Správné využívání času je klíčové pro dosažení cílů, které jste si stanovili. Pro mnoho lidí je však organizace vlastního času velká neznámá. Existuje ale mnoho technik time managementu, které vám pomohou dosáhnout větší efektivity v pracovním i osobním životě. Slyšeli jste někdy pojmy „snězte žábu“, „Eisenhowerova matice“ nebo „GTD“? V této příručce se s nimi seznámíte a dozvíte se, jak si organizovat svůj čas a najít cestu k efektivitě. 

Čas je to nejcennější, co máte 

Neustále spěcháte, nestíháte a množství práce se s jejím dokončením zvětšuje, než aby mizelo? Možná nevyužíváte svůj čas efektivně. Určitě jste slyšeli pojem time management, který se zaměřuje právě na práci s časem. Cílem přitom není stihnout toho co nejvíce, protože čím více úkolů zvládnete odbavit, tím více vám jich bude zase přibývat. Time management vám pomůže rozvrhnout si aktivity ve svém životě tak, abyste zvládli to důležité a zbavili se pocitu, že za sebou vláčíte nekonečný to-do list. Čas je to nejcennější, co máte. A to především z toho důvodu, že ho všichni máme omezené množství.  

Doba se zrychluje 

Skutečnost, že čas každého z nás je omezený, mnoho lidí stresuje. Proto se toho pak snaží stihnout co nejvíce, za co nejkratší dobu – ale ne vždy je tohle ta ideální cesta. V takové chvíli totiž dáváte přednost kvantitě nad kvalitou a možná se stále soustředíte na to, co se sice zdá být důležité, ve skutečnosti vás to ale od vašeho cíle oddaluje.  

Rychlost je vlastnost, která velmi definuje dnešní dobu. Věděli jste například, že naše tradiční osmihodinová pracovní doba tu nebyla vždycky? Před vznikem první republiky lidé běžně pracovali 13–16 hodin denně. Dnes jsou takto dlouhé směny pro společnost neakceptovatelné. A to není zdaleka vše – až do 60. let bylo běžné pracovat 6 dní v týdnu. Dnes se tato doba sice zkracuje, ale nároky na objem práce narůstají. Vy se potom snadno ocitnete v závodu s časem, který ale nikdy nevyhrajete. 

Tip od majitele Lamaelu Martina Pavlíka: Zajímá vás, jak se dostat blíže ke svým snům, a zároveň žít každý den naplno? Mě pomáhá přístup, kterému říká Cesta. Blíže ho popisuji v epizodě podcastu Time Toasters. 

Začněte čas vnímat jinak 

Proč vnímat čas jako svého nepřítele, který se vám každý den rozplyne mezi prsty? Zkuste se ho naopak naučit řídit a možná se z něj stane váš kamarád. Pro začátek vyzkoušejte následující time management tipy: 

1. Stanovte si priority 

Prioritizace je krok číslo jedna v rámci time managementu. Když si totiž nestanovíte, co je pro vás z dlouhodobého hlediska nejdůležitější a čemu chcete věnovat nejvíce času, budete ho ztrácet tvorbou úkolů, které pro vás nejsou klíčové. Doporučujeme vám na chvíli se zastavit a zamyslet se nad tím, co je pro vás v pracovním životě nejdůležitější. Rozšířit to samozřejmě můžete i na osobní život. Na základě toho si vytvořte takový žebříček svých priorit, od kterého se můžete při plánování to-do listu dobře odpíchnout.  

Dárek od Lamaelu: Chcete si lépe zorganizovat svůj pracovní život a být efektivnější? Stáhněte si zdarma myšlenkovou mapu, která vám pomůže pročistit diář a začít.  

2. Plánujte si svou práci 

To-do listy jsou nezbytnou součástí pracovního dne každého freelancera, manažera i podnikatele. Pomůžou vám rozdělit všechnu práci, která vás čeká, do jednotlivých dnů nebo časových bloků. Čím konkrétnější váš to-do list bude, tím lépe se vám bude pracovat. Budete totiž hned vědět, kde začít a vyhnete se tak chaosu a stresu, že něco nestíháte.  

Náš tip: Doporučujeme tvořit si to-do list už v neděli večer nebo v pondělí ráno, a to na celý týden. Díky tomu budete vědět, co váš čeká a nestane se vám, že byste si toho nabrali moc, nebo na něco zapomněli. 

3. Zjistěte, kdy se vám pracuje nejlépe 

Zkuste vypozorovat, kdy se vám během dne pracuje nejlépe. Někdo je totiž ranní skřivan – to znamená, že nejvíce energie na práci má během dopoledne a odpoledne jeho křivka výkonnosti pozvolna klesá. Existují ale i noční sovy, které se naopak nejlépe soustředí od odpoledních do pozdních večerních hodin. Pokud vám nesedí ani jeden typ, americký doktor Michael Breuse rozlišuje další 4 tzv. chronotypy podle osobnostních rysů člověka, a to sice na: 

• Lvy – vstávají brzo a dokáží se velmi dobře soustředit už od brzkých ranních hodin, odpoledne na ně naopak padá únava a chodí brzy spát. 
• Medvědi – zvládnou pracovat v podstatě kdykoliv od ranních do nočních hodin, údajně jde až o 55 % populace. 
• Vlci – brzké vstávání jim nedělá dobře a nejvíce práce stihnou v odpoledních a večerních hodinách. 
• Delfíni – nejlépe se soustředí mezi 9–10 hodinou dopoledne, ale na práci nepřestanou myslet ani v noci. 

Tip: Stále netušíte, jaký typ na vás nejvíce sedí? Udělejte si kvíz. 

4. Přestaňte se přepracovávat 

Odpočinek by pro vás měl být stejně tak důležitý jako práce. Poslouchejte své tělo a když se cítíte dlouhodobě unavení, dovolte si vypnout. Dělejte si přestávky i během pracovního dne. Zvedněte se od počítače a jděte se projít na čerstvý vzduch, protáhněte se, nebo si na chvilku zdřímněte. Podle studií dokáže 20minutový odpolední „šlofík“ zvýšit váš intelektuální výkon až o 20 %. Každodenní siesta vám údajně prodlouží i noční spánek, a to o 1–2 hodiny. V některých zemích je poobědový odpočinek dokonce součástí kultury a praktikoval ho například i Leonardo da Vinci nebo Isaac Newton.  

Uvědomte si, že cílem není rychlost, ale efektivita. Pokud se budete neustále přepracovávat a chvátat za vytyčeným cílem, dříve, nebo později vyhoříte. Naučit se řídit svůj čas totiž není o rychlosti, ale vytrvalosti. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jak dotahovat věci do konce. 

Efektivita jako krůček k úspěchu 

Určitě jste někdy potkali člověka, který vypadá neustále ztrhaně a pořád mluví o tom, jak má „hrozně moc práce“. Důvodem toho velkého množství odpracovaných hodin a nemizících úkolů může být neefektivita. Pokud totiž pracujete tvrdě, neznamená to, že si zasloužíte pochvalu, ale že si svůj pracovní život zbytečně komplikujete. Obzvlášť v době, kdy máte tolik možností a způsobů, jak zvýšit svou efektivitu. Tady jsou ty nejlepší techniky time managementu a zvyšování efektivity, které vám pomůžou vymanit se z kolečka chaosu a nestíhání. 

Pomodoro  

Technika Pomodoro je metoda řízení času, kterou vyvinul Francesco Cirillo. Funguje na principu rozdělení práce do 25minutových intervalů, oddělených krátkými, asi 5minutovými, přestávkami. Cílem je zvýšit efektivitu práce tím, že dopřejete svému mozku pravidelné přestávky. Po čtyřech intervalech si můžete udělat delší, až 30minutovou pauzu. Není nutné držet se striktně těchto minut, čas si přizpůsobte tak, abyste dosáhli co nejlepšího výsledku. 

Eisenhowerova matice 

O tom, že je důležité si stanovit priority, jsme už hovořili. Eisenhower ale vymyslel praktickou pomůcku, která vám pomůže roztřídit úkoly podle jejich důležitosti a naléhavosti. Díky tomu se budete věnovat skutečně důležitým úkolům, které vás vedou k cíli. V praxi totiž často dáváme přednost tomu, co zrovna „hoří“, i přesto, že to vlastně není tolik důležité. Vzniknou vám tak čtyři kategorie úkolů: 

• Důležité a urgentní – těmi začněte, hrají totiž důležitou roli pro celou firmu. 
• Důležité a neurgentní – to jsou ty, které kvůli jejich ne naléhavosti často odkládáte, i přesto, že jsou důležité. 
• Nedůležité a urgentní – aneb „hoří to“, ale není to důležité, takové úkoly (pokud možno) delegujte. 
• Nedůležité a neurgentní – možná byste se divili, kolik času strávíte těmito úkoly, zbavte se jich, nebo se jim věnujte až naposledy. 

Tuto metodu jsme podrobněji rozebrali v článku Prioritizace úkolů: Eisenhowerova matice a jak ji (ne-)využívat. 

Snězte žábu 

Tato technika je pravděpodobně nejoblíbenější a zároveň nejúčinnější, pokud chcete skoncovat s prokrastinací. Říká totiž, že byste měli ten nejtěžší úkol vyřešit jako první, kdy máte nejvíce energie. Tím „sníte žábu“ neboli to nejhorší už budete mít za sebou a nebudete mít problém se pustit do dalších jednodušších úkolů. Vyhnete se tak prokrastinaci, která pramení z toho, že nevíte, kde začít. 

Time blocking 

Své úkoly je dobré si rozdělovat nejen v rámci týdne, ale i během dne. Time blocking vám pomůže rozdělit úkoly do určitých časových bloků. V praxi to vypadá tak, že budete například každé ráno 2 hodiny jenom odpovídat na e-maily, část odpoledne budete mít vyhrazené na schůzky a pozdní odpoledne budete věnovat nutným administrativním činnostem. Během těchto bloků se nenecháte vyrušit žádným jiným úkolem a vaše soustředěnost jenom poroste. 

GTD aneb Getting Things Done 

GTD je další z velmi rozšířených metod pro zvýšení efektivity. Funguje na základě následujících kroků: 

• Zachyť svůj nápad, 
• zapiš svůj nápad, 
• rozvrhni svůj nápad, 
• pusť se do akce, 
• sleduj, zda jdeš správným směrem. 

Cílem je stanovit prioritu jednotlivých úkolů a rovnou je rozdělit na konkrétní kroky, což vám pomůže snížit pocit zahlcení a zvýšit produktivitu. 

Nejčastější žrouti času i energie, na které si dát pozor 

Rozhodli jste se změnit své pracovní návyky a zkoušíte některé time management tipy? Dejte si pozor na žrouty času, které nenápadně číhají i na vás. Co tím máme na mysli? 

Prokrastinace 

Není to lenost, je to něco mnohem horšího. Prokrastinace je chronické odkládání povinností. Příčinou bývá buď velké množství úkolů, nebo jeden velký úkol, do kterých se bojíte pustit. Možná nevíte, kde začít, možná máte je toho na vás moc, možná je to něco nového, z čeho máte strach. A tak se místo práce snažíte zabavit něčím jiným. Mezitím se ale ve vaší hlavě objevují výčitky svědomí a pocity sebenenávisti a zoufalství. Neděláte totiž to, co máte. Jak se zbavit prokrastinace? Vyzkoušejte právě zmíněné techniky, které se soustředí na podrobnou prioritizaci a konkretizaci úkolů. 

Multitasking 

Známé tvrzení, že ženy umí narozdíl od můžu dělat více věcí najednou, je pouze mýtus. Nikdo se totiž nedokáže soustředit na více věcí v jeden moment. Pokud bychom vám řekli, ať myslíte na dvě čísla naráz, pravděpodobně byste pochopili absurditu multitaskingu. Přitom ho mnoho lidí v práci stále aplikuje. Multitasking je velký zabiják produktivity. Způsobí pouze to, že roztříštíte svou pozornost mezi několik menších úkolů a ve výsledku vám zaberou mnohem více času. Pracujte tedy vždy pouze na jednom úkolu a tomu věnujte svou plnou pozornost. 

Komunikace 

Komunikace – obzvlášť, když je online, dokáže leccos zkomplikovat. Udržujte ji proto pouze na jedné platformě a snažte se vyhnout komunikačnímu šumu, který nejčastěji vzniká, když na projektu pracuje více lidí. Mezi zásady efektivní komunikace určitě patří: 

• Vytvořit pravidla, kterými se budou všichni řídit, 
• poskytovat kompletní informace, 
• neodbíhat od tématu. 

Tip: Zajímá vás víc? Ponořte se do tématu efektivní komunikace na dálku trochu víc. 

Jak to všechno prakticky využít ve své firmě? 

Aplikujte techniky time managementu i ve své firmě. Dáme vám tipy, jak zefektivnit firemní procesy, aby vše ve vaší firmě šlapalo, jak má. 

Bezpapírová kancelář vám usnadní práci 

Digitalizace se v dnešní době stává trendem, který zavádí čím dál tím víc firem. Není divu, technologie umožňují převést do digitální podoby v podstatě všechno, což vám umožňuje mít přístup k firemním souborům v podstatě odkudkoliv. Mezi další výhody digitální kanceláře nepochybně patří: 

• Úspora času – kancelářští pracovníci stráví hledáním fyzických dokumentů 30–40 % svého času. 
• Úspora peněz za tiskárny, skartovačky či papíry. 
• Velká flexibilita – vše potřebné můžete mít jednoduše s sebou i na pracovní cestě. 

Tip: Mohlo by vás zajímat další možnosti, jak ušetřit čas a získat každý den hodinu navíc. 

Pracujte chytře, ne tvrdě – využívejte chytré nástroje 

Představte si, že můžete veškeré administrativní úkony, zadávání úkolů, plánování projektů, report i fakturaci řídit z jedné mobilní aplikace a máte tak celou svou firmu v kapse. Myslíte, že je to nemožné? Opak je pravdou. To je totiž realita moderní doby – chytré softwary, které vám umožňují řešit veškerou firemní agendu z jednoho místa usnadňují pracovní život mnoha podnikatelům. 

Lamael má jako jedna z mála aplikací skutečně velké množství užitečných funkcí a zaručeně vám usnadní velké množství práce. Byl totiž navržený podle skutečných potřeb podnikatelů. Především s těmito funkcemi zlepšíte pracovní morálku sobě i svým zaměstnancům: 

Výkaz práce

Věděli jste, že průměrný zaměstnanec je produktivní pouze 2 hodiny a 53 minut denně? Hlavním důvodem bývá časté vyrušení od práce, kvůli čemuž se pak člověk těžko soustředí. Především open space kanceláře nejsou pro zaměstnance ideálním místem pro soustředěnou efektivní práci. Díky softwaru pro řízení firmy ale efektivita práce ihned vzroste. Jak je to možné? Zamezíte tím zmíněnému vyrušování. Každý pracovník bude totiž díky systému přesně vědět, co má za úkol a veškerá komunikace se přesune do aplikace přímo k jednotlivým projektům. Díky dennímu výkazu práce uvidíte, jak moc jsou vaši zaměstnanci efektivní a můžete je motivovat k lepším výsledkům. 

Tip: Zajímá vás, kolik času skutečně trávíte prací? Naučíme vás používat automatický výkaz práce. 

Automatická fakturace

Další skvělou funkcí, která vám rozhodně ulehčí život, je automatická fakturace. Všem uživatelům v softwaru můžete přiřadit hodinovou sazbu a pomocí několika kliknutí ihned fakturovat. Ušetříte čas ručním vypisováním faktur, snížíte jejich chybovost a zbavíte se rutinní činnosti. Přečtěte si, jaké další výhody vám automatická fakturace přinese. 

S Lamaelem budete efektivní 

Lamael je ryze český nástroj pro řízení projektů. Jak jsme již zmínili, je vytvořený podle potřeb skutečných podnikatelů a pomůže vám řídit svou firmu z jednoho místa. Získáte díky němu přehled a pořádek nad všemi soubory, projekty i obchody. Disponuje CRM systémem, můžete ho používat pro projektové řízení a dá se propojit i s Gmailem či Outlookem. To vše máte v mobilní či webové aplikaci, takže můžete svou firmu řídit odkudkoliv. Vyzkoušejte Lamael na 14 dní zdarma a dejte nám vědět, jak vám pomohl na vaší cestě za efektivitou. 

Tip: Zajímají vás další tipy z oblasti time managementu a efektivity? Vyzkoušejte Velkou knihu produktivity, ve které najdete další prémiový obsah.