Znáte ten pocit, když víte, že jste si někam zapsali důležitou poznámku, někde to určitě musí být, ale vy to nemůžete najít? Zrovna teď, když to nutně potřebujete! Nebo jste zahlceni papírky s různými hesly a říkáte si: „Co jsem tím asi myslel?“
V lepším případě je u poznámky aspoň datum a vy tak můžete vypátrat souvislosti, třeba podle e-mailů nebo aktivit v kalendáři. To vše vám ale bere čas, který byste měli věnovat práci, rozvoji své firmy nebo odpočinku. Takže s těmi papírky rozházenými všude okolo pojďme zatočit a uděláme si pořádek.
Organizace poznámek
Velkým úskalím „papírkové metody“ je organizace. Papírky drží na svém místě jen omezenou dobu a často se stane, že se promíchají a vytvoří tak nepřehlednou změť poznámek, ve které už se nikdo nikdy nevyzná. Něco v té hromadě najít, zabere spoustu času. Občas něco omylem vyhodíme a důležitá informace je pryč navždy. Jak vidíte, poznámky na papíru jsou dost nešikovný způsob uchovávání informací.
Dalším problémem poznámek na papíru bývá, že jsou všude. Něco máme na stole, něco v šuplíku, něco doma, něco v tašce a něco v kanceláři. To není situace, ve které by bylo snadné něco dohledat.
Základem organizace informací je dostat všechny poznámky na jedno místo. Představte si, že všechno co víte, máte na jednom jediném místě a že to kdykoliv ihned najdete. No není to úžasné?
Sdílení poznámek
Jak se vám daří vaše poznámky komunikovat dál? Kolegům, spolupracovníkům, dodavatelům atd.? Ať se snažíte jak chcete, občas nějaká informace nedorazí včas na místo určení. Stalo se vám to někdy? Vsadím se, že ano. A to i pokud jste velmi pořádní a důslední.
Problém papíru je, že může být v jeden čas jen na jednom místě. Pokud má informaci vidět víc lidí, museli by se k papírku nějak dostat. Třeba jednou za týden na poradě nebo na nástěnce? Na to zapomeňte! Život a business dnes běží mnohem rychleji a za týden uteče hodně vody.
Takže co s tím? Přepsat z papíru do e-mailu? Nebo naskenovat a poslat? Tohle je práce pro osla. S tím opravdu nebudete chtít ztrácet čas.
Vyhledání poznámek
Pokud mi má informace sloužit, tak ji hlavně musím včas najít. Nestačí to mít někde založené. Kolikrát jste si nějaký výstřižek nebo stránku z časopisu založili, a už nikdy jste to nevyndali z pořadače? Já měl takových pořadačů plnou skříň. A ještě jsem ji během let několikrát stěhoval! Na nic.
V době "kamenné", kdy bylo informací málo a přicházely pomalu, kdy počítače uměly jen písmenka, byly papírové pořadače fajn. Dnes už je to out. Přejděte s důvěrou do 21. století.
Uložte si poznámky elektronicky, dobře je pojmenujte a nebo jim dejte štítky. Cokoli najdete během pár vteřin. Jako na Google. I to sdílení s kolegy pak bude jednodušší. Tedy aspoň v Lamaelu to tak funguje, ale o tom až později.
Poznámky k projektům
Poznámky můžete mít na jedné hromadě a díky štítkům se v nich perfektě vyznat. Dnes máme mnoho alternativ, jak si vše zapisovat na jedno místo, třeba do telefonu. To je celkem praktické, ale neřeší to provázanost vašich poznámek s konkrétními projekty.
Projekt je takový malý svět. Úkoly, termíny, kontakty a informace vztahující se k jedné věci. Pro maximální produktivitu je dobré se ničím nezoptylovat, ani hledáním a zbytečnou komunikací. Proto chceme mít k projektu všechno na jednom místě. Když na projektu intenzívně pracujeme, chceme být odstíněni od okolních ruchů. Proto dává smysl, mít poznámky přímo u projektů. I to sdílení s kolegy je pak jednodušší. Nemusíte vlastně nic sdílet. Ono to na projektu prostě už je a všichni to vidí.
Co dělá z obyčejných poznámek ty „chytré“?
- přehlednost
- stručnost
- systém
- kontext
- provázanost
- aktuálnost
- dohledatelnost
Pryč se šanony
Sám jsem dlouho hledal systém, jak si organizovat informace. Jsem hodně pořádný člověk a rád mám vše na svém místě. A tak jsem měl opravdu hodně šanonů, každý na něco jiného, a v nich takové ty igelitové kapsy na papíry A4. Měl jsem v tom dokonalý pořádek ale popravdě, nikdy jsem tam ty informace už nehledal. A proč? Protože pracuju na více místech a často jsem neměl šanony u sebe. A taky jsem neměl čas to prohledávat. Prostě šanon byl podle mě dobrý tak na archivaci. Dnes už ani to ne.
Chytrý systém na poznámky
Poznámky, to je speciální kategorie informací. Vznikají stále nové, mají platnost v čase a brzy mohou zastarat. Často jsou tam ale poklady, nápady na budoucí projekty, kousky obsahu, zárodky článků, atd. Tohle je opravdu škoda ztratit a nebo zahrabat a už nikdy nevynést na světlo.
Jediná funkční možnost jak je uchovávat je elektronicky. V elektronických poznámkách si můžete udělat kategorie, štítky, rozlišit pracovní a soukromé, nebo používat barvy pro větší přehlednost. Elektronické poznámky můžete editovat a snadno tak dále rozvíjet a třídit své myšlenky. Žádné přepisování papírků.
Velkou vychytávkou je sdílení poznámek v teamu nebo na projektu. Všichni vědí, co se řešilo na poradě, jaké jsou aktuální požadavky, novinky a nebo co je třeba udělat. A nebo taková elektronická firemní nástěnka, to je něco!
Pomocí fulltextového hledání najdete cokoli během okamžiku. Pokud si tedy zapíšete vždy a vše důležité na jedno místo, již se vám nestane, že byste ztráceli čas hledáním. Doba lepících papírků již skončila.
Udělejte si pořádek ještě dnes
Nemusíte čekat na to, až vám papírový či elektronický chaos přeroste přes hlavu. Pořádek v informacích si můžete udělat ještě dnes. Tady máte návod v pár krocích. Budete překvapeni, jak snadno a rychle to zvládnete.
- Shromážděte veškeré informace na jedno místo. Papírky na stůl, soubory na plochu nebo do pracovní složky.
- Ihned vyhoďte vše, co nepotřebujete a buďte nekompromisní. To vám ušetří spoustu práce a času s budoucím tříděním a zadáváním.
- Papírky si dejte na hromádky podle druhu, určitě k sobě nějak patří. Minimálně to rozdělte na osobní a pracovní.
- Soubory rozdělte do složek dle druhu nebo projektu.
- Založte si zdarma účet v Lamaelu.
- Důležité papírky přepište do elektronických poznámek a zahoďte papírky.
- Důležité soubory přeneste na jedno místo do souborů a dejte jim štítky. Tohle umí Lamael automaticky při hromadném nahrání souborů. Proto jste soubory rozdělovali do složek.
Lamael si založíte zdarma zde:
