Za každým projektem nebo zakázkou stojí určité množství dokumentů, které je potřeba někde uložit. V tomto článku se dozvíte o výhodách a nevýhodách organizace souborů přes složky ve srovnání s roztříděním pomocí štítků.

Jak fungují štítky?

Štítky jsou značky, které se používají k rozlišení skupin souvisejících položek. V kombinaci se složkami je používají například e-mailové schránky pro třídění doručené pošty. Štítek se zvoleným názvem přiřadíte ke zprávám od konkrétního zákazníka nebo k soukromým zprávám a následně jednoduše vyfiltrujete všechny e-maily, které patří do společné kategorie.

Hledání souborů ve složkách

Při ukládání do složek organizujete soubory podle hierarchie. To znamená, že když hledáte určitý obsah, potřebujete se proklikat „správnou cestou“ od nadřazené složky po koncovou. Pokud přesně nevíte, kde hledat, můžete použít full-textové vyhledávání podle pojmenování souboru nebo jeho části. Problém nastává, když procházíte obsah, který vytvořil někdo jiný, takže nedokážete název správně „tipnout“. V některých firmách se podobným situacím předchází standardizovanou strukturou a předdefinovanými názvy složek.

Hledání souborů přes štítky

Štítky seskupují soubory do kategorií podle obsahu, typu, autora a dalších parametrů. Ve srovnání s hledáním přes systém složek se dokážete snadno dostat například ke všem obrázkům s návrhem loga. Můžete také vyfiltrovat dokumenty podle důležitosti nebo tematických okruhů. Na rozdíl od hledání podle názvu nebo jeho části, do kterého se potřebujete přesně „trefit“, u štítků postačí, pokud zadáte některý z více parametrů. Na podobném principu pracují i internetové vyhledávače, kam napíšete klíčové slovo (popis toho, co hledáte) a získáte nabídku souvisejícího obsahu.

Závěrem – označování souborů pomocí štítků

Aby vám štítky usnadnily práci, měly by se alespoň částečně připojovat k souborům automaticky. Tuto funkci používá například e-mailová schránka od Googlu, která navrhuje označení zpráv podle odesilatele a vašeho „vztahu“ s ním na základě historie komunikace.

Aplikace Lamael připojuje k souborům, které uložíte jako přílohu kamkoli do projektu, štítek s názvem projektu. Pokud při hledání v souborech zadáte tento název jako klíčové slovo, snadno vyfiltrujete celý související obsah.

Pokud vás zajímá, jak to funguje v praxi, prohlédněte si návod Jak pracovat se soubory pomocí štítků v aplikaci Lamael.