Je prokázáno, že mírný stres pomáhá dosahovat lepších výsledků. Nicméně, pocit neustálého tlaku termínů naopak škodí. Jak najít balanc? Zkusme si položit trochu jinou otázku. Může pracovní nasazení na 1000 % přinést skutečnou přidanou hodnotu?
Poměr vkládané energie a výsledky
Možná jste se už někdy potkali s člověkem, který neustále vypadá strhaně a má „strašně moc práce“. Někteří z těchto lidí stále mluví o nepřeberném množství úkolů a povinností, ale nikdy nezmíní souvislost s cílem. Existuje pravidlo, které by se takovým lidem moc nelíbilo. Milion odpracovaných hodin totiž ve skutečnosti vůbec nemusí znamenat, že jsou produktivní. Myš, která celé hodiny běhá v kolotoči ve své kleci, má také spoustu práce, ale nikdy nebude efektivní.
Zásada č. 1
Nebuďte jako myš v kolotoči. Úkoly třiďte podle toho, jestli vedou k výsledku, za který nesete zodpovědnost.
Zvýšení produktivity díky práci s daty
Jedním z nejsnazších způsobů, jak zvýšit produktivitu, je zbavit se duplicitní práce. Zní to jednoduše až primitivně, že? Přesto je fakt, že v mnoha firmách se setkáte s tím, že někdo tráví čas opakující se aktivitou, kterou dělá vždy znovu a znovu vždy od začátku. Chcete příklad? Máme k dispozici nástroje a aplikace, které měří čas a nabízí trackování k úkolům. Přesto ve chvíli, kdy se připravuje cenová nabídka novému zákazníkovi, tak najednou nikdo neví, kolik času bude potřeba na zpracování projektu. Dalším příkladem je neustálé vyplňování faktur, které vám zbytečně zabírá čas. Nebylo by lepší nastavit si automatickou fakturaci?
Zásada č. 2
Poctivě sbírejte a evidujte veškerou historii dokončené práce a využívejte = recyklujte získaná data u nových zakázek. Snažte se zautomatizovat všechny úkoly, které nemusíte dělat manuálně.
Je pro vás efektivita práce důležitá?
Procesy vládnou managementu. Pokud máte dojem, že neustále nestíháte, možná potřebujete nastavit nové procesy, které zvýší efektivitu komunikace směrem k zákazníkovi nebo ke kolegům. Správné nastavení poznáte podle toho, že četnost neustálého „přehazování“ e-mailů či úkolů mezi dvěma stranami, které stále nejsou schopné dotáhnout řešení k vzájemné spokojenosti, se stává v minimu případů. Když se zaměříte na nastavení šablony, standardu nebo zkrátka podoby, ve které se mohou úkoly posouvat ve firemním kolečku zpracování zakázky, ušetříte spoustu času.
Zásada č. 3
Identifikujte ty činnosti, které zabírají nejvíce času, a hledejte možnosti zlepšení souvisejících procesů. Jaká příprava by mohla ušetřit čas?
Závěrem – Jste v souladu?
Když řešíte svou efektivitu práce, můžete k tomu mít dva důvody. Buď je to vaše osobní potřeba, nebo to od vás očekává někdo jiný (nadřízený, tým, firemní kultura). Pokud chcete „víc“ sami od sebe, zaměřte se na hledání technologií, které usnadní vaši práci, a delegujte nepodstatné úkoly. Pokud narážíte na téma zvýšení produktivity „zvenčí“, máte v podstatě následující možnosti – nesouhlasit a odejít, nebo souhlasit a říct si v práci o to, co by vám pomohlo k lepším výsledkům. V krajních situacích je přitom nejlepší rozhodovat se intuitivně.
Hledáte funkce, které posunou vaši efektivitu práce? V Lamaelu najdete „hooooodně“ takových funkcí. Vždycky pomůže také trocha inspirace, připravili jsme pro vás články, návody a porovnání aplikací pro projektový management.
