V dnešní době je velice snadné ztratit svou osobní produktivitu. Je to dáno kombinací faktorů, kdy největší zásluhu na tom mívá prostředí a špatná práce s time managementem. Naštěstí existuje ale řada technik, které vám pomůžou udržet si produktivitu i dlouhodobě. Pojďme si je společně projít…
Proč se vlastně stáváme neproduktivní?
Pokud se máme stát efektivní ve smyslu práce se svým časem, je důležité vědět, proč se nám vlastně může stát opak. Dnešní uspěchaná a „přepodnětovaná“ doba bohužel produktivitu jako takovou poměrně sráží. Můžete si tak sami odpovědět na otázku, kolikrát se během své práce nevědomě podíváte na telefon, protože vás notifikace upozornila třeba na vtipné video na instagramu. A najednou zjistíte, že jste ztratili 15 minut. Mnohdy i více.
Chytré telefony a vyrušující prostředí jsou základním stavebním kamenem toho, zda jsme, či nejsme produktivní. Spolu s tím se ale pojí další faktory, u kterých je dobré identifikovat, jestli se nás netýkají:
- Sklony k prokrastinaci – kdy odkládáme úkoly, ať už z nedostatku disciplíny, motivace, zájmu, či nízkého sebevědomí.
- Přehršel úkolů s nereálnými termíny – čím více toho vidíme před sebou, tím méně jsme schopní se do úkolů pustit.
- Dlouhodobé přetížení – pokud jsme vyčerpaní a nedopřáváme si dostatek psychohygieny, zákonitě se to negativně projeví na produktivitě.
- Syndrom vyhoření – zákeřná příčina neefektivity, kterou spoustu lidí nepřipouští a výrazně ji podceňuje.
Techniky, které s time managementem pomáhají
Pomodoro
Technika Pomodoro je metoda řízení času, kterou vyvinul Francesco Cirillo. Spočívá v rozdělení práce do 25minutových intervalů oddělených krátkými přestávkami. Technika vychází z myšlenky, že časté přestávky mohou zlepšit duševní pružnost a soustředění, což vám umožní pracovat efektivněji. Po čtyřech těchto intervalech si můžete udělat větší přestávku v délce 15 až 30 minut.
„Jezení žáby“
Technika „jezení žáby” (dle knihy Eat That Frog) je koncept vyvinutý Brianem Tracym, který spočívá v tom, že jako první řešíte nejnáročnější úkol. Smyslem je řešit nejnáročnější úkol v době, kdy máte nejvíce energie, čímž se snižuje pravděpodobnost prokrastinace, a získáte tím naopak motivaci do dalších, jednodušších úkolů.
Eisenhowerova matice
Eisenhowerova matice je metoda stanovení priorit, která spočívá v kategorizaci úkolů podle jejich důležitosti a naléhavosti. Tato matice pomáhá identifikovat a upřednostnit úkoly, které vyžadují okamžitou pozornost, a zároveň odložit méně důležité úkoly na později.
Spočívá v rozdělení úkolů do čtyř kategorií:
- naléhavé a důležité,
- důležité, ale ne naléhavé,
- naléhavé, ale nedůležité
- a naléhavé a nedůležité.
Time blocking
Blokování času je metoda plánování, která spočívá v rozdělení dne do časových bloků a přiřazení konkrétních úkolů ke každému bloku. Každý blok je vyhrazený pro určitou kategorii úkolů, například pro e-maily, telefonáty, schůzky nebo pracovní bloky. Během každého bloku se snažíte maximálně využít časový rámec pro plnění úkolů a omezíte možnost vyrušení.
Getting Things Done (GTD)
Asi nejznámější a nejrozšířenější metoda od Davida Allena, která zahrnuje zachycení všech úkolů a nápadů a jejich rozdělení na realizovatelné položky. Pomáhá stanovit si priority úkolů a podniknout v nich kroky, čímž se snižuje pocit zahlcení a zvyšuje produktivita.
Hlavními kroky jsou:
- zachyť svůj nápad,
- zapiš svůj nápad,
- rozvrhni svůj nápad,
- pusť se do akce,
- monitoruj, jestli jdeš neustále dobrým směrem.
Metoda Ivy Lee
Metoda Ivy Lee je jednoduchá, ale účinná time management metoda. Zahrnuje vytvoření seznamu 6 důležitých úkolů na konci každého dne a jejich seřazení podle důležitosti. Následující den začnete pracovat na prvním úkolu a postupujete ke zbývajícím úkolům v pořadí podle důležitosti.
Time boxing
Time boxing spočívá ve stanovení pevného časového období pro každý úkol nebo projekt. Během stanoveného časového okna se snažíte věnovat se pouze tomuto konkrétnímu úkolu. Po uplynutí stanoveného času se přesunete na další úkol, bez ohledu na to, zda jste dokončili původní úkol nebo ne.
Tip: Zjednodušte si vykazování času díky užitečné automatizaci a mějte přehled, jak dlouho jste na čem pracovali.
Co se vyplatí dělat, když chcete být efektivní dlouhodobě
Nastavte si správné cíle vzhledem ke svým kapacitám
Když víte, co chcete dokončit a za jaký čas, máte jasně dáno, kam bude vaše energie směřovat. Důležité je, abyste si na den neuložili 15 nereálných úkolů, jejichž nesplněním jenom zvýšíte svoji frustraci. Dejte si raději 4, u kterých víte, že je zvládnete udělat naplno.
Snažte se vyhnout rušivým faktorům
Toto jsme v podstatě uvedli na začátku. Je důležité, abyste rušivé faktory měli pod kontrolou vy, ne aby kontrolovaly ony vás. Jako první doporučujeme tedy:
- ztlumit telefon (ideálně jej schovat úplně),
- zavřít e-mailovou schránku
- a nechat si v počítači otevřená jen okna, která potřebujete (případně využívat efektivitu skrze virtuální plochy).
Pokud pracujete například v open-space, je dobré využívat sluchátka s aktivním potlačením okolního hluku (ANC) a hudbu podporující soustředění. Uvidíte, že i těchto pár kroků vám během chvilky přinese větší „focus“.
Udržujte si harmonogram
Časový rozvrh vám pomůže plánovat časové intervaly pro jednotlivé úkoly. Zabráníte tak tomu, aby se úkoly natahovaly na nekonečné hodiny a abyste se dokázali efektivně přesouvat z jednoho na druhý.
Změňte své pracovní prostředí
S bodem výše souvisí i změna. Pokud se necítíte pohodlně tam, kde pracujete, může to mít negativní dopad na vaši produktivitu. Zkuste tedy změnit své pracovní prostředí, najděte si například jiné místo k sezení nebo si přineste nějaké rostliny či dekorace, které vám pomohou zvýšit vaši pohodu.
Nebojte se delegovat
Delegování úkolů může být velkou pomocí, jak si osobní produktivitu udržet. Nebojte se požádat své kolegy a přidělit jim některé úkoly. To ulehčí práci nejen vám, ale také to podpoří týmovou spolupráci. Člověk není superman, aby udělal vše sám.
Nezapomínejte na přestávky a pohyb
Toto jste určitě už četli, ale ruku na srdce, kolikrát to během dne dodržíte? Přestože může být snadné pracovat několik hodin v kuse, přestávky jsou pro produktivitu velmi důležité. Jakmile svému mozku nedáte podnět alespoň ke krátkodobému odpočinku, jeho výkonnost začne rapidně klesat. Dopřejte si tedy pravidelné přestávky, během nichž se můžete protáhnout, projít se, zhluboka dýchat nebo si dát něco malého k jídlu.
Tip: Věděli jste, že jedním z nejčastějších zabijáků času v práci jsou špatně vedené schůzky? Přečtěte si, jak se dají vést efektivně.
Jednotlivé techniky kombinujte s užitečnými nástroji
Existuje mnoho nástrojů a aplikací, které vám s produktivitou pomohou. Je ale důležité mít na paměti, že je to především o vás, vašem přístupu a nalezení toho, co bude vyhovovat vám.
Doporučujeme se celkově zaměřit na jednoduchost. Příliš složité procesy nebo přehršel aplikací mohou vést k tříštění pozornosti a ztrátě koncentrace. A kam jde pozornost, tam půjde vaše energie. Vyplatí se proto využít aplikaci na plánování času, správu úkolů, kontrolu produktivity, se kterou máte vše na jednom místě.
