Setkali jste se někdy s tím, že jste nějaký úkol dlouho odsouvali, přitom vám ale nakonec zabral jen minimum času? V článku se dozvíte, proč se vám nedaří některé projekty dotáhnout do konce. Dáme vám tipy, co (ne)dělat, abyste se účinně vymanili z kolotoče prokrastinace. 

Věnujete se více úkolům naráz 

Mnoho z nás se v dnešní uspěchané době snaží zvládnout všechno najednou. Multitasking se zdá být logickým řešením, ale ve skutečnosti nám často brání v úspěšném dokončení projektů. Když se věnujeme příliš mnoha věcem najednou, naše pozornost je roztříštěná a není plně zaměřená na jeden konkrétní úkol. To může vést k nedostatečnému plnění úkolů a ztrátě motivace. Podle výzkumů se mozek děláním více věcí naráz přetíží a vytrvalost se může až o 40 % snížit. Ve snaze stihnout toho víc za kratší dobu si jen přiděláváte práci. Zaměřte se raději na jeden konkrétní úkol a ten dotáhněte do konce.  

Nerozdělujete velké úkoly na menší 

Dalším důvodem, proč se vám nedaří dokončit projekty, může být nekvalitní plánování a management. A teď nemáme na mysli jen množství úkolů, které jste skutečně schopni zvládnout, ale především jejich velikost. Možná si totiž nerozdělujete velké úkoly na menší zvladatelné kroky, a když před sebou pak vidíte ohromný projekt, vůbec se vám do něj nechce. Nevíte, kde začít, a tak ho začnete odkládat nebo sklouznete k prokrastinaci. Zkuste „rozporcovat slona“ – rozdělit si ten velký úkol na menší konkrétní kroky. Díky tomu začnete a postupně se budete posouvat až do zdárného konce. 

Zbytečně si ztěžujete práci 

Možná si zbytečně přiděláváte práci a nepoužíváte efektivní nástroje, které by vám s plánováním projektu pomohly. Díky dnešním technologiím už nemusíte všechno důležité nosit v hlavě. Pokud se totiž snažíte zapamatovat všechno, co máte udělat, může vás to vyčerpat a vést až ke ztrátě motivace. Navíc stejně většinu informací v paměti neudržíte. Zkuste vsadit na projektový nástroj, ve kterém budete mít vše na jednom místě. Rozplánujete v něm všechny své projekty, přidělíte úkoly a vykážete čas, který rovnou fakturujete. Veškeré své poznámky si můžete zaznamenat rovnou ke konkrétním projektům, a to i ve formě hlasové zprávy. Lamael je jednička na trhu, se kterou budete mít díky mobilní aplikaci přehled kdekoliv a kdykoliv. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jaké další chyby lidé nejčastěji dělají v projektovém řízení. 

Jak to změnit a dotahovat věci do konce? 

Největší změna musí proběhnout ve vaší hlavě a v každodenních návycích. Máme pro vás ale několik praktických tipů, které vám mohou pomoct. 

1. Pravidlo 3 vteřin 

Tři, dva, jedna – a šup do práce. Tak funguje naprosto jednoduchý ale účinný trik, jak se dokopat k dotažení úkolu, který ve svém kalendáři už několik dnů posouváte. Někdo místo třech vteřin používá pět – čím více času si ale dáte, tím se zvyšuje pravděpodobnost, že si vám mozek vymyslí nějakou výmluvu, o které vás přesvědčí.  

2. Rozdělení úkolů pomocí Eisenhowerovy matice  

Zkuste si lépe rozdělovat a prioritizovat úkoly, abyste začali skutečně tím důležitým. Uvidíte za sebou jasné výsledky, což vás bude motivovat v dalších projektech. Pomocníkem vám může být Eisenhowerova matice. Jde o strategické plánování úkolů podle jejich důležitosti a naléhavosti, což vám dá jasný přehled o tom, kam byste měli směřovat svou energii. Rozdělte si tedy své úkoly následovně: 

3. Nezačínejte nic nového, dokud nedokončíte rozdělanou práci 

Jakmile se do úkolu pustíte, věnujte se mu, dokud ho nedokončíte. Rozdělávání více úkolů vás dostane jen do kolečka prokrastinace, spěchu a stresu. Často se vám při práci může stát, že vám někdo zavolá nebo napíše s novým úkolem, který spěchá a měli byste se mu věnovat hned. Naučte se říkat ne, jinak se ve svých úkolech utopíte. 

4. Zapracujte na sebedisciplíně 

Poslední, ale nejdůležitější prvek je sebedisciplína. Zkuste se zamyslet nad tím, proč projekty nedotahujete do konce. Mnohdy narazíte na určitý naučený vzorec, který opakujete neustále dokola. Dokud tedy trochu nezměníte své myšlení – a na základě toho i návyky – z tohoto kolečka se nevymaníte. Zbavte se výmluv, mějte pevnou vůli, a pokud něco chcete udělat – na nic nečekejte a jděte rovnou do akce.