Dobrá firemní komunikace vede k lepším výsledkům i pohodové pracovní atmosféře. Stmelený tým, ve kterém panuje přehled o tom, kdo co dělá dnes a na čem se bude pracovat zítra, je zkrátka výkonnější. Jaké kroky můžete vyzkoušet pro nastartování interní komunikace?

1)     Firemní komunikace v krátkých e-mailech

Předávání úkolů nebo řešení urgentních situací přes e-maily s sebou obvykle přináší zaspamování schránek poloviny firmy. Když se objeví nějaké téma, které se dotýká více osob, pak odesilatel jednoduše „naláduje“ do kopie všechny možné kolegy a smršť reakcí se začne hromadit. V důsledku vznikají nekonečná komunikační vlákna s mnoha odbočkami, ve kterých se velmi těžko orientuje.

Efektivita e-mailů se dá podstatně posunout, pokud text zkrátíte do 2–3 vět, na které se dá reagovat také maximálně 2–3 větami.

2)     Další nástroje interní komunikace

Komunikovat (nejen) o aktualitách můžete mnohem lépe mimo hromadné e-maily. Dobrý vedoucí týmu by měl rozdělit větší téma na menší celky a ty sdílet pouze s osobami, kterých se konkrétní problém přímo dotýká. Ideální je připojit diskusi rovnou k souvisejícímu projektu a úkolu. Při rozdělování úkolů rozesílá Lamael notifikace, takže se nemusíte bát, že když vynecháte hromadný e-mail, některý kolega novinku přehlédne.

Rozdělte souhrnnou informaci na dílčí části. K doladění detailů se výborně hodí firemní chat, na kterém se v neoficiálním prostředí členové týmu poradí o postupu.

3)     Všechno na jednom místě – včetně řízení vztahu se zákazníky

Pokud najdete takový program, do kterého se „vejdou“ e-maily, chat, poznámky k projektům a úkoly, ušetříte spoustu času a energie celému týmu. V Lamaelu zvládnete spravovat i záznamy o zákaznících a obchodní pipeline a propojit mezi sebou veškerou související agendu, takže nic nezůstane vytržené z kontextu a finančních plánů.

Důležité je, že informace uložené na jednom místě se nikdy neztratí. Když z týmu někdo odejde, jeho poznámky nezmizí. Zároveň se netříští pozornost při přecházení mezi různými aplikacemi.

4)     Interní komunikace a priority

Součástí interní komunikace by také mělo být stanovení priorit a nastavení provázanosti jednotlivých úkolů. K tomu můžete využít například Ganttův diagram, ve kterém určíte hlavní úkol, přiřadíte k němu patřící podúkoly a nastavíte mezi nimi vzájemnou závislost. Pokud se v plánovaném postupu některý z úkolů opozdí, pak se automaticky posunou i termíny navazujících úkolů. V takovém případě může tým dočasně přesměrovat alokovaný čas na jiné aktivity a vedoucí má okamžitou informaci o změnách, na které je třeba reagovat v projektovém plánování.

Při práci na projektu by každý člen týmu měl vědět, které úkoly jsou prioritní a jak na dokončenou práci navazují další termíny.

5)     Závěrem: Týmová spolupráce a timetracking

Trackování času je pro soudržnost týmu prospěšné v tom, že zamezí internímu „podezřívání“, že ten a ten má méně práce než já. Samotné sledování odpracovaných hodin ale nestačí.

Motivujte tým ke sdílení vytvářených hodnot a předávání zpětné vazby.

Pokračujte na návod k projektovému managementu s Ganttovým diagramem v Lamaelu.

Nebo si přečtěte některý ze srovnávacích článků o aplikacích pro projektové řízení – například srovnání Lamaelu a Trella nebo srovnání Lamaelu a Monday.com.