Důvod je skoro vždy stejný. Servisní zakázka se ve firmě rozpadne na kousky, které žijí každý jinde. Požadavek je v telefonu nebo v e-mailu. Termín v hlavě nebo v kalendáři jednoho člověka. Instrukce technikovi v esemesce. Výkaz na papíře v autě. Spotřebovaný materiál v paměti. A fakturace? Ta se na konci skládá z toho, co se podaří dohledat. Není to chaos z lenosti. Je to chaos z roztříštěnosti.

Tenhle článek je o tom, jak vypadá zdravý tok servisní zakázky od prvního kontaktu až po fakturu, kde se nejčastěji ztrácí čas a peníze, a co by měl majitel firmy vidět, aniž by se musel ptát. Není to text o „digitální transformaci“. Je to praktický pohled na to, jak dostat provoz pod kontrolu, i když firma roste a operativy přibývá.

Servisní zakázka začíná dřív, než technik vyjede

Když zavolá zákazník s poruchou, většina lidí ve firmě si představí, že zakázka začíná ve chvíli, kdy technik nasedne do auta. Ve skutečnosti začíná o několik kroků dřív, v momentě, kdy někdo zvedne telefon nebo otevře e-mail.

To, co se stane v té první minutě, rozhoduje o všem dalším. Pokud se z požadavku rovnou stane záznam, kde je jasné, kdo se ozval, čeho se problém týká, kde se má práce provést, kdo je kontaktní osoba a jak je to urgentní, firma má pevný bod. Z něj se dá plánovat, přidělovat odpovědnost a později fakturovat.

Pokud se z požadavku nestane záznam, vzniká první slepé místo. Informace zůstane v hlavě jednoho člověka nebo v jednom nepřečteném e-mailu. A firma se spoléhá na to, že si to dotyčný bude pamatovat. Dokud je zakázek pět, funguje to. Při třiceti už ne.

Servisní zakázka totiž není řádek v kalendáři. Je to tok informací, který prochází přes celou firmu: od přijetí požadavku přes přidělení člověka a termínu, předání podkladů technikovi, záznam provedené práce, až po fakturaci a zpětný přehled. V každém z těch kroků se může něco ztratit. A většinou se to neztratí proto, že by někdo udělal chybu, ale proto, že mezi kroky chybí návaznost.

Kde se ve firmách ztrácí přehled

Existuje pět typických míst, kde se servisním firmám rozpadá přehled. Nejde o exotické problémy. Jsou tak běžné, že se na ně lidé adaptují a přestanou je vnímat jako problém.

Telefon a e-mail jako evidence. Požadavky chodí z více kanálů, ale neexistuje jeden společný seznam zakázek. Část přijde telefonem, část mailem, něco přes WhatsApp, něco řekne zákazník technikovi přímo na místě. Nikdo nemá jistotu, že vidí úplný seznam toho, co se má udělat.

Kalendář v jedné hlavě. Termíny zná často jen jeden člověk, typicky majitel nebo dispečer. Když ho někdo zastoupí nebo onemocní, přehled o tom, kdo dnes kam jede, jde s ním. Změny termínů se nepropíšou všem, takže technik dorazí, ale zákazník o tom neví, nebo naopak.

Papír a paměť technika. Práce se zapíše na papír, který zůstane v autě, nebo se nezapíše vůbec a „pamatuje se“. Spotřebovaný materiál je v hlavě technika. Co přesně se udělalo, ví jen ten, kdo tam byl. Dokud se nezeptáte, nevíte to.

Opožděný a neúplný výkaz. Po provedení práce chybí kompletní výkaz, nebo se dělá až za týden, kdy si toho technik pamatuje polovinu. Část odvedené práce se nezapíše, a tím pádem se ani nevyfakturuje.

Fakturace jako detektivka. Na konci měsíce musí někdo dohledávat, kolik hodin se na čem strávilo, jaký materiál se spotřeboval a co vlastně bylo součástí zakázky. Fakturace se tím zdržuje a část tržeb se ztratí, protože podklady už nejdou rekonstruovat.

Společný jmenovatel je jediný: problém není v jedné fázi, ale v přechodech mezi nimi. Každý kousek informace někde existuje, ale neputuje dál. A platí jednoduché pravidlo, které stojí za to si zapamatovat:

> Servisní firma obvykle neztrácí peníze proto, že by technik nepracoval. Ztrácí je ve chvíli, kdy informace o práci nedoputuje až k fakturaci.

Zdravý tok zakázky: požadavek → plán → technik → výkaz → faktura

Dobrá zpráva je, že zdravý tok servisní zakázky není složitý. Nepotřebujete enterprise systém za miliony ani tým procesních konzultantů. Potřebujete jen, aby na sebe jednotlivé kroky navazovaly a aby se informace nikde neztratila. Takhle vypadá tok, který drží.

1. Přijetí požadavku. Ať přijde odkudkoli, požadavek se zachytí jako záznam. Kdo volá nebo píše, čeho se to týká, kde se má práce provést, kdo je kontaktní osoba a jak je to urgentní. Cílem je, aby žádný požadavek neskončil jen v hlavě nebo v nepřečteném mailu.

2. Založení zakázky nebo úkolu. Požadavek se převede na konkrétní zakázku, úkol nebo aktivitu s jasnou odpovědnou osobou. Tady se rozhoduje, kdo to má na starost. Bez odpovědnosti se zakázka rozplyne mezi „to měl dělat někdo jiný“.

3. Naplánování termínu. Termín musí být vidět v kalendáři a musí být jasné, který technik zakázku řeší. Plánování přitom není náhodné přidělování. Záleží na tom, kdo má čas, kdo je poblíž a kdo má potřebné dovednosti. Pro malou firmu to neznamená kupovat složitý plánovací software. Znamená to mít aspoň přehled o tom, kdo co dělá a kam se dá akutní požadavek vložit.

Dobrý test pro každého majitele zní: Když zavolá klient s akutním servisem, vidíte do minuty, kdo má čas, kdo je poblíž a kdo má k té zakázce informace? Pokud je odpověď „musím nejdřív někomu zavolat“, máte slepé místo přesně tady.

4. Podklady pro technika. Technik v terénu potřebuje víc než adresu. Měl by mít v mobilu nebo tabletu kontakt, popis závady, historii předchozích zásahů, případné dokumenty nebo fotky a možnost rovnou zapsat, co udělal. Technik nemá být telefonem připojený k jednomu člověku v kanceláři, který mu po jednom diktuje informace. Má je mít v systému.

5. Výkaz provedené práce. Po dokončení se zapíše čas, provedené kroky, spotřebovaný materiál, poznámky, fotodokumentace a případně podpis zákazníka. Ideálně hned na místě, dokud je všechno čerstvé. Tohle je nejdůležitější krok celého toku a vrátíme se k němu ještě samostatně.

6. Fakturace. Faktura nebo podklad pro ni vychází z reálných dat zakázky, ne z pozdního dohledávání. Když je výkaz hotový, fakturace je jen kontrola, ne pátrání.

7. Přehled a vyhodnocení. Vedení vidí otevřené zakázky, vytíženost lidí, hotovou ale nevyfakturovanou práci, splatnosti a historii klientů. Z toho se dá řídit, nejen reagovat.

Všimněte si, že na žádném z těch kroků není nic převratného. Síla není v jednotlivém kroku. Síla je v tom, že na sebe navazují a že se informace z jednoho kroku automaticky stává vstupem pro další.

Obrázek je ilustrační.

Co musí mít technik v terénu

Stojí za to zastavit se u člověka, na kterém celý servis stojí, u technika. Když firma řeší digitalizaci, často myslí na kancelář. Jenže většina hodnoty i většina chaosu vzniká v terénu.

Technik, který přijede na místo dobře připravený, vyřeší zakázku rychleji, kvalitněji a bez zbytečných telefonátů. Co potřebuje mít po ruce:

• adresu, kontaktní osobu a telefon,
• popis závady nebo požadavku,
• historii předchozích zásahů u tohoto klienta nebo zařízení,
• přílohy, fotky nebo dokumentaci,
• možnost zapsat čas zahájení a ukončení práce,
• evidenci spotřebovaného materiálu nebo dodávek,
• poznámku pro fakturaci.

Nejde o to vybavit technika pokročilou technikou s rozšířenou realitou. Jde o princip. Když technik přijede a v mobilu vidí, co se u klienta dělalo minule, nezačíná od nuly. Když může práci zapsat na místě, nezdrží se večer doma papírováním a nic se neztratí. A když má všechno v systému, kancelář ho nemusí obvolávat, kolik hodin na zakázce strávil.

To poslední je drobnost, která ale spolehlivě otravuje obě strany. Účetní nebo majitel volá technikovi: „Hele, ta zakázka u Nováka, kolik to bylo hodin a co jste tam dali za materiál?“ Technik si vzpomíná, hádá, někdy se splete. Když je výkaz v systému, tahle otázka prostě zmizí.

Co musí majitel vidět bez ptání

Existuje jednoduchý test, jestli má firma servis pod kontrolou. Majitel by měl tyto věci vidět kdykoli, aniž by někomu volal nebo procházel maily a tabulky:

• kolik servisních zakázek je právě otevřených,
• které jsou po termínu,
• kdo je má na starost,
• kdo je dnes vytížený a kdo má prostor,
• co je hotové, ale ještě nevyfakturované,
• kde chybí výkaz nebo podpis,
• kteří klienti mají naplánované pravidelné prohlídky,
• kolik času a materiálu se na zakázce spotřebovalo.

Pokud majitel kteroukoli z těchto věcí zjišťuje obtelefonováním lidí, není to selhání lidí. Je to chybějící přehled. A přehled není o tom kontrolovat každého na minutu. Je o tom, aby se firma nerozpadla, když někdo onemocní, odjede nebo nestihne zvednout telefon.

Zvlášť zákeřná je položka „hotové, ale nevyfakturované“. To je práce, kterou firma už zaplatila (technik dostal mzdu, auto spálilo naftu, materiál se nakoupil), ale která ještě nepřinesla žádnou tržbu. Čím déle tam visí, tím větší je riziko, že se nevyfakturuje vůbec. Tohle číslo by měl mít majitel pod neustálým dohledem.

Nejdůležitější pravidlo: vykazujte hned

Když si z celého článku máte odnést jednu jedinou věc, ať je to tahle: práci vykazujte hned po provedení, ne na konci měsíce.

Důvod je čistě praktický. Co se nezapíše hned, to se později těžko dohledává a část práce se ztratí. Logika fakturace stojí na řetězci, který se nedá obejít:

• bez výkazu není z čeho fakturovat,
• bez klienta a zakázky není jasné, komu práce patří,
• bez času a sazby se faktura dohaduje,
• když se výkaz dělá pozdě, část práce se prostě vypaří,
• když je výkaz připravený hned, fakturace je rychlá kontrola, ne detektivka.

Tahle jediná návyková změna, vykazovat hned, dokáže u servisní firmy zvednout fakturovatelnost víc než jakýkoli nový nástroj. Protože většina ztracených peněz nejsou velké zapomenuté zakázky. Jsou to drobnosti: půlhodina tady, kus materiálu tam, výjezd navíc, který se nikam nezapsal. Po troškách to tvoří významnou část marže.

Opakované servisy: zakázka, která se vrací

Servisní firma neřeší jen akutní havárie. Velká část hodnoty je v plánovaných a pravidelných prohlídkách: revize, údržba, kontroly po instalaci, smluvní servis. A právě tady se dá snadno přijít o práci, kterou by zákazník rád zaplatil, jen kdyby si na ni někdo vzpomněl.

Zdravý přístup je jednoduchý. Po instalaci se rovnou nastaví termín další servisní prohlídky. Pravidelná kontrola se nemusí hlídat v hlavě technika, hlídá si ji systém. Z historie zákazníka je vidět, kdy se co dělalo. A majitel vidí nejen otevřené zakázky, ale i budoucí servisní závazky.

Z opakovaného servisu se tak stává stabilní, předvídatelný příjem místo náhodných výjezdů, na které si někdo musí vzpomenout. Pro firmu, která chce růst bez toho, aby rostl i chaos, je to jeden z nejcennějších zdrojů.

Jak takový tok udržet v Lamaelu

Až sem byla řeč o principech, které platí bez ohledu na to, jaký nástroj firma používá. Teď je férové ukázat, jak tenhle tok vypadá v praxi v jednom systému, protože roztříštěnost se nevyřeší dalším izolovaným ukolovníkem. Vyřeší se tím, že všechny kroky zakázky žijí na jednom místě.

Lamael je český systém pro řízení firmy vše v jednom. Pro servisní zakázku to konkrétně znamená, že se na jednom místě potkává:

• kontakty a CRM — kdo je zákazník a jaká je historie komunikace s ním,
• úkoly a aktivity — co se má udělat a kdo za to odpovídá,
• kalendář — kdy se má práce provést a kdo má kdy prostor,
• zakázky a projekty — kam patří kompletní historie práce, nákladů a výnosů,
• výkazy — kolik času se skutečně odpracovalo,
• dokumenty a soubory — fotky, protokoly, přílohy,
• fakturace a obchodní doklady — návaznost na peníze,
• práva a týmy — kdo co vidí a kdo má jakou zodpovědnost.

Důležité je, že síla není v jedné funkci. Lamael není čistý CRM, čistý ERP ani účetní systém. Síla je v propojení. Technik ráno vidí v mobilu své výjezdy s adresou, kontaktem a popisem závady. Vedoucí vidí, kdo má dnes jaké zakázky a které jsou po termínu. Po návratu z výjezdu se výkaz zapíše rovnou k zakázce, takže účetní už nikoho neobvolává. A protože výkaz je propojený s úkolem, klientem i sazbou, podklad pro fakturaci vzniká sám.

Stejně tak se nemusí informace přepisovat mezi třemi nástroji. Co technik zapíše v terénu, vidí kancelář. Z čeho se plánuje, to se i vykazuje. Z čeho se vykazuje, z toho se i fakturuje. A u opakovaných servisů se po dokončení rovnou nastaví další prohlídka, takže pravidelná kontrola nezůstane viset na ničí paměti.

Celé tohle se dá shrnout do jedné věty, která dobře vystihuje, kdy je servisní zakázka opravdu hotová:

> Servisní zakázka je hotová až ve chvíli, kdy je provedená práce, zapsaný výkaz, uložená historie a připravený podklad pro fakturaci.

Software nestačí, rozhoduje nastavení

Na závěr jedna upřímná poznámka. Samotný software žádnou firmu nezachrání. Můžete mít skvělý systém a stejně v něm udělat nepořádek, pokud nebude nastavený podle toho, jak vaše firma reálně funguje.

Proto u Lamaelu nejde primárně o to „dát vám aplikaci“. Jde o to pochopit, jak vaše firma řídí zakázky, a podle toho nastavit tok: jak se přijímá požadavek, jak se přiděluje technik, jak se vykazuje práce, jak vzniká podklad pro fakturaci a jak se hlídají pravidelné kontroly. Když standardní nastavení nestačí, systém se dá upravit podle procesů firmy. Ale to je jistota navíc, ne hlavní bod. Hlavní bod je, aby v systému mohl tým hned a smysluplně pracovat.

Pokud ve vaší firmě servisní zakázky stojí na telefonu, e-mailu, Excelu a paměti lidí, nepotřebujete nejdřív nový software. Potřebujete pojmenovat, kde se vám ztrácí čas a peníze, a narovnat tok od požadavku k faktuře. Software je až druhý krok.

Rádi vám ukážeme, jak by mohl tok servisní zakázky vypadat konkrétně ve vaší firmě. Domluvte si nezávaznou konzultaci a společně projdeme, jak nastavit Lamael podle vašich procesů, ať se práce, kterou vaši lidé odvedou, vždycky dostane až na fakturu.

The post Jak řídit servisní zakázky: od telefonátu po výkaz a fakturu appeared first on Lamael.

Kde je faktura, která je po splatnosti? Které nabídky čekají na reakci? Co jsme řešili minulý měsíc? Které úkoly má na stole konkrétní člověk? Kteří zákazníci mají otevřené požadavky a zároveň spadají do určitého segmentu?

Tohle nejsou exotické dotazy. To je běžný den ve firmě, která má obchod, projekty, faktury, požadavky, lidi a termíny. A právě tady začíná dávat smysl pokročilé filtrování v Lamaelu.

Ne jako "další funkce v systému". Spíš jako způsob, jak se v datech přestat hrabat ručně.

Filtr není jen vyhledávací políčko

Jednoduché vyhledávání je dobré, když víte přesně, co hledáte. Zadáte název firmy, číslo faktury nebo část textu a systém něco najde.

Jenže ve skutečné práci často nehledáte jeden konkrétní záznam. Hledáte skupinu záznamů, které splňují určité podmínky.

Například:

• všechny neuhrazené faktury za letošní rok
• obchody v určitém stavu a nad určitou hodnotu
• úkoly, které má řešit konkrétní člověk a mají termín tento týden
• kontakty z určitého města, které mají vybraný štítek
• požadavky, které nejsou zrušené a zároveň mají splněné další podmínky

Tohle už není fulltext. To je práce s firemními daty.

Pokročilý filtr v Lamaelu je postavený právě na tomhle principu: vyberete pole, zvolíte podmínku, zadáte hodnotu a necháte systém zobrazit přesně tu část agendy, která vás teď zajímá.

Více podmínek najednou

Filtr se skládá z jednotlivých řádků. Každý řádek říká jednu věc:

pole, podmínka, hodnota.

Například:

• K úhradě od je 1
• Splatnost je letos
• Stav neobsahuje Zrušeno

Takový filtr už říká poměrně přesně, co chcete vidět. Ne všechny doklady. Ne všechny rozpracované věci. Jen ty, které odpovídají konkrétní situaci.

Další podmínku přidáte tlačítkem Přidat filtr. Řádek, který už nepotřebujete, odstraníte křížkem. Pokud chcete začít znovu, filtr smažete celý.

To je důležité hlavně v agendách, kde se časem nasbírají stovky nebo tisíce záznamů. Ruční procházení tabulky je tam jen převlečený chaos.

Datum nemusíte zadávat jako stroj

Největší rozdíl proti běžným filtrům je v Lamaelu u práce s datem.

Klasicky můžete zadat datum od a do. Například leden 2023 vymezíte jako období od 1.1.2023 do 31.1.2023. To je přesné a pořád užitečné.

Jenže většina lidí v hlavě nepřemýšlí jako databáze. Nepřemýšlíme ve formátu od-do. Říkáme:

• dnes
• včera
• minulý týden
• tento měsíc
• příští měsíc
• leden
• duben 2023
• kvartál
• rok
• 2021

Proto Lamael umí chytré zadání data běžnou řečí. U datumového pole, například u termínu nebo splatnosti, můžete zadat výraz tak, jak ho běžně používáte. Nezáleží na velikosti písmen ani na diakritice. Můžete psát česky i anglicky.

To je malá věc, která v praxi dělá velký rozdíl. Filtr nastavíte rychleji, nemusíte přemýšlet nad přesným rozsahem a nemusíte kvůli každému dotazu sahat po kalendáři.

Relativní období jsou praktičtější než pevná data

Uložený filtr má největší hodnotu ve chvíli, kdy není navázaný na jeden pevný den.

Když si uložíte filtr "faktury po splatnosti k 31. 5. 2026", bude za měsíc zastaralý. Když si ale uložíte filtr typu "déle než 14 dnů po splatnosti", můžete ho používat pořád.

Lamael proto podporuje výrazy jako:

• poslední týden
• poslední měsíc
• minulý rok
• tento měsíc
• další 2 týdny
• od dnes
• do včera
• od ledna
• před lednem

Pro běžné řízení firmy je to mnohem přirozenější. Majitele nebo manažera obvykle nezajímá jednorázový historický výpis. Zajímá ho pracovní pohled, ke kterému se vrací znovu a znovu.

Například:

• co je aktuálně po termínu
• co přibylo za poslední týden
• co má splatnost letos
• co se bude řešit příští měsíc
• co se dlouho nehýbe

To jsou přesně filtry, které mají být dostupné na jeden klik.

Uložené filtry: z dobrého dotazu se stane pracovní návyk

Když si filtr jednou připravíte, můžete ho uložit a pojmenovat.

Tohle je podle nás klíčová část celé funkce. Dobrý filtr totiž není jednorázová hračka. Je to pracovní pohled na agendu.

Typické uložené filtry mohou být třeba:

• nezaplacené faktury letos
• doklady déle než 14 dnů po splatnosti
• nabídky čekající na reakci
• úkoly na tento týden
• požadavky bez vyřešení
• zákazníci k oslovení
• zakázky v konkrétním stavu

Uložený filtr se v Lamaelu zobrazí v seznamu jako štítek. Kliknutím ho načtete a rovnou aplikujete. Když už nedává smysl, smažete ho.

Výhoda je jednoduchá: nemusíte znovu přemýšlet, jak jste si daný pohled minule nastavili. Jednou ho připravíte správně a pak ho používáte.

Stejné podmínky se umí chovat chytře

Při kombinaci různých podmínek se hledají záznamy, které splňují všechno najednou. Například město je Praha a jméno je Martin.

To je očekávané chování.

Zajímavější je situace, kdy zadáte stejnou podmínku vícekrát. Například město je Praha a město je Brno. V takovém případě nedává smysl chtít, aby jeden záznam byl zároveň Praha i Brno. Lamael proto takové podmínky bere jako alternativy a najde záznamy, které splňují alespoň jednu z nich.

Prakticky to znamená, že filtr můžete stavět přirozeněji. Nemusíte řešit logiku databáze. Říkáte systému, jaký pracovní pohled chcete získat.

Proč na tom záleží

Ve firmách se často mluví o tom, že "data máme". To ale samo o sobě nic neznamená.

Hodnotu mají až ve chvíli, kdy se z nich dá rychle udělat rozhodnutí.

Pokud musíte pokaždé ručně přepočítávat tabulky, přepínat agendy, hledat v e-mailech nebo se ptát kolegů, systém vám moc nepomáhá. Jen v něm leží informace.

Dobrý filtr umí z velké agendy udělat konkrétní pracovní seznam. A právě ten je pro řízení firmy důležitější než samotná databáze.

V Lamaelu proto bereme filtrování jako jednu ze základních schopností systému. Ne jako okrajovou funkci pro technické uživatele. Pokud má CRM a ERP opravdu pomáhat majiteli, obchodníkovi, projektovému manažerovi nebo účetní, musí jim rychle ukázat to podstatné.

Ne všechno. To podstatné.

Kde začít

Pokud pokročilé filtry v Lamaelu zatím nepoužíváte, nezačínejte složitě.

Vyberte si jednu agendu, kde se nejčastěji ztrácíte. Faktury, úkoly, obchody, kontakty nebo požadavky.

Pak si vytvořte první dva až tři pracovní pohledy:

• co je po termínu
• co se má řešit tento týden
• co čeká na reakci
• co patří konkrétnímu člověku
• co je důležité a zároveň nevyřízené

Jakmile tyto filtry uložíte, začnou fungovat jako zkratky v každodenní práci. A přesně o to jde.

Systém nemá být místo, kam data jen ukládáte. Má být místo, odkud se dá řídit práce.

The post Pokročilé filtrování v Lamaelu: když nechcete hledat, ale rovnou najít appeared first on Lamael.

V tomto článku vám ukážeme, kde asistenta najdete, co všechno umí a jak ho můžete využít ve své každodenní práci.

Kde AI asistenta najdete

Asistent je v Lamaelu po ruce odkudkoliv. Stačí kliknout na ikonu hvězdičky v pravém horním rohu aplikace — najdete ji vedle ikony lupy, dokumentu, zpráv a zvonečku, hned před vaším jménem. Jedním klikem se vám otevře dialogové okno, ve kterém můžete asistentovi napsat svůj dotaz nebo příkaz.

Dialog je záměrně jednoduchý: textové pole „Napište dotaz nebo příkaz“, tlačítko Odeslat a tři způsoby, jak asistentovi předat informace navíc:

• Mikrofon — pro hlasové zadávání. Hodí se, když jdete pěšky, sedíte v autě nebo prostě nemáte chuť psát.
• Foto — pro vyfocení vizitky, dokladu nebo poznámek z whiteboardu.
• Nahrání souborů — přetáhněte do dialogu PDF faktury, fotku, sken nebo cokoliv jiného, co s vaším požadavkem souvisí.

V dolní části dialogu navíc najdete sekci Průvodci a podpora, kde máte po ruce úvodní průvodce, nápovědu, návody, videonávody, možnost objednat si bezplatnou konzultaci a tlačítko Napište nám pro přímý kontakt s naší podporou. Asistent tak není jen vykonavatelem příkazů, ale i bránou ke všemu ostatnímu, co Lamael nabízí.

Co všechno AI asistent umí

Asistent rozumí dvěma základním typům požadavků: vytvořit nový záznam a najít existující záznamy. Zní to jednoduše a v podstatě to jednoduché je — kouzlo je v tom, že nemusíte přepínat mezi agendami, otevírat dialogy ani vyplňovat formuláře. Stačí říct, co potřebujete.

1) Rychlé zadávání úkolů, aktivit a kontaktů

Pokud potřebujete někomu přiřadit úkol, naplánovat aktivitu nebo si poznamenat kontakt, asistent to udělá za vás. Nemusíte přemýšlet, do které agendy patříte ani jaká pole vyplnit — stačí napsat, co chcete.

Příklady, kterým asistent rozumí:

• „Zadej úkol pro Jardu na projektu Veletrh Brno — připravit návrh expozice, termín do konce dubna.“
• „Založ mi do kalendáře schůzku s panem Novákem zítra v 10:00.“
• „Dej Marušce úkol, ať zaplatí závazky.“
• „Zadej obchod Reklama pro vinobraní, firma Votrub z Brna, hodnota 150 000.“

Asistent rozezná, do které agendy záznam patří, doplní zodpovědnou osobu, projekt, termín i další detaily, které ze zprávy vyčte. Termíny typu „příští týden“ nebo „do konce měsíce“ si automaticky přepočítá na konkrétní datum (zpravidla na poslední pracovní den daného období), takže nemusíte řešit, kdy přesně to je.

Tip: Když mluvíte v první osobě („dej mi úkol“, „založ mi schůzku“, „co mám příští týden“), asistent ví, že myslíte sebe, a doplní do polí vykonatele vaše jméno. Šetříte tak slova i čas.

2) Načtení vizitky nebo faktury z přílohy

Místo abyste přepisovali údaje z vizitky ručně, vyfoťte ji přímo v dialogu nebo nahrajte fotku ze zařízení. Asistent z ní vytáhne jméno, pozici, firmu, telefon, e-mail, adresu i IČO a vytvoří kontakt v jednom kroku. Vy už jen zkontrolujete údaje a doplníte stav.

To samé platí pro PDF faktury. Přetáhněte přijatou fakturu do dialogu, řekněte „zadej tuhle fakturu“ a asistent ji rozpozná: vyplní číslo dokladu, datum vystavení, splatnost, dodavatele, položky, sazby DPH i ceny. Stačí překontrolovat. Pro firmy, které denně zpracovávají desítky faktur, to znamená výrazné zrychlení účetní rutiny.

3) Vyhledávání a filtrování bez klikání

Druhá silná stránka asistenta je hledání. Místo toho, abyste otevírali agendu, klikali na filtr a vyplňovali kritéria, prostě se zeptáte. Asistent připraví filtr za vás a rovnou ho aplikuje na příslušnou agendu.

Příklady dotazů:

• „Ukaž neuhrazené faktury po splatnosti.“
• „Jaké úkoly má Petr tento týden?“
• „Zobraz moje včerejší emaily.“
• „Co nám napsal Datart?“
• „Kolik máme nezaplaceno?“
• „Úkoly bez termínu.“

Asistent rozumí logickým výrazům jako „bez termínu“ (prázdné pole), „s telefonem“ (vyplněné pole), „po splatnosti“ nebo „s dluhem“. Umí také odlišit dotaz na e-maily od dotazu na faktury — když se zeptáte „co nám napsal pan Novák ohledně balíčku“, ví, že hledáte e-mail, ne dokument.

4) Hlasem, když nemáte ruce

Klepnutí na ikonu mikrofonu spustí hlasové zadávání. Hodí se to ve chvílích, kdy psaní není nejpohodlnější — třeba když odcházíte ze schůzky a chcete si rychle zaznamenat domluvený úkol, nebo když si jen procházíte den a potřebujete zkontrolovat, co je na zítra. Asistent rozumí česky, slovensky i anglicky a sám se přizpůsobí tomu, jakým jazykem mu napíšete.

Tip: Hlasové zadávání skvěle funguje i pro krátké vykázané aktivity — „zapiš aktivitu hovor s Polygonem, 15 minut, projekt Lamael, hotovo“ se diktuje rychleji, než by se klikalo do formuláře.

Co dělá asistenta chytrým

AI asistent v Lamaelu není jen překlikávač formulářů. Když mu napíšete větu, projde celá řada rozhodnutí, která jste dříve museli dělat sami:

• Rozezná záměr — chcete vytvořit záznam, nebo něco najít? Pokud je situace nejednoznačná, raději se přiklání k vyhledávání, abyste náhodou nezaložili nechtěný úkol.
• Určí správnou agendu — z formulace pozná, jestli jde o úkol, aktivitu, kontakt, fakturu, obchod, e-mail nebo interní zprávu. Když řeknete „dej úkol“, založí úkol, i když text obsahuje slovo „faktury“.
• Pochopí relativní data — „zítra“, „příští týden“, „do konce měsíce“ převede na konkrétní datum.
• Pozná, komu psát a jak — „napiš Karlovi, ať uvaří čaj“ převede na zprávu pro Karla s textem „Uvař čaj.“ Skloňované jméno přepíše do základního tvaru, spojku „ať“ vynechá a větu naformuluje přímo.
• Respektuje kontext — vidí, ve které agendě se právě nacházíte i jaký máte aktivní filtr, a využije to, když požadavek není zcela jednoznačný.

Pokud asistent něčemu nerozumí nebo si není jistý, raději se zeptá, než aby si vymýšlel. Záznamy vytváří jen z údajů, které jste mu dali — žádná halucinace, žádné doplňování smyšlených hodnot.

Praktické scénáře z každodenní práce

Aby to nebyla jen teorie, ukážeme si, jak může vypadat běžné dopoledne s asistentem po vašem boku:

8:30 — ranní kontrola dne. Otevřete asistenta a napíšete: „Co mám dnes naplánováno?“ Asistent přejde na kalendář a vyfiltruje vaše dnešní aktivity.

9:15 — schůzka v kavárně. Vyfotíte vizitku nového klienta, asistent z ní udělá kontakt. Hned poté: „Zadej úkol — připravit nabídku pro pana Nováka, termín do pátku.“

10:00 — vrátíte se ke stolu. Přišla faktura e-mailem? Stáhnete PDF, hodíte ho do dialogu a řeknete: „Zadej tuhle fakturu.“ Hotovo.

11:30 — finanční přehled. „Kolik máme po splatnosti?“ Asistent otevře filtr neuhrazených faktur po splatnosti.

14:00 — operativa. „Napiš Honzovi, ať se ozve klientovi Pražské pivovary ohledně reklamace.“ Asistent vytvoří interní zprávu pro Honzu se správně naformulovaným textem.

Co dříve znamenalo přepínání mezi pěti agendami a deseti formuláři, je teď otázka pěti vět.

Asistent jako brána k podpoře

Když narazíte na něco, s čím si nevíte rady, nemusíte hledat nápovědu jinde. Přímo v dialogu asistenta máte v sekci Průvodci úvodního průvodce a tematickou nápovědu (například k fakturám), v sekci Rychlá pomoc se dostanete k návodům, videonávodům a možnosti objednat si bezplatnou konzultaci. Pokud chcete napsat přímo nám, kliknete na tlačítko Napište nám.

Tato kombinace agenta a podpory na jednom místě znamená, že nikdy neuvíznete — buď vám pomůže asistent, nebo vás nasměruje tam, kde najdete odpověď.

Bezpečnost a soukromí

AI asistent pracuje výhradně v rámci vašeho workspace v Lamaelu. Nezná data jiných firem, nevymýšlí si projekty ani kontakty a citlivé interní informace o systému nikdy nesdělí vám ani třetí straně. Přílohy, které do dialogu nahrajete, jsou zpracovány pouze pro váš požadavek. Agent si nepamatuje, co jste mu zadali ani jaké přílohy nahráli, takže se k nim nemůže vrátit při dalším požadavku.

Asistent nikdy nic neudělá sám bez vašeho potvrzení. Na požadavek zobrazení dat reaguje pouze tak, že přejde do zvolené agendy, vyplní filtr a zobrazí data. Nic nemaže, needituje a nezadává. Na požadavek vytvoření nového záznamu reaguje tak, že otevře dialog nového záznamu a předvyplní ho daty. Je na vás, jak data na dialogu upravíte a zda dialog uložíte a tím vytvoříte nový záznam v Lamaelu.

Začněte ho používat ještě dnes

Zapojení AI asistenta do vaší práce nevyžaduje žádnou aktivaci ani konfiguraci — je tu pro vás v Lamaelu připravený. Doporučujeme začít drobnostmi: zkuste asistentovi nadiktovat jednoduchý úkol, vyfotit vizitku nebo se ho zeptat, kolik faktur máte po splatnosti. Po několika takových interakcích zjistíte, že vám šetří víc času, než jste čekali.

A pokud máte tip, co by měl asistent umět navíc, nebo narazíte na situaci, kdy si neví rady — napište nám. Asistent se s každou aktualizací učí novým věcem a vaše zpětná vazba nám pomáhá určit, kterým směrem ho rozvíjet dál.

Tip na závěr: Vyzkoušejte si asistenta nejprve na úkolech, které děláte často — zadávání aktivit, hledání faktur, zakládání kontaktů z vizitek. Tam ucítíte rozdíl nejrychleji.

Lamael byl vždy postavený na tom, aby vám usnadnil práci. AI asistent je další krok stejným směrem — méně klikání, méně přepisování, víc času na to, co vás opravdu posouvá.

The post AI asistent v Lamaelu: Zadávejte úkoly a hledejte data jedním příkazem appeared first on Lamael.

Co je start-up?

Start-up (nebo startup) je pojmenování pro začínající firmu, která má často ambice i mimo český rybníček. Start-up chce na trhu často buď prorazit s inovativním přístupem v už zajeté oblasti, nebo naopak na trh uvést nový produkt nebo službu. Mezi úspěšné start-upy patří například Knihobot, Rohlík nebo Around.

Jak začít úspěšně podnikat na poli start-upů?

Spousta lidí má nápady. Jenže od nápadu k úspěšnému podnikání je daleká cesta a málokdo ji zdolá. A ještě méně je těch podnikatelů, kterým firma funguje i pár let po založení. Podle statistik na webu společnosti Failory 9 z 10 startupů ztroskotá. Zajímavá je i statistika společnosti Zippia, že 10 % start-upů selže hned první rok a až 70 % start-upů to čeká mezi 2. až 5. rokem.

Tržní podmínky jsou samozřejmě pro každý segment jiné, ale některá pravidla a doporučení pro začátek podnikání jsou obecně platné. Pojďme si je vyjmenovat.

1. Positioning je základ pro tvorbu strategie

V rámci positioningu můžete udělat tohle:

• provést marketingový průzkum trhu,
• identifikovat silné a slabé stránky vašeho produktu,
• analyzovat konkurenci,
• popsat racionální i emocionální argumenty pro nákup produktu.

Taky si odpovězte na otázku, v čem je váš produkt inovátorský, odlišný nebo unikátní a definujte si jeho USP (neboli Unique Selling Proposition). Ale pozor – mít úspěšnou firmu na poli start-upu neznamená, že váš produkt musí být jediný svého druhu na trhu. Klidně můžete úspěšně konkurovat jiným start-upům a firmám, pokud má váš produkt něco, co konkurenční produkt nemá. Myslete na to, že čím skutečně unikátnější produkt máte, tím dražší bude pravděpodobně jeho uvedení na trh.

Připravte se také na to, že celkovou strategii budete během prvních let upravovat podle toho, jaká bude poptávka trhu a na jaké businessové aha-momenty přijdete.

2. Definujte cílovou skupinu, jak jim produkt pomůže a vše otestujte

Níže si představíme, jak cílovou skupinu definovat a proč testovat.

Definujte cílovou skupinu

Nejdřív je potřeba si svou cílovou skupinu definovat. Popište její:

• věkové rozmezí,
• geografické údaje a demografické údaje,
• ekonomickou situaci,
• zájmy atd.

Tip: Jak definovat cílovou skupinu a co jsou persony se dozvíte v našem dalším článku.

Připravte se na to, že i svou vydefinovanou cílovou skupinu možná budete muset redefinovat na základě testování a výzkumu. Ve výzkumu doporučujeme kombinovat sekundární výzkum (research veřejných informací souvisejících s vaším produktem) i primární výzkum (dotazníky, rozhovory atd.).

Proč otestovat zájem o váš produkt?

Nepouštějte se do rozjezdu podnikání, pokud nevíte, zda bude někdo mít o váš produkt nebo službu zájem, to je nejhorší možnost, jak začít podnikat. Statistiky říkají, že 34 % start-upů je neúspěšných právě kvůli nedostatečnému přizpůsobení produktu tržnímu prostředí. Neotestováním produktu se hlásíte o to být další v řadě.

Jak otestovat zájem?

Můžete to udělat třeba online. Vytvořte jednoduchou landing page, na kterou budete vodit uživatele z reklamy. Reklamu spusťte ve formě PPC nebo Lead Ads (například na Googlu a na Facebooku).

Měřte, jak vám reklama generuje poptávky a testujte, na co vaše cílová skupina slyší. Na základě získaných informací bude možná potřeba upravit proposition value (víc o něm níže) a nabídku produktu/služby.

3. Ujasněte si, kde seženete peníze pro rozjezd

Máte hotový positioning a otestovaný produkt? Výborně. Teď přichází na řadu to, co vás možná trápí nejvíc – peníze. Většina start-upů potřebuje pro úspěch v podnikání získat víc peněz, než aktuálně má – a můžou je získat u investora nebo u banky.

Připravte si, jak odprezentujete svůj podnikatelský záměr. Taky si spočítejte, co se vám vyplatí víc. Banka po vás nebude chtít majetkový podíl ve firmě a podíl na hlasovacích právech, investor může. Navíc najít investora se podaří jen přibližně 1 % start-upům.

4. Všechno vám musí finančně vycházet

Než začnete rozjíždět start-up, je extrémně nutné, abyste si uvědomovali veškeré finanční okolnosti, bez pokročilé finanční gramotnosti to nejde. Připravte si business plán a finanční plán – projekt musí v číslech dávat smysl. Pokud jste sehnali peníze do začátku, můžete začít úspěšně podnikat. Alespoň na chvíli. Ale rozhodně to neznamená, že se brzy nemůžete ocitnout v mínusu.

Pokud chcete prodávat produkt, spočítejte si COGS neboli Cost Of Goods Sold (jaká částka zbyde z tržeb, když odečteme přímé i nepřímé náklady) a kolik bude stát vývoj produktu. Pokud chcete nabízet službu, zjistěte, kolik bude stát ji dodat. Mějte spočítané, kolik bude vycházet marže. V potaz vezměte i doprovodné náklady, jako je pronájem kanceláří, IT oddělení atd.

Určete si také, jakou byste měli mít finanční rezervu, aby se váš start-up nepotopil při prvním problému nebo výpadku tržeb. Snažte se vyvarovat tomu, abyste se někdy dostali nejen do záporných čísel, ale i kladných čísel, která pro další pokračování firmy nebudou dostačující.

5. Nevyhýbejte se obchodu

Bez prodeje vašeho produktu/služby nejsou koláče ani peníze. A sehnat opravdu kvalitního obchodníka je velmi nákladné. Počítejte s tím, že byste vy osobně měli alespoň v začátcích umět svůj produkt prodávat a neměli byste se obchodu vyhýbat.

Je důležité nezaměřovat se jen na samotný produkt, ale chápat také, jak funguje obchodní část podnikání, jako je prodej a marketing.

Tip: Zjistěte, jak efektivně inovovat obchodní procesy.

6. Mějte mindset úspěšného podnikatele

Založení a vedení start-upu přináší řadu nečekaných překážek. Pro podnikání si osvojte dovednosti, které vám vedení firmy zjednoduší, a naopak se vyvarujte okolnostem, které by efektivitu firmy (a i tu vaši) snižovaly.

Jaké dovednosti byste měli mít, aby bylo řízení start-upu snazší?

1. Zaměřte se jen na jednu věc a tu dělejte skvěle.
2. Naučte se prioritizovat a delegovat, ať vás nezahlcují rutinní činnosti.
3. Nerozjíždějte další projekt. Start-up zpravidla potřebuje vaši plnou pozornost.
4. Buďte důslední a nevzdávejte se. Těžkosti a problémy určitě přijdou, důležité je umět najít řešení.

Tip: Přečtěte si, proč je delegování úkolů důležité pro úspěch v pracovním životě.

Co byste naopak dělat neměli?

• Mít přílišnou empatii. Práce s lidmi je vždycky složitá, ale naučte se říkat ne a nedržte si v týmu lidi, kteří dlouhodobě nepřináší firmě dostatečný pracovní výkon. U takového člověka si položte otázku: „Co se musí stát, aby se situace změnila?“ Pokuste se zjednat nápravu. A pokud se ani tak situace nezlepší, s daným pracovníkem se rozlučte.
• Nevěřte všem, co o sobě tvrdí, že jsou schopní mentoři. Zdaleka ne každý mentor se hodí pro start-upové prostředí. Například mentor z prostředí korporátu může být nekompatibilní s velikostí firmy i chybějícími znalostmi ze start-upového prostředí. Oproti tomu spousta autorů oborových knih má praktické zkušenosti.

Které osobnosti by vás mohly inspirovat?

Obchodník a investor Ben Horowitz – jeden ze zakladatelů investičního fondu Andreessen Horowitz.

Podnikatel Tomáš Čupr – podnikatel a zakladatel společnosti Slevomat, Damejidlo.cz a Rohlik.cz

Podnikatel Brian Chesky – spoluzakladatel a CEO Airbnb.

Bonus navíc: Jak postupně růst?

Založit a vést start-up a úspěšně podnikat rozhodně není synonymem pro procházku růžovou zahradou. Ale pokud nic nenecháte náhodě, budete mít produkt nebo službu otestované a čísla a finance budou dlouhodobě dávat smysl, můžete být úspěšní. Nezapomeňte pak na to, že úspěšnost start-upu a hodnota firmy definuje především to, jaký má potenciál růstu. Je potřeba počítat s tím, že akvizice zákazníků něco stojí a že růst podnikání se nikdy nestane sám od sebe a zadarmo.

Mějte zvládnutou organizaci práce díky Lamaelu

Začátek podnikání i jeho průběh vám může výrazně usnadnit projektový nástroj, který vám pomůže zlepšovat firemní procesy a pracovat efektivně. V Lamaelu najdete vše potřebné na jednom místě: můžete řídit projekty, integrovat CRM, synchronizovat s Gmailem nebo třeba Outlookem, využívat reporty, kalendář a výkazy, ukládat si soubory a kontakty, spravovat faktury, dodací listy a objednávky a další funkce. Nabízíme i personalizované funkce a vývoj na míru. Zajímá vás víc? Kontaktujte nás, rádi vám poradíme.

The post 6 tipů pro vybudování úspěšného start-upu appeared first on Lamael.

1. Zvolte správný systému pro správu dokumentů (DMS)

Když si pro své projekty vybíráte systém pro správu dokumentů (DMS), je důležité se zaměřit na to, aby dobře vyhovoval vašemu týmu. Hlavní aspekty, na které byste se měli zaměřit, zahrnují funkcionality jako:

• spravovat verze dokumentů,
• umožnit týmu spolupracovat v reálném čase
• a snadno se spojit s jinými programy, které už vaše firma používá.

Například systémy jako SharePoint jsou velmi oblíbené, protože umí skvěle spolupracovat s různými programy a aplikacemi, které firmy používají. Díky tomu lidé z různých oddělení můžou snadno sdílet informace a společně pracovat na projektech.

Trh se systémy pro správu dokumentů roste jako houby po dešti, což je dáno zejména čím dál větším využíváním cloudových řešení a potřebou efektivně spravovat dokumenty ve firmách. Dle expertů z IMARC Group byla roce 2023 globální hodnota trhu systémů pro správu dokumentů přibližně 7,8 miliardy dolarů a dá se předpokládat, že v období mezi lety 2024 až 2032 poroste průměrnou roční mírou růstu (CAGR) asi 9,8 %​.

Výběr mezi Google Docs a Dropbox Paper

Při zvažování efektivních metod sdílení dokumentů je výhodné zaměřit se na platformy jako Google Docs a Dropbox Paper, a to kvůli jejich robustním kolaboračním funkcím a vysokým uživatelským hodnocením. Google Docs je oblíbenou volbou v rámci sady Google Workspace, nabízí rozsáhlé možnosti formátování a integrace. Je zvláště známý pro svou schopnost spolupráce v reálném čase, což odráží jeho přijetí širokou veřejností a účinnost při zvyšování produktivity s hodnocením na Capterra 4,7 z 5 hvězdiček.

Dropbox Paper pro jednoduchou kolaboraci

Dropbox Paper je jednodušší a intuitivnější a taktéž umožňuje účinné sdílení a spolupráci na dokumentech, ačkoli s minimalistickým designem. Dobře se integruje s řešeními úložiště Dropbox, což jej činí bezproblémovou volbou pro týmy, které již Dropbox používají. Jeho hodnocení na Capterra 4,4 z 5 hvězdiček naznačuje, že je mezi uživateli také velmi oblíbený.

Společné úpravy dokumentů v reálném čase

Obě platformy umožňují, aby mohlo více lidí současně pracovat na dokumentech a okamžitě na ně reagovat pomocí komentářů. Tato možnost je velmi důležitá pro práci na projektech, kde je potřeba rychle reagovat na nové informace a poznámky. Díky tomu, že uživatelé můžou na dokumentu pracovat společně a všichni vidí změny ostatních v reálném čase, se výrazně zrychluje práce na projektu a snižuje potřeba posílání nekonečných e-mailů a pořádání meetingů, což ušetří spoustu času.

Zabezpečení a přístupnost

Pokud jde o zabezpečení a přístupnost, Google Docs i Dropbox Paper nabízejí komplexní systémy správy oprávnění, což zajišťuje, že k citlivým dokumentům mají přístup pouze oprávněné osoby. Tato úroveň zabezpečení je nezbytná pro udržení integrity a důvěrnosti projektových dokumentů.

Zajímavost: Používáte projektový nástroj Lamael? Víte o tom, že běží na serverech v datovém centru Digital Ocean v Německu ve Frankfurtu? Data neopouští území Evropské unie. Přečtěte si o tom, jak jsou zabezpečená vaše data.

Výběr nástroje podle potřeb týmu

Každý tým má jiné požadavky, a proto některé týmy upřednostňují Google Docs, který je vhodný pro složitější úkoly a je plně kompatibilní s dalšími Google službami. Naopak Dropbox Paper je jednodušší a může lépe vyhovovat týmům, které hledají snadnou integraci s úložištěm Dropbox a nenáročné rozhraní.

Pokud přemýšlíte, zda pro spolupráci na dokumentech ve vašem týmu použít Dropbox Paper nebo Google Docs, jistě oceníte hlubší porovnání obou nástrojů. V článku na Nuclino najdete podrobné informace o výhodách a nevýhodách každé z těchto platforem. My si zde vypíšeme několik klíčových bodů, které vám pomůžou při rozhodování, jaký nástroj lépe vyhovuje potřebám vašeho týmu.

Výhody a nevýhody Dropbox Paper

Výhody:

• Jednoduchost a přehlednost: Nabízí čisté a intuitivní rozhraní, které usnadňuje spolupráci a soustředění se na obsah bez zbytečných rozptýlení.
• Integrace s Dropboxem: Je plně integrovaný s ostatními funkcemi Dropboxu, což usnadňuje ukládání a sdílení souborů pro uživatele, kteří Dropbox již používají.
• Základní možnosti správy úkolů: Obsahuje některé základní funkce pro správu úkolů, což může být užitečné pro jednoduchou koordinaci týmové práce.

Nevýhody:

• Omezenější sada funkcí: Ve srovnání s Google Docs nabízí Dropbox Paper méně funkcí, což může být omezující pro složitější projekty.
• Organizace dokumentů: Uživatelé Dropbox Paper můžou mít potíže s organizací dokumentů kvůli minimalistickému rozhraní, které nabízí omezené možnosti pro pokročilou správu dokumentů. Systém složek může být méně intuitivní a nedostatek funkcí, jako jsou tagy či metadata, komplikuje efektivní vyhledávání a třídění dokumentů. Tato situace může vést k neefektivní organizaci, zvláště pokud je uživatel zvyklý na detailnější systémy správy dokumentů.

Výhody a nevýhody Google Docs

Výhody:

• Rozsáhlá sada nástrojů: Nabízí komplexní sadu produktivních nástrojů a pokročilé možnosti formátování a úprav dokumentů.
• Bezproblémová integrace: Těsná integrace s dalšími aplikacemi Google Workspace, jako je Google Sheets a Google Slides, usnadňuje spolupráci a sdílení různých typů souborů mezi různými uživateli.
• Rozšířené užívaní: Jako jeden z nejpoužívanějších nástrojů pro spolupráci na dokumentech je široce rozšířený a mnoho lidí jeho rozhraní už zná.

Nevýhody:

• Cena za pokročilé funkce: Zatímco základní verze Google Docs je zdarma, za pokročilé funkce a větší úložný prostor je potřeba platit.
• Složitost systému: Pro některé uživatele může být rozsáhlá sada funkcí Google Docs zbytečně komplikovaná, zejména pokud potřebují jen základní nástroje pro textové zpracování.

2. Posilte komunikaci a spolupráci pomocí centralizovaných komunikačních nástrojů

Při implementaci automatizace pracovních postupů s dokumenty je zásadní zlepšit komunikaci a spolupráci mezi týmy. Centralizované komunikační nástroje, jako jsou Slack, Microsoft Teams nebo Asana, významně přispějí k efektivitě procesů tím, že poskytují jednotnou platformu pro sdílení informací, diskusi o projektech a rychlé řešení problémů.

Optimalizace pracovních postupů

Tyto platformy často umožňují integraci s oblíbenými systémy pro správu dokumentů, což zajišťuje, že všechny relevantní soubory a dokumenty jsou snadno přístupné přímo z komunikační aplikace. Real-time spolupráce umožňuje týmům komunikovat a spolupracovat v reálném čase, což značně zkracuje dobu reakce a zvyšuje produktivitu. Zaznamenávání a sledování diskusí pak udržuje záznamy o komunikaci, což usnadňuje sledování rozhodnutí a diskusí, což je klíčové pro auditování a dodržování předpisů.

Výhody centralizované komunikace

Integrace komunikačních nástrojů s procesy automatizace může významně snížit počet e-mailů, čímž se uvolní kapacita zaměstnanců na důležitější úkoly. S centralizovanými nástroji mají všechny relevantní strany přehled o statusu úkolů a projektů v reálném čase, což zlepšuje koordinaci a efektivitu.

Implementace efektivních komunikačních strategií

Je důležité definovat, jak a kdy týmy komunikují, aby se zabránilo přetížení informacemi a zvýšila se produktivita. Zaměstnanci by měli být řádně proškolení v používání komunikačních nástrojů, aby mohli plně využívat jejich potenciál pro zlepšení spolupráce.

Je běžné, že se někteří zaměstnanci brání novým metodám komunikace. Důležité je zdůraznit výhody a zjednodušit přechod pomocí průběžného vzdělávání a podpory. Vybrané komunikační nástroje by měly být kompatibilní s existujícími systémy a platformami v organizaci, aby se zajistilo hladké nasazení a využití.

3. Pravidelně aktualizujte a archivujte dokumenty

Správa projektové dokumentace vyžaduje nejen její uchování, ale i pravidelnou aktualizaci. Je důležité, aby dokumenty odrážely nejnovější změny a informace, což zvyšuje jejich relevanci a přesnost. Tím se zajistí, aby měl tým k dispozici vždy aktuální údaje, což je zásadní pro efektivní rozhodování a koordinaci projektů.

Současně je důležité tyto dokumenty systematicky archivovat, aby byly snadno dostupné pro budoucí potřeby a audity. Archivace také pomáhá zachovat historii projektu a usnadňuje nalezení starších, ale stále relevantních informací, kdykoliv je to potřeba.

Tip: Už jste četli náš článek Krok za krokem: Archivace a mazání dat?

Význam archivace dokumentů

Jednou z nejlepších praxí v projektovém managementu je archivace starých nebo již nepotřebných dokumentů. Tento krok je zásadní pro snížení zatížení systému správy dokumentů a zlepšení přehlednosti. Archivované dokumenty zůstávají dostupné pro budoucí referenci nebo audit, ale nejsou překážkou v běžném přístupu.

Jak na to?

• Nastavte pravidelný harmonogram pro revizi a aktualizaci všech klíčových dokumentů. To může být měsíčně, čtvrtletně, nebo jak je to pro váš projekt nejvhodnější.
• Umožněte týmu poskytovat zpětnou vazbu na dokumenty a zahrnout tuto vazbu do revizí, což zvýší přesnost a relevanci dokumentace.
• Automatizujte proces revize a aktualizace dokumentů, aby byl méně náročný, a snížilo se tak riziko lidské chyby.
• Definujte kritéria pro to, které dokumenty by měly být archivované, a vytvořte proces, jak je ukládat.

Zavedením těchto postupů můžete zlepšit správu dokumentace ve svých projektech, což přispěje k lepší organizaci, efektivitě, a nakonec i k úspěchu projektu.

4. Vzdělávejte a školte svůj tým

Průběžné školení a osvěta jsou pro správné využívání systémů pro správu dokumentů důležité. Vzdělávání by mělo zahrnovat jak základní orientaci v systému, tak pravidelné aktualizace o nových funkcích a nejlepších postupech. Je důležité, aby všichni uživatelé rozuměli, jak systém správně využívat, což zvyšuje jejich angažovanost a snižuje pravděpodobnost chyb.

Tip: Přečtěte si náš článek Mix školení, na které jděte, abyste nezakrněli.

Přístup k různým nástrojům a technologiím by měl být pravidelně revidovaný a přizpůsobovaný potřebám týmu. Například v roce 2024 byly jako nejefektivnější hodnocené systémy:

• SignNow pro elektronické podpisy,
• pdfFiller pro správu PDF
• a DocuWare pro automatizaci pracovních postupů.

Použití automatizačních nástrojů ve správě dokumentů může zásadně zlepšit efektivitu a bezpečnost vašich projektových procesů. S těmito technologiemi můžete rychleji zpracovávat dokumenty, zvyšovat přesnost a snižovat náklady Organizace, které tyto technologie přijmou, velice brzo uvidí zlepšení produktivity, přesnosti a dodržování předpisů ve svých procesech správy dokumentů.

Vzdělávání a školení týmu na správu dokumentů je klíčové pro zlepšení výkonnosti a snížení chyb při práci s dokumenty. Statistiky ukazují, že zaměstnanci tráví průměrně 3,5 hodiny týdně jejich hledáním. Toto číslo může se může výrazně snížit implementací efektivního systému pro správu dokumentů, který zahrnuje centralizované ukládání dokumentů a pokročilé vyhledávací funkce. Další studie zjistila, že zaměstnanci můžou strávit až 4,3 hodiny týdně na procesech, které vyžadují schválení nebo kolaboraci na dokumentech, což zdůrazňuje význam automatizace těchto procesů​.

Tip: Zjistěte, jak ovládnout time management na jedničku a šetřit čas 3x jinak.

Pokud hledáte způsob, jak zefektivnit práci vašeho týmu, projektový nástroj Lamael je řešením, které potřebujete. Začněte ho využívat už dnes a objevte, jak může změnit váš způsob práce k lepšímu. Kontaktujte nás a zjistěte více o tom, jak vám Lamael pomůže udržet vaše projekty a úkoly pod kontrolou.

The post Sdílení a správa dokumentace v projektovém řízení: 4 tipy, jak si ulehčit práci appeared first on Lamael.

Nejprve úvodem: Co je to „activity feed“ neboli záznam o aktivitě?

Activity feed, někdy také nazývaný jako newsfeed (novinkový kanál), je seznam akcí provedených uživateli na aplikaci nebo webové stránce v reálném čase. Tento záznam o aktivitě zobrazuje informace z online komunity uživatele, jako jsou lajky, sledování, komentáře, příspěvky a sdílení obsahu.

Záznamy o aktivitách jsou užitečným způsobem, jak udržet uživatele zapojené do platformy a motivovat je k interakci a spojení s ostatními. Pozitivně ovlivňují klíčové ukazatele výkonnosti aplikace nebo webové stránky, jako jsou míra zapojení a celková spokojenost uživatele, což z nich činí nezbytnou součást platforem zaměřených na komunitu, jako jsou sociální aplikace (např. Facebook a Instagram) a profesionální nástroje (např. Microsoft Teams a Hubspot apod.).

Použití záznamů o aktivitách umožňuje aplikacím neustále aktualizovat proud obsahu vytvářeného uživateli (UGC neboli User Generated Content), díky tomu se pravidelně objevuje nový a mnohdy zajímavý obsah.

Tip: Přečtěte si náš článek Jak zvýšit povědomí o značce a zadarmo? Využijte UCG.

Záznamy o aktivitách v Lamaelu

Díky této funkci teď budete mít kompletní přehled o všem, co se ve vašem týmu děje. Jak se k záznamům o aktivitách dostanete?

• Po přihlášení do Lamaelu klikněte na logo Lamy v levém horním rohu,
• pak se přepněte z „Nástěnky“ do „Historie“
• a jste tam!

V této části si můžete zobrazit veškerou aktivitu lidí z vašeho týmu a libovolně filtrovat – podle typu (poznámky, dokumenty, úkoly), vykonavatele nebo projektu (klasicky přes trychtýř vpravo). Díky tomu budete mít mnohem snazší přístup k informacím.

Věříme, že nově zavedená funkce vám usnadní práci a zvýší vaši produktivitu. Děkujeme za vaši loajalitu i podporu a těšíme se zase příště na sdílení dalších aktualit a různých vychytávek.

Víte o tom, že Lamael usnadňuje delegování úkolů a automatizuje procesy? Kromě toho šetří až 50 % času díky chytrým funkcím, které hlídají práci v týmu a kontrolují návaznost úkolů. Chcete se o Lamaelu dozvědět více? Neváhejte nás kontaktovat, rádi vám se vším poradíme.

The post Novinka: Přístup k záznamům o aktivitách v Lamaelu appeared first on Lamael.

Představte si projektový nástroj, který dokáže zorganizovat váš pracovní i osobní život, udržet vás na správné cestě v plnění úkolů a zaznamenávat každou důležitou aktivitu, jednání či schůzku. Vítejte ve světě Lamaelu – vašeho společníka v řízení projektů. Od  kalendáře, který vám pomůže neztratit přehled o vašich plánech, přes úkoly, které definují vaše každodenní cíle, až po aktivity,  dokumentující každý krok vaší pracovní cesty.

1) Kalendář

Kalendář v Lamaelu poskytuje srozumitelný přehled o všech naplánovaných a již uskutečněných aktivitách, včetně úkolů určených pro specifické dny. Kalendář vám umožní vidět, co vás ještě čeká a co už máte za sebou, a navíc za vás spočítá vynaložený čas. Takto je neocenitelným nástrojem pro účinnou správu času, která je základním kamenem pro úspěšné plnění vašich projektů a cílů.

Přístup ke kalendáři získáte jednoduchým kliknutím na příslušnou sekci v hlavním menu. Po otevření se vám ukáže pohled na současný týden či měsíc, přičemž současný den bude zvýrazněný modrou elipsou okolo data a lehkým žlutým podbarvením, což usnadňuje rychlou orientaci.

Navigace mezi týdny nebo měsíci je možná díky šipkám na obou stranách, které se nacházejí na nástrojové liště.  

Pozor: Na mobilních zařízeních, kde tyto šipky nejsou viditelné, se mezi týdny či měsíci přechází gestem posunutí prstu po obrazovce, zatímco na desktopové verzi můžete mezi zobrazením týdne a měsíce přepínat pomocí kliknutí na ikonu v pravé části nástrojové lišty.  

Zjednodušte si plánování

Vyzkoušejte si přepínání mezi měsíčním a týdenním zobrazením. V týdenním režimu si kalendář zapamatuje poslední navštívený týden a při návratu z měsíčního zobrazení vás automaticky přesměruje na stejné místo. Přidávání nových nebo zaznamenávání již proběhlých aktivit je intuitivní: kliknutím na zvolený časový úsek můžete událost natáhnout na potřebnou délku (na obrázku níže to vidíte v přerušovaném oranžovém čtverci). Jednoduchým klikem vytvoříte událost trvající standardně 30 minut, ale i tuto dobu můžete dodatečně upravit.

Při vkládání aktivity do kalendáře postupujte podle těchto kroků: 

• Vytvoření nové aktivity: Po jejím vložení se otevře dialogové okno (podrobný popis, jak vyplnit dialog, najdete v návodu aktivity). 
• Základní údaje: Je potřeba zadat název projektu a popis aktivity. Volitelně můžete aktivitě přiřadit barvu pro snadnější orientaci. 
• Celodenní události: Pro vytvoření celodenní události klikněte na požadované datum.  
• Vícedenní události: Vícedenní události vytvoříte kliknutím na celodenní oblast a roztažením na požadovaný počet dní. Pokud událost přesahuje zobrazení kalendáře, datum můžete upravit v dialogovém okně při jejím vytváření nebo editaci. 
• Přesun a úprava událostí: Událost můžete tažením v kalendáři přemístit na jiný čas nebo den. Rozšíření nebo zkrácení události se provádí tažením spodního okraje události. 
• Úpravy na mobilním zařízení: Na mobilu se přetažení a úprava aktivují dlouhým stiskem na události, až se zobrazí kontextové menu. Po provedení úprav režim editace ukončíte kliknutím mimo editovanou událost. 

Vychytávky, které byste měli znát 

Teď se podíváme na několik chytrých funkcí, které náš systém nabízí. Existuje řada možností, jak s událostmi a úkoly pracovat. Jak už jsme si řekli, událost nebo úkol můžete libovolně přetahovat mezi oblastí pro celý den a oblastí na čas, to je skvělé pro pracovní workflow. Když přesunete událost do jiné oblasti, systém si zapamatuje její původní délku. Při přesunutí zpět se tak automaticky nastaví její správná délka.  

Události naplánované na konkrétní čas jsou zahrnuté do celkového vykázaného času, který je zřetelně viditelný v horní části u data, což vám umožňuje ihned vidět, kolik času jste daný den věnovali práci.  

V kalendáři můžete mít i soukromé události, které jsou viditelné pouze pro vás a jsou skryté před ostatními členy týmu. Tyto soukromé události se nepočítají do vykázaného času.  

U každé události v kalendáři můžete pomocí pravého tlačítka myši zobrazit kontextové menu, kde rychle upravíte stav události. Již dokončené aktivity a úkoly jsou zobrazené světlejší barvou a jsou přeškrtnuté, což vám umožní na první pohled rozeznat, co je hotovo a co ještě čeká na vyřízení. 

Propojení s Google kalendářem 

Pro propojení Lamaelu s Google kalendářem a synchronizaci událostí přejděte do uživatelského nastavení a vyberte možnost přidání účtu. Po propojení můžete události zadávat jak v Lamaelu, tak v Google kalendáři, přičemž se synchronizují barvy a nastavení soukromí. Lamael do poznámek události přidává informace o projektech a kontaktech, které Google kalendář standardně nezpracovává. Stav události (vyřízená/nevyřízená) Lamael zaznamenává také do poznámek.  

Speciálně nastavená barva v Google kalendáři může označovat vyřízené události, což Lamael rozpozná a v kalendáři událost přeškrtne. Pro automatické přiřazení projektu k událostem v Google kalendáři nastavte výchozí projekt v Lamaelu. Barvu pro vyřízené události můžete změnit v nastavení; výchozí je šedá. K propojení účtu potřebujete povolit Lamaelu přístup k vašemu Google kalendáři.  

Tip: Chcete vědět více? Podívejte se na náš podrobný článek Krok za krokem: Jak pracovat s úkoly a aktivitami v kalendáři – Lamael. 

2) Úkoly 

Úkoly jsou základním nástrojem pro evidenci plánované práce, určují konkrétní zadání, zodpovědnost a lhůtu. Díky automatizaci úkolů můžete ještě více zefektivnit vaši práci a soustředit se na to nejdůležitější bez zbytečného mrhání časem na rutinní úkony. Jejich zadávání a efektivní správa probíhají následovně: 

Vytvoření úkolu 

• V sekci „Úkoly“ klikněte na „Nový záznam“ pro otevření dialogu pro zadání úkolu. 
• Úkol je nutné jasně specifikovat vyplněním několika základních údajů v dialogovém okně (nezbytné je uvést název úkolu a projekt). 

Základní políčka pro vyplnění 

• Projekt: Určuje, ke kterému projektu úkol náleží. 
• Popis úkolu: Krátký popis práce, která má být provedená. 
• Vykonatel: Osoba odpovědná za dokončení úkolu. 
• Termín: Datum, kdy má být úkol dokončený. Políčko není povinné, ale je doporučené. 
• Detailní zadání: Podrobný popis práce a specifikace toho, co má být zpracované. 

V rámci agilního řízení je nezbytné být flexibilní v zadávání a přizpůsobování úkolů podle aktuálních potřeb projektu a týmu. 

Přidání barvy 

• Barvy mohou zvýraznit důležitost nebo typ úkolu pro rychlou orientaci. 

• Klikněte na ikonu palety barev v nástrojové liště, která se nachází v dolní části dialogového okna pro zadání úkolu, a vyberte požadovanou barvu. 

 Tip: Mohla by vás zajímat psychologie barev v marketingu. 

Úkoly můžete zadávat sami sobě nebo je přiřazovat členům týmu, přičemž jasná specifikace a přiřazení zodpovědnosti zajišťují efektivní správu a dokončení plánovaných aktivit. 

Obrázek řekne více než tisíc slov  

A to platí i při zadávání úkolů, kde je často užitečné přiložit obrázky či dokumenty. Připojit přílohu můžete jednoduše: 

Přidání příloh 

• Klikněte na ikonu sponky v nástrojové liště a vyberte soubor skrze správce souborů. 
• Soubory můžete také přetáhnout přímo z plochy do dialogového okna úkolu – i více souborů najednou.

Každá přidaná příloha se zobrazí jako náhled a k souboru můžete přidat popis prostřednictvím ikony tužky vedle jeho názvu. Soubor můžete odstranit pomocí ikony koše. 

Rozšířené informace k úkolu 

• Doplnění detailů: V dolní části dialogového okna úkolu najdete sekce jako postup, firma, poznámky. Otevřením těchto sekcí můžete zadat specifické informace, včetně procentuálního naplnění úkolu, jeho stavu, dokončení či časového výkazu. 
• Stavy úkolu: Úkoly procházejí čtyřmi stavy: Zadáno, Probíhá, Hotovo a Uzavřené. Stav úkolu můžete kdykoliv změnit. 

Důležité informace 

• Zadavatel a datum zadání (uvedené na konci dialogového okna úkolu). 
• Mazání úkolů: Je možné, ale nedoporučuje se. 

To usnadňuje organizaci práce tím, že umožňuje přidávat podrobné informace a dokumenty k úkolům, zvyšuje tím přehlednost a účinnost řešení.  

Tip: Přečtěte si, jak přikládat soubory, projekty, úkoly a jiné záznamy? 

Uchovávat informace je důležité, proto doporučujeme úkoly po dokončení nastavit na stav „Uzavřeno“, čímž v systému uchováte historii práce, včetně informací o vykonavateli, délce trvání a cílovém klientovi.  

Zobrazení úkolů 

• Grafy vs. tabulky: Úkoly můžete zobrazit ve formě grafů nebo tabulek, podobně jako v Excelu. Přepínání mezi těmito režimy je možné pomocí ikon na šedé nástrojové liště. 
• Vyhledávání: Fulltextové vyhledávání umožňuje najít úkoly zadáním klíčových slov do vyhledávacího pole. Pro zrušení vyhledávání stačí kliknout na křížek v poli. 

Tip: Podívejte se blíže, jak funguje fulltextové vyhledávání v Lamaelu. 

Pohledy na úkoly 

• Osobní vs. skupinové: Vlevo na nástrojové liště si můžete vybrat osobní pohled, který zobrazuje úkoly relevantní pro vás, nebo pohled pro celou pracovní skupinu. Je to ideální pro vedoucí pozice. 

Kategorie skupinových pohledů 

• Nedokončené úkoly: Práce čekající na dokončení. 
• Dokončené úkoly: Úkoly, které jsou hotové a čekají na převzetí. 
• Všechny úkoly: Kompletní přehled všech úkolů. 
• Úkoly podle projektu: Rozdělení úkolů do skupin dle projektů. 
• Úkoly podle vykonatele: Třídění úkolů podle toho, kdo je má na starosti. 
• Všechny úkoly ve firmě: Celkový přehled o úkolech ve firmě. 

Tyto pohledy a funkce umožňují snadnou orientaci v úkolech a efektivní správu pracovních procesů. 

Tip: Mohlo by vás zajímat 6 tipů, jak zadávat úkoly, aby je váš tým pochopil. 

Úkoly v našem systému jsou vizuálně uspořádané do sloupců podle projektů nebo vykonavatelů, přičemž každý úkol je prezentovaný na kartě s důležitými informacemi jako název, barva, termín a dokončení v procentech. Tyto karty můžete mezi sloupci přesouvata měnit úkolům stav, projekt nebo vykonavatele. Zvláštní důraz se klade na prioritizaci úkolů, abyste zajistili, že jsou nejdůležitější úkoly dokončené včas. 

Klíčové funkce 

• Přidání a prohlížení úkolů: Pro přidání úkolu klikněte na „Přidat úkol“ ve spodní části sloupce. Pokud sloupec obsahuje více úkolů, než se zobrazuje, tlačítko „Načíst další“ vám ukáže více úkolů. 
• Zobrazení úkolů: Můžete přepínat mezi grafovým a tabulkovým zobrazením, kde jsou úkoly zobrazené v klasické tabulce. Tabulku můžete řadit a filtrovat pro lepší orientaci. 

Hledání a filtrování 

• Vyhledávání: Umožňuje rychle nalézt specifické úkoly. Pro návrat k zobrazení všech úkolů stačí zrušit filtr. 
• Filtrování v tabulce: Úkoly můžete filtrovat podle sloupců; pro zrušení filtrů použijte tlačítko „Smaž filtr“. 

Export a tisk 

• Export úkolů: Možnost exportu do CSV nebo KBL formátu je dostupná pod ikonou nastavení. Exportují se jen aktuálně zobrazené úkoly. 
• Tisk úkolů: Úkoly můžete tisknout nebo ukládat jako PDF; tisk se vztahuje na vyhledané nebo filtrované úkoly. 

3) Aktivity 

Aktivity v Lamaelu umožňují zaznamenávat odvedenou práci, jednání a schůzky. Fungují jako pracovní výkazy vhodné pro fakturaci zákazníkům. Přesné sledování projektů a aktivit podporuje osobní produktivitu a zajišťuje možnost zastoupení v rámci organizace. Tímto způsobem eliminujete práci bez nároku na odměnu, vždy máte přehled, za koho a jakou práci jste vykonali. 

Návod na vytvoření nové aktivity 

Pro založení aktivity přejděte do sekce Výkazy a klikněte na tlačítko s ikonou plus, které označuje „Nový záznam“. Otevře se dialogové okno „Nová aktivita“ s několika poli k vyplnění. Zadejte všechny potřebné informace a potvrďte akci tlačítkem „Uložit“.  

Důležité informace, které je nutné uvést, zahrnují: 

• název projektu, ke kterému aktivita náleží,  
• popis práce, kterou jste vykonali,  
• současný stav aktivity v rámci vašeho pracovního procesu  
• a dobu trvání aktivity, přestože zadání času není povinné. 

K vaší aktivitě můžete přidat různé typy příloh 

…jako jsou obrázky, fotografie z akce, zápis z jednání nebo skenované dokumenty, které často poskytují lepší kontext než zdlouhavé popisování. Přílohy můžete připojit pomocí ikony sponky v nástrojové liště. Stačí vybrat soubory skrze správce souborů nebo jednoduše přetáhnout soubory z plochy nebo prostě ze zařízení přímo do dialogového okna aktivity. Je možné přetahovat i více souborů současně. Přidané soubory se zobrazí jako náhledy, přičemž pod každým souborem je uvedený jeho název. Pokud název souboru není dostatečně popisný, můžete ho přejmenovat pomocí ikony tužky vedle názvu souboru. Soubory můžete odstranit pomocí ikony koše.  

Pokud potřebujete přidat další informace, můžete využít pole pro poznámky, zadat datum konání aktivity zpětně či do budoucnosti nebo upravit tarif pro danou aktivitu. 

Při zadávání aktivity můžete specifikovat důležité údaje jako datum, tarif, firmu a osobu spojenou s jednáním a lokalitu. Ve spodní části dialogu jsou sekce jako firma a poznámky, umožňující přidání doplňujících informací. Stav aktivity určuje její zařazení do pracovního procesu a je povinným údajem pro správné vyúčtování a analýzu. 

Klíčové prvky 

• Datum a tarif: Umožňují specifikovat, kdy a za jakých finančních podmínek práce proběhla. 
• Stavy aktivity: Rozlišují mezi prací ještě nedokončenou, interní, zdarma pro klienta nebo připravenou k fakturaci. 
• Zadavatel: Jméno osoby, která aktivitu vykonala; změna vykonavatele není podporovaná. 
• Smazání aktivity: Doporučujeme aktivitu spíše archivovat pro uchování historie a zlepšení budoucí práce. 

Aktivity a jejich průběžné sledování jsou zásadní pro zvýšení efektivity. Grafické a tabulkové zobrazení aktivit můžete přepínat na nástrojové liště pro lepší přehled. 

Tip: Zajímá vás, co všechno Lamael umí? Poznejte funkce, které vám ušetří práci. 

 Hledání v aktivitách umožňuje snadno najít zaznamenané úkoly, schůzky nebo jakoukoli práci. Stačí zadat klíčová slova do vyhledávacího pole na nástrojové liště a výsledky se objeví během několika sekund. Zrušení vyhledávání je možné kliknutím na křížek v poli.  

Pohledy na aktivity 

• Aktivity můžete prohlížet z různých úhlů podle svých aktuálních potřeb, ať už se jedná o osobní práci, nebo monitorování celého týmu. 
• Osobní pohledy zahrnují seznamy jako „Moje probíhající aktivity“, „Můj den/týden/měsíc“ nebo „Všechny moje aktivity“. 
• Skupinové pohledy nabízí přehled o aktivitách celého týmu nebo firmy, s možností zobrazit aktivity po dnech, týdnech nebo měsících. 

Tip: Přečtěte si náš článek Krok za krokem: Jak si organizovat osobní úkoly. 

Grafické a tabulkové zobrazení aktivit 

• Aktivity se graficky zobrazují ve sloupcích, kde každý sloupec reprezentuje konkrétní den, projekt nebo vykonavatele. Aktivita se ve sloupci ukazuje jako karta s důležitými informacemi. 
• Přetažení karet mezi sloupci umožňuje jednoduché přerozdělení práce, změnu projektu nebo upravení termínů. 
• Pro detailnější správu je možné aktivity zobrazit v tabulkovém formátu, kde jsou informace uspořádané do sloupců s možností řazení a filtrování podle různých kritérií. 

Správa a vyhodnocení aktivit 

• Týden a měsíc: Tyto pohledy ukazují aktivity za posledních sedm nebo 30 dnů, nikoli za kalendářní období. 
• Export a tisk: Aktivity můžete exportovat do různých formátů (CVC, CSV, XML) pro další analýzu nebo reporting. Tisknout můžete přímo z aplikace, přičemž vytištěné informace odpovídají aktuálně zobrazeným nebo vyfiltrovaným datům. 

Využijte Lamael pro úspěšné plánování času a správu projektů 

S Lamaelem si zjednodušíte práci, což vám umožní trávit více času tím, co máte opravdu rádi. Jedná se o projektový nástroj navržený tak, aby vyhovoval různým potřebám a způsobům práce. Bez ohledu na velikost vašeho týmu nebo rozsah projektů vám Lamael pomůže dosáhnout vašich cílů.  

Doufáme, že jste získali cenné informace a inspiraci, jak využít Lamael k maximalizaci vašeho pracovního potenciálu. Máte nějaké dotazy? Neváhejte nás kontaktovat, se vším vám rádi pomůžeme.  

The post Velká příručka, jak pracovat s Lamaelem: Podrobně o agendách Kalendář, Úkoly a Aktivity appeared first on Lamael.

Záložka Sklad

Předtím, než se pustíte do inventury, je potřeba nejdříve pochopit, jak funguje záložka Sklad. Tu najdete v agendě Seznamy. Slouží jako celkový přehled všech pohybů, které se na vašem skladu udály – příjemky, výdejky, nákupky, výroba a tak dále.

Na jednotlivé pohyby také můžete kliknout, otevřít je a podívat se na příslušný dokument, který je s pohybem spjatý. Pokud byste hledali konkrétní pohyb, poslouží vám lišta pro filtrování v dolní části obrazovky.

Jak provést inventuru

Inventuru začnete tím, že kliknete na Nový záznam a z nabídky vyberete Nová inventura.

Otevře se vám dokument, který slouží k zaznamenání současného stavu skladu a rozdílu oproti poslední inventuře. Pokud používáte skladů více, nejdříve z nabídky vyberte na jakém skladu chcete inventuru provádět.

Následným krokem je již samotné přidávání položek během vaší kontroly skladu. To můžete udělat třemi způsoby.

• Způsob první – klikněte na zelené tlačítko Přidat položku. Otevře se vám pole pro přidávání produktů. Lamael vám automaticky bude našeptávat jména produktů, které máte v systému zadané. Do kolonky Požadované skladové množství vepište množství, kolik se daného produktu na vašem skladu nalézá.

• Způsob druhý – kliknutím na tlačítko Doplnit produkty budete vyzváni k vybrání ze dvou možností. Produkty ze stejných kategorií vám automaticky doplní všechny produkty, které mají stejnou kategorii jako první položka, kterou jste do inventury zadali.
  Možnost Všechny skladovatelné produkty doplní zcela všechno, co jste kdy měli na skladě.  

• Způsob třetí – pokud kliknete na tlačítko Hromadné načtení položek, Lamael vám nabídne dialogové okno, do něho můžete nahrát seznam EAN kódů. Za každý EAN kód stačí přidat počet položek a vše se vám automaticky propíše. To znamená, že pokud disponujete skenerem EAN kódů a máte je přidané u daných produktů, vše si můžete ulehčit tímto způsobem. 

Pokud máte již zadané všechny položky, stačí překliknout inventuru do stavu provedené a uložit. Tím se vám propíší změny do skladu.

Uzávěrka vám ušetří čas

V rámci řízení skladu doporučujeme provádět uzávěrky. Pokud po inventuře, například na konci měsíce nebo na konci roku, provedete uzávěrku, stav skladu se bude počítat od poslední uzávěrky. To znamená, že nebude začínat na nule někde daleko v historii vaší firmy. Zajistíte tím, že i kdybyste data před uzávěrkou smazali nebo editovali, stav skladu po uzávěrce se vám už nezmění.

Uzávěrku provedete kliknutím na Nový záznam a výběrem Nová uzávěrka z nabídky.

Následně stačí v dokumentu kliknout na zelené tlačítko Doplnit produkty a vybrat Všechny skladovatelné produkty. Lamael doplní vše, co nyní máte na skladě (již po inventuře), a pak stačí již jen celou uzávěrku uložit.

Přepočet skladu

Může se stát, že spočítaný stav skladu se poruší a neodpovídá součtu všech skladových dokladů. K tomu dojte v okamžiku, kdy smažete nebo editujete nějaký starší doklad, nebo když vytvoříte nový doklad se starším datem. Stav skladu je pak třeba opravit. Lamael to dokáže udělat za vás.

Přejděte do záložky Produkty a klikněte na produkt, u něhož chcete provést přepočet skladových zásob.

Po otevření produktu můžete vpravo vidět množství, které Lamael v současné chvíli eviduje. To se počítá ze všech dokladů od počátku nebo od poslední uzávěrky. Pokud došlo k porušení kontinuity skladu, zobrazí se stav skladu červeně a vidíte akční tlačítko Přepočet skladu. Kliknutím na něj Lamael projde všechny dokumenty napojené na tento produkt a spočítá, kolik by se mělo položky na skladě nacházet.

Pokud byste klikli na šipku vedle zmíněného tlačítka, zobrazí se vám seznam všech pohybů položky.

Máte další otázky ohledně skladů nebo nejasnosti ohledně jejich používání? Neváhejte se na nás obrátit. Rádi vám pomůžeme, případně se můžeme sejít a pomůžeme vám nastavit procesy tak, aby běžely hladce a jednoduše.

The post Krok za krokem: Jak na inventuru appeared first on Lamael.

Založení Výrobku

Prvním krokem je založení výrobku. Otevřete agendu Seznamy a následně záložku Produkty.

V klikněte na Nový záznam – tím se otevře dialogové okno, kde je potřeba celý výrobek definovat.

Nejprve je potřeba zadat jméno výrobku a vybrat typ produktu. Rovnou také zadejte, v jakých jednotkách se s výrobkem pracuje (ks, kg, m apod.). V Lamaelu najdete více druhů produktů – zboží, služby, sady.

Dalším krokem je přidání dílů, ze kterých se výrobek vytváří. Tyto díly můžete také evidovat v rámci svého skladu. Při výrobě se vám totiž díly automaticky odečtou ze skladových zásob, a to ve chvíli, kdy zadáte, že výrobek byl vytvořen.

Díly přidáte v dolní části dokumentu nazvaným komponenty. Pokud je již máte vytvořené v rámci produktů, Lamael vám bude automaticky našeptávat jejich jména.

Jak vidíte, Lamael automaticky doplnil výrobní a prodejní cenu daných komponentů. Výrobní cena je v tomto případě cena, za jakou díly nakupujete (nebo vyrábíte) a prodejní, za kolik byste je prodávali svým odběratelům.

Kalkulace ceny

Systém dokáže automaticky spočítat, za kolik byste měli daný výrobek prodávat, abyste z něj profitovali. Dělá tak na základě výrobní ceny. Kalkulaci ceny najdete v prostřední části dokumentu.

Kliknutím na tlačítka šipek můžete automaticky doplnit aktuální výrobní cenu, nebo naopak kliknutím na šipku u prodejní ceny, můžete nastavit prodejní cenu, kterou Lamael doporučuje. Ta v tomto případě slouží k tomu, aby Lamael doporučil cenu prodejní. Tu vidíte hned vedle – Navržená prodejní cena.

Výroba

Po zadání komponentů a kalkulaci cen je potřeba udělat poslední krok – produkt vyrobit. To můžete udělat přímo z dialogového okna daného výrobku, hned nad seznamem komponentů se nachází tlačítko Vyrobit produkt.

Kliknutím na tlačítko se vám otevře Výrobní list. Jedná se dokument, kterým skladu můžete zadat výrobu, a pomocí kterého vám sklad oznamuje, že produkt byl vytvořen.

Tip: Pokud se vám tlačítko Vyrobit produkt nezobrazuje, nemáte zvolený u výrobku cílový sklad.

Pokud víte, pro koho daný výrobek momentálně vytváříte, rovnou můžete zadat, k jakému projektu nebo odběrateli se výroba váže. Není to však nutné.
Doporučujeme však, abyste vyplnili termín – tím vaši zaměstnanci ve skladu budou vědět, kdy daný výrobek budete určitě potřebovat.

Výrobní list v této podobě můžete uložit. Tím byl předán vašim kolegům na skladě (nebo výrobě), a ti by měli začít s výrobou . Ve chvíli, kdy ji provedou, stačí aby klikli na modré tlačítko Vyrobit . Tím se vyskladní díly pro výrobu a na sklad vám přibude nový výrobek.

Jak jste si ale mohli všimnout na obrázcích výše, v našem skladě se nenachází potřebný počet dílů pro výrobu. V takovém případě rovnou můžete nový materiál objednat rovnou z výrobního listu.

Objednání nového materiálu

K objednání potřebného materiálu vám poslouží tlačítko Objednat materiál. Po kliknutí na něj se vám otevře nabídka, kde zvolíte, zda chcete objednat pouze chybějící materiál, nebo veškerý materiál.

Po vybrání z jedné z možností, se vám otevře nová objednávka, která bude rovnou vyplněna s potřebnými informacemi – kolik materiálu objednáváte a od koho. Pak pouze stačí kliknout na tlačítko obálku které vše odešle vašemu dodavateli, pokud máte Lamael propojený se svým e-mailovým účtem.

Tip: Aby vám vše takto fungovalo, každý díl musíte mít založený v kategorii Produkty (stejně, jako jste zakládali výrobek) a mít u něj vyplněného svého dodavatele, včetně příslušného kontaktu a e-mailu na něj.

The post Krok za krokem: Výrobky a objednání materiálu appeared first on Lamael.

Založení zakázky

Prvním krokem je vždy založení zakázky. Otevřete agendu projektů a klikněte na zelené tlačítko Nový záznam v levém horním rohu.

Otevře se vám dialogové okno, které je potřeba vyplnit. Nás v tomto případě zajímají čtyři parametry (na obr. níže zvýrazněné červenými rámečky):

• jméno,
• hodnota,
• zodpovědná osoba,
• firemní údaje (tj. pro jakého klienta zakázku děláte).

U reálné zakázky doporučujeme, abyste vyplnili vše, co můžete. Pomůže vám to v orientaci a vy nebo kolegové budete mít vždy potřební informace po ruce.

Tip: K zakázkám doporučujeme psát číselné označení – to můžete vyžít při párování položek na skladu a dokumentů. Popis, který se nachází hned pod jménem zakázky, je ideálním místem, kam můžete vložit všechny podrobnosti o zakázce.

Obchodní dokumenty a jejich napojení

Na zakázku můžete napojit řadu obchodních dokumentů – faktury, dodací listy, objednávky, poptávky i dokumenty o skladových pohybech. To znamená, že se vám budou zobrazovat v přehledu dokumentů dané zakázky a vy je budete mít vždy po ruce.

Přehled dokumentů a jejich přidání najdete na samém konci dialogového okna zakázky.

Kliknutím na tlačítko Přidejte dokument se vám otevře nabídka všech dokumentů, které můžete na zakázku napojit.

Všechny dokumenty jsou si v Lamaelu podobné, abyste měli snazší vyplňování a na vše si snadno a rychle zvykli. Dokumenty lze také propojit, což znamená, že mezi nimi můžete snadno překlikávat nebo přenášet informace z jednoho dokumentu na druhý.

Pro bližší pochopení vytvoříme zkušební objednávku od klienta a následně vystavíme fakturu za dodané zboží a služby.

Z nabídky (viz obr. výše) vyberte možnost Přidat prodejní objednávku. Automaticky se vám propíše jméno odběratele, pokud jste v minulých krocích vyplnili firemní údaje klienta. Stačí tedy doplnit předpokládaný termín dodání a položky, o které má klient zájem.

Položky, které přidáváte do objednávky, můžete také propojit se svými skladovými zásobami. Jak na to, si můžete přečíst v návodu  Krok za krokem: Evidence produktů na skladu.

Po přidání všech relevantních položek můžete dokument uložit. Tím se zapíše do systému a zobrazí se vám v přehledu, který jsme ukázali na obrázcích výše.

Po uložení objednávky ji znovu otevřete. Budete mít totiž nyní možnost využít tlačítka, která slouží pro vytvoření tzv. propojených dokladů. Ty jsme zmiňovali na začátku návodu  a slouží k tomu, abyste se mohli mezi dokumenty rychle překlikávat a nemuseli pokaždé znovu vyplňovat určité údaje (jako např. položky).

Klikněte na tlačítko Vytvořit fakturu. Otevře se vám dialogové okno faktury, kde stačí zadat její splatnost. Zbylé informace se vám totiž přenesou již z odpovídající vytvořené objednávky . Tlačítkem obálky, v dolní části dialogového okna,  ji následně můžete odeslat.

A tím máte hotovo. Můžete pochopitelně dle potřeby přidat i několik mezikroků – jako jsou dodací listy, nebo skladové výdejky. Pro základní fungování a evidenci zakázek vám však postačí výše uvedené kroky.

Pokud chcete fakturovat i práci, kterou sledujete na základě výkazů, podívejte se na nás návod Krok za krokem: Fakturujte zakázky jedním tlačítkem.

The post Krok za krokem: Využívejte projekty k evidenci zakázek appeared first on Lamael.