Máte pocit, že tíha celé firmy leží jen na vašich bedrech? Trávíte v práci víc času, než byste chtěli v domnění, že na pozici majitele nebo manažera podniku to zkrátka jinak nejde? Rádi vás vyvedeme z omylu. V tomto článku se dozvíte, proč byste jako majitel firmy měli pracovat méně a že řízení firmy nemusí být zas taková dřina. Dáme vám více než 10 tipů, jak na management firmy efektivně a jednoduše.  

Proč byste měl jako majitel firmy pracovat méně? 

V začátcích dělá každý podnikatel všechno. Odpovídá na e-maily, shání nové zákazníky, domlouvá obchodní spolupráce a možná i v kanceláři na konci dne naplní myčku – zkrátka zastává více pracovních pozic. Jakmile ale začnete zvyšovat svůj zisk, měli byste usilovat o to, abyste pro firmu pracovali čím dál tím méně.  

Zaměřte se především na strategické aspekty – tzn. sledujte, zda je firma v souladu s dlouhodobou vizí a hodnotami a blíží se k vytyčeným cílům. Denní chleba by pro vás mělo být delegování práce, vzdělávání a vymýšlení nejrůznějších vylepšení, aby byla vaše firma co nejvíce soběstačná. Jen tak si totiž zajistíte trvalý růst a prosperitu firmy. 

Řízení firmy nemusí být taková dřina 

Na základě předchozího odstavce už vám asi došlo, že řízení firmy ve finále vůbec nemusí být taková dřina, jak si možná myslíte. Mnoho podnikatelů si zbytečně přidělává práci a jen těžko se vzdává svých každodenních rutinních povinností, které by za ně zvládl udělat kdokoliv jiný. Hlavní náplní managementu firmy – potažmo i samotného majitele, by měla být: 

• tvorba firemní strategie, 
• plánování dlouhodobých i krátkodobých cílů, 
• vyhodnocování a měření klíčových ukazatelů, 
• zadávání a rozdělování práce, 
• kontrola plnění úkolů, 
• motivace a vzdělávání zaměstnanců. 

Všechny tyto kroky určitě nezastanete sami, pokud jste ale přirozeně dobrý vůdce a nastavíte si funkční procesy, efektivita celé vaší firmy jenom poroste. Nemusíte totiž tvrdě dřít, abyste něco dokázali – stačí pracovat chytře. Pak zvládnete bez problémů skloubit svůj pracovní i osobní život. 

Tip: Mohlo by vás zajímat 5 tipů, jak vyřídit všechnu práci a najít čas i na odpočinek. 

Evoluce řízení firmy aneb vyberte si ten nejideálnější způsob pro vás 

Každý podnikatel staví svou firmu na odlišných hodnotách, ze kterých se přirozeně vyklube i způsob řízení lidí uvnitř organizace. Belgický kouč firemních team leadrů Frederic Laloux ve své knize Budoucnost organizací popisuje evoluci lidského uspořádání, z čehož vychází i způsob řízení ve firmách. Vysvětluje pět vývojových stupňů: 

1. Červená – do této kategorie zařazuje například gangy, nebo v minulosti různé kmeny a tlupy, kde celé uskupení řídí ten nejsilnější a respekt si získává násilím. Šlo o jeden z prvních způsobů řízení, ve kterém se objevovalo i určité rozdělení rolí. 

2. Žlutá – se vznikem civilizací začaly vznikat i formální systémy, jako je dnes například škola, úřady či církev. Způsob řízení se tedy změnil do hierarchické pyramidy neboli řízení shora dolů. Cílem je držet se pevného řádu a procesů – respektive vzorců, které se dlouhodobě opakují. 

3. Oranžová – tento typ uspořádání a řízení se objevuje u velké části dnešních korporací. Cílem je růst a mít zisk – organizace je tedy velmi silně orientovaná na výkon, který měří pomocí KPI neboli klíčových ukazatelů výkonnosti. Ty dává i svým zaměstnancům a motivuje je především vyšší finanční odměnou. Vládne zde efektivita a kontrola, procesy jsou pevně dané a každý je musí dodržovat. Změny se v tak stabilních společnostech provádějí velmi těžko. 

4. Zelená – jedná se v podstatě o podobné uspořádání organizace s tím rozdílem, že se klade velký důraz na firemní kulturu – a tedy i zaměstnance, kteří ji v podstatě tvoří. Od výkonu se pozornost přesouvá na vztahy, které jsou o něco důležitější než zisk. Zároveň zde začínají vznikat i menší skupiny, na které je přenesená zodpovědnost, a to s cílem umět se rychleji přizpůsobovat. Klíčem k úspěšné společnosti jsou v tomto případě spokojení zaměstnanci. 

5. Tyrkysová – zatím nejpokročilejší z hlediska způsobu řízení a uspořádání firmy jsou tzv. tyrkysové organizace. Ty fungují na principu sebeřízení – místo klasického hierarchického uspořádání vzniká síť malých skupin, v nichž si každý řídí svou práci sám. Nikdo zde nevelí, naopak je cílem tvořit prostor pro vznik těchto sebeorganizačních týmů a definovat společnou vizi. Klade se zde velký důraz na seberealizaci a firma se sama přirozeně adaptuje na jakoukoliv změnu – funguje v podstatě jako takový živoucí organismus.  

Jediné řízení, které se v takových organizacích praktikuje, je agilní řízení firmy. To nabízí netradiční pohled na procesy a způsob spolupráce – více jsme ho rozebrali v článku: Co je agilní řízení projektů a jak na něj? 

Jak na firemní procesy, aby vám ušetřily čas i starosti? 

Procesy hrají ve firmě klíčovou roli a mohou managementu firmy i samotnému majiteli usnadnit život. Když je totiž nastavíte správně, zajistí vám jasný přehled, strukturu, efektivitu i konzistenci ve všech aspektech chodu firmy. Aby vám ale skutečně ušetřily čas a potažmo i snížily stres, je třeba je implementovat a pravidelně aktualizovat. Jak ale začít? Pojďme to vzít pěkně od podlahy a zaměřit se na to nejdůležitější. 

1. Strategie 

Firemní strategie je základní pilíř, na kterém stojí celá firma. V rámci strategie je důležité definovat dlouhodobou vizi a také konkrétní cíle. Bez cíle totiž nevíte, kam směřujete. Popište je tedy do nejmenších detailů – musí být zkrátka SMART, abyste jich vůbec mohli dosáhnout. Definujte je konkrétně a dlouhodobě, ale také si určete, co se musí stát, abyste je vůbec naplnili.  

Pokud chcete vytvořit efektivní strategii, kterou snadno zavedete do praxe a její tvorba vám nezabere příliš dlouho – doporučujeme vám OGSM metodiku. Jde o rámec, jehož zkratka vychází ze slov Objectives, Goals, Strategies a Measures a přesně tyto čtyři body vám pomůže definovat.  

Následně by měl být součástí vaší strategie i positioning a znalost cílové skupiny. V těchto dokumentech si určíte například své unikátní prodejní argumenty neboli USP, které vás na trhu odlišují. A taky to, co zákazník nákupem vašich služeb či produktů získá.  

Tip: Přečtěte si, co vše by měla obsahovat perfektní firemní strategie. 

2. Rozdělení rolí a kompetencí 

Máte ve své firmě jasno v tom, co má kdo na starosti? Možná vaši kolegové ví, co je náplní jejich práce, ale jsou také obeznámeni s tím, za co mají zodpovědnost? Ví, na koho se obracet v případě nějakého problému? Jako manažer nebo majitel firmy nemůžete na svých bedrech nést všechny potíže, které zaměstnanci způsobí. Je tedy na čase v tom udělat pořádek a nastavit taková pravidla a procesy, díky kterým zvládne každý pracovník fungovat samostatně.  

• Začněte tím, že vytvoříte soběstačné týmy a zvolíte team leadery – ti budou mít zodpovědnost za výsledky celého týmu a budou koordinovat práci v týmech. Budete mít tedy kompetentní osoby, které zajistí, že tento proces bez problémů probíhá.  
• Pravidelně své zaměstnance vzdělávejte – to je důležitý bod, který vedení firmy stále velmi podceňuje. Zaměstnanci ale tvoří jádro vašeho podnikání, proto by měli být dostatečně vyškolení, aby mohli svou roli plnit správně. V tomto směru je skvělý knowledge management, pomocí kterého můžete vytvořit takovou vlastní síť vzdělávání, díky které nebudete utrácet příliš peněz ani zbytečně mrhat svým časem. 
• Vytvořte firemní knihu procesů, ve které si zaměstnanci sami najdou odpověď na svou otázku. Tak nejen projdete a určíte veškeré procesy, ale zároveň předáte všem pracovníkům zodpovědnost se s nimi obeznámit, dodržovat je a najít si v nich řešení svého problému. 
• Nezapomeňte na kontrolu – alespoň zezačátku se to bez vaší kontroly zkrátka neobejde. Nebuďte ale mikromanager, protože tím si jen přiděláte práci a rozhořčíte i své zaměstnance. Buďte leader – motivujte a dejte svým kolegům dostatek svobody a volnosti, zajímejte se o to, kam chtějí růst a umožňujte jim to. To je totiž ten správný způsob, jak efektivně hodnotit zaměstnance a zvyšovat jejich výkonnost. A jen tak můžete využít jejich plný potenciál. Časem můžete pověřit specifickou osobu, která bude mít na starosti kontrolu a vyhodnocování místo vás. 

Tip: Mohlo by vás zajímat 7 tipů pro efektivní vedení týmu. 

3. Efektivní komunikace 

Komunikace bývá ve firmách často kamenem úrazu. Problém je například v tom, že není zavedený jasný proces, který říká, kde spolu s týmem potažmo i zákazníky budete komunikovat. Následně nastává chaos, protože si něco řeknete osobně, něco jiného zas přes videohovor, napíšete si o tom na Slacku a zbytek dohledáváte v e-mailu nebo v SMS zprávách.  

Kromě chybějící komunikační aplikace ale může chybět i kousek empatie. Komunikace totiž není jen o povídání, ale taky naslouchání. Pokud něco chcete zjistit, zeptejte se na to konkrétní kompetentní osoby a nedělejte unáhlené závěry jen na základě svých domněnek. Z toho totiž vznikají nejen problémy v rámci projektu, ale i v týmu. V psané formě se snažte držet přehlednou strukturu a neodbíhejte od tématu. Buďte struční, ale zároveň sdělte všechny potřebné informace. A hlavně tvořte prostředí, ve kterém se vás nikdo z týmu nebude bát na cokoliv zeptat. Tohle všechno můžete aplikovat do svých procesů jako zásady efektivní komunikace. 

Tip: Efektivní komunikaci jsme podrobněji rozebrali v článku: Usnadněte si komunikaci s týmem, klienty i dodavateli: 5 tipů, jak na efektivní komunikaci. 

4. Technologie a inovace 

Inovace jsou pro dlouhodobý rozvoj vaší firmy klíčové, stejně jako implementace nejrůznějších technologií. V posledních letech je velmi moderní digitalizace a automatizace podniků, což je skvělý způsob, jak dostat svou firmu na vyšší úroveň flexibility. Díky moderním technologiím se totiž můžete kompletně přesunout do online prostředí a mít tak k dispozici jakýkoliv dokument, a to kdykoliv a odkudkoliv. Pracovní nástroje jako je ERP nebo CRM vám navíc umožní mít celou firmu na jednom místě a část svých procesů automatizovat, což vám ušetří nejen spoustu práce a času, ale i peněz. 

Co je to CRM a ERP? Oba tyto informační systémy mohou firmám významně zlepšit řízení a výkonnost. CRM systém (ze zkratky Customer Relationship Management) vám pomůže řídit vztahy se zákazníky. Můžete v něm shromažďovat informace o zákaznících a sledovat celý jejich životní cyklus. Díky tomu zjistíte, jaké mají potřeby a lépe jim tak porozumíte. ERP (ze zkratky Enterprise Resource Planning) naopak slouží k řízení zdrojů a procesů v podniku. Umožní vám spravovat skladové hospodářství, prodej, výrobu, logistiku i marketing a koordinovat veškeré tyto firemní aktivity.  

To ale nejsou zdaleka všechny aplikace, které byste mohli ve své firmě využít za účelem usnadnění práce či ušetření nákladů. Doporučujeme také: 

• Lamael – software pro řízení firmy, ve kterém máte vše na jednom místě. 
• Slack – chatovací aplikace pro rychlou a efektivní komunikaci v týmu. 
• Mailchimp nebo Ecomail – nástroje pro e-mailing, který můžete jednoduše automatizovat. 
• Dropbox – cloudové úložiště, díky kterému můžete mít ke svým dokumentům přístup odkudkoliv. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jaké technologické trendy frčí v roce 2023. 

5. Finanční plán 

Hlídejte si svoje peníze. Cash flow neboli tok firemních peněz je rozhodně věc, kterou byste měli neustále sledovat, analyzovat a vyhodnocovat. Předpokládáme, že to určitě děláte, ale jakým způsobem? Excel vám na to totiž rozhodně stačit nebude. Možná pro úplný začátek je to nejlevnější možná varianta, z dlouhodobého hlediska ale zjistíte, že to bude spíše připomínat věštění z křišťálové koule. Takové řešení se navíc ani nedá nijak automatizovat či propojit s bankovním účtem a pokladnou. 

Pro efektivní práci s cash flow projektu, ale i celé firmy doporučujeme Lamael. V tom můžete jednoduše vytvořit a poslat fakturu, evidovat objednávky a faktury od svých klientů a mít přehled v tom, zda vám všichni zaplatili. Zbavíte se tak přebytečných papírů a proměníte svou kancelář z té papírové na digitální. Dále si můžete nastavit hromadnou fakturaci a zautomatizovat tak posílání pravidelných faktur. Nemluvě o tom, že můžete díky výkazům práce jednoduše fakturovat odvedenou službu svým klientům. Jak vypadá takový finanční plán projektu v praxi si můžete prohlédnout v našem návodu. 

Tip: Podívejte se na návod, jak v Lamaelu nastavit automatickou pravidelnou fakturaci. 

Převeďte všechny procesy do praxe aneb s čím dalším vám Lamael pomůže? 

Aby vám při řízení firmy skutečně zbyl čas i peníze, je potřeba zavést všechny zmíněné procesy do praxe. Chce to tedy poměrně velkou změnu, na kterou musíte být vy i vaši zaměstnanci připravení. S implementací všech procesů vám ale může velmi pomoct právě Lamael. Nejenže zabijete dvě mouchy jednou ranou – se změnou procesů změníte (nebo nově zavedete) pracovní nástroj, ale rovnou i zmíněné procesy zautomatizujete. Vaši zaměstnanci se tak společně s novým nástrojem, který je velmi jednoduchý a intuitivní, sžijí i s novými procesy.  

Kromě správy financí vás Lamael naučí delegovat. To je totiž nezbytný předpoklad pro to, abyste získali více času na strategické kroky, vzdělávání nebo zkrátka pro sebe. Jednoduše v něm založíte projekt a konkrétní úkoly, které přiřadíte komukoliv ze svých pracovníků. Pro výměnu informací je k dispozici společný chat přímo na projektu. Tímto způsobem můžete vy nebo zvolení teamleadři rozdat veškerou práci, kterou je potřeba udělat, a ponechat si jen to, co za vás skutečně nikdo jiný udělat nemůže.  

Abyste si dokázali představit, jak moc vám Lamael může pomoct v praxi, doporučujeme vám, abyste si přečetli příběh majitele třech firem, kterému tento nástroj ušetřil 50 % času.