Projektové řízení je náročný obor, který vyžaduje řadu schopností a předpokladů. Kromě umění time managementu a efektivity by vám určitě neměly uniknout další metody a nástroje pro dosažení cíle. V článku vám představíme 6 takových nezbytných nástrojů, které se vám bude hodit znát a využívat.
1. Software pro řízení projektů
Aplikace pro řízení projektů je nezbytností pro každého úspěšného projektového manažera. Poskytne vám totiž nejen přehled nad všemi projekty, ale i chytré funkce, které vám ušetří spoustu času. Využijete ho tedy pro plánování, sledování, ale i organizaci projektů. Pomůže vám přiřadit úkoly, sledovat čas a náklady a také efektivně komunikovat napříč celým týmem.
Lamael je český nástroj, který přijde vhod projektovým manažerům i majitelům firem nebo freelancerům. Můžete v něm totiž díky rozsáhlým možnostem řídit celou svou firmu. Včetně výše zmíněných najdete v Lamaelu i automatickou fakturaci, výkaz času, Ganttův diagram, správu obchodů, nákupů, prodejů i skladu. A to není zdaleka vše, prozkoumejte všechny jeho funkce.
2. Ganttův diagram
Ganttův diagram je vizuální nástroj, který umožňuje projektovému manažerovi plánovat a sledovat průběh projektu. Tento diagram zobrazuje úkoly, jejich časový plán a závislosti mezi nimi. Díky Ganttově diagramu lze lépe porozumět harmonogramu projektu, identifikovat kritické úkoly a zjistit, zda je průběh projektu v souladu s plánem. Existuje mnoho nástrojů a softwaru pro řízení projektů, které umožňují vytvoření Ganttova diagramu, v Lamaelu to jde také. Pokud by vás zajímalo, jak na to, sepsali jsme podrobný návod.
3. Kanban
Kanban je užitečný nástroj pro vizualizaci a řízení toku úkolů v rámci projektu. Tento nástroj umožňuje projektovému manažerovi sledovat stav jednotlivých úkolů, jejich přidělení a dokončení. Také usnadňuje přehled o prioritách a případných problémech ve workflow projektu. Jde o agilní metodu řízení projektů, kterou nabízí téměř každá aplikace pro řízení projektů. Jednoduše si ale kanban dashboard vytvoříte i sami. Stačí si na papír nebo na tabuli nakreslit 3 sloupce:
- To Do – v tomto sloupci máte přehled veškerých úkolů, které vás čekají.
- In Progress – zde budou úkoly, na kterých v tuto chvíli pracujete. Stanovte si ale pravidlo, abyste rozpracovali maximálně určitý počet úkolů a netříštili tak svou pozornost.
- Done – sem patří vše, co je hotové.
4. SWOT analýza
SWOT analýza je strategický nástroj, který pomáhá projektovému manažerovi identifikovat silné stránky, slabiny, příležitosti a hrozby spojené s projektem. Tato analýza umožňuje projektovému týmu lépe porozumět kontextu projektu a efektivněji se tak připravit na případné výzvy. Je to rozhodně další nezbytnost například pro kvalitní tvorbu strategie. Zkratka SWOT znamená:
- S = silné stránky (strengths)
- W = slabé stránky (weaknesses)
- O = příležitosti (opportunities)
- T = hrozby (threats)
Tip: Mohlo by vás zajímat, proč je SWOT analýza základem každého projektu.
5. SMART metoda
Stanovení cílů je pro projektového manažera denní chleba, proto by měl rozhodně každý úspěšný projektový manažer znát tzv. SMART cíle. Tato zkratka vysvětluje, že by měl být správné stanovený cíl specifický, měřitelný, dosažitelný, relevantní a časově ohraničený. Takového cíle totiž můžete dosáhnout, jelikož je konkrétní. Nebudete mít tedy ani problém komunikovat ho s týmem, případně sledovat a měřit jeho dosažení.
6. Sdílený online kalendář
Sdílený kalendář je nenahraditelným nástrojem pro koordinaci a plánování úkolů či informací v rámci projektu. Díky němu můžete s týmem i s klienty jednoduše najít společnou chvíli pro komunikaci, případně přiřadit úkoly lidem, kteří na ně mají prostor. Nemusíte mít přitom nutně další aplikaci na kalendář, protože Lamael vám umožní mít vše na jednom místě.
