1. Definujte cíl a význam úkolu

Před tím, než začnete delegovat úkol, je důležité mít jasno o cíli a významu úkolu. Váš podřízený by měl chápat, proč je tento úkol důležitý a jaký má smysl. Pouze v takovém případě totiž dokáže nad úkolem přemýšlet mnohem více do hloubky, a navíc se nebude cítit, že na něj házíte nesmyslnou práci, která se vám jen nechce dělat. Když lidé rozumí, proč mají daný úkol vykonat, jsou navíc motivovanější a dosahují lepších výsledků. Mohou totiž zvolit svůj vlastní postup, který může být pro firmu v mnoha směrech obohacující. 

Mnoho manažerů tento krok úplně opomíjí, přitom je to naprostý základ. Každý by měl dobře znát smysl své práce. 

2. Jasně formulujte zadání úkolu

Klíčovým prvkem efektivního zadávání úkolů je jasná formulace. Vyhýbejte se obecným a vágním pokynům, které vyvolají spoustu otazníků. Zadání by mělo obsahovat: 

• informace o tom, co se od pracovního týmu očekává,  
• kdy má být úkol dokončený, 
• jaké jsou případné specifické požadavky, 
• jaký je časový či finanční rozpočet (pokud je to důležité), 
• na co si dát pozor, případně jaké komplikace mohou nastat, 
• inspiraci (pokud se to hodí a pomůže to k lepšímu výsledku).

3. Komunikujte svá očekávání a přesvědčte se, že každý ví, co má dělat

Když zadáváte úkol, mějte na paměti, že vám vaši spolupracovníci neumí číst myšlenky. Komunikujte tedy, co od výsledku očekáváte. Určitě jim sdělte, jakou prioritu a kvalitu by měl úkol mít. Můžete s nimi probrat i své obavy – tedy jak by výsledek určitě vypadat neměl, nebo čemu věnovat největší pozornost.  

Především pokud jde o ad hoc úkoly, u kterých většinou nebývá moc prostor na dlouhá zadání a vše musí proběhnout co nejrychleji – se přesvědčte, že každý ví, co má na starosti a kde začíná a končí jeho kompetence. Určitě nechcete, aby se v den odevzdání úkolu zaměstnanci dohadovali, kvůli komu se úkol zpozdil. Umožněte tedy týmu položit vám otázky a zjistit, zda mají všechny potřebné informace k tomu, aby úkol úspěšně splnili. 

Tip: Podívejte se, jak zadávat úkoly a sledovat jejich plnění v aplikaci Lamael.

4. Sledujte průběh a poskytujte zpětnou vazbu

Delegování úkolů nekončí v okamžiku, kdy vytvoříte zadání a někomu přidělíte úkol. Pokud chcete skutečně kvalitní výsledek, měli byste se čas od času podívat, jak zpracovávání úkolu probíhá a pravidelně poskytovat zpětnou vazbu. To platí obzvlášť v případě obsáhlých projektů.  

Díky tomu se totiž nejen ujistíte, že vše běží, jak má – máte tedy částečnou kontrolu nad projektem, ale také eliminujete chyby, které by mohly na konci představovat větší problém. Pokud navíc tým ví, že jste mu k dispozici pro případnou pomoc či radu, bude se cítit jistěji.

5. Dávejte svobodu a zodpovědnost

Důvěra je základem úspěšného delegování. Takže i přesto, že budete týmu kdykoliv k dispozici, poskytněte mu také dostatek svobody. Nechejte své zaměstnance rozhodovat o tom, jaký zvolí postup – dáte jim tak prostor pro vlastní kreativitu. Když budou vědět, že nesou zodpovědnost za výsledek, nebudou vás chtít zklamat a vykonají úkol, jak nejlépe dokážou. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, 7 tipů pro efektivní vedení týmu.

6. Využijte aplikaci Lamael pro snazší správu úkolů

Správa úkolů a projektů vyžaduje kvalitní time management – a to zejména pokud pracujete s velkým týmem nebo nad složitými projekty. Aplikace na úkoly, jako je Lamael, vám může tento proces výrazně usnadnit. Jak?  

Lamael poskytuje přehledné rozhraní pro zadávání, sledování a řízení úkolů. S jeho pomocí můžete jednoduše přidělovat úkoly, nastavovat termíny, a sledovat práci svého týmu. Navíc umožňuje rychlou komunikaci a sdílení dokumentů, což zlepšuje spolupráci mezi členy týmu. Podívejte se, jak například vylepšil interní komunikaci ve společnosti Pharmafit. 

Delegování úkolů je dovednost, která vyžaduje praxi. Tyto tipy a aplikace Lamael vám ale zajistí, že vaši spolupracovníci budou úkolům lépe rozumět. A vy nad jejich zadáváním nestrávíte hodiny svého drahocenného času. 

The post 6 tipů, jak zadávat úkoly, aby je váš tým pochopil appeared first on Lamael.

Až 85 % zaměstnanců by chtělo mít možnost práce na dálku 

Takovou statistiku sdílelo ve své studii Ministerstvo práce a sociálních věcí. Výhody home office začali lidé objevovat v době pandemie, kdy se musela velká část firem naučit pracovat online. Nejprve to byla pro všechny komplikace, jakmile ale bylo možné se vrátit se do kanceláří, mnoho zaměstnanců toužilo zavést home office alespoň jako firemní benefit. Možnost práce na home office je tedy v posledních dvou letech nejžádanější a nejhodnotnější zaměstnaneckou výhodou. Hlavním důvodem je pocit svobody – člověk si totiž může rozvrhnout celý den podle svých potřeb. Noční sovy si tedy přispí a pracovat začínají až v dopoledních nebo odpoledních hodinách, ranní skřivani mohou zase hned po práci vyrazit třeba na výlet. Díky home office nemusí zaměstnanci dojíždět, mohou trávit více času s rodinou a jsou více odpočatí. A co je ve finále víc než spokojení pracovníci? 

Jak kontrolovat zaměstnance na home office? 

Přemýšlíte o tom, že i vy nabídnete svým zaměstnancům možnost práce z domova, ale bojíte se, že nebudou plnit své pracovní povinnosti? Samozřejmě je důležité si nastavit určitá pravidla a procesy, ale jinak se nemusíte ničeho bát – ostatně v kanceláři taky určitě nestojíte pracovníkům za monitorem. Statistiky dokonce ukazují, že průměrný zaměstnanec je skutečně produktivní pouze 2 hodiny a 53 minut denně. Během své pracovní doby je totiž mnohokrát vyrušen kolegy, kvůli čemuž mu pak úkoly trvají mnohem déle. Na home office bývají zaměstnanci zpravidla mnohem produktivnější, protože jsou v příjemném prostředí a nikdo je nerozptyluje. 

Navíc díky chytrým pracovním nástrojům zjistíte i na dálku, co všechno daný zaměstnanec odpracoval. Stačí zavést time tracking a výkaz práce.   

Co je time tracking a jak funguje monitorování zaměstnanců na dálku? 

Time tracking je digitální sledování času, který strávíte na určitém úkolu. Jde o funkci, jež je většinou součástí softwarů pro řízení firmy jako je například Lamael. Funguje to tak, že máte jako firma veškeré projekty, úkoly, data i faktury v jednom nástroji, k němuž máte přístup kdykoliv a odkudkoliv. Zaměstnanec na home office si tedy tento nástroj otevře a vidí v něm úkoly s konkrétními termíny, které má udělat. Jakmile na úkolu začne pracovat, spustí si časovač, a když úkol dokončí, vykáže uplynulý čas. Vy si tedy můžete kdykoliv zobrazit hodinový výkaz práce jakéhokoliv zaměstnance.  

Tip: Přečtěte si celou příručku o tom, jak na řízení lidí na dálku. 

Zkuste Lamael a efektivita celé firmy jen poroste 

Lamael dokonce disponuje automatickým výkazem práce – stačí tedy zapnout a vypnout časovač a všechno ostatní se děje automaticky. Pokud do systému zadáte i konkrétní hodinovou sazbu, můžete rovnou fakturovat. Podívejte se, jak to vypadá v praxi. 

Lamael vám vyřeší mnohem víc než jen monitoring zaměstnanců. Mrkněte na všechny jeho funkce a vyzkoušejte ho zdarma na 14 dní. V případě potřeby ho umíme upravit na míru potřebám vaší firmy.  

The post Vykazování času aneb mějte své zaměstnance pod kontrolou i na home office appeared first on Lamael.

Delegování jako způsob manažerského myšlení 

Delegování práce je proces, během kterého předáte úkoly a zodpovědnost za ně jiné osobě. Je to důležitá součást pracovního života především manažerů, protože mají většinou stanovené cíle, kterých má jejich tým či oddělení dosáhnout. Musí tedy určité činnosti delegovat svým kolegům.  

Říká se, že: „Pokud chcete jít rychle, jděte sami. Pokud chcete jít daleko, jděte s ostatními.“ Ve spolupráci je síla. Proč tedy ztrácet čas rutinními úkoly, které vás nikam neposouvají, když je můžete delegovat a soustředit se hlavně na to důležité? 

Ale co když… 

Možná vás už napadlo, že byste mohli delegovat některé úkoly, ale máte obavy. Mezi ty nejčastější patří: 

• strach ze ztráty kontroly, 
• nedostatek času na zadání úkolů, 
• obavy, že to nikdo neudělá lépe než vy, 
• finanční výdaj, který se vám nevyplatí, 
• starosti, že kolega využije vaše know-how a bude vám konkurovat. 

Zkuste se na delegování podívat jako na proces, který vám může naopak velmi pomoct. I pokud předáte některé úkoly, vaše kontrola bude stále potřeba. Nemusíte se obávat, že byste tedy ztratili přehled. Mnoho lidí si myslí, že se jim delegování práce nevyplatí z finančního hlediska. V některých případech to tak skutečně může být, pokud ale máte dostatek peněz, je to paradoxně přesně naopak. Pojďme se podívat na to, co všechno můžete díky delegování úkolů získat. 

1. Možnost dělat jen to, co váš byznys posouvá 

Jednoduše řečeno, uvolníte si ruce. Proč odpovídat na e-maily, zvedat telefony zákazníkům a řešit fakturace, když to za vás může udělat někdo jiný? Existují určité rutinní činnosti, které nevyžadují větší odbornou znalost, ale vezmou vám čas. Přesně ten čas, který byste mohli věnovat strategickému rozvoji firmy, nebo tomu, co vám jde nejlépe. Zamyslete se tedy nad tím, co byste vlastně dělat nemuseli a na jaké činnosti vám naopak nezbývá čas. Delegování práce vám dá možnost dělat to, co vás skutečně baví a rozvíjí. Je to způsob, jak se více soustředit na to, kam chcete směřovat a jak plnit stanovené cíle. 

Tip: Zautomatizujte některé činnosti díky českému nástroji na řízení firmy Lamael. Podívejte se, co všechno umí. 

2. Zvýšení produktivity práce 

Když děláte to, co vás baví a v čem jste dobří, jde vám to lépe od ruky. Díky delegování budete mít těch rukou k dispozici více, a tak toho za jeden den stihnete opravdu hodně. Zbavíte se pocitu, že nestíháte, a naopak budete mít radost, jak skvěle všechno šlape. Proces delegování pravomocí bude samozřejmě potřeba vylepšovat. Zpočátku se vám může zdát, že toho máte naopak ještě víc, jakmile se ale se svým týmem sladíte, budete zírat, kam jste se za krátkou dobu posunuli. 

3. Větší výdělek 

Podnikatelé se nejvíce bojí delegovat úkoly, protože to stojí peníze. Největším paradoxem je ale to, že právě delegování může být vstupenkou do světa finanční svobody. Získáte díky tomu totiž to nejdůležitější – čas. A když máte čas, můžete přemýšlet nad tím, jak posunout svůj byznys, aby vydělával víc. Než se pro delegování práce rozhodnete, určitě byste si měli spočítat, zda jste v situaci, kdy si to skutečně můžete dovolit. Pokud ano, hurá do toho. Neusněte ale na vavřínech a vrhněte se do rozvoje firmy. 

4. Prevence proti vyhoření 

Syndromem vyhoření trpí podle nedávných vědeckých studií každý pátý Čech. Nejčastěji pak lidé v profesích s velkou zodpovědností. Tzv. burnout přichází nenápadně a stojí za ním chronický stres. Může to začít třeba pocitem, že nemáte na všechno dostatek času. Postupně se tak ve své hlavě dostanete pod určitý tlak a stres, který natolik zevšední, že si ho už ani neuvědomujete. Syndrom vyhoření se vyznačuje častou únavou, oslabením kognitivních funkcí a pocity lhostejnosti a zklamání. Vyústit může až v různá vážná onemocnění.  

Delegováním určitých činností, které za vás zvládne udělat kdokoliv jiný, získáte čas nejen na rozvoj své firmy, ale i sami na sebe. Budete se moct konečně zastavit, odpočinout si a získat více času na své koníčky, rodinu a přátele – na život. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jak na work-life balance. 

Český nástroj Lamael jako vaše pravá ruka pro delegování práce 

Lamael je nástroj pro řízení firmy a projektů. Můžete v něm vytvářet projekty, úkoly a k nim přiřazovat konkrétní osoby. Pohlídá vám termíny všech vašich činností, odešle za vás faktury a můžete pomocí něj spravovat i svůj sklad. Pro delegování práce byl přímo stvořený, takže vám tento proces skvěle usnadní. Vyzkoušejte ho na 14 dní zdarma. 

The post 4 důvody, proč je delegování úkolů důležité pro úspěch v pracovním i osobním životě appeared first on Lamael.

1. Komunikujte na jedné platformě 

První zásadou efektivní komunikace v týmu je jednoduchost a srozumitelnost, s čímž jde ruku v ruce způsob, jakým si ve firmě předáváte informace. V dnešní době je běžné, že týmy používají více než jednu platformu, aby mohli být v kontaktu s klienty, partnery a dalšími členy týmu. Příliš mnoho komunikačních kanálů ale může ve výsledku zpomalovat vaši výkonnost a způsobit tak více škody než užitku. Pokud se váš tým shodne, že bude pro komunikaci používat jednu, nebo maximálně dvě platformy, budete snadněji vyhledávat všechny důležité informace. Zároveň se vám nestane, že se nějaká klíčová informace v množství platforem zkrátka ztratí.  

V české aplikaci Lamael můžete se svými kolegy komunikovat přímo u konkrétních projektů a v konverzaci fulltextově vyhledávat. Vyřeší vám i komunikaci s klienty, protože ji můžete propojit s Gmailem či Outlookem. Nejde pouze o chatovací aplikaci, ale software pro řízení celé vaší firmy. Podívejte se, co všechno Lamael umí a vyzkoušejte ho na 14 dní zdarma. 

2. Strukturujte zprávy, vyjadřujte se přesně a neodbíhejte od tématu 

Dalším důležitým prvkem efektivní komunikace v týmu je posílání jasných a strukturovaných zpráv. Když komunikujete s ostatními členy týmu, měli byste se držet hlavního tématu a neodbíhat od něj. Není nic horšího, než ztrácet čas na zbytečné diskuse a témata, která nemají nic společného s daným úkolem. Mluvte k věci a snažte se být co nejstručnější. Zároveň vás ale druhá strana musí pochopit. Vysvětlujte tedy složité pojmy a snažte se vyjádřit co nejpřesněji, aby vás pochopil i ten člen týmu, který není odborníkem na dané téma. Dlouhé e-maily pro lepší přehlednost strukturujte a formátujte. Tímto způsobem zajistíte, že bude každý v obraze a bude se vám lépe spolupracovat a dosahovat cílů. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jak na efektivní online komunikaci. 

3. Ptejte se a naslouchejte 

V rámci komunikace s vaším týmem by vám rozhodně neměla chybět schopnost empatie. V mnoha firmách se s narůstajícím počtem zaměstnanců vytrácí lidskost, kterou nahrazuje tlak na výkonnost. Přátelská atmosféra je ale i v krizových situacích velmi důležitá. Ptejte se svých zaměstnanců a skutečně jim naslouchejte. Zajímejte se o jejich názory a dávejte jim konstruktivní zpětnou vazbu. Dávejte si pozor, abyste ostatním neskákali do řeči a nebrali jim tak možnost vyjádřit se. Pamatujte, že každý další pohled může být pro tým nesmírně přínosný, proto je důležité umožnit všem členům se aktivně zapojit do diskuze. Na druhou stranu není vždy diskuze skutečně efektivní a potřebná.  

Tip: Zjistěte, jak efektivně vést pracovní poradu. 

4. Vyhněte se domněnkám  

Jedním z klíčových pravidel efektivní komunikace pro manažery je vyhýbat se domněnkám. Ty totiž vedou pouze k nedorozumění a problémům v týmové spolupráci, v případě krizové situace dokonce k panice a nejistotě. Místo toho udržujte otevřený přístup a než budete nějakou informaci šířit dál, přesvědčte se, že je skutečně pravdivá. Snažte se vždy získat co nejvíce faktických informací, abyste předešli zbytečnému chaosu. 

5. Zlepšete i neverbální komunikaci 

Poslední – ale neméně důležitý – tip se týká neverbální komunikace neboli řeči těla. Možná se budete divit, ale i ta má značný vliv na efektivitu komunikace. Dobrá intonace a gestikulace vám mohou pomoci například udržet pozornost posluchačů. Zároveň z intonace hlasu dokáže druhá strana vyčíst důležitost sdělení nebo váš postoj. Součástí neverbální komunikace je i oční kontakt, kterým zase můžete dát najevo, že vás druhá osoba zajímá. Díky těmto tipům vybudujete otevřenou a důvěrnou komunikaci ve vaší firmě. 

The post Usnadněte si komunikaci s týmem, klienty i dodavateli: 5 tipů, jak na efektivní komunikaci appeared first on Lamael.

Proč chcete svolat pracovní poradu? 

Prvním krokem k efektivní poradě je stanovení cíle – proč se má vlastně uskutečnit? Může se to zdát jako banální otázka, nicméně často se na poradách řeší záležitosti, které by daly vyřídit e-mailem. Ušetřili byste tak čas sami sobě i vašim kolegům. Jestliže vás tedy napadne důležitá informace, kterou chcete probrat se svým týmem, zapište si ji. Pokud není urgentní, můžete si vytvořit seznam několika důležitých věcí a následně svolat poradu.  

Vždy zvažte, kdy je porada skutečně nutná. V některých případech bude pro všechny lepší poslat informace do e-mailu než svolávat poradu, jindy může být efektivnější krátká a věcná porada než několik e-mailů.  

Mějte připravený program 

Před poradou musíte jako moderátor vědět, co všechno budete řešit. Připravte si konkrétní body, které chcete rozebírat a pošlete je ostatním účastníkům už před konáním porady. Dejte jim možnost připojit k programu další věcné návrhy, které byste měli společně probrat. Díky tomu může být porada mnohem produktivnější, protože všichni ví, co je cílem. Zapojením ostatních navíc předejdete jejich nepozornosti. 

Stanovte konkrétní čas konání 

O schůzce informujte alespoň pár dní dopředu, aby s ní všichni počítali a přizpůsobili tomu své pracovní povinnosti. Podle připravených bodů, které budete řešit, stanovte určitý časový úsek a snažte se ho dodržet. Pokud stihnete vše probrat dříve, než jste si určili, nebojte se poradu ukončit. Pro všechny to bude určitě příjemnější než ji natahovat a posledních několik minut tlachat mimo téma. Jako moderátor se držte struktury porady a korigujte diskuzi. 

Ideálním časem pro pracovní poradu je ráno či dopoledne, kdy jsou lidé v plném pracovním nasazení. Nevhodné jsou naopak pozdní odpolední hodiny ke konci pracovní doby.  

Tip: Přečtěte si, jak na efektivní komunikaci online. 

Pozvěte pouze klíčové osoby 

Pracovní porady se nemusí účastnit celý váš tým. Pozvěte pouze kolegy, kteří mají k tématu co říct a probírané informace jsou pro ně klíčové. Bude pro vás mnohem snazší dojít ke společnému rozhodnutí a porada bude mnohem produktivnější. I v roli moderátora pro vás bude jednodušší korigovat diskuzi menšího počtu účastníků.  

Vytvořte zápis z porady 

Na konci porady pošlete všem účastníkům shrnutí toho, co jste probírali a k čemu jste došli. V zápisu by neměly chybět konkrétní kroky, které budou následovat. Určete, kdo je za co zodpovědný a ujistěte se, že všichni ví, co mají na starosti. Zápis z porady můžete vytvořit vy po skončení, nebo určete osobu, která bude zapisovat během celé schůzky.  

Jak napsat zápis z porady? Pomůže vám s tím software pro správu projektů a celé firmy. V Lamaelu můžete tvořit zápis do poznámek přímo k příslušnému projektu a jedním kliknutím ho pak jednoduše sdílet s ostatními. Po skončení pracovní porady kolegům snadno přiřadíte konkrétní úkoly, které jste si zadali i s termínem dokončení.  

Co dalšího Lamael umí?  

Lamael je česká aplikace, která obsahuje veškeré nástroje na týmovou spolupráci, projektové řízení i celou pracovní a finanční agendu spojenou s řízením firmy. Umožní vám mít veškeré dokumenty a soubory na jednom místě, přiřazovat úkoly, vykazovat čas strávený nad projekty a rovnou i fakturovat. Vyzkoušejte demo verzi na 14 dní zdarma, v případě zájmu Lamael přizpůsobíme na míru vašim potřebám. 

The post 5 tipů, jak efektivně vést pracovní poradu appeared first on Lamael.

Proč používat software pro řízení projektů? 

Každá firma řeší interní administrativní úkony. Zadávání úkolů, plánování různých projektů, reporting a fakturace, to vše jsou téměř každodenní činnosti freelancerů i firemních zaměstnanců. Řízení projektů v Excelu není dlouhodobě udržitelný a efektivní způsob, obzvlášť pokud na projektu pracuje více lidí.  

Proto firmy využívají specializovaný software na řízení projektů, který nabízí kompletní řešení pro veškerou agendu. Můžete do něj zaznamenávat veškeré projekty a přiřazovat úkoly nejen zaměstnancům, ale i externistům. Většina takových nástrojů nabízí i možnost nastavení hodinové sazby a vykazování času přímo u jednotlivých úkolů. Díky tomu vám při fakturaci stačí několik kliknutí a je hotovo. Nástroj pro řízení projektů vám ušetří vám čas a zvýší efektivitu práce. Veškeré činnosti, které se ve firmě dějí, máte navíc přehledně na jednom místě.  

Nevíte, jak vybrat ideální projektový software přímo pro vás? Každý nabízí jiné funkce. Zaměřte se na to, bez kterých funkcí se neobejdete a podle toho vyberte ten vhodný nástroj. 

4 aplikace pro řízení projektů 

Vybrali jsme čtyři nástroje pro řízení projektů, které firmy nejčastěji používají. 

1. Easy Project 

Easy Project je známý software pro řízení projektů. Své projekty v něm můžete spravovat z webového prohlížeče i přes chytrý telefon. Pro začátečníky nabízí několik videí v českém jazyce, ve kterých se dozvíte, jak s nástrojem efektivně pracovat. Easy Project disponuje několika užitečnými funkcemi. Například správa docházky – tu si každý zaměstnanec zaznamenává sám, v přehledu ale vidí procentuální i hodinový poměr za vybrané období. Celkově je Easy Project vhodný především pro plánování dlouhodobých projektů, které v něm máte pod kontrolou. Na ovládání je ale trochu složitější a není tolik uživatelsky přívětivý. Vyzkoušet ho lze na 30 dní zdarma, nejnižší možná cena je následně 149 korun za uživatele měsíčně, tento tarif vám ale moc funkcí nenabídne. 

2. Basecamp 

Basecamp je software pro organizování projektů. Umožňuje plánovat úkoly, nastavovat termíny plnění a komunikovat s kolegy. Zajímavá funkce je Hill Charts, která vám ukáže projekty v grafech. Díky tomu vidíte, v jaké fází se nachází. Aplikace je přehledná a jednoduchá na používání. Nevýhodou je to, že nástroj je pouze v angličtině, stejně jako podpora. Pokud máte v týmu pracovníky, kteří tento jazyk neovládají, pravděpodobně to bude problém. Výhodou je naopak mobilní aplikace, takže máte přehled kdykoliv a kdekoliv. Basecamp můžete použít zdarma, platíte pouze jako firma, a to přibližně 270 korun za uživatele měsíčně. 

3. Freelo 

Freelo disponuje intuitivním a jednoduchým ovládáním, v němž se nováčci rychle zorientují. V dashboardu přehledně vidíte veškeré úkoly a projekty, které máte přidělené. Pokud vás kdokoliv označí u jiného projektu, nebo vám k němu přidělí přístup, přijde vám notifikace, takže vám nic neunikne. Jde o českou aplikaci pro řízení projektů, takže i s podporou můžete v případě nouze komunikovat v češtině. Nabízí funkce, které vám usnadní týmovou práci v rámci nějakého projektu. U každého lze navíc nastavit hodinová sazba a každý pracovník vykazuje čas přímo k úkolu. Přehled máte i nad celkovým počtem hodin za nastavené období.  

Co mu chybí? Celá obchodní agenda, neobsahuje žádné funkce CRM systému. Na druhou stranu můžete nástroj propojit a dalšími aplikacemi jako například Raynet či iDoklad nebo cloudová úložiště Onedrive či Google Disk. Freelo můžete vyzkoušet na 14 dní zdarma, nejnižší měsíční cena je potom 890 korun. 

4. Lamael 

Lamael je ryze český nástroj pro řízení projektů. Nabízí komplexní řešení pro veškerou agendu firmy. Stejně jako Raynet disponuje CRM systémem, takže můžete zaznamenávat veškeré obchodní příležitosti a sledovat jejich průběh. Zároveň v něm můžete zakládat a řídit projekty, zadávat úkoly, přiřazovat interní i externí pracovníky a společně komunikovat. Můžete ho propojit například s Gmailem či Outlookem. Stejně jako u Freela lze nastavit hodinovou sazbu a vykazovat čas přímo u projektů. Funkce automatická fakturace vám vykázanou práci automaticky fakturuje ve vámi zvolené periodě. Zaznamenávat můžete i nákupní objednávky, nastavit lze i platební příkaz. Obdobně jako všechny předchozí řešení nabízí i Lamael webovou a mobilní aplikaci. Díky tomu máte přehledně vše na jednom místě a nemusíte používat více aplikací naráz.  

Lamael nabízí řízení projektů online a zdarma – a to v rámci 14denního zkušebního období. Následně máte na výběr ze třech měsíčních i ročních tarifů. 

The post Pracujte efektivně: 4 aplikace pro řízení projektů appeared first on Lamael.

Znejte směr a plně se soustřeďte – metoda GTD 

Metodu Getting Things Done vytvořil americký kouč David Allen a funguje jako metoda organizace práce. Cílem je již zmíněné „get things done“ neboli dotáhnout věci do konce. Jak metoda funguje? Klade velký důraz na zodpovězení si základních otázek: 

• Proč? 
• Jaký je cíl?  
• Jak cíle dosáhnout?  

Když si totiž na schůzce jasně vydefinujete, proč to děláte a jaký má být výsledek, už jednoduše vymyslíte konkrétní kroky. Znát důvod proč vás bude motivovat projekt dokončit.  

Další důležitou věcí je udělat si ve věcech pořádek a vytvořit si svá pravidla, kterých se budete držet. Ať už jde o to, kam si zapisujete úkoly, nebo kdy odpovídáte na e-maily. Mějte jasno v těchto každodenních činnostech a vytvořte si svůj proces, který si zautomatizujete. Díky tomu ušetříte čas přemýšlením nad tím, kam si zapsat nějaký úkol, a váš mozek se bude plně soustředit na to, abyste dokončili to, co máte.  

Tip: Mohlo by vás zajímat, jak se zbavit prokrastinace. 

Udržte se ve flow 

Flow je stav, ve kterém jste plně soustředění na práci, a ta vám jde dokonale od ruky. To samé jste například zažívali v dětství, když jste se věnovali svému oblíbenému koníčku, který vás natolik vtáhl, že jste nevnímali okolí. Ve flow je efektivita práce vysoká a vy jste plní nadšení z celého procesu. Do takového stavu se ale člověk nedostane jen tak. Co je nezbytné pro stav flow? 

• Musí vás to bavit. 
• Znát důvod proč. 
• Eliminovat vyrušování. 
• Musí to být výzva. 

Odpovědí je sebedisciplína 

Pokud chcete zvýšit svou produktivitu a dokončit každý úkol, je zapotřebí trochu změnit své myšlení. Zamyslete se nad tím, proč nějakou činnost nedotáhnete, a pokud to chcete změnit, zaměřte se na každodenní návyky. Zpozorujte ty pozitivní, které vás posouvají dopředu, ale i ty negativní, které vám dovolí nechat se vyrušit a podlehnout prokrastinaci. Uvědomte si, kým chcete být, a mějte výdrž a vytrvalost. Zbavte se výmluv, proč něco nejde. V tu chvíli bráníte sami sobě v úspěchu. Nepřemýšlejte nad věcmi, které chcete udělat – rovnou je udělejte, běžte do akce.  

Tip: Přečtěte si náš článek, jak vytvořit nové návyky, který je dostupný i jako podcast. 

Několik pravidel, jak dotahovat věci do konce 

I přesto, že se ta největší změna musí stát ve vaší mysli, existuje několik pravidel, které vám pomohou i v praxi. 

1. Zapisujte si všechny poznámky 

Během dne vás může někdo vyrušit s nějakým nečekaným úkolem, který je potřeba co nejdříve udělat. Tahle zpráva odvede vaši pozornost od činnosti, kterou zrovna děláte, a produktivita práce tím pádem začne klesat. Zapište si tuto důležitou zprávu, ať ji můžete pustit z hlavy a dál soustředěně pokračovat. 

2. Nastavujte deadliny 

Ke každému úkolu si nastavte datum a čas, kdy ho dokončíte. Pokud na něčem pracujete sami, může vám to připadat zbytečné, pravdou ale je, že bez deadlinu ten úkol nedokončíte. Stejně tak platí, že bez stanoveného cíle nemůžete uspět. 

3. Pravidlo 5 vteřin 

Máte tendenci často prokrastinovat? Nechce se vám do některých úkolů, které musíte udělat? Zkuste pravidlo 5 vteřin. Je to jednoduché, řekněte si pět, čtyři, tři, dva, jedna, teď – a pusťte se do práce. 

4. Dokončete rozdělanou práci 

Nikdy nezačínejte nic nového, dokud nedokončíte to stávající. Z dokončené činnosti budete mít radost a s chutí se pustíte do nějaké další. V opačném případě se budete topit v nedokončených úkolech a vaše motivace se bude s každým dalším snižovat.  

Chcete dosahovat svých cílů? Dotahujte věci do konce a držte se své vize. Kam dál? Podívejte se na náš článek, jak zvýšit efektivitu a získat každý den hodinu navíc. 

The post Jak dotahovat věci do konce?  appeared first on Lamael.

Co je open space? 

Open space je velká prostorná kancelář. V podstatě jde o jednu místnost s mnoha pracovními stoly, kde má každý zaměstnanec své místo. Většinou se pracovní prostor odděluje přepážkami, aby měli pracovníci alespoň částečné soukromí, ale prostor jako takový je sdílený. První open space office se v Česku objevila ve 20. letech, a to v Baťově mrakodrapu ve Zlíně. 

Výhody open space 

Největší výhodou open space je především úspora místa. Do jednoho velkého prostoru se můžou vejít desítky lidí a firma tak ušetří peníze za menší uzavřené kanceláře. Další výhodou je spolupráce. Pokud potřebujete s kolegou něco vyřešit, v open space kanceláři je mnohem snazší a rychlejší komunikace. Navíc se jako tým více poznáte, protože ve společném prostoru trávíte celý den. Výhodou pro zaměstnavatele je průhlednost práce zaměstnanců. 

Nevýhody open space 

Open space se tváří jako zaručený nástroj pro zvýšení efektivity práce zaměstnanců, protože jsou prostředím přirozeně donuceni opravdu pracovat a svojí práci neodbývat. Nicméně jak se ukázalo, většině lidem prostorné sdílené kanceláře naopak efektivitu snižují. Proč? Je to jednoduché. Ve společném prostoru je hluk a konverzace či telefonáty ostatních vás neustále vyrušují. V průměru ztratí každý zaměstnanec, který pracuje v open space kanceláři, až 86 minut denně vnějším rozptylováním. Další velkou nevýhodou je ztráta soukromí.  

SOS neboli syndrom open space 

Open space je pro některé zaměstnance natolik nevyhovující, že způsobuje zdravotní potíže. Ve zdravotnictví tak vznikl nový pojem, a to syndrom open space. Mezi příznaky patří bolesti hlavy, únava, závratě, zvýšený krevní tlak nebo hučení v uších. Ve společném prostoru se kvůli hluku lidé hůře soustředí a práce v open space kanceláři u nich může vyvolávat úzkosti.  

Jak tedy na zvýšení produktivity? 

Existuje mnoho dalších způsobů, které jsou rozhodně efektivnější než open space. Dnes už 80 % zaměstnanců ví, že nemusí sedět desítky hodin v kanceláři, aby byli produktivní.  

Coworking 

Velmi populární je coworking, což jsou kanceláře volně přístupné freelancerům. Rozdíl oproti open space kanceláři je ten, že si můžete vybrat místo, kde budete pracovat. Můžete tak sedět v otevřeném sdíleném prostoru, ale třeba se i schovat do uzavřené kanceláře. Všichni se snaží pracovat v tichosti, aby nerušili ostatní, a pokud máte celý den nabitý telefonáty, zavřete se do odhlučněného boxu a nerušíte tak ostatní.  

Práce z domova 

Home office neboli práci z domova využívá čím dál tím víc lidí. Doma máte naprostý klid na práci a efektivita práce je tak mnohem vyšší než v hlučném open spacu. Pracovní dobu si navíc můžete přizpůsobit a odpadne vám pro mnohé nepříjemné brzké vstávání a dojíždění. Dnešní doba nabízí mnoho nástrojů, které vám práci usnadní a urychlí. Lamael je jedním z nich a oblíbíte si ho právě v případě, že pracujete na dálku.  

Pracovní nástroj Lamael 

Využijte dnešních moderních technologií, díky kterým bude vaše práce efektivnější. V Lamaelu můžete spravovat a řídit projekty, vykazovat si čas za práci a komunikovat s celým týmem. Nechybí mu ani CRM a ERP systém, takže máte všechny své kontakty a obchodní příležitosti přehledně na jednom místě. Objevte všechny jeho funkce a zjednodušte si podnikání.  

Tip: Online komunikace může být někdy obtížná, proto jsme pro vás připravili článek, jak na efektivní online komunikaci. 

The post Open space: Přežitek, nebo nástroj pro zvýšení efektivity? appeared first on Lamael.

1. Udržujte rychlou a efektivní komunikaci

Jako projektový manažer jste spojkou mezi klientem a týmem. Správně zadané úkoly a deadliny jsou pro celý projekt zásadní, protože i jeden nepochopený úkol může zpomalit celý proces. Ujistěte se, že všichni v týmu ví, co mají na starost. Určete si, kde budete společně komunikovat, abyste nějakou důležitou informaci nepřehlédli.  

Tip: Podívejte se, jak efektivně komunikovat online. 

2. Každý den má jen 24 hodin

Project management je především o plánování, a to nejenom jednotlivých aktivit a projektů, ale hlavně času. Časový plán dílčích aktivit dá vašemu dnu řád. Díky tomu nebudete skákat od jednoho k druhému a odvedete více práce. Někdy máte možná pocit, že je práce freelancera nekončící a máte minimum volného času. Ovládněte time management na jedničku a vneste do svého života rovnováhu. 

3. Motivujte a soustřeďte se na cíl

Určitě víte, jaký cíl má váš klient. Vědí to i ostatní členové týmu? Aby vás vaše práce bavila a odváděli jste ji kvalitně, je důležité vědět, proč ji děláte. Jakého konkrétního cíle se snažíte dosáhnout? Motivujte své kolegy a udržujte se společně v takové flow, která vás dovede k cíli levou zadní.  

4. Propojujte se s ostatními a vzdělávejte se

Ať už jste ostřílený profesionál, nebo teprve na začátku, vzdělávejte se. Doba jde dopředu a vše se rychle mění a vyvíjí. To, co platilo včera, už nemusí platit dnes. I když máte pocit, že už toho víte opravdu dost, určitě se najde něco, v čem byste se mohli zlepšit a posunout. Neusněte na vavřínech a odvádějte svou práci co nejlíp. Na internetu najdete spoustu zajímavých blogů, které shrnují projektové řízení pro začátečníky. Trh nabízí tolik knížek, školení a kurzů, záleží jen na vašich preferencích. Zkuste i networkingové akce, které vás propojí s dalšími lidmi z oboru. 

5. Používejte přehledné nástroje

Efektivita práce je v projektovém řízení klíčová. Abyste projekt dotáhli do konce, musí vše fungovat, jak má. Nejde pouze o rozplánování úkolů, ale i o komunikaci s týmem, dodržování deadlinů a stanovených cílů. Rozesílat desítky e-mailů a zpráv se nezdá být jako efektivní řešení. Naštěstí existují aplikace pro projektové řízení, díky kterým bude vaše práce mnohem rychlejší a jednodušší.  

Lamael je jedním z nástrojů, díky kterému budete mít vše na jednom místě. Můžete v něm rozplánovat své projekty krok po kroku. Přiřazovat ostatním jednotlivé úkoly, ke kterým mohou rovnou vykazovat hodiny. Nahrávat soubory a chatovat s ostatními. To všechno zvládnete také hravě z mobilu.  

Tip: Zjistěte, jaké další aplikace vám usnadní život. 

The post 5 tipů, jak na efektivní řízení projektů appeared first on Lamael.

Základní pravidla online komunikace 

Mnoho lidí stále důležitost kvalitní online komunikace podceňuje a nedbá na to, že i v onlinu se musí dodržovat nějaká pravidla a etiketa. Znalost těchto dovedností je přitom elementární podmínkou pro správné přijetí a pochopení předávaných i přijímaných informací. Přesto řada lidí zapomíná na základní požadavky – např. že bychom měli být například během online schůzek upraveni a mluvit dostatečně hlasitě a srozumitelně.  

Volám, ale nikdo neodpovídá 

Musíte si také uvědomit, že není-li dohodnuto jinak, nejsou vaši kolegové neustále přikovaní u počítače. Každý si občas potřebuje odskočit na toaletu, uvařit kávu apod. I telefonní hovor raději předem naplánujte, abyste nerušili v nevhodnou chvíli, protože – jak káže zákon schválnosti – se do té nevhodné chvíle téměř jistě trefíme. 

Už zase online porada 

U hromadných videocallů bychom měli dbát na slušnost a mít ve chvíli, kdy nehovoříme, vypnutý mikrofon, abychom nerušili nevyžádanými zvuky v podobě mňoukající kočky či ječícího batolete. V případě většího množství účastníků hovoru bychom měli vypnout kameru, aby se obraz pod jejich náporem zbytečně nesekal. V neposlední řadě by četnost těchto hovorů neměla přesahovat únosnou mez.  

Dnes je velice populární pořizování záznamů online setkání. K tomuto kroku se během pandemie přiklonily například vysoké školy, které tak svým studentům zajistily možnost se k probíranému tématu kdykoli znovu vrátit.   

Pamatujte na to, že na druhé straně je člověk

Když komunikujeme prostřednictvím anonymních kanálů, je důležité si uvědomit, že se na druhé straně nachází skutečná fyzická osoba. To vám pak zajistí, že budete používat správná slova a nebudete jen roboticky datlovat informaci do klávesnice. Mezi nejlepší a nejrozšířenější nástroje online komunikace patří bezesporu Google Hangouts, Microsoft Teams, Skype, Zoom nebo Slack.  

Poskytujte kompletní informace 

Při psaní odpovědí nezapomeňte důkladně zodpovědět všechny dotazy, které vám byly předloženy. V zákaznickém přístupu je dokonce možné řadu otázek předvídat, proto se nad nimi můžete dopředu zamyslet a docílit tak toho, že bude komunikace rychlá a efektivní.  

Pokud hledáte ten správný nástroj, který vám v online komunikaci pomůže, právě Lamael je skvělým pomocníkem práce na dálku. Jeho součástí jsou veškeré nástroje na teamovou spolupráci, projektové řízení i celou pracovní a finanční agendu spojenou s řízením firmy. Díky aplikaci budete snadno vykazovat práci a všechna data a soubory najdete na jednom místě. Možná to zvládnete sami, ale v případě zájmu vám může naše Podpora Lamael rychle pomoci nasadit tento produkt, abyste ho ihned mohli používat. 

The post Jak na efektivní online komunikaci? appeared first on Lamael.