Kde je faktura, která je po splatnosti? Které nabídky čekají na reakci? Co jsme řešili minulý měsíc? Které úkoly má na stole konkrétní člověk? Kteří zákazníci mají otevřené požadavky a zároveň spadají do určitého segmentu?

Tohle nejsou exotické dotazy. To je běžný den ve firmě, která má obchod, projekty, faktury, požadavky, lidi a termíny. A právě tady začíná dávat smysl pokročilé filtrování v Lamaelu.

Ne jako "další funkce v systému". Spíš jako způsob, jak se v datech přestat hrabat ručně.

Filtr není jen vyhledávací políčko

Jednoduché vyhledávání je dobré, když víte přesně, co hledáte. Zadáte název firmy, číslo faktury nebo část textu a systém něco najde.

Jenže ve skutečné práci často nehledáte jeden konkrétní záznam. Hledáte skupinu záznamů, které splňují určité podmínky.

Například:

• všechny neuhrazené faktury za letošní rok
• obchody v určitém stavu a nad určitou hodnotu
• úkoly, které má řešit konkrétní člověk a mají termín tento týden
• kontakty z určitého města, které mají vybraný štítek
• požadavky, které nejsou zrušené a zároveň mají splněné další podmínky

Tohle už není fulltext. To je práce s firemními daty.

Pokročilý filtr v Lamaelu je postavený právě na tomhle principu: vyberete pole, zvolíte podmínku, zadáte hodnotu a necháte systém zobrazit přesně tu část agendy, která vás teď zajímá.

Více podmínek najednou

Filtr se skládá z jednotlivých řádků. Každý řádek říká jednu věc:

pole, podmínka, hodnota.

Například:

• K úhradě od je 1
• Splatnost je letos
• Stav neobsahuje Zrušeno

Takový filtr už říká poměrně přesně, co chcete vidět. Ne všechny doklady. Ne všechny rozpracované věci. Jen ty, které odpovídají konkrétní situaci.

Další podmínku přidáte tlačítkem Přidat filtr. Řádek, který už nepotřebujete, odstraníte křížkem. Pokud chcete začít znovu, filtr smažete celý.

To je důležité hlavně v agendách, kde se časem nasbírají stovky nebo tisíce záznamů. Ruční procházení tabulky je tam jen převlečený chaos.

Datum nemusíte zadávat jako stroj

Největší rozdíl proti běžným filtrům je v Lamaelu u práce s datem.

Klasicky můžete zadat datum od a do. Například leden 2023 vymezíte jako období od 1.1.2023 do 31.1.2023. To je přesné a pořád užitečné.

Jenže většina lidí v hlavě nepřemýšlí jako databáze. Nepřemýšlíme ve formátu od-do. Říkáme:

• dnes
• včera
• minulý týden
• tento měsíc
• příští měsíc
• leden
• duben 2023
• kvartál
• rok
• 2021

Proto Lamael umí chytré zadání data běžnou řečí. U datumového pole, například u termínu nebo splatnosti, můžete zadat výraz tak, jak ho běžně používáte. Nezáleží na velikosti písmen ani na diakritice. Můžete psát česky i anglicky.

To je malá věc, která v praxi dělá velký rozdíl. Filtr nastavíte rychleji, nemusíte přemýšlet nad přesným rozsahem a nemusíte kvůli každému dotazu sahat po kalendáři.

Relativní období jsou praktičtější než pevná data

Uložený filtr má největší hodnotu ve chvíli, kdy není navázaný na jeden pevný den.

Když si uložíte filtr "faktury po splatnosti k 31. 5. 2026", bude za měsíc zastaralý. Když si ale uložíte filtr typu "déle než 14 dnů po splatnosti", můžete ho používat pořád.

Lamael proto podporuje výrazy jako:

• poslední týden
• poslední měsíc
• minulý rok
• tento měsíc
• další 2 týdny
• od dnes
• do včera
• od ledna
• před lednem

Pro běžné řízení firmy je to mnohem přirozenější. Majitele nebo manažera obvykle nezajímá jednorázový historický výpis. Zajímá ho pracovní pohled, ke kterému se vrací znovu a znovu.

Například:

• co je aktuálně po termínu
• co přibylo za poslední týden
• co má splatnost letos
• co se bude řešit příští měsíc
• co se dlouho nehýbe

To jsou přesně filtry, které mají být dostupné na jeden klik.

Uložené filtry: z dobrého dotazu se stane pracovní návyk

Když si filtr jednou připravíte, můžete ho uložit a pojmenovat.

Tohle je podle nás klíčová část celé funkce. Dobrý filtr totiž není jednorázová hračka. Je to pracovní pohled na agendu.

Typické uložené filtry mohou být třeba:

• nezaplacené faktury letos
• doklady déle než 14 dnů po splatnosti
• nabídky čekající na reakci
• úkoly na tento týden
• požadavky bez vyřešení
• zákazníci k oslovení
• zakázky v konkrétním stavu

Uložený filtr se v Lamaelu zobrazí v seznamu jako štítek. Kliknutím ho načtete a rovnou aplikujete. Když už nedává smysl, smažete ho.

Výhoda je jednoduchá: nemusíte znovu přemýšlet, jak jste si daný pohled minule nastavili. Jednou ho připravíte správně a pak ho používáte.

Stejné podmínky se umí chovat chytře

Při kombinaci různých podmínek se hledají záznamy, které splňují všechno najednou. Například město je Praha a jméno je Martin.

To je očekávané chování.

Zajímavější je situace, kdy zadáte stejnou podmínku vícekrát. Například město je Praha a město je Brno. V takovém případě nedává smysl chtít, aby jeden záznam byl zároveň Praha i Brno. Lamael proto takové podmínky bere jako alternativy a najde záznamy, které splňují alespoň jednu z nich.

Prakticky to znamená, že filtr můžete stavět přirozeněji. Nemusíte řešit logiku databáze. Říkáte systému, jaký pracovní pohled chcete získat.

Proč na tom záleží

Ve firmách se často mluví o tom, že "data máme". To ale samo o sobě nic neznamená.

Hodnotu mají až ve chvíli, kdy se z nich dá rychle udělat rozhodnutí.

Pokud musíte pokaždé ručně přepočítávat tabulky, přepínat agendy, hledat v e-mailech nebo se ptát kolegů, systém vám moc nepomáhá. Jen v něm leží informace.

Dobrý filtr umí z velké agendy udělat konkrétní pracovní seznam. A právě ten je pro řízení firmy důležitější než samotná databáze.

V Lamaelu proto bereme filtrování jako jednu ze základních schopností systému. Ne jako okrajovou funkci pro technické uživatele. Pokud má CRM a ERP opravdu pomáhat majiteli, obchodníkovi, projektovému manažerovi nebo účetní, musí jim rychle ukázat to podstatné.

Ne všechno. To podstatné.

Kde začít

Pokud pokročilé filtry v Lamaelu zatím nepoužíváte, nezačínejte složitě.

Vyberte si jednu agendu, kde se nejčastěji ztrácíte. Faktury, úkoly, obchody, kontakty nebo požadavky.

Pak si vytvořte první dva až tři pracovní pohledy:

• co je po termínu
• co se má řešit tento týden
• co čeká na reakci
• co patří konkrétnímu člověku
• co je důležité a zároveň nevyřízené

Jakmile tyto filtry uložíte, začnou fungovat jako zkratky v každodenní práci. A přesně o to jde.

Systém nemá být místo, kam data jen ukládáte. Má být místo, odkud se dá řídit práce.

The post Pokročilé filtrování v Lamaelu: když nechcete hledat, ale rovnou najít appeared first on Lamael.

Až 85 % zaměstnanců by chtělo mít možnost práce na dálku 

Takovou statistiku sdílelo ve své studii Ministerstvo práce a sociálních věcí. Výhody home office začali lidé objevovat v době pandemie, kdy se musela velká část firem naučit pracovat online. Nejprve to byla pro všechny komplikace, jakmile ale bylo možné se vrátit se do kanceláří, mnoho zaměstnanců toužilo zavést home office alespoň jako firemní benefit. Možnost práce na home office je tedy v posledních dvou letech nejžádanější a nejhodnotnější zaměstnaneckou výhodou. Hlavním důvodem je pocit svobody – člověk si totiž může rozvrhnout celý den podle svých potřeb. Noční sovy si tedy přispí a pracovat začínají až v dopoledních nebo odpoledních hodinách, ranní skřivani mohou zase hned po práci vyrazit třeba na výlet. Díky home office nemusí zaměstnanci dojíždět, mohou trávit více času s rodinou a jsou více odpočatí. A co je ve finále víc než spokojení pracovníci? 

Jak kontrolovat zaměstnance na home office? 

Přemýšlíte o tom, že i vy nabídnete svým zaměstnancům možnost práce z domova, ale bojíte se, že nebudou plnit své pracovní povinnosti? Samozřejmě je důležité si nastavit určitá pravidla a procesy, ale jinak se nemusíte ničeho bát – ostatně v kanceláři taky určitě nestojíte pracovníkům za monitorem. Statistiky dokonce ukazují, že průměrný zaměstnanec je skutečně produktivní pouze 2 hodiny a 53 minut denně. Během své pracovní doby je totiž mnohokrát vyrušen kolegy, kvůli čemuž mu pak úkoly trvají mnohem déle. Na home office bývají zaměstnanci zpravidla mnohem produktivnější, protože jsou v příjemném prostředí a nikdo je nerozptyluje. 

Navíc díky chytrým pracovním nástrojům zjistíte i na dálku, co všechno daný zaměstnanec odpracoval. Stačí zavést time tracking a výkaz práce.   

Co je time tracking a jak funguje monitorování zaměstnanců na dálku? 

Time tracking je digitální sledování času, který strávíte na určitém úkolu. Jde o funkci, jež je většinou součástí softwarů pro řízení firmy jako je například Lamael. Funguje to tak, že máte jako firma veškeré projekty, úkoly, data i faktury v jednom nástroji, k němuž máte přístup kdykoliv a odkudkoliv. Zaměstnanec na home office si tedy tento nástroj otevře a vidí v něm úkoly s konkrétními termíny, které má udělat. Jakmile na úkolu začne pracovat, spustí si časovač, a když úkol dokončí, vykáže uplynulý čas. Vy si tedy můžete kdykoliv zobrazit hodinový výkaz práce jakéhokoliv zaměstnance.  

Tip: Přečtěte si celou příručku o tom, jak na řízení lidí na dálku. 

Zkuste Lamael a efektivita celé firmy jen poroste 

Lamael dokonce disponuje automatickým výkazem práce – stačí tedy zapnout a vypnout časovač a všechno ostatní se děje automaticky. Pokud do systému zadáte i konkrétní hodinovou sazbu, můžete rovnou fakturovat. Podívejte se, jak to vypadá v praxi. 

Lamael vám vyřeší mnohem víc než jen monitoring zaměstnanců. Mrkněte na všechny jeho funkce a vyzkoušejte ho zdarma na 14 dní. V případě potřeby ho umíme upravit na míru potřebám vaší firmy.  

The post Vykazování času aneb mějte své zaměstnance pod kontrolou i na home office appeared first on Lamael.

Co je ERP systém? 

ERP (Enterprise Resource Planning tedy plánování podnikových zdrojů) je informační systém, který slouží k řízení zdrojů a procesů v podniku. Pomůže vám plánovat a spravovat skladové hospodářství, výrobu, prodej, logistiku, lidské zdroje a mnoho dalšího. Umožní vám sledovat a koordinovat veškeré firemní aktivity, a tím dosahovat stanovených cílů. Využívají ho především střední a velké podniky, které tak mají veškerá data i firemní procesy na jednom místě. Může ho ale implementovat firma jakékoliv velikosti. 

Funkce a výhody ERP aneb proč ho používat ve své firmě 

Hlavním cílem ERP systému je sjednotit a centralizovat data a procesy v podniku do jednoho integrovaného softwaru, a tím zajistit efektivnější řízení firmy. Jaké konkrétní funkce a výhody vám jeho používání přinese? 

• sledování veškerých aktivit a zdrojů efektivněji a s větší přesností 
• centralizace dat a procesů 
• propojení různých oddělení podniku a sdílení informací mezi nimi 
• lepší komunikace, koordinace a výkon podniku 
• specifické funkce a nástroje pro různé oblasti – finance a účetnictví, skladové hospodářství, výroba, prodej a marketing, lidské zdroje a další 
• vyšší efektivita vedení firmy i zaměstnanců 
• lepší využití zdrojů a nižší náklady 
• vyšší transparentnost a přehlednost dat 
• přesnější plánování 
• jednodušší reportování a analyzování

Tip: Mohlo by vás zajímat, jak se zbavit chaosu ve firmě a nastavit ty správné procesy. 

Co je to CRM systém? 

Zkratka CRM vychází z anglického Customer Relationship Management, jde tedy o informační systém pro řízení vztahů se zákazníky. Pomůže vám shromažďovat informace o zákaznících a sledovat celý jejich životní cyklus. Díky tomu jim můžete lépe porozumět, identifikovat jejich potřeby a poskytovat personalizované a cílené služby. CRM nástroje také monitorují i obchodní aktivity – to znamená fakturace, objednávky, poptávky, celkové obraty či obraty jednotlivých segmentů.  

Výhody CRM systému aneb proč ho využít ve své firmě 

Hlavní výhodou CRM systému je lepší porozumění zákazníkům. Díky systému totiž získáte ucelený přehled o jejich aktivitách, preferencích, nákupních vzorcích, historii komunikace a dalších relevantních údajích. Získaná data vám pak pomohou lépe personalizovat a cílit marketingové kampaně a komunikaci. Čím osobnější vaše sdělení bude, tím se bude zvyšovat i spokojenost vašich zákazníků, kteří si s vámi utvoří silnější pouto. Pokud nastane nějaký problém například v podobě reklamace, se CRM budou mít zaměstnanci snadný a rychlý přístup ke všem potřebným informacím. Můžete tak zákazníkům poskytovat mnohem efektivnější zákaznickou podporu. 

V neposlední řadě vám tento systém přinese lepší koordinaci a spolupráci mezi různými odděleními, jako je prodej, marketing a zákaznická podpora. A taky nástroje pro analýzu dat o zákaznících a prodeji, které můžete využít pro zlepšení strategie. 

ERP vs. CRM 

Rozdíl mezi těmito provozními informačními systémy je asi patrný.  

ERP slouží pro řízení procesů za účelem snižovat náklady, a naopak zvyšovat růst firmy. Zaměřuje se spíše na správu „back office“ – tedy účetnictví, prodej, výrobu, logistiku, objednávky a podobně.  

CRM je nástroj pro řízení vztahů se zákazníky. Řeší tedy také prodej, ale směrem ven k zákazníkům. Pomáhá zautomatizovat zákaznickou komunikaci a vylepšit marketingovou strategii.  

Oba firemní informační systémy vám pomohou zefektivnit práci a ušetřit čas. Každý se hodí na něco jiného, pokud je ale zavedete společně, budou pro vaši firmu jenom přínosem. 

Vyzkoušejte jeden software pro celou firmu 

Převeďte svou firmu do jednoho informačního systému a získejte přehled nad vším. Lamael je software pro správu firem a řízení projektů, ve kterém budete moct sledovat sklad, obchod, i nákup a veškeré vaše projekty. Pokud tedy přemýšlíte, zda využít ERP, nebo CRM – zkuste Lamael, nabízí mnoho užitečných funkcí a tyto dva nástroje spojuje v jeden. Využijte 14denní období zdarma, a když vám bude cokoliv chybět, upravíme vám ho na míru. 

The post ERP vs. CRM – systémy, které vám ušetří spoustu času. Jaký je mezi nimi rozdíl? appeared first on Lamael.

Místo toho, abyste se věnovali projektům, které vám vydělají peníze, ztrácíte čas zbytečnostmi. Protože ani nás neefektivní projektové řízení nebaví, rozhodli jsme se vyvinout aplikaci, která obsáhne vše, co malá a střední firma potřebuje. Výsledkem je komplexní software pro řízení projektů, který usnadňuje práci managerům i zaměstnancům. Lamael je ideálním parťákem pro vaše podnikání. A my vám dnes řekneme proč.

Nástroje projektového řízení

V Lamaelu máte všechny informace o projektech na jednom místě. Včetně výkazů, dokumentů a týmové komunikace.

Všechny projekty vidíte přehledně na jedné nástěnce. K projektům můžete přiřadit konkrétní úkoly a k nimi jednotlivé členy týmu, jako jejich řešitele. Získáte tak ucelený přehled o tom, kdo je za co zodpovědný a jak jsou vaši zaměstnanci pracovně vytížení. Díky projektovému řízení v Lamaelu je vždy jasné, jak práce postupuje a kdy má být hotová.

Pokud máte na projekt jasně daný rozpočet, předem stanovíte čas, který může tým prací na projektu strávit. Jednotlivé časové dotace pak přiřadíte k úkolům, aby jejich řešitelé věděli, kolik času na jejich splnění mají. Tímto způsobem budete práci na projektu velmi snadno vykazovat. Vykázaný čas následně vyfakturujete jedním kliknutím.

Projektové úkoly, aktivity a e-maily vidíte přímo na kartě projektu. Stejně tak veškeré dokumenty související s projektem. Složité dohledávání pokynů, výstupů a připomínek vás tedy rozhodně nečeká. Velmi snadné je i samotné vytváření projektů. Jednoduše zadáte všechny informace do Lamaelem připravené šablony.

Tip: Podívejte se, jak vám používání Ganttova diagramu usnadní projektový management.

Marketingové řízení a plánování

Díky Lamaelu zvýšíte počet získaných zakázek. Jak? Pomocí systému na konverzi obchodních příležitostí na uzavřené obchody.

Díky přehledné pipeline vám neunikne žádná obchodní příležitost. Budete sledovat průchod zákazníka přes všechny fáze obchodu. Dojde oslovený zákazník až na konec řetězce? Zastavuje se většina v některé fázi? Když tyto informace získáte, velmi snadno pak odstraníte všechny zádrhele, které vaše zákazníky od obchodu odrazovaly a zvýšíte prodejnost.

Tip: Přečtěte si, jak přesně obchodní příležitosti evidovat.

Pod palcem máte také komunikaci se zákazníky. Databáze kontaktů je jedna z nejcennějších věcí, které firma má. Využít ji můžete pro budování zákaznického portfolia a obchodních vztahů nebo pro e-mailový marketing a remarketing. V Lamaleu máte v kontaktech pořádek. Můžete je třídit podle cílových skupin a snadněji tak oslovit ty pravé zákazníky.

Software pro práci z domova

Projektový management v Lamelu je ideální pro práci na dálku. Vy i vaši zaměstnanci můžete snadno pracovat z domova. K zadávání úkolů i týmové spolupráci nepotřebujete být na jednom místě nebo si neustále volat. V Lamaelu vidíte vše jasně a přehledně. Co máte dnes dělat, kolik na to máte času, komu máte práci odevzdat a na koho směřovat případné dotazy. Nebo naopak kdo vám má odevzdat výstupy, čí práci máte zkontrolovat a co musíte hotové odeslat klientovi.

Tip: I když je používání Lamaelu snadné a intuitivní, máme pro vás na našem webu řadu návodů, jak jeho funkce využívat naplno. Pokud tedy budete někdy tápat, snadno si v nich dohledáte vše potřebné.

Protože žádná slova nenahradí činy, můžete si Lamael vyzkoušet na 14 dní zdarma. Zjistíte, jak systém funguje, co všechno umí a zda je pro vaše podnikání opravdu tím pravým parťákem. My věříme, že ano, ale přesvědčte se na vlastní kůži!

The post Všechny nástroje projektového managementu pro malé a střední firmy v jedné aplikaci! appeared first on Lamael.