Podúkoly – esence efektivní spolupráce, která posouvá celek vpřed. Jak fungují? Je to prosté. Úkoly dělíte až na nejmenší části, kterým přidělíte termín a zodpovědnou osobu. A proč to dělat? Protože tím získáte lepší kontrolu nad postupem práce a zároveň využijete jednu z osvědčených metod, která lahodí lidské přirozenosti – konkrétně té naší části, která si ráda přehledně odškrtává položky v seznamech.

Jaké jsou ideální podúkoly?

„Značka ideál“ patří k takovým podúkolům, které jsou jednoduché a jasné. Žijeme v komplikované době s přemírou složitých rozhodnutí. Zároveň platí, že čím vyšší kariérní pozice, tím vyšší kompetence, plat, ale i všudypřítomné volby. Rozhodování zaměstnancům i jejich nadřízeným proto usnadní podúkoly, které jsou přehledné a srozumitelné a z nichž je na první pohled patrné, co je třeba udělat.

Pokud se rozhodnete organizovat si čas sami, přečtěte si článek Jak pracovat s úkoly a aktivitami v kalendáři.

Praktický tip č. 1 – četnost podúkolů

Četnost podúkolů nesmí rušit fokus na celkový smysl práce. Když budete chtít nasměrovat spolupracovníky nebo podřízené k práci s podúkoly, nezapomeňte sledovat i běžný provoz. V plánování úkolů a podúkolů člověk snadno ztratí nadhled. Celkový odpracovaný čas můžete třeba měřit a sledovat ve výkazech v timesheetech.

Praktický tip č. 2 – podúkoly jako součást celku

Smyslem dělení úkolů na podúkoly je dosáhnout hlavního cíle. Proto by měly být odvozené od vize či akčního plánu. Práce dělaná čistě pro práci samotnou nikdy nevede k žádnému produktivnímu závěru. Jestli se tomu chcete vyhnout, inspirujte se třeba v článku o dělení úkolů na podúkoly v checklistu.

Praktický tip č. 3 – na podúkoly netlačte

Žádný leader nespadl jen tak z nebe, je to dřina. Potřebujete ovládnout komunikaci a naučit se vyjít s každým, s kým potřebujete spolupracovat. Mladé a nezkušené vedoucí poznáte podle „slabosti“ v prosazování rozhodnutí nebo naopak podle toho, že se snaží obhájit svou pozici autoritářským přístupem a direktivním přidělováním úkolů. Snažte se najít zlatý střed – mimo jiné i při zadávání podúkolů. Asertivně prosazujte, co je třeba udělat, ale netlačte na své podřízené čistě jen proto, že můžete. I toto téma jsme pro vás zpracovali v článku o efektivní komunikaci nad úkoly.

Závěrem

Dobře zadané a komunikované podúkoly zvyšují produktivitu a usnadňují práci všem členům týmu. Vedoucí díky nim snáz kontrolují postup zpracování hlavních úkolů a podřízení mají jistotu, že je nečeká neohlášená revize uprostřed rozdělané práce. Podúkoly slouží také jako dobrý podklad pro účelné porady, kdy se jednoduše sdělí stav hotových a nově zadaných podúkolů.

Ještě malý tip na závěr: Pokud chcete být v novém roce opravdu produktivní, přečtěte si článek o předsevzetích.