Firma se dá řídit efektivně a snadno, když víte jak na to. Základem je dobrá komunikace v teamu a snadný přístup k informacím. Je třeba využít chytré nástroje na řízení firmy, ale jak vybrat ten správný? Tento problém jsme řešili a našli jsme odpověď.

Jak se řídí firma

Víte jak se řídí auto? Potřebujete vědět kde jste a stanovit si cíl. Jste přítomni v autě a osobně ho řídíte. Sledujete pozici auta na silnici, směr jízdy a překážky na cestě. Průběžně vyhodnocujete drobné odchylky a rychle provádíte drobné korekce rychlosti a směru jízdy. Dáváte vozidlu povely, co má dělat, předpokládáte, že je bude bezchybně plnit a pokud se něco pokazí, rychle a rázně zasáhnete.

To je vše. Firma se řídí úplně stejně.

Průběžné drobné korekce

To slovo drobné je v řízení velmi důležité a zásadní. Nezačnete přeci brzdit nebo točit volantem, až když nabouráte do auta před sebou a nebo až sjedete z cesty. Korekce děláte neustále a většinou tak nepatrné, že to ani není poznat. Při řízení auta to děláme takto podvědomě. Děláte to tak i při řízení své firmy nebo teamu? A pokud ne, tak proč?

Nástroje pro řízení firmy

Abychom mohli řídit, potřebujeme vidět. Mít přehled o tom, co se děje ve firmě i mimo ni. Potřebujeme mít nástroje, jak efektivně zadávat úkoly a potřebujeme vidět, zda a jak se úkoly plní. Potřebujeme zajistit, aby se informace snadno a rychle dostaly ke spolupracovníkům a zpět. Všechny informace by měly být přístupné odkudkoli, snadno a rychle dohledatelné a zároveň zabezpečené proti ztrátě, úniku a zneužití.

Firemní nástěnka

Firemní nástěnka je fajn, když jsou všichni členové teamu na jednom místě. Třeba tabule organizovaná jako Canban Board je naprosto skvělá pro řízení práce na zakázkách či projektech. Skvěle funguje například v autoservisech. Co ale když obchodníci jezdí po klientech a technici jsou neustále v terénu? Pak fyzická nástěnka v kanceláři nestačí. Každý ji vidí jen párkrát za týden a práce i komunikace váznou.

Tabulky v Excelu

Dobrý pokus. Založíme si soubor s tabulkou, dáme ho na firemní server či sdílený disk a už si pěkně evidujeme úkoly… Brzy ale narazíme na limity tohoto řešení. Editovat soubor může jen jeden uživatel v čase, současná editace není možná. Často dochází ke kolizím či ztrátě informací. Čím je team větší a úkoly se přidávají či editují častěji, tím je to horší. Tohle je řešení z doby ledové. Ale mnozí tak začínali a někteří jsou v tomto stavu ještě dnes.

Sdílené dokumenty

Google a Microsoft na nás myslí a udělali skvělou věc. Dali nám skvělé nástroje pro teamovou spolupráci – sdílené dokumenty v Cloudu, které může upravovat více lidí současně a nic se v nich neztratí a nepoškodí. To je pecka! Taková sdílená Google Tabulka se už dá celkem slušně použít na zapisování úkolů v teamu a je přístupná i mimo firmu. Úkoly je možné filtrovat podle zadavatele, vykonatele, termínu, stavu, atd.

Brzy zjistíte, že řízení úkolů s takovým “systémem” je otrava. Filtrování úkolů v tabulce je zdlouhavé a nepříjemné. O pokročilejší teamové spolupráci se nedá mluvit. Takže pokud jde o správu úkolů v teamu, od sdílené tabulky rychle pryč!

Firemní intranet

Představte si jedno místo, kde máte vše potřebné pro operativní řízení firmy. Jednu aplikaci, kde jsou přehledně uspořádány úkoly na všech projektech, úkoly všech členů teamu. Aplikaci, kde je možné snadno zobrazit nedokončené úkoly a filtrovat je dle projektu či odpovědné osoby na jedno kliknutí. Aplikaci, která vás upozorní na nový úkol či nadcházející termín. Aplikaci, kde evidujete odpracovaný čas a snadno jej vykazujete interně nebo svým platícím klientům. Tohle všechno a mnohem víc zajistí firemní intranet – nástroj pro operativní řízení firmy.

Intranet jako aplikace

Dnes již v daleké historii, v roce 2006, jsem sám jako majitel firmy hledal nástroj, jak zorganizovat svůj team a získat přehled nad úkoly a odvedenou prací. Na trhu byly programy pro účetnictví a obchodní agendu. Většinou složité drahé systémy či aplikace, pro rychlé operativní řízení běhu firmy nepoužitelné. A tak jsem se po dlouhém neúspěšném hledání naštval a napsal jsem si malou aplikaci pro řízení úkolů a vykazování času sám. Vznikla první verze našeho firemního intranetu s prozaickým názvem Intranet 1.0.

Data na jednom místě

Základem našeho intranetu byla SQL databáze Firebird na firemním serveru, kde byla všechna data uložena na jednom místě. Data byla automaticky zálohována na externí disk. Uživatelskou částí intranetu byla aplikace pro Windows, kterou měl každý člen teamu na svém osobním počítači nebo notebooku. Aplikace se připojovala k databázi ve firmě a mohli jsme pracovat i z domova nebo z cest během obchodních jednání či servisu v terénu.

Intranet jsme používali několik let a bylo to super. Aplikace byla geniálně jednoduchá a rychlá. Uměla přesně to, co jsme potřebovali a nic víc.

Základní agendy

• přehled úkolů
• výkazy práce
• adresář kontaků

V jednoduchosti je síla a právě jednoduchost a rychlost našeho intranetu byla důvodem, proč jsme jej tak rádi používali. Komu jsem intranet osobně ukázal, ten říkal: “To chci taky!”

Intranet jako nástroj řízení firmy

Díky intranetu získáte přehled nad tím, co se ve firmě děje. Kdo má jaký úkol, na čem pracuje a s jakými výsledky. Všechny potřebné informace se soustředí na jednom místě a je možné je snadno prohledat a najít vše související s daným projektem, úkolem či klientem. Centrálně je zajištěna bezpečnost dat, oprávněními řízený přístup k datům, zálohování a archivace.

Projektové řízení

Projekty určují směr, úkoly jsou dílčí kroky, sledování aktivit a vykazování času nám dává zpětnou vazbu a zlepšuje naše odhady do budoucna. Máme přehled nad časovými a finančními náklady na zakázky a práci můžeme snadno vykazovat a fakturovat svým klientům. Bez intranetu si dnes řízení firmy a teamovou spolupráci nedovedu představit.

Jaké nástroje pro řízení teamu máme dnes?

Intranet 1.0 z roku 2006 byl na svou dobu skvělý pomocník. Nasbírali jsme spoustu zkušeností jak z provozu ve vlastní firmě, tak od několika přátel, kteří naši aplikaci využívali ve svých malých firmách. Víme přesně, jaká data a nástroje potřebujeme pro každodenní řízení malé firmy. Dnešní možnosti a technologie jsou mnohem dál a tak jsme je využili.

Hurá do Cloudu!

V roce 2016 jsme opustili starou aplikaci intranetu na PC a přesunuli jsme svá data do Cloudu, kde jsou velmi bezpečně uložena u profesionálního poskytovatele webhostingových služeb. Jako prototyp jsme vyvinuli webovou verzi intranetu postavenou na SQL databázi a WordPress pluginu pro práci s tabulkami. Ověřili jsme si, že intranet postavený na internetu a webových službách je rychlý, všude dostupný a spolehlivý. Díky tomu jsme dostali operativní řízení firmy až do mobilního telefonu.

Moderní webová aplikace

Koncepce intranetu v Cloudu se osvědčila a to nás inspirovalo k vývoji skutečné plnohodnotné moderní webové aplikace pro operativní řízení malé firmy, teamu nebo projektu. Dnes máme v provozu skvělou responzivní webovou aplikaci, kterou pro řízení firmy používáme každý den. Kromě správy úkolů a vykazování práce náš intranet dnes obsahuje další firemní agendy jako projekty, obchodní příležitosti, kontakty, evidenci zboží, obchodní nabídky a vlastní firemní chat.

Aplikace jako služba

Vyvinuli jsme plnohodnotný kompletní systém pro řízení malé firmy, který vám brzy představíme. Nebudete potřebovat vlastní server, IT experta ani hromadu peněz. Nebudete nakupovat licenci ani se starat o aktualizace. Zálohování a bezpečnost budeme také řešit za vás. Vy ušetříte spoustu času a řízení firmy se pro vás stane radostí. Už brzy.