Nenechte svůj podnik pohřbít pod tunou papírů! Digitalizujte veškerou administrativu a dokumenty. Kalendář, kompletní projektovou nebo zákaznickou dokumentaci, faktury, studie, výkazy, poznámky, komunikaci s kolegy i klienty, a dokonce nástěnku můžete mít v jednom jediném softwaru. Zbavte se tiskáren, dokupování tonerů i zběsilých úprků do papírnictví.

Práce v kanceláři se neochvějně pojí s tunou potřebného papírování. Přehrabujete se ve stozích papírů, hledáte v šanonech, kancelářské svorky vám pořád docházejí a v zoufalství všude lepíte papírové štítky, abyste se v té haldě dokumentů alespoň trochu vyznali. S tím je ale konec! Zahoďte papíry a vezměte notebook.

Co je bezpapírová kancelář?

Bezpapírová kancelář (paperless office) je taková kancelář, která má veškeré papíry, šanony a kartotéky omezené na minimum a místo toho se spoléhá na digitalizované dokumenty. Elektronická archivace dokumentů umožňuje kanceláři pracovat rychleji, snadno sdílet dokumenty s kolegy či jinými pracovišti a je navíc ekologická.

Základní pravidlo zní: čím méně papírů, tím lépe. Cokoli máte v elektronické podobě neuchovávejte ještě na papíru (pokud to legislativa výslovně nevyžaduje). Na papíře mějte jen to nejdůležitější, jako jsou smlouvy apod.

Tip: Přečtěte si, jak na bezpapírovou fakturaci a evidenci objednávek.

Výhody aneb efektivita

Kancelářští pracovníci tráví 30–40 % času hledáním ve fyzických dokumentech. A nalezení konkrétní informace v hromadě papírů působí žaludeční vředy kdejaké sekretářce. V elektronických dokumentech může ale vše najít během pár vteřin či minut (záleží, jak pečlivě s dokumenty pracujete) a zbytek času věnovat užitečnějším činnostem.

Ušetříte za tiskárny, skartovačky, tonery a samotné papíry. To je výhodné nejen pro váš rozpočet, ale i pro planetu, která nepotřebuje další haldy zbytečného odpadu.

Digitální kancelář poskytne vašim zaměstnancům velkou míru flexibility. Mohou se do ní připojit kdykoliv a odkudkoliv. Dohledat si vše potřebné mohou i z domova nebo autobusu. Ba co víc, můžou se zapojit do pracovních procesů i během karantény nebo služební cesty.

Administrativa ve formě fakturací, plánování schůzek, tvorby pracovních rozvrhů, kontrolování výkazů apod. bude mnohem přehlednější a rychlejší. Pravděpodobně vám zabere jen pár minut. Většinu těchto úkonů můžete dokonce automatizovat a úplně je tak pustit z hlavy.

Tip: Podívejte se, jak snadno evidovat schůzky a synchronizovat kalendáře.

Nevýhody aneb ochrana dat

Jak už vás pravděpodobně samotné napadlo, nevýhodou digitální kanceláře, je především hrozba kybernetických útoků a s tím spojených úniků dat. Aby se hackeři nemohli dostat k vašim citlivým datům, měli byste silně dbát na kybernetickou bezpečnost. S tím vám jistě pomůže firemní IT oddělení. Pokud jsou vaši ajťáci vytížení, nebo dokonce nemáte žádné, můžete bezpečnostní služby outsourcovat. Na trhu je mnoho společností, které se ochranou firemních dat zabývají. Tato nevýhoda může být tedy snadno eliminována.

Jak kancelář digitalizovat?

Pro digitální kancelář budete potřebovat cloud. Pravděpodobně jste o něm už slyšeli a možná ho i používáte pro osobní účely. Rozhodně byste ho ale měli zavést i ve vaší společnosti. Do firemního cloudu mohou vaši zaměstnanci ukládat veškeré potřebné dokumenty. Ty mohou poté pomocí pár kliknutí snadno sdílet se svými kolegy nebo s nimi dokonce v dokumentech pracovat současně.

Cloud vám také zaručí, že se žádné dokumenty neztratí, nebo omylem nevyhodí. V případě předělávek nebo opravování chyb můžete díky verzování dat navíc sledovat, kdo provedl, jaké změny a případně elektronické dokumenty vrátit do původní podoby. Rovněž můžete nastavit, kteří zaměstnanci mají ke konkrétním datům přístup a zamezit tak, aby se něco dostalo do nepovolaných rukou.

Samotný cloud, je dobrý začátek, pokud ale chcete, aby vaše kancelář byla digitální v pravém slova smyslu, měli byste zvážit pořízení komplexního kancelářského softwaru. Lamael disponuje celou řadou funkcí, které nejen posunou vaši kancelář do digitálního věku, ale zároveň vám pomůžou s projektovým managementem a řízením vztahů se zákazníky.

Vyzkoušejte Lamael na 14 dní zdarma a přesvědčte se na vlastní kůži o výhodách bezpapírové kanceláře.