Krátce pro nedočkavé

• Vyhoďte nepotřebné
• Roztřiďte dle druhu
• Vyhoďte neaktuální
• Naskenujte
• Pojmenujte
• Zálohujte
• Radujte se

Vyhoďte nepotřebné

Cokoli máte v elektronické podobě neuchovávejte ještě na papíru. Zbavte se návodů a plánků od přístrojů, které už nemáte. Vyhoďte návody a popisy v různých jazycích, nechte si jen jednu verzi. Zbavte se všemožných katalogů, vše je dnes na internetu a Google to najde. Vyhoďte staré časopisy, stejně je už nebudete číst.

Knihy se nevyhazují. Opravdu? Chcete je s sebou vláčet po zbytek svého života a přenechat břímě dětem, ať je vyhodí za vás? Ponechte si jen vybrané kousky, na kterých vám opravdu záleží. Zbytek darujte nebo vyhoďte do papíru. Nezkoušejte je prodat do antikvariátu. Ne, ani tam je nechtějí.

Roztřiďte dle druhu

Udělejte si hodně místa na hodně hromádek. Myslím opravdu hooodně místa. Nejen kousek místa na stole, ale celý stůl, dva stoly, podlahu.

Roztřiďte papíry na hromádky dle druhu. Faktury, objednávky, bankovní výpisy, inkasa, smlouvy, články, obrázky, nápady, dopisy, reklamace, záruční listy, návody, certifikáty, letáky, pojistky, atd.

Když máte hodně místa, dělejte si hromádky pro jednotlivé druhy faktur, smluv, objednávek a jiných dokladů. Například faktury za elektřinu, faktury za vodu, faktury za plyn, výpisy z jedné banky, výpisy z druhé banky. Tak budete muset vzít každý papír do ruky jen jednou.

Pokud máte málo místa, budete třídit na méně hromádek a zato na vícekrát. V prvním kole roztřídíte papíry třeba jen na osobní a firemní. Dále osobní třeba na obchodní dokumenty a ostatní. Dále například na energie, pojistky, banku a ostatní. Nakonec energie na elektřinu, vodu a plyn. Výsledek bude stejný jako na velkém prostoru s více hromádkami, jen pomaleji a po částech.

Vyhoďte neaktuální

Teď když máte hezky pohromadě co k sobě patří, například veškeré doklady k elektřině, seřaďte si je v čase od nejstarších po aktuální, pokud chcete mít přehled. Jinak tento krok přeskočte, je zbytečný, protože většinu z těch papírů stejně vyhodíte, tak proč je řadit. Najděte v hromádce ty nejdůležitější dokumenty, které si musíte nechat. Například podepsanou smlouvu a její dodatky. Najděte poslední stavový výpis, poslední fakturu a vyúčtování a ty si nechte. Smyslem je si nechat jen to opravdu důležité a nepostradatelné. Zbytek vyhoďte.

Ne nebojte se, opravdu nepotřebujete účty za plyn a za elektřinu za posledních deset let. Vlastně nepotřebujete ani tu smlouvu, nikdy ji po vás nebude nikdo chtít.

Schováváte si účty za nákup všeho možného? Kvůli záruce? To je fajn a výjimečně se to může hodit. Ale vyhoďte všechny staré účty, za zboží s již propadlou zárukou. Kdo by se chtěl probírat hromadou účtenek a hledat co nechat a co vyhodit? Nikdo. Takže jak na to? Ideálně vyhazujte hned po nákupu a nebudete hromadit. Schovejte si účtenku jen od dražších věcí, kde je pravděpodobná možnost reklamace. Vždy na konci roku dejte všechny nové účtenky do obálky a napište na ni aktuální rok. Záruka na většinu zboží je dva roky, takže až naplníte třetí obálku, tu první vyhoďte. Vždy Vám zbydou účtenky za poslední dva roky.

Vsuvka pro firmy a podnikatele. Jasně že si musíte nechat doklady do účetnictví. Smlouvy, faktury i výpisy z banky. Dle zákona máte povinnost daňové doklady archivovat 10 let. Mzdové doklady 20 let. Ponechte si je.

Naskenovat

To co zbylo je třeba někam přehledně uložit. Ještě jednou a už naposledy budeme třídit. Část dokumentů je třeba opravdu uchovat v papírové podobě, ale není jich moc. Budou to různé osobní dokumenty, podepsané smlouvy, certifikáty či vymahatelné dokumenty, například uznání dluhu a směnky. Třeba také první kresby a výtvory vašeho dítěte. I přesto, že tyto dokumenty nyní budeme uchovávat, doporučuji je naskenovat a to buď pro případ ztráty originálního dokumentu, pro potřeby rychlého vyhledání a pro budoucí archivaci. Originální dokument si založte na bezpečné místo a tak, abyste jej snadno našli. Budete jej potřebovat jen výjimečně, možná nikdy. Ale kdo ví.

Zbyly nám papíry, které chceme uložit ale není třeba mít jejich papírový originál. Ty si naskenujeme a zatřídíme tak, abychom je vždy snadno našli.

Jak úsporně a rychle skenovat?

• Automatický podavač
• Scanovat rovnou do počítače
• Roztřídit dle potřebné kvality skenování (ČB, stupně šedi, barevné)
• Roztřídit na jednotlivé dokumenty a vícestránkové dokumenty
• Scanovat v nejnižší potřebné kvalitě
• Dokumenty a nákresy stačí ČB
• Články s fotkami stačí ve stupních šedi
• Barevně jen to, kde opravdu chceme
• Ukládat v TIFF, jednostránkové i vícestránkové
• PDF/A pro archivaci včetně textu převedeného pomocí OCR
• Kompatibilita do budoucna, snadnost prohlížení, rychlost načítání, ORC, malá velikost

Pojmenovat

Aby to šlo dobře najít, bude s tím trochu práce. Každý soubor musí být dobře popsán, co v něm je. Jsou různé systémy na správu souborů a přidávání štítků, ale budou zde tyto systémy třeba za dvacet nebo čtyřicet let? Nejjednodušší je pojmenovat přímo soubor. Srozumitelně, popisně a ve snadno pochopitelných slovech. Název souboru by měl obsahovat vše podstatné. Nebojte se dlouhých názvů, oceníte to. Doplňte název souboru datem pořízení dokumentu. Doporučuji zapsat datum na konec souboru a ve formátu rok měsíc den pro přirozené chronologické řazení. Udělejte si svůj systém, který budete dlouhodobě dodržovat. Například název: Kupní smlouva Byt Pařížská Praha František Novák 20170825.tiff je dobrý příklad.

Nemusíte třídit soubory do složek, dokud jich nebudete mít hodně. Dokumenty, které si zaslouží archivaci, nepřibývají v životě tak rychle a není jich mnoho. Výjimkou jsou obchodní dokumenty jako jsou došlé faktury od dodavatelů. Ty si zaslouží vlastní složku a případně podsložky dle roků.

Zálohovat

Zálohujte, zálohujte, zálohujte.
Když už jste si dali práci s tříděním a skenováním, je škoda o soubory přijít. A proto zálohujte. Ideálně na více míst a takovým způsobem, který neumožňuje náhodné smazání dat nedopatřením.

Radujte se

Není to skvělé? Hromady papírů jsou pryč. Nakonec ani těch souborů není tak moc. Štos papírů se scvrkne do pár souborů ve složce. Nezabírá to žádné místo ve skříni ani na stole.

Co dál?

Nenechte se zase zavalit! Vyhazujte průběžně, nehromaďte. Skenujte a ukládejte jen to nejnutnější. Udělejte si šuplíček na papíry k uložení a jednou za měsíc je naskenujte a vyhoďte a nebo založte na své místo.

Jakmile si jednou uklidíte budete překvapeni, že nové dokumenty vhodné k archivaci přibývají velmi málo. Prostě už v nich máte pořádek jednou pro vždy. Není to skvělé? Napište mi svoje zkušenosti a nebo problémy, na které narážíte.

Odkazy

www.datove-schranky-software.cz/archivace-dokumentu.html
www.mokry.cz/solid-documents/solid-pdf-tools/vlastnosti-funkce-programu-solid-pdf-tools

Poznámka: Nemám žádný vztah k produktům zmíněným v odkazech ani se nejedná o affiliate spolupráci. Prostě mne jen zaujaly při mém studiu této problematiky a tak je zde uvádím.

Moje vize

Nemám rád papíry. Mojí vizí je zcela bezpapírová kancelář, nezávislost na místě a svobodná firma. Chci mít informace dostupné odkudkoliv a ihned na pár kliknutí. Baví mě tvořit digitální produkty pro zjednodušení a automatizaci práce. Proto spolu se svým teamem tvoříme v cloudu informační systém pro malé firmy. Správu dokumentů ještě nemáme, ale už brzy bude a na to se opravdu moc těším.