Pracovní porada je nezbytnou součástí procesů každé firmy, i přesto je většina zaměstnanců na poradách duchem mimo. Ne vždy se totiž řeší důležité pracovní záležitosti. V článku vám poradíme, jak vést poradu, aby byla efektivní a přínosná pro všechny.
Proč chcete svolat pracovní poradu?
Prvním krokem k efektivní poradě je stanovení cíle – proč se má vlastně uskutečnit? Může se to zdát jako banální otázka, nicméně často se na poradách řeší záležitosti, které by daly vyřídit e-mailem. Ušetřili byste tak čas sami sobě i vašim kolegům. Jestliže vás tedy napadne důležitá informace, kterou chcete probrat se svým týmem, zapište si ji. Pokud není urgentní, můžete si vytvořit seznam několika důležitých věcí a následně svolat poradu.
Vždy zvažte, kdy je porada skutečně nutná. V některých případech bude pro všechny lepší poslat informace do e-mailu než svolávat poradu, jindy může být efektivnější krátká a věcná porada než několik e-mailů.
Mějte připravený program
Před poradou musíte jako moderátor vědět, co všechno budete řešit. Připravte si konkrétní body, které chcete rozebírat a pošlete je ostatním účastníkům už před konáním porady. Dejte jim možnost připojit k programu další věcné návrhy, které byste měli společně probrat. Díky tomu může být porada mnohem produktivnější, protože všichni ví, co je cílem. Zapojením ostatních navíc předejdete jejich nepozornosti.
Stanovte konkrétní čas konání
O schůzce informujte alespoň pár dní dopředu, aby s ní všichni počítali a přizpůsobili tomu své pracovní povinnosti. Podle připravených bodů, které budete řešit, stanovte určitý časový úsek a snažte se ho dodržet. Pokud stihnete vše probrat dříve, než jste si určili, nebojte se poradu ukončit. Pro všechny to bude určitě příjemnější než ji natahovat a posledních několik minut tlachat mimo téma. Jako moderátor se držte struktury porady a korigujte diskuzi.
Ideálním časem pro pracovní poradu je ráno či dopoledne, kdy jsou lidé v plném pracovním nasazení. Nevhodné jsou naopak pozdní odpolední hodiny ke konci pracovní doby.
Tip: Přečtěte si, jak na efektivní komunikaci online.
Pozvěte pouze klíčové osoby
Pracovní porady se nemusí účastnit celý váš tým. Pozvěte pouze kolegy, kteří mají k tématu co říct a probírané informace jsou pro ně klíčové. Bude pro vás mnohem snazší dojít ke společnému rozhodnutí a porada bude mnohem produktivnější. I v roli moderátora pro vás bude jednodušší korigovat diskuzi menšího počtu účastníků.
Vytvořte zápis z porady
Na konci porady pošlete všem účastníkům shrnutí toho, co jste probírali a k čemu jste došli. V zápisu by neměly chybět konkrétní kroky, které budou následovat. Určete, kdo je za co zodpovědný a ujistěte se, že všichni ví, co mají na starosti. Zápis z porady můžete vytvořit vy po skončení, nebo určete osobu, která bude zapisovat během celé schůzky.
Jak napsat zápis z porady? Pomůže vám s tím software pro správu projektů a celé firmy. V Lamaelu můžete tvořit zápis do poznámek přímo k příslušnému projektu a jedním kliknutím ho pak jednoduše sdílet s ostatními. Po skončení pracovní porady kolegům snadno přiřadíte konkrétní úkoly, které jste si zadali i s termínem dokončení.
Co dalšího Lamael umí?
Lamael je česká aplikace, která obsahuje veškeré nástroje na týmovou spolupráci, projektové řízení i celou pracovní a finanční agendu spojenou s řízením firmy. Umožní vám mít veškeré dokumenty a soubory na jednom místě, přiřazovat úkoly, vykazovat čas strávený nad projekty a rovnou i fakturovat. Vyzkoušejte demo verzi na 14 dní zdarma, v případě zájmu Lamael přizpůsobíme na míru vašim potřebám.
