Není nic horšího než být v rámci projektu ve skluzu. Nikdo nechce klientovi či nadřízenému vysvětlovat zdržení na straně svého týmu, ani platit za toho, kdo odevzdává vždycky všechno pozdě. Problémům s dodržováním deadlinů se ale dá v projektovém managementu předcházet, pokud si správně sestavíte časový plán projektu. 

Co je to harmonogram projektu? 

Harmonogram projektu je plánovací nástroj, který určuje pořadí a časový rámec pro plnění jednotlivých úkolů a milníků. Správný harmonogram vždy zahrnuje seznam úkolů, které je třeba splnit, a stanoví termíny a případně pořadí jejich dokončení. Zároveň obsahuje informace o tom, který člen týmu daný úkol řeší. Harmonogram projektu může být vyjádřen v grafické podobě (nejčastěji Ganttův diagram) nebo v tabulkové podobě. 

Proč je důležité mít harmonogram projektu? 

Harmonogram projektu pomáhá s time managementem a je velmi důležitý pro včasné dokončení projektu před termínem. Zároveň si s jeho pomocí utřídíte jednotlivé úkoly, které na sebe mohou a nemusí přímo navazovat. Tým si tak může naplánovat svoji práci a mít přehled o tom, v jaké fázi se projekt a jednotlivé úkoly nachází. Harmonogram pomůže také včas identifikovat problémy a případné překážky. V neposlední řadě se podle něj lépe stanovuje finanční i časový rozpočet. 

Jak sestavit časový plán projektu 

Pojďme se krok za krokem podívat, jak vytvořit harmonogram projektu a zlepšit tak time management celého týmu. 

1. Vyberte si správný software pro projektové řízení

Při projektovém managementu je stěžejní mít při ruce vhodné nástroje pro plánování a vedení týmu. Software pro projektové řízení, jako je například Lamael, pomůže nejen s tvorbou časového plánu projektu, ale i s jeho vedením a úpravami během práce samotné. Umožňuje také efektivně přiřazovat práci jednotlivým členům týmu a samozřejmě vše zobrazit v přehlednějším grafickém rozhraní. 

Tip: Podívejte se na 4 aplikace pro řízení projektů. 

2. Identifikujte úkoly

Prvním krokem při vlastním sestavování harmonogramu projektu je identifikace a třídění úkolů, které musí být dokončeny. Každý jednotlivý krok, úkol a milník je potřeba popsat a případně rovnou přidělit jednotlivým členům týmu. 

3. Určete čas pro dokončení jednotlivých úkolů

Mnohdy se dá jen těžko přesně určit, kolik času zabere projekt jako celek. Odhadnout čas potřebný ke zpracování dílčích úkolů je však výrazně snazší. Právě na jednotlivých úkolech a časech potřebných k jejich zpracování by měl time management stát.  

Je důležité stanovit si reálné termíny pro dokončení každého úkolu a zohlednit případné problémy, které mohou nastat. Pokud například některé úkoly závisí na dokončení jiných úkolů, musí být tyto závislosti zohledněny při plánování harmonogramu projektu. 

Tip: Zjistěte, jaké je tajemství úspěšného řízení lidí a projektů na dálku.

4. Vytvořte grafické znázornění

Grafické znázornění časového plánu projektu a jednotlivých úkolů je přehlednější pro celý tým. Zároveň také vypadá profesionálněji, když musíte harmonogram projektu někomu prezentovat.  

Dalším a finálním přípravným krokem správného projektového manažera je tedy jeho vytvoření. Ganttův diagram je nejpoužívanější grafické zobrazení, které rozloží plánované úkoly v časové ose. Zahrnuje seznam úkolů a jejich předpokládané dokončení, zároveň může zahrnovat i to, který člen týmu má úkol na starost. Jak už jsme si řekli výše, pro tvorbu grafických znázornění časového plánu projektu je ideální sáhnout po některém ze softwarů pro projektové řízení. 

5. Sledujte projekt a dynamicky aktualizujte harmonogram

Jakmile samotné práce na projektu započnou, je třeba mít na paměti, že harmonogram projektu není od začátku do konce statickým dokumentem. Je to dynamický nástroj, který se mění s postupem projektu. Je důležité harmonogram pravidelně aktualizovat a sledovat plánované a skutečné termíny pro dokončení úkolů. Pokud se vyskytnou problémy nebo zpoždění, s kterými jste nepočítali ani v rezervě při plánování, je třeba rychle jednat a přijmout opatření k řešení. 

Právě o tom je koneckonců projektový management. Zařídit, aby celý tým fungoval efektivně, plánovat a případně i řešit vyvstalé problémy. S řízením projektu vám pomůže software pro projektové řízení Lamael. Má mnoho funkcí, je kompletně v češtině a můžete ho na 14 dní vyzkoušet zdarma.