Podnikání a práce na projektech vyžadují spoustu energie. S dnešními technickými možnostmi naštěstí můžete některé rutinní povinnosti delegovat na chytré aplikace. Automatizovaná fakturace je jedním z příkladů takového využití. Jak s ní zacházet? To je téma tohoto článku.

Jak funguje automatická fakturace

Nejprve popis toho, jak taková fakturace funguje. Vy se věnujete své práci a na e-mail zákazníka odchází v pravidelných intervalech faktury s částkou za vykázané hodiny nebo dodané zboží. To všechno běží samo a bez nutnosti, abyste tomu věnovali svou pozornost.

Je to perfektní nástroj, ale je to pouze nástroj. Důležitější než pořádek v účtech je vztah se zákazníkem, který vám aplikace nevybuduje. Proto je dobré nastavit kromě této funkce i pravidelný termín, kdy zákazníkovi zavoláte nebo pošlete osobní e-mail s dotazem, zda je vše v pořádku, a jak se druhé straně daří.

Běh automatických faktur u nových zákazníků nenechávejte ze začátku bez dozoru a další komunikace, protože vzájemná důvěra se teprve vytváří a může být narušena například kvůli technické chybě nebo nedorozumění.

Automatická fakturace na různé částky

Automatická fakturace není totéž jako odesílání shodných faktur s různými variabilními symboly. Plnohodnotný systém funguje tak, že na fakturu přidává objednané položky s pevnou cenou a vystavuje i faktury podle aktuálního počtu vykázaných hodin za dané období, ideálně umí kombinaci obojího.

Schvalování faktur

Pokud se podíváme o krok zpět, tedy před moment, kdy opakovanou fakturaci spouštíte, dostaneme se do okamžiku, kdy se zákazníkem nastavujete pravidla a podmínky dlouhodobé spolupráce.

Ať už se jedná o objednávku pravidelných dodávek určitého počtu kusů zboží nebo časového budgetu pro technickou podporu, pošlete zákazníkovi předpokládaný plán nákladů pro nadcházející fakturační období ke schválení (například na začátku každého měsíce).

V Lamaelu můžete přidat ke každému projektu nejen termín dokončení, ale také předpokládanou časovou náročnost. Tu nejlépe odvodíte z výkazů práce z předchozích podobných zakázek. Plán projektu exportujete do PDF na dvě kliknutí a odeslání na e-mail pak zvládnete obratem. Další možností je posílat zákazníkovi automaticky nejprve zálohové faktury a teprve potom ve sjednaném termínu faktury konečné.

O Lamaelu

Lamael je aplikace, která vznikla ve firmě zabývající se vývojem softwaru. Tato česká společnost ji vyvinula pro pokrytí vlastní agendy, když mezi běžnými CRM programy nenašla řešení, které by pokrylo všechny její potřeby. Automatická fakturace je jednou z nich.

Zjednodušit si práci a nastavit automatickou fakturaci můžete ještě dnes. Stačí si založit účet zdarma.

Prohlédněte si návod Jak nastavit opakovanou fakturaci v aplikaci Lamael nebo rovnou vyzkoušejte Lamael, a to celé zdarma.