Notifikace jsou velmi užitečný nástroj – jsou jako „dobrý sluha“, ale umí být i příslovečný „špatný pán“. Jde o to, rozlišit vhodný počet a načasování notifikací, protože člověk s nonstop internetem v telefonu je přes den vystavený mnoha upozorněním všemožných aplikací i bez pracovní agendy.
Četnost notifikací
V pracovním prostředí se notifikace starají o připomenutí důležitého termínu nebo oznámení nového úkolu. Některé systémy uživatelům umožňují nastavit si hned několik připomínek pro jednu událost. Vypadá to lákavě, ale je potřeba zohlednit vliv notifikací na celkovou produktivitu. Pokud proti opakovanému upozornění postavíte na „druhou misku vah“ hodnotu vyrušení od práce, nevyhnutelně dojdete k tomu, že všeho moc škodí. Platí totiž celkem známý fakt, že pokud jste ve „flow“ (to znamená, že se plně koncentrujete na řešení úkolu) a cokoli vás při tom vyruší, tak trvá cca 40 minut, než se zvládnete do práce opět plně ponořit.
Vypnutí notifikací
Jedním z možných řešení je notifikace vypnout. Internetové kurzy se hemží radami o tom, jak využít na maximum pracovní čas a vyhnout se rozptýlení. V praxi hodně záleží na povaze vaší práce. Jestli máte na starost samostatnou část projektu, pak může být vaše práce bez notifikací příjemnější a efektivnější. Pokud vedete tým a postupujete agilně, pak pro vás kompletní odstřihnutí se od skupiny možná nebude tou správnou volbou. Můžete ale týmu poskytnout prostor například na firemní chatu nebo nástěnce, kde členové nasdílí své informace a potřeby a vy podle výsledného obsahu následně připravíte nová zadání nebo úpravy postupu.
Načasování notifikací
S notifikacemi, které se týkají termínů a úkolů, můžete pracovat také přes e-mail. Výhodou je, že budete mít kontrolu nad tím, kdy se jimi budete zabývat. Než si tuto cestu zvolíte, tak předem prověřte, zda nehrozí „zaspamování schránky“. Pokud nastavíte pravidlo, že každá notifikace bude znamenat jeden e-mail, nebude výsledek nikdy přehledný a určitě vám neušetří čas. Dobrým řešením je sloučit všechny notifikace do souhrnného emailu, který vám bude chodit pravidelně každý den v určený čas (například každé ráno).
Shrnutí
Pokud používáte notifikace, předcházíte riziku, že zapomenete na něco důležitého. Upozornění je ale potřeba spravovat a krotit, aby na vás každých pět minut nevyskočilo okno s informací. Pokud je to možné, domluvte si v týmu pravidla pro komunikaci tak, abyste se při práci vzájemně nerušili upomínkami.
