Valí se na vás úkoly ze všech stran a vy nevíte, kam dřív skočit? Dejte šanci metodě Kanban, která vám uvolní ruce. Poradíme vám, jak uvést Kanban do praxe a jak s ním efektivně pracovat.

Co je Kanban?

Od starého Japonska přes automobilku Toyota a týmy vyvíjející software až po řízení všech možných projektů. Taková byla ve zkratce cesta metody Kanban, kterou v dnešní době využívá řada podniků pro zefektivnění týmové spolupráce a interních procesů.

Kanban je agilní metodou řízení projektů. Jedná se o způsob vizualizace workflow, kdy se snažíte omezit množství nedokončené práce a zkrátit prostoje.

Jak Kanban funguje?

Kanban má jen tři pravidla, kterými byste se měli řídit:

1. Vizualizujte.
2. Minimalizujte čas průchodů.
3. Limitujte nedokončenou práci.

Kanban board = klíč k úspěchu. Jak na něj?

Pokud jste volnonožec, který se stará jen o vlastní projekty, hravě si vystačíte s lepicími papírky, tužkou a papírem o velikosti A4.

Pokud ovšem pracujete v týmu lidí, nebo ho dokonce vedete, bude mnohem efektivnější vytvořit si Kanban nástěnku na tabuli. Začněte tím, že si celou plochu rozdělíte do tří sloupců (viz obrázek níže).

Jak pracovat s úkoly v rámci Kanban board

To Do – zde budou na samém počátku všechny úkoly. V tomto sloupci máte přehled všeho, co na vás čeká. Nový úkol si odtud berete až v momentě, kdy nějaké zadání splníte, a tím pádem se vám uvolní kapacita.

Abyste se v úkolech zorientovali na první pohled, používejte různě barevné lepicí papírky.

In progress – zde budou úkoly, na kterých v daný okamžik pracujete. Pro tento sloupec si stanovte hned na začátku pravidla ­­– práce s rozdělanými úkoly totiž bývá většinou tou největší výzvou.

Neměli byste pracovat na několika úkolech najednou a tříštit tak svou pozornost. Ovšem efektivní není ani varianta, při které byste trávili nad jedním úkolem několik dnů v kuse. Stanovte si proto maximální počet úkolů v sekci In progress a průběžně zaznamenávejte, jak dlouho na nich pracujete.

Done – sem přesunete vše, co je hotové. Odtud se pak vrátíte opět ke sloupci To do, odkud si vezmete nový úkol, nebo naopak pomůžete kolegovi s jeho rozdělaným úkolem, který je ve sloupci In progress.

Vizualizujte své projekty bezpapírově pomocí Kanban systému

Tabule a papírky jsou sice super, celou Kanban metodu ale můžete zvládnout rychle a jednoduše online. Stačí si vybrat takový projektový nástroj, který Kanban podporuje. Velkou výhodou je, že k online nástěnce mají přístup všichni členové týmu bez ohledu na místo, ze kterého pracují.

Jak funguje Kanban online? Na jedné virtuální nástěnce si zobrazíte hromadu projektů. Budete si v nich udržovat pořádek a zároveň pro vás budou bohatým zdrojem informací. Nebudete muset přemýšlet nad každým slovem, které byste na kartičku rádi umístili, protože virtuální lístečky si můžete rozkliknout a zobrazit doplňující informace – například o tom, kdo na projektu pracuje, jaký je deadline a podobně. Mezi sloupečky pak budete úkoly přesouvat pár kliknutími.

Tip: Podívejte se, jak jednoduchá a intuitivní je práce s úkoly v Lamaelu.

Jak vytěžit z Kanban zobrazení projektů maximum?

• Každému z členů týmu přiřaďte konkrétní barvu. Vždy tak budete vědět, kdo na čem pracuje a kdo má naopak volnou kapacitu.
• Úkoly posouvejte v rámci sloupce nahoru a dolů podle toho, co má zrovna vyšší prioritu.
• Stanovte si maximální počet úkolů, které mohou být rozdělané. Experimentujte a snažte se najít ideální kompromis mezi tím, kdy tříštíte svou pozornost a prodlužujete prostoje.
• Sebekriticky zhodnoťte, jak se vám daří. Nikdy se nespokojte s tím, jak se věci aktuálně mají, a hledejte způsoby, jak zlepšit postupy. Zaměřte se na dlouhodobý trend.

Vyzkoušejte Lamael – českou aplikaci vše v jednom

Lamael byl vyvinut v Česku a nechybí mu nic pro efektivní řízení projektů a týmů. Je přátelský a intuitivní. Vývojáři nezapomněli samozřejmě ani na Kanban. Úkoly zde můžete třídit do sloupců podle typu projektu, vykonavatele, stavu nebo vlastní priority. Do své nástěnky v Lamaelu se dostanete jak z webového prohlížeče, tak z mobilní aplikace, takže přehled o svých úkolech máte nepřetržitě. Vyzkoušejte ho – prvních 14 dnů máte zdarma.