Co je to rizikový management?

Rizikový management (neboli risk management) se soustředí na analýzu a minimalizaci rizik za použití různých metod a technik prevence. Cílem risk managementu je předcházet problémům a nepříznivým událostem, minimalizovat potřebu řešení krizových situací, zabránit vzniku potenciálních problémů nebo omezit jejich dopad na organizaci a dosažení stanovených cílů. 

S riziky musíte počítat a přistupovat k nim systematicky, aby se mohly místo hrozby stát spíše výzvou pro získání konkurenční výhody. 

Kdo je odpovědný za řízení rizik?

V organizacích může být odpovědnost za řízení rizik rozložená napříč celým managementem (vlastníci, statutární orgán a nejvyšší manažeři). V malých firmách se odpovědnost soustřeďuje na statutární orgán nebo roli rizikového managera může firma outsourcovat. 

Naopak ve středních a velkých společnostech se odpovědnost dělí mezi jednotlivé manažery. Velké organizace nebo ty, které podnikají v rizikovém prostředí, jako jsou například banky, pojišťovny, letecký průmysl a doprava mají na řízení rizik vyhrazeného specialistu (manažera rizik). 

Přehled možných rizik

V podnikání se můžeme setkat s velkým množstvím rizik, my se teď zaměříme pouze na potenciální rizika spojená s projekty. 

Mezi důvody selhání projektů zpravidla patří: 

• špatně stanovené termíny,  
• nepřiměřená cena, 
• špatně zvolený obchodní partner, 
• nezájem manažerů, 
• organizační neschopnost vést projekt nebo změna manažera během projektu, 
• nevhodně stanovené cíle a plán realizace, 
• nedostatečné schopnosti a zkušenosti, 
• nedostatečná kontrola, 
• u větších projektů je rizikem neexistence systému řízení rizik. 

Jak předvídat a eliminovat problémy v projektech?

Řízení rizik představuje důležitou, často ale zanedbávanou součást činností každého projektu. Špatné řízení může ohrozit jakýkoliv projekt, rizika pak můžou souviset s kvalitou organizace práce a managementu, termíny, týmovou spoluprací, spoluprací se zákazníky a dodavateli atp. 

Pro předcházení a eliminaci rizik je proto důležité provádět opakovaně tyto čtyři klíčové kroky: 

1. Identifikace rizika,
2. vyhodnocení rizika,
3. vytvoření rizikových plánů,
4. řízení a sledování rizika.

Tyto kroky se doporučuje u významných projektů provádět neustále. 

1. Identifikace rizika

Včasná identifikace je pro efektivní řízení rizik projektů klíčová. Rizika identifikujete buď procházením seznamů úkolů a časového plánu, nebo konzultací a rozhovory s odborníky. Využít k tomu můžete také seznamy možných rizik, které bývají publikované v různých studiích. Důležité je ale používat zdravý rozum a vlastní zkušenosti. 

Seznam rizik se vytváří na základě zkušeností a analýzy situace, poté se pravidelně aktualizuje dle skutečného stavu projektů. Některá rizika se dají odhalit v průběhu projektu, někdy se změní jen jejich závažnost. 

2. Vyhodnocení rizika 

Rizika vyhodnotíte stanovením tolerance (jaké náklady a časová zpoždění jsou pro vás přijatelná) a určením pravděpodobnosti jednotlivých rizik (dle zkušeností z minulých projektů nebo analýzou současné situace – expertním odhadem či použitím některé metody řízení projektů, například metody síťové analýzy PERT, která slouží pro odhad doby trvání projektu. 

Poté jednotlivým rizikům přiřadíte náklady (ušlý zisk v Kč, ve ztrátě času, kvality atd.) a priority. Ty se stanovují právě na základě úrovně tolerance, potenciálních nákladů a pravděpodobnosti, že k riziku dojde. 

3. Vytvoření rizikových plánů

Po vyhodnocení rizika se přistupuje k tvorbě rizikových plánů, v rámci nich se postupuje následovně: 

1. Identifikace aktivačních procedur pro každé riziko – aktivační procedury vás upozorní na blížící se problém. Pro každé riziko sestavíte seznam sledovaných ukazatelů obsahujících možné postupy a informace o jejich očekávaném čase výskytu a odpovědné osoby za sledování. 
2. Stanovení aktivních, rezervních nebo zmírňujících opatření pro jednotlivá rizika. 

4. Řízení a sledování rizika

Poslední fází je management rizik, kdy se musíte rozhodnout, jaká opatření nastavíte pro zvládnutí rizik: 

• přijetí rizika – řízení rizik se neprovádí, problémy se řeší, až když nastanou, a riziko se přijímá v plném rozsahu i s jeho následky, 
• zmírnění rizika – hledají se cesty, jak omezit jejich následky a jak snížit pravděpodobnost jejich výskytu, 
• odvrácení rizika – použití rezervního plánu. 

Sledování a řízení rizik ve firmách a jiných organizacích zahrnuje také pravidelné monitorování s cílem identifikovat potenciální problémy a aktivovat případné rizikové plány. Rizika vyhodnocujte pravidelně a rizikový plán přehodnoťte v případě, že se projekt výrazně odchýlí od plánovaného scénáře. 

S kontrolou vám pomůže naše agenda Projekty, kde najdete přehled všech činností a informací potřebných k efektivní správě firemních projektů a zakázek. U každého projektu si můžete stanovit rozpočet, náklady na zaměstnance a kolik za jejich práci fakturujete klientovi. Projektu přidělíte také prioritu a stav. Agenda má však ještě spoustu dalších funkcí. Pro více informací nás neváhejte kontaktovat.

The post Předvídejte a eliminujte problémy v projektech. Pomůže vám rizikový management appeared first on Lamael.

Co upravuje obchodní právo?

Obchodní právo je soubor právních norem, které upravují dvě základní oblasti: 

1. majetkoprávní postavení podnikatelů
2. a vztahy, které vznikají mezi nimi v souvislosti s jejich podnikatelskou činností. 

Tyto vztahy se týkají nejen samotných obchodníků, ale i dalších subjektů (nepodnikatelů), s nimiž obchodníci uzavírají smlouvy. 

Mezi hlavní oblasti obchodního práva patří úprava obchodních společností, obchodního rejstříku, smluv obchodního charakteru (pojištění, bankovní smlouvy, obchodní zastoupení, kupní smlouvy, smlouvy o dílo atp.), obchodních knih, cenných papírů atd.

Základními prameny obchodního práva jsou pak obchodní zákoník, předpisy občanského práva, obchodní zvyklosti a zásady, na nichž obchodní zákoník spočívá. 

Obchodní právo vymezuje smluvní závazky a následky porušení smluvních povinností. Při uzavření smlouvy si smluvní strany ujednávají vzájemná práva a povinnosti. Pokud se závazky plní včas a řádně, dosahují obě strany účelu, pro který smlouvu uzavíraly. Může se ale stát, že některá ze stran jednu nebo více z povinností poruší, poté dochází k realizaci právní odpovědnosti. 

V občansko-právních vztazích proto existuje několik druhů odpovědnosti: 

1. Odpovědnost z prodlení – vzniká v případě, kdy povinnost není splněná včas a řádně, a poškozená strana má tak právo na odstoupení od smlouvy, smluvní pokutu nebo úrok z prodlení. 
2. Odpovědnost za škodu – jedná se o porušení povinnosti v případě majetkové újmy. 
3. Odpovědnost za vady – při vadném plnění vzniká povinnost vady odstranit výměnou či opravou, poskytnutím slevy nebo odstoupením od smlouvy. 

Co byste měli znát z obchodního práva?

Pro orientaci v obchodním právu jsme pro vás vybrali několik pojmů, které by se vám mohly během vašeho podnikání hodit: 

Smlouva o obchodním zastoupení

Smlouvou o obchodním zastoupení se zavazujete k soustavnému zprostředkovávání obchodů daného druhu jako samostatné podnikatelské činnosti. Obchodní zástupce definovaný ve smlouvě má tak za úkol vyhledávat osoby, se kterými je pravděpodobné uzavřít smlouvu. Za zprostředkovatelskou činnost má nárok na provizi. 

Smlouva o obchodním zastoupení se vám bude hodit v případě, že potřebujete získat nové zákazníky nebo rozvinout obchod s těmi dosavadními. 

Odstupné v obchodních vztazích

Odstupné není to samé jako odstoupení od smlouvy, a v tomto případě se nejedná ani o odměnu zaměstnance při odchodu ze zaměstnání. Odstoupením se totiž jedna smluvní strana zavazuje zaplatit té druhé určitou peněžitou částku s cílem zrušit smlouvu. Ale odstupným v obchodních vztazích rozumíme způsob, kterým lze zrušit závazek od samotného počátku. 

Zaplacením odstupného však dochází ke zrušení smlouvy tak, jako by smlouva nikdy neexistovala. K zániku smlouvy tímto způsobem tak nemusí dojít jenom v případě, kdy jakákoliv ze stran poruší smluvní povinnosti, ale může nastat i z jiných důvodů stanovených zákonem. Aby se dalo vůbec o této variantě zániku hovořit, musí se tato možnost uvést ve smlouvě, včetně výše odstupného. 

Smluvní pokuta

Smluvní pokuta je dohodnutá částka, kterou si strany sjednají pro případ, že by jedna z nich porušila své smluvní povinnosti. Obvykle se stanoví jako konkrétní peněžní částka, ale může to být také procentuální určení nebo fixní částka za den. 

Smluvní pokuta plní funkci preventivní, uhrazovací a sankční. Preventivní funkce spočívá v namotivování dlužníka ke splnění smluvní povinnosti. Uhrazovací funkce znamená zaplacení případné újmy či škody, která vznikne v případě porušení povinnosti, a sankční funkci můžeme chápat jako trest pro toho, kdo povinnost porušil. 

Uznání dluhu

Prostřednictvím uznání dluhu vám dlužník uznává určitý dluh vůči němu. Velkou výhodou je, že věřitel nemusí v případě sporu prokazovat vznik závazku ani jeho rozsah v době uznání. 

Finanční záruka

Finanční záruka je jeden ze způsobů, jak se dá zajistit dluh. Tento druh ručení vzniká prohlášením třetí osoby (výstavce), že se zavazuje za dlužníka uhradit dluh. Pokud je výstavcem banka, jedná se o bankovní záruku. 

Zvládněte podnikání s Lamaelem

Ztrácíte se v obchodním právu a někdy si nevíte rady ani se svým podnikáním? Důležité firemní informace hledáte ve spisech nebo díky složité kontrole důležitých termínů se často dostáváte do řešení odpovědnosti z prodlení? Máme pro vás řešení. 

V minulosti se na nás obrátila jedna právní kancelář, která bojovala s organizací práce. Potřebovala efektivnější vedení celé kanceláře, protože většinu času trávila s klienty a na stání, nezbýval ji tedy čas na jiné administrativní úkony. Právníci přijímali stále nové klienty i nad rámec kapacity, a aby dodrželi termíny, pracovali přesčas nebo si nosili práci domů. 

Navrhli jsme jim tedy řešení v podobě našeho CRM systému Lamael, díky němuž se práce zpřehlednila, všechny dokumenty se daly dohledat rychleji a online a evidence fakturovaného času byla najednou snazší. Každý měl totiž přehled o pracovní zátěži kolegů, což vedlo k úspoře času, který byl dříve vynakládaný na administrativu, a právníci se tak mohli více věnovat klientům. 

Náš CRM systém pomohl právní kanceláři, ale pomůže i jakékoliv jiné společnosti. Podívejte se, co všechno Lamael umí a s čím vám pomůže. 

The post Rozumíte obchodnímu právu? Méně známé pojmy, které by se vám mohly hodit appeared first on Lamael.

Co je to blockchain? 

Blockchain je distribuovaná, decentralizovaná databáze, která uchovává záznamy. Tyto záznamy se neustále rozšiřují a jsou chráněné proti neoprávněnému zásahu. A co si pod tím vlastně představit? 

Představte si blockchain jako nezkorumpovatelný deník, který si vede skupina přátel. Každá stránka v deníku je blok, a cokoliv někdo napíše se přidá na nejnovější stránku. Nikdo nemůže jít zpět a upravit to, co už je napsané. Všichni členové skupiny mají svůj duplikát daného deníku. Díky tomu, že nikdo nemůže mazat to, co už bylo jednou do deníku napsané, vede to k zachování důvěry a otevřenosti mezi přáteli. 

Jaké jsou klíčové vlastnosti blockchainu?

Díky svým vlastnostem a charakteristikám se stává blockchain čím dál tím více populární a nachází široké uplatnění v různých odvětvích. O jaké vlastnosti jde? 

1) Decentralizace 

Jak už jsme zmínili, blockchain je decentralizovaný systém. To znamená, že data nejsou uložená centrálně na jednom místě, ale jsou rozptýlená mezi více uzlů (jednotlivá zařízení připojená k síti blockchainu). 

Díky této vlastnosti je blockchain odolný proti výpadkům a útokům na jednotlivé uzly a sítě. Zároveň je v decentralizovaném prostředí obtížnější omezit přístup k informacím. 

2) Transparentnost 

Ve většině případů je blockchain veřejný. Jedná se o software, který je sdílený mezi všemi uživateli. Díky této vlastnosti může kterýkoli účastník v jakoukoliv dobu nahlédnout, co se na blockchainu zrovna odehrává. 

3) Bezpečnost 

Blockchain je neměnný software. Jeho architektura je tak chráněná před hackerskými útoky, které by se snažily změnit chování blockchainu. Informace jsou do blockchainu zapisované pomocí různých mechanismů, díky čemuž je možné eliminovat podvodné zápisy. 

Nejslabším článkem blockchainu, z hlediska jeho bezpečnosti, jsou samotní uživatelé. Při nesprávném zacházení s přístupovými kódy může dojít k úniku a případnému zneužití dat. 

4) Efektivita a rychlost 

Efektivita a rychlost jsou klíčové vlastnosti blockchainu. Díky inovativním algoritmům a konsensu zápisu je blockchain schopný ověřovat události během velmi krátké doby. Díky tomu umožňuje zefektivnit procesy, snížit náklady a zkrátit dobu trvání transakcí. 

Přínosy využívání blockchainu v projektovém řízení 

Na základě všech výhod, které blockchain nabízí, je také víc a víc využívaný v projektovém řízení. Zjistěte, jak může technologie blockchainu optimalizovat projektové řízení, včetně usnadnění komunikace nebo třeba automatizace. 

1) Zabezpečení dat projektu 

Při přidání dat je téměř nemožné je odstranit nebo nějak upravit, a tím je zajištěná integrita informací v projektu. Mimoto blockchain využívá pokročilé kryptografické techniky, a to z něj dělá extrémně bezpečný systém.  

V praxi to může vypadat třeba tak, že v rámci projektu pracujete s citlivými údaji svých klientů, které vyžadují vysoké zabezpečení. Blockchain vám poskytne zabezpečený systém pro uchovávání a správu těchto dat. 

 2) Transparentnost a důvěryhodnost informací 

Blockchain poskytuje nezměnitelný a transparentní záznam všech transakcí a událostí souvisejících s projektem. Díky tomu můžou všechny zúčastněné strany ověřit platnost a historii informací. 

Během projektu tak můžete například sledovat každý krok dodavatelského řetězce. To umožňuje zvýšit jeho transparentnost, důvěryhodnost a efektivitu.  

 3) Automatizace pomocí chytrých kontraktů 

K tomu, abyste pochopili, jak automatizace probíhá, potřebujete nejdřív vědět, co to jsou chytré kontrakty.  

Chytré kontrakty jsou programy, které definují principy a podmínky pro provedení transakcí mezi dvěma nebo více stranami. Ve chvíli, kdy jsou podmínky splněné, dojde k automatickému spuštění kontraktu a provedení požadovaných operací. To vše bez zásahu lidského subjektu. 

 V rámci projektů můžete chytré kontrakty využít třeba k automatizaci plateb, která zjednoduší proces financování projektu a sníží administrativní zátěž spojenou s ručním schvalováním plateb. 

Tip: Věděli jste, že v Lamaelu můžete nastavit automatické upomínky faktur? Zjistěte, jak na to. 

4) Efektivní komunikace a spolupráce 

Blockchain zajišťuje zabezpečenou a přímou komunikaci. Jak? Tím, že eliminuje potřebu prostředníků. Díky tomu přispívá k efektivnější komunikaci nejen mezi členy týmu, ale i dalšími zúčastněnými stranami. 

Představte si, že máte na starosti rozsáhlý mezinárodní projekt, v jehož rámci spolupracujete s mnoha dodavateli. Využitím blockchainu umožníte všem zainteresovaným stranám přístup k důležitým informacím a dokumentům, jako jsou smlouvy, plány projektu a další, a to vše v reálném čase. Zajistíte tak rychlou a bezpečnou komunikaci. 

Tip: Pro efektivní komunikaci vám ale nebudou stačit pouze skvělé platformy a nástroje, pokud nebudete vědět, jak správně komunikovat. Přečtěte si 12 tipů, jak na to. 

Sami vidíte, že blockchain může zefektivnit vaše projekty mnoha způsoby. S jejich řízením vám naopak pomůže Lamael. Projektový nástroj, který vám umožní mít veškeré informace k projektu na jednom místě.  

The post Blockchain: Transparentnost, bezpečnost a automatizace vašich projektů appeared first on Lamael.

Základní myšlenkou v krizovém managementu je předvídat krize, než se objeví. Tímto přístupem nečekáte na nevyhnutelné; aktivně se snažíte předvídat výzvy, čímž zvýšíte svou šanci na úspěch a přežití. 

Co je to krizový plán?

Krizový plán představuje detailní postupy, které je třeba uplatnit při přípravě na krizi, v jejím průběhu a následně při obnově do normálního stavu. Je opravdu důležité, aby byl tento plán dobře sepsaný, případně už vyzkoušený, a to do té míry, že víte, že funguje a pomůže vám udržet vaši firmu na nohou, i když se dějí nepředvídané věci. 

Jaký je cíl krizového plánu? 

Cílem krizového plánu je udržet nepřetržitý chod podniku i v situacích, kdy dochází k přerušení běžných operací v důsledku jakékoliv mimořádné události. I když jsou pro konkrétní situace – jako jsou například požáry – vyžadované specifické směrnice o požární bezpečnosti, které jsou zákonnou povinností, komplexní krizový plán poskytuje širší rámec.  

Tento plán vám pomůže procházet různými typy krizí tím, že nabídne obecné směrnice a postupy, jak reagovat flexibilně na nečekané situace, a zároveň zajistí, že daná pravidla a protokoly pro určité typy událostí budou dodržované v souladu s právními a bezpečnostními požadavky. 

Popis krizové situace

Co je to vlastně ta krizová situace? Jednoduše řečeno je to něco, co se stane úplně nečekaně a způsobí, že normální běh věcí ve vaší firmě zčistajasna nefunguje. Najednou se musíte přizpůsobit a najít způsob, jak věci dělat jinak, protože standardní způsob už není možný. 

Když se bavíme o tom, co všechno může firmu dostat do takovéto situace, můžeme to rozdělit do tří hlavních skupin:  

• přírodní katastrofy jako povodně nebo zemětřesení,  
• úmyslné škody od lidí, co chtějí vaší firmě ublížit (například hackerské útoky) 
• a pak takové ty nešťastné náhody, které jsou skutečně mimo vaši kontrolu a předvídání, jako je například náhlá zdravotní indispozice klíčového zaměstnance nebo nepředvídatelné technologické selhání, přestože byly dodržené všechny bezpečnostní normy a prováděná pravidelná údržba. 

Tip: Přečtete si náš článek Krok za krokem: Jak organizovat práci pomocí projektů. 

Analýza rizika pro krizový plán

Analýza rizika pro krizový plán je klíčovým krokem ve vytváření efektivní strategie pro případ nepředvídaných událostí. Co tady patří? 

1) Zajištění komunikace během krize

Zjistěte, s kým a jak budete potřebovat komunikovat během krize. Zvažte všechny možné způsoby krizové komunikace a připravte náhradní plány pro případ výpadku komunikačních systémů nebo technologií včetně scénářů, kdy může být přerušen přístup k internetu. Důležité je mít seznam kontaktů na zodpovědné osoby a zvážit použití alternativních komunikačních nástrojů pro zajištění spojení. 

Tip: Možná vás bude zajímat, jak si můžete usnadnit komunikaci s týmem, klienty i dodavateli. 

2) Zabezpečení vybavení a prostor

Ujasněte si, jaké vybavení a prostory budou potřebné a jak je získáte. Máte kde složit hlavu, když v běžných prostorách fungovat nemůžete? Zajistěte si vícero zdrojů a zvažte, kdy a jak budou během krizové situace potřebné. Nezapomeňte také na důležitost komunikačních kanálů a zálohování důležitých dat. Je klíčové zajistit kontinuitu kritických operací vaší firmy, jako jsou například zpracování objednávek, vedení zákaznické podpory, finanční transakce a udržování důležitých výrobních procesů. Tyto operace musí být prioritou v případě výpadku elektrické energie nebo internetu, aby bylo možné minimalizovat dopad na vaše podnikání a zákazníky. 

3) Plánování a koordinace týmů (kdo, kdy a jak)

Stanovte, jaké týmy budou potřebné a kdy budou aktivované před, během a po krizi. Určete členy týmů a jejich role, zajistěte, že mají všechny potřebné informace a jsou schopní efektivně komunikovat. Rozhodněte, kde budou týmy působit a jak budou koordinované jejich činnosti. 

4) Vymezení krizového stavu

Definujte, co pro vaši organizaci představuje krizovou situaci a jaký je rozdíl mezi menšími problémy a skutečnou krizí. Rozmyslete si, jak budete situaci hodnotit a kdo bude za co zodpovědný. Ujasněte si, jaké zdroje a informace budete potřebovat pro rozhodování o krizovém stavu. 

5) Strategie pro rychlou reakci a minimalizaci nákladů 

Připravte plán, jak zajistíte, že klíčoví lidé budou mít rychlý přístup tam, kde jsou potřební. Mějte na paměti, že přístupnost je nezbytná pro minimalizaci nákladů a rychlou obnovu. Zajistěte, aby byl plán jasný, aktuální a že s ním jsou seznámení všichni relevantní lidé. Alternativní místo působení s náhradním vybavením je v takovou chvíli darem z nebes. 

Tip: Víte, jak na efektivní online komunikaci? 

Schválení a implementace plánu

Po dokončení a testování krizového plánu je nutné získat jeho schválení od vrcholového managementu společnosti. Odpovědnost za existenci kompletního, prozkoumaného a schváleného plánu nese právě vedení. Následně vytvořte strategii pro zavedení krizového plánu do praxe.  

Zvládněte krizovou situaci s Lamaelem

Je zřejmé, že účinné krizové řízení vyžaduje pečlivou přípravu a schopnosti předvídat potenciální hrozby. Nicméně – jakmile máte váš plán připravený, jak zajistíte, že bude správně implementovaný a že všechny kritické informace budou přesně tam, kde mají být, když je nejvíce potřebujete? Ačkoli je Lamael primárně projektový nástroj, jeho funkce pro řízení úkolů, sdílení dokumentů a komunikaci můžou poskytnout cennou podporu v organizaci a sledování úkolů souvisejících s přípravou na krizové situace a jejich zvládání. Kontaktujte nás a my vám rádi poskytneme bližší informace a se vším vám rádi poradíme.

The post Jistota v nejistých časech: Jak sestavit krizový plán, díky kterému zůstane váš byznys stabilní appeared first on Lamael.

1) Ovládněte klávesové zkratky

Znáte to, neustále odpovídáte na přijaté e-maily a připadá vám to jako nekonečný kolotoč. Ovládnutí klávesových zkratek tak může být v e-mailové komunikaci pravým zlomovým bodem pro zvýšení efektivity. Článek na webu Juliety.com vás provede klávesovými zkratkami pro různé e-mailové klienty, jako je Outlook. Například zkratka „Ctrl + R“ v Outlooku umožňuje okamžitě reagovat na doručený e-mail. Pro okamžité odeslání emailu stiskněte „Alt + S“ nebo pro přidání adresátů do BCC zase „Alt + B“.

V Outlooku můžete navíc nastavit vlastní klávesové zkratky v nastaveních programu podle vašich osobních preferencí.

2) Využijte pokročilé vyhledávací funkce

Osvojte si vyhledávací funkce vašeho e-mailového klienta a ušetříte čas strávený hledáním konkrétních e-mailů. Například vyhledávání pomocí klíčových slov nebo jmen odesílatelů v Gmailu (a nejen tam) vám pomůže rychle najít přesně to, co hledáte.

Představte si situaci, kdy potřebujete vyhledat všechny doručené e-maily od určitého klienta: stačí zadat jeho jméno do vyhledávacího pole a Gmail vám okamžitě zobrazí všechny související konverzace. To eliminuje potřebu procházet celou schránku a dost zrychluje proces vyhledávání a organizace e-mailů.

Zajímavost: Víte, že podobně jako v e-mailových klientech, tak i v Lamaelu pomáhá fulltextové vyhledávání nalézat potřebné informace, což je klíčové pro rychlou a efektivní práci s e-maily​​?

3) Zaveďte pravidlo dvou minut

Podle tohoto pravidla byste se úkoly, které trvají méně než dvě minuty, měli zabývat ihned. Například pokud máte došlý e-mail, který vyžaduje rychlou odpověď, tak to prostě udělejte. Na nic nečekejte. Tento přístup může udržet vaši schránku čistou a snížit vaše psychické zatížení.

Jako praktický příklad si vezměte situaci, kdy obdržíte e-mail s jednoduchou žádostí o potvrzení schůzky. Místo odkládání prostě rychle odpovězte a potvrďte termín. Nejenže udržíte svoji schránku přehlednou, ale také se projevíte jako spolehlivý člověk na svém místě.

4) Odhlaste se z nepotřebných e-mailů

Co takhle trochu uklidit ve vaší e-mailové schránce? Jestli vám každý den přichází hromada marketingových e-mailů, které stejně nikdy neotevřete, možná by bylo fajn se z těchto newsletterů odhlásit. Je to jednoduchý krok, ale ušetří vám to spoustu času, který byste jinak promarnili procházením a mazáním zpráv, které vás vůbec nezajímají, a je jedno, jestli se nacházejí v hlavním inboxu, nebo v hromadných zprávách. A navíc, váš inbox bude přehlednější a plný jen těch e-mailů, které jsou pro vás opravdu důležité.

Každé ráno tak můžete začít s pocitem, že ve vašem inboxu jsou jen ty nejdůležitější zprávy. Budete se moci lépe soustředit na práci, a navíc ušetříte spoustu času. Zkuste to a uvidíte, jak příjemně se to promítne do vašeho pracovního dne.

5) Využijte automatizaci a filtry

Nastavení filtru, který automaticky zařadí e-maily od určitého odesílatele do specifické složky, pomáhá udržet hlavní inbox čistý. Tato metoda je zvláště užitečná pro týmy pracující na dálku, zvyšuje efektivitu asynchronní komunikace a pomáhá zvládat nárůst e-mailů​​​​.

6) Nastavte si efektivní rutinu pro správu e-mailů

Pro zachování produktivity a soustředění je tento krok velmi důležitý. Odborníci doporučují kontrolovat e-maily dvakrát až třikrát denně ve specifických časech – například ráno, po obědě a ke konci dne. Tento přístup vám umožní minimalizovat přerušení pracovního procesu a současně zůstanete dostupní co se týče důležité komunikace.

Každé přerušení práce si vybírá svou daň v podobě ztráty soustředění. Kromě toho – když budete e-maily příliš často kontrolovat, dostanete sami sebe do stresové situace a případně se i přetížíte. Využití e-mailových filtrů a štítků pro kategorizaci e-mailů může pomoci rychle identifikovat důležité zprávy během vyhrazených časů pro kontrolu e-mailů. Pokud také vaši kolegové vědí, v jakou dobu na e-maily reagujete, je to jen plus – vědí, kdy co očekávat.

Zefektivněte svou práci s Lamaelem

Pokud vám tyto tipy připadají užitečné, ale stále cítíte, že vás organizace dalších pracovních úkolů přetěžuje, máme pro vás ideální řešení. Lamael, český projektový nástroj navržený speciálně pro potřeby podnikatelů. S Lamaelem můžete efektivně spravovat projekty, delegovat úkoly, vykazovat práci a mnoho dalšího – vše v jednom intuitivním systému.

Lamael nabízí řadu funkcí, jako je ERP a CRM systém, který vám umožní mít všechny vaše kontakty, obchodní příležitosti a finance přehledně na jednom místě. Můžete si zaregistrovat 14denní bezplatnou zkušební verzi a zjistit, jak vám může pomoci lépe spravovat vaše pracovní úkoly a zefektivnit komunikaci.

The post Topíte se v e-mailech? 6 tipů, jak se nenechat zahltit příchozí poštou appeared first on Lamael.

Ovládněte umění projektového managementu

Projektové nástroje jsou zásadní pro správné vedení a koordinaci týmů a projektů. Jejich základním využitím je projektové plánování, alokace zdrojů, řízení času a sledování výkonnosti, což je zásadní pro získání konkurenční výhody. Důležité aspekty projektových nástrojů zahrnují:

• Přehledné rozhraní pro snadnou orientaci.
• Flexibilní plánovací možnosti.
• Integraci s dalšími aplikacemi a platformami.
• Funkce pro sledování a reportování.
• Podporu týmové spolupráce a sdílení informací.

Organizujte, delegujte, spravujte: Používejte projektové nástroje jako profíci

Projektové nástroje se dají kategorizovat podle jejich primárních funkcí do několika hlavních skupin:

• Plánovací nástroje (Trello, Asana): Tyto nástroje jsou klíčové pro organizaci úkolů a aktivit. Umožňují delegovat a přiřazovat práci týmovým členům na jednom místě s využitím projektových úkolů, podúkolů, šablon, pracovních postupů, kalendářů a složek. Některé z nich nabízejí automatické plánování a zobrazení životního cyklu projektu, což usnadňuje práci projektového manažera​​.
• Kolaborativní nástroje (MS Teams, Slack): Hlavním účelem těchto nástrojů je interní komunikace a zjednodušení spolupráce v týmu. Umožňují sdílet informace, diskutovat o úkolech a udržovat spojení mezi členy týmu, ať už jsou v kanceláři nebo pracují na dálku. Zatímco tyto platformy samy o sobě neobsahují rozsáhlé funkce pro správu projektů, jejich síla spočívá ve schopnosti integrovat se s širokým spektrem projektových nástrojů. O tom, jak na efektivní online komunikaci jsme psali v jednom z našich blogových článků.
• Nástroje pro správu dokumentů (Google Drive, Share Point): Tyto nástroje jsou užitečné při práci na různých projektech, kde mohou vzniknout chyby. Nabízejí funkce jako úpravy souborů, verzování a ukládání, které mohou pomoci předcházet takovým chybám​​.
• Sledovací a reportingové nástroje (Jira, Monday): Obvykle zahrnují funkce pro sledování výkonnosti a pokroku projektů, generování reportů a analýz.

Jaké faktory je třeba vzít při výběru nástroje v úvahu?

Vybrat ten správný projektový nástroj může být jako hledat jehlu v kupce sena. Ale žádné obavy, máme pro vás několik tipů, na co se při výběru ideálního pomocníka pro vaše projekty zaměřit.

• Cena: Při výběru musíte chtě nechtě zohlednit váš rozpočet a potřeby. Různí poskytovatelé cílí na různě velké firmy a nabízí rozdílné funkce a cenové hladiny. Měli byste hledat takový nástroj, který poskytuje nejlepší poměr ceny a výkonu pro vaše specifické potřeby.
• Funkce spolupráce: Efektivní spolupráce a komunikace v rámci týmu a mezi týmy je klíčová. Nástroj by měl nabízet funkce jako chat nebo sdílení souborů a informací v reálném čase, aby podpořil týmovou spolupráci.
• Mobilní dostupnost: V dnešní době je důležité, aby byl nástroj kompatibilní s mobilními zařízeními a umožňoval efektivní práci i mimo tradiční počítačové pracovní prostředí. Vyhledávejte aplikace, které jsou optimalizované pro menší zařízení a umožňují i offline práci.
• Uživatelskou přívětivost: Jednoduché a intuitivní uživatelské rozhraní usnadní zaměstnancům využívání všech funkcí aplikace. Rozhraní by mělo být strukturované tak, aby bylo snadné ho pochopit a používat.
• Funkce vytváření přehledů a analýz: Nástroj by měl umožňovat generování přehledných grafů a analýz pro sledování pokroku a klíčových ukazatelů výkonu projektů.
• Integrační schopnosti: Je důležité, aby se nástroj dal snadno integrovat s dalšími nástroji a aplikacemi, které ve vaší firmě používáte, jako jsou ERP systémy, nástroje pro správu dokumentů, fakturační systémy apod.
• Možnosti přizpůsobení: Každý projekt je unikátní a vyžaduje specifické funkce. Vyhledávejte software, který nabízí možnosti přizpůsobení a konfigurace, aby vyhovoval různým potřebám projektů a týmů.

Příkladem efektivity projektových nástrojů je případová studie společnosti TK Servis Technology, která implementovala nástroj Lamael. Tento nástroj jí umožnil snížit čas strávený administrativou z 4–10 hodin týdně na pouhou hodinu a zároveň ušetřil desítky tisíc korun měsíčně na správě faktur a dokladů. Lamael výrazně zvýšil efektivitu a přehlednost v řízení rozsáhlých projektů, což přispělo k výraznému zlepšení celkového fungování firmy.

Tip: Víte, proč pro svůj byznys potřebujete aplikaci pro řízení projektů i týmů?

Zbavte se chaosu v projektech

Jak už jsme naznačili, výběr správného nástroje pro řízení projektů může být docela zapeklitý úkol. Pro zjednodušení pro vás máme jednoduchá vodítka, která vám pomůžou. Stačí, když budete při výběru ideálního softwaru pro řízení projektů postupovat podle následujícího návodu:

• Určete potřeby vaší firmy: Nejprve identifikujte klíčové požadavky vaší firmy na nástroj projektového řízení. Zvažte velikost vašeho týmu, počet a typ projektů, které budete spravovat, a specifické funkce, které potřebujete. Tento krok je základem pro výběr vhodného řešení.
• Sestavte seznam požadavků: Vytvořte seznam funkcí, které považujete za nezbytné a žádoucí. To vám pomůže zúžit možnosti a vybrat nástroj, který nejlépe odpovídá vašim potřebám.
• Stanovte rozpočet: Nastavte si rozpočet a cenový limit.
• Vyhodnoťte dostupná řešení: Porovnejte různé softwary podle kritérií, která jste si stanovili. Zohledněte faktory, jako jsou cena, uživatelská přívětivost, flexibilita, spolehlivost a integrace s dalšími aplikacemi a nástroji, které již ve vaší firmě používáte.
• Využijte bezplatné zkušební verze: Většina poskytovatelů nabízí možnost vyzkoušet si řešení zdarma po omezenou dobu. Tuto příležitost využijte k testování v praxi a ověření, zda nástroj splňuje vaše požadavky.
• Berte v potaz zpětnou vazbu: Přečtěte si recenze a hodnocení uživatelů z nezávislých zdrojů a diskuzních fór.
• Vyberte nástroj pro řízení projektů, který odpovídá specifickým potřebám vaší firmy a finančním možnostem.

Tip: Mohl by vás zajímat článek Skill set projektového manažera aneb bez čeho se jako projekťák prostě neobejdete.

Malé porovnání projektových nástrojů

Projektové řízení může být docela zábavné – když máte ten správný nástroj. A proto jsme pro vás vybrali několik známých hráčů v oblasti nástrojů pro správu projektů, které jsou dostupné na českém trhu. Každý z nich má své výhody a nevýhody, takže si můžete vybrat ten, který nejlépe vyhovuje potřebám vaší firmy nebo týmu.

1) Asana

Asana je software pro správu projektů založený na cloudových technologiích, který se soustředí na efektivní správu úkolů a podporu týmové spolupráce. Hlavním přínosem používání Asany je schopnost rozdělit cíle týmu na přehledné projekty a úkoly, a zároveň udržovat aktuální přehled o postupu v dosahování těchto cílů.

Výhody Asany:

• Rozšířená funkčnost: Asana je plná funkcí, což umožňuje uživatelům spravovat různé aspekty projektů a úkolů efektivně (např. vytváření a správa časových os, automatizace rutinních úkolů, sdílení souborů a dokumentů, kanbabové tabule apod.).
• Rozsáhlý seznam integrací: Umožňuje snadné propojení s dalšími nástroji a aplikacemi, což rozšiřuje možnosti správy projektů. Jedná se například o Slack, Google Drive, Google kalendář, automatizační nástroj jako Zapier apod.
• Podpora Agile a Scrum: Asana podporuje agilní metodiky, což je pro mnoho týmů klíčové.
• Organizované a intuitivní uživatelské rozhraní: Uživatelé ocení přehlednost a snadnou orientaci v softwaru.

Nevýhody Asany:

• Pokročilé bezpečnostní nástroje jsou k dispozici pouze v Enterprise plánu: Firmy, které hledají vyšší úroveň zabezpečení, můžou být v případě, že nejsou ochotné investovat prostředky do nejdražšího plánu, více ohrožené.
• Mobilní aplikace potřebuje vylepšení: Uživatelé mobilní aplikace mohou narazit na omezení nebo nepříjemnosti, jako jsou dlouhé doby načítání, obtížné použití některých funkcí nebo problémy s výkonem a stabilitou, a to zejména při práci s rozsáhlými projekty.
• Omezené sledování času v nižších plánech: Přestože Asana nabízí funkce sledování času, jsou dostupné pouze ve vyšších úrovních plánů, jako jsou Business a Enterprise. Uživatelé s plány Basic a Premium tedy nemají přístup k těmto pokročilým funkcím sledování času, které jsou dostupné pouze v plánech Business a Enterprise. Toto omezení může být problémem pro týmy, které vyžadují detailní sledování a reportování času stráveného na projektech.

Pro koho je Asana vhodná?

Asana je vhodná pro týmy, které hledají komplexní řešení správy projektů s širokým spektrem funkcí a integrací. Nabízí komplexní řešení správy projektů s bohatým spektrem funkcí a integrací, což je výhodné pro týmy hledající rozšířené možnosti správy. Její flexibilita a snadná použitelnost ji činí vhodnou i pro menší projekty, které vyžadují efektivní a přehledné řízení.

Tip: Zjistěte, jak zadávat úkoly, aby je váš tým pochopil.

2) Trello

Trello se řadí mezi oblíbené aplikace, které zjednodušují správu a plánování osobních i týmových projektů. Je široce využitelné v různých oblastech a pro jeho používání je potřeba pouze internetové připojení. Jako cloudová služba je Trello vhodné pro řízení projektů ve stylu kanban. Skvělé je, že je jeho základní verze zdarma. Pokud byste chtěli využívat pokročilé funkce Trella v rámci vašeho projektového systému, budete muset uhradit roční poplatek.

Výhody Trella:

• Snadné použití: Trello je známé svým jednoduchým a intuitivním uživatelským rozhraním, což usnadňuje učení a přizpůsobení se novým uživatelům.
• Uživatelsky přívětivá mobilní aplikace: Nabízí výkonnou mobilní aplikaci, která umožňuje snadnou správu projektů na cestách.
• Rozšířená funkčnost v bezplatném plánu: Ve srovnání s konkurenty nabízí Trello v bezplatné verzi více funkcí, což je atraktivní pro uživatele s omezeným rozpočtem.
• Rozsáhlé možnosti automatizace: Trello umožňuje automatizaci různých úkolů a procesů, což zvyšuje efektivitu práce. Například můžete nastavit pravidlo, které automaticky přesune kartu do seznamu Hotovo a odstraní vás z ní, když dokončíte úkol. Dalším užitečným postupem je vytvoření tlačítka, které při jeho stisknutí automaticky řadí karty podle nastaveného termínu. Tato automatizace ušetří čas a pomáhá udržovat na tabuli pořádek.

Nevýhody Trella:

• Omezené nástroje pro reportování: Trello má omezené možnosti pro vytváření reportů a analýz, což může být nevýhodou pro komplexní projektové řízení.
• Není vhodné pro složité projekty: Pro velké projekty může být Trello méně vhodné kvůli omezeným možnostem správy a organizace (omezená zobrazení, nedostatek pokročilých funkcí jako sledování času a výzev při správě velkých projektů apod.).
• Přílišná závislost na kanbanových tabulích: Trello ve velké míře využívá kanbanové tabule, což může být limitující pro ty, kteří preferují jiné metody nebo potřebují více flexibilní přístupy k řízení projektů.

Pro koho je Trello vhodné?

Trello je vhodný nástroj především pro menší týmy, které hledají jednoduchý, vizuálně orientovaný nástroj pro řízení projektů ve stylu kanbanových tabulí. Je ideální pro týmy, které preferují přehledné a intuitivní řízení svých projektů bez potřeby složitějších funkcí.

3) Freelo

Freelo je další nástroj projektového managementu, který usnadňuje práci tím, že umožňuje vytváření pracovních projektů a jejich dělení na úkoly a podúkoly. O tom, jak na ně, jsme se více rozepsali v našem článku, kde se dozvíte, jak zadávat úkoly, aby je váš tým pochopil.

Freelo je zvláště užitečné pro malé týmy. To zajišťuje, že každý člen týmu ví, co má dělat na konkrétním projektu. Freelo také poskytuje detailní přehled o tom, v jaké fázi projekty a úkoly jsou ​​.

Výhody Freela:

• Jednoduchost a intuitivní používání: Freelo nabízí snadné a intuitivní rozhraní, což usnadňuje ovládání a zkracuje dobu zaučení pro nové uživatele​​​​.
• Nadstandardní zákaznické vzdělávání: K dispozici je zákaznická výuka prostřednictvím webinářů, návodů a přímé komunikace, kterou uživatelé oceňují​​.
• Jazyková dostupnost: Aplikace a návody jsou dostupné v češtině a v několika dalších světových jazycích, což je vhodné pro vícejazyčné týmy​​.
• Různé zobrazení úkolů: Freelo umožňuje různá zobrazení úkolů, jako je řádkové, tabulkové, kanban a kalendář, což usnadňuje organizaci a přehled​​. Každý uživatel si tedy přijde na své.
• Nahrávání hlasových zpráv a obrazovky: Tato funkce zjednodušuje komunikaci a sdílení informací v týmu​​.
• Hodinová sazba a fakturace: Funkce Timetracking umožňuje snadné sledování a automatickou fakturaci času stráveného na úkolu​​.
• Vhodné pro různé typy týmů: Freelo je ideální pro malé i střední týmy v různých odvětvích, včetně agentur, e-shopů a obecních samospráv​​.
• Mobilní aplikace: Mobilní aplikace Freelo poskytuje všechny funkce desktopové verze a některé další, jako je focení přímo do komentářů, což je užitečné při práci v terénu​​.

Tip: Poznejte 5 výhod automatické fakturace.

Nevýhody Freela:

• Omezený počet uživatelů v bezplatné verzi: Ve verzi zdarma je možné přidat pouze 3 uživatele​​.
• Mobilní aplikace nefunguje offline: Mobilní aplikace Freelo má některá omezení, jako je nemožnost fungovat offline​​.
• Omezenější možnosti propojení ve srovnání s konkurencí: Ačkoliv Freelo umožňuje integraci s několika aplikacemi, některé konkurenční nástroje nabízejí širší spektrum možností propojení. Dle informací na stránkách nástroje patří mezi jeho integrace například export termínů do Google Kalendáře, Outlooku, Mac a Windows Kalendáře apod. Avšak ve srovnání s některými konkurenčními nástroji může být jeho nabídka propojení vnímána jako méně rozsáhlá.

Pro koho je Freelo vhodné?

Freelo je vhodné především pro správu projektů a úkolů a je ideální pro malé i velké firmy, včetně startupů a korporací. Podle zkušeností se nejlépe hodí pro majitele reklamních agentur a konzultantských firem, které často pracují na projektech pro své klienty. Díky funkcím, jako je měření času apod., poskytuje přehled o odpracovaném čase a usnadňuje fakturaci. Nicméně je považované za univerzální nástroj, který najde využití v různých oblastech, kde probíhá týmová spolupráce.

4) Jira

Jira je nástroj pro projektové řízení, který je navržený pro efektivní správu a podporu agilního vývoje. Umožňuje monitorování průběhu projektů, spravování úkolů a kontrolu. Nabízí řadu rozšíření a možností integrace s jinými aplikacemi. Jira se často využívá v oblasti správy softwarových projektů a poskytuje pokročilé funkce pro agilní metodiky.

Dalšími klíčovými vlastnostmi jsou sledování chyb, správa oprav, testování a propojení s dalšími vývojovými nástroji. Atlassian spolupracuje s předními technologickými společnostmi, jako jsou Slack Technologies, Microsoft, Google, Zoom a další, takže vaše týmy mohou efektivně pracovat s nástroji, které již znáte a máte rádi.

Výhody Jiry:

• Důvěryhodnost: Jira je široce uznávaná v oblasti správy softwarových projektů díky své stabilní historii výkonnosti a spolehlivosti.
• Rozsáhlé funkce: Nabízí širokou škálu funkcí jako projektové řízení, Scrum/Kanban nástěnky, automatizace, mobilní aplikace a mnoho dalších​​.
• Uživatelské prostředí: Jira má přívětivé uživatelské rozhraní, což usnadňuje orientaci v nástroji​​.
• Jednoduchost používání: Registrace a základní nastavení Jiry jsou intuitivní, i když počáteční orientace může být pro nováčky výzvou​​.
• Cenová dostupnost: Jira nabízí více cenových tarifů včetně bezplatné verze, což ji činí dostupnou pro různě velké týmy a organizace.
• Možnosti propojení: Umožňuje integraci s mnoha aplikacemi třetích stran včetně Google služeb, Slacku a Zapieru​​.

Nevýhody Jiry:

• Složité pro začátečníky: Kvůli odborné terminologii a některým návodům v angličtině může být Jira na začátku složitější na pochopení pro nováčky​​.
• Omezená podpora pro bezplatnou verzi: Uživatelé bezplatné verze nemají přístup k přímé podpoře a musí spoléhat na komunitní fóra a online materiály​​.
• Nepřímé použití šablon: Šablony dostupné přes Confluence nejsou integrované přímo v Jira aplikaci, což zdržuje a není to pro uživatele pohodlné​​.
• Omezené funkce v bezplatné verzi: Bezplatná verze Jira má omezení na počet členů týmu a úložiště, což může být pro některé týmy omezující.

Pro koho je aplikace Jira vhodná?

Jira je nejvíce vhodná pro týmy softwarových vývojářů a IT profesionálů, protože obsahuje širokou škálu nástrojů pro správu projektů a úkolů souvisejících s vývojem softwaru. Jira ale může být užitečná i pro jiné týmy, které potřebují efektivně spravovat a sledovat úkoly​.

Lamael: Univerzální řešení pro moderní projekty

V závěru našeho srovnání projektových nástrojů je na místě zdůraznit, že každý z nich má své jedinečné vlastnosti a přínosy. Ačkoliv Asana, Trello, Freelo a Jira představují významné možnosti na trhu projektových nástrojů, je zde další hráč, který stojí za zmínku – Lamael. Jedná se o inovativní projektový nástroj, který přináší svěží pohled na řízení projektů a funguje jako cloudový systém. Je to komplexní řešení navržené tak, aby splnilo potřeby různorodých týmů a projektů, což z něj činí ideální volbu pro ty, kteří hledají flexibilitu a efektivitu. Například firma Virtual Lab získala díky Lamaelu přehled nad obchody i projekty.

Klíčové vlastnosti Lamaelu zahrnují:

• Uživatelskou přívětivost: Lamael nabízí intuitivní a přehledné rozhraní, které usnadňuje orientaci a zvyšuje produktivitu.
• Flexibilitu a přizpůsobení: Vyznačuje se schopností přizpůsobit se potřebám různých typů projektů na míru, což z něj činí univerzální nástroj pro firmy různých velikostí a odvětví.
• Výkonné reportovací nástroje: Lamael poskytuje pokročilé funkce pro sledování výkonnosti projektů a generování užitečných reportů. Funkce Reporty transformuje způsob, jakým vidíte a analyzujete data ve vaší firmě. S tímto modulem, o který je možné Lamael rozšířit, získáte nejen číselné, ale i grafické pohledy na vaše fakturace, zakázky, vykázanou práci a cashflow.
• Efektivní týmovou spolupráci: Umožňuje snadnou komunikaci a sdílení informací mezi týmovými členy prostřednictvím vestavěného chatu. Lze vytvořit skupinové chaty nebo komunikovat přímo u konkrétního projektu či úkolu, což zvyšuje efektivitu práce. Navíc je možné systém propojit s e-mailem, což umožňuje centralizaci všech komunikačních kanálů a informací na jednom místě.
• Dostupnost a cenovou přívětivost: Nabízí konkurenceschopné cenové plány, které jsou dostupné pro různé velikosti týmů a rozpočtů.

Tip: Přečtěte si případovou studii o tom, co na Lamael říká vedení společnosti Pharmafit.

Výběr správného nástroje pro správu projektů je nezbytný pro úspěch vašich byznysových plánů. Lamael přináší jedinečnou kombinaci funkčnosti, flexibility a uživatelské přívětivosti, což z něj dělá vhodnou volbu pro každého, kdo hledá komplexní a efektivní řešení pro správu projektů. Doporučujeme vám prozkoumat možnosti, které Lamael nabízí, a zvážit, zda by mohl být ideálním řešením pro vaše specifické potřeby a cíle. V případě zájmu nás kontaktujte a rádi s vámi vybereme vhodné řešení na míru.

The post Komplexní srovnání 5 projektových nástrojů: Najděte ten pravý pro řízení vašich projektů appeared first on Lamael.

Generativní AI v centru pozornosti

V roce 2024 se očekává, že generativní umělá inteligence (AI) bude hlavní technologickou inovací. Firmy by měly zvážit, jak integrovat AI do své práce, ať už jde o vývoj produktů, zákaznický servis nebo tržní analýzu. Pokud ve vedení nějaké takové společnosti jste, měli byste se už teď zamýšlet nad tím, jak využít AI k vytvoření něčeho úplně nového (ačkoli nové nerovná se kvalitní či dobré, což v případě AI platí dvojnásob).

Nejde jen o to mít nejnovější hračku, ale o to být o krok napřed před konkurencí. Takže, chcete být ti cool manažeři, co mění svět k lepšímu? AI vám pomůže zlepšit vaše schopnosti a rychlost práce.

Tip na podnikání: Zvažte využití generativní AI pro personalizaci vašich produktů a služeb. Představte si, že každý váš zákazník dostane přesně to, co potřebuje. O různých typech zákazníků jsme napsali celý článek.

Práce z domova a hybridní modely

Pracujete rádi z domova? Pokud ano, nejste sami. Hybridní pracovní modely, které kombinují práci z domova a z kanceláře, jsou stále populárnějším trendem v podnikání. Důležité je, aby firmy vytvářely prostředí, které podporuje flexibilitu a zároveň zajistí, že zaměstnanci pracující z domova nebudou vnímaní jako méně angažovaní nebo méně produktivní. To zahrnuje zajištění rovného přístupu ke zdrojům, příležitostem pro rozvoj kariéry a stejného uznání jejich přínosů. Vytvoření efektivního a spravedlivého prostředí pro hybridní práci je důležité pro udržení motivace a spokojenosti zaměstnanců.

Zajímavost: Víte, že až 85 % zaměstnanců by chtělo mít možnost práce na dálku? Více se dozvíte v našem článku.

Takže, ať už jste fanoušek práce v pyžamu, nebo milujete chuť kancelářské kávy, pamatujte, že hybridní práce vyvažuje to nejlepší z obou světů. Užijte si flexibilitu a buďte hvězdou, ať už pracujete odkudkoli. Ostatně zaměstnanci můžou být stejně produktivní i na homeffice a se správným projektovým nástrojem můžete mít pod kontrolou vykazování jejich času.

Tip na podnikání: Zkuste zavést koncept Flexi-Work Space. Tento model kombinuje nejlepší aspekty práce z domova a z kanceláře, poskytuje zaměstnancům flexibilitu ve výběru pracovního prostředí a podporuje efektivní spolupráci bez ohledu na fyzickou lokalitu. Konkrétně spočívá v poskytování možnosti volby, kde budou zaměstnanci pracovat. Flexi-Work Space také zahrnuje technologické nástroje a platformy, které podporují efektivní spolupráci bez ohledu na fyzickou lokalitu, jako jsou komunikační aplikace a cloudové služby pro sdílení a správu dokumentů.

Přečtěte si náš článek, ve kterém popisujeme, jak na automatickou fakturaci.

Ve víru kybernetických útoků

Už nyní je každá druhá firma obětí kybernetického útoku, a odhaduje se, že škody z kyberkriminality dosáhnou do roku 2025 až 10,5 bilionu dolarů. V této bitvě jsou na vzestupu technologie jako automatizované řízení hrozeb, cloudová bezpečnost a kybernetická bezpečnost jako služba. Kybernetická ochrana není jen trendem v podnikání, je to nutnost.

Firmy se nyní potýkají se sofistikovanějšími kybernetickými hrozbami, kde útočníci využívají AI k obcházení tradičních obranných strategií. Jako odpověď na to se zpřísňují kybernetické předpisy po celém světě, což vyžaduje, aby firmy byly ostražité nejen v technologickém směru, ale také v oblasti dodržování regulací.

Tip na podnikání: Investujte do vzdělávání vašeho týmu v oblasti kybernetické bezpečnosti. Zorganizujte pravidelné, ale zábavné školení. Každý člen vašeho týmu by měl být připravený se poprat s kyberhrozbami.

Vítejte ve světě hyperautomatizace

V roce 2024 se očekává další významný posun v oblasti automatizace, s klíčovou rolí pro internet věcí (IoT), umělou inteligenci a pokročilé mobilní sítě jako 5G a 6G. Tato kombinace technologií umožní vývoj pokročilých automatizačních řešení, jako jsou samoopravné stroje a optimalizované výrobní procesy díky monitorování v reálném čase. Dále se můžeme těšit na zlepšení v oblastech, jako je řízení zásob a logistika, kde tyto technologie umožní efektivnější predikci poptávky a plánování.

Zajímavost: představte si, že vaše oblíbené e-shopové balíčky dorazí rychleji díky technologiím, které zrychlí dodávky a sníží náklady (technologie jako je automatizované skladování a řízení zásob, optimalizované logistické algoritmy pro efektivnější trasování dodávek, využití dronů a autonomních vozidel pro doručování a pokročilé analýzy dat pro předpovídání poptávky a lepší plánování zásob). Automatizace dělá podnikání rychlejší, chytřejší a mnohem účinnější.

Tip na podnikání: Využijte hyperautomatizaci pro zlepšení zákaznického zážitku. Zaměřte se na automatizaci procesů, které mají přímý dopad na vaše zákazníky – od rychlejšího zpracování objednávek po personalizovaný zákaznický servis. Personalizace teď hraje v customer care prim. Přečtěte si, jak na úspěšnou akvizici zákazníků.

Držte krok s trendy v podnikání s Lamaelem

Jak jste si mohli přečíst, trendy v podnikání pro rok 2024 se zaměřují na inovace, flexibilitu a bezpečnost. V tomto kontextu se náš projektový nástroj Lamael ukazuje jako klíčový pro ty, kteří chtějí být o krok napřed. Lamael nejenže poskytuje elegantní a jednoduché CRM řešení, ale jeho hlavní přínos spočívá ve zlepšení plánování projektů a zvyšování efektivity vašeho týmu.

Díky efektivnějšímu využívání času a zdrojů vám Lamael umožní ušetřit nejen čas, ale i peníze, což vás posune před vaši konkurenci. Kromě toho nabízí nástroje pro snadné ukládání a vyhledávání informací, poskytuje hluboký vhled do vašich projektů a klientů, čímž vám umožní stát se “hrdinou informací” ve vašem byznysu.

The post 85 % zaměstnanců chce flexibilitu: Hybridní práce jako jeden z trendů roku 2024 appeared first on Lamael.

1. Absence jasného směru

Bez jasného cíle se pracuje těžko. Když vedení členům týmů neudává jasný směr, může to na ně mít různý dopad. Někteří sice ocení možnost samostatnosti a nezávislosti, což je pozitivní, zatímco jiní se ale můžou cítit zmatení a nesví v pracovním prostředí, kde chybí jasné vedení a cíle. Pokud se jim nedostává podpory a nejsou si jistí, co se od nich očekává, produktivita samozřejmě klesá na minimum​​. Vaši lidé potřebují jasné instrukce, jinak je pro ně těžší plnit úkoly. Jak můžete očekávat, že odvedou dobrou práci, když třeba ani nevědí, co mají dělat? Pokud víte, kam směřujete, můžete lépe plánovat a skutečně se zlepšovat v tom, co vám jde nejlépe.

Představte si, že vedete tým vývojářů pracujících na nové aplikaci. Pokud každý pracuje na něčem jiném a neexistuje jasný plán, jak všechno spojit dohromady a aplikaci dokončit, můžete skončit s něčím, co je na míle vzdálené tomu, co jste původně plánovali. Absence směru může tedy snadno vést k tomu, že tým neplní termíny.

Tip: Možná vás bude zajímat 7 tipů pro efektivní vedení týmu.

2. Stagnace – jak udržet tým v pohybu?

Jste ve fázi, kdy se váš tým cítí trochu zaseklý na místě? Každý den je stejný a nové výzvy se neobjevují? Právě to může být jeden z největších zabijáků produktivity práce. Při najímání nových zaměstnanců je super, když najdete někoho, kdo perfektně vyhovuje vašim současným potřebám. Ale co potom? Klíčem je nespokojit se s tím, co už daný člověk umí, ale myslet taky trochu dopředu na to, kam se ve svém vzdělávání a růstu ještě může posunout.

Podívejme se na příklad ze skutečného světa: Ve společnosti Google mají skvělou politiku pro podporu učení a růstu. Zavedli takzvaný program 20-Percent Rule, kde zaměstnanci můžou věnovat až 20 % pracovní doby projektům, které je osobně zajímají a nejsou přímo součástí jejich hlavních pracovních povinností. Tento přístup podněcuje kreativitu a zároveň zvyšuje celkovou spokojenost a motivaci v týmu.

Tip: Zjistěte více o tom, jak vytvořit správný pracovní prostor uvnitř vaší firmy.

3. Multitasking aneb když se snažíme být superhrdinové

Víte, jak to je – během Zoom schůzky otevřete další záložku v prohlížeči, abyste si objednali potraviny, skládáte prádlo, zatímco pomáháte dětem s domácími úkoly, odpovídáte na e-maily během psaní blogového článku nebo posloucháte podcast při kódování nového webu. Zní to jako super efektivita, že? No, vědci z Wu Tsai Neurosciences Institute na Stanfordu mluví jinak. Z jejich výzkumu vyplývá, že dělat dvě (nebo více) věcí najednou je ve skutečnosti daleko méně efektivní než se soustředit jen na jednu úlohu​​.

Když se pustíme do úkolu, zapojí se několik mozkových oblastí, které se zabývají pozorností a kognitivní kontrolou. Pokusy o multitasking mohou tyto sítě rušit, což vede ke zpomalení zpracovávání a chybám.

Tip: Možná vás bude zajímat náš článek, který popisuje 3 důvody, proč se nemůžete soustředit na práci + tipy, jak soustředění zlepšit.

Jsou ovšem i situace, kdy může být multitasking užitečný. Tatáž studie od vědců ze Stanfordu ukázala, že třeba chůze – když se snažíte vyřešit složitý problém – může zvýšit kreativitu a pomoci najít nejvhodnější řešení. Takže když se snažíte probrat se tím zdánlivě nekonečným seznamem úkolů, možná by nebylo špatné zapomenout na to dělat více věcí najednou, a místo toho popadnout vodítko, psa a vyjít si raději na procházku.

4. Mikromanagement – když je všude moc očí

Takže, mikromanagement. Znáte ho? Pokud ne, máte štěstí. V takové situaci je v práci každý váš krok pod drobnohledem a neustále vám někdo dýchá na záda. „Mikromanagement je zabijákem pokroku,“ říká Miles Anthony Smith, autor knihy Why Leadership Sucks. A má pravdu. Mikromanagement může být prospěšný v krátkodobých situacích, jako je školení nových zaměstnanců nebo řešení vysoce rizikových problémů, ale dlouhodobě může způsobit více škody než užitku. Mikromanagement může mít závažné důsledky, včetně snížení morálky a produktivity, zhoršení spolupráce, a dokonce velmi vysoké fluktuace zaměstnanců​​.

Studie PPM Express ukázala, že 71 % lidí pociťuje negativní dopad mikromanagementu na svůj pracovní výkon a 85 % uvádí, že to má negativní dopad na jejich morálku. 69 % lidí dokonce uvažovalo o změně práce kvůli mikromanagementu a 36 % z nich to opravdu udělalo​​.

Tak co s tím? No, je nejspíš načase změnit přístup. Místo neustálé kontroly každého malého detailu je důležité dát zaměstnancům prostor pro tvůrčí myšlení a autonomii. Jak říká staré přísloví „důvěřuj, ale prověřuj“. Nechte lidi dělat chyby a učit se z nich, podporujte otevřenou komunikaci a spolupráci, a hlavně nezapomeňte na správné delegování úkolů.

Po prozkoumání těchto běžných překážek produktivity se může jevit užitečné zavést „ukazatele produktivity“. Tyto metriky vám umožní sledovat pokrok a efektivitu vašeho týmu v čase a poskytnou vám cenná data pro další zlepšení pracovních procesů. Kromě změny přístupu k řízení je nicméně důležité se zaměřit i na osobní produktivitu každého člena týmu.

Tip: Přečtěte si náš článek Mikromanagement zabíjí vaši efektivitu: Zjistěte, jak se vyhnout přehnanému kontrolování svého týmu.

Představte si, že většinu těchto problémů můžete řešit efektivně a systematicky. To vše díky našemu projektovému nástroji Lamael. S jeho pomocí můžete stanovit jasné cíle, definovat úkoly a sledovat jejich průběh. Tím zajistíte, že každý ve vašem týmu ví, co má dělat a jak přispívá k celkovému cíli.

Ačkoliv Lamael sám o sobě nevypočítá produktivitu, přináší vám výhody jednoduchosti a účinnosti. Máte vše, co potřebujete, na jednom místě, což šetří váš čas. Lamael tedy může být vaším parťákem pro produktivitu tím, že vám pomáhá organizovat práci a udržovat tým na správné cestě.

The post 4 klíčové věci, které stojí za poklesem týmové produktivity appeared first on Lamael.

Guláš firemních hodnot

Už se vám někdy stalo, že jste si položili otázku: „Co to jako znamená, když firma hlásá, že její firemní hodnotou je inovace nebo otevřenost?“ No, přátelé, ani se vám nedivíme, že se nad tím pozastavujete. Jako když někdo prohlásí, že do guláše patří paprika – to ví každý, ale kdy a jak ji správně použít, to už je jiná. A ať první hodí kamenem, komu se nepovedlo přihodit papriku do hrnce hned při smažení cibule a guláš mu pak nezhořknul (jen tak mimochodem – přidává se těsně před přilitím vývaru). Nestačí tedy slovo jen znát, musíte ho umět i použít a jeho implementaci vysvětlit.

Definice firemních hodnot

Firemní hodnoty jsou pravidla a myšlenky, se kterými se ztotožňuje celá firma. Tyto hodnoty jsou základem pro rozhodování, týmovou práci a cestou ke společným cílům. Jsou jako mapa, do které se podíváte, když hledáte správnou cestu. Je důležité si uvědomit, že hodnoty nemůžete ponechat náhodě. Pokud se nebudou aktivně vytvářet a udržovat, mohou se vyvíjet spontánně, často odrazem různých osobností ve firmě, což může vést k nekoordinované a nekonzistentní firemní kultuře. Toto může negativně ovlivnit reputaci firmy a její vnitřní dynamiku.

Jak firemní hodnoty formují identitu a kulturu společnosti

Ve světě plném konkurence jsou firemní hodnoty tím, co dává firmám charakter a odlišuje je od ostatních. Stávají se silnou stránkou i při náboru nových zaměstnanců. Podívejme se na to, jak tyto hodnoty vytvářet a proč jsou tak důležité pro každou organizaci.

1. Unikátnost především: Vytváření specifických hodnot

Ne všechny hodnoty jsou stejné. Jak můžete vytvořit hodnoty, které skutečně odrážejí jedinečnost vaší firmy a nejsou jen prázdnými slovy?

• Specifičnost nade vše: Ve světě plném obecných a vyčerpaných frází je důležité, aby firemní hodnoty byly unikátní a odlišovaly vaši firmu od konkurence. Místo abstraktních pojmů jako „integrita“, „kvalita“ apod., by hodnoty měly odrážet to, co je pro vaši firmu specifické. Představte si, že je vaše firma špičkou v oboru datové analýzy a umělé inteligence. Jednou z hodnot by tak mohla být například „Inovace v každém algoritmu“, což odráží váš závazek k neustálému vývoji a vylepšování technologií a postupů v oblasti AI.
• Vytvoření vztahu s brandem: Hodnoty by měly být pevně spojené s identitou a značkou vaší firmy, aby pomáhaly posílit povědomí o značce a její jedinečnost na daném trhu.

2. Živé hodnoty: Implementace do každodenní praxe

Jak zajistit, aby vaše hodnoty nebyly jen prázdnými frázemi, ale skutečně ovlivňovaly každodenní život ve firmě?

• Z papíru do reality: Hodnoty by neměly zůstat jen na papíře nebo webových stránkách, ale měly by být viditelné v každodenních aktivitách a chování zaměstnanců. Vhodným příkladem firemní hodnoty může být „transparentnost“, která by měla být patrná v otevřené komunikaci mezi managementem a zaměstnanci. To posílí správné směřování firmy.
• Role vedení: Vedení firmy by mělo jít příkladem a aktivně ukazovat, jak se hodnoty promítají do jejich rozhodnutí a chování. To může zahrnovat transparentní sdílení informací o firemní strategii, finančním zdraví nebo otevřenou diskusi o firemních výzvách a úspěších. Na našem blogu najdete článek 5 pravidel, jak řídit firmu a uspět.

Zdravá firemní kultura jako lákadlo pro profesionály

Zdravá firemní kultura funguje jako kompas, který ukazuje zaměstnancům i vedení nejkratší cestu k inovacím a vyšším ziskům. Kromě toho umožňuje organizaci identifikovat a přilákat nové lidi, kteří nejen zapadnou do firemního prostředí, ale také zůstanou. Dobře nastavená firemní kultura vytváří prostředí, ve kterém se lidé cítí dobře, a to se pozitivně projevuje na obchodních výsledcích.

Tip: Zajímá vás, jak poznat kvalitního zaměstnance a udržet si ho? Podívejte se na náš článek.

Je ale důležité poznamenat, že prvky firemní kultury by neměly být příliš rigidní nebo tvrdě kontrolované. Takové postupy můžou vést k nedostatečnému zapojení zaměstnanců a bránit inovacím. Organizace potřebuje rovnováhu mezi udržováním firemní identity a podporou kreativity a inovací mezi svými zaměstnanci.

Hlavní typy firemní kultury

Existuje několik hlavních typů firemní kultury, které se v organizacích běžně vyskytují. Každý z těchto typů má své vlastní charakteristiky a ovlivňuje způsob, jakým se organizace řídí a jakým zaměstnanci komunikují a spolupracují. Níže si uvedeme čtyři hlavní typy firemní kultury:

• Hierarchická kultura: Tato kultura je založená na jasných liniích autority a přísných hierarchických strukturách. Rozhodování je centralizované a pravomoci přicházejí shora dolů. Příkladem můžou být velké korporace.
• Klanová kultura: Tato kultura klade důraz na spolupráci, sdílené hodnoty a pocity sounáležitosti. Zaměstnanci se v rámci organizace cítí jako součást „rodiny“ nebo komunity. Příkladem může být společnost Coca-Cola.
• Kultura adhokracie: V této kultuře je rozhodování decentralizované a spoléhá se na flexibilitu a inovace. Neexistují pevná pravidla a hierarchie je neformální. Příkladem může být společnost Google.
• Kultura řízená trhem: Tato kultura je orientovaná na tržní trendy, poptávku zákazníků a konkurenci. Zaměstnanci soutěží na základě výsledků a marží. Příkladem může být společnost Amazon.

Tip: Přečtěte si náš článek o tom, jak řídit firmu tak, aby vám zbyl čas i peníze.

Firemní procesy a jejich význam

Firemní procesy jsou jako srdce organizace. Pokud dobře fungují, celá firma prosperuje. Podívejme se na to, proč jsou procesy tak důležité a jakým způsobem by měly být spravované.

• Zvyšování efektivity: Firemní procesy jsou klíčem k tomu, aby organizace fungovala hladce a bez zbytečných komplikací. Když vše funguje, jak má, můžete dosáhnout více za méně námahy. Správně nastavené procesy vám také můžou pomoct zbavit se chaosu ve firmě.
• Zlepšování konkurenceschopnosti: Firmy musí neustále hledat způsoby, jak zlepšit své procesy a nabídnout lepší produkty nebo služby než konkurence. Umožní jim to reagovat rychleji a přizpůsobovat se změnám na trhu.
• Spokojenost zákazníků: Když procesy šlapou jako švýcarské hodinky, pomáhají zajistit, aby zákazníci dostávali přesně to, co chtějí, a to rychle a bez zbytečných obezliček.

Tip: Přečtěte si náš článek, ve kterém popisujeme, proč je procesní kniha nepostradatelným nástrojem pro vaše podnikání.

Důležitost optimalizace firemních procesů

Jak jsme si ukázali, firemní hodnoty, procesy a kultura jsou nezbytnými součástmi úspěšného podnikání. Jejich správné nastavení a implementace jsou klíčem k dlouhodobé prosperitě a konkurenceschopnosti každé firmy.

Vývoj a udržování efektivních firemních hodnot a procesů ale vyžaduje odborné znalosti a zkušenosti. V tomto kontextu je Lamael ideálním řešením pro každou organizaci, která chce optimalizovat své procesy a zlepšit své firemní operace. Jako pokročilý projektový nástroj nabízíme řadu funkcí pro plánování, sledování a správu projektů, což zvyšuje efektivitu a produktivitu celého týmu.

S Lamaelem můžete snadno koordinovat týmové úkoly, sledovat pokrok projektů a komunikovat se všemi zúčastněnými stranami. Tento nástroj je navržený tak, aby vyhovoval potřebám různých typů organizací, ať už se jedná o malé start-upy, nebo velké korporace. Rádi byste se dozvěděli více? Neváhejte nás kontaktovat a my vám se vším rádi poradíme.

The post Firemní DNA: Jak hodnoty, procesy a kultura ovlivňují úspěch vašeho podnikání appeared first on Lamael.

Co je to proces?

Než si v rámci odvětví byznysu definujeme pojem procesní knihy, asi by bylo vhodné si ujasnit, co je to proces samotný. Někdy se zdá, že firemní procesy jsou jako orchestr. V zásadě jsou to sériově propojené kroky, které vedou k vytvoření produktu nebo služby, přičemž každý je nositelem určité přidané hodnoty. Představte si to jako cestu od A do Z, kde každá zastávka znamená další krok k cíli. Cesta začíná vstupy a končí produktem, který potěší zákazníka.

Důležitý bod: Definovat firemní procesy můžeme jako řadu propojených aktivit, které společně generují určitý produkt nebo službu.

Co je to procesní kniha?

Máte v hlavě chaos a potřebujete se zorientovat, jak věci ve vaší firmě fungují? Kniha procesního řízení je jako podrobný návod nebo seznam pravidel, interní kuchařka, která říká, jak se věci ve vaší firmě dělají. Jedná se o sbírku návodů nebo soubor dokumentů, kde najdete jednotlivé kroky a postupy pro různé dílčí úkoly a činnosti, jako třeba – jak správně vyřídit objednávku nebo jak postupovat při náboru nových zaměstnanců. To pomáhá všem ve společnosti dělat věci správně a konzistentně.

Dříve se tyto informace často uchovávaly ve fyzické papírové formě. Naštěstí moderní technologie otevřely nové možnosti a firmy teď používají počítačové programy, které jim pomáhají ukládat a spravovat tato pravidla a procesy digitálně. To znamená, že místo listování papíry si můžete po pár kliknutích jednoduše najít, co potřebujete, online.

Tip: Zajímá vás, jestli je digitalizace podnikání jen trendem moderní doby, nebo taktickým krokem kupředu?

Neexistují univerzální šablony procesních knih

Věc se má tak, že když jde o procesní knihy, není to jako s IKEA návodem. Nemůžete jen vyndat univerzální plánek a čekat, že bude pasovat zrovna na vaši firmu. Každá organizace je trochu jiná, má své specifické potřeby a způsoby práce. Co to znamená pro vaši procesní knihu? Jednoduše to, že si musíte vyšlapat vlastní cestu. Vytvořte si vlastní pravidla a postupy, které budou odpovídat právě vaší firmě a jejím potřebám. A mějte na paměti, že vaše kniha by měla být živý dokument, který se vyvíjí spolu s vaší společností.

Jak identifikovat a řídit procesy ve vaší firmě

Klíčem k úspěšnému procesnímu řízení je schopnost identifikovat a správně popsat jednotlivé procesy ve vaší firmě. To vyžaduje analytický přístup k rozpoznání, jak se různé činnosti navzájem ovlivňují a propojují. Uvědomte si, že tyto procesy neexistují izolovaně; jsou součástí většího systému, kde se výstup jednoho procesu stává vstupem pro další. Pochopení tohoto propojení je nezbytné pro správné řízení a optimalizaci vašeho podnikání.

Tip: Chcete vědět, jak na efektivní inovaci obchodních procesů?

Jak napsat procesní knihu?

Vytváření procesní knihy je systematický postup, který vyžaduje čas a úsilí, ale přináší významné výhody pro podnikání. Zde je stručný návod:

1. Kategorizace podnikových procesů

Při zahájení procesu kategorizace je důležité získat jasný přehled všech firemních procesů a systematicky je uspořádat. Mějte na paměti, jak každý proces zapadá do širšího kontextu vašeho podnikání a co je jeho hlavním účelem a významem.

Je dobré zahrnout do této činnosti zaměstnance a společně s nimi vytvořit kategorie spolupráce, aby byly co nejvíce relevantní a aby se zaměstnanci cítili jako nedílná součást celého procesu. Následně můžete vytvořit nové složky pro kategorizaci jednotlivých procesů na základě různých kritérií, například oddělení, účelu nebo jiných systémových faktorů.

2. Identifikace klíčových osob pro každý proces

Určete, kdo jsou klíčoví aktéři každého úkolu, přičemž se zaměřte na pracovní pozice zaměstnanců, nikoli na jejich jména (např. HR Manager, ne Kateřina z personálního, která může časem odejít, být odejita, nebo si odskočit na mateřskou). Ujistěte se, že používáte jazyk srozumitelný pro dané zaměstnance a související s jejich pracovní rolí a odborností.

3. Nastavení kontrolních procesů

Po identifikaci klíčových osob zaveďte kontroly nad procesní dokumentací a rozhodněte, která oddělení a zaměstnanci mají přístup k daným postupům. Můžete zvážit nastavení kontrol nad tím, kdo může provádět úpravy. Pokud používáte software pro správu procesní knihy, může být užitečné využít funkci „oprávnění“. Nicméně i v běžném programu, jako je například Microsoft Word, můžete nastavit oprávnění pro správu dokumentů.

4. Vytvoření týmu pro správu procesů

Vytvořte tým, který bude zásadní pro organizaci a správu procesní knihy a včas podchytí jakékoli změny procesů nebo pracovních postupů. Tento tým bude analyzovat a zdokonalovat firemní procesy přidávané do knihy, modelovat je a testovat v různých scénářích. Při sestavování týmu zohledněte velikost vaší firmy a skladbu týmu. Podle teorie BPR od Hammera by měl být výkonný tým omezený na méně než deset lidí, aby se zachovala organizovanost a efektivita. Pokud firma nedokáže udržet svůj tým na zvládnutelné velikosti, je mnohem obtížnější správně realizovat potřebné procesy.

Tip: Přečtěte si, jak je týmová komunikace klíčem k úspěšnému podniku.

Vedení procesní knihy: Krok ke klidnějšímu podnikání

Věřte tomu, že napsání a vedení procesní knihy nemusí být noční můrou. Je to cesta k lepšímu pochopení vašeho podnikání, k efektivnější práci a ke spokojeným zaměstnancům i zákazníkům. Procesní kniha vám umožní mít všechny důležité informace na jednom místě, snadno dostupné a pravidelně aktualizované. Koneckonců jde hlavně o to, abyste měli věci pod kontrolou a nechali váš podnik růst a prosperovat. Uvidíte, že s jasným procesním řízením se vám bude pracovat jako nikdy předtím.

Zjednodušte si podnikání s Lamaelem

Přemýšlíte nad projektovým nástrojem, který by nejen usnadnil koordinaci a plánování vašich firemních aktivit, ale také pomohl zefektivnit vaše podnikové procesy? Český projektový nástroj Lamael je praktickým řešením pro ty, kteří hledají účinný a přehledný způsob, jak spravovat rozmanité aspekty podnikání. S tímto nástrojem získáte vše, co potřebujete pro hladký chod vaší firmy, včetně správy projektů, procesů, vztahů s klienty a fakturace – a to vše v jednom intuitivním rozhraní. Chcete-li se dozvědět více o tom, jak Lamael pomáhá zlepšovat podnikové procesy, kontaktujte nás a my vás rádi se vším obeznámíme.

The post Zjistěte, proč je procesní kniha nepostradatelným nástrojem pro vaše podnikání appeared first on Lamael.