Ke správě a práci s projekty se nabízí celá řada aplikací, ve kterých evidujete zakázky rozdělené na úkoly a aktivity, a sledujete termíny plnění. Členové týmu do aplikace nahrávají vypracované soubory, náhledy příloh nebo odkazy k umístění obsahu na firemním serveru. Pokud takový systém vychází z myšlenky, že projekt nakonec má být uzavřený, překlápí po odevzdání zakázky celou práci do archivu. Archiv některých aplikací představuje místo, kde se později jednotlivé soubory vyhledávají velmi špatně.

Srovnání ukládání do Lamaelu a do složek v počítači

Pokud ještě Lamael nepoužíváte, pak pracovní soubory nejspíš ukládáte do složek zálohovaných na firemním serveru nebo virtuálním úložišti (například Google disk). Složky tvoří „stromovou strukturu“ od kmenových po koncové a podle toho pak vypadá vyhledávání potřebného obsahu v nich. Musíte znát posloupnost členění do složek.

Pokud máte v týmu nováčka nebo jste nabrali nového vedoucího projektů, může pro něj být obtížné zorientovat se v takto roztříděných datech. Na úložišti si může prohlédnout firemní dokumenty a soubory. Složky jsou ale jen část systému pro práci s daty. Dál používáte CRM, kde lze záznamy filtrovat podle jmen kolegů a aplikaci pro řízení projektu s hotovými projekty, úkoly a aktivitami. Pohodlnější a efektivnější je vyhledávání všeho přes fulltext, období nebo autora na jednom místě – v jedné aplikaci. Proto vznikl Lamael, protože se složkami a různými programy nikdy nedocílíte kompletního přehledu.

Označování souvisejících souborů

Zběhlý projektový manažer nebo vedoucí týmu s větším množstvím agendy to obvykle dělá automaticky – všechny vytvářené a ukládané soubory pojmenovává podle určitého klíče, aby se v nich později dobře hledalo. Zejména začínající podnikatelé ale mívají ve složkách chaos, který plánují roztřídit „až bude čas“. Žádný zákazník jim totiž neplatí za to, že věnují čas navíc na uspořádání pracovních podkladů. Jistou dávku pořádku vyžaduje pouze účetní a termín daňového přiznání.

Systematická organizace dokumentů je strašák. V praxi to ale nemusí být tak hrozné, jak se zdá. V Lamaelu máte možnost přiřadit každý soubor k odpovídajícímu projektu ve stejném kroku, ve kterém jej ukládáte. Navíc můžete přidat i klíčová slova. Termín „klíčové slovo“ možná zní jako téma k doplnění vzdělání, ale ve skutečnosti je to velmi intuitivní záležitost. Pokud například nakreslíte nové logo vypadající jako pes, postačí k obrázku připsat označení klíčovými slovy „logo“, „pes“ nebo název společnosti, pro kterou jste logo navrhli. Kdokoli pak přes fulltext dokáže celkem snadno vyfiltrovat všechna vytvořená loga, všechny obrázky se psem nebo všechny soubory patřící k dané společnosti.

Shrnutí

Neznám nikoho, kdo by se při práci rád zdržoval úvahami, kam všude má výsledný soubor nahrát, aby se k němu dostala všechna oddělení firmy. Pro svou práci si vybírejte promyšlené aplikace, které umí automaticky označit každý soubor, který ukládáte, a přiřadit ho rovnou i do správných kategorií (například pod projekty). Vzhledem k tomu, že Lamael vznikl jako aplikace, která pokryje všechny potřeby reálné fungující firmy, budete pravděpodobně překvapení, jak vám práci a organizaci úkolů a projektů usnadní. Tato firma se navíc zabývá vývojem softwaru, takže funkčnost a rychlost aplikace je zaručená.

Návod: Jak přikládat soubory, projekty, úkoly a jiné záznamy v aplikaci Lamael