Nastavení procesů v rámci firmy je důležité pro efektivní řízení, zvyšování produktivity a minimalizaci chaosu. Následující kroky vám pomohou k lepší organizaci a rozvoji firmy tím správným směrem. 

Důležité je nic nepodcenit

Nepřehledné, nejasné či špatně uchopené procesy, neefektivní komunikace, špatná organizace času, špatná volba nástrojů… to všechno může být známkou chaosu, který ve vaší firmě může panovat a o kterém možná ani nevíte.  

Je ale velice důležité si na něj „posvítit“ a udělat si ve všem pořádek co nejdříve. Takováto neuspořádanost je totiž zákeřná v tom, že se může projevit až za dlouhou dobu. A škody potom mohou být daleko horší. Na co je tedy dobré se zaměřit v první řadě?  

• Vše si přehledně rozdělte a sepište: Firmu je dobré strukturovat na jednotlivé části, ve kterých si pak sepíšete konkrétní procesy. Ty, které se využívají momentálně (jak to funguje teď), a ty, které by bylo dobré zapojit (nedostatky uvidíte možná na první dobrou). Ideálně vše dokumentujte, aby k přehledu měl přístup každý kompetentní zaměstnanec pro danou oblast.
• Určete kompetentní zaměstnance: Každý proces by měl mít určeného zodpovědného zaměstnance, který bude mít za úkol zajistit, že proces bude probíhat a že bude prováděn správně. Cílem je vyvarovat se dominovému efektu, kdy se zavedená věc vynechá jednou, což vede k tomu, že se bude vynechávat neustále.   
• Ujistěte se, že jsou zaměstnanci dostatečně vyškolení: Toto je stále hodně podceňovaná záležitost. Přitom zaměstnanci jsou jádro vašeho podnikání a kolik do nich investujete (nejen peněz), tolik se vám vrátí. Zaměstnanci by v základu měli být dostatečně vyškolení na to, aby mohli plnit své role. Pokud není jejich odbornost dostatečná, je pravděpodobné, že procesy selžou. Zároveň je dobré dbát na vytvoření vhodných podmínek, aby se u vás cítili dobře.   
• Provádějte pravidelné kontroly: To, co nastavíte, je důležité pravidelně kontrolovat a vyhodnocovat. Nastavte si vhodné intervaly a určete specifické osoby, které za dodržování a kontrolu budou zodpovídat. Vhodné je k tomuto využít nástroj, kde máte ideálně vše na jednom místě.   

Tipy, jak zajistit správný rozvoj  

Správné uchopení procesů ve firmě je pouze začátek. Důležité je pak svou „loď“ nasměrovat správným směrem, abyste si udrželi konkurenceschopnost. Proto je důležité neopomenout několik bodů:  

1. Vhodná strategie: Vypracujte si strategii, která zohledňuje dlouhodobé cíle firmy. Tato strategie by měla být pružná a přizpůsobitelná v průběhu času, aby mohla reagovat na změny trhu a podnikatelské prostředí. 
2. Inovace a technologie: Inovace jsou klíčové pro rozvoj firmy. Zjistěte, jaké inovativní nápady mohou být užitečné pro váš trh a zkuste je implementovat do vaší firmy. Technologie jsou důležité pro efektivitu. Sledujte nové technologie a zvažte jejich implementaci do firmy. 
3. Business partnerství: Partnerství s dalšími firmami může být užitečné pro rozvoj vaší firmy. Hledejte partnery, kteří by mohli poskytnout zdroje, know-how nebo vstup na nové trhy. 
4. Finanční plánování: Kromě strategie a inovace je důležité mít také pevný finanční plán. Sledujte své výnosy a náklady a přizpůsobujte svůj finanční plán tak, aby byl v souladu s vašimi cíli. 
5. Sledování výsledků: Sledujte výsledky své práce a porovnávejte je s plánovanými cíli. Toto hodnocení vám pomůže určit, jak efektivně pracujete a co je třeba upravit. 

Změny byly, jsou a budou. Adaptujte se 

Jakmile máte výše uchopené, je potřeba počítat s turbulentním vývojem a změny zapracovávat rychle. Ve strategiích, v procesech u projektů. Pružnost je zkrátka klíč k úspěchu. I zavádění změn ale potřebuje správné řízení.  

• Stanovte si cíl a plán: Definujte cíle a očekávané výsledky změny. Tyto cíle by měly být srozumitelné a měřitelné, aby bylo možné sledovat, jak probíhá jejich plnění. Vytvořte plán pro implementaci změny. Tento plán by měl obsahovat kroky, termíny a zodpovědnosti. Zvažte také možná rizika a způsoby, jak se s nimi vypořádat. 
• Komunikujte: Komunikujte změnu s celým týmem a dalšími zúčastněnými stranami, včetně zákazníků a dodavatelů. Vysvětlete, co se mění, proč se to mění a jaké jsou očekávané výsledky. 
• Zapojte zaměstnance: Zapojte zaměstnance do procesu změny a zajistěte, aby měli potřebné znalosti a nástroje pro úspěšné provedení změny. Ujistěte se, že mají jasno v tom, co se od nich očekává a jaký je plán změny. 
• Monitorujte a vyhodnocujte: Sledujte průběh změny a pravidelně hodnoťte, zda se změna daří implementovat a zda se dostavují očekávané výsledky. Pokud se objeví nějaké problémy, upravte plán změny, aby se je podařilo vyřešit. 
• Připravte se na „porodní bolesti“: Změna s sebou může nést řadu okolností a někdy bude trvat delší dobu, než si tzv. sedne. I když to zní možná směšně, buďte připraveni přizpůsobit se změnám, které mohou nastat během procesu implementace změn. Zde se vyplácí otevřenost a trpělivost. Vhodná pak může být podpora pro ty, kteří se s novou situací stále učí. Ujistěte se proto, že mají přístup k odpovídajícím zdrojům a nástrojům, aby mohli být úspěšní. 

Tip: Přečtěte si, jak plánovat harmonogram projektu v pěti krocích.   

Pomoci vám může pružně uchopená automatizace 

Automatizace je téma už nějakou dobu, které navíc nabírá na obrátkách s příchodem umělé inteligence. Ať už jste fanoušky, nebo ne, automatizace procesů ve firmě vám může přinést řadu výhod. Od zvýšení efektivity přes snížení nákladů po zlepšení kvality. Tady je pár tipů, na co se například zaměřit při jejím zavádění.  

• Zaměřte se v první řadě na opakující se úkoly: Jedním z nejlepších způsobů, jak zajistit pružnou automatizaci, je identifikovat opakující se úkoly a zautomatizovat je. To může zahrnovat úkoly jako je kontrola dat, zpracovávání e-mailů nebo vytváření reportů. 
• Vyberte správné nástroje a technologie: Před zavedením automatizace je důležité vybrat vhodné nástroje a technologie. Existuje mnoho různých testovacích nástrojů a RPA (Robotic Process Automation). 
• Vytvořte jednoduché a přizpůsobivé procesy: Procesy je důležité navrhnout tak, aby byly snadno přizpůsobitelné a mohly být rychle změněny. To znamená jednoduchost a modulárnost, což umožní snadnou úpravu a přizpůsobení. 
• Nebojte se experimentovat: Pokud chcete zajistit pružnou automatizaci, měli byste vytvořit prostor pro experimentování. To zahrnuje podporu týmu, aby zkoušel nové nástroje a technologie a využíval různé metody automatizace. 
• Zapojte zaměstnance: Výzkum ukazuje, že zahrnutí zaměstnanců do procesu automatizace může pomoci při zlepšování pružnosti a efektivity. Zaměstnanci mohou poskytnout užitečnou zpětnou vazbu a identifikovat oblasti, kde lze procesy dále zjednodušit a vylepšit. 
• Monitorujte a analyzujte výsledky: Monitorování a analýza výsledků jsou klíčové pro optimalizaci. To zahrnuje sběr dat, analýzu výkonnosti procesů a identifikaci oblastí, kde lze automatizaci dále implementovat. 
• Sledujte trendy a inovace: Vaše firma by určitě měla sledovat trendy a inovace v oblasti automatizace, aby mohla využít nejnovější technologie.  

Tip: Zjistěte, jaké jsou trendy v projektovém řízení pro rok 2023.