Před vámi je složitý firemní úkol nebo se blíží termín projektu a vy zjišťujete, že vám chybí přehled o procesech ve vaší firmě. Co s tím? Každá firma má své specifické procesy a pochopení jejich logiky je klíčem k lepšímu řízení a plynulejšímu chodu podnikání. V našem článku se podíváme na to, co přesně procesy jsou, proč je důležité mít jasnou představu o jejich průběhu a jak vám procesní kniha může pomoci mít všechno pod kontrolou.

Co je to proces?

Než si v rámci odvětví byznysu definujeme pojem procesní knihy, asi by bylo vhodné si ujasnit, co je to proces samotný. Někdy se zdá, že firemní procesy jsou jako orchestr. V zásadě jsou to sériově propojené kroky, které vedou k vytvoření produktu nebo služby, přičemž každý je nositelem určité přidané hodnoty. Představte si to jako cestu od A do Z, kde každá zastávka znamená další krok k cíli. Cesta začíná vstupy a končí produktem, který potěší zákazníka.

Důležitý bod: Definovat firemní procesy můžeme jako řadu propojených aktivit, které společně generují určitý produkt nebo službu.

Co je to procesní kniha?

Máte v hlavě chaos a potřebujete se zorientovat, jak věci ve vaší firmě fungují? Kniha procesního řízení je jako podrobný návod nebo seznam pravidel, interní kuchařka, která říká, jak se věci ve vaší firmě dělají. Jedná se o sbírku návodů nebo soubor dokumentů, kde najdete jednotlivé kroky a postupy pro různé dílčí úkoly a činnosti, jako třeba – jak správně vyřídit objednávku nebo jak postupovat při náboru nových zaměstnanců. To pomáhá všem ve společnosti dělat věci správně a konzistentně.

Dříve se tyto informace často uchovávaly ve fyzické papírové formě. Naštěstí moderní technologie otevřely nové možnosti a firmy teď používají počítačové programy, které jim pomáhají ukládat a spravovat tato pravidla a procesy digitálně. To znamená, že místo listování papíry si můžete po pár kliknutích jednoduše najít, co potřebujete, online.

Tip: Zajímá vás, jestli je digitalizace podnikání jen trendem moderní doby, nebo taktickým krokem kupředu?

Neexistují univerzální šablony procesních knih

Věc se má tak, že když jde o procesní knihy, není to jako s IKEA návodem. Nemůžete jen vyndat univerzální plánek a čekat, že bude pasovat zrovna na vaši firmu. Každá organizace je trochu jiná, má své specifické potřeby a způsoby práce. Co to znamená pro vaši procesní knihu? Jednoduše to, že si musíte vyšlapat vlastní cestu. Vytvořte si vlastní pravidla a postupy, které budou odpovídat právě vaší firmě a jejím potřebám. A mějte na paměti, že vaše kniha by měla být živý dokument, který se vyvíjí spolu s vaší společností.

Jak identifikovat a řídit procesy ve vaší firmě

Klíčem k úspěšnému procesnímu řízení je schopnost identifikovat a správně popsat jednotlivé procesy ve vaší firmě. To vyžaduje analytický přístup k rozpoznání, jak se různé činnosti navzájem ovlivňují a propojují. Uvědomte si, že tyto procesy neexistují izolovaně; jsou součástí většího systému, kde se výstup jednoho procesu stává vstupem pro další. Pochopení tohoto propojení je nezbytné pro správné řízení a optimalizaci vašeho podnikání.

Tip: Chcete vědět, jak na efektivní inovaci obchodních procesů?

Jak napsat procesní knihu?

Vytváření procesní knihy je systematický postup, který vyžaduje čas a úsilí, ale přináší významné výhody pro podnikání. Zde je stručný návod:

1. Kategorizace podnikových procesů

Při zahájení procesu kategorizace je důležité získat jasný přehled všech firemních procesů a systematicky je uspořádat. Mějte na paměti, jak každý proces zapadá do širšího kontextu vašeho podnikání a co je jeho hlavním účelem a významem.

Je dobré zahrnout do této činnosti zaměstnance a společně s nimi vytvořit kategorie spolupráce, aby byly co nejvíce relevantní a aby se zaměstnanci cítili jako nedílná součást celého procesu. Následně můžete vytvořit nové složky pro kategorizaci jednotlivých procesů na základě různých kritérií, například oddělení, účelu nebo jiných systémových faktorů.

2. Identifikace klíčových osob pro každý proces

Určete, kdo jsou klíčoví aktéři každého úkolu, přičemž se zaměřte na pracovní pozice zaměstnanců, nikoli na jejich jména (např. HR Manager, ne Kateřina z personálního, která může časem odejít, být odejita, nebo si odskočit na mateřskou). Ujistěte se, že používáte jazyk srozumitelný pro dané zaměstnance a související s jejich pracovní rolí a odborností.

3. Nastavení kontrolních procesů

Po identifikaci klíčových osob zaveďte kontroly nad procesní dokumentací a rozhodněte, která oddělení a zaměstnanci mají přístup k daným postupům. Můžete zvážit nastavení kontrol nad tím, kdo může provádět úpravy. Pokud používáte software pro správu procesní knihy, může být užitečné využít funkci „oprávnění“. Nicméně i v běžném programu, jako je například Microsoft Word, můžete nastavit oprávnění pro správu dokumentů.

4. Vytvoření týmu pro správu procesů

Vytvořte tým, který bude zásadní pro organizaci a správu procesní knihy a včas podchytí jakékoli změny procesů nebo pracovních postupů. Tento tým bude analyzovat a zdokonalovat firemní procesy přidávané do knihy, modelovat je a testovat v různých scénářích. Při sestavování týmu zohledněte velikost vaší firmy a skladbu týmu. Podle teorie BPR od Hammera by měl být výkonný tým omezený na méně než deset lidí, aby se zachovala organizovanost a efektivita. Pokud firma nedokáže udržet svůj tým na zvládnutelné velikosti, je mnohem obtížnější správně realizovat potřebné procesy.

Tip: Přečtěte si, jak je týmová komunikace klíčem k úspěšnému podniku.

Vedení procesní knihy: Krok ke klidnějšímu podnikání

Věřte tomu, že napsání a vedení procesní knihy nemusí být noční můrou. Je to cesta k lepšímu pochopení vašeho podnikání, k efektivnější práci a ke spokojeným zaměstnancům i zákazníkům. Procesní kniha vám umožní mít všechny důležité informace na jednom místě, snadno dostupné a pravidelně aktualizované. Koneckonců jde hlavně o to, abyste měli věci pod kontrolou a nechali váš podnik růst a prosperovat. Uvidíte, že s jasným procesním řízením se vám bude pracovat jako nikdy předtím.

Zjednodušte si podnikání s Lamaelem

Přemýšlíte nad projektovým nástrojem, který by nejen usnadnil koordinaci a plánování vašich firemních aktivit, ale také pomohl zefektivnit vaše podnikové procesy? Český projektový nástroj Lamael je praktickým řešením pro ty, kteří hledají účinný a přehledný způsob, jak spravovat rozmanité aspekty podnikání. S tímto nástrojem získáte vše, co potřebujete pro hladký chod vaší firmy, včetně správy projektů, procesů, vztahů s klienty a fakturace – a to vše v jednom intuitivním rozhraní. Chcete-li se dozvědět více o tom, jak Lamael pomáhá zlepšovat podnikové procesy, kontaktujte nás a my vás rádi se vším obeznámíme.