Stabilní koloběh obchodních případů znamená pro každou firmu potenciál prosperity a případně i otázku přežití. Mít sebelepší produkt nebo službu nestačí. Pokud nejste schopni zákazníkovi prodat svou práci a získat si jeho důvěru, čeká vás náročná cesta k obživě. Obchod přitom není manipulace nebo nátlak, je to vytváření procesů směrujících vaše zákazníky k akci, která bude prospěšná jim i vám.

Ad hoc – nejslabší místa obchodních procesů

Mezi nejčastější slabiny při zvládání obchodu patří absence procesů. To znamená, že každá poptávka, ať už pasivně získaná nebo aktivně přinesená, se řeší ad hoc (jako jednotlivý případ). Na individuálním přístupu určitě není nic špatného. Hodně společností si klade za cíl vzbudit u zákazníka dojem, že jeho požadavek si zaslouží individuální přístup. Například McDonald dnes svým zákazníkům komunikuje, že každý jednotlivý sendvič se připravuje až na základě objednávky. Dříve na každé provozovně vždycky byla určitá zásoba předem připravených vysoko obrátkových „cheesů”, dnes je každý čerstvě připravený.

V pozadí přípravy „konkrétního cheese pro konkrétního zákazníka XY“ ale najdete nachystané suroviny a přesný postup jejich poskládání do burgerové housky, a to je vlastně obdoba obchodních procesů.

Veni – zákazník přichází do obchodní pipeline

Poptávky zákazníků mají na začátku vždy trochu odlišnou interpretaci, ale potřeba je u cílového publika obvykle podobná. Prvním úkolem obchodníka je tedy definovat, co poptávajícímu vyřeší jeho problém, a rozhodnout, zda mu vaše firma dokáže pomoci. Z pohledu nastavení obchodního procesu potřebujete pro tuto fázi připravit univerzální sadu otázek, na které vždy před začátkem spolupráce získáte od zákazníků odpovědi.  

Tip: Jste “na lovu” zákazníků? Přečtěte si náš článek Jak evidovat obchodní příležitosti a nastavit si pipeline.

Vidi – vidíte před sebou obchodní příležitost

Pokud je pro vaši firmu získaná poptávka relevantní, následuje příprava nabídky. V tomto bodě hodně záleží na tom, jaký produkt či službu vaše společnost prodává. Příprava nabídky může znamenat pouze naklikání zboží do zákazníkova košíku a přidání vhodného nacenění.

Jestli ale prodáváte služby, pak každý zákazník potřebuje jiný rozsah prací, a tím pádem se liší i časová náročnost. K tomu potřebujete mít data, ze kterých lze vycházet. Podklady získáte jedině přes důsledné trackování času a vedení záznamů o zpracování zakázek – třeba v Lamaelu.

Velmi efektivní je přístup, kdy zákazníkovi předáte nejprve orientační cenovou nabídku, kterou vytvoříte podle předpřipraveného vzoru a historických záznamů o podobných zakázkách. Zákazník se může rozhodnout, zda mu spolupráce s vaší firmou dává smysl a předpokládaná cena odpovídá jeho očekáváním. Vy následně můžete „věnovat“ čas detailní přípravě až ve chvíli, kdy dosáhnete vysokého procenta pravděpodobnosti na zasmluvnění zakázky.

Tip: Jak pracovat s obchodními příležitostmi a jak je systematicky objevovat, se dočtete v článku Vaše obchodní příležitosti pod drobnohledem.

Vici – vítězný stav v pipeline

Když se obchodník dostane do pozice vítěze a získá zakázku, je nejvyšší čas zadat ji do aplikace pro projektové řízení a rozplánovat etapy s úkoly pro členy týmu. V ideálním případě máte ve firmě takový software, který propojí informace získané během náběru zakázky (tzn. data z obchodní pipeline) s nově založeným projektem. Pokud si zatím v týmu předáváte informace jen ústně, zvažte změnu, protože tím vlastně odkládáte tvorbu záznamů pro veškerou budoucí obchodní činnost.

Pár tipů k firemním procesům najdete i v článku Když někdo onemocní: 3 tipy, jak hlídat workflow ve vaší firmě. Efektivitě procesů se věnuje i článek Nepracujte dlouho, pracujte efektivně: 3 zásady efektivní práce.