Asi každá firma si v letošním roce vyzkoušela zátěž onemocnění zaměstnanců nebo se setkala s jejich povinnou karanténou. Otázku práce z domova a uhlídání workflow řeší hodně z nás. Jak zajistit, že zakázky a projekty nezůstanou najednou stát kvůli výpadkům pracovních kapacit? To je téma, kterému se v tomto článku podíváme na zoubek.

Co je to workflow?

Workflow jsou vlastně firemní procesy – to, jakým způsobem se každý projekt rozpadne do dílčích úkolů a projde rukama zpracovatelů do finální fáze. Z popisu je na první pohled patrné, že důležitým pojmem, který se s workflow pojí, je kontinuita. V ideálním případě někdo z firmy na začátku stanoví průběh zpracování zakázky, rozdělí zodpovědnost a kompetence a hlídá odevzdání výsledků ve stanoveném termínu.

Tip č. 1: Vypozorujte, co vaši workflow brzdí

Nepřítelem hladkého průběhu workflow jsou především špatně nastavená očekávání a procesy. Popisujeme tu situace, kdy vám na stole přistane kopec práce s šibeničním termínem nebo kdy se tým vzájemně brzdí kvůli provázanosti přidělených úkolů a stále se na něco nebo někoho čeká. Pokud navíc někdo onemocní, vykolejí to celý tým.

Jak takovou situaci vyřešit? Pokuste se neustále monitorovat vytíženost týmu a automatizovat rutinní činnosti. Nastavení opakovaných faktur nebo automatické vykazování práce může uvolnit nejedny ruce pro důležitější práci.

Vnější příznaky jsou však často jen špičkou ledovce – ve skutečnosti můžou mít hlubší kořeny ve slabé interní komunikaci. Je proto důležité vždy důkladně zmapovat, co za vaší špatnou workflow stojí, a až pak hledat řešení.

Tip č. 2: Jak na efektivní řízení týmu

Řídit tým znamená pracovat s prioritami a zpětnou vazbou. Na vedoucí pozici by vaším hlavním úkolem mělo být sledovat cíle a soustředit veškeré dostupné prostředky k jejich naplnění.

Nebojte se proto delegovat nebo odmítat nepodstatné požadavky. S tím vám mohou pomoci nástroje, jako jsou notifikace, které nasadíte pouze k primárním úkolům, a reporty s checklistem.

Přečtěte si, jak používat notifikace pro efektivní práci.

Tip č. 3: Řízení týmu a zastupitelnost

Zastupitelnost jednotlivců v týmu může být doslova noční můra. Proto veďte svůj tým k tomu, aby průběžně zaznamenával nové informace o vývoji projektu v zákaznických kartách. Připojujte ke kontaktům i odkazy na související soubory a e-maily. Když někdo onemocní, pro ostatní členy týmu tak bude snazší převzít komunikaci nebo rozpracovaný úkol.

S přehledným zadáváním kontaktů vám pomůže Lamael.

Závěrem – kvalitní zázemí v systému

Všechno je mnohem jednodušší, pokud máte dobrou aplikaci pro firemní komunikaci a projektové řízení. Tu správnou poznáte podle toho, že je intuitivní, automatizuje opakující se procesy a podporuje vyhledávání a třídění souborů v souvislostech – například pomocí štítků.

Pokračujte na článek Nepracujte dlouho, pracujte efektivně: 3 zásady efektivní práce nebo se zaměřte na svoje vnitřní hodiny, kterým se věnuje článek Před obědem a po obědě? Koukněte se, jak si zorganizovat čas. Přejeme inspirativní počtení!