Možná vyznáváte řízený chaos, ve kterém se vyznáte pouze vy. Blíží se ale svátky, a ty jsou také doba úklidu. Zkuste si udělat pořádek i v počítači. Na začátku nového roku si možná vděčně vzpomenete na své dnešní já, které se rozhodlo vyčistit plochu a roztřídit obsah. Jak a kam poskládat všechny dokumenty?

Správa souborů a duplicita

Než se pustíte do jakékoli práce s tříděním souborů, zamyslete se nad tím, jestli zvolený systém nebude znamenat duplicitní práci. Velmi často se totiž stává, že každé oddělení či člen firmy nebo týmu spravuje své dokumenty nezávisle na těch ostatních. To znamená, že obchod si například ukládá podklady k fakturaci ve složkách obchodu, produktoví manažeři a účetní mají vlastní složky, a obsah všech se částečně překrývá. Lepším řešením je jednotný systém, ve kterém nastavíte provázanost a sdílení dokumentů se všemi členy týmu, kteří s nimi pracují.

Například Lamael třídí soubory tak, že k nim automaticky přiřazuje štítky podle toho, k jakému projektu patří. Zajímá vás, jak přesně to funguje? Přečtěte si článek Jak pracovat se soubory pomocí štítků.

Správa souborů a pořádek na ploše

Plocha představuje místo, kam si jednoduše odložíte to, co je aktuálně důležité, a máte jistotu, že to zůstane na očích.  Problém je v tom, že na ploše se postupně začnou hromadit ikony k připraveným souborům, až nakonec máte na očích pouze nepřehlednou hromadu něčeho, co kdysi bylo důležité.

Pokud jste odhodlaní s podobným chaosem skoncovat, přetáhněte všechny soubory z plochy pryč. V Lamaelu to platí doslova, protože nahrávání souborů se dá řešit jednoduchým přetažením mezi pc a aplikací. Jestli máte i další „skrytá místečka“, kde se hromadí všemožné soubory (například složka se staženými soubory), ukliďte i tam.

Více tipů o třídění souborů do složek nebo o využití štítků se dozvíte v článku Jak přikládat soubory, projekty, úkoly a jiné záznamy.

Závěrem: Dobré třídění znamená, že se nic neztratí

V předchozích odstavcích jsme si vysvětlili, že správné skladování a sdílení souborů dokáže ušetřit duplicitní práci kolegů. Kromě toho vám systematická správa souborů přinese i dokonalý přehled o obsahu, který máte k dispozici, a jistotu, že se nikdy nic neztratí.

Dalším krokem k lepší organizaci dokumentů je pak evidence faktur a objednávek v bezpapírové formě.