V tomto článku vám ukážeme, kde asistenta najdete, co všechno umí a jak ho můžete využít ve své každodenní práci.

Kde AI asistenta najdete

Asistent je v Lamaelu po ruce odkudkoliv. Stačí kliknout na ikonu hvězdičky v pravém horním rohu aplikace — najdete ji vedle ikony lupy, dokumentu, zpráv a zvonečku, hned před vaším jménem. Jedním klikem se vám otevře dialogové okno, ve kterém můžete asistentovi napsat svůj dotaz nebo příkaz.

Dialog je záměrně jednoduchý: textové pole „Napište dotaz nebo příkaz“, tlačítko Odeslat a tři způsoby, jak asistentovi předat informace navíc:

• Mikrofon — pro hlasové zadávání. Hodí se, když jdete pěšky, sedíte v autě nebo prostě nemáte chuť psát.
• Foto — pro vyfocení vizitky, dokladu nebo poznámek z whiteboardu.
• Nahrání souborů — přetáhněte do dialogu PDF faktury, fotku, sken nebo cokoliv jiného, co s vaším požadavkem souvisí.

V dolní části dialogu navíc najdete sekci Průvodci a podpora, kde máte po ruce úvodní průvodce, nápovědu, návody, videonávody, možnost objednat si bezplatnou konzultaci a tlačítko Napište nám pro přímý kontakt s naší podporou. Asistent tak není jen vykonavatelem příkazů, ale i bránou ke všemu ostatnímu, co Lamael nabízí.

Co všechno AI asistent umí

Asistent rozumí dvěma základním typům požadavků: vytvořit nový záznam a najít existující záznamy. Zní to jednoduše a v podstatě to jednoduché je — kouzlo je v tom, že nemusíte přepínat mezi agendami, otevírat dialogy ani vyplňovat formuláře. Stačí říct, co potřebujete.

1) Rychlé zadávání úkolů, aktivit a kontaktů

Pokud potřebujete někomu přiřadit úkol, naplánovat aktivitu nebo si poznamenat kontakt, asistent to udělá za vás. Nemusíte přemýšlet, do které agendy patříte ani jaká pole vyplnit — stačí napsat, co chcete.

Příklady, kterým asistent rozumí:

• „Zadej úkol pro Jardu na projektu Veletrh Brno — připravit návrh expozice, termín do konce dubna.“
• „Založ mi do kalendáře schůzku s panem Novákem zítra v 10:00.“
• „Dej Marušce úkol, ať zaplatí závazky.“
• „Zadej obchod Reklama pro vinobraní, firma Votrub z Brna, hodnota 150 000.“

Asistent rozezná, do které agendy záznam patří, doplní zodpovědnou osobu, projekt, termín i další detaily, které ze zprávy vyčte. Termíny typu „příští týden“ nebo „do konce měsíce“ si automaticky přepočítá na konkrétní datum (zpravidla na poslední pracovní den daného období), takže nemusíte řešit, kdy přesně to je.

Tip: Když mluvíte v první osobě („dej mi úkol“, „založ mi schůzku“, „co mám příští týden“), asistent ví, že myslíte sebe, a doplní do polí vykonatele vaše jméno. Šetříte tak slova i čas.

2) Načtení vizitky nebo faktury z přílohy

Místo abyste přepisovali údaje z vizitky ručně, vyfoťte ji přímo v dialogu nebo nahrajte fotku ze zařízení. Asistent z ní vytáhne jméno, pozici, firmu, telefon, e-mail, adresu i IČO a vytvoří kontakt v jednom kroku. Vy už jen zkontrolujete údaje a doplníte stav.

To samé platí pro PDF faktury. Přetáhněte přijatou fakturu do dialogu, řekněte „zadej tuhle fakturu“ a asistent ji rozpozná: vyplní číslo dokladu, datum vystavení, splatnost, dodavatele, položky, sazby DPH i ceny. Stačí překontrolovat. Pro firmy, které denně zpracovávají desítky faktur, to znamená výrazné zrychlení účetní rutiny.

3) Vyhledávání a filtrování bez klikání

Druhá silná stránka asistenta je hledání. Místo toho, abyste otevírali agendu, klikali na filtr a vyplňovali kritéria, prostě se zeptáte. Asistent připraví filtr za vás a rovnou ho aplikuje na příslušnou agendu.

Příklady dotazů:

• „Ukaž neuhrazené faktury po splatnosti.“
• „Jaké úkoly má Petr tento týden?“
• „Zobraz moje včerejší emaily.“
• „Co nám napsal Datart?“
• „Kolik máme nezaplaceno?“
• „Úkoly bez termínu.“

Asistent rozumí logickým výrazům jako „bez termínu“ (prázdné pole), „s telefonem“ (vyplněné pole), „po splatnosti“ nebo „s dluhem“. Umí také odlišit dotaz na e-maily od dotazu na faktury — když se zeptáte „co nám napsal pan Novák ohledně balíčku“, ví, že hledáte e-mail, ne dokument.

4) Hlasem, když nemáte ruce

Klepnutí na ikonu mikrofonu spustí hlasové zadávání. Hodí se to ve chvílích, kdy psaní není nejpohodlnější — třeba když odcházíte ze schůzky a chcete si rychle zaznamenat domluvený úkol, nebo když si jen procházíte den a potřebujete zkontrolovat, co je na zítra. Asistent rozumí česky, slovensky i anglicky a sám se přizpůsobí tomu, jakým jazykem mu napíšete.

Tip: Hlasové zadávání skvěle funguje i pro krátké vykázané aktivity — „zapiš aktivitu hovor s Polygonem, 15 minut, projekt Lamael, hotovo“ se diktuje rychleji, než by se klikalo do formuláře.

Co dělá asistenta chytrým

AI asistent v Lamaelu není jen překlikávač formulářů. Když mu napíšete větu, projde celá řada rozhodnutí, která jste dříve museli dělat sami:

• Rozezná záměr — chcete vytvořit záznam, nebo něco najít? Pokud je situace nejednoznačná, raději se přiklání k vyhledávání, abyste náhodou nezaložili nechtěný úkol.
• Určí správnou agendu — z formulace pozná, jestli jde o úkol, aktivitu, kontakt, fakturu, obchod, e-mail nebo interní zprávu. Když řeknete „dej úkol“, založí úkol, i když text obsahuje slovo „faktury“.
• Pochopí relativní data — „zítra“, „příští týden“, „do konce měsíce“ převede na konkrétní datum.
• Pozná, komu psát a jak — „napiš Karlovi, ať uvaří čaj“ převede na zprávu pro Karla s textem „Uvař čaj.“ Skloňované jméno přepíše do základního tvaru, spojku „ať“ vynechá a větu naformuluje přímo.
• Respektuje kontext — vidí, ve které agendě se právě nacházíte i jaký máte aktivní filtr, a využije to, když požadavek není zcela jednoznačný.

Pokud asistent něčemu nerozumí nebo si není jistý, raději se zeptá, než aby si vymýšlel. Záznamy vytváří jen z údajů, které jste mu dali — žádná halucinace, žádné doplňování smyšlených hodnot.

Praktické scénáře z každodenní práce

Aby to nebyla jen teorie, ukážeme si, jak může vypadat běžné dopoledne s asistentem po vašem boku:

8:30 — ranní kontrola dne. Otevřete asistenta a napíšete: „Co mám dnes naplánováno?“ Asistent přejde na kalendář a vyfiltruje vaše dnešní aktivity.

9:15 — schůzka v kavárně. Vyfotíte vizitku nového klienta, asistent z ní udělá kontakt. Hned poté: „Zadej úkol — připravit nabídku pro pana Nováka, termín do pátku.“

10:00 — vrátíte se ke stolu. Přišla faktura e-mailem? Stáhnete PDF, hodíte ho do dialogu a řeknete: „Zadej tuhle fakturu.“ Hotovo.

11:30 — finanční přehled. „Kolik máme po splatnosti?“ Asistent otevře filtr neuhrazených faktur po splatnosti.

14:00 — operativa. „Napiš Honzovi, ať se ozve klientovi Pražské pivovary ohledně reklamace.“ Asistent vytvoří interní zprávu pro Honzu se správně naformulovaným textem.

Co dříve znamenalo přepínání mezi pěti agendami a deseti formuláři, je teď otázka pěti vět.

Asistent jako brána k podpoře

Když narazíte na něco, s čím si nevíte rady, nemusíte hledat nápovědu jinde. Přímo v dialogu asistenta máte v sekci Průvodci úvodního průvodce a tematickou nápovědu (například k fakturám), v sekci Rychlá pomoc se dostanete k návodům, videonávodům a možnosti objednat si bezplatnou konzultaci. Pokud chcete napsat přímo nám, kliknete na tlačítko Napište nám.

Tato kombinace agenta a podpory na jednom místě znamená, že nikdy neuvíznete — buď vám pomůže asistent, nebo vás nasměruje tam, kde najdete odpověď.

Bezpečnost a soukromí

AI asistent pracuje výhradně v rámci vašeho workspace v Lamaelu. Nezná data jiných firem, nevymýšlí si projekty ani kontakty a citlivé interní informace o systému nikdy nesdělí vám ani třetí straně. Přílohy, které do dialogu nahrajete, jsou zpracovány pouze pro váš požadavek. Agent si nepamatuje, co jste mu zadali ani jaké přílohy nahráli, takže se k nim nemůže vrátit při dalším požadavku.

Asistent nikdy nic neudělá sám bez vašeho potvrzení. Na požadavek zobrazení dat reaguje pouze tak, že přejde do zvolené agendy, vyplní filtr a zobrazí data. Nic nemaže, needituje a nezadává. Na požadavek vytvoření nového záznamu reaguje tak, že otevře dialog nového záznamu a předvyplní ho daty. Je na vás, jak data na dialogu upravíte a zda dialog uložíte a tím vytvoříte nový záznam v Lamaelu.

Začněte ho používat ještě dnes

Zapojení AI asistenta do vaší práce nevyžaduje žádnou aktivaci ani konfiguraci — je tu pro vás v Lamaelu připravený. Doporučujeme začít drobnostmi: zkuste asistentovi nadiktovat jednoduchý úkol, vyfotit vizitku nebo se ho zeptat, kolik faktur máte po splatnosti. Po několika takových interakcích zjistíte, že vám šetří víc času, než jste čekali.

A pokud máte tip, co by měl asistent umět navíc, nebo narazíte na situaci, kdy si neví rady — napište nám. Asistent se s každou aktualizací učí novým věcem a vaše zpětná vazba nám pomáhá určit, kterým směrem ho rozvíjet dál.

Tip na závěr: Vyzkoušejte si asistenta nejprve na úkolech, které děláte často — zadávání aktivit, hledání faktur, zakládání kontaktů z vizitek. Tam ucítíte rozdíl nejrychleji.

Lamael byl vždy postavený na tom, aby vám usnadnil práci. AI asistent je další krok stejným směrem — méně klikání, méně přepisování, víc času na to, co vás opravdu posouvá.

The post AI asistent v Lamaelu: Zadávejte úkoly a hledejte data jedním příkazem appeared first on Lamael.

Pokud sami víte, co máte dělat, tak přesměrujte veškerou svou přijatou i odeslanou poštu na adresu mailbox@lamael.com, kterou jsme pro vás připravili. Pokud si nejste jisti a potřebujete nápovědu, čtěte prosím dál a následujte instrukce.

Přeposílání doručené pošty

Aby Lamael mohl načíst vaši doručenou poštu, nastavte si její přeposílání na adresu mailbox@lamael.com.

Jděte do svého Gmail účtu a klikněte na zubaté kolečko „Nastavení“ v pravém horním rohu.

Klikněte na tlačítko „Zobrazit všechna nastavení“.

Klikněte na záložku „Přeposílání a protokol POP/IMAP“

Klikněte na tlačítko „Přidat adresu pro přeposílání“.

Zadejte adresu mailbox@lamael.com a potvrďte tlačítkem „Další“.

Potvrďte přeposílání kliknutím na tlačítko „Pokračovat“.

Gmail vás informuje o tom, že na vaši adresu byl zaslán e-mail pro potvrzení.

Potvrďte dialog tlačítkem OK.

Ve svém účtu v Lamaelu přejděte do agendy E-maily a počkejte, až vám bude e-mail doručen.

Otevřete e-mail a zkopírujte si potvrzovací kód.

Vraťte se do svého Gmail účtu do Nastavení – Přeposílání a protokol POP/IMAP, zadejte potvrzovací kód a potvrďte kliknutím na tlačítko „Ověřit“.

Klikněte na přepínač „Přeposlat kopii příchozí pošty na adresu“ a pak klikněte dole na tlačítko „Uložit změny“.

Tímto jste nastavili přeposílání vaší doručené pošty z Gmailu do Lamaelu.

Nyní ještě nastavíme přeposílání vaší odeslané pošty.

Přeposílání odeslané pošty

Aby Lamael mohl načíst vaši odeslanou poštu, je třeba ji přeposlat na adresu mailbox@lamael.com.

Gmail sám o sobě nenabízí možnost automaticky přeposílat odeslanou poštu a tak máte dvě možnosti.

a) Pokud chcete do Lamaelu načíst jen vybrané důležité zprávy, odešlete je ve skryté kopii na výše uvedenou adresu.

b) Pokud chcete do Lamaelu načíst veškerou odeslanou poštu, nainstalujte si doplněk, který automatické přeposílání zajistí. Hledejte doplňky podle klíčových slov Auto BCC for Gmail.

Můžeme vám například doporučit doplněk Auto BCC for Gmail by cloudHQ pro prohlížeč Chrome. Zde je pro ilustraci screenshot.

Případně druhý podobný doplněk Auto BCC for Gmail a níže screenshot.

Jak používat Auto BCC for Gmail by cloudHQ do vašeho Gmailového účtu: 

Klikněte na odkaz pro Auto BCC for Gmail by cloudHQ.  

Zde klikněte na modré tlačítko Přidat do Chromu 

Jak se Vám rozšíření do Chrome nainstaluje, otevřete si svého Gmailového klienta. Zde klikněte na symbol dopisu nad vašimi emaily v záložce Doručená pošta: 

Klikněte na Add new role: 

V druhé kolonce vyberte to anyone:

pokud chcete do Lamaelu přeposílat jen některé emaily, zadejte to only these recipients: 

Do kolonky doplňte kontakty na vaše zákazníky, klienty a obchodní partnery, jejichž maily chcete přeposílat do Lamaelu. 

V kolonce then automatically vyberte možnost Bcc a doplňte email mailbox@lamael.com 

Uložte kliknutím na Save Rule. A je hotovo! Nyní vidíte tabulku se všemi Bcc pravidly. 

Pokud nyní napíšete v emailu adresu někoho z vašich kontaktů, které jste si nastavili, doplní se email mailbox@lamael.com a tím se automaticky přepošle do Lamaelu.  

 Zadáte:

 Vyjede:

 Lamael je nyní připraven zpracovat a zatřídit vaši příchozí i odchozí poštu z Gmailu.

Jak pracujeme s vašimi e-maily

Vaše e-maily přeposlané na adresu mailbox@lamael.com postupně načítáme z fronty tak, jak přicházejí. Přijatý e-mail se objeví ve vašem účtu v Lamaelu zpravidla do jedné minuty.

Podle nastavení vašeho účtu rozhodneme, zda přijatý e-mail načíst nebo zahodit. Pokud máte nastavené načítání e-mailů jen pro kontakty, které máte v databázi kontaktů, tak opravdu načítáme jen e-maily, které vám odeslaly vaše kontakty, a emaily, která jste vy odeslali vašim kontaktům. Ostatní e-maily zahazujeme. Děláme to proto, aby váš účet nebyl zahlcen zbytečným smetím a spamem.

V každém případě, váš e-mail, doručený na adresu mailbox@lamael.com, je ve frontě zpracován a ze schránky mailbox@lamael.com odstraněn.

The post Krok za krokem: Jak nastavit přeposílání pošty z Gmailu – Lamael appeared first on Lamael.

Proto si nyní povíme několik pravidel, rad a tipů, jak být na home office co nejvíce produktivní.

Pravidelnost, pevný rozvrh, rituály

Je důležité držet si řád. Nemusíme dojíždět hodinu do práce, stresovat se kvůli dopravě či zapomenutým klíčům, je ale dobré dodržovat určitý řád a v lecčem se chovat, jako bychom normálně vstávali do práce. Ke správné spánkově-vstávací hygieně tedy patří vstávat ve stejnou hodinu, ustlat si postel a po ranní hygieně a snídani se obléct jako do práce.

Župan může být pohodlný, ale náš mozek funguje na základě naučených vzorců a většina z nás bohužel (bohudík) do práce v županu nechodí. Pro svou efektivitu i pro případný videohovor je lepší se upravit, a vzít si na sebe oblečení, jako bychom měli jet do kanceláře na meeting.

Dalším důležitým bodem je mít doma místo, kde se věnujeme práci. Jistě každý nemáme kancelář, ložnici, obývák a x dalších místností, ale stačí si vyhradit alespoň pracovní křeslo a stolek. Na takovém místě pak určitě nehrát, ani se nedívat na filmy. Stejně tak na tomto místě nejíst. Pro každou aktivitu si vyhraďte jiné místo v bytě, pokud můžete a snažte se toto rozdělení dodržovat.

Socializace

Ať už jsme více či méně extrovertní, je podstatné udržet styk s kolegy. V rámci provázání s prvním bodem je dobré dělat pravidelné skupinové videokonference.

Podobně jako je v praxi obchodních firem obvyklé dělat ranní meetingy, kdy si všichni poví, co je během dne čeká a jaké mají cíle, je praktické dělat stejnou věc i u firem, kde většina lidí stráví celý pracovní den u psaní kódu nebo hledání chyb v programu. Začít tak den skupinovým videohovorem, u kterého se všichni pozdraví, řeknou si, co a jak a vypijí si kávu nebo čaj je ideální alternativou ranního meetingu.

Nadále je důležité zůstat v kontaktu, psát si reporty, občas si zavolat, koordinovat společně projekty či si jen dát vědět, že vše běží podle plánu. Člověk by na home office zkrátka neměl získat pocit izolace.

Přestávky

Domácí prostředí uspává. Člověk vydrží být efektivní nějakou dobu, mozek ale ocení chvíli volna. Ideální je spojit pravidelné přestávky s čerstvým vzduchem, vyjít na chvíli na balkon nebo si udělat drobnou procházku pro něco do obchodu. I v době karantény lze udělat kratší procházku v roušce, aniž byste se čehokoliv dotýkali. (Opatrnější a zodpovědnější z nás si pro jistotu vezmou pro venkovní dveře nebo nákup rukavice)

Důležitost pracovního prostředí

Upravte si svou kancelář. Udělejte si hezky přehledné prostředí, rozvrhněte si místa na notebook, poznámkový blok, telefon (telefony) a hrnek s kávou či čajem. Nedopusťte, aby vznikl nepořádek, který vás rozhodí a usnadní prokrastinace. Experimentujte. Před lákavým pohodlím zvolte raději nepohodlí. Seďte na židli, která vás donutí sedět rovně, namísto povalování na gauči.

Nebo zkuste nějaký prostor u sebe doma použít jako standing desk. Jinými slovy zvolte si pro práci plochu, kam postavíte svůj notebook a budete muset při práci na něm stát. Jedná se o metodu, která tak snadno nedovolí tělu zvolnit a umožní to lepší soustředění.

Sportujte

Jste doma a nemůžete si jít ani ven zaběhat. Ve většině měst je nyní nemyslitelné vyjít bez roušky, takže sportovní aktivity musíte omezit na doma. Pokud patříte mezi ty šťastnější a máte doma činky či jiné pomůcky na cvičení, rozhodně to usnadní situaci, pokud ne, donuťte se aspoň k základním cvikům.

Absence chození do práce a na nákup znamená, že tělo nemá už ani tak potřebnou, obyčejnou chůzi, bez které se správně neokysličuje mozek a dochází ke snižování efektivity. Věnujte každý den 30 minut cvičení a uvidíte, obzvlášť v kombinaci s ranní studenou sprchou, že vaše pracovní flow bude mnohem lepší.

Používejte Lamael

Chcete si dobře organizovat svůj čas? Mít přehled, na čem trávíte kolik času a zda se vám daří být efektivní? To vše v kombinaci s koordinací práce s ostatními kolegy nelze dnes již jinak než přes Lamael. Ať už jste v korporátu nebo pracujete jako freelancer, můžete zkusit zdarma naší zkušební verzi a naučit se používat během dlouhých dní v karanténě něco nového.

The post Jak na home office při karanténě appeared first on Lamael.

The post Jak myTimi používá Lamael – Lamael appeared first on Lamael.

Znáte ten pocit, když víte, že jste si někam zapsali důležitou poznámku, někde to určitě musí být, ale vy to nemůžete najít? Zrovna teď, když to nutně potřebujete! Nebo jste zahlceni papírky s různými hesly a říkáte si: „Co jsem tím asi myslel?“

V lepším případě je u poznámky aspoň datum a vy tak můžete vypátrat souvislosti, třeba podle e-mailů nebo aktivit v kalendáři. To vše vám ale bere čas, který byste měli věnovat práci, rozvoji své firmy nebo odpočinku. Takže s těmi papírky rozházenými všude okolo pojďme zatočit a uděláme si pořádek.

Organizace poznámek

Velkým úskalím „papírkové metody“ je organizace. Papírky drží na svém místě jen omezenou dobu a často se stane, že se promíchají a vytvoří tak nepřehlednou změť poznámek, ve které už se nikdo nikdy nevyzná. Něco v té hromadě najít, zabere spoustu času. Občas něco omylem vyhodíme a důležitá informace je pryč navždy. Jak vidíte, poznámky na papíru jsou dost nešikovný způsob uchovávání informací.

Dalším problémem poznámek na papíru bývá, že jsou všude. Něco máme na stole, něco v šuplíku, něco doma, něco v tašce a něco v kanceláři. To není situace, ve které by bylo snadné něco dohledat.

Základem organizace informací je dostat všechny poznámky na jedno místo. Představte si, že všechno co víte, máte na jednom jediném místě a že to kdykoliv ihned najdete. No není to úžasné?

Sdílení poznámek

Jak se vám daří vaše poznámky komunikovat dál? Kolegům, spolupracovníkům, dodavatelům atd.? Ať se snažíte jak chcete, občas nějaká informace nedorazí včas na místo určení. Stalo se vám to někdy? Vsadím se, že ano. A to i pokud jste velmi pořádní a důslední.

Problém papíru je, že může být v jeden čas jen na jednom místě. Pokud má informaci vidět víc lidí, museli by se k papírku nějak dostat. Třeba jednou za týden na poradě nebo na nástěnce? Na to zapomeňte! Život a business dnes běží mnohem rychleji a za týden uteče hodně vody.

Takže co s tím? Přepsat z papíru do e-mailu? Nebo naskenovat a poslat? Tohle je práce pro osla. S tím opravdu nebudete chtít ztrácet čas.

Vyhledání poznámek

Pokud mi má informace sloužit, tak ji hlavně musím včas najít. Nestačí to mít někde založené. Kolikrát jste si nějaký výstřižek nebo stránku z časopisu založili, a už nikdy jste to nevyndali z pořadače? Já měl takových pořadačů plnou skříň. A ještě jsem ji během let několikrát stěhoval! Na nic.

V době "kamenné", kdy bylo informací málo a přicházely pomalu, kdy počítače uměly jen písmenka, byly papírové pořadače fajn. Dnes už je to out. Přejděte s důvěrou do 21. století.

Uložte si poznámky elektronicky, dobře je pojmenujte a nebo jim dejte štítky. Cokoli najdete během pár vteřin. Jako na Google. I to sdílení s kolegy pak bude jednodušší. Tedy aspoň v Lamaelu to tak funguje, ale o tom až později.

Poznámky k projektům

Poznámky můžete mít na jedné hromadě a díky štítkům se v nich perfektě vyznat. Dnes máme mnoho alternativ, jak si vše zapisovat na jedno místo, třeba do telefonu. To je celkem praktické, ale neřeší to provázanost vašich poznámek s konkrétními projekty.

Projekt je takový malý svět. Úkoly, termíny, kontakty a informace vztahující se k jedné věci. Pro maximální produktivitu je dobré se ničím nezoptylovat, ani hledáním a zbytečnou komunikací. Proto chceme mít k projektu všechno na jednom místě. Když na projektu intenzívně pracujeme, chceme být odstíněni od okolních ruchů. Proto dává smysl, mít poznámky přímo u projektů. I to sdílení s kolegy je pak jednodušší. Nemusíte vlastně nic sdílet. Ono to na projektu prostě už je a všichni to vidí.

Co dělá z obyčejných poznámek ty „chytré“?

• přehlednost
• stručnost
• systém
• kontext
• provázanost
• aktuálnost
• dohledatelnost

Pryč se šanony

Sám jsem dlouho hledal systém, jak si organizovat informace. Jsem hodně pořádný člověk a rád mám vše na svém místě. A tak jsem měl opravdu hodně šanonů, každý na něco jiného, a v nich takové ty igelitové kapsy na papíry A4. Měl jsem v tom dokonalý pořádek ale popravdě, nikdy jsem tam ty informace už nehledal. A proč? Protože pracuju na více místech a často jsem neměl šanony u sebe. A taky jsem neměl čas to prohledávat. Prostě šanon byl podle mě dobrý tak na archivaci. Dnes už ani to ne.

Chytrý systém na poznámky

Poznámky, to je speciální kategorie informací. Vznikají stále nové, mají platnost v čase a brzy mohou zastarat. Často jsou tam ale poklady, nápady na budoucí projekty, kousky obsahu, zárodky článků, atd. Tohle je opravdu škoda ztratit a nebo zahrabat a už nikdy nevynést na světlo.

Jediná funkční možnost jak je uchovávat je elektronicky. V elektronických poznámkách si můžete udělat kategorie, štítky, rozlišit pracovní a soukromé, nebo používat barvy pro větší přehlednost. Elektronické poznámky můžete editovat a snadno tak dále rozvíjet a třídit své myšlenky. Žádné přepisování papírků.

Velkou vychytávkou je sdílení poznámek v teamu nebo na projektu. Všichni vědí, co se řešilo na poradě, jaké jsou aktuální požadavky, novinky a nebo co je třeba udělat. A nebo taková elektronická firemní nástěnka, to je něco!

Pomocí fulltextového hledání najdete cokoli během okamžiku. Pokud si tedy zapíšete vždy a vše důležité na jedno místo, již se vám nestane, že byste ztráceli čas hledáním. Doba lepících papírků již skončila.

Udělejte si pořádek ještě dnes

Nemusíte čekat na to, až vám papírový či elektronický chaos přeroste přes hlavu. Pořádek v informacích si můžete udělat ještě dnes. Tady máte návod v pár krocích. Budete překvapeni, jak snadno a rychle to zvládnete.

1. Shromážděte veškeré informace na jedno místo. Papírky na stůl, soubory na plochu nebo do pracovní složky.
2. Ihned vyhoďte vše, co nepotřebujete a buďte nekompromisní. To vám ušetří spoustu práce a času s budoucím tříděním a zadáváním.
3. Papírky si dejte na hromádky podle druhu, určitě k sobě nějak patří. Minimálně to rozdělte na osobní a pracovní.
4. Soubory rozdělte do složek dle druhu nebo projektu.
5. Založte si zdarma účet v Lamaelu.
6. Důležité papírky přepište do elektronických poznámek a zahoďte papírky.
7. Důležité soubory přeneste na jedno místo do souborů a dejte jim štítky. Tohle umí Lamael automaticky při hromadném nahrání souborů. Proto jste soubory rozdělovali do složek.

Lamael si založíte zdarma zde:

The post Chytré poznámky – Lamael appeared first on Lamael.

• Strengths – silné stránky
• Weaknesses – slabé stránky
• Opportunities – příležitosti
• Threats – hrozby

Tato slova tvoří zkratku SWOT, což je snad nejuniverzálnější analytická technika používaná pro zmapování a zhodnocení faktorů ovlivňujících úspěšnost vašeho podnikání. Pokud začínáte s podnikáním nebo potřebujete najít efektivnější cesty pro vaši firmu, tato analýza vám dá potřebné informace.

SWOT analýza vás posouvá blíž k vašemu cíli. Jak?

• zhodnotí vliv vnějších (např. stav ekonomiky) a vnitřních faktorů (např. komunikace mezi zaměstnanci)
• jasně poukáže na silné i slabé stránky. Na silných stránkách lze dobře budovat jakoukoli strategii krátkodobou i dlouhodobou. Slabé stránky vám ukazují, co je třeba zlepšit, co dosud možná podceňujete nebo jaké jsou vaše rezervy
• příležitosti vás nabádají, kudy ještě vpřed a hrozby vás varují před možnými komplikacemi a riziky

SWOT analýza vám poskytne praktické rady do začátku podnikání. Na co si dát pozor, jaká je vaše konkurence, zhodnotí tržní prostředí i předpokládané chování zákazníků. Vy můžete první podnikatelské kroky lépe nasměrovat k vašim cílům případně se vyvarovat chyb. Na základě výsledků můžete přesněji definovat a seřadit své cíle z hlediska priorit vašeho podnikání.

Pokud už máte prosperující firmu, pomůže vám nalézt nové prodejní kanály nebo poukáže na slabé stránky, které jste možná pro samou práci na chvíli přehlédli.

SWOT analýza predikuje, zhodnocuje a směřuje konkrétní kroky vašeho podnikání. Díky rychlé analýze si snadno utřídíte myšlenky a na základě vyhodnocení získáte jasný přehled o aktuálním stavu vašeho podnikání a zároveň o možných řešeních, což je to nejcennější, co lze získat.

Jak vytvořit SWOT analýzu?

Potřebujete tužku a list papíru. Ten si rozdělíte na čtyři kvadranty:

1. do levé poloviny se zaznamenávají faktory, které mají na vaše podnikání pozitivní dopad, – silné stránky, v kvadrantu pod nimi jsou příležitosti
2. pravá část naopak zobrazuje negativní skutečnosti – slabé stránky, v kvadrantu pod nimi jsou hrozby
3. horní oddíl mapuje faktory interní (vnitřní) povahy, které můžete ovlivnit
4. dolní oddíl zahrnuje externí (vnější) vlivy makroprostředí (ekonomické, legislativní, sociálně-kulturní) a mikroprostředí (zákazníci, konkurence, dodavatelé, veřejnost), které se ovlivňují jen těžko

Smart řešení SWOT analýzy

Návod na vytvoření SWOT analýzy vám přináší Lamael – náš cloudový informační systém. No a protože Lamael se snaží vždy ušetřit čas a usnadnit práci, přinesl vám formuláře elektronické, stačí je jen vyplnit a je to. Přímo ve vašem mobilu nebo počítači je možné si prostřednictvím odkazu stáhnout jednoduchou interaktivní tabulku, kterou vyplníte a velmi efektivně tak zhodnotíte aktuální stav vašeho podnikání. Netřeba shánět tužku, papír a tabulky ručně patlat třeba v Excelu.

Interaktivní tabulky pro SWOT analýzu stahujte ZDE!

SWOT analýzu máte hotovou. A co teď?

Teď když už víte, co je pro vás priorita a čemu se budete věnovat, je třeba si zorganizovat práci a zbavit se operativy, abyste měli čas tvořit své sny. Pokud to totiž neuděláte, k naplnění vyšich vizí asi jen tak nedojde. Tak pojďme do toho.

Já jsem s tím bojoval taky a dokud jsem si neudělal pořádek, většinu mého času sežraly provozní záležitosti. A protože už jsem to nemohl vydržet a nastal čas na změnu, vytvořil jsem na to systém. Jmenuje se Lamael a pomáhá mi každý den. Provozní záležitosti řeší z velké části za mě.

Lamael obsahuje vše, co potřebuji pro řízení firmy. Vše na jednom místě a na pár kliknutí. Svou firmu mám prakticky v kapse, třeba na mobilu a všude s sebou. Chcete to mít také tak? Pak vyzkoušejte Lamael pro sé podnikání a zaregistrujte se zdarma zde. Stačí kliknout

The post SWOT analýza – proč je základem úspěšného podnikání? – Lamael appeared first on Lamael.

Na začátku to pro mě byla hlavně zajímavá výzva. V naší firmě jsme navrhovali již mnoho programů, jako jsou například pokladní systémy, ale i technologie pro automatizaci čerpacích stanic, které mají za úkol lidem usnadňovat každodenní práci. A tak jsem si řekl, proč nezkusit i systém, který by usnadňoval vedení malých firem?

Při vývoji systému Lamael jsem se zaměřil především na to, abych pomohl nastolit v naší firmě nějaký řád a přemoci tak všudypřítomný chaos. To obnášelo evidenci práce jednotlivých zaměstnanců, sledování konkrétních úkolů včetně jejich plnění, přehled kontaktů a další náležitosti.

Po dalších 4500 hodinách usilovné práce vznikl Lamael. Uživatelsky jednoduchý nástroj pro řízení kanceláře vycházející přímo z každodenní praxe. Při jeho vytváření jsem vycházel nejen z problémů menších firem, ale také zkušeností s vývojem ostatních softwarů.

Lamael je CRM cloudový systém, který můžete používat na veškerém zařízení, postačí vám jen prohlížeč a připojení k internetu. Lehce si tak třeba i na cestách zkontrolujete důležité termíny či zadáte úkoly svým zaměstnancům. A můžete vidět práci svých zaměstnanců i tehdy, když zrovna nejste v kanceláři. Nad vším tak máte neustálý dohled.

Možná si říkáte, že takový systém je jen pro ty, kteří dobře rozumějí počítačům a podobným softwarům. Není tomu tak. Lamael je velmi intuitivní, snadno se ovládá, dobře se v něm hledá, lehce se do něho vkládají dokumenty či poznámky. Naučíte se s ním na pár kliknutí.

A finální verze Lamaelu toho umí ještě mnohem více:
• díky němu dokážete vyhodnotit, zda je vhodné brát další práci, nebo už má vaše firma plnou kapacitu
• neuteče vám ani minuta, kterou je třeba vyfakturovat
• všechny kontakty systém sdružuje na jednom místě
• není nutné hledat vše v papírových dokumentech
• můžete si zapisovat poznámky, které vás zrovna napadnou
• není potřeba zaměstnávat účetní, Lamael umí generovat faktury a uchovávat je
• členové týmu jsou stále k dispozici prostřednictvím chatu
• vaše data jsou v bezpečí a pravidelně zálohována

Lamael byl původně vytvořen pro mou vlastní firmu. Když jsem ho však ukázal svým známých či klientům, zaujal je natolik, že ho brzy zavedli i ve svých firmách. Například jedna má známá, která dlouho bojovala s organizací své advokátní kanceláře. Díky Lamaelu vyřešila většinu problémů, ubylo jí papírování a má více času na samotné řešení případů.

Žádný software ale není nikdy natolik hotový, aby se na něm nedalo dál pracovat. A tak i Lamael stále vylepšuji, přidávám nové funkce a tak jako každému svému systémovému dítku mu dávám šanci dál růst.

Pokud i vy řešíte některý z těchto problémů, vyzkoušejte systém Lamael.

A kdo jsem? Mé jméno je Martin Pavlík, jsem zakladatel a majitel firmy QUITEC s.r.o., která se zabývá vývojem nových technologií. Ty by podle mého názoru měly především zjednodušovat život, ale i práci. A přesně takový je i Lamael.

[thrive_link color=’orange‘ link=’https://app.lamael.com/register‘ target=’_blank‘ size=’medium‘ align=“]Založit účet ZDARMA[/thrive_link]

The post Jak ušetřit svoje nervy a peníze? – Lamael appeared first on Lamael.

Na získání nového kontaktu jste vynaložili velké peníze. Zaplatili jste za reklamu a jen zlomek lidí, kteří reklamu viděli se staly vašimi kontakty. Možná jste se účastnili konference či networkingové schůzky a to vás stálo to nejcennější, váš osobní čas. Pokud získaný kontakt nevyužijete, dělali jste to všechno zbytečně. Vyhazujete peníze oknem.

Nový kontakt nenakoupí

Ano, je to tak. Nový kontakt většinou není připraven u vás hned nakoupit. Viděl vás poprvé, a často také naposledy. S novým kontaketem je třeba systematicky komunikovat, předávat mu hodnotný obsah, vzbudit jeho zájem, touhu, ukázat mu svůj přínos právě pro něj a řešení jeho problému. Většina podnikatelů a firem ale s kontakty takto nepracuje a tak přichází o 90% svých možných prodejů. Jste mezi nimi?

Zacházíte s vašimi kontakty skutečně efektivně a nebo je necháte zmizet v propadlišti zapomnění? Schválně, kde máte vizitky z poslední schůzky? A co maily, ztrácíte čas vyhledáváním kontaktů v přijaté poště?

Staňte se mistrem kontaktů

Dost bylo zbytečné práce! Zkuste věnovat trochu času shromáždění kontaktů na jedno místo. Ano, bude to nějakou dobu trvat, než projdete veškeré vizitky, maily, faktury, dodací listy, papírky po kapsách i v diářích a něco už možná nenávratně zmizelo v pračce či v koši na odpadky. Nevadí. Nyní se stáváte mistrem v práci s kontakty, což vám výrazně zrychlí komunikaci a zefektivní chod firmy. Systematická práce s kontakty je důležitá, jak pro vás osobně, tak pro chod celé firmy. Proč?

Každý kontakt je cenný a užitečný. Když ne ihned, dost možná v budoucnu. A hlavně, kontakty generují zisk. I přes rychlost moderní doby a virtuální vymoženosti stále platí, že nejlepší je osobní kontakt a skutečný osobní zájem. Váš zákazník, klient či spolupracovník si nejvíce cení toho, že si ho pamatujete a přesně víte, kdy jste spolu mluvili naposledy a o čem jste se bavili. Tím, mimo jiné, získáte výhodu oproti ostatním.

Jak efektivně pracovat s kontakty?

• shromážděte veškeré kontakty na jednom místě
• rozdělte je do kategorií (klient, dodavatel, odběratel, zájemce, …)
• ke každému kontaktu si zapište poznámky, o co měl zájem, kdy jste se setkali, …
• vytvořte si systém – databázi kontaktů
• databázi udržujte živou – zapisujte vše aktuální včetně poslední schůzky

Vytvořte si databázi kontaktů

Kontakty v šuplíku nebo v e-mailech vám nic nevydělají. Potřebujete systém. Systematická a aktuální databáze kontaktů je pro každou firmu základem, ze kterého se dá těžit neustále. Opravdu velmi důležité je, aby databáze byla aktuální, systematická a u každého kontaktu byl záznam o aktivitách, poslední schůzce a co bylo jejím obsahem. I kdybyste na to byli sami, nebudete si všechny vaše kontakty a schůzky pamatovat. Pokud máte team, bez efektivního sdílení kontaktů a obchodních informací se neobejdete.

Nechte to na lamu

Lamael vám přichází na pomoc se systematickým, přehledným a jednoduše ovladatelným řešením. Agenda „Kontakty“ vám poskytne prostor pro vytvoření jednoduché a systematické databáze, kterou můžete mít kdykoli po ruce v mobilu nebo na PC.

Zaznamenaný kontakt si zařaďte do kategorie, dejte mu štítek, abyste věděli, jaký druh kontaktu to je. Vše důležité si zapište do poznámky, kterou máte přímo u kontaktu. Také si tam můžete zapisovat kdy jste se sešli a co bylo předmětem setkání. Velmi šikovné je zapisovat si vždy datum a obsah poslední schůzky.

Máte k dispozici celou historii komunikace a kdykoli se k ní můžete vrátit a jste tzv. v obraze. To se hodí zejména u kontaktů, které máte do budoucna nebo v zásobě. Co je nejdůležitější, zapište si vždy, na čem jste se dohodli a co jste slíbili. Nemůže se tak stát, že byste v pracovním zápalu na něco zapomněli.

Informace o kontaktech můžete sdílet i s celým teamem a nemusíte posílat zápisy nikomu zvlášť. Vše je tak přehledně na jednom místě.

Založte si účet zdarma na 30 dní ještě dnes!

[thrive_link color=’orange‘ link=’https://app.lamael.com/register‘ target=’_blank‘ size=’medium‘ align=“]Založit účet ZDARMA[/thrive_link]

The post Kolik vás stojí ztracený kontakt? – Lamael appeared first on Lamael.

The post Jak si jednoduše zorganizovat pracovní týden? – Lamael appeared first on Lamael.

Customer Relationship Management, tedy řízení vztahu se zákazníky. Je to dosti sofistikovaný, automatizovaný a promyšlený způsob, jak pracovat se zákazníky. Cílem je zvýšit pravděpodobnost získání a udržení zákazníka. V dnešní době, kdy skloňujeme sousloví „práce s kontakty“ téměř na každém našem podnikatelském kroku, je to učiněný poklad. Každý opravdu hodnotný poklad má i svůj příběh. Jaký je tedy příběh vzniku CRM?

Víte, kdy poprvé historie zaznamenala pokusy o CRM? Bylo to již v 80. letech 20. století, kdy se začaly objevovat pokusy o systematickou evidenci a zpracování dat o klientech, zákaznících, odběratelích apod. Tehdy se tomu říkalo databázový marketing a lze ho považovat za takového předchůdce CRM. Už v této době zaznamenáváme počínající snahu o propojení marketingu, obchodu a výroby. V principu jde o systematické a přehledné uspořádání kontaktů a jejich roztřídění. Stále však jen v náznacích.

V roce 1987 slaví úspěch systém ACT – Activity Control Technology, později Automated Contact Tracking. Firma Conductor Software vyvinula aplikaci pro podporu správy kontaktů, uchovávání informací, možnosti základního provázání kontaktů, schůzek a editace textu formou poznámek. Tento software pro správu kontaktů je postupem času s narůstající výrobou během 90. let doplňován o nové a nové funkce a vzniká Sales Force Automation (SFA). Jedná se o nový typ informačních systémů. Přehledně uspořádané kontakty již nestačí. Nyní je třeba automatizace procesů spojených se zákazníkem. Tedy kdo, kdy, jak, co a za kolik? Tím se obchodníci stávají efektivnější, protože lépe cílí na to, co zákazník skutečně chce. V tak velkém množství nabídky, která se v 90. letech rozmohla, je to velmi chytré a efektivní řešení vedoucí k zisku a efektivní výrobě. Z náznaků provázanosti marketingu, obchodu a podeje se již stává realita v podobě plně funkčních systémů. Ohromný objem výroby začíná dostávat smysluplné kontury, které tvoří zaměření se na poptávku a potřeby koncového zákazníka.

Kdy se CRM opravdu zrodilo?

Zhruba od poloviny devadesátých let vznikají různé systémy, různě propracované a s různým názvoslovím. Kolem roku 1995 se názvosloví sjednocuje a zůstává označení CRM. Takže, jak jsme se k CRM dostali? Devadesátky byly ve znamení podpory výroby a mapování hlavních firemních procesů. Dále přichází na řadu uspokojování potřeb zákazníka a podpora prodejních procesů (SFA). Vzájemná integrita obojího nás dovedla až k prvním CRM systémům. Jejich upgrade probíhal nadále v oblasti marketingu, servisu a služeb obecně. S rozvojem marketingu jako samostatného oboru se i CRM systémy stávají propracovanější a lépe uspořádané. Nesmíme zapomenout ani na zásadní vliv internetu a tzv. e-businessu. Systémy na konci devadesátých let plně podporují všechny aktivity a komunikační kanály s klientem („Front office“ systémy).

Správné CRM umožňuje:

• sdílení informací, kontaktů, poznámek i aktivit = provázanost
• okamžité zaznamenávání kontaktů, záznamů, požadavků, aktualit = aktuálnost
• třídí kontakty (zákazníci, dodavatelé, spolupracovníci) = přehlednost
• uchovává veškeré informace o kontaktech a zákaznících efektivně a systematicky = struktura
• přehledně řadí a zaznamenává kontakty a související dokumenty i poznámky= efektivita
• je vizuálně přehledné a přístupné odkudkoli = dostupnost

Český CRM systém

Sami jsme dlouho hledali jednoduchý a přehledný nástroj na řízení firmy a obchodních procesů. Nacházeli jsme buď složité a nepřehledné aplikace, ve kterých jsme se ztráceli a nikdo je nechtěl používat, nebo naopak malé sexy aplikace, které toho ale moc neuměly. Abychom pokryli potřebu celé firmy, bylo třeba nasadit a propojit 5 až 10 malých aplikací. To přineslo ale problémy se žaškolováním lidí, správou účtů a jejich oprávněními, složité zálohování dat rozesetých na mnoha místech a díky tomu velmi problematické řešení bezpečnosti. Rozhodli jsme se, že touhle cestou zž dál nechceme jít. A tak jsme se v roce 2016 vrhli do vývoje vlastního systému. Stavěli jsme na našich zkušenostech s tvorbou informačních systémů od roku 1995, tedy více než 20 let. Tak postupně vznikl Lamael.

Systém Lamael je přesně takové CRMko, které hledáte. Je moderní, efektivní, systematické, jasné, jednoduché a hlídá termíny za vás. Umí provázat kontakty, sdílet poznámky, zápisky, dokumenty, oddělit pracovní plochy i různé projekty. Dokonce i s vystavením faktury si poradí. To, a ještě mnohem více si můžete vyzkoušet ještě dnes. Založte si účet zdarma bez závazku a máte 30 dnů na to, abyste proměnili své podnikání. Pak už je jen na vás, zda si Lamael vyberete jako svého každodenního pomocníka.

[thrive_link color=’orange‘ link=’https://app.lamael.com/registrace‘ target=’_blank‘ size=’big‘ align=“]Vyzkoušejte Lamael[/thrive_link]

The post CRM systém a jak to všechno začalo – Lamael appeared first on Lamael.