Díky možnostem virtuální komunikace se otevírá cesta ke zlepšení pracovních procesů využitím dovedností a znalostí osob, s nimiž bychom se bez moderních technologií nejspíše nikdy nesetkali. Teď se podíváme na užitečné způsoby, jak na efektivní řízení týmu na dálku.

1) Budování silného virtuálního týmu

Aby vzdálená spolupráce fungovala, musíte mít kolem sebe tým skvělých lidí. Zpočátku to možná nějaký ten čas zabere, než se vám povede vybrat ty správné lidi, kterým nedělá sebemenší problém pracovat samostatně, jsou spolehliví a mají vynikající komunikační dovednosti. Ale jakmile se vám to jednou povede, máte vyhráno.

Dynamika virtuálního týmu musí být postavená na otevřené a agilní komunikaci, aby se jednotliví členové mohli rychle přizpůsobit jakýmkoli změnám. V neposlední řadě je taky důležité vytvořit prostředí, kde si každý váží a podporuje práci druhého, což ještě více utužuje týmového ducha a vede k lepším výkonům.

Tým, který spolu dobře vychází, dokáže hory přenášet. Dělejte tedy vše pro soudržnost virtuálního týmu a máte skoro vyhráno. Čas od času byste se měli sejít i fyzicky, teambuildingové aktivity totiž utužují soudržnost týmu a jsou pohlazením pro celkovou morálku.

Tip: Přečtěte si náš zevrubný článek Řízení lidí na dálku krok za krokem.

2) Integrace nástrojů pro virtuální spolupráci

Využívání správných nástrojů pro virtuální spolupráci je velmi důležité. Měli byste zvolit takové řešení, které sjednocuje komunikaci, umožňuje sdílení dokumentů a správu projektů do jediné platformy. Tím zajistíte, že všechny informace budou snadno dostupné a týmová spolupráce půjde jako po másle. Když bude navíc týmová spolupráce centralizovaná, udržíte si lepší přehled o pokroku projektů a komunikace bude rychlejší a bez zbytečných obezliček.

Rozhodně se neomezujte pouze na základní nástroje, jako je e-mail nebo videohovory; porozhlédněte se po aplikacích, které podporují agilní vývoj, integraci s dalšími aplikacemi a automatizaci procesů. Může se jednat například o chatovací platformu Slack, Zoom pro videohovory, MS Teams (ten slučuje chat, sdílení souborů i videohovory) nebo třeba projektový nástroj Lamael a další.

Tip: Seznamte se s 5 nástroji, které vám usnadní online komunikaci v týmu.

3) Systematická kontrola progresu projektů

Aby vzdálené řízení projektů fungovalo, je důležité mít jasné cíle, úkoly a lhůty. Používejte nástroje, které umožňují sledovat pokrok a zajišťují, že každý člen týmu ví, co je jeho úkolem a jak přispívá k celkovému pokroku.

Nezapomínejte na pravidelná virtuální setkání, která slouží nejen ke kontrole progresu projektů, ale také k řešení jakýchkoli problémů či otázek, které můžou vyvstat. Při výběru nástrojů pro monitoring pokroku dávejte přednost takovým, které podporují kolaboraci v reálném čase a umožňují integraci s dalšími používanými aplikacemi, což usnadní sdílení informací a zvýší efektivitu vaší práce.

Důležité je také nastavit systém upozornění a připomínek, aby se zabránilo přehlédnutí důležitých termínů nebo úkolů. Díky tomu zůstanete na stejné vlně a zabezpečíte, že se váš projekt bude hladce vyvíjet bez ohledu na to, kde se zrovna nacházíte.

4) Integrace generativní AI do práce a procesů

Integrace technologií generativní AI do podnikových procesů představuje zásadní změnu, která nabízí podnikům nové možnosti, jak zvýšit kreativitu, produktivitu a efektivitu. Svou schopností tvořit zcela nový obsah – texty, obrázky, audio či syntetická data – otevírá generativní AI dveře inovacím a optimalizaci operací napříč různými odvětvími.

Firmy s nástupem umělé inteligence v oblasti řízení projektů v současnosti dosahují vyšší návratnosti investic (ROI) a čím dál lepší produktivity. V průzkumu provedeném v roce 2023 společností Capterra uvedlo více než 90 % respondentů, že při používání AI dosáhli pozitivní návratnosti investic (ROI).

Už jste vyzkoušeli projektový nástroj Lamael?

Lamael není jen dalším krabicovým řešením. Nabízí personalizované funkce a možnost vývoje na míru, abyste získali přesně to, co vaše firma potřebuje pro efektivní řízení – od projektového managementu přes fakturaci až po správu vztahů s klienty, vše je integrované do jediné platformy. Tím se eliminuje potřeba přepínání mezi různými aplikacemi a zvyšuje se vaše produktivita.

Kromě toho, že Lamael usnadňuje delegování úkolů a automatizuje procesy, šetří až 50 % času díky chytrým funkcím, které hlídají práci v týmu a kontrolují návaznost úkolů. Chcete se o Lamaelu dozvědět více? Neváhejte nás kontaktovat, rádi vám se vším poradíme.

The post Vzdálená spolupráce: 4 způsoby, jak efektivně řídit tým na dálku appeared first on Lamael.

Co je to waterfall?

Waterfall neboli vodopádový model je metodika správy projektů, která popisuje sekvenční průběh vývoje rozdělený do specifických etap. V tomto modelu se každá etapa řeší jako oddělený úkol, přičemž další etapa začíná teprve po dokončení té předchozí. Tento postup vede k lineárnímu postupu od začátku projektu (jako je analýza potřeb) až po jeho závěrečnou fázi (například nasazení). Základní etapy, které jsou charakteristické pro vodopádový model, obvykle zahrnují:

• analýzu potřeb,
• konceptuální návrh,
• podrobný vývoj,
• ověřování kvality prostřednictvím testování,
• přípravu pilotního nasazení
• a samotné spuštění do provozu.

Tento přístup se doporučuje pro projekty s jasně specifikovaným rozsahem, kde jsou od začátku známé všechny požadavky a očekávání, a kde je prioritou dodržení stanoveného harmonogramu a rozpočtu. Projekty, jako je výstavba budov nebo organizace velkých akcí, jsou typickými příklady, kde se vodopádový model osvědčil.

Tip: Prostudujte si Projektový management od A do Z: Praktické tipy, efektivní nástroje i pasti, na které si dát pozor.

Co je to agile?

Agilní metodika je strategie řízení projektů, která prioritizuje pružnost a schopnost adaptace během procesu vytváření produktů nebo služeb. V kontrastu s klasickou metodou, jako je waterfall, která se spoléhá na pevně stanovený harmonogram, pracují agilní metody s iterativními cykly. Ty jsou známé jako sprinty, kde se krok za krokem vyvíjí a ověřuje prototyp produktu (sprinty obvykle trvají 7–14 dní a účastní se jich týmy o 5–9 lidech).

V rámci tohoto přístupu má vývojový tým větší autonomii a odpovědnost, zatímco zákazník musí být během vývoje produktu neustále zapojený. Jeho vliv na finální podobu produktu je zajištěný strategií kontinuálního dodávání, která vyžaduje, aby zákazník poskytoval pravidelnou zpětnou vazbu po každém sprintu. Tato metodika umožňuje rychlé a efektivní zapracování změn a připomínek zákazníka do vývojového procesu, čímž se zvyšuje relevance a kvalita finálního produktu.

Agilní metoda povzbuzuje k pravidelnému a častému vydávání funkčních výsledků, což umožňuje zákazníkům sledovat pokrok týmu během celého vývojového procesu. Tento přístup je aplikovatelný napříč různými sektory.

Tip: Valí se na vás úkoly ze všech stran a vy nevíte, kam dřív skočit? Dejte šanci metodě Kanban, která vám uvolní ruce.

Waterfall, nebo agile?

Rozhodování mezi agilní metodou a vodopádovým modelem závisí především na specifikách vašeho projektu, včetně klíčového aspektu, kterým je ochota a schopnost zákazníka aktivně se zapojit do vývojového procesu. Zatímco agilní metodika nabízí flexibilitu a umožňuje rychle reagovat na změny díky pravidelné zpětné vazbě od zákazníka, vodopádový model poskytuje pevnější strukturu s předem definovanými fázemi a méně závisí na běžném zákaznickém zapojení. Zde jsou některé aspekty, které byste měli zvážit při vašem výběru.

1) Požadavky projektu

Zásadním krokem při výběru metodiky je zhodnocení specifikací vašeho projektu. Je důležité zvážit, zda se očekávají změny v jeho požadavcích.

• Agilní metoda je obzvláště vhodná pro projekty, kde jsou specifikace flexibilní a můžou se v průběhu měnit, protože podporuje adaptabilitu a iterativní vývoj.
• Naproti tomu vodopádový model je efektivnější pro projekty s pevně stanoveným rozsahem a stabilními požadavky, jelikož jeho sekvenční přístup umožňuje detailní plánování a postupné dokončení projektu bez potřeby častých změn. Tento model přináší větší předvídatelnost a může být vhodnější tam, kde jsou požadavky jasné od začátku, a neočekává se, že se budou výrazně měnit.

2) Týmová dynamika

Přemýšlejte také o dynamice vašeho týmu. Pro menší týmy, které dávají přednost spolupráci, otevřené komunikaci a pružnosti, se může lépe hodit agilní metoda. V případě, že váš tým sestává z vývojářů, kteří preferují více strukturovaný, fázový přístup, může být tou správnou volbou vodopádový model.

3) Cíle organizace

Uvažujte o cílech vaší organizace v širším kontextu. Snažíte se o rychlejší nasazení na trh a potřebujete flexibilitu? Nebo dáváte přednost důkladné dokumentaci a kontrole kvality? Agilní metodika může lépe odpovídat těm, kteří hledají rychlost a adaptabilitu, zatímco vodopádový model se může více hodit organizacím, které preferují pevně dané postupy a formální dokumentaci.

Volba mezi agilním a vodopádovým přístupem nakonec tedy závisí na mnoha faktorech specifických pro vaši situaci a potřeby projektu. S hlubokým porozuměním rozdílům mezi těmito metodami a jejich přínosům jste však vybavení k tomu, abyste udělali informované rozhodnutí.

Vyzkoušejte projektový nástroj Lamael

Bez ohledu na to, jestli vaše projekty vyžadují pevně stanovené postupy vodopádového modelu nebo flexibilitu a adaptabilitu agilních metod, Lamael nabízí nástroje a funkce, které podporují efektivní řízení a koordinaci týmu.

Lamael představuje komplexní řešení, které spojuje funkce projektového řízení, CRM, časové osy, Ganttova diagramu, správy souborů, a dokonce i fakturace, což vám umožňuje mít celou firemní agendu pohromadě na jednom místě. To vede k větší efektivitě a úspoře času, jelikož není potřeba přepínat mezi různými aplikacemi. V případě zájmu nás můžete kontaktovat, rádi vám se vším poradíme.

The post Souboj dvou metodik: Je lepší waterfall, nebo agile? appeared first on Lamael.

Ovládněte umění projektového managementu

Projektové nástroje jsou zásadní pro správné vedení a koordinaci týmů a projektů. Jejich základním využitím je projektové plánování, alokace zdrojů, řízení času a sledování výkonnosti, což je zásadní pro získání konkurenční výhody. Důležité aspekty projektových nástrojů zahrnují:

• Přehledné rozhraní pro snadnou orientaci.
• Flexibilní plánovací možnosti.
• Integraci s dalšími aplikacemi a platformami.
• Funkce pro sledování a reportování.
• Podporu týmové spolupráce a sdílení informací.

Organizujte, delegujte, spravujte: Používejte projektové nástroje jako profíci

Projektové nástroje se dají kategorizovat podle jejich primárních funkcí do několika hlavních skupin:

• Plánovací nástroje (Trello, Asana): Tyto nástroje jsou klíčové pro organizaci úkolů a aktivit. Umožňují delegovat a přiřazovat práci týmovým členům na jednom místě s využitím projektových úkolů, podúkolů, šablon, pracovních postupů, kalendářů a složek. Některé z nich nabízejí automatické plánování a zobrazení životního cyklu projektu, což usnadňuje práci projektového manažera​​.
• Kolaborativní nástroje (MS Teams, Slack): Hlavním účelem těchto nástrojů je interní komunikace a zjednodušení spolupráce v týmu. Umožňují sdílet informace, diskutovat o úkolech a udržovat spojení mezi členy týmu, ať už jsou v kanceláři nebo pracují na dálku. Zatímco tyto platformy samy o sobě neobsahují rozsáhlé funkce pro správu projektů, jejich síla spočívá ve schopnosti integrovat se s širokým spektrem projektových nástrojů. O tom, jak na efektivní online komunikaci jsme psali v jednom z našich blogových článků.
• Nástroje pro správu dokumentů (Google Drive, Share Point): Tyto nástroje jsou užitečné při práci na různých projektech, kde mohou vzniknout chyby. Nabízejí funkce jako úpravy souborů, verzování a ukládání, které mohou pomoci předcházet takovým chybám​​.
• Sledovací a reportingové nástroje (Jira, Monday): Obvykle zahrnují funkce pro sledování výkonnosti a pokroku projektů, generování reportů a analýz.

Jaké faktory je třeba vzít při výběru nástroje v úvahu?

Vybrat ten správný projektový nástroj může být jako hledat jehlu v kupce sena. Ale žádné obavy, máme pro vás několik tipů, na co se při výběru ideálního pomocníka pro vaše projekty zaměřit.

• Cena: Při výběru musíte chtě nechtě zohlednit váš rozpočet a potřeby. Různí poskytovatelé cílí na různě velké firmy a nabízí rozdílné funkce a cenové hladiny. Měli byste hledat takový nástroj, který poskytuje nejlepší poměr ceny a výkonu pro vaše specifické potřeby.
• Funkce spolupráce: Efektivní spolupráce a komunikace v rámci týmu a mezi týmy je klíčová. Nástroj by měl nabízet funkce jako chat nebo sdílení souborů a informací v reálném čase, aby podpořil týmovou spolupráci.
• Mobilní dostupnost: V dnešní době je důležité, aby byl nástroj kompatibilní s mobilními zařízeními a umožňoval efektivní práci i mimo tradiční počítačové pracovní prostředí. Vyhledávejte aplikace, které jsou optimalizované pro menší zařízení a umožňují i offline práci.
• Uživatelskou přívětivost: Jednoduché a intuitivní uživatelské rozhraní usnadní zaměstnancům využívání všech funkcí aplikace. Rozhraní by mělo být strukturované tak, aby bylo snadné ho pochopit a používat.
• Funkce vytváření přehledů a analýz: Nástroj by měl umožňovat generování přehledných grafů a analýz pro sledování pokroku a klíčových ukazatelů výkonu projektů.
• Integrační schopnosti: Je důležité, aby se nástroj dal snadno integrovat s dalšími nástroji a aplikacemi, které ve vaší firmě používáte, jako jsou ERP systémy, nástroje pro správu dokumentů, fakturační systémy apod.
• Možnosti přizpůsobení: Každý projekt je unikátní a vyžaduje specifické funkce. Vyhledávejte software, který nabízí možnosti přizpůsobení a konfigurace, aby vyhovoval různým potřebám projektů a týmů.

Příkladem efektivity projektových nástrojů je případová studie společnosti TK Servis Technology, která implementovala nástroj Lamael. Tento nástroj jí umožnil snížit čas strávený administrativou z 4–10 hodin týdně na pouhou hodinu a zároveň ušetřil desítky tisíc korun měsíčně na správě faktur a dokladů. Lamael výrazně zvýšil efektivitu a přehlednost v řízení rozsáhlých projektů, což přispělo k výraznému zlepšení celkového fungování firmy.

Tip: Víte, proč pro svůj byznys potřebujete aplikaci pro řízení projektů i týmů?

Zbavte se chaosu v projektech

Jak už jsme naznačili, výběr správného nástroje pro řízení projektů může být docela zapeklitý úkol. Pro zjednodušení pro vás máme jednoduchá vodítka, která vám pomůžou. Stačí, když budete při výběru ideálního softwaru pro řízení projektů postupovat podle následujícího návodu:

• Určete potřeby vaší firmy: Nejprve identifikujte klíčové požadavky vaší firmy na nástroj projektového řízení. Zvažte velikost vašeho týmu, počet a typ projektů, které budete spravovat, a specifické funkce, které potřebujete. Tento krok je základem pro výběr vhodného řešení.
• Sestavte seznam požadavků: Vytvořte seznam funkcí, které považujete za nezbytné a žádoucí. To vám pomůže zúžit možnosti a vybrat nástroj, který nejlépe odpovídá vašim potřebám.
• Stanovte rozpočet: Nastavte si rozpočet a cenový limit.
• Vyhodnoťte dostupná řešení: Porovnejte různé softwary podle kritérií, která jste si stanovili. Zohledněte faktory, jako jsou cena, uživatelská přívětivost, flexibilita, spolehlivost a integrace s dalšími aplikacemi a nástroji, které již ve vaší firmě používáte.
• Využijte bezplatné zkušební verze: Většina poskytovatelů nabízí možnost vyzkoušet si řešení zdarma po omezenou dobu. Tuto příležitost využijte k testování v praxi a ověření, zda nástroj splňuje vaše požadavky.
• Berte v potaz zpětnou vazbu: Přečtěte si recenze a hodnocení uživatelů z nezávislých zdrojů a diskuzních fór.
• Vyberte nástroj pro řízení projektů, který odpovídá specifickým potřebám vaší firmy a finančním možnostem.

Tip: Mohl by vás zajímat článek Skill set projektového manažera aneb bez čeho se jako projekťák prostě neobejdete.

Malé porovnání projektových nástrojů

Projektové řízení může být docela zábavné – když máte ten správný nástroj. A proto jsme pro vás vybrali několik známých hráčů v oblasti nástrojů pro správu projektů, které jsou dostupné na českém trhu. Každý z nich má své výhody a nevýhody, takže si můžete vybrat ten, který nejlépe vyhovuje potřebám vaší firmy nebo týmu.

1) Asana

Asana je software pro správu projektů založený na cloudových technologiích, který se soustředí na efektivní správu úkolů a podporu týmové spolupráce. Hlavním přínosem používání Asany je schopnost rozdělit cíle týmu na přehledné projekty a úkoly, a zároveň udržovat aktuální přehled o postupu v dosahování těchto cílů.

Výhody Asany:

• Rozšířená funkčnost: Asana je plná funkcí, což umožňuje uživatelům spravovat různé aspekty projektů a úkolů efektivně (např. vytváření a správa časových os, automatizace rutinních úkolů, sdílení souborů a dokumentů, kanbabové tabule apod.).
• Rozsáhlý seznam integrací: Umožňuje snadné propojení s dalšími nástroji a aplikacemi, což rozšiřuje možnosti správy projektů. Jedná se například o Slack, Google Drive, Google kalendář, automatizační nástroj jako Zapier apod.
• Podpora Agile a Scrum: Asana podporuje agilní metodiky, což je pro mnoho týmů klíčové.
• Organizované a intuitivní uživatelské rozhraní: Uživatelé ocení přehlednost a snadnou orientaci v softwaru.

Nevýhody Asany:

• Pokročilé bezpečnostní nástroje jsou k dispozici pouze v Enterprise plánu: Firmy, které hledají vyšší úroveň zabezpečení, můžou být v případě, že nejsou ochotné investovat prostředky do nejdražšího plánu, více ohrožené.
• Mobilní aplikace potřebuje vylepšení: Uživatelé mobilní aplikace mohou narazit na omezení nebo nepříjemnosti, jako jsou dlouhé doby načítání, obtížné použití některých funkcí nebo problémy s výkonem a stabilitou, a to zejména při práci s rozsáhlými projekty.
• Omezené sledování času v nižších plánech: Přestože Asana nabízí funkce sledování času, jsou dostupné pouze ve vyšších úrovních plánů, jako jsou Business a Enterprise. Uživatelé s plány Basic a Premium tedy nemají přístup k těmto pokročilým funkcím sledování času, které jsou dostupné pouze v plánech Business a Enterprise. Toto omezení může být problémem pro týmy, které vyžadují detailní sledování a reportování času stráveného na projektech.

Pro koho je Asana vhodná?

Asana je vhodná pro týmy, které hledají komplexní řešení správy projektů s širokým spektrem funkcí a integrací. Nabízí komplexní řešení správy projektů s bohatým spektrem funkcí a integrací, což je výhodné pro týmy hledající rozšířené možnosti správy. Její flexibilita a snadná použitelnost ji činí vhodnou i pro menší projekty, které vyžadují efektivní a přehledné řízení.

Tip: Zjistěte, jak zadávat úkoly, aby je váš tým pochopil.

2) Trello

Trello se řadí mezi oblíbené aplikace, které zjednodušují správu a plánování osobních i týmových projektů. Je široce využitelné v různých oblastech a pro jeho používání je potřeba pouze internetové připojení. Jako cloudová služba je Trello vhodné pro řízení projektů ve stylu kanban. Skvělé je, že je jeho základní verze zdarma. Pokud byste chtěli využívat pokročilé funkce Trella v rámci vašeho projektového systému, budete muset uhradit roční poplatek.

Výhody Trella:

• Snadné použití: Trello je známé svým jednoduchým a intuitivním uživatelským rozhraním, což usnadňuje učení a přizpůsobení se novým uživatelům.
• Uživatelsky přívětivá mobilní aplikace: Nabízí výkonnou mobilní aplikaci, která umožňuje snadnou správu projektů na cestách.
• Rozšířená funkčnost v bezplatném plánu: Ve srovnání s konkurenty nabízí Trello v bezplatné verzi více funkcí, což je atraktivní pro uživatele s omezeným rozpočtem.
• Rozsáhlé možnosti automatizace: Trello umožňuje automatizaci různých úkolů a procesů, což zvyšuje efektivitu práce. Například můžete nastavit pravidlo, které automaticky přesune kartu do seznamu Hotovo a odstraní vás z ní, když dokončíte úkol. Dalším užitečným postupem je vytvoření tlačítka, které při jeho stisknutí automaticky řadí karty podle nastaveného termínu. Tato automatizace ušetří čas a pomáhá udržovat na tabuli pořádek.

Nevýhody Trella:

• Omezené nástroje pro reportování: Trello má omezené možnosti pro vytváření reportů a analýz, což může být nevýhodou pro komplexní projektové řízení.
• Není vhodné pro složité projekty: Pro velké projekty může být Trello méně vhodné kvůli omezeným možnostem správy a organizace (omezená zobrazení, nedostatek pokročilých funkcí jako sledování času a výzev při správě velkých projektů apod.).
• Přílišná závislost na kanbanových tabulích: Trello ve velké míře využívá kanbanové tabule, což může být limitující pro ty, kteří preferují jiné metody nebo potřebují více flexibilní přístupy k řízení projektů.

Pro koho je Trello vhodné?

Trello je vhodný nástroj především pro menší týmy, které hledají jednoduchý, vizuálně orientovaný nástroj pro řízení projektů ve stylu kanbanových tabulí. Je ideální pro týmy, které preferují přehledné a intuitivní řízení svých projektů bez potřeby složitějších funkcí.

3) Freelo

Freelo je další nástroj projektového managementu, který usnadňuje práci tím, že umožňuje vytváření pracovních projektů a jejich dělení na úkoly a podúkoly. O tom, jak na ně, jsme se více rozepsali v našem článku, kde se dozvíte, jak zadávat úkoly, aby je váš tým pochopil.

Freelo je zvláště užitečné pro malé týmy. To zajišťuje, že každý člen týmu ví, co má dělat na konkrétním projektu. Freelo také poskytuje detailní přehled o tom, v jaké fázi projekty a úkoly jsou ​​.

Výhody Freela:

• Jednoduchost a intuitivní používání: Freelo nabízí snadné a intuitivní rozhraní, což usnadňuje ovládání a zkracuje dobu zaučení pro nové uživatele​​​​.
• Nadstandardní zákaznické vzdělávání: K dispozici je zákaznická výuka prostřednictvím webinářů, návodů a přímé komunikace, kterou uživatelé oceňují​​.
• Jazyková dostupnost: Aplikace a návody jsou dostupné v češtině a v několika dalších světových jazycích, což je vhodné pro vícejazyčné týmy​​.
• Různé zobrazení úkolů: Freelo umožňuje různá zobrazení úkolů, jako je řádkové, tabulkové, kanban a kalendář, což usnadňuje organizaci a přehled​​. Každý uživatel si tedy přijde na své.
• Nahrávání hlasových zpráv a obrazovky: Tato funkce zjednodušuje komunikaci a sdílení informací v týmu​​.
• Hodinová sazba a fakturace: Funkce Timetracking umožňuje snadné sledování a automatickou fakturaci času stráveného na úkolu​​.
• Vhodné pro různé typy týmů: Freelo je ideální pro malé i střední týmy v různých odvětvích, včetně agentur, e-shopů a obecních samospráv​​.
• Mobilní aplikace: Mobilní aplikace Freelo poskytuje všechny funkce desktopové verze a některé další, jako je focení přímo do komentářů, což je užitečné při práci v terénu​​.

Tip: Poznejte 5 výhod automatické fakturace.

Nevýhody Freela:

• Omezený počet uživatelů v bezplatné verzi: Ve verzi zdarma je možné přidat pouze 3 uživatele​​.
• Mobilní aplikace nefunguje offline: Mobilní aplikace Freelo má některá omezení, jako je nemožnost fungovat offline​​.
• Omezenější možnosti propojení ve srovnání s konkurencí: Ačkoliv Freelo umožňuje integraci s několika aplikacemi, některé konkurenční nástroje nabízejí širší spektrum možností propojení. Dle informací na stránkách nástroje patří mezi jeho integrace například export termínů do Google Kalendáře, Outlooku, Mac a Windows Kalendáře apod. Avšak ve srovnání s některými konkurenčními nástroji může být jeho nabídka propojení vnímána jako méně rozsáhlá.

Pro koho je Freelo vhodné?

Freelo je vhodné především pro správu projektů a úkolů a je ideální pro malé i velké firmy, včetně startupů a korporací. Podle zkušeností se nejlépe hodí pro majitele reklamních agentur a konzultantských firem, které často pracují na projektech pro své klienty. Díky funkcím, jako je měření času apod., poskytuje přehled o odpracovaném čase a usnadňuje fakturaci. Nicméně je považované za univerzální nástroj, který najde využití v různých oblastech, kde probíhá týmová spolupráce.

4) Jira

Jira je nástroj pro projektové řízení, který je navržený pro efektivní správu a podporu agilního vývoje. Umožňuje monitorování průběhu projektů, spravování úkolů a kontrolu. Nabízí řadu rozšíření a možností integrace s jinými aplikacemi. Jira se často využívá v oblasti správy softwarových projektů a poskytuje pokročilé funkce pro agilní metodiky.

Dalšími klíčovými vlastnostmi jsou sledování chyb, správa oprav, testování a propojení s dalšími vývojovými nástroji. Atlassian spolupracuje s předními technologickými společnostmi, jako jsou Slack Technologies, Microsoft, Google, Zoom a další, takže vaše týmy mohou efektivně pracovat s nástroji, které již znáte a máte rádi.

Výhody Jiry:

• Důvěryhodnost: Jira je široce uznávaná v oblasti správy softwarových projektů díky své stabilní historii výkonnosti a spolehlivosti.
• Rozsáhlé funkce: Nabízí širokou škálu funkcí jako projektové řízení, Scrum/Kanban nástěnky, automatizace, mobilní aplikace a mnoho dalších​​.
• Uživatelské prostředí: Jira má přívětivé uživatelské rozhraní, což usnadňuje orientaci v nástroji​​.
• Jednoduchost používání: Registrace a základní nastavení Jiry jsou intuitivní, i když počáteční orientace může být pro nováčky výzvou​​.
• Cenová dostupnost: Jira nabízí více cenových tarifů včetně bezplatné verze, což ji činí dostupnou pro různě velké týmy a organizace.
• Možnosti propojení: Umožňuje integraci s mnoha aplikacemi třetích stran včetně Google služeb, Slacku a Zapieru​​.

Nevýhody Jiry:

• Složité pro začátečníky: Kvůli odborné terminologii a některým návodům v angličtině může být Jira na začátku složitější na pochopení pro nováčky​​.
• Omezená podpora pro bezplatnou verzi: Uživatelé bezplatné verze nemají přístup k přímé podpoře a musí spoléhat na komunitní fóra a online materiály​​.
• Nepřímé použití šablon: Šablony dostupné přes Confluence nejsou integrované přímo v Jira aplikaci, což zdržuje a není to pro uživatele pohodlné​​.
• Omezené funkce v bezplatné verzi: Bezplatná verze Jira má omezení na počet členů týmu a úložiště, což může být pro některé týmy omezující.

Pro koho je aplikace Jira vhodná?

Jira je nejvíce vhodná pro týmy softwarových vývojářů a IT profesionálů, protože obsahuje širokou škálu nástrojů pro správu projektů a úkolů souvisejících s vývojem softwaru. Jira ale může být užitečná i pro jiné týmy, které potřebují efektivně spravovat a sledovat úkoly​.

Lamael: Univerzální řešení pro moderní projekty

V závěru našeho srovnání projektových nástrojů je na místě zdůraznit, že každý z nich má své jedinečné vlastnosti a přínosy. Ačkoliv Asana, Trello, Freelo a Jira představují významné možnosti na trhu projektových nástrojů, je zde další hráč, který stojí za zmínku – Lamael. Jedná se o inovativní projektový nástroj, který přináší svěží pohled na řízení projektů a funguje jako cloudový systém. Je to komplexní řešení navržené tak, aby splnilo potřeby různorodých týmů a projektů, což z něj činí ideální volbu pro ty, kteří hledají flexibilitu a efektivitu. Například firma Virtual Lab získala díky Lamaelu přehled nad obchody i projekty.

Klíčové vlastnosti Lamaelu zahrnují:

• Uživatelskou přívětivost: Lamael nabízí intuitivní a přehledné rozhraní, které usnadňuje orientaci a zvyšuje produktivitu.
• Flexibilitu a přizpůsobení: Vyznačuje se schopností přizpůsobit se potřebám různých typů projektů na míru, což z něj činí univerzální nástroj pro firmy různých velikostí a odvětví.
• Výkonné reportovací nástroje: Lamael poskytuje pokročilé funkce pro sledování výkonnosti projektů a generování užitečných reportů. Funkce Reporty transformuje způsob, jakým vidíte a analyzujete data ve vaší firmě. S tímto modulem, o který je možné Lamael rozšířit, získáte nejen číselné, ale i grafické pohledy na vaše fakturace, zakázky, vykázanou práci a cashflow.
• Efektivní týmovou spolupráci: Umožňuje snadnou komunikaci a sdílení informací mezi týmovými členy prostřednictvím vestavěného chatu. Lze vytvořit skupinové chaty nebo komunikovat přímo u konkrétního projektu či úkolu, což zvyšuje efektivitu práce. Navíc je možné systém propojit s e-mailem, což umožňuje centralizaci všech komunikačních kanálů a informací na jednom místě.
• Dostupnost a cenovou přívětivost: Nabízí konkurenceschopné cenové plány, které jsou dostupné pro různé velikosti týmů a rozpočtů.

Tip: Přečtěte si případovou studii o tom, co na Lamael říká vedení společnosti Pharmafit.

Výběr správného nástroje pro správu projektů je nezbytný pro úspěch vašich byznysových plánů. Lamael přináší jedinečnou kombinaci funkčnosti, flexibility a uživatelské přívětivosti, což z něj dělá vhodnou volbu pro každého, kdo hledá komplexní a efektivní řešení pro správu projektů. Doporučujeme vám prozkoumat možnosti, které Lamael nabízí, a zvážit, zda by mohl být ideálním řešením pro vaše specifické potřeby a cíle. V případě zájmu nás kontaktujte a rádi s vámi vybereme vhodné řešení na míru.

The post Komplexní srovnání 5 projektových nástrojů: Najděte ten pravý pro řízení vašich projektů appeared first on Lamael.

Proč byste měl jako majitel firmy pracovat méně? 

V začátcích dělá každý podnikatel všechno. Odpovídá na e-maily, shání nové zákazníky, domlouvá obchodní spolupráce a možná i v kanceláři na konci dne naplní myčku – zkrátka zastává více pracovních pozic. Jakmile ale začnete zvyšovat svůj zisk, měli byste usilovat o to, abyste pro firmu pracovali čím dál tím méně.  

Zaměřte se především na strategické aspekty – tzn. sledujte, zda je firma v souladu s dlouhodobou vizí a hodnotami a blíží se k vytyčeným cílům. Denní chleba by pro vás mělo být delegování práce, vzdělávání a vymýšlení nejrůznějších vylepšení, aby byla vaše firma co nejvíce soběstačná. Jen tak si totiž zajistíte trvalý růst a prosperitu firmy. 

Řízení firmy nemusí být taková dřina 

Na základě předchozího odstavce už vám asi došlo, že řízení firmy ve finále vůbec nemusí být taková dřina, jak si možná myslíte. Mnoho podnikatelů si zbytečně přidělává práci a jen těžko se vzdává svých každodenních rutinních povinností, které by za ně zvládl udělat kdokoliv jiný. Hlavní náplní managementu firmy – potažmo i samotného majitele, by měla být: 

• tvorba firemní strategie, 
• plánování dlouhodobých i krátkodobých cílů, 
• vyhodnocování a měření klíčových ukazatelů, 
• zadávání a rozdělování práce, 
• kontrola plnění úkolů, 
• motivace a vzdělávání zaměstnanců. 

Všechny tyto kroky určitě nezastanete sami, pokud jste ale přirozeně dobrý vůdce a nastavíte si funkční procesy, efektivita celé vaší firmy jenom poroste. Nemusíte totiž tvrdě dřít, abyste něco dokázali – stačí pracovat chytře. Pak zvládnete bez problémů skloubit svůj pracovní i osobní život. 

Tip: Mohlo by vás zajímat 5 tipů, jak vyřídit všechnu práci a najít čas i na odpočinek. 

Evoluce řízení firmy aneb vyberte si ten nejideálnější způsob pro vás 

Každý podnikatel staví svou firmu na odlišných hodnotách, ze kterých se přirozeně vyklube i způsob řízení lidí uvnitř organizace. Belgický kouč firemních team leadrů Frederic Laloux ve své knize Budoucnost organizací popisuje evoluci lidského uspořádání, z čehož vychází i způsob řízení ve firmách. Vysvětluje pět vývojových stupňů: 

1. Červená – do této kategorie zařazuje například gangy, nebo v minulosti různé kmeny a tlupy, kde celé uskupení řídí ten nejsilnější a respekt si získává násilím. Šlo o jeden z prvních způsobů řízení, ve kterém se objevovalo i určité rozdělení rolí. 

2. Žlutá – se vznikem civilizací začaly vznikat i formální systémy, jako je dnes například škola, úřady či církev. Způsob řízení se tedy změnil do hierarchické pyramidy neboli řízení shora dolů. Cílem je držet se pevného řádu a procesů – respektive vzorců, které se dlouhodobě opakují. 

3. Oranžová – tento typ uspořádání a řízení se objevuje u velké části dnešních korporací. Cílem je růst a mít zisk – organizace je tedy velmi silně orientovaná na výkon, který měří pomocí KPI neboli klíčových ukazatelů výkonnosti. Ty dává i svým zaměstnancům a motivuje je především vyšší finanční odměnou. Vládne zde efektivita a kontrola, procesy jsou pevně dané a každý je musí dodržovat. Změny se v tak stabilních společnostech provádějí velmi těžko. 

4. Zelená – jedná se v podstatě o podobné uspořádání organizace s tím rozdílem, že se klade velký důraz na firemní kulturu – a tedy i zaměstnance, kteří ji v podstatě tvoří. Od výkonu se pozornost přesouvá na vztahy, které jsou o něco důležitější než zisk. Zároveň zde začínají vznikat i menší skupiny, na které je přenesená zodpovědnost, a to s cílem umět se rychleji přizpůsobovat. Klíčem k úspěšné společnosti jsou v tomto případě spokojení zaměstnanci. 

5. Tyrkysová – zatím nejpokročilejší z hlediska způsobu řízení a uspořádání firmy jsou tzv. tyrkysové organizace. Ty fungují na principu sebeřízení – místo klasického hierarchického uspořádání vzniká síť malých skupin, v nichž si každý řídí svou práci sám. Nikdo zde nevelí, naopak je cílem tvořit prostor pro vznik těchto sebeorganizačních týmů a definovat společnou vizi. Klade se zde velký důraz na seberealizaci a firma se sama přirozeně adaptuje na jakoukoliv změnu – funguje v podstatě jako takový živoucí organismus.  

Jediné řízení, které se v takových organizacích praktikuje, je agilní řízení firmy. To nabízí netradiční pohled na procesy a způsob spolupráce – více jsme ho rozebrali v článku: Co je agilní řízení projektů a jak na něj? 

Jak na firemní procesy, aby vám ušetřily čas i starosti? 

Procesy hrají ve firmě klíčovou roli a mohou managementu firmy i samotnému majiteli usnadnit život. Když je totiž nastavíte správně, zajistí vám jasný přehled, strukturu, efektivitu i konzistenci ve všech aspektech chodu firmy. Aby vám ale skutečně ušetřily čas a potažmo i snížily stres, je třeba je implementovat a pravidelně aktualizovat. Jak ale začít? Pojďme to vzít pěkně od podlahy a zaměřit se na to nejdůležitější. 

1. Strategie 

Firemní strategie je základní pilíř, na kterém stojí celá firma. V rámci strategie je důležité definovat dlouhodobou vizi a také konkrétní cíle. Bez cíle totiž nevíte, kam směřujete. Popište je tedy do nejmenších detailů – musí být zkrátka SMART, abyste jich vůbec mohli dosáhnout. Definujte je konkrétně a dlouhodobě, ale také si určete, co se musí stát, abyste je vůbec naplnili.  

Pokud chcete vytvořit efektivní strategii, kterou snadno zavedete do praxe a její tvorba vám nezabere příliš dlouho – doporučujeme vám OGSM metodiku. Jde o rámec, jehož zkratka vychází ze slov Objectives, Goals, Strategies a Measures a přesně tyto čtyři body vám pomůže definovat.  

Následně by měl být součástí vaší strategie i positioning a znalost cílové skupiny. V těchto dokumentech si určíte například své unikátní prodejní argumenty neboli USP, které vás na trhu odlišují. A taky to, co zákazník nákupem vašich služeb či produktů získá.  

Tip: Přečtěte si, co vše by měla obsahovat perfektní firemní strategie. 

2. Rozdělení rolí a kompetencí 

Máte ve své firmě jasno v tom, co má kdo na starosti? Možná vaši kolegové ví, co je náplní jejich práce, ale jsou také obeznámeni s tím, za co mají zodpovědnost? Ví, na koho se obracet v případě nějakého problému? Jako manažer nebo majitel firmy nemůžete na svých bedrech nést všechny potíže, které zaměstnanci způsobí. Je tedy na čase v tom udělat pořádek a nastavit taková pravidla a procesy, díky kterým zvládne každý pracovník fungovat samostatně.  

• Začněte tím, že vytvoříte soběstačné týmy a zvolíte team leadery – ti budou mít zodpovědnost za výsledky celého týmu a budou koordinovat práci v týmech. Budete mít tedy kompetentní osoby, které zajistí, že tento proces bez problémů probíhá.  
• Pravidelně své zaměstnance vzdělávejte – to je důležitý bod, který vedení firmy stále velmi podceňuje. Zaměstnanci ale tvoří jádro vašeho podnikání, proto by měli být dostatečně vyškolení, aby mohli svou roli plnit správně. V tomto směru je skvělý knowledge management, pomocí kterého můžete vytvořit takovou vlastní síť vzdělávání, díky které nebudete utrácet příliš peněz ani zbytečně mrhat svým časem. 
• Vytvořte firemní knihu procesů, ve které si zaměstnanci sami najdou odpověď na svou otázku. Tak nejen projdete a určíte veškeré procesy, ale zároveň předáte všem pracovníkům zodpovědnost se s nimi obeznámit, dodržovat je a najít si v nich řešení svého problému. 
• Nezapomeňte na kontrolu – alespoň zezačátku se to bez vaší kontroly zkrátka neobejde. Nebuďte ale mikromanager, protože tím si jen přiděláte práci a rozhořčíte i své zaměstnance. Buďte leader – motivujte a dejte svým kolegům dostatek svobody a volnosti, zajímejte se o to, kam chtějí růst a umožňujte jim to. To je totiž ten správný způsob, jak efektivně hodnotit zaměstnance a zvyšovat jejich výkonnost. A jen tak můžete využít jejich plný potenciál. Časem můžete pověřit specifickou osobu, která bude mít na starosti kontrolu a vyhodnocování místo vás. 

Tip: Mohlo by vás zajímat 7 tipů pro efektivní vedení týmu. 

3. Efektivní komunikace 

Komunikace bývá ve firmách často kamenem úrazu. Problém je například v tom, že není zavedený jasný proces, který říká, kde spolu s týmem potažmo i zákazníky budete komunikovat. Následně nastává chaos, protože si něco řeknete osobně, něco jiného zas přes videohovor, napíšete si o tom na Slacku a zbytek dohledáváte v e-mailu nebo v SMS zprávách.  

Kromě chybějící komunikační aplikace ale může chybět i kousek empatie. Komunikace totiž není jen o povídání, ale taky naslouchání. Pokud něco chcete zjistit, zeptejte se na to konkrétní kompetentní osoby a nedělejte unáhlené závěry jen na základě svých domněnek. Z toho totiž vznikají nejen problémy v rámci projektu, ale i v týmu. V psané formě se snažte držet přehlednou strukturu a neodbíhejte od tématu. Buďte struční, ale zároveň sdělte všechny potřebné informace. A hlavně tvořte prostředí, ve kterém se vás nikdo z týmu nebude bát na cokoliv zeptat. Tohle všechno můžete aplikovat do svých procesů jako zásady efektivní komunikace. 

Tip: Efektivní komunikaci jsme podrobněji rozebrali v článku: Usnadněte si komunikaci s týmem, klienty i dodavateli: 5 tipů, jak na efektivní komunikaci. 

4. Technologie a inovace 

Inovace jsou pro dlouhodobý rozvoj vaší firmy klíčové, stejně jako implementace nejrůznějších technologií. V posledních letech je velmi moderní digitalizace a automatizace podniků, což je skvělý způsob, jak dostat svou firmu na vyšší úroveň flexibility. Díky moderním technologiím se totiž můžete kompletně přesunout do online prostředí a mít tak k dispozici jakýkoliv dokument, a to kdykoliv a odkudkoliv. Pracovní nástroje jako je ERP nebo CRM vám navíc umožní mít celou firmu na jednom místě a část svých procesů automatizovat, což vám ušetří nejen spoustu práce a času, ale i peněz. 

Co je to CRM a ERP? Oba tyto informační systémy mohou firmám významně zlepšit řízení a výkonnost. CRM systém (ze zkratky Customer Relationship Management) vám pomůže řídit vztahy se zákazníky. Můžete v něm shromažďovat informace o zákaznících a sledovat celý jejich životní cyklus. Díky tomu zjistíte, jaké mají potřeby a lépe jim tak porozumíte. ERP (ze zkratky Enterprise Resource Planning) naopak slouží k řízení zdrojů a procesů v podniku. Umožní vám spravovat skladové hospodářství, prodej, výrobu, logistiku i marketing a koordinovat veškeré tyto firemní aktivity.  

To ale nejsou zdaleka všechny aplikace, které byste mohli ve své firmě využít za účelem usnadnění práce či ušetření nákladů. Doporučujeme také: 

• Lamael – software pro řízení firmy, ve kterém máte vše na jednom místě. 
• Slack – chatovací aplikace pro rychlou a efektivní komunikaci v týmu. 
• Mailchimp nebo Ecomail – nástroje pro e-mailing, který můžete jednoduše automatizovat. 
• Dropbox – cloudové úložiště, díky kterému můžete mít ke svým dokumentům přístup odkudkoliv. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jaké technologické trendy frčí v roce 2023. 

5. Finanční plán 

Hlídejte si svoje peníze. Cash flow neboli tok firemních peněz je rozhodně věc, kterou byste měli neustále sledovat, analyzovat a vyhodnocovat. Předpokládáme, že to určitě děláte, ale jakým způsobem? Excel vám na to totiž rozhodně stačit nebude. Možná pro úplný začátek je to nejlevnější možná varianta, z dlouhodobého hlediska ale zjistíte, že to bude spíše připomínat věštění z křišťálové koule. Takové řešení se navíc ani nedá nijak automatizovat či propojit s bankovním účtem a pokladnou. 

Pro efektivní práci s cash flow projektu, ale i celé firmy doporučujeme Lamael. V tom můžete jednoduše vytvořit a poslat fakturu, evidovat objednávky a faktury od svých klientů a mít přehled v tom, zda vám všichni zaplatili. Zbavíte se tak přebytečných papírů a proměníte svou kancelář z té papírové na digitální. Dále si můžete nastavit hromadnou fakturaci a zautomatizovat tak posílání pravidelných faktur. Nemluvě o tom, že můžete díky výkazům práce jednoduše fakturovat odvedenou službu svým klientům. Jak vypadá takový finanční plán projektu v praxi si můžete prohlédnout v našem návodu. 

Tip: Podívejte se na návod, jak v Lamaelu nastavit automatickou pravidelnou fakturaci. 

Převeďte všechny procesy do praxe aneb s čím dalším vám Lamael pomůže? 

Aby vám při řízení firmy skutečně zbyl čas i peníze, je potřeba zavést všechny zmíněné procesy do praxe. Chce to tedy poměrně velkou změnu, na kterou musíte být vy i vaši zaměstnanci připravení. S implementací všech procesů vám ale může velmi pomoct právě Lamael. Nejenže zabijete dvě mouchy jednou ranou – se změnou procesů změníte (nebo nově zavedete) pracovní nástroj, ale rovnou i zmíněné procesy zautomatizujete. Vaši zaměstnanci se tak společně s novým nástrojem, který je velmi jednoduchý a intuitivní, sžijí i s novými procesy.  

Kromě správy financí vás Lamael naučí delegovat. To je totiž nezbytný předpoklad pro to, abyste získali více času na strategické kroky, vzdělávání nebo zkrátka pro sebe. Jednoduše v něm založíte projekt a konkrétní úkoly, které přiřadíte komukoliv ze svých pracovníků. Pro výměnu informací je k dispozici společný chat přímo na projektu. Tímto způsobem můžete vy nebo zvolení teamleadři rozdat veškerou práci, kterou je potřeba udělat, a ponechat si jen to, co za vás skutečně nikdo jiný udělat nemůže.  

Abyste si dokázali představit, jak moc vám Lamael může pomoct v praxi, doporučujeme vám, abyste si přečetli příběh majitele třech firem, kterému tento nástroj ušetřil 50 % času. 

The post Jak na management firmy efektivně, aneb řiďte firmu tak, aby vám zbyl čas i peníze appeared first on Lamael.

Projektový management aneb umění řízení 

Projektový management představuje proces řízení, které vede k úspěšné realizaci projektu a dosažení stanovených cílů. Probíhá v určitých fázích a vyžaduje specifické znalosti, dovednosti, nástroje i postupy. Realizuje se v komerčních i soukromých projektech, mnoho oborů má ale svou vlastní metodiku. Příklad soukromého projektu v projektovém managementu může být stavba domu či naplánování svatby.  

Projekt jako takový má určitá specifika, měl by mít  

Jaké fáze má projektové řízení? 

Obecně lze řízení projektu rozdělit do třech fází: 

• Předprojektovou fázi – zde probíhá veškerá příprava. Projektový manažer musí získat nebo určit cíle, znát vizi celého projektu, nastavit rozpočet a způsob vyhodnocování úspěšnosti.  
• Projektovou fázi – jakmile máte zajištěné veškeré poklady a informace, můžete se vrhnout do realizace. V této fázi je důležité řídit a kontrolovat tým, který na projektu pracuje, zajistit perfektní komunikaci mezi všemi členy, kontrolovat plnění rozpočtu a harmonogramu, ale i kvalitu výstupů. Projektová fáze končí v momentě, kdy projekt uskutečníte a předáte. 
• Poprojektovou fázi – zde dochází ke zhodnocení úspěšnosti projektového řízení a určité sebereflexi. Cílem je najít slabá a silná místa vašeho managementu. 

Kdo řídí projekty aneb práce a vlastnosti projektového manažera 

Práce projektového manažera je velmi různorodá – liší se na základě oboru, ve kterém člověk působí. Projektový management ve stavebnictví bude mít totiž úplně jiná pravidla, postupy i výstupy, než třeba oblast informačních technologií nebo marketingu. Jedno ale zůstává stejné, a to organizace a řízení, které se v určité formě objevuje všude. Projektový manažer by tedy měl mít přirozeně následující vlastnosti a předpoklady: 

1. Cit pro organizaci a řízení

To je ta nejdůležitější dovednost, kterou pro projektové řízení potřebujete. Měli byste být mistry v time managementu, protože se jinak ztratíte v záplavě e-mailů a úkolů. Řídit nebudete jen projekty, ale i lidi, proto je potřeba umět efektivně komunikovat, zadávat úkoly a vést tým. 

2. Psychická odolnost

Zkoordinovat všechny lidi, projekty, úkoly a k tomu hlídat termín i rozpočet může být občas skutečně nad vaše síly. Každý projektový manažer se někdy setkal s pocitem, že je toho na něj moc. Je to pochopitelné, protože nesete tíhu zodpovědnosti na svých bedrech. Pokud chcete tuto roli zastávat, budete se muset naučit řešit problémy s nadhledem. Jak překonat projektový stres detailněji rozebíráme níže v článku. 

3. Umět „vařit z vody“ a přizpůsobit se

Ne vždy půjde vše podle plánu. I když projekt dokonale rozplánujete, v jeho průběhu se můžete setkat s několika problémy a zádrhely, které budete muset vyřešit. Bez určité flexibility a kreativních nápadů se tedy neobejdete. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jaký plat má projektový manažer a jak se jím stát. 

Způsoby project managementu 

Existuje několik různých způsobů projektového řízení, které se používají v závislosti na povaze projektu, jeho rozsahu a specifických potřebách. Tyto způsoby řízení se liší ve svých metodologiích, přístupech a nástrojích využívaných k plánování, sledování a vyhodnocování projektů. Každý z nich má své vlastní výhody a omezení, a proto je důležité vybrat pro daný projekt ten nejvhodnější. Pojďme si představit ty nejpoužívanější. 

Světové standardy projektového řízení 

Pokud chcete být v projektovém řízení skutečný profesionál a získat i konkureční výhodu, ověřte své znalosti světovou certifikací. V projektovém managementu jsou nejznámější tyto tři standardy: 

1. International Project Management Association – IPMA®

Projektový management podle IPMA® se řídí svým národním standardem kompetencí projektového řízení nebo-li ICB a říká, jaké znalosti, dovednosti a kompetenci byste jako projektový manažer měli mít. Certifikát platí mezinárodně a hodnotí především schopnost řídit složité projekty.  

2. Project Management Institute – PMI®

Tato certifikace se řídí standardem PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), který se zaměřuje na procesy v project managementu. Ověřuje praktické i odborné znalosti manažerů, platí mezinárodně a zkoušku je nutné složit v angličtině. 

3. Projects in Controlled Environments – PRINCE2®

Metodika PRINCE2 vznikla ve Velké Británii už v roce 1995 – původně za účelem řízení projektů informačních technologií ve státní správě. Dnes je jednou z nejznámějších a nejpoužívanějších metodik na světě. Skládá se ze sedmi principů: 

• neustálá revize přínosů projektu, 
• jasně definované role a odpovědnosti, 
• zaměření na produkt, 
• řízení po etapách, 
• řízení na základě výjimek, 
• učení se ze zkušeností, 
• přizpůsobování metody PRINCE2 prostředí projektu. 

Jejím cílem je zvládnout projekt jakékoliv velikost a složitosti. Podrobně ji rozebíráme v článku Kurzy projektového řízení: Co obnáší metodika PRINCE2?. 

Agilní řízení projektů 

Dalším způsobem řízení firmy i projektů je agilní přístup. Přináší trochu jiný pohled, protože spočívá v postupné realizaci projektu – kdy se výsledek dodává průběžně a mění se za chodu. Hlavní metodou tohoto způsobu řízení je tzv. Scrum, který stojí na otevřené komunikaci a spolupráci v malých týmech.  

Projektové řízení tohoto typu začíná definicí vize, která se však může vyjasnit i v průběhu. Následuje Product Backlog neboli seznam úkolů, který nahrazuje tradiční plán. Úkolům se přiřazuje určitá priorita podle toho, kdy se mají splnit. Dále probíhá dva až čtyři týdny realizace v menších týmech. V průběhu se lidé scházejí na tzv. Daily Scrum – tedy na schůzku, kde konzultují jednotlivé úkoly. Jakmile skončí sprint (časová jednotka, během které se projekt realizuje), hotová práce se sdílí s klientem. Většinou se sprinty opakují a po uplynutí všech následuje reflexe odvedené práce či provedení případných změn.  

Agilní řízení firmy je podle mnohých velmi efektivní způsob, jak dojít k cíli poměrně rychle, a to především díky dokonalé spolupráci týmů, ve kterých lidé nemají konkrétní pozici, ale jsou vzájemně zastupitelní. Nevýhodou může být naopak to, že se nehodí pro každý projekt, protože vyžaduje určitou zkušenost jednotlivých zaměstnanců – především v oblasti vlastního time managementu. 

V Lamaelu využíváme agilní řízení v rámci služby Vývoj na míru. Tento projektový nástroj jsme totiž schopni upravit, aby odpovídal potřebám vaší firmy. Díky agilnímu přístupu získáte první výstupy už do 14 dnů. Vedlejší funkcionality vyvíjíme průběžně a dodáváme je v pravidelných iteracích. V průběhu vše společně hodnotíme, aby vás systém co nejvíce vyhovoval. 

Hacky a tipy aneb projektový management pro praxi 

Teoretických způsobů a metod bylo dost, pojďme se podívat na to, jak řídit projekty v praxi. Dáme vám tipy, jak se na projekt připravit a dotáhnout ho konce. 

1. Chce to plán – zkuste logický rámec 

Rozplánovat celý projekt dá zabrat, a o to víc, když se vše má stihnout v šibeničním termínu, který vám klient nastavil. Vyzkoušejte logický rámec – metodu plánování, se kterou v 70. letech 20. století přišel americký vědec a lékař Leon E. Rosenberg. Spočívá v tom, že si celý projekt přehledně zobrazíte v jedné tabulce a nezapomenete tak na nic důležitého. 

Co jednotlivé sloupce znamenají a jak s tabulkou pracovat v průběhu celého projektu popisujeme v článku Jak logicky plánovat projekty?. 

2. Stanovte správné cíle 

Nastavení cílů vás čeká hned na začátku projektu. Je to jedna z klíčových věcí, proč se celý projekt realizuje, a proto byste si měli dát skutečně záležet. Skvělou pomůckou je metoda SMART, která slouží jako mnemotechnická pomůcka pro to, jaké by měly vaše cíle být:  

• Specific (specifické)  
• Measurable (měřitelné)  
• Acceptable (akceptovatelné)  
• Realistic (realistické)  
• Time-framed (časově vymezené) 

Pokud je tedy vaším cílem například zvýšit tržby, buďte konkrétní a stanovte, že třeba do konce roku 2023 budou vaše tržby o 20 % vyšší. Zvyšuje se tak šance, že toho skutečně dosáhnete. 

3. Sestavte harmonogram 

O čas je během řízení projektů nouze – když si ale sestavíte časový plán, budete mít vše pod kontrolou. Prvním krokem při tvorbě harmonogramu je roztřídit si úkoly, které se musí dokončit – a to podle priority a termínu. Abyste lépe odhadli, za jak dlouho zvládnete celý projekt, přiřaďte určitý čas nejprve jednotlivým úkolům. Nezapomeňte, že u každého z nich může nastat problém, který byste měli v celkovém čase taky zohlednit. Lepší je mít rezervu, než dodat celý projekt dlouho po termínu. Pro lepší přehlednost vám pomůže zobrazit si celý plán graficky, ať už v podobě myšlenkové mapy, logického rámce nebo Ganttova diagramu. 

4. Bez týmu to nepůjde 

Naplánovat a řídit projekt zvládnete sami, následnou realizaci ale těžko. Vyberte si do svého týmu spolehlivé kolegy, kteří dělají svou práci kvalitně. Základním stavebním kamenem pro hladkou spolupráci je komunikace. Řekněte všem členům týmů, proč a co budete realizovat. Vysvětlete jim cíle, časový plán, nadchněte je a připravte srozumitelné zadání. Nastavte si i pravidla či procesy, které budou všichni dodržovat. Například dostupnost na chatu od 9 do 17 hodin, odpověď na e-mail do 24 hodin nebo pravidelné hovory každé pondělí ohledně stavu projektu.  

Tip: V rámci týmové komunikace by vás mohlo zajímat, jak efektivně vést pracovní poradu. 

5. Používejte chytré nástroje 

Existuje mnoho nástrojů, metod a technik, které vám usnadní práci, ušetří čas a pomohou předejít případným problémům. Proč si to tedy dělat složité, když to jde jednoduše. My pro vás máme tyto čtyři tipy. 

SWOT analýza

Jde o jeden z nejpoužívanějších nástrojů, díky kterému zjistíte, jakým směrem projekt posunout a na co si dát pozor během realizace. Zkratka SWOT vychází z následujících slov: 

• S = silné stránky (strengths) 
• W = slabé stránky (weaknesses) 
• O = příležitosti (opportunities) 
• T = hrozby (threats) 

Pomáhá zhodnotit vnější i vnitřní faktory, které ovlivňují chod firmy. Získaná data pak můžete využít například pro tvorbu firemní, marketingové či jiné strategie.  

Jak ji využít v praxi detailně popisujeme v článku: SWOT analýza jako základ každého projektu. 

Ganttův diagram

Ganttův diagram je přehledný graf, který vám pomůže s naplánováním a kontrolou projektů. Ukáže vám totiž v jedné časové ose všechny úkoly, které k projektu patří. Díky tomu každý vidí, jaký úkol je prioritní nebo komu ho má následně poslat. Projektový manažer tak hned zjistí, zda se všechno dodává včas. Pokud si Gantt vytvoříte v online softwaru a propojíte ho s konkrétními úkoly, bude project management úplná hračka. V našem projektovém nástroji Lamael je Gantt jednou z nejoblíbenějších funkcí – podívejte se, jak ho nastavit. 

Software pro řízení projektů

Pro projektový management je dnes k dispozici mnoho nástrojů a softwarových řešení. Díky nim budete mít skvělý přehled o všech projektech a můžete sledovat plnění jednotlivých úkolů. Zefektivníte i týmovou komunikaci, která může probíhat u konkrétních projektů. Chytré funkce jako automatická fakturace, zobrazení ve zmíněném Ganttově diagramu nebo hlídání termínů vám skutečně ušetří spoustu času. Systém Lamael je k dispozici jako desktopová i mobilní aplikace, takže můžete řídit projekty z jednoho místa a odkudkoliv.  

Tip: Zjistěte, jaké funkce vám v Lamaelu pomohou řídit projekty. 

Nejčastější chyby a problémy v project managementu – neděláte je taky? 

Poučte se z chyb ostatních a vyhněte se těmto problémům a krokům, které možná taky děláte. 

1. Stres jako stinná stránka managementu 

Jedním z nejčastějších problémů, kterému čelí snad každý projektový manažer, je stres. Pokud jde o tzv. eustres neboli pozitivní stres, který vás motivuje k dosažení lepších výsledků, nemusíte se ničeho bát. Jestli ale zažíváte distres – negativní svazující pocit, kvůli kterému cítíte nadměrnou zátěž, měli byste zpozornět. Potýká se s ním velké množství manažerů, a pokud se stane každodenní součástí vašich dnů, zaručeně vyústí v nějaké onemocnění. Jak ho minimalizovat? Tady jsou rychlé tipy: 

• Zapracujte na svém time mamagementu a buďte organizovaní – pořádkem předejdete chaosu a pocitům, že něco nestíháte. 
• Nebuďte perfekcionista a pochvalte se – nikdy nebude nic 100% perfektní. Snažte se dosáhnout co nejlepšího výsledku, nemějte na sebe ale nemožné nároky. 
• Rozdělte si úkoly na menší části – multitasking je zabiják produktivity a jenom vás rozptýlí. Soustřeďte se vždy jen na jeden úkol, a pokud je moc velký, rozdělte ho na konkrétní kroky. 
• Vytvořte si kolem sebe příjemné prostředí – zútulněte si kancelář nebo pořiďte pohodlnou židli, udělejte zkrátka kroky k tomu, abyste se cítili dobře ve svém pracovním prostředí. 

Tip: S čím dalším manažeři bojují? Přečtěte si 7 nejčastějších chyb manažerů. 

2. Mikromanagement vás neposílí, ale zabije 

Sledování každičkého kroku lidí ve vašem týmu vám nezajistí lepší výsledek. Naopak vám to vezme čas, který jsme mohli využít mnohem lépe a vaši kolegové budou mít pocit, že jim nedůvěřujete. Mikromanagement projekt jenom zbrzdí. Nedělejte tedy stejnou chybu a dejte naopak svému týmu volnost – možná vás překvapí skvělými nápady. 

3. Nejasná komunikace 

Tohle je skutečný problém, který dokáže potopit celý projekt. Důvodem nejčastěji bývá příliš mnoho zpráv na několik platformách, takže to důležité snadno zapadne. Komunikujte tedy raději skrze jednu maximálně dvě aplikace, abyste měli ve všem přehled. Dávejte konkrétní a jasné zadání – pomozte si třeba formátováním a strukturováním e-mailů a dlouhých zpráv, aby se v nich druhá strana neztratila. Další tipy s vámi sdílíme v článku Jak na efektivní online komunikaci. 

Jděte na to od lesa – použijte Lamael jako svou pravou ruku v project managementu 

Lamael je český projektový nástroj, který jsme vytvořili podle skutečných potřeb podnikatelů. Jeho cílem je šetřit vám práci i čas, a to díky mnoha chytrým funkcím a možnosti delegování práce. Jako projektový manažer v něm založíte nový projekt, připojíte zadání spolu s dalšími důležitými materiály a přiřadíte úkol kompetentním osobám. Pokud nastane nějaký problém, můžete společně komunikovat v chatu přímo u projektu.  

V Lamaelu si pro jednotlivé projekty nastavíte i rozpočet a termíny, které software pohlídá za vás. Pro lepší přehled slouží zobrazení v Ganttově diagramu či Kanban dashboard. Veškerou odvedenou práci k projektu také vykazujete a během chvilky fakturujete.  

Tip: Podívejte se, co je automatický výkaz práce. 

V tomto softwaru máte zkrátka vše na jednom místě – a to buď online v počítači, nebo v mobilní aplikaci, která je k dispozici pro Android a nově i pro iOS. Usnadněte si svou práci s tímto chytrým nástrojem a vyzkoušejte 14 denní verzi zdarma. V případě potřeby vám Lamael rádi upravíme na míru vašim požadavkům. 

The post Projektový management od A do Z: Praktické tipy, efektivní nástroje i pasti, na které si dát pozor appeared first on Lamael.

Co je agilní přístup pro projektové řízení? 

Agilní řízení přináší jiný pohled na řízení projektů. Vyznačuje se průběžným dodáváním projektu klientovi a rychlou reakcí na případné změny díky aktivní spolupráci v malém týmu. Má svou vlastní strukturu a metody, kterými se řídí. Nejde o novinku, která by vznikla v posledních letech. Agilní metoda řízení funguje už 20 let a uplatňuje se například ve finančních, marketingových nebo HR oborech. Cílem je dokonalá spolupráce mezi týmem projektových manažerů a zákazníkem a dodání toho nejlepšího výstupu, který se průběžně proměňuje. 

Agilní metody řízení projektů 

Nejvyšší prioritou agilního řízení je včas dodat zákazníkovi hodnotný projekt. Tato priorita se naplní díky metodice, kterou agilní řízení používá.  

Scrum 

Tento způsob řízení projektů stojí na spolupráci v týmu a otevřené komunikaci. Začíná definicí vize, která nemusí být jasná hned na začátku, ale může se vyjasnit v průběhu projektu. Následuje plán, který popisuje, jak projekt dovést k cíli. Jde v podstatě o seznam úkolů, kterým se přiřazuje určitá priorita podle toho, kdy se má splnit. Tento plán se nazývá Product Backlog.  

Spolupráce probíhá v týmech několika málo lidí, pokud jde ale o složitý a rozsáhlý projekt, spolupracuje dohromady více týmů. Rozdílem oproti klasickému přístupu je to, že lidé v týmu jsou vzájemně zastupitelní. Jejich role se nerozdělují, pracují na projektu společně, což značně zefektivňuje celý proces.  

Sprint nebo taky iterace je časová jednotka, během které se projekt realizuje. Většinou jde o dva až čtyři týdny. Během této doby se pracovníci v týmu pravidelně setkávají a sdělují si, které úkoly už jsou hotové a jak se povedly. Tato schůzka se nazývá Daily Scrum. Po skončení sprintu nastává čas sdílet svou práci s klientem. Následuje reflexe odvedené práce, kde se společně hodnotí úspěšnost a případné změny, které je potřeba udělat. 

Tip: Mohlo by vás zajímat 5 tipů, jak na efektivní řízení projektů. 

Scrum definuje tři zásadní role, a to Product Owner, Scrum Master a tým 

Product Owner je člověk, který tráví dostatek času se zákazníkem, aby pochopil smysl a vizi projektu. Má na starosti Product Backlog a je kdykoliv k dispozici týmu. Zároveň se stará o návratnost investic do projektu. 

Role Scrum Mastera je v celém procesu jasná. Funguje v podstatě jako teamleader. Jeho cílem je spokojený, efektivní a komunikativní tým, který dosahuje požadovaných výsledků. Scrum Master je zároveň zodpovědný za bezproblémový chod celého Scrumu a pracovníkům v týmu je při ruce, kdykoliv potřebují. Má klíčovou roli v agilním přístupu projektového řízení. 

Tip: Přečtěte si, jak na efektivní online komunikaci. 

Tým je nezbytná součást této agilní metody řízení projektů. Sestává z jednotlivců, kteří jsou vzájemně zastupitelní. Je samoorganizovaný a velmi motivovaný k úspěšné tvorbě projektů. Nejdůležitější hodnotou v týmu je otevřená komunikace, díky které je práce efektivní. 

Výhody agilních metod 

Největší výhodou agilních metod je schopnost rychle se přizpůsobovat změnám. Během projektu můžou nastat různé komplikace, kterých se tento způsob řízení nebojí, naopak je umí rychle a efektivně vyřešit. Další výhodou je již zmíněná efektivita, kterou přináší jiné rozdělení týmů, než je zvykem. Ve spolupráci je zkrátka síla. Díky postupu agilních metod se projekty dodávají včas, v požadované kvalitě a budgetu. 

Nevýhody agilního řízení projektů 

Nevýhodou může být pouze obecný popis jednotlivých rolí, který nemusí začínající projektový manažer pochopit. Nehodí se určitě pro každý druh projektu, někdy je potřeba týmy více koordinovat a řídit. Agilní řízení vyžaduje určitou zkušenost jednotlivých zaměstnanců, protože si svou práci organizují sami. Sestavit takový tým může být v některých případech obtížné nebo dokonce nevýhodné.  

Víte, co vám vždy usnadní práci? 

Agilní řízení vnáší nejen do světa project managementu něco nového. Boří tradiční postupy a fáze projektu v projektovém řízení a přichází s něčím jednoduchým a funkčním. Nevyhovuje ale každému. Ať už se rozhodneme své projekty řídit jakkoliv, Lamael vám vaši práci vždycky usnadní a zefektivní. Prohlédněte si všechny jeho funkce a zkuste si ho rovnou na 14 dní ZDARMA. 

The post Co je agilní řízení projektů a jak na něj? appeared first on Lamael.

Vybavujete si dlouhé, napchané police oddělení projektového managementu prakticky v každém lépe vybaveném knihkupectví? Snaha dát systém a řád úplně všemu často z projektů vytlačila podmínky k životu. Pro členy týmu vytvořila příliš úzké krabičky a pro každý proces příliš úzkou cestu. V reakci na to vznikl soubor hodnot Agile, v překladu „pružnost”, který se na věc dívá z druhé strany.

Pojďme se kouknout, jak nám ve věci řízení projektů a týmů může prospět. Určitě si z něho dokážete odnést něco i pro svoji vlastní firmu. Vždyť společnosti, které volily tento individualistický přístup pro svůj projektový management se později rozvinuly v plnohodnotné kolosy, jako jsou například Riot Games a Spotify.

Co je projekt a projektové řízení očima Pružných

Myšlenka toho, být „Agile”, reflektuje vyšší požadavky na pružnost společnosti vůči zákazníkům, členům týmu i trhu. Namísto hutné sítě procesů vyzvedává jednotlivce, namísto unifikovaných smluv spolupráci, a namísto neměnného produktu proměnlivou hodnotu odpovídající poptávce. Prostředí se neustále mění a tuhle změnu musíte v jednom kuse zanášet i do srdce své společnosti, svého týmu a svoji pozice i strategie. Pojďme se kouknout na hlavní zásady Pružných.

4 hodnoty a 12 principů, které Agile nabízí projektovému managementu

Vybrali jsme pro vás dohromady 4 hodnoty, které Pružné charakterizují, a 12 z toho vyplývajících principů, které můžete zařadit i do chodu vlastní firmy.

Hodnoty pružného projektového managementu

1. Jednotlivec je důležitější než zavedené pracovní procesy a nástroje.
2. Služba, která funguje, je důležitější než dlouhé plánování namířené k dokonalosti.
3. Spolupráce se zákazníkem je důležitější než smlouvy.
4. Flexibilita vůči prostředí je důležitější než předem stanovené plány.

Principy, které pružnost vnášení až k projektům

1. Udržte si zákazníka rychlými a pravidelnými dodávkami produktu nebo služeb.
2. Změnám čelte i během vývoje produktu. Vítejte zásahy jednotlivců do vývoje, pokud vám dávají výhodu na trhu.
3. Vše se musí aktualizovat.
4. Týmy mezi sebou musí spolupracovat. Od vývojářů po zákaznickou podporu.
5. Motivujte zaměstnance. Důvěřujte jim, podporujte je a nechte je v klidu pracovat.
6. Pokud možno, komunikujte napřímo na osobních setkáních.
7. Výsledkem dobré práce a měřítkem postupu ve vývoji je fungující produkt.
8. Vývoj je dlouhodobý proces, musí být udržitelný. Pravidelně komunikujte s investory a zákazníky.
9. Věnujte se detailům. Hlavně technického rázu.
10. Šetřete prací a mějte jednoduchá řešení.
11. Dejte týmům pravomoc o své práci rozhodovat. Nestůjte jim za zády.
12. Pravidelně v rámci týmu i organizace vyhodnocujte své pocity a práci.

Usnadněte si řízení projektu již dnes

Díky webové aplikaci pro centrální řízení projektů Lamael si můžete projektový management usnadnit již dnes. Vznikla přesně v souladu s principy Agile tak, aby veškeré informace a změny byly na jednom místě. Buďte pružní a koukněte se, jak na projektový management s Lamaelem.

The post Agile: 4 + 12 principů projektového managementu, díky kterým ustojíte konkurenci appeared first on Lamael.