Proto, aby váš byznys fungoval, potřebujete fungující informační systém. Potřebujete vědět, co máte dělat, kdo to má dělat, kdo má odpovědnosti a jaké jsou procesy.

Aby vaše podnikání fungovalo efektivně a bezchybně, v dnešní době, váš řídicí systém by měl být on-line, digitální. Neměli byste řídit byznys jen na papíru nebo ve svých hlavách. Ani Excel, e-mail, messenger a telefon není to dostačující řešení. Potřebujete skutečný informační systém. Systém, který podporuje vaše firemní procesy, systém, kde budete mít všechny informace na jednom místě, systém, kde uvidíte, na čem je potřeba dělat, kdo to dělá a v jakém je to stavu. Systém, kde můžete komunikovat nad svými projekty, nad svými úkoly, můžete komunikovat v týmu. Můžete si jednoduše předávat odpovědnosti, předávat úkoly, sledovat termíny, vykazovat čas a nakonec i fakturovat. Potřebujete informační systém, který bude podporovat váš byznys.

V tomto článku se budeme zabývat tím, jak vybrat informační systém a jak ho rychle a bezpečně nasadit do firmy.

Kdy hledáme nový informační systém

Většinou okamžik, kdy začínáte hledat informační systém nebo uvažujete o změně starého systému, nepřichází v okamžiku, kdy teprve začínáte podnikat nebo jste ještě nezačali. Požadavek přijde často až v okamžiku, kdy už vás je ve firmě několik. Už máte zaběhlé procesy, nějakou dobu fungujete a zjišťujete, že vaše fungování není optimální, že vaše aktuální informační systémy nebo způsoby, jak pracujete s daty, s informacemi, procesy… že vás to nějakým způsobem limituje, brzdí, že nemáte dostatečný přehled a že vám něco utíká.

Velmi pravděpodobně teď, když čtete tyto řádky, tak už jste v procesu svého podnikání, svého byznysu a pravděpodobně nějaký informační systém už ve firmě máte. Možná máte hodně informačních systémů, různé aplikace, máte je propojené nebo přenášíte data ručně. Používáte Excel, předáváte si úkoly e-mailem, používáte různé komunikační platformy, jako jsou messengery, chaty, třeba BaseCamp apod. Provozujete větší informační systém, který už má za sebou i několik let. Váš systém vám neposkytuje úplně živé informace v reálném čase. Možná evidujete ve vašem systému celý svůj obchod, nabídky, objednávky, zákazníky, ale nevíte úplně přesně, kdo co dělá, kolik na tom propálil času a spoustu činností a procesů asi nemáte zautomatizovaných. Proto přemýšlíte nad tím, jak to udělat lépe. Jak váš starý informační systém vyměnit, jak najít ten správný nástroj, který vám opravdu bude pomáhat a který vás opravdu bude podporovat. Začínáte uvažovat o změně.

Nasadit informační systém není snadné

Zavedení informačního systému do firmy není jen tak. Není to úplná sranda. Zejména, pokud už procesy máte zaběhlé, je vás ve firmě víc a nějaký informační systém používáte, tak přejít ze starého informačního systému na nový, upgradovat svoji firmu, vyškolit lidi, zavést úplně nové věci, to je opravdu veliká věc. To je velký proces a vy se toho možná bojíte. Nebo naopak se vůbec nebojíte, jste naivní a myslíte si, že zavést nový systém je docela brnkačka, že to zvládnete levou zadní za pár dnů. Ale pak můžete narazit, protože zjistíte, že to není až taková sranda.

Abyste nenarazili na tvrdou zeď reality při implementaci nového systému nebo naopak, abyste se nezarazili jenom proto, že se bojíte, že to nezvládnete, tak se spolu pojďme podívat na ověřený a optimální proces, který opravdu funguje.

Ověřený postup, jak firemní systém vybrat a nasadit

Pojďme spolu projít body, nad kterými byste se měli zamyslet. Pojďme si nakreslit road mapu, sled jasných kroků, jak byste měli postupovat, abyste zavedli nový systém úspěšně. Aby se nestalo to, že vám ho lidi budou házet na hlavu, že se jim nelíbí, že s ním nechtějí pracovat. Abyste nenarazili na to, že vám něco nefunguje, že utratíte třeba stovky tisíc za nový systém, za implementaci, a zjistíte, že vám to nevyhovuje. Aby se vám nestalo, že si vyberete špatného dodavatelé a že pak dojdete do nečekané slepé uličky. Abyste neutratili spoustu peněz a nakonec nezjistili, že už nevíte, jak dál. Aby se vám nestalo, že za nový systém budete platit dvakrát.

Chybovat při výběru a nasazení nového systému by vás mohlo stát spoustu zbytečně propáleného času a spoustu zbytečně utracených peněz. Aby se to nestalo, tak mám pro vás několik tipů. Není jich málo a nejsou to jen plané rady. Je to komplexní postup, který funguje.

Tento článek pro vás bude výživný. Informací bude opravdu hodně. Několik kroků, které musíte projít, několik otázek, které musíte zvážit. Abyste výběrem a nasazením nového systému prošli úspěšně, bude to vyžadovat váš čas. Odměna ale stojí za to.

Tak pojďme do toho. Startujeme.

1. Vyhodnoťte potřebu změny informačního systému

Úplně na začátku vyhodnoťte potřebu změny. Pokud už máte nějaký fungující systém, tak se zamyslete nad tím, proč ho vlastně chcete měnit. Vy k tomu máte nějaký důvod. Pravděpodobně vám něco nefunguje. Nefunguje vám nějaký proces ve vaší firmě, nefunguje optimálně. A vy hledáte způsob, jak tady tu věc ve vaší firmě opravit.

Zamyslete se nejdřív nad tím, jestli opravdu potřebujete nový informační systém, protože nový informační systém to je možná jenom taková berlička. Je to jenom taková pomoc, ke které se upínáte a vy si myslíte, že ten nový informační systém to vyřeší. Ale pokud si najdete jenom nějaký nový nástroj, který implementujete, no tak tím se nezmění fungování vaší firmy, tím nezlepšíte vaše procesy. Nejdříve změňte procesy ve firmě a teprve pak vybirejte nový informační systém.

Udělejte procesní analýzu fungování firmy

Takže na začátku, než se do tohohle toho všeho pustíte, tak si udělejte analýzu toho, jak funguje vaše firma. Co tam je za procesy, za informace, za role lidí, kteří pracují s těmi informacemi. A jak tohleto celé funguje. Udělejte si takovou mapu fungování vaší firmy a projděte to úplně od začátku od získání kontaktů na potenciálního zákazníka přes ty další kroky přes konvertování zákazníka na obchod. Nakonec mu budete muset dát nějakou nabídku, on vám dá objednávku, stane se z něj zákazník a pak nastupují další procesy ve vaší firmě, kde musíte třeba nastartovat nějaký projekt, nadefinovat přesně, kdo co bude dělat, v jakém sledu to bude dělat, musíte objednat nějaké subdodávky, něco vyrobit, dodat, instalovat, zaškolit toho zákazníka, pak mu poskytnout nějakou podporu.

Těch procesů je spoustu. Ale vy, než vůbec začnete uvažovat nad tím, jestli budete vybírat nebo měnit nějaký informační systém, tak se musíte podívat sami na sebe, na svůj byznys, jak to funguje, jaké tam máte procesy, jestli jsou optimální, anebo nejsou. A musíte je nejprve optimalizovat, protože zavedení nového informačního systému, už to, že nad tím uvažujete, to je pro vás úžasná příležitost, jak můžete svůj byznys posunout na další úroveň. Je to úžasná příležitost, jak můžete začít dělat něco jinak, jak to můžete začít dělat chytře, optimálně, jak vydělávat více peněz, jak třeba dosahovat lepších výsledků s menší námahou, s menším počtem lidí a s menšími náklady.

Zavedení nového informačního systému je obrovská výzva. Je to veliký projekt. Není to jenom to, že si vyberete nový software, koupíte ho, zaplatíte někoho za to, že vám zaškolí lidi a je hotovo. Je to obrovský projekt pro vás, vyloženě se dotýká jádra vašeho byznysu. Dotýká se jádra vaší firmy vaší každodenní činnosti, takže to berte zodpovědně.

2. Zapojte všechny uživatele do změny firemního informačního systému

Zapojte do toho procesu celou firmu, všechny uživatele. Není možné, aby jenom management nebo nějaký úzký management se zabýval výběrem a implementací nového informačního systému.

Ptáte se, proč? Proč máte zapojovat více lidí do toho procesu? No, protože, pokud to neuděláte, pokud budete vy, anebo jenom několik pár lidí z užšího vedení firmy se budete účastnit výběru nového systému a jeho zavedení, tak velmi brzy narazíte na odpor.

Uděláte krásný výběr, vyberete úžasný systém, všechno nastavíte, prdnete to do vaší firmy, hodíte to lidem a řeknete: “Tak a teď se z toho poserte! Teď tady máte úžasnej systém. My jsme do toho dali miliony, dali jsme do toho spousty hodin práce. Tak to používejte, protože to je to nejlepší, co můžete používat. My jsme to vymysleli. My jsme tady ti borci, kteří řídí firmu. Vy jste jenom to maso, který tady musí makat, točit klikou. My chceme vidět čísla, reporty. Tady máte novej software, tabulky, formuláře, políčka. Máte jich tady desítky nebo tisíce. Všechno to budete krásně vyplňovat a my budeme jenom sledovat grafy a čísla.”

Uživatelé vědí, co od systému chtějí

Myslíte si, že to takhle funguje? Na tomhletom zkrachovalo spoustu pokusů o zavedení nového systému firmy, že si ten management něco vymyslel, za něco zaplatil, najmul si nějaké expertní týmy, kterým dal stovky tisíc za to, že je to všechno naplánovali, vymysleli a implementovali. No, ale pak narazili na to, že ty lidi ve firmě to nechtějí používat anebo ještě horší věc, že jim to vlastně vůbec nevyhovuje, protože on se jich nikdo nezeptal, co oni potřebují, na co narážejí, jaké mají problémy a kde potřebují tu práci zjednodušit. Tak, prosím vás, takhle ne. Takhle to nedělejte.

Zapojte do procesu výběru informačního systému pokud možno co nejvíce lidí. Zapojte tam i ty lidi, kteří opravdu pracují, kteří točí tou klikou, kteří něco dělají, kteří sbírají leady, snaží se je konvertovat na zákazníky, kteří dělají nabídky, realizují zakázky. Musíte zapojit do toho celý tým. Vytvořte si takový projektový tým.

3. Vytvořte projektový tým

Vytvořte si projektový tým, kde jasně rozdáte role, kde bude nějaký projekt manažer, pak tam budou lidi, kteří z těch jednotlivých třeba oblastí, co děláte, ať je to marketing, obchod, výroba, podpora, tak každý tenhleten tým by tam měl mít nějakého svého člověka, který za ten tým bude mluvit, bude přinášet požadavky, postřehy, bude přinášet problémy, které vlastně je potřeba vyřešit. A vy všichni dohromady musíte pracovat na tom, abyste změnili fungování vaší firmy, abyste ho optimalizovali.

Podívejte se na to, co ve firmě děláte. Už máte tým lidí a jejich zkušenosti. Máte běžící procesy, data a ověřené postupy. Podívejte se na veškeré procesy v jednotlivých odděleních a společně s vašimi lidmi přemýšlejte, jak fungování vaší firmy optimalizovat.

4. Optimalizujte firemní procesy

Co to znamená optimalizovat? Optimalizovat znamená, že ty věci budou fungovat hladce, že budou fungovat nějakým jasným, ověřeným, zavedeným způsobem, který vám šetří čas, peníze a zdroje. Vaše firma, pokud funguje už nějakou dobu, tak už jste něco udělali dobře, něco jste udělali špatně. O některé věci jste se snažili opakovaně, protože to třeba nešlo, nebylo to úplně ideální, a tak jste to zlepšovali a zlepšovali a zlepšovali.

Vy máte už spoustu informací o tom, jak by vaše firma měla fungovat, ale možná ty informace nejsou zakotvené v nějakých procesech, nejsou jasně popsané a nemáte nastavený systém, aby to tak fungovalo. Velmi často to bývá tak, že informace o tom, jak věci fungují a jak mají fungovat, jsou pouze v hlavách lidí. Je to závislé na těch lidech. Pokud, například z firmy odejde nějaký klíčový člověk, tak s ním odejde kus know how. Vy nevíte přesně, co máte dělat. Najednou se stane, že něco nefunguje nebo zjistíte, že jste byli závislí na tom jednom člověku. No, ale to je špatně, když na to přijdete takhle pozdě, tak to je špatně.

Jak funguje váš byznys?

Veškeré know how vašich lidí, veškeré know how toho, co se děje každý den, musíte vydestilovat, roztřídit a uspořádat. Musíte vše jasně popsat, definovat data, procesy a nakonec vše implementovat do funkčního informačního systému. Vaším cílem je, aby vše, co ve vaší firmě funguje, fungovalo samo a nezávisle na lidech. Aby, když vám přijde nový člověk do firmy, tak, aby on okamžitě zapadl do funkčního systému, abyste ho nemuseli složitě zaškolovat a předávat informace z člověka na člověka. Když vám přijde někdo nový do firmy, tak musí přesně vědět, co má dělat. Musí mít naprosto jasný systém, do kterého zapadne, který funguje. A kde je nejenom vidět, co má ten člověk dělat, ale taky je vidět, jak to dělá, kolik toho dělá, s jakými výsledky, musí to být měřitelné. Vytvořte si systém.

5. Vytvořte podrobné zadání pro nový informační systém

Teď jsme sestavili tým, optimalizovali jsme procesy a pokračujeme v tom výběru informačního systému.

Pravděpodobně nejste IT firma, anebo i pokud jste, tak máte nějaký svůj byznys, který vám vydělává peníze, kde jste experti. Rozhodně to ale nejste vy, kdo byste si měli programovat svůj vlastní informační systém. Pravděpodobně budete hledat nějaké hotové řešení anebo budete hledat někoho, kdo vám připraví řešení na míru, případně budete hledat nějaké nástroje, které budete různě kombinovat dohromady a automatizovat.

V každém případě je třeba, abyste vytvořili podrobné zadání. Podrobné zadání pro firmu, která pro vás bude vybírat, realizovat či programovat informační systém. Musíte jim přesně zadat, co vlastně chcete. Přesné zadání vychází právě z těch vašich procesů, které jste si definovali. Popište vaše procesy dodavateli systému tak, aby úplně přesně věděl, jaké jsou vaše vstupy, jaké informace zpracováváte, co s informacemi děláte, jaké požadujete výstupy. Potřebujete si namodelovat celý proces fungování vaší firmy od začátku, od získání kontaktu, přes konvertování na zákazníka, přes dodávku, zákaznickou podporu, až nakonec. Všechny procesy musíte podvjytit a namodelovat.

Namodelujte si vaše firemní procesy

Můžete pracovat třeba s velkým stolem, s nějakými papírky, kde si uděláte papírky, které popíšete: zákazník, produkt, nabídka, objednávka. A budete si je postupně posouvat vlastně tím flow, aby to celé krásně hladce proběhlo od začátku až do konce. A postupně, jak tohle budete dělat jaksi tam vlastně budete modelovat nebo simulovat ten obchodní proces, tak si budete v každém tom kroku psát, jaké informace potřebujete, co s nimi potřebujete udělat.

Tohle všechno popíšete, řeknete svému dodavateli informačního systému, jak všechno má přesně fungovat. Dodavatel informačního systému musí být odborník. Musí to být někdo, kdo vám s přípravou zadání pomůže a kdo vám bude klást ty správné otázky a kdo vám pomůže se dostat k tomu, aby zadání bylo komplexní a aby opravdu fungovalo.

Pozor na provozní slepotu

Je zde několik úskalí. Můžete si vybrat blbého dodavatele, který vás definicí zadání neumí provést a který se vás neumí správně zeptat, který vám jenom dá pár jednoduchých otázek a zeptá se vás co vlastně chcete a čeká na vás, že vy mu to zadáte. On si myslí, že vy víte, co potřebujete. No, ale vy to často nevíte, nebo to neumíte definovat. Možná víte úplně přesně co potřebujete, ale protože v tom jedete už několik let, tak pro vás je to tak samozřejmá věc, že vás vůbec nenapadne, co všechno byste měli popsat a vysvětlit. Protože pro vás je to naprosto samozřejmé, vy to očekáváte.

Pro vás je to běžná věc. Jenomže pro vašeho dodavatele to není běžná věc. Pro něho je běžná věc něco úplně jiného. Pokud vaše zadání bude vágní, že jenom řeknete jako co asi tak chcete a váš dodavatel si tak asi myslí, že vám rozumí, tak velmi pravděpodobně vám dodá úplně něco jiného, než vy jste požadovali a nebude vám to fungovat.

A pak přijdou problémy, protože vy jste si něco objednali, nasmlouvali jste si cenu, nasmlouvali, jste si nějaký termín dodání, no, teď jste něco dostali a není to to, co vy jste požadovali. Podle vás. Ale podle vašeho dodavatele je to přesně to, co jste si objednali. Jak to teď budete řešit?

Nezabijte svého dodavatele informačního systému

To už teď nevyřešíte. V nejlepším případě bude cesta řešení velmi náročná. Bude to trvat dlouho a buď vás to bude stát další peníze, anebo budete vašeho dodavatele drtit, aby za ty peníze, které jste si nasmlouvali, vám dodal to, co jste si vy představovali. Pokud bude dodavatel nezkušený, tak vám na to třeba skočí a bude se snažit plnit vaše požadavky. A takhle to bude dál a dál a dál. No ale jednou se ouško hrnečku utrhne.

Žádný dodavatel nemá nekonečné možnosti, nemá nekonečný čas, nekonečné zdroje a trpělivost, aby neustále plnil další a další a další vaše požadavky. Časem na vašem projektu shoří. Vy ho budete tlačit k tomu, aby za nasmlouvanou cenu dodal to, co chcete. On se bude snažit. Nakonec dojde na konec svých možností a buď třeba zkrachuje, nebo vám přestane brát telefony, nebo to prostě vzdá. Nakonec vám řekne, že už nebude pokračovat dál.

Předejděte tomu, aby váš projekt shořel na neporozumění a špatné komunikaci už od samého počátku. Jediný způsob, jak tomu předejít, je připravit jasné zadání. Připravte jej společně s vaším dodavatelem a tak, aby pro váš byznys opravdu fungovalo. Pokud si odladíte a nasimulujete všechny vaše procesy s použitím karet pro zákazníky, produkty a zakázky, vše podrobně popíšete, pak nejenže vaše procesy skutečně budou fungovat, ale pochopí je i váš dodavatel informačního systému.

6. Myslete na integraci informačního systému s dalšími softwary

Velmi častou chybou je, že zapomenete na další systémy, které ve firmě máte a musíte je používat. Závisí na nich vaše procesy, výroba, anebo jsou natolik specifické, že je nemůžete nahradit. Musí ve firmě zůstat.

Najdete si nový informační systém, který ale s tím vaším jaderným informačním systémem, s tím nutným, s tou nutnou součástí vaší firmy, nefunguje, nekomunikuje. Máte pak vedle sebe dva systémy a mezi nimi musíte přenášet data. Je to opruz, stojí to spoustu času, vznikají chyby. Toto rozhodně není cílový stav, kam se chcete dostat.

Také v budoucnu se může stát, že budete potřebovat specializovaný software a budete potřebovat ho integrovat s vaším velkým informačním systémem. A pokud to nepůjde, tak se opět dostáváte do velikého problému.

Hledejte otevřený systém s možností propojení

Při hledání nového informačního systému je třeba myslet na to, aby nový systém byl propojitelný se svým okolím, aby uměl nějaká data importovat, exportovat, anebo ještě v lepším případě, aby to všechno fungovalo automaticky, aby to bylo propojené přes nějaké API rozhraní. Určitě nehledejte uzavřená řešení, ale zajímejte se vždycky o to, jaká je možnost informační systém propojit s okolním světem.

7. Vyberte si vhodný informační systém a dodavatele pro realizaci

Jakmile máte jasno ve svých požadavcích, tak si vyberte vhodný systém a vhodného dodavatele. Nezačínejte budovat něco úplně od začátku, nesnažte se investovat miliony do toho, abyste vymysleli kolo, které už někdo vymyslel 1000×. Podívejte se po trhu, podívejte se kolem sebe a hledejte informační systém, který co nejvíce odpovídá tomu, co vy jste si vydefinovali, že po něm chcete.

Hledejte systém, který co nejvíc odpovídá vašim požadavkům, protože pak implementace bude co nejjednodušší, bude to stát co nejméně peněz. Zároveň hledejte nejlepší možný nástroj, jaký můžete najít. Pokud chcete dobře dělat svoji práci, pokud chcete budovat svůj byznys, tak určitě nechcete, abyste se zasekávali na tom, že vám něco nefunguje. A protože informační systém bude úplně ve vašem jádru, v jádru vašich všech procesů, informací a spolupráce, tak je to ta nejdůležitější věc, kterou můžete mít a je to ta věc, která by měla fungovat opravdu, opravdu nejlépe. A proto hledejte ten nejlepší možný informační systém, jaký můžete mít.

Drahý informační systém nemusí být lepší

Ale to neznamená ten nejdražší a nejkomplexnější. To znamená takový, který nejlépe vyhovuje právě vám, vaší velikosti a těm vašim procesům. Může to být něco třeba jednoduchého, levného, protože pokud nejste nějaká korporace, mega firma, tak, když si nasadíte nějakého molocha, nějaký obrovský systém do vaší firmy, tak vám to bude komplikovat tu vaší práci a bude vás to stát spoustu provozních nákladů a bude vás to stát i spoustu času, než zaškolíte svoje lidi, než to celé rozfungujete.

Dodavatel informačního systému je váš parťák

Vyberte si taky vhodného dodavatele, protože ten dodavatel bude vaším parťákem pro několik následujících let společného fungování. Dodavatel musí být někdo, s kým si rozumíte, kdo vám poskytne dlouhodobou podporu, kdo rozumí tomu, co dělá, a kdo vám pomůže si optimálně nastavit vaši firmu. Dodavatel není někdo, kdo vám jednou něco prodá, raduje se, že získal vaše peníze a pak už se vás dál nezajímá.

8. Implementujte nový informační systém do vaší firmy

Tak teď jste možná úspěšně došli do stadia, že jste si jasně definovali, co od informačního systému potřebujete, jak přesně má fungovat. Vybrali jste vhodný systém, vhodného dodavatele a právě se chystáte předat žezlo na druhou stranu. Předáte žezlo vašemu dodavateli a on by měl implementovat vámi požadované změny do informačního systému tak, aby vám dodal něco, co vám opravdu bude fungovat.

Zapojte se do vývoje a implementace systému

Pozor! Není to tak, že v této fázi se nemáte procesu vývoje vůbec účastnit. Rozhodně nenechte vše na vašem dodavateli. Nečekejte několik měsíců nebo třeba půl roku na to, že vám dodá hotový produkt.

Sestavili jste projektový tým, ve kterém musí být jak vaši lidé, tak lidé od vašeho dodavatele. Nový informační systém musíte tvořit společně s vaším dodavatelem a v ideálním případě postupně, po částech. Pokud byste čekali třeba půl roku nebo rok na to, až bude dílo kompletní, dost možná byste při předání díla zjistili, že výsledek neodpovídá vašim představám a potřebám a že práce šla špatným směrem.

Zavádějte informační systém krok po kroku

Změny je třeba implementovat postupně. Stanovit si priority a postupně vytvářet jádro informačního systému, které už v průběhu prací můžete postupně nasazovat. Minimálně cvičně na vašich historických datech. Můžete testovat, zda vaše procesy v novém systému fungují.

Fáze implementace změn je velmi důležitá. Měla by být postupná a měli byste na ní pracovat společně se svým dodavatelem.

9. Držte se plánovaného rozsahu

Během fáze implementace je důležité, abyste se drželi plánovaného rozsahu. Příliš často se stává, že během implementace si zadavatel vymýšlí další a další věci. S tím, jak se systém začíná rodit, jak začínáte rozumět tomu, co všechno by měl systém dělat a jak by mohl fungovat, tak vymýšlíte další a další pitomosti, co všechno ještě byste mohli naprogramovat a dostat do vašeho systému. Před tím vás ale varuji. Nedělejte to! Držte se plánovaného rozsahu. Dodržte tzv. scope, který jste si definovali.

Nasaďte minimální verzi systému

Na začátku jste stanovili, nebo měli byste stanovit, co implementací nového systému chcete dokázat. Musíte si jasně říct, co vám nefunguje, co byste chtěli, aby vám fungovalo, jak byste chtěli, aby to fungovalo a za tímto účelem implementujete nový informační systém. Souhrn všech možností, funkcí a procesů, které chcete, aby fungovaly, musí být konečný. Na začátku si musíte říct, co chcete, aby to dělalo. Musíte to naplánovat, nacenit, musíte to implementovat a ověřit, jestli to funguje nebo ne. Pak teprve přijde čas na to, abyste informační systém upgradovali, abyste ho posouvali na další level.

Vylepšujte informační systém po etapách

Toto zlepšovací a implementační kolečko můžete dělat znovu a znovu. Ale nedělejte to tak, že během toho, co provádíte první implementaci, přidáváte další a další a další věci. Pokud tohle budete dělat, implementace nového systému do firmy nikdy neskončí, anebo bude trvat strašně dlouho, bude stát strašně peněz. Požadovaných výsledků se nedočkáte. Nedělejte to. Dodržte plánovaný rozsah, držte se ho, dokončete implementaci až do konce a pak teprve pokračujte dál.

10. Migrujte data do nového systému

Po implementaci změn do nového softwaru následuje další fáze, a to je migrace dat. Nový informační systém byste měli naplnit vašimi stávajícími daty, abyste si ověřili, že se vám do něj všechno vejde, že vám tam nebudou chybět políčka na důležité informace, nebo že tam nebudou chybět důležité procesy. Určitě do vašeho nového informačního systému nasypte vaše stará data, protože to vám dá možnost si ověřit, že vše funguje. Pokud byste měli informační systém prázdný, bez dat, tak si jeho fungování nedovedete představit. Většina vašich lidí si nedovede představit, jak bude systém vypadat, když v něm data budou. Proto první krok v ověřování nového systému je migrace vašich stávajících dat.

11. Nastavte informační systém pro vaše uživatele, procesy a workflow

Nyní následuje další fáze. Definovali jste procesy, role lidí, vztahy v informačním systému, workflow, jak má co fungovat a postupovat. Nový informační systém teď musíte nastavit. Musíte ho nastavit na vaše fungování, tak, jak jste si ho naplánovali. Je třeba definovat uživatele, jejich práva, týmy, musíte definovat stavy dokumentů, stavy procesů, úkolů, souslednosti, projekty. Musíte v systému nadefinovat, jak by měl fungovat celý váš byznys.

12. Otestujte procesy v novém informačním systému

Nyní, když v systému máte data a máte nastavené, kdo by co měl dělat a jak by to mělo fungovat, tak přijde další fáze, a to je testování. Přijde fáze, ve které byste měli otestovat, zda váš nový informační systém obsáhne všechna vaše data a obsáhne všechny vaše procesy.

Bude nový systém fungovat?

V novém informačním systému byste měli opravdu nasimulovat celý obchodní proces od začátku až do konce. Všichni lidé, kteří budou v informačním systémem pracovat, by opravdu měli projít několik takových celých testovacích obchodních procesů. Někdo by měl zadat nový kontakt, někdo by měl provést nějaké fiktivní jednání s klientem, zapsat si jej, postupně provádět klienta vaším obchodním procesem až nakonec, dát mu nabídku, přijmout objednávku, spustit projekt, rozdat úkoly na projektu. Lidé by si měli na projektu vyzkoušet, jak se pracuje, jak mohou úkoly plnit, jak mohou vykazovat práci. Někdo další by měl vyzkoušet, jak z výkazů práce vystaví faktury, jak přijme peníze, jak se platba automaticky spáruje s fakturou, jak si zákazníka dáte do databáze pro následnou podporu, a tak dál.

Opravte chyby v informačním systému včas

Kompletní funkcionalitu systému musíte řádně vyzkoušet a dobře zdokumentovat všechny problémy a komplikace, na které při testování narazíte. Všechny problémy musíte vyřešit, opravit chyby softwaru, opravit chyby v nastavení a pak celé kolečko testování znovu opakovat. Testování a ladění opakuje tak dlouho, dokud vše stoprocentně nefunguje.

Skutečné funkční testování můžete provést v užším okruhu lidí ve vašem projektovém týmu a výsledkem vaší práce by měl být komplexní nový informační systém, nastavený, naplněný daty a ověřený, že skutečně funguje ve vaší firmě.

Testovat systém a opravovat chyby až v ostrém provozu je chyba. Stojí to spoustu nervů, času a peněz zbytečně. Vede to k velkému stresu a nespokojenosti uživatelů, což v konečném důsledku může dojít až k úplnému odmítnutí nového systému.

13. Dejte uživatelům trénink, aby mohli nový systém začít rychle používat

Máte skoro hotovo. Ale opravdu jen skoro. Abyste mohli systém úspěšně implementovat do firmy, přijde další fáze, a to je trénink všech uživatelů. Musíte trénovat a zaškolit všechny uživatele nového systému, aby ho mohli optimálně využívat. Není možné, že jim jenom něco předhodíte, že jim dáte manuály a řeknete: “Tady máte několik dnů na to, abyste se poprali s novým systémem a od teď ho budete používat.” To byste narazili na velký odpor. Uživatelé by vám říkali, že systém je špatný a že nefunguje, ale přitom by to nebyla chyba informačního systému.

Nepodceňte fázi tréninku. Věnujte tomu dostatek času. Spolupracujte s vaším dodavatelem.

Školení vašich uživatelů by měl zajistit váš projektový tým, který se účastnil návrhu systému, jeho implementace, naplnění daty a testování. To jsou lidé, kteří o novém systému a fungování vaší firmy vědí nejvíc. Pokud se při zaškolení objeví chyby a nedostatky systému, dostanou se přímo k realizačnímu týmu a mohou být efektivně odstraněny.

14. Zajistěte uživatelům zvýšenou podporu po zavedení nového systému

Tréninkem uživatelů vaše práce nekončí. Po zavedení nového systému musíte svým uživatelům dát náležitou podporu. Musíte jim zajistit aktivní podporu, protože zejména v prvních dnech, týdnech a měsících po zavedení nového systému budou narážet na spoustu otázek a problémů, které budou potřebovat řešit. Budou je chtít řešit rychle, prakticky v reálném čase. Proto zajistěte svým uživatelům kvalitní a rychlou podporu, a to jak ze strany dodavatele, tak ze strany vašeho realizačního týmu.

15. Motivujte uživatele k přijetí nového informačního systému

Motivujte uživatele k přijetí změny. Motivujete všechny lidi ve firmě k tomu, aby přijali nový systém, aby přijali změnu. Motivujte je takovým způsobem, aby je to bavilo, aby se těšili na úspěšné spuštění nového systému. Můžete jim dát finanční odměnu, uspořádat firemní večírek nebo naplánovat pořádnou oslavu. Motivujte všechny uživatele proto, abyste nenaráželi na odpor.

16. Zavádějte změny informačního systému postupně

Pokud implementuje komplexní informační systém, který se dotýká vašeho obchodu, řízení projektů, financí, tak je to obrovský balík věcí, které se musíte naučit, které musíte zvládnout. Pokud se budete snažit do fungující firmy zavést nový informační systém celý najednou, tak vás to ochromí na několik dnů, týdnů nebo možná i měsíců, a to si nemůžete dovolit. A proto zavádějte ty změny postupně. Zaveďte nejdříve jednu změnu, dotáhněte ji do konce, aby stoprocentně fungovala. Pak teprve se vrhněte na další krok. Zavedené systému můžete rozdělit na etapy, například na řízení obchodu, na řízení projektů a na finance ve firmě.

Začněte tím, co vám nefunguje

Ideálně začněte tím, co vám ve firmě funguje nejhůř a co vás nejvíc pálí, co nejvíc potřebujete posunout kupředu a vyřešit. Pokud vám, například ve firmě funguje velmi dobře projektové řízení, ale nemáte podchycený obchod, tak při zavádění nového informačního systému začněte právě obchodem, protože tam nebudete muset zavádět něco nového nebo lépe řečeno, nebudete muset opouštět starý systém a přecházet na nový, takže změna nebude tak bolestivá. A když se naučíte nový systém používat na něčem, co vám ihned začne pomáhat, kde budete mít ten největší posun, tak vás to bude bavit, uvidíte efekt a budete motivovaní v tom, abyste pak pokračovali i v dalších oblastech.

17. Testujte přijetí změn uživateli

Vždy, když zavedete část nového informačního systému, ověřte, že vám to funguje. Otestujte přijetí uživateli. Otestujte, že jsou s tím lidi spokojení, že všechno běží hladce a že změnu přijali. Pokud byste to neudělali, tak se uživatelé budou bránit každé další změně a implementaci každého dalšího střípku z nového systému. Proto raději postupujte krok po kroku a vždy si ověřte, že to funguje. Odměňte své lidi a postupujte zase o další kousek dál.

18. Naplánujte doběh vašeho starého informačního systému

Pokud už máte ve firmě nějaký starý informační systém, který opouštíte a ze kterého přecházíte na nový, pravděpodobně nějakou dobu budou oba informační systémy koexistovat vedle sebe. Budete mít systém nový, ve kterém například budete evidovat nové zakázky a nové klienty, ale ještě budete mít i systém starý, ve kterém budete mít historická data a chcete si ho nějakou dobu ponechat proto, abyste se mohli podívat zpátky, abyste mohli získat statistické informace a informace z historie.

Samozřejmě, v optimálním případě, i historická data dostanete do nového systému, protože nechcete mít vedle sebe systémy dva. Nechcete mít starý systém, do kterého se díváte. Ale můžete si ho ponechat nějakou dobu jako zálohu, nebo pro případ, že byste zjistili, že v novém systému vám něco chybí a že to ještě potřebujete ze starého systému vytáhnout.

Provozovat starý i nový informační systém najednou se nevyplácí

Před čím vás chci ale varovat. Velmi často se stává, že když se do firmy implementuje nový informační systém, tak je zde snaha provozovat ve opravdu oba systémy vedle sebe. Řeknete svým lidem: “Tady máte nový systém, ve kterém budete měsíc nebo dva měsíce vést nové projekty, nové zakázky, nové obchodní případy, ale zároveň paralelně s tím to samé budete dělat ještě v našem starém informačním systému.” Já vás před tím chci varovat. Tohle, pokud to je možné, nedělejte. Na pokusu provozovat dva systémy naráz zkrachovala spousta implementací nových systému. Lidi nebaví dělat jednu a tu samou věc dvakrát. Žere to spoustu času, je to otrava. Nikdo to dělat nechce a je to důvodem velikého odporu před zavedením nového systému. Nikdo nechce zbytečně mrhat svým časem.

Většinou, když vám firma funguje, tak jsou lidé vytížení a nemají čas na to, aby si s něčím hráli, aby něco někam zadávali dvakrát. Pokud uděláte zde uvedené kroky dobře, pokud opravdu dobře nadefinujete, co chcete, pokud namigruje svoje data, pokud otestujete svoje procesy a pokud nový systém zavádíte postupně, není zde důvod k tomu, abyste provozovali oba systémy najednou, opravdu ne.

Pokud ale budete provozovat oba systémy najednou, tak toto období by mělo být velmi krátké, řekněme 1 týden, nebo maximálně 1 měsíc. Ale i to je hrozně moc. Ideální je přejít na nový systém okamžitě, úplně a už se starým systémem nezabývat. Pokud budete přecházet na nový systém po malých kouskách, tak je zde možnost, že starý systém v dané oblasti stoprocentně opustíte a že stoprocentně nastoupíte do nového systému.

Dopřejte si čas na doběh starého systému

V každém případě dobře naplánujte doběh starého systému. Pokud máte stávající řešení, za které platíte, tak by nebyl dobrý nápad ho předčasně vypovědět a pak být v časovém presu, do kdy musíte přejít na systém nový. V takovém případě byste byli nuceni na nový systém přejít i v případě, že by vám ještě nefungoval, nebo že by fungoval špatně. To by vám neudělalo dobrou službu. Ponechte si svůj starý systém funkční do té doby, než 100% přejdete na systém nový.

19. Spuštění nového informačního systému dobře načasujte

Spuštění nového systému bude časově a energicky hodně náročné. Budete tomu muset věnovat spoustu času, budete mít spoustu problémů a starostí. Pravděpodobně během zavádění nového informačního systému vaši lidé budou muset pracovat přesčas. Budou muset věnovat mnohem více času tomu, aby zvládli svoje každodenní věci, a zároveň, aby zvládli přechod na nový systém. Proto si spuštění nového informačního systému dobře načasujte, ideálně na dobu, kde není vaše sezóna, kdy nemáte moc práce a kdy přirozeně ve vašem byznysu máte větší klid, máte větší pohodu a máte čas a energii na to, abyste dělali něco navíc. Zavedení nového systému to bude vyžadovat.

20. Zajistěte zvýšenou podporu po spuštění nového systému

Ještě jednou apeluji na to, abyste v době zavádění nového systému a krátce poté zajistili zvýšenou podporu všem uživatelům, a to jak z řad vašeho projektového týmu, tak od vašeho dodavatele. Požádejte vašeho dodavatele o to, aby si vyhradil dostatek času a kapacit, aby vám poskytl zvýšenou podporu. Také vy si vyhraďte dostatek času a finančních prostředků. Zavedení nového systému bude něco, do čeho budete muset více investovat.

Právě jste implementovali nový informační systém do vaší firmy! Posunuli jste tím fungování vaší firmy na vyšší level. Optimalizovali jste vaše procesy, zaškolili jste všechny uživatele, zahodili jste starý systém a máte hotovo. Možná. Možná si myslíte, že máte hotovo, ale nemáte. Pozor. Je tady ještě něco, co byste měli udělat.

21. Proveďte bezpečnostní audit informačního systému

Měli byste udělat bezpečnostní audit. Přešli jste na zcela nový informační systém nebo možná několik propojených systémů. Máte nové procesy. Vše možná funguje technicky dobře, funguje to procesně dobře, ale vy to musíte prověřit i z pohledu bezpečnosti. Z pohledu bezpečnosti úniku informací, ztráty informací, naboření se zvenku do vašeho systému anebo i z pohledu bezpečnosti proti ztrátě dat.

Chraňte si svá data

Informační systém je jádrem vašeho podnikání. Pokud ztratíte vaše informace o procesech, o projektech, know how, tak co bude vaše firma dělat? Kolik peněz ztratíte? Jak dlouho bude trvat, než se z toho dostanete?

Informační systém je mega důležitý prvek ve vaší firmě a vy se o něj musíte starat jako o oko v hlavě, jako o to nejdůležitější, co máte. Stejně jako peníze nenecháváte ležet jen tak na stole nebo na ulici. Vaše informace nemůžete jen tak někde nechat ležet na nechráněných počítačích, discích a serverech. Nemůžete nechat otevřené dveře.

Proveďte bezpečnostní audit, jestli jsou vaše informace bezpečně uložené, střežené, zajištěné proti všem hrozbám. Musím to zopakovat ještě jednou. Proveďte si bezpečnostní audit. To je věc, která se zanedbává. Většina lidí nezálohuje svoje data a nezabezpečuje svoje systémy do té doby, než se něco stane. Ale, až se něco stane, tak už bude pozdě. Udělejte svůj bezpečnostní audit včas.

22. Oceňte projektový tým po úspěšném nasazení nového informačního systému

Změna informačního systému je velká věc a pokud jste došli, až nakonec, tak to byla velká věc. Byl to veliký projekt, stálo vás to spoustu peněz, času, úsilí, energie a nervů. Byl to nejen váš čas a energie, ale také čas a energie vašeho core teamu, který změnu realizoval, a všech uživatelů, kteří se museli vyškolit, museli přeprogramovat svoje hlavy a museli se naučit dělat něco nového.

Oceňte všechny lidi, kteří se na zavedení nového systému podíleli. Udělejte opravdu velkou firemní oslavu, udělejte meeting, teambuilding, večírek. Udělejte si společnou dovolenou. Je to opravdu veliká věc, kterou, pokud jste ji udělali dobře a dotáhli jste ji až do konce, minimálně několik dalších let nebudete muset opakovat. Oslavte to, je to opravdu veliký krok, který jste ve své firmě udělali. Gratuluji.

23. Sledujte a vyhodnocujte přínosy informačního systému pro vaši firmu

Přestože jste implementovali nový informační systém do vaší firmy a udělali jste to úspěšně, tak tím vaše cesta nekončí. Neznamená to, že budete implementovat nový systém během několika dalších let, to doufám, že ne, ale vaše cesta nekončí tím, že jste implementaci dnes udělali. Nemůžete udělat tečku.

Vaše procesy, váš byznys se vyvíjí neustále. Vaše firma, aby rostla, abyste váš byznys posouvali dál a dál, musíte neustále svoje procesy přehodnocovat, optimalizovat, sledovat a měřit. Sledujte vaše procesy, sledujte jak funguje váš byznys a sledujte, co vám nový informační systém přinesl anebo co vám přináší. Monitorujte přínosy průběžně a pravidelně a neustále se dívejte, kde by to šlo ještě zlepšit. Kde by to šlo posunout dál?

Inovace informačního systému může zlepšit výkonnost a úspěšnost vaší firmy

Informační technologie, stejně tak jako vy, jako váš byznys, se vyvíjí. Vyvíjí se stále dál a dál a vy byste neměli ustrnout. Neměli byste změnu ukončit a udělat za ní tečku. Informační systém a jeho vývoj byste měli brát jako proces, který je úplně jadernou součástí vašeho byznysu. Měli byste se posouvat stále dál a dál.

To, co děláte ve vašem byznysu jako majitel firmy, jako lídr, který posouvá vaši firmu dál, je extrémně důležité. Vy nejste ten, kdo točí klikou, kdo něco vyrábí, kdo přináší nové leady a kdo je konvertuje. Vy jste ten, kdo staví celý byznys. Tvoříte stroj na peníze. Informační systém je ten motor. Informační systém je v úplném jádru vašeho byznysu. Pokud vy stavíte váš byznys, stroj na peníze, měli byste stavět i informační systém.

Postavte svůj byznys na informačním systému

Informační systém byste měli neustále rozvíjet a posouvat tak, aby vždy odpovídal vašemu byznysu. Rozvoj vašeho byznysu diktuje požadavky na váš informační systém. Ale můžete postupovat i obráceně. Můžete informační systém brát jako inspiraci pro to, jak váš byznys dělat ještě lépe. Můžete se na váš byznys podívat z pohledu informací a procesů a zamyslet se nad tím, jak systém více optimalizovat, jak jej posunout na vyšší level. Zlepšení systému se projeví i ve vašem byznysu. Například v tom, že budete dodávat rychleji, že budete pálit méně času, že budete lépe konvertovat svoje leady a že budete vydělávat více peněz. A to přeci stojí za to!

Rizika při výběru a nasazení informačního systému

V úplném závěru tohoto článku nabitého informacemi chci vypíchnout rizika, ke kterým často dochází. Dochází k nim často a opakovaně, proto je důležité o nich vědět.

• Za prvé je to nedostatečná specifikace požadavků, nedostatečné zadání. Pokud si podrobně nezmapujete vaše procesy a nespecifikujete přesně, co od nového systému očekáváte, to je zásadní chyba.
• Velkým druhým rizikem je nerealistický plán, kdy si naplánujete, že změnu uděláte rychle a že vás bude stát málo peněz. Plán podceníte, jak časově, tak finančně. A nedej bože, že dojdete do fáze, že už na jeho dokončení nemáte dost peněz.
• Dalším velkým rizikem je slabý projektový management, kdy hodíte všechno na svého dodavatele. Pokud nepostavíte dobrý projektový tým a aktivně se neúčastníte změny, často pohoříte.
• Dalším velkým rizikem je nedostatečná podpora uživatelů. Na tom nasazení nového systému vyhoří velmi často. Předhodíte uživatelům nový systém, který si myslíte, že je úžasný, že by měl pomáhat, že by ho měli lidé používat, ale neposkytnete dostatečnou podporu. Lidem se to nelíbí, nasazení bojkotují, hází vám systém zpátky na hlavu. Nespokojenost uživatelů je nakonec důvodem, proč implementace vůbec nedopadne.
• Posledním rizikem je překročení rozpočtu. K tomu dochází velmi často, protože se neudržíte a během implementace chcete další a další a další věci. Projekt neustále narůstá, nabaluje se a prodražuje se. Nakonec dojdou peníze, nebo trpělivost.

Dejte si na tato rizika pozor. Držím vám palce, abyste přešli na nový systém úspěšně, rychle a za rozumné peníze.

Budete měnit svůj informační systém?

Věřím, že tento nabitý článek byl pro vás přínosný, že vás možná inspiruje, zbaví vás obavy anebo vám sundá klapky z očí abyste si nemysleli, že to bude až tak jednoduché. Ať už je to tak či tak, tak vám držím palce, aby to dopadlo dobře.

Inspirace a vzdělání pro podnikatele

Další tipy, rady, zkušenosti a inspiraci můžete načerpat v podcastu Time Toasters. Poslouchat můžete na všech podcastových platformách nebo přímo na našem webu. Zapojte se do skupiny Time Toasters na Facebooku a propojte se s dalšími uživateli, kterí třeba řeší podobný problém jako vy. Můžete zde s nimi diskutovat na témata jako je osobní produktivita, budování byznysu, anebo třeba implementace nového systému do firmy.

Hledáte řešení nebo dodavatele systému?

Pokud budete uvažovat o nasazení nového informačního systému do vaší firmy nebo budete hledat partnera pro implementaci, tak se na nás můžete s důvěrou obrátit a my vás tímto procesem provedeme. Možná si vyberete náš Lamael, ale možná vás nasměrujeme někam úplně jinam.

Zdroje – Software Implementation Plan

Při psaní tohoto článku jsme čerpali z vlastních mnohaletých zkušeností s vývojem a implementací informačních systémů v mnoha oborech. Nechali jste se také inspirovat zajímavými články na internetu. Tady je seznam těch nejzajímavějších. Můžete pokračovat ve čtení:

• https://www.nibusinessinfo.co.uk/content/implement-new-it-system-within-your-business
• https://www.kyozou.com/10-important-steps-manage-new-software-implementation/
• https://www.softwareadvice.com/resources/software-implementation-plan/
• https://cognition24.com/10-tips-for-a-successful-system-implementation/