Toto je druhý článek ze série velkého srovnávání nejznámějších aplikací využívaných pro projektový management, organizaci a komunikaci v týmu nebo vykazování práce, zkrátka všech nástrojů, se kterými se nejčastěji setkáte, když potřebujete řídit aktivity v pracovní skupině.
Celkově se můžete těšit na 13 článků naplněných informacemi o funkcích, které tyto aplikace nabízejí, v přehledném a jednotném formátu, a nakonec se dočkáte i bonusu v podobě souhrnného článku o všech testovaných aplikacích.
O srovnávání projektových nástrojů
Lamael programujeme, aby byl nejlepší. Proto bereme v potaz nejen skutečné potřeby freelancerů a firem, ale zároveň jsme pečlivě prozkoumali naši konkurenci. Vzali jsme to, co nám připadalo dobré, a přidali věci, které nám u ostatních projektových nástrojů chyběly. Hlubokou rešerši, při níž jsme prošli všechny aplikace a porovnali předem stanovená kritéria, vám představujeme i v sérii našich článků o rozdílech mezi Lamaelem a zbytkem projektového světa.
První dojem z Lamaelu a z Monday
Lamael a Monday.com se výrazně liší vizuálním dojmem, první pohled na otevřená okna obou aplikací však napovídá, že sledované „základní stavební kameny“ jsou obdobné. Z mého čistě subjektivního pohledu připomíná grafika nástěnek v Monday.com s bílým podkresem a kontrastními neonovými barvami prostředí Googlu a Lamael s klasicky modrou pracovní plochou a nerušivými tlačítky zase Microsoft.
U Monday.com je dobré, že hned po prvním spuštění vidíte vzorové rozložení projektu do jednotlivých skupin s úkoly, u kterých se zobrazí i předpřipravené kategorie (status, priorita, termín). V Lamaelu máte k dispozici danou strukturu funkcí na nástěnkách, mezi kterými přepínáte a doplňujete obsah přes srozumitelně definovaná dialogová okna s minimem omezení (například povinná pole) a maximální mírou intuitivního fungování.
Lamael i Monday.com běží jak ve webovém rozhraní, tak i v podobě mobilní aplikace.
Uživatelské prostředí a jazyk
Lamael je software, který vyvinula česká firma a je kompletně v češtině, takže se v něm snadno zorientují i ti členové týmu, kteří nemluví cizím jazykem. Naopak Monday.com nemá českou jazykovou mutaci a bude s vámi „mluvit“ pouze anglicky.
Rozdíly mezi jednotlivými placenými verzemi jsou u obou především v kapacitě úložiště, ale i v komplexnosti dostupných funkcí.
Velká výhoda Lamaelu spočívá v možnosti ručně či automaticky fakturovat vykázanou práci u konkrétních úkolů. S tím souvisí i doplňkové funkce jako platba vytvořených faktur.
Struktura projektů
Monday.com třídí veškerý obsah do projektů, pod které lze připojit úkoly, podúkoly a nastavit jim provázanost. Každý projekt má svoji nástěnku (board), kde najdete přehled všech souvisejících aktivit rozdělených do skupin například podle časové posloupnosti, ve které přijdou na řadu ke zpracování. Ke každé skupině jsou přiřazené úkoly zapsané v řádcích. Pro řádky si pomocí nastavení sloupců sami zvolíte, které údaje chcete u úkolů zobrazovat (priorita, termín, štítek apod.). Rozložení obsahu do řádků a sloupců je podobné zobrazení tabulky v excelu.
Lamael používá kanban nástěnky s kartami, ale umožňuje i přepnutí zobrazení obsahu do seznamu a řádků. Tuto funkci využijete především pro filtrování, jinak je pohodlnější pracovat s tickety. V Monday.com používáte nástěnky pro jednotlivé vytvořené projekty a na jedné nástěnce spravujete celý projekt rozdělený do skupin aktivit. Lamael také propojuje různé části obsahu projektů dohromady, ale „dělá to jinak“. Přes lištu s hlavním menu přecházíte mezi nástěnkami, na kterých jsou seskupené a zobrazené všechny probíhající projekty, úkoly, obchody a tak dál. Ty si navíc můžete plánovat na časové ose a mít tak lepší přehled o tom, co vám v následujících hodinách a dnech čeká.
Lamael posunul časovou úsporu ještě o úroveň výš tím, že dal uživatelům možnost vytvářet si hlasové poznámky. Ty umožňují zaznamenávat postřehy k jednotlivým úkolům a neztrácet čas jejich zapisováním.
Podpora a návody
Při první registraci k vyzkoušení aplikace Monday.com vás program vyzve k vytvoření a pojmenování první nástěnky pro projekt a spustí vám videoprůvodce v angličtině s návodem.
Pomoc s onboardingem v Lamaelu je postavená na jiném principu, díky kterému lépe odpovídá na konkrétní potřeby. Lamael používá také videoprůvodce, ale místo všeobecného úvodu do používání celé aplikace tu najdete návod ke každé funkci ve formě samostatného videa, které spustíte přímo v okně dané funkce. Pokud tedy chcete prozkoumat, jak funguje zadávání úkolů, zapnete si videonávod přímo v okně úkolů, kde chcete právě pracovat, a to i v mobilní aplikaci. Pokud preferujete informace v psané formě, můžete si na stránkách Lamaelu prohlédnou podrobně jednotlivé funkce jako jsou úkoly, projekty, aktivity, kontakty a obchody.
Návody, které přispívají k efektivní práci s Lamaelem a nabízejí tipy, jak své pracovní prostředí využít opravdu naplno, jsou k vidění také na webu v rubrice „Krok za Krokem“.
Funkce Monday.com, které si oblíbíte
Monday.com umí po stránce funkcí téměř všechno, co dokáže Lamael. Podporuje automatizaci opakujících se procesů, šetří čas pomocí šablon projektů a fulltextového vyhledávání, páruje maily a úkoly ke kontaktům, projektům a obchodním případům. Zkrátka stejně jako Lamael propojuje ty informace, které potřebujete mít pohromadě pro detailní přehled o produktivitě týmu a komplexní projektové plánování.
Funkce Lamaelu, které si oblíbíte ještě víc
Cílem Lamaelu bylo od začátku vytvořit takový software, který plně nahradí všechny dílčí aplikace pro správu firmy (projektu). Proto tam, kde Monday.com končí, Lamael pokračuje „až do finiše“. Popisuji tu fakturaci, párování plateb a celou související agendu. Každý projekt totiž směřuje k zisku a oddělit finance od produktivní části znamená odříznout zásadní část podnikání.
Chcete s nastavením procesů poradit od expertů? I takovou možnost Lamael nabízí. Objednejte si workshop na míru, v rámci kterého se všichni členové týmu s jednotlivými funkcemi nejen seznámí, ale zároveň se s nimi naučí pracovat. Tím je zajištěno hladké fungování napříč celým týmem.
Závěrem: Kdy využít Lamael a kdy Monday.com?
Obě aplikace mají velmi široký záběr a zvládnou projektový management od základních potřeb až po detailní nástavbu typu vyhledávání přes štítky nebo Ganttův diagram. Hodně záleží na tom, jestli chcete z jedné aplikace dojít až k fakturaci. Protože pokud ano, pak má Lamael obrovskou výhodu nejen v tom, že tuto funkci vůbec umožňuje, ale hlavně disponuje veškerou související podporou – například rychlé zadávání firemních údajů přes ARES, napojení na české banky nebo automatická periodická fakturace.
Update
Od doby, kdy náš článek vyšel, se Lamael v mnohém posunul kupředu. Rozhodli jsme se proto doplnit pár informací, které by se vám mohly hodit:
Lamael roste společně s vaším týmem, proto nabízí také štítkování činností v týmovém kalendáři, na jejich základě můžete uživatele filtrovat, což vám usnadní organizaci zejména při větším počtu uživatelů.
Budete s ním mít finance pod kontrolou díky funkci budgetů na projektech, v které můžete sledovat využití rozpočtu v reálném čase. Zjistíte tak, jestli se s plánovanou časovou náročností všech úkolů vejdete do rozpočtu, i pokud na projektu pracuje více lidí, jejichž hodinová sazba se liší.
Dále také nabízí funkci opakovaných úkolů, výše zmíněný sazebník prací (můžete zadávat různé hodinové sazby pod jedním projektem) a dělení souborů do složek, jejich štítkování a automatickou kategorizaci podle toho, k čemu soubor nahrajete jako přílohu.
