nadšením, ale teď se bavíme o podnikatelském přístupu, nikoli o povinném focení na rodinné oslavě, takže svou případnou nechuť potlačte, dejte si třeba malého panáka do kafe na kuráž a pusťte se do toho.
2. Webová stránka bude vaše nová výloha, proto na ní vyvěste svá lákadla. Informace o tom, že svou práci děláte již sto padesát let nebo že poskytujete obrovskou slevu, nikoho neohromí. Zákazníci chtějí vědět, kdo jste a proč mají svěřit své peníze zrovna vám. V tom buďte konkrétní. Odpovězte jim na otázky, jak děláte svou práci a proč se právě k vám zákazníci vrací.
3. Nesnažte se okopírovat Alzu a propagovat se pomocí unikátního maskota. Na internetu je milion roztomilých pejsků, kolibříků, UFOnků a dalších tvorečků, kteří mají být originální tváří značky nebo podniku. Propagujte svůj „obličej“ a svoje jméno a to všude. Používejte přímá sdělení, která vychází z jasných potřeb zákazníka: „Já jsem XY a stojím si za svou odvedenou prací“, „Moje motto a můj cíl je takový, že…“, „Pokud potřebujete řešit konkrétní věc XY, pak vám pomohu tak a tak, protože…“.
4. Vysvětlete svým zákazníkům, jak jste připraveni na práci a poskytování služeb v případě další karantény. Co jim dokážete poskytnout, pokud budete nucení zavřít svou provozovnu? Pokud si nevíte rady, hledejte na internetu službu, která sdružuje podnikatele, jako jste vy, a nabízí spolupráci při distribuci jejich služeb a zboží.

Vyšší level vašeho podnikání on-line

Budování a stabilizace vašeho podnikání je dlouhodobý proces, který i v on-line prostředí má svá pravidla. Pokud máte volné finanční prostředky a chcete obstát i v době „krize“, pořiďte si parťáka, který se vám postará o reklamu. Pokud to pro vás není vhodná cesta, pak se zaměřte na bezplatné on-line kurzy pro podnikatele a aktivně se vzdělávejte. Pozorujte ostatní firmy (stejně veliké, jako je ta vaše) a jejich prezentaci, zkoušejte kopírovat a testujte, co vaší firmě pomáhá a co ne. Když vytrváte, najdete svoji vlastní cestu, a to je pozitivní tečka na konec.

The post Buďte on-line, nebo vůbec nebuďte appeared first on Lamael.

Kancelář bez papírů – roztříděná v projektech

Kancelář bez papírů není dnes nijak zvláštním úkazem. Objednávky vystavujeme v elektronické podobě a posíláme je zákazníkům na e-mail spolu s fakturami a dodacími listy. Otázkou je, kam po vystavení faktury a dodací listy uložíte a jak je později vyhledáte.

Podnikatelé a menší pracovní skupiny často využívají bezplatné aplikace v kombinaci se složkami v počítači a na cloudu. Nedostatkem takového řešení je vysoká pravděpodobnost ztráty některých dat nebo naopak „zanesení“ cloudových složek nepotřebnými dokumenty.

Pokud si každý člen skupiny ukládá svou práci do počítače a do sdíleného prostoru se nahrává pouze finální verze řešení, znamená to, že se nearchivují „slepé uličky“. V budoucnu je možné, že se vydáte cestou, která se již v minulosti neosvědčila. Opačným problémem jsou různá práva k editaci a správě cloudových složek. Člen skupiny s „menšími právy“ sem například uloží vystavenou fakturu, která později projde úpravou. Následně je nutné urgovat správce s „vyššími právy“ pro vymazání první verze faktury.

Do Lamaelu nahrajete nejen výsledné objednávky a faktury, ale také průběh zpracování a podúkoly, které vedly k výsledku, a vše sloučíte pod společný projekt. Kdykoli získáte novou poptávku, můžete si prohlédnout řešení podobných předchozích případů, ověřit časovou náročnost práce a díky tomu stanovit přesnější cenovou nabídku.

Automatizace procesů

Ukládání souborů, objednávek a faktur k projektům může zabrat opravdu hodně času. Jestli jste někdy pracovali jako freelancer pro více zákazníků, pak víte, že když hned od začátku nevytvoříte dobrý systém složek a pojmenování souborů, budete u dlouhodobé spolupráce „tápat“ v množství neidentifikovatelných podkladů. Vyhledávání faktur a objednávek není výjimkou. Pokud systém vytvořený máte, pak vždy před začátkem práce na novém úkolu musíte zkontrolovat, kam, co a v jakém formátu budete ukládat.

Lepší variantou je využít automatizaci a mít možnost kdykoli snadno propojit související podklady. Veškeré záznamy, které v Lamaelu vytvoříte, je možné přiřadit k projektu. Následně můžete kontrolovat čerpání časového budgetu z objednávky k projektu na zpracování úkolů. Po dokončení všech úkolů vám výkazy v Lamaelu automaticky spočítají odpracované hodiny a na dvě kliknutí z nich připraví i fakturu včetně odeslání na email zákazníka.

Závěrem – kancelář bez papírů efektivně

Elektronické objednávky a faktury nejsou všespásné. Pokud používáte systém nebo aplikaci, která všechny vystavené dokumenty zároveň neukládá a nepáruje s aktivitami, ušetříte pouze pár stromů ročně, ale svůj čas nikoli.

Objednávkám a fakturaci si věnuje i článek Jak fakturovat vykázanou práci.

The post Jak evidovat faktury a objednávky bezpapírově – Lamael appeared first on Lamael.

Není náhodou, že každým rokem ubývá v kancelářích po celém světě papíru. Moderní technologie zpřístupnily nové formy zápisu dat, takže dnes už dokumenty místo do šanonů ukládáme na cloud.

Mít “kancelář bez papírů” je meta, které ovšem není vůbec snadné dosáhnout. Ale to nevadí. Už jen snažit se o něco podobného vzbudí ve vašem okolí rozruch. V Lamaelu bezpapírovou kancelář podporujeme, seč nám síly stačí. Vzal jsem nejdůležitější výhody a nevýhody, které takový přechod přináší. Porovnejte sami.

Výhoda: ušetříte. Nevýhoda: zákaznické návyky

Ukládat dokumenty na cloudu je obrovsky výhodné. Ušetříte spoustu peněz, protože najednou nemusíte tisknout, nemusíte kupovat papír, náplně do tiskáren, tiskárny, kopírky, skartovačky.

Ušetříte i za pronájem kanceláře, protože si najednou vystačíte s menší. Zaplatit si cloudový systém, případně přístup na vzdálené disky je oproti tomu velmi malý náklad.

Nevýhodou je určitě to, že spousta lidí na tento koncept ještě není připravená. Ostatně když vkročíte do obchodu, kde si například objednáváte zboží jen prostřednictvím tabletu, jaké to ve vás vzbudí pocity?

Výhoda: rychlost. Nevýhoda: hackeři

Najít informaci, která je vytisknutá na jednom z tisíců papírů a uložená v jednom z desítek šanonů trvá klidně pár desítek minut. Pokud máte všechno uložené online a máte k tomu i snadný přístup, pak najednou začnete být o hodně efektivnější.

Najednou totiž začne celý tým fungovat jako na steroidech. Předtím věděl jen odpovědný zaměstanec. Na cloudu vědí všichni.

Bohužel toho ale často využívají hackeři, kteří se mohou snažit k vašim citlivým datům dostat. Proto byste určitě neměli podceňovat bezpečnost dat a pravidelně aktualizovat bezpečnostní systémy.

Výhoda: práce odkudkoliv. Nevýhoda: Potíže s připojením

Doba kancelářová je pryč. S cloudem nastupuje doba, která dovoluje vašim zaměstnancům pracovat klidně z druhého konce planety.

Tím, že nikdo nebude muset denně chodit nakoukávat do šanonů, ani vy nemusíte držet vaše zaměstnance v kanceláři. Sejděte se, jen když to je opravdu nutné. A zaměstnejte ty opravdu nejvhodnější.

Samozřejmě ale pokud se někdo z vašich lidí rozhodne pracovat z druhého konce světa, musí si pohlídat, že bude na místě s internetovým připojením a že jeho hardware nebude dělat potíže. Stává se to stále méně častěji, ale technika zkrátka může někdy pozlobit. Takže radši před cestou nakousněte nové jablko.

The post Výhody a nevýhody kanceláře bez papírů. Začněte s novým životním stylem – Lamael appeared first on Lamael.

Krátce pro nedočkavé

• Vyhoďte nepotřebné
• Roztřiďte dle druhu
• Vyhoďte neaktuální
• Naskenujte
• Pojmenujte
• Zálohujte
• Radujte se

Vyhoďte nepotřebné

Cokoli máte v elektronické podobě neuchovávejte ještě na papíru. Zbavte se návodů a plánků od přístrojů, které už nemáte. Vyhoďte návody a popisy v různých jazycích, nechte si jen jednu verzi. Zbavte se všemožných katalogů, vše je dnes na internetu a Google to najde. Vyhoďte staré časopisy, stejně je už nebudete číst.

Knihy se nevyhazují. Opravdu? Chcete je s sebou vláčet po zbytek svého života a přenechat břímě dětem, ať je vyhodí za vás? Ponechte si jen vybrané kousky, na kterých vám opravdu záleží. Zbytek darujte nebo vyhoďte do papíru. Nezkoušejte je prodat do antikvariátu. Ne, ani tam je nechtějí.

Roztřiďte dle druhu

Udělejte si hodně místa na hodně hromádek. Myslím opravdu hooodně místa. Nejen kousek místa na stole, ale celý stůl, dva stoly, podlahu.

Roztřiďte papíry na hromádky dle druhu. Faktury, objednávky, bankovní výpisy, inkasa, smlouvy, články, obrázky, nápady, dopisy, reklamace, záruční listy, návody, certifikáty, letáky, pojistky, atd.

Když máte hodně místa, dělejte si hromádky pro jednotlivé druhy faktur, smluv, objednávek a jiných dokladů. Například faktury za elektřinu, faktury za vodu, faktury za plyn, výpisy z jedné banky, výpisy z druhé banky. Tak budete muset vzít každý papír do ruky jen jednou.

Pokud máte málo místa, budete třídit na méně hromádek a zato na vícekrát. V prvním kole roztřídíte papíry třeba jen na osobní a firemní. Dále osobní třeba na obchodní dokumenty a ostatní. Dále například na energie, pojistky, banku a ostatní. Nakonec energie na elektřinu, vodu a plyn. Výsledek bude stejný jako na velkém prostoru s více hromádkami, jen pomaleji a po částech.

Vyhoďte neaktuální

Teď když máte hezky pohromadě co k sobě patří, například veškeré doklady k elektřině, seřaďte si je v čase od nejstarších po aktuální, pokud chcete mít přehled. Jinak tento krok přeskočte, je zbytečný, protože většinu z těch papírů stejně vyhodíte, tak proč je řadit. Najděte v hromádce ty nejdůležitější dokumenty, které si musíte nechat. Například podepsanou smlouvu a její dodatky. Najděte poslední stavový výpis, poslední fakturu a vyúčtování a ty si nechte. Smyslem je si nechat jen to opravdu důležité a nepostradatelné. Zbytek vyhoďte.

Ne nebojte se, opravdu nepotřebujete účty za plyn a za elektřinu za posledních deset let. Vlastně nepotřebujete ani tu smlouvu, nikdy ji po vás nebude nikdo chtít.

Schováváte si účty za nákup všeho možného? Kvůli záruce? To je fajn a výjimečně se to může hodit. Ale vyhoďte všechny staré účty, za zboží s již propadlou zárukou. Kdo by se chtěl probírat hromadou účtenek a hledat co nechat a co vyhodit? Nikdo. Takže jak na to? Ideálně vyhazujte hned po nákupu a nebudete hromadit. Schovejte si účtenku jen od dražších věcí, kde je pravděpodobná možnost reklamace. Vždy na konci roku dejte všechny nové účtenky do obálky a napište na ni aktuální rok. Záruka na většinu zboží je dva roky, takže až naplníte třetí obálku, tu první vyhoďte. Vždy Vám zbydou účtenky za poslední dva roky.

Vsuvka pro firmy a podnikatele. Jasně že si musíte nechat doklady do účetnictví. Smlouvy, faktury i výpisy z banky. Dle zákona máte povinnost daňové doklady archivovat 10 let. Mzdové doklady 20 let. Ponechte si je.

Naskenovat

To co zbylo je třeba někam přehledně uložit. Ještě jednou a už naposledy budeme třídit. Část dokumentů je třeba opravdu uchovat v papírové podobě, ale není jich moc. Budou to různé osobní dokumenty, podepsané smlouvy, certifikáty či vymahatelné dokumenty, například uznání dluhu a směnky. Třeba také první kresby a výtvory vašeho dítěte. I přesto, že tyto dokumenty nyní budeme uchovávat, doporučuji je naskenovat a to buď pro případ ztráty originálního dokumentu, pro potřeby rychlého vyhledání a pro budoucí archivaci. Originální dokument si založte na bezpečné místo a tak, abyste jej snadno našli. Budete jej potřebovat jen výjimečně, možná nikdy. Ale kdo ví.

Zbyly nám papíry, které chceme uložit ale není třeba mít jejich papírový originál. Ty si naskenujeme a zatřídíme tak, abychom je vždy snadno našli.

Jak úsporně a rychle skenovat?

• Automatický podavač
• Scanovat rovnou do počítače
• Roztřídit dle potřebné kvality skenování (ČB, stupně šedi, barevné)
• Roztřídit na jednotlivé dokumenty a vícestránkové dokumenty
• Scanovat v nejnižší potřebné kvalitě
• Dokumenty a nákresy stačí ČB
• Články s fotkami stačí ve stupních šedi
• Barevně jen to, kde opravdu chceme
• Ukládat v TIFF, jednostránkové i vícestránkové
• PDF/A pro archivaci včetně textu převedeného pomocí OCR
• Kompatibilita do budoucna, snadnost prohlížení, rychlost načítání, ORC, malá velikost

Pojmenovat

Aby to šlo dobře najít, bude s tím trochu práce. Každý soubor musí být dobře popsán, co v něm je. Jsou různé systémy na správu souborů a přidávání štítků, ale budou zde tyto systémy třeba za dvacet nebo čtyřicet let? Nejjednodušší je pojmenovat přímo soubor. Srozumitelně, popisně a ve snadno pochopitelných slovech. Název souboru by měl obsahovat vše podstatné. Nebojte se dlouhých názvů, oceníte to. Doplňte název souboru datem pořízení dokumentu. Doporučuji zapsat datum na konec souboru a ve formátu rok měsíc den pro přirozené chronologické řazení. Udělejte si svůj systém, který budete dlouhodobě dodržovat. Například název: Kupní smlouva Byt Pařížská Praha František Novák 20170825.tiff je dobrý příklad.

Nemusíte třídit soubory do složek, dokud jich nebudete mít hodně. Dokumenty, které si zaslouží archivaci, nepřibývají v životě tak rychle a není jich mnoho. Výjimkou jsou obchodní dokumenty jako jsou došlé faktury od dodavatelů. Ty si zaslouží vlastní složku a případně podsložky dle roků.

Zálohovat

Zálohujte, zálohujte, zálohujte.
Když už jste si dali práci s tříděním a skenováním, je škoda o soubory přijít. A proto zálohujte. Ideálně na více míst a takovým způsobem, který neumožňuje náhodné smazání dat nedopatřením.

Radujte se

Není to skvělé? Hromady papírů jsou pryč. Nakonec ani těch souborů není tak moc. Štos papírů se scvrkne do pár souborů ve složce. Nezabírá to žádné místo ve skříni ani na stole.

Co dál?

Nenechte se zase zavalit! Vyhazujte průběžně, nehromaďte. Skenujte a ukládejte jen to nejnutnější. Udělejte si šuplíček na papíry k uložení a jednou za měsíc je naskenujte a vyhoďte a nebo založte na své místo.

Jakmile si jednou uklidíte budete překvapeni, že nové dokumenty vhodné k archivaci přibývají velmi málo. Prostě už v nich máte pořádek jednou pro vždy. Není to skvělé? Napište mi svoje zkušenosti a nebo problémy, na které narážíte.

Odkazy

www.datove-schranky-software.cz/archivace-dokumentu.html
www.mokry.cz/solid-documents/solid-pdf-tools/vlastnosti-funkce-programu-solid-pdf-tools

Poznámka: Nemám žádný vztah k produktům zmíněným v odkazech ani se nejedná o affiliate spolupráci. Prostě mne jen zaujaly při mém studiu této problematiky a tak je zde uvádím.

Moje vize

Nemám rád papíry. Mojí vizí je zcela bezpapírová kancelář, nezávislost na místě a svobodná firma. Chci mít informace dostupné odkudkoliv a ihned na pár kliknutí. Baví mě tvořit digitální produkty pro zjednodušení a automatizaci práce. Proto spolu se svým teamem tvoříme v cloudu informační systém pro malé firmy. Správu dokumentů ještě nemáme, ale už brzy bude a na to se opravdu moc těším.

The post Jak se zbavit papírů jednou pro vždy – Lamael appeared first on Lamael.

Lamael funguje jako cloudový systém. Nic neinstalujete, vše běží jako webová aplikace v počítači nebo v chytrém telefonu. Takže jsme logicky velcí obhájci cloudového řešení. Tušíte správně, tohle není nezaujatý článek. Tady je pět argumentů, proč byste měli být “na mráčku” s námi.

Flexibilita. V dnešních malých firmách nebo pracovních týmech se málokdy sedí v kanceláři. Jeden člověk pracuje z coworkingu, další z domova a třetí se jen odpoledne zastavil v kanclu pro vizitky. Všichni ale mají z cloudu přístup ke stejným datům. Stačí jim k tomu jen připojení na internet.

Nestaráte se o techniku. Nemusíte hlídat, jestli je všechno aktualizované. Techniku neřešíte. Cloudové servery spravují lidé, kteří nemají nic jiného na práci, než se starat, že všechno běží přesně tak, jak by mělo. Určitě to neznamená, že musíte roztrhat vizitku na svého ajťáka. Nebudete ho ale muset nahánět o víkendu do práce, protože vám “nejde připojit se na disk”.

Bezpečnost. Když ztratíte laptop, je to velmi nepříjemné. Daleko víc než ztracený kus železa vás ale většinou budou mrzet data, která mají mnohonásobně větší cenu. Z cloudu vám je nikdo nevezme. Stačí jen změnit uživatelské jméno a heslo.

Ušetříte peníze. Ono se to nezdá, ale pokud si to propočítáte, tak starat se o servery a techniku v dlouhodobém měřítku není úplně levná záležitost. I proto doporučujeme investovat spíš do přístupu na cloud.

Nestrachujte se, že o data přijdete. Bod úzce spjatý s bezpečností. Technici a zaměstnanci společností poskytujících cloudové služby pracují na tom, aby vše běželo bez zaváhání. Nemůžou si dovolit zaváhání, skladují přece Vaše dokumenty. Všechny jsou několikrát zálohovány, o čemž ani nevíte.

Lamael taky běží na cloudu. A jeden bonusový. Naše aplikace Lamael tohle všechno potvrzuje. Běžíme na cloudu a bez výpadků. Tím vám šetříme čas, peníze a nervy.

P.S.: K vyzkoušení jsme zdarma!

Martin Pavlík, lamael.cz

The post Přestěhujte kancelář. Na cloud. Je to dobrá adresa – Lamael appeared first on Lamael.