V podnikání budete čelit problémům. Určitě jste někdy zažili moment, kdy vás blížící se termín znervózňoval, protože ještě zdaleka nebylo hotovo. Jak těmto situacím předcházet, aby jich vznikalo co nejméně a váš byznys rostl? To vám prozradíme v článku. 

Termíny vás ovládají 

Přemýšleli jste někdy nad tím, co se odehrává ve vaší hlavě, když vám někdo řekne: „Tento termín fakt hoří.“? Většina z nás má tendenci dát tomuto úkolu absolutní prioritu nad vším – často i přesto, že pro vás úplně nejdůležitější není. Stanovení termínů je skvělá pomůcka, která vám může pomoct dotáhnout projekt do konce. Mnohé studie totiž ukázaly, že když si naplánujete časový horizont určité události, je větší pravděpodobnost, že se skutečně stane. Tohle koneckonců říká i Parkinsonův zákon – každá práce trvá tak dlouho, kolik času je na ni k dispozici. Termíny jsou na jednu stranu rozhodně přínosné. Každá mince má ale dvě strany. 

Když je totiž nějaký úkol naléhavý, nemusí to nutně znamenat, že je skutečně důležitý. Určité časové omezení ve vás ale vzbuzuje FOMO (Fear Of Missing Out) neboli strach, že vám něco uteče. Nejčastěji ho zažíváte během nakupování kvůli časově omezeným slevám. Ale i blížící se „deadline“ vás může natolik paralyzovat, že zapomenete na ostatní – možná mnohem důležitější – úkoly. Co s tím? 

Ujasněte si, co je skutečně důležité 

Každý úkol má svou hodnotu i časové ohraničení. Eisenhower tyto dvě metriky spojuje a úkoly podle nich třídí na: 

• důležité a urgentní, 
• důležité a neurgentní, 
• nedůležité a urgentní, 
• nedůležité a neurgentní. 

Tato metoda vám může pomoct s plánováním úkolů. Díky ní by se vám nemělo stát, že dáte přednost úkolu, který je sice urgentní, ale není důležitý – před nějakým důležitějším, který ale má například přímý vliv na chod vašeho podnikání.  

Skvěle funguje i Paretovo pravidlo, které zase říká, že 80 % důsledků pramení z 20 % příčin. Znamená to tedy, že 80 % vašeho zisku generuje 20 % produktů, ale taky že 80 % vaší práce přináší jen 20 % výsledků. Zamyslete se nad tím, které úkoly mají největší přínos pro váš byznys a podle toho je plánujte. 

Tip: Zjistěte více o tom, jak funguje Eisenhowerova matice. 

Naučte se řídit svůj čas 

Osobní time management dělá problém spoustě lidem. Věčné pozdní příchody na schůzky a společné porady nebo zapomenuté úkoly vám ale jenom přidělávají práci. V dlouhodobém horizontu může tlak z nekončící práce způsobit i chronický stres nebo syndrom vyhoření. Jak se naučit řídit svůj čas? První jednoduchou věcí, kterou můžete v rámci time managementu udělat, je roztřídit všechny úkoly podle priority a času. S tím vám pomohou metody uvedené v předchozích odstavcích. Dále si začnete psát to-do list, který je zase skvělý na plánování úkolů třeba na celý týden. O dalších time management tipech jsme napsali celou příručku. 

Umění delegovat 

Jako podnikatel, manažer nebo team leader se neobejdete bez delegování práce. Pokud totiž chcete dosahovat stanovených cílů, brzy vám dojde, že dělat všechno sám není příliš efektivní a dlouhodobě udržitelná cesta. Delegováním úkolů toho tedy nejen zvládnete víc, ale hlavně získáte čas. Uvolníte si ruce a můžete se věnovat skutečně jen tomu, co vás baví a posouvá vaši firmu dopředu. Dokážete tak i zvýšit obrat a zároveň si najít více volného času pro sebe, rodinu i přátele. Rozdělte tedy svou práci, abyste na ni nebyli sami a každý projekt jste bez problémů zvládli. 

Tip: Zajímá vás víc o delegování? Přečtěte si 4 důvody, proč je delegování úkolů důležité pro úspěch v pracovním i osobním životě. 

Komunikace a týmová spolupráce je základ 

Komunikace je základním stavebním kamenem ve všech vztazích – a v těch pracovních to platí dvojnásob. Z chaotické komunikace nebo z „nekomunikace“ pramení snad většina všech problémů. Přitom si stačí stanovit pár pravidel a starosti jsou rázem pryč. Pro efektivní komunikaci doporučujeme: 

• Komunikovat na jedné platformě – abyste informace nemuseli dohledávat na několika místech. 
• Ptát se a naslouchat – říká se „líná huba, holé neštěstí“. Otázkou, která vám možná přijde hloupá, můžete předejít nejasnostem v průběhu projektu. 
• Nedělat si domněnky – domnívat se a nezeptat se, zda to tak skutečně je, to může na pracovišti vytvořit pořádný chaos. O svých domněnkách se raději vždy přesvědčte. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jak na komunikaci v online prostředí. 

S Lamaelem se vám to nestane 

S českým projektovým nástrojem Lamael si můžete být jistí, že vám žádný termín neuteče. Navrhli jsme ho podle skutečných potřeb podnikatelů, aby vám ušetřil čas a usnadnil práci. Můžete v něm založit jakýkoliv projekt, úkol a přiřadit relevantní osoby. Lamael je nástroj, ve kterém zvládnete řídit celou svou firmu. Podívejte se, co všechno umí.