Ke správnému řízení obchodu je vždy potřeba vše správně evidovat a podložit patřičnými dokumenty. Doba, kdy jste museli vše pracně dohledávat v e-mailu nebo ve složkách, je pryč – Lamael vám dokáže vše držet na jednom místě a doklady vzájemně propojí. To znamená, že nikdy neztratíte přehled o tom, v jakém stavu se určitý obchod nachází. 

Slouží k tomu dvě agendy – Nákup a Prodej. V Nákupu můžete sledovat obchodní pohyby spojené s nákupem služeb, zboží a subdodávek, zatímco v Prodeji naopak dokumenty spojené s dodanými službami nebo prodaným zbožím. 

Postup práce v těchto agendách je velmi podobný. My se zaměříme v tomto článku pouze na Prodej. Agendy ovšem fungují zcela stejně, takže ve chvíli, kdy se naučíte pracovat s jednou, automaticky ovládnete i tu druhou.

Poptávka – první krok 

Na počátku je vždy poptávka. Jedná se o poptávku, kterou vás osloví potenciální klient. Může se jednat o zájem o vaše služby, zboží – zkrátka cokoliv. Není povinné ji v Lamaelu evidovat, ale my vám to silně doporučujeme, abyste mohli sledovat celý obchod již od samého začátku a při jeho dokončení mohli analyzovat místa ke zlepšení. 

Pro vytvoření poptávky přejděte do agendy Prodej a otevřete záložku Poptávky. 

Dalším krokem je kliknutí na Nový záznam. Otevře se vám dokument, který je potřeba vyplnit. Primárně jde o: 

• odběratele (tedy potenciálního klienta), 
• položky, o které má zájem, 
• jméno projektu či obchodu a 

• a stav, v jakém poptávka je. 

Jméno projektu je dobré vyplnit proto, aby se vám doklad zobrazoval v přehledu dokumentů napojených na daný obchod či projekt. Jak efektivně pracovat s obchody a projekty a jaký rozdíl mezi nimi je, se můžete dočíst v našem článku Obchody a projekty – jaké jsou mezi nimi rozdíly a jak s nimi pracovat. 

Dokument pochopitelně obsahuje řadu dalších parametrů – číslo vašeho účtu, způsob úhrady nebo dopravu. Ty však pro účely tohoto článku vynecháme. 

Tip: Pokud máte v Lamaelu tarif Business, můžete využít funkci ceníku. Lamael si pamatuje vaše produkty a automaticky vám našeptává, co do dokladu vložit za položky. Také automaticky doplní ceny. 

Nabídka – druhý krok 

Ve chvíli, kdy jste zadali poptávku do systému, nastává chvíle, kdy můžete vytvořit nabídku. Například se s klientem domluvíte, že zboží bude potřeba více nebo nabídnete služby navíc. Nejsnazším způsobem je duplikování poptávky.  

Všechny údaje, které jste vyplnili do poptávky, se vám zkopírují do nového dokumentu a vy si ušetříte čas s jejich vyplňováním. Stačí pak jen upravit samotné položky na dokladu. 

Duplikát můžete vytvořit kliknutím na tlačítko na samém konci dokumentu, nalézá se hned vedle tlačítka uložit. 

Otevře se vám nabídka, ze které můžete vybrat, jaký druh nového dokumentu chcete z daného dokladu vytvořit. Vyberte nabídku. 

Dokument se vám nyní zkopíruje do nabídky a již stačí pouze přepsat položky na dokladu do nové podoby. 

Krok třetí – objednávka 

S klientem jste se dohodli na šíři spolupráce a chcete se pustit do práce. Tím vzniká objednávka, která se stává prvním víceméně závazným dokumentem. 

Pokud jste začali vše zadávat již u poptávky nebo nabídky, můžete opět využit funkci duplikace. S tím rozdílem, že v tomto konkrétním případě vytvoříte objednávku. 

U objednávky nastává mírná změna ve funkcích dokumentu. Zpřístupní se vám možnost dokumenty provázat a zakládat v návaznosti na sebe. To znamená, že z objednávky rovnou můžete vytvořit dodací list nebo například fakturu. 

V praxi pak máte možnost po otevření jakéhokoliv dokumentu, který je takto provázán, se na jedno kliknutí podívat na ostatní dokumenty v rámci daného obchodu. 

Krok čtvrtý – dodací list 

S klientem jste od původní poptávky došli až k objednávce a nyní nastal čas mu doručit objednanou službu nebo výrobek. K tomu slouží dodací listy – ty říkají, že klient převzal nebo obdržel to, o co žádal. 

Dodací list vytvořte tím, že v objednávce kliknete na tlačítko Vytvořit dodací list. 

V nově vytvořeném dodacím listu vám doporučujeme zkontrolovat, že obsahuje dodací adresu klienta, kam jste zboží doručili. 

Lamael vám nabízí ještě jednu možnost – zakázkový list. Ten nabízí možnost, aby klient přebírku na místě přímo elektronicky podepsal. Jak s ním pracovat a jaké další rozdíly jsou mezi zakázkovým a dodacím listem, se můžete podívat v našem článku Krok za krokem: Jak pracovat se zakázkovými listy. 

Mezikrok – skladová výdejka 

Pokud v Lamaelu využíváte skladové hospodářství, Lamael vám automaticky bude při vyplňování dokladů našeptávat, jaké produkty máte na skladě vytvořené. 

A také vám dá možnost z obchodního dokumentu rovnou vytvořit skladovou výdejku. Tlačítko pro vytvoření skladové výdejky se vám zobrazí pouze v případě, že se na dokladu nachází položka, kterou máte vedenou i na skladě. 

Krok poslední – faktura 

Klient vás oslovil s poptávkou, provedli jste nabídku, následně došlo k objednávce, zboží bylo doručeno a nyní je čas na vystavení faktury. Jedná se o poslední krok v procesu obchodních dokumentů. Fakturu opětovně můžete vytvořit přímo z předchozích dokumentů. 

Od předchozích dokladů se liší tím, že je potřeba nastavit: 

• splatnost, 
• číslo účtu, na který má klient zaslat peníze 

• a způsob úhrady.  

Variabilní symbol můžete přepsat dle vlastní potřeby, nebo tam ponechat ten, který Lamael automaticky vytvoří na základě čísla dokladu. 

Fakturu již nyní stačí pouze zaslat klientovi. Pokud by se jednalo o pravidelnou fakturaci, doporučujeme vám mrknout na náš článek Krok za krokem: Nastavte automatické upomínky faktur. 

Propojení dokumentů je silnou stránkou Lamaelu. Jedná se o funkci, která vám pomáhá udržovat v dokumentech přehled a rychle se v nich orientovat. Otevřete-li totiž kteroukoliv fakturu nebo jakýkoliv další dokument, můžete se jedním kliknutím podívat na kterýkoliv předchozí dokument. Zkontrolovat jej nebo v něm klidně i něco opravit. 

Finální dokument tak tedy můžete vypadat i takto: 

Tip: Doporučujeme, abyste s Lamaelem propojili i e-mailový účet, který používáte u své banky. Díky propojení získáte přehled o zaplacených fakturách a ušetříte si spoustu času. Jak na propojení se můžete dočíst v našem článku Krok za krokem: Integrace s bankou a párování plateb s fakturami.