Pandemie nás naučila fungovat na dálku. Home office, který nebyl v mnoha firmách příliš oblíbený, museli mít najednou všichni. Mnoho lidí ale zjistilo, že je pro ně domácí prostředí vlastně mnohem příjemnější než práce v kanceláři. Nesnažte se za každou cenu vrátit firmu do stejného chodu jako předtím. Můžete mít stejné, možná ještě lepší výsledky, i když budou vaši zaměstnanci pracovat na dálku. Jak toho docílíte? Připravili jsme pro vás příručku efektivního řízení lidí na dálku.  

Práce z domu 

Podle studie Ministerstva práce a sociálních věcí by až 85 % zaměstnanců chtělo mít možnost pracovat z domu. Home office dává lidem pocit svobody, zároveň se cítí zodpovědněji za odvedenou práci. Pojďme se podívat, jaké jsou výhody a nevýhody práce na home office. 

Výhody home office 

• Žádné dojíždění: To ocení hlavně ti, kteří to mají do práce daleko a dojížděním ztratí například 2 hodiny denně. 
• Vlastní režim: Žádný nalajnovaný harmonogram, lze začít a skončit kdykoliv. 
• Možnost práce odkudkoliv: Můžete sedět venku na zahradě, užívat si letní počasí a zároveň vyřizovat důležité pracovní povinnosti. 
• Možnost práce i při lehkém nachlazení: Nemusíte se bát, že nakazíte kolegy. 
• Více času s rodinou: Jakmile zaklapnete počítač, můžete vyrazit na výlet. 
• Větší klid na práci: V kanceláři jste několikrát za den vyrušeni. 
• Vyšší produktivita: Doma se lépe soustředíte a zvládnete toho víc. 
• Méně stresu: Domácí prostředí na vás dýchne klidem a pohodou. 
• Více spánku: Můžete si hodinku přispat, protože nemusíte dojíždět do kanceláře. 
• Úspora peněz za jídlo a dopravu.

Nevýhody home office

• Žádný sociální kontakt: Člověk je tvor společenský, kontakt s lidmi vám může po pár týdnech začít chybět. 
• Nedostatek potřebných informací: Komunikace na dálku je obtížnější a zadání úkolu nemusíte vždy pochopit. 
• Ztráta pravidelného režimu: Můžete lehce vypadnout z režimu, na který jste byli zvyklí. 
• Odlišný harmonogram, než mají ostatní: S kolegou se míjíte a na urgentní dotazy či úkoly nereagujete hned. 
• Nevybavená kancelář: Podmínky pro práci mohou být doma složitější než v kanceláři.

Možná řešení, která si v následujícím textu více rozvedeme

1. Jelikož si až 70 % vzdálených pracovníků stěžuje na osamělost, zkuste zavést systém, díky kterému zůstanou zaměstnanci ve vzájemném kontaktu. Stanovujte přesnou a zejména pravidelnou dobu online meetingů. Využijte konferenční či chatovací nástroje.  
2. Používejte kvalitní pracovní projektový nástroj, pomocí kterého budete vykazovat čas a stanovíte jasné postupy. 
3. Naučte své zaměstnance plánovat. Čas trávený remote tak rozhodně nepřijde vniveč a pracovníci se nenechají rozptylovat domáckým prostředím. Snadněji vklouznou do pracovního procesu.
   • Úkoly by měli třídit podle důležitosti a identifikovat ty časově nejnáročnější, které by měli umět automatizovat a zefektivnit. 
   • Umění delegovat úkoly, které je rozptylují a nejsou tak úplně jejich businessem, je neméně důležité.
   • Účinná je například metoda “Eat the frog”, kdy se pracovník nejdříve zaměří na nejnáročnější úkol, který zpracuje prioritně. K ostatním úkolům pak přistupuje s menším napětím a uvolněnější myslí. 
   • Představte jim Pomodoro metodu. Jedná se o techniku, která využívá 25minutové časové bloky, mezi kterými jsou krátké pauzy. Pracovník se tak udržuje v duševní čilosti a lépe se soustředí.
4. Zamyslete se nad tím, zda máte zavedený správný CRM systém, a pokud ano, i vzdáleně ho využívejte na maximum. Nasbíraná data o zákaznicích slouží týmům napříč celou společností k vylepšení a zefektivnění procesů, které poté vedou k oboustranné spokojenosti. Do tohoto celofiremního systému by měli být zapojeni nejen obchodníci a zaměstnanci zákaznické podpory, ale i vedení, marketing, vývoj apod.

Jak na efektivní řízení firmy on-line?

Nebojte se svým zaměstnancům nabídnout home office. Jak jsme si již řekli, lidé jsou díky práci z domova produktivnější a mohou mít lepší výsledky. Stačí zavést několik nových pravidel, která vám umožní mít vše pod kontrolou. Jak tedy efektivně řídit remote firmu?

• Mějte přehled nad odvedenou prací svých zaměstnanců. 
• Vytvořte jasné postupy, kterými se budou ostatní řídit. 
• Naučte se delegovat. 
• Komunikujte jasně a srozumitelně, abyste se vzájemně pochopili. 
• Používejte kvalitní pracovní nástroj, který vám ušetří čas i peníze. 

Zaveďte vykazování časuu

Pokud nabídnete svým zaměstnancům home office, možná vám bude vadit, že nemáte přehled, zda svou práci skutečně vykonávají. Když nesedí v kanceláři, nemůžete přeci kontrolovat, zda pracují. Tento problém snadno vyřešíte, pokud začnete používat pracovní nástroj, ve kterém musí pracovníci vykazovat čas k jednotlivým úkolům. Z průzkumů společnosti Voucher Cloud vyplývá, že průměrný zaměstnanec je skutečně produktivní pouze 2 hodiny a 53 minut denně. To je rozhodně důvod, proč začít používat online nástroj, který za vás měří čas strávený nad konkrétním úkolem. Lamael nabízí automatický výkaz práce. Stačí zapnout a vypnout časovač, všechno ostatní se děje automaticky. Pokud do systému zadáte svou hodinovou sazbu, můžete rovnou fakturovat. 

Podívejte se na návod, jak jednoduše vykazovat čas v Lamaelu.

Vytvořte jasné postupy

Pokud většina vašich pracovníků funguje remote, musíte mít vytvořené jasné procesy, díky kterým každý ví, co má dělat. Kdo komunikujte s klienty? Kdo zadává úkoly? Kolik je času na daný úkol? Na koho se obrátit s dotazy? V online prostoru musí být zkrátka všechno jasné, abyste předcházeli případným nesrovnalostem. Nastavte pravidla a objasněte očekávání, která máte. Bez perfektní organizace nelze úspěšně řídit firmu. 

Naučte se delegovat 

Pokud chcete svůj byznys rozvíjet, nezvládnete to sami. Přijde chvíle, kdy se budete muset věnovat i dalším věcem a například na každodenní administrativní práci už nezbyde čas ani energie. Nebojte se nabrat nové lidi, na které svou práci přehodíte. Zamyslete se nad tím, které činnosti vám jdou a chcete je dělat sami, a ve kterých naopak tak dobří nejste. Ty za vás totiž může někdo udělat efektivněji a kvalitněji. Každý je dobrý v něčem jiném, proto využijte svých schopností pro růst firmy. 

Požadujte dokončenou práci

Nenechte zaměstnance, aby vás dostávali do situace, že přes den doděláváte jejich práci a ke své vlastní agendě se sotva dostanete. Někteří pracovníci se bohužel bez jasných pravidel neobejdou, nastavte je a požadujte dokončenou práci. Ano, dokončenou. Využijte Lamael a přiřazujte úkoly konkrétním zaměstnancům. Budete tak mít přehled o jejich stavu a přidružené komunikaci, ve které například uvedou důvod nějaké časové prodlevy. 

Komunikace je základ

Online prostředí nás oddaluje, proto je důležité společně komunikovat. Poslední, co byste si asi přáli, je strávit interní komunikací půlku dne. Naučte se komunikovat efektivně, aby každý pochopil, co máte na mysli. Nezapomeňte, že táhnete za jeden provaz. Podívejte se na zásady efektivní komunikace.

1. Hovory plánujte dopředu Opravdu to tolik spěchá, že musíte svým kolegům volat bez předchozí domluvy? Každý má rozplánovanou svou práci na daný den a váš hovor zdrží obě strany. Není to zrovna efektivní způsob, zkuste si takové hovory plánovat alespoň den dopředu, aby si všichni vyhradili čas. 
2. Jasně a stručněPředáváte si s kolegy informace o konkrétním projektu? Komunikujte jasně a stručně. Zároveň se přesvědčte, že všechny osoby chápou, co máte na mysli. Vyhněte se zdlouhavému vysvětlování, do kterého se zamotáte a ztratíte čas.
3. Pište krátké e-mailyPokud to jde, snažte se co nejvíce zkracovat. To podstatné lze vystihnout i v krátkosti, nemusíte posílat e-maily, jejichž přečtení zabere kolegům spoustu času. 
4. Komunikujte na jednom místě Vyberte si jeden pracovní nástroj, přes který budete společně komunikovat. Lamael vám umožní komunikovat v soukromém chatu, ale i přímo u jednotlivých projektů či úkolů. Veškerou komunikaci tak máte přehledně na jednom místě, díky mobilní aplikaci dokonce i v kapse. 

Chcete se dozvědět víc? S efektivní online komunikací vám pomůžou následující články:

• 5 praktických kroků pro interní komunikaci.

• Jak na efektivní online komunikaci. 

Používejte kvalitní pracovní nástroj

Při řízení firmy online se neobejdete bez projektového nástroje, ve kterém budou všichni vaši zaměstnanci spolupracovat. Lamael je super pomocník, díky kterému pro vás bude projektový management hračka. Máte v něm jasný přehled, na jakých projektech se pracuje a kolik času se na nich strávilo. Všichni vaši zaměstnanci vykazují čas, takže máte pořádek v tom, na čem kdo pracoval. Komunikovat můžete přes soukromý chat nebo přes e-mail přímo z aplikace. Používat můžete i mobilní aplikaci, takže se kdykoliv podíváte na stav úkolů a projektů.  

Podívejte se na další funkce, které Lamael nabízí a vyzkoušejte ho na 14 dní ZDARMA.

Práce s kontakty v Lamaelu 

Kromě správy úkolů, projektového řízení, vykazování času a komunikaci v týmu umožňuje Lamael i práci s kontakty. V záložce Kontakty projektového nástroje Lamael stačí naskenovat vizitky, nemusíte ani nic přepisovat. Klíčové informace o kontaktech jsou viditelné na první stránce, výhodou je i možnost přidat k vizitce i další kontakty spojené s danou firmou

1. V záložce Kontakty lze nadefinovat, jaký vztah mezi sebou máte. Můžete doplnit i zájem a oblast, ve které vidíte potenciál budoucí spolupráce.
2. Propojte všechny firemní kontakty, aby byly dostupné nejen vám, ale i dalším obchodníkům firmy. Jakékoli změny provedené u kontaktu uvidí automaticky celý tým.
3. Používejte barevné štítky a kontakty rozlišujte.
4. Při vytváření kontaktu vám navíc usnadňuje práci našeptávač, který data čerpá z ARESu, a tudíž doplní veřejně dostupné informace o kontaktu za vás.
5. Ke každé vizitce můžete přidat vlastní přílohy.

Řízení obchodních případů 

Od leadu až k věrnému zákazníkovi. Lamael nabízí možnost přehledu nad tím, jak si vedou vaše obchody, a v jakých stádiích se jednotliví klienti nachází. Můžete online sledovat stav, přehled aktivit, hodnoty obchodů či notifikace při změně stavu i interní chat.  

Jak na efektivní práci z domova? 

Home office nabízí více výhod než nevýhod. Můžete si vytvořit vlastní harmonogram dne, začít a skončit kdykoliv. Někdy se může stát, že ztratíte motivaci a vaše produktivita začne klesat prudce dolů. Jak zůstat efektivní, když pracujete na dálku?

1. Plánujte si pracovní dobu

Výhodou home office je v podstatě volná pracovní doba, nemáte daný harmonogram, kterého byste se museli držet. Tato výhoda se může ale po čase stát nevýhodou, musíte se totiž naučit hospodařit se svým časem, jinak nestihnete to, co byste měli. Vytvořte si to-do list a na jednotlivé úkoly si vyhraďte čas. V Lamaelu si můžete své úkoly zapisovat do kalendáře, kde je uvidíte všechny přehledně na jednom místě. Až úkol dokončíte, jednoduše si jej odškrtnete. 

2. Zůstaňte ve spojení

I když jste možná rádi, že jste se zbavili ruchu kanceláře, zůstaňte se svými kolegy ve spojení. Komunikujte na jednom místě, abyste nemuseli konkrétní informaci hledat na několika platformách. Pracovních nástrojů je na trhu více, v Lamaelu ale můžete komunikovat přímo nad jednotlivými úkoly nebo v soukromém chatu. Vymezte si pravidla týmové spolupráce, abyste společně dosáhli požadovaných výsledků. Plánujte si pravidelné videokonference, abyste zůstali v obraze a viděli se s kolegy alespoň přes obrazovku.

3. Vytvořte si doma pracovní prostředí

Pokud máte možnost vytvořit si doma pracovnu, určitě do toho jděte. Oddělíte tím prostor, kde trávíte svůj volný čas a pracovní prostor. Pořiďte si kvalitní židli, která vás donutí sedět rovně, abyste si neničili záda. Domácí prostředí vás může po čase uspávat, proto si dávejte přestávky, abyste zůstali produktivní. Vyzkoušejte například techniku Pomodoro. Spočívá v tom, že pracujete ve 25minutových intervalech. Následuje krátká pauza. Díky tomu se dokážete plně soustředit a práce vám půjde lépe od ruky.

Tip: Podívejte se, jak zůstat fit, i když máte sedavou práci. 

Stačí se držet několika zásad a home office pro vás bude ta nejlepší volba. Další tipy najdete v těchto článcích: 

• Efektivní home office ve 4 krocích. 

• Jak na home office při karanténě. 

Jak vám usnadní práci CRM?   

CRM neboli řízení vztahů se zákazníky představuje kombinaci postupů, které společnosti využívají ke správě a analýze zákaznických interakcí v průběhu životního cyklu zákazníka. Jak je známo, CRM systémy shromažďují zákaznická data napříč nejrůznějšími kanály či kontaktními místy mezi společností a zákazníkem. To může zahrnovat: 

• Webové stránky 
• Direct mail 
• Telefon 
• Marketingové kanály apod. 

Dbejte na propojenost a aktuálnost CRM systému

Soubory dat v CRM musí být propojeny a organizovány tak, aby uživatelé měli vždy a odkudkoli přístup k potřebným informacím. Je třeba dbát na opatrnost, aby systém neobsahoval duplicitní zákaznická data či zastaralé informace. Takové nedostatky mohou vést k nesprávnému vyřizování případů technické podpory a dalších problémů. Pravidelná aktualizace napomáhá ke správnému fungování systému.

Správně vybraný CRM systém 

• Pasuje na míru vaší společnosti. 
• Zjednodušuje práci. 
• Dodává systematické reporty.  
• Upevňuje firemní vztahy s klienty a obchodními partnery.
• Umožňuje přehlednou segmentaci kontaktů.
• Lze snadno propojit s dalšími systémy a službami. 

Co je to sociální CRM?

Tento typ CRM používají podniky, které komunikují se svými zákazníky prostřednictvím sociálních médií, platforem jako Facebook, LinkedIn, Instagram či Twitter apod. Jedná se o otevřené médium pro zákazníky, kteří mohou veřejně sdílet své zkušenosti s vaší značkou. Ve snaze dodat hodnotu těmto zákaznickým interakcím používají podniky různé nástroje sociálního CRM: 

• monitorují konverzace, frekvenci použitých klíčových slov, 
• analyzují zpětnou vazbu ze sociálních médií,  
• řeší dotazy a problémy zákazníků.

Společnostem záleží na tom, aby podchytily zákazníkovy pocity a zjistily pravděpodobnost, že jejich služby a produkty doporučí dále. Díky tomu mohou rozvíjet své marketingové a servisní strategie.

Mobilní CRM 

Marketingoví profesionálové a obchodní zástupci mohou využít mobilní CRM aplikace, díky které můžou mít přístup k informacím o zákaznících a řešit úkoly, když nejsou fyzicky přítomní v kanceláři.  

CRM v B2B prostředí

Pomáhá monitorovat procesy prodeje a umožňuje podniku řešit jakékoli problémy, které se na cestě objeví. Vytváří lepší viditelnost potenciálních zákazníků, a tudíž zvyšují efektivitu v celém prodejním procesu.  

Nebojte se práce na dálku 

Jak jsme si již řekli na začátku, home office dává vašim zaměstnancům svobodu. Díky tomu jsou spokojenější a produktivnější, což je pro vás výhoda. Navíc vám odpadnou náklady spojené s provozem a výbavou kanceláří. Vsaďte na dobrý pracovní nástroj, který vám řízení firmy velmi usnadní. Vyzkoušejte Lamel na 14 dní ZDARMA a dejte nám vědět, zda jste byli spokojení.