Hledáte ideální nástroj pro správu svých projektů? V našem článku se dozvíte klíčové informace o vybraných projektových nástrojích, které jsou oblíbené na českém trhu. Poskytneme vám detailní srovnání funkcí, uživatelské přívětivosti a integrace s dalšími aplikacemi. Zjistíte, jaký nástroj je ideální pro vaše specifické potřeby, ať už se jedná o malé projekty, nebo složité podnikové operace.

Ovládněte umění projektového managementu

Projektové nástroje jsou zásadní pro správné vedení a koordinaci týmů a projektů. Jejich základním využitím je projektové plánování, alokace zdrojů, řízení času a sledování výkonnosti, což je zásadní pro získání konkurenční výhody. Důležité aspekty projektových nástrojů zahrnují:

• Přehledné rozhraní pro snadnou orientaci.
• Flexibilní plánovací možnosti.
• Integraci s dalšími aplikacemi a platformami.
• Funkce pro sledování a reportování.
• Podporu týmové spolupráce a sdílení informací.

Organizujte, delegujte, spravujte: Používejte projektové nástroje jako profíci

Projektové nástroje se dají kategorizovat podle jejich primárních funkcí do několika hlavních skupin:

• Plánovací nástroje (Trello, Asana): Tyto nástroje jsou klíčové pro organizaci úkolů a aktivit. Umožňují delegovat a přiřazovat práci týmovým členům na jednom místě s využitím projektových úkolů, podúkolů, šablon, pracovních postupů, kalendářů a složek. Některé z nich nabízejí automatické plánování a zobrazení životního cyklu projektu, což usnadňuje práci projektového manažera​​.
• Kolaborativní nástroje (MS Teams, Slack): Hlavním účelem těchto nástrojů je interní komunikace a zjednodušení spolupráce v týmu. Umožňují sdílet informace, diskutovat o úkolech a udržovat spojení mezi členy týmu, ať už jsou v kanceláři nebo pracují na dálku. Zatímco tyto platformy samy o sobě neobsahují rozsáhlé funkce pro správu projektů, jejich síla spočívá ve schopnosti integrovat se s širokým spektrem projektových nástrojů. O tom, jak na efektivní online komunikaci jsme psali v jednom z našich blogových článků.
• Nástroje pro správu dokumentů (Google Drive, Share Point): Tyto nástroje jsou užitečné při práci na různých projektech, kde mohou vzniknout chyby. Nabízejí funkce jako úpravy souborů, verzování a ukládání, které mohou pomoci předcházet takovým chybám​​.
• Sledovací a reportingové nástroje (Jira, Monday): Obvykle zahrnují funkce pro sledování výkonnosti a pokroku projektů, generování reportů a analýz.

Jaké faktory je třeba vzít při výběru nástroje v úvahu?

Vybrat ten správný projektový nástroj může být jako hledat jehlu v kupce sena. Ale žádné obavy, máme pro vás několik tipů, na co se při výběru ideálního pomocníka pro vaše projekty zaměřit.

• Cena: Při výběru musíte chtě nechtě zohlednit váš rozpočet a potřeby. Různí poskytovatelé cílí na různě velké firmy a nabízí rozdílné funkce a cenové hladiny. Měli byste hledat takový nástroj, který poskytuje nejlepší poměr ceny a výkonu pro vaše specifické potřeby.
• Funkce spolupráce: Efektivní spolupráce a komunikace v rámci týmu a mezi týmy je klíčová. Nástroj by měl nabízet funkce jako chat nebo sdílení souborů a informací v reálném čase, aby podpořil týmovou spolupráci.
• Mobilní dostupnost: V dnešní době je důležité, aby byl nástroj kompatibilní s mobilními zařízeními a umožňoval efektivní práci i mimo tradiční počítačové pracovní prostředí. Vyhledávejte aplikace, které jsou optimalizované pro menší zařízení a umožňují i offline práci.
• Uživatelskou přívětivost: Jednoduché a intuitivní uživatelské rozhraní usnadní zaměstnancům využívání všech funkcí aplikace. Rozhraní by mělo být strukturované tak, aby bylo snadné ho pochopit a používat.
• Funkce vytváření přehledů a analýz: Nástroj by měl umožňovat generování přehledných grafů a analýz pro sledování pokroku a klíčových ukazatelů výkonu projektů.
• Integrační schopnosti: Je důležité, aby se nástroj dal snadno integrovat s dalšími nástroji a aplikacemi, které ve vaší firmě používáte, jako jsou ERP systémy, nástroje pro správu dokumentů, fakturační systémy apod.
• Možnosti přizpůsobení: Každý projekt je unikátní a vyžaduje specifické funkce. Vyhledávejte software, který nabízí možnosti přizpůsobení a konfigurace, aby vyhovoval různým potřebám projektů a týmů.

Příkladem efektivity projektových nástrojů je případová studie společnosti TK Servis Technology, která implementovala nástroj Lamael. Tento nástroj jí umožnil snížit čas strávený administrativou z 4–10 hodin týdně na pouhou hodinu a zároveň ušetřil desítky tisíc korun měsíčně na správě faktur a dokladů. Lamael výrazně zvýšil efektivitu a přehlednost v řízení rozsáhlých projektů, což přispělo k výraznému zlepšení celkového fungování firmy.

Tip: Víte, proč pro svůj byznys potřebujete aplikaci pro řízení projektů i týmů?

Zbavte se chaosu v projektech

Jak už jsme naznačili, výběr správného nástroje pro řízení projektů může být docela zapeklitý úkol. Pro zjednodušení pro vás máme jednoduchá vodítka, která vám pomůžou. Stačí, když budete při výběru ideálního softwaru pro řízení projektů postupovat podle následujícího návodu:

• Určete potřeby vaší firmy: Nejprve identifikujte klíčové požadavky vaší firmy na nástroj projektového řízení. Zvažte velikost vašeho týmu, počet a typ projektů, které budete spravovat, a specifické funkce, které potřebujete. Tento krok je základem pro výběr vhodného řešení.
• Sestavte seznam požadavků: Vytvořte seznam funkcí, které považujete za nezbytné a žádoucí. To vám pomůže zúžit možnosti a vybrat nástroj, který nejlépe odpovídá vašim potřebám.
• Stanovte rozpočet: Nastavte si rozpočet a cenový limit.
• Vyhodnoťte dostupná řešení: Porovnejte různé softwary podle kritérií, která jste si stanovili. Zohledněte faktory, jako jsou cena, uživatelská přívětivost, flexibilita, spolehlivost a integrace s dalšími aplikacemi a nástroji, které již ve vaší firmě používáte.
• Využijte bezplatné zkušební verze: Většina poskytovatelů nabízí možnost vyzkoušet si řešení zdarma po omezenou dobu. Tuto příležitost využijte k testování v praxi a ověření, zda nástroj splňuje vaše požadavky.
• Berte v potaz zpětnou vazbu: Přečtěte si recenze a hodnocení uživatelů z nezávislých zdrojů a diskuzních fór.
• Vyberte nástroj pro řízení projektů, který odpovídá specifickým potřebám vaší firmy a finančním možnostem.

Tip: Mohl by vás zajímat článek Skill set projektového manažera aneb bez čeho se jako projekťák prostě neobejdete.

Malé porovnání projektových nástrojů

Projektové řízení může být docela zábavné – když máte ten správný nástroj. A proto jsme pro vás vybrali několik známých hráčů v oblasti nástrojů pro správu projektů, které jsou dostupné na českém trhu. Každý z nich má své výhody a nevýhody, takže si můžete vybrat ten, který nejlépe vyhovuje potřebám vaší firmy nebo týmu.

1) Asana

Asana je software pro správu projektů založený na cloudových technologiích, který se soustředí na efektivní správu úkolů a podporu týmové spolupráce. Hlavním přínosem používání Asany je schopnost rozdělit cíle týmu na přehledné projekty a úkoly, a zároveň udržovat aktuální přehled o postupu v dosahování těchto cílů.

Výhody Asany:

• Rozšířená funkčnost: Asana je plná funkcí, což umožňuje uživatelům spravovat různé aspekty projektů a úkolů efektivně (např. vytváření a správa časových os, automatizace rutinních úkolů, sdílení souborů a dokumentů, kanbabové tabule apod.).
• Rozsáhlý seznam integrací: Umožňuje snadné propojení s dalšími nástroji a aplikacemi, což rozšiřuje možnosti správy projektů. Jedná se například o Slack, Google Drive, Google kalendář, automatizační nástroj jako Zapier apod.
• Podpora Agile a Scrum: Asana podporuje agilní metodiky, což je pro mnoho týmů klíčové.
• Organizované a intuitivní uživatelské rozhraní: Uživatelé ocení přehlednost a snadnou orientaci v softwaru.

Nevýhody Asany:

• Pokročilé bezpečnostní nástroje jsou k dispozici pouze v Enterprise plánu: Firmy, které hledají vyšší úroveň zabezpečení, můžou být v případě, že nejsou ochotné investovat prostředky do nejdražšího plánu, více ohrožené.
• Mobilní aplikace potřebuje vylepšení: Uživatelé mobilní aplikace mohou narazit na omezení nebo nepříjemnosti, jako jsou dlouhé doby načítání, obtížné použití některých funkcí nebo problémy s výkonem a stabilitou, a to zejména při práci s rozsáhlými projekty.
• Omezené sledování času v nižších plánech: Přestože Asana nabízí funkce sledování času, jsou dostupné pouze ve vyšších úrovních plánů, jako jsou Business a Enterprise. Uživatelé s plány Basic a Premium tedy nemají přístup k těmto pokročilým funkcím sledování času, které jsou dostupné pouze v plánech Business a Enterprise. Toto omezení může být problémem pro týmy, které vyžadují detailní sledování a reportování času stráveného na projektech.

Pro koho je Asana vhodná?

Asana je vhodná pro týmy, které hledají komplexní řešení správy projektů s širokým spektrem funkcí a integrací. Nabízí komplexní řešení správy projektů s bohatým spektrem funkcí a integrací, což je výhodné pro týmy hledající rozšířené možnosti správy. Její flexibilita a snadná použitelnost ji činí vhodnou i pro menší projekty, které vyžadují efektivní a přehledné řízení.

Tip: Zjistěte, jak zadávat úkoly, aby je váš tým pochopil.

2) Trello

Trello se řadí mezi oblíbené aplikace, které zjednodušují správu a plánování osobních i týmových projektů. Je široce využitelné v různých oblastech a pro jeho používání je potřeba pouze internetové připojení. Jako cloudová služba je Trello vhodné pro řízení projektů ve stylu kanban. Skvělé je, že je jeho základní verze zdarma. Pokud byste chtěli využívat pokročilé funkce Trella v rámci vašeho projektového systému, budete muset uhradit roční poplatek.

Výhody Trella:

• Snadné použití: Trello je známé svým jednoduchým a intuitivním uživatelským rozhraním, což usnadňuje učení a přizpůsobení se novým uživatelům.
• Uživatelsky přívětivá mobilní aplikace: Nabízí výkonnou mobilní aplikaci, která umožňuje snadnou správu projektů na cestách.
• Rozšířená funkčnost v bezplatném plánu: Ve srovnání s konkurenty nabízí Trello v bezplatné verzi více funkcí, což je atraktivní pro uživatele s omezeným rozpočtem.
• Rozsáhlé možnosti automatizace: Trello umožňuje automatizaci různých úkolů a procesů, což zvyšuje efektivitu práce. Například můžete nastavit pravidlo, které automaticky přesune kartu do seznamu Hotovo a odstraní vás z ní, když dokončíte úkol. Dalším užitečným postupem je vytvoření tlačítka, které při jeho stisknutí automaticky řadí karty podle nastaveného termínu. Tato automatizace ušetří čas a pomáhá udržovat na tabuli pořádek.

Nevýhody Trella:

• Omezené nástroje pro reportování: Trello má omezené možnosti pro vytváření reportů a analýz, což může být nevýhodou pro komplexní projektové řízení.
• Není vhodné pro složité projekty: Pro velké projekty může být Trello méně vhodné kvůli omezeným možnostem správy a organizace (omezená zobrazení, nedostatek pokročilých funkcí jako sledování času a výzev při správě velkých projektů apod.).
• Přílišná závislost na kanbanových tabulích: Trello ve velké míře využívá kanbanové tabule, což může být limitující pro ty, kteří preferují jiné metody nebo potřebují více flexibilní přístupy k řízení projektů.

Pro koho je Trello vhodné?

Trello je vhodný nástroj především pro menší týmy, které hledají jednoduchý, vizuálně orientovaný nástroj pro řízení projektů ve stylu kanbanových tabulí. Je ideální pro týmy, které preferují přehledné a intuitivní řízení svých projektů bez potřeby složitějších funkcí.

3) Freelo

Freelo je další nástroj projektového managementu, který usnadňuje práci tím, že umožňuje vytváření pracovních projektů a jejich dělení na úkoly a podúkoly. O tom, jak na ně, jsme se více rozepsali v našem článku, kde se dozvíte, jak zadávat úkoly, aby je váš tým pochopil.

Freelo je zvláště užitečné pro malé týmy. To zajišťuje, že každý člen týmu ví, co má dělat na konkrétním projektu. Freelo také poskytuje detailní přehled o tom, v jaké fázi projekty a úkoly jsou ​​.

Výhody Freela:

• Jednoduchost a intuitivní používání: Freelo nabízí snadné a intuitivní rozhraní, což usnadňuje ovládání a zkracuje dobu zaučení pro nové uživatele​​​​.
• Nadstandardní zákaznické vzdělávání: K dispozici je zákaznická výuka prostřednictvím webinářů, návodů a přímé komunikace, kterou uživatelé oceňují​​.
• Jazyková dostupnost: Aplikace a návody jsou dostupné v češtině a v několika dalších světových jazycích, což je vhodné pro vícejazyčné týmy​​.
• Různé zobrazení úkolů: Freelo umožňuje různá zobrazení úkolů, jako je řádkové, tabulkové, kanban a kalendář, což usnadňuje organizaci a přehled​​. Každý uživatel si tedy přijde na své.
• Nahrávání hlasových zpráv a obrazovky: Tato funkce zjednodušuje komunikaci a sdílení informací v týmu​​.
• Hodinová sazba a fakturace: Funkce Timetracking umožňuje snadné sledování a automatickou fakturaci času stráveného na úkolu​​.
• Vhodné pro různé typy týmů: Freelo je ideální pro malé i střední týmy v různých odvětvích, včetně agentur, e-shopů a obecních samospráv​​.
• Mobilní aplikace: Mobilní aplikace Freelo poskytuje všechny funkce desktopové verze a některé další, jako je focení přímo do komentářů, což je užitečné při práci v terénu​​.

Tip: Poznejte 5 výhod automatické fakturace.

Nevýhody Freela:

• Omezený počet uživatelů v bezplatné verzi: Ve verzi zdarma je možné přidat pouze 3 uživatele​​.
• Mobilní aplikace nefunguje offline: Mobilní aplikace Freelo má některá omezení, jako je nemožnost fungovat offline​​.
• Omezenější možnosti propojení ve srovnání s konkurencí: Ačkoliv Freelo umožňuje integraci s několika aplikacemi, některé konkurenční nástroje nabízejí širší spektrum možností propojení. Dle informací na stránkách nástroje patří mezi jeho integrace například export termínů do Google Kalendáře, Outlooku, Mac a Windows Kalendáře apod. Avšak ve srovnání s některými konkurenčními nástroji může být jeho nabídka propojení vnímána jako méně rozsáhlá.

Pro koho je Freelo vhodné?

Freelo je vhodné především pro správu projektů a úkolů a je ideální pro malé i velké firmy, včetně startupů a korporací. Podle zkušeností se nejlépe hodí pro majitele reklamních agentur a konzultantských firem, které často pracují na projektech pro své klienty. Díky funkcím, jako je měření času apod., poskytuje přehled o odpracovaném čase a usnadňuje fakturaci. Nicméně je považované za univerzální nástroj, který najde využití v různých oblastech, kde probíhá týmová spolupráce.

4) Jira

Jira je nástroj pro projektové řízení, který je navržený pro efektivní správu a podporu agilního vývoje. Umožňuje monitorování průběhu projektů, spravování úkolů a kontrolu. Nabízí řadu rozšíření a možností integrace s jinými aplikacemi. Jira se často využívá v oblasti správy softwarových projektů a poskytuje pokročilé funkce pro agilní metodiky.

Dalšími klíčovými vlastnostmi jsou sledování chyb, správa oprav, testování a propojení s dalšími vývojovými nástroji. Atlassian spolupracuje s předními technologickými společnostmi, jako jsou Slack Technologies, Microsoft, Google, Zoom a další, takže vaše týmy mohou efektivně pracovat s nástroji, které již znáte a máte rádi.

Výhody Jiry:

• Důvěryhodnost: Jira je široce uznávaná v oblasti správy softwarových projektů díky své stabilní historii výkonnosti a spolehlivosti.
• Rozsáhlé funkce: Nabízí širokou škálu funkcí jako projektové řízení, Scrum/Kanban nástěnky, automatizace, mobilní aplikace a mnoho dalších​​.
• Uživatelské prostředí: Jira má přívětivé uživatelské rozhraní, což usnadňuje orientaci v nástroji​​.
• Jednoduchost používání: Registrace a základní nastavení Jiry jsou intuitivní, i když počáteční orientace může být pro nováčky výzvou​​.
• Cenová dostupnost: Jira nabízí více cenových tarifů včetně bezplatné verze, což ji činí dostupnou pro různě velké týmy a organizace.
• Možnosti propojení: Umožňuje integraci s mnoha aplikacemi třetích stran včetně Google služeb, Slacku a Zapieru​​.

Nevýhody Jiry:

• Složité pro začátečníky: Kvůli odborné terminologii a některým návodům v angličtině může být Jira na začátku složitější na pochopení pro nováčky​​.
• Omezená podpora pro bezplatnou verzi: Uživatelé bezplatné verze nemají přístup k přímé podpoře a musí spoléhat na komunitní fóra a online materiály​​.
• Nepřímé použití šablon: Šablony dostupné přes Confluence nejsou integrované přímo v Jira aplikaci, což zdržuje a není to pro uživatele pohodlné​​.
• Omezené funkce v bezplatné verzi: Bezplatná verze Jira má omezení na počet členů týmu a úložiště, což může být pro některé týmy omezující.

Pro koho je aplikace Jira vhodná?

Jira je nejvíce vhodná pro týmy softwarových vývojářů a IT profesionálů, protože obsahuje širokou škálu nástrojů pro správu projektů a úkolů souvisejících s vývojem softwaru. Jira ale může být užitečná i pro jiné týmy, které potřebují efektivně spravovat a sledovat úkoly​.

Lamael: Univerzální řešení pro moderní projekty

V závěru našeho srovnání projektových nástrojů je na místě zdůraznit, že každý z nich má své jedinečné vlastnosti a přínosy. Ačkoliv Asana, Trello, Freelo a Jira představují významné možnosti na trhu projektových nástrojů, je zde další hráč, který stojí za zmínku – Lamael. Jedná se o inovativní projektový nástroj, který přináší svěží pohled na řízení projektů a funguje jako cloudový systém. Je to komplexní řešení navržené tak, aby splnilo potřeby různorodých týmů a projektů, což z něj činí ideální volbu pro ty, kteří hledají flexibilitu a efektivitu. Například firma Virtual Lab získala díky Lamaelu přehled nad obchody i projekty.

Klíčové vlastnosti Lamaelu zahrnují:

• Uživatelskou přívětivost: Lamael nabízí intuitivní a přehledné rozhraní, které usnadňuje orientaci a zvyšuje produktivitu.
• Flexibilitu a přizpůsobení: Vyznačuje se schopností přizpůsobit se potřebám různých typů projektů na míru, což z něj činí univerzální nástroj pro firmy různých velikostí a odvětví.
• Výkonné reportovací nástroje: Lamael poskytuje pokročilé funkce pro sledování výkonnosti projektů a generování užitečných reportů. Funkce Reporty transformuje způsob, jakým vidíte a analyzujete data ve vaší firmě. S tímto modulem, o který je možné Lamael rozšířit, získáte nejen číselné, ale i grafické pohledy na vaše fakturace, zakázky, vykázanou práci a cashflow.
• Efektivní týmovou spolupráci: Umožňuje snadnou komunikaci a sdílení informací mezi týmovými členy prostřednictvím vestavěného chatu. Lze vytvořit skupinové chaty nebo komunikovat přímo u konkrétního projektu či úkolu, což zvyšuje efektivitu práce. Navíc je možné systém propojit s e-mailem, což umožňuje centralizaci všech komunikačních kanálů a informací na jednom místě.
• Dostupnost a cenovou přívětivost: Nabízí konkurenceschopné cenové plány, které jsou dostupné pro různé velikosti týmů a rozpočtů.

Tip: Přečtěte si případovou studii o tom, co na Lamael říká vedení společnosti Pharmafit.

Výběr správného nástroje pro správu projektů je nezbytný pro úspěch vašich byznysových plánů. Lamael přináší jedinečnou kombinaci funkčnosti, flexibility a uživatelské přívětivosti, což z něj dělá vhodnou volbu pro každého, kdo hledá komplexní a efektivní řešení pro správu projektů. Doporučujeme vám prozkoumat možnosti, které Lamael nabízí, a zvážit, zda by mohl být ideálním řešením pro vaše specifické potřeby a cíle. V případě zájmu nás kontaktujte a rádi s vámi vybereme vhodné řešení na míru.