Taky se vám stává, že máte ve svém to-do listu celou řadu úkolů a nevíte, kam dřív skočit? Podobná situace bývá mnohdy stresující a demotivační. Efektivní práce spočívá v kvalitní prioritizaci úkolů. Velmi oblíbenou technikou ke správnému rozčlenění a upřednostnění úkolů je tzv. Eisenhowerova matice, pojmenovaná po 34. prezidentu Spojených států Dwightu D. Eisenhowerovi. Pojďme se podívat, jak tuto matici využít ke svému prospěchu a jak ji rozšířit. 

Jeden není jako druhý 

Je zřejmé, že má každý úkol svoji hodnotu. Jen díky tomu můžeme mluvit o nějaké prioritizaci. Eisenhower se rozhodl na úkoly dívat z pohledu toho, jak moc jsou pro něj jednotlivé úkoly urgentní, tedy do kdy je musí dokončit. Pokud nějaký termín splnění úkolu „hoří“, jistě jej upřednostní před úkoly, které mohou počkat. Jako druhou metriku kromě časové limitace považuje důležitost samotného úkolu. Důležité úkoly jsou z podstaty věci cennější než méně důležité. Eisenhower si potom rozdělil úkoly do kvadrantu na: 

1. Důležité a urgentní

V obou sloupcích má tento typ úkolů nejvyšší hodnotu. Jsou to činnosti, které jsou neodkladné. Nesplnění těchto úkolů by mohlo vést k závažným problémům, mohou být fatální pro kariéru, firmu či jiné lidi. Je jasné, že tyto úkoly nemůžete odložit a je tedy dobré se do nich pustit bez prodlení. Nikdy by jich nemělo být najednou mnoho.  

2. Důležité a neurgentní 

Pokud máme na důležité úkoly čas, projevuje se u nás tendenci k jejich odkládání. „Neurgentnost“ nás všeobecně láká prokrastinovat a nebýt efektivní. V případě hodnotných úkolů může dojít tímto způsobem k velké škodě. Nikdy nevíme, co nám život přinese, jaké další důležité úkoly přibydou nebo jestli nebudeme mít osobní problémy. Odkládáním se nám tedy může stát, že se brzo úkol stane urgentním a zároveň na něj nebudeme mít vyhrazený čas. Tento typ úkolu je tedy dobré plánovat dopředu. Jen striktním dodržováním plánu předejdeme tomu, že nebudeme stíhat a nesplníme povinnost včas.  

3. Nedůležité a urgentní 

Tento typ úkolu je pro nás nejvíce nepříjemný. Víme, že nemá dostatečnou hodnotu, abychom byli motivováni k jeho splnění, zároveň je ale potřeba ho udělat. Pokud máme tu možnost, vyplatí se nám tento typ úkolů delegovat. Tím si ušetříme čas na naléhavější práci. Přestože není tento typ úkolu důležitý, stále má svoji hodnotu, může být třeba určitou zkratkou pro něco hodnotného, nebo může být povinností, která by se měla časem udělat, přestože na ní nestojí práce ani život.  

4. Nedůležité a neurgentní 

Zdá se až neskutečné, kolik činností děláme nebo plánujeme dělat, aniž bychom si byli vědomi toho, jak zbytečné jsou. Samozřejmě jsou mezi nimi i ty, u kterých si to moc dobře uvědomujeme. Princip eliminace těchto úkolů je zásadní pro efektivní práci. Mnohdy jde o činnost, která doprovází vaše hodnotnější činnosti. Zaměřit pozornost na to, co děláme a dělat nemusíme, je dobrý nástroj k uvolnění času, který pak dokážeme lépe využít.  

Ne všechny nedůležité a neurgentní úkoly jsou ale z principu špatné a takové, které nám nic nepřináší. Nemůžeme říci, že náš koníček či volnočasová aktivita je nehodnotná, přestože není nijak důležitá ani urgentní. Problém je, pokud ji děláme v čase vyhrazeném práci. Do této skupiny bychom měli tedy řadit jen ty úkoly, které máme v plánu dělat, aniž bychom si dříve uvědomili jejich zbytečnost. A potom všechny činnosti, které děláme v pracovní době, ale neměli bychom. Základem je zbavit se veškerého obsahu v této čtvrté kolonce. Neefektivní úkoly vyřadit, činnosti s hodnotou přesunout po práci.  

Vzorec pro hodnotu úkolu 

Eisenhowerovu matici bychom mohli vyjádřit vzorečkem pro hodnotu úkolů o dvou proměnných. Hodnota urgence × hodnota důležitosti. K těmto metrikám bychom měli doplnit ale i třetí hodnotu udávající náročnost úkolu. Ta je zastoupena převážně časem stráveným nad úkolem. Teorie je jednoduchá. Pokud stihneme například 5 nedůležitých (ale urgentních) úkolů za čas jednoho důležitého a urgentního, je možné, že tím celkově uděláme víc práce a budeme efektivnější. Zlepší se tím náš celkový time management. Během práce s Eisenhowerovou maticí bychom tedy měli započítat i tento faktor. Co se týče prioritizace úkolů v samotných kolonkách, tam je tato třetí hodnota stěžejní.    

Nakonec je to stejně na vás 

Ať si vyberete jakýkoliv způsob řazení úkolů a řídíte svoji práci podle všemožných teoretických modelů, musíte být především schopni praktické aplikace. Rozvrhnutí úkolů je velmi důležité, nakonec si ale musíte sednout (popřípadě stoupnout) a makat. I když se tomuto faktu nevyhneme, je jasné, že dokonalá znalost teorie vám vždy práci usnadní. Právě Eisenhowerova matice je dobrý pomocník pro time management. Přečtěte si ale i další tipy, jak efektivně řídit svůj čas.