S pomocí Lamaelu můžete nyní sledovat, jak jsou pro vás projekty výnosné, a navíc si pohlídat i jejich nákladovou část. Může se jednat o náklady na zaměstnance nebo třeba nákup materiálu na výrobu. Lamael vám vše ukáže v jednoduchém přehledu a vy nemusíte ztrácet čas dlouhým prohledáváním interních dokladů.
Kde najít budget
Budget najdete v dialogovém okně projektu. Přejděte tedy do agendy Projekty.
Vyberte projekt, u něhož chcete zkontrolovat jeho finanční stránku, a kliknutím jej otevřete. V polovině dialogového okna pak najdete zmíněný budget.
Nyní se nabízí otázka – jaké části se propisují do nákladů?
Náklady v rámci práce
V položce práce se vždy počítá s tím, kolik fakturujete klientovi za hodinu práce, a naopak na nákladové straně následně s tím, jaké máte náklady na hodinu práce svého zaměstnance. Vše se počítá na hodinové bázi.
Hodinovou nákladovou sazbu svého zaměstnance můžete definovat v jeho osobním nastavení. To najdete po kliknutí na oranžové tlačítko se svým jménem v pravé horní části Lamaelu – a to pod položkou Nastavení skupiny.
V Nastavení skupiny klikněte na ozubené kolečko vedle uživatele, kterému chcete nastavit nákladovou hodinovou sazbu. 
Otevře se vám nastavení vybraného uživatele. V něm přejděte na samotný konec, kde najdete možnost nastavit náklady.
Nákladovou hodinovou sazbu Aničky jsme stanovili na 400. To znamená, že pokud zadáme úkol trvající jednu hodinu na projektu, který má nastavený, že klientovi fakturujeme 800 za hodinu, v budgetu budeme mít výnos 800 a náklad 400.
Nákladové ceny můžete takto stanovit buď u každého uživatele jednotlivě, nebo u jednotlivých úkolů specificky.
Nejsnazším způsobem je vrátit se do dialogového okna projektu, který vás zajímá. Na jeho konci najdete seznam zadaných úkolů.
V tomto případě se jedná o úkol Kalkulace ceny. Jedním kliknutím ho můžete otevřít a nastavit hodinovou nákladovou cenu.
Pokud nastavíte nákladovou cenu tímto způsobem, náklady přímo z úkolu mají přednost před definovanými náklady u konkrétního uživatele. Projekt tedy bude počítat s náklady 250, a nikoliv 400, jak jsme ukázali na předchozích obrázcích.
Náklady v rámci dodávek
V rámci projektu vám nemusejí vznikat náklady pouze za práci, ale i za dodané zboží a nakupované služby. To se zobrazuje v budgetu v kolonce Dodávky. Dodací list můžete vytvořit přímo v dialogovém okně projektu, a to skrze tlačítko Přidejte dokument.
Z menu nyní vyberte Přidat dodací list.
Tip: Jak pracovat s dodacími a zakázkovými listy (které jsou jejich rozšířením) se můžete dočíst v našem návodu.
Po rozkliknutí nákupního dodacího listu se vám otevře dialogové okno, na němž vyplníte materiál, který jste obdrželi, a příslušného dodavatele.
Po uložení se vše propíše do budgetu.
Co se do nákladů a výnosů počítá
Náklady a výnosy Lamael počítá z práce a z dodávek. Pojďme si to rozebrat podrobněji.
Práce zahrnuje úkoly, aktivity a podporu. Ve všech těchto agendách vykazujete čas, zadáváte hodinovou sazbu a nastavujete stav. Ve sloupci práce se sčítají data z těchto záznamů.
Dodávky zahrnují dodací listy a skladové doklady, tedy skladové příjemky, skladové výdejky, nákupky a prodejky. Ve sloupci dodávky nejsou zahrnuty faktury, a to ani vystavené, ani přijaté.
Někteří uživatelé přicházejí s požadavkem zahrnout do nákladů i faktury přijaté (od dodavatelů), my ale máme dobrý důvod, proč to nedělat. Oddělení dodávek od fakturace má smysl. Tak máte přehled, za kolik byly zboží a subdodávky přijaty (na základě dodacích listů a skladových příjemek) odděleně od toho, za kolik vám za dodané zboží a subdodávky bylo fakturováno.
Vyřazení duplicit
Pozor, pokud vámi vykázanou práci v úkolech, aktivitách a podpoře zároveň vykazujete na zakázkových listech, pak práci v úkolech, aktivitách a podpoře nepřepínejte do stavů Výkaz ani Fakturuj, ale do stavu Uzavřeno (zdarma). Pokud pracujete se zakázkovými listy, předpokládáme, že budete ze zakázkových listů vystavovat faktury. Proto byste neměli tu stejnou práci podruhé vyfakturovat z výkazů práce. To zajistíte tak, že tyto výkazy nepřepnete do stavu Výkaz ani Fakturuj, ale přepnete je do stavu Uzavřeno.
Vyřazení duplicit dodávek z dodacích listů, zakázkových listů a skladových dokladů zajistí Lamael. Musíte mu k tomu ale poskytnout správné informace. Vysvětlíme to. Veškeré doklady od objednávek, přes sklad, dodací listy, zakázkové listy až po faktury jsou vzájemně propojené, pokud je vystavujete jako propojené doklady a ne pomocí prosté duplikace jednoho dokladu na jiný. Lamael eviduje na úrovni řádků dokladů, co s čím souvisí. Proto vám například do nákladů nezapočítá stejnou položku dvakrát, pokud to samé máte jak na dodacím listu, tak na skladové příjemce.
Shrnutí
V Lamaelu můžete sledovat budget ve třech rovinách:
- Za vykonanou práci, u níž klientovi účtujete pomocí hodinové sazby.
- Za dodaný materiál skrze Dodací listy, Zakázkové listy a skladové pohyby.
- Souhrn vykonané práce a dodávek ve sloupci Celkem.
